AutoFutur ja KoneFutur 2010 Kahan sähköinen kaupan liitäntä Sisältäen Autoluettelo- liitännän Asennus- ja käyttöohje Päivitetty 11.9.2009 Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 1 -
KÄYTTÖÖNOTTO... 3 YLEISTÄ... 3 TOIMINNON REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN... 3 KAHAN TOIMITTAJANUMERON TARKISTAMINEN JA MAHDOLLINEN VAIHTAMINEN... 3 ASETUSTEN JA TUNNUSTEN LAITTAMINEN... 4 TILAUKSEN LÄHETTÄMINEN... 5 TILAUSVAHVISTUSTEN NOUTO... 6 SAATAVUUSKYSELY... 7 KÄYTTÖÖNOTTO... 7 YKSITTÄISEN TUOTTEEN SAATAVUUSKYSELY... 7 VASTAUKSET KYSELYYN:... 7 KAIKKIEN TUOTERIVIEN SAATAVUUSKYSELY KERRALLA... 8 VASTAAVIEN TUOTTEIDEN SAATAVUUSKYSELY... 9 HINNASTOJEN NOUTO... 9 YLEISTÄ... 9 KÄYTTÖ... 9 VAIN MUUTTUNEIDEN HINTOJEN PÄIVITTÄMINEN...11 AUTOLUETTELO- LIITÄNNÄN KÄYTTÖ...11 YLEISTÄ...11 ASETUKSET...11 LUETTELON AKTIVOIMINEN KÄYTTÖÖN...11 KÄYTTÖ...12 VASTAAVIEN TUOTTEIDEN NÄYTTÄMINEN...12 MIHIN YHTEYS ONGELMATILANTEISSA?...12 TEKNISTÄ TIETOA...12 LISÄTIETOJA...13 Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 2 -
Käyttöönotto Yleistä Tämä ohje koskee AutoFutur ohjelman versiota 2010.0 tai uudempaa. Kaha Oy:n sähköisen kaupankäynnin liitäntä sisältävät seuraavat osat: - Tilaus - Tilausvahvistus - Saatavuuskysely - Hinnastopäivitysten automatisoitu nouto - Autoluettelo varaosaluetteloliitäntä Yhteydet tapahtuvat internetin kautta. Yrityksellä tulee olla internet- yhteys, mieluiten laajakaista. Toiminnon rekisteröiminen käyttöön Kyseessä on ohjelman maksullinen lisämoduuli. Rekisteröintiä varten tulee saada rekisteröintikoodi FuturSoftilta/ Kahalta. Rekisteröintikoodin saamiseksi pitää sopia tilausliitännän käyttöönotosta Kahan kanssa. Samassa yhteydessä Kaha Oy toimittaa käyttäjätunnukset ja salasanat, joihin tässä ohjeessa viitataan. Kun koodi on saatu, se syötetään päävalikon kohdassa Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto. Tällä ruudulla mennään kohtaan Tilausliitäntä Kaha, ja sen kohdalla painetaan Rekisteröi kohdalla oleva toiminto käyttöön ja syötetään annettu koodi. Koodi riippuu yrityksen tarkasta nimestä. Joten jos ohjelma ei hyväksy saatua koodia, pitää ilmoittaa ruudulla näkyvä yrityksen nimi, ja pyytää sitä vastaava uusi koodi. Kahan toimittajanumeron tarkistaminen ja mahdollinen vaihtaminen Kahan toimittajanumero on ohjelmassa oletuksena 5. Jos käytössä on tästä poikkeava numero, se pitää vaihtaa. Ohjelma kohdistaa kyseisen toimittajanumeron tilaukset ja kyselyt Kahalle. Jos toimittajanumero siis vakiosta poikkeava, se vaihdetaan seuraavasti: - Mennään kohtaan Asetukset Lisäasetukset - Siellä välilehdelle Liitännät - Täällä kohdassa Kahan toimittajanumero annetaan oikea toimittajanumero. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 3 -
Asetusten ja tunnusten laittaminen Toiminnon rekisteröinnin ja toimittajanumeron tarkistamisen jälkeen toiminto on käytettävissä. Tilausjärjestelmän tiedot syötetään toimittajien hallintaruudulla. Sinne mennään ensin päävalikon Tiedot- välilehdeltä kohdasta Toimittajat. Tällä ruudulla haetaan ensin Kaha Oy. Toimittajan tietoruudulle syötetään seuraavat tiedot. Asiakasnumero, jolla yritys asioi Kahan kanssa. Se on aina numeromuotoinen. Eli koskaan sisällä kirjaimia. Tämä kohta on ruudun Yleiset- välilehdellä. Se voi olla jo ennestään asetettuna. www- palvelimen osoite. Tämä on normaalisti kahatip.kaha.fi. HUOM! Ellei saatavuuskysely tai tilaus toimi, pitää ehkä internet operaattorista riippuen käyttää tämän sijaan IP-osoitetta. Tämä on tarvittaessa pyydettävä Kahalta. Kumpikin tieto voi kuitenkin jatkossa muuttua, joten viimeisin tieto tulee ongelmatilanteessa kysyä suoraan Kahan atk-tuesta. Aktiivisuus pitää olla "AKTIIVINEN". Seuraavat kentät ovat puolestaan ruudun Sähköinen kauppa- välilehdellä, eli napsautetaan ensin tämä välilehti auki. Ruudun tekstit vaihtelevat hieman käytettävistä toiminnoista riippuen. Tälle ruudulle täydennetään seuraavat tiedot: www käyttäjätunnus. Tämä on Kahan antama käyttäjätunnus. Tämä saadaan aina erikseen Kahalta. Siinä voi olla sekä kirjaimia ja numeroita. Esimerkissä siis futursoft. www salasana, eli salasana, joka myös saadaan Kahalta. Huom! Tähän ei saa tehdä muutoksia jälkikäteen, ilman Kahan lupaa. Nimilyhenne kentällä ei ole merkitystä, siihen ei tarvitse tehdä muutoksia Ovt- tunnus saa olla ennallaan, sillä ei ole liitännälle merkitystä. Tämän jälkeen voidaan poistua toimittajien hallintaruudulta. Kun tiedot on annettu, ja käyttäjätunnukset avattu Kahalla, voidaan liitännän käyttö aloittaa, lähettämällä ensin esimerkiksi testitilaus. Jos testitilaukseen tulee tilausvahvistus, noin 5 min. sisällä, on liitäntä toiminnassa. Muussa tapauksessa otetaan yhteys Kahalle. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 4 -
Tilauksen lähettäminen Ensin tilaus hyväksytään normaaliin tapaan. Sen jälkeen painetaan tilauskirjalla oltaessa painiketta "Lähetä". Avautuva ruutu on oheisen tyyppinen, ulkonäkö riippuu siitä mitä toimintoja on käytössä. Oheisessa tilanteessa käyttäjällä on käytössään Autolinkki toiminnot. Muussa tapauksessa siihen liittyvät kohdat eivät ole näkyvissä. Ruudulla ei normaalisti tarvitse muuttaa mitään valintoja, vaan voidaan painaa heti alareunassa olevaa Lähetä -painiketta. Sillä on myös pikanäppäin F12. Ruudun alaosassa ovat näkyvissä Kahan hyväksytyt ja lähettämättömät ostotilaukset. Oletuksena kaikki ruudulla näkyvät tilaukset ovat valittuna eli näkyvät sinisinä. Jos tilauksia on tehty jostakin syystä useampi ennen niiden lähettämistä, voidaan tarvittaessa hiirellä valita mitkä lähetetään. Tilauksen lähettäminen tapahtuu salattuna ja kestää yleensä noin kymmenen sekuntia. Mikäli lähetys onnistuu, poistuu tilaus listalta ja ruudun alareunaan tulee teksti Tilaus lähetetty (Kaha). Ruudun voidaan sen jälkeen sulkea Sulje- painikkeella tai ESC- näppäimellä. Sen jälkeen tulee normaalisti muutaman minuutin sisällä tilausvahvistus. Ellei vahvistusta tule, ota yhteys Kahalle ja selvitä tilauksen tila. Tilausvahvistusten nouto on kerrottu seuraavassa tarkemmin. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 5 -
Tilausvahvistusten nouto Jos ohjelma tilausvahvistusten haku (esim. Autolinkistä) on jo käytössä, mikään ei muutu käytössä. Vahvistukset haetaan tällöin normaaliin tapaan. Ohjelma osaa hakea vahvistukset samalla kertaa kaikista käytössä olevista lähteistä, eri toimittajilta. Seuraavassa kerrotaan miten käyttö tapahtuu, ellei tilausvahvistuksia ole ennen haettu. Avaa ikkuna tilausvahvistukset Ostot- välilehdeltä. Tilausvahvistusten ruutu avautuu. Napsauta Hae viimeisimmät, jolloin ohjelma hakee uudet vahvistukset. Tilausvahvistuksia voidaan selata ruudulla. Puuterivit, joissa toimitettava määrä poikkeaa tilatusta, näkyvät ruudun alareunassa punaisella värillä. Vahvistus saadaan paperille painamalla Tulosta valittu. Ruudulla voidaan myös rajata kohdasta Näytä rivit, selataanko vain puuterivejä vai kaikkia rivejä. Ruudulla on myös painike Puuteraportti josta nähdään kaikkien ruudulla olevien tilausten puuterivit paperilla. Siinä voidaan ruksata myös Vain pikatilaukset, joka tarkoittaa sitä, että saadaan lista niistä asiakkaalle menevistä tuotteista joita ei toimittajalla ollut. Niiden tilalle siis pitää joko tilata muu vastaava tuote tai ilmoittaa asiakkaalle että toimitus viivästyy. Puuterivit myös tallentuvat ostotilausten tietoihin. Kun tilauksia kirjataan varastoon, ohjelma ehdottaa näille puuteriveille saapuneeksi määräksi tätä toimittajan ilmoittamaa määrää. Toimittajan toimittama määrä voi olla nolla tai esimerkiksi tietty kiinteä pakkauskoko. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 6 -
Nämä puuterivit näkyvät myös varastoontuloruudulla punaisella taustavärillä. Tällöin tilausten saapuminen- ruudun otsikossa näkyy teksti Vahvistettu eli tilauksesta on silloin saatu sähköinen tilausvahvistus. Saatavuuskysely Käyttöönotto Saatavuuskyselyllä kysytään tuotteiden saatavuutta suoraan Kahan tietojärjestelmältä. Tieto tulee suoraan reaaliaikaisesti ko. toimittajan varastojärjestelmästä. Yksittäisen tuotteen saatavuuskysely Kun myynti-, lähete-, työmääräys- tai ostoruudulla on haettu Tuotteet riville Kahan tuote, voidaan riviä napsauttamalla ja painamalla Saatavuus- painiketta. Tällöin avautuu saatavuuskyselyn ruutu, jolla voidaan vielä muuttaa kysyttävää kappalemäärää. Oletukseksi tulee rivillä oleva määrä. Sama onnistuu pikanäppäimellä CTRL - S (pidä Ctrl pohjassa ja näppäile S). Jos käytössä on Autolinkki, tapahtuu kysely Autolinkin saatavuuskyselyn painikkeesta. Jos ohjelma havaitsee, että käytössä on Kahan tilausliitäntä, kysely tapahtuu silloin suoraan Kahalle. Vastaukset kyselyyn: Vastauksena voi tulla seuraavat: Kysytty määrä kokonaan saatavissa Ei saatavissa Saatavissa osittain Tuntematon tuotekoodi Eli esimerkiksi kun tuotetta ei saatavissa lainkaan (0 kpl varastossa): Tuotetta saatavissa kokonaan kysytty määrä: Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 7 -
Osa kysytystä määrästä on saatavilla. Tällöin kannattaa siis kysellä pienempää määrää saadakseen tarkemman tiedon. Jos tuotekoodi on tuntematon, tulee ilmoitus "Tuotekoodi tuntematon. Oikea tuotekoodi on tällöin syytä selvittää esim. uusimmasta hinnastosta. Kaikkien tuoterivien saatavuuskysely kerralla Jos on haettu useita kyseisen toimittajan tuotteita kerralla myyntiruutuun, voidaan niille tehdä myös saatavuuskysely kerralla. Tämä onnistuu joko a) Painamalla Saatavuus painiketta ja sieltä edelleen Saatavuuskysely kaikilta riveiltä. b) Painamalla myyntiruudussa Ctrl+ Shift + A. Jos käytössä on Autolinkki, on Saatavuus painikkeen sijasta ruudulla Autolinkki saatavuuskyselyn painike. Tällöin painetaan sitä, ja sieltä edelleen painiketta Kaikilta tuoteriveiltä kerralla. Ohjelma tekee tällöin saatavuuskyselyt suoraan Kahalta Autolinkin sijaan. Huom! Jos useiden tuotteiden kyselyssä tulee vastauksena Tuotekoodi tuntematon, on syytä mennä kyseiselle tuoteriville tekemään tarkempi kysely. Ruudulla näkyvä tekstikentän koko on rajallinen, eikä siihen mahdu kaikkea mahdollista tietoa, kuten tietoa korvaavasta tuotteesta. Eli poikkeavista riveistä on hyvä tehdä perään erillinen saatavuuskysely. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 8 -
Vastaavien tuotteiden saatavuuskysely Myös vastaavien tuotteiden ruudulla, eli tuotetyyppiruudulla, on painike Selvitä saatavuudet. Jos kyseisessä tuotetyypissä on mukana Kahan tuotteita, se tekee silloin niille saatavuuskyselyn. Jos ruudulla on muita toimittajia joilla on sähköinen saatavuuskysely käytössä, tehdään myös niille sama kysely. Eli nähdään miltä toimittajalta saa kyseistä tuotetta varastosta. Hinnastojen nouto Yleistä Hinnastot voidaan hakea suoraan Kahan tietojärjestelmästä ohjelmaan. Näin hintamuutokset saadaan välittömästi käyttöön niiden tultua voimaan. Käyttö Mennään ensin hinnastojen päivitysruudulle. Eli päävalikon välilehdeltä Tiedot, kohta Hinnastopäivitys. Täältä ruudulta painetaan painiketta Nouda hinnastot. Tämän ruudun valintakohdasta valitaan kohta Kaha. Tällä ruudulla on näkyvissä kaikki ne hinnastonoudot, jotka on rekisteröity käyttöön. Esimerkiksi kohta Autolinkki on näkyvissä, jos yritys on hankkinut Autolinkki tilausjärjestelmän. Alareunasta painetaan sen jälkeen Näytä hinnastot. Jos tunnukset ovat oikein, ruudulle tulee tämän jälkeen näkyviin Kahan hinnaston tiedot. Tärkein tieto on Tiedoston pvm joka kertoo milloin hinnasto on viimeksi muuttunut. Sen mukaan käyttäjä voi päätellä, onko hinnasto tarpeen päivittää. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 9 -
Tiedoston koko puolestaan kertoo, miten suuri hinnasto on. Jos tiedoston koko on esimerkiksi nolla, tiedetään että se on virheellinen eikä sitä pidä päivittää. Hinnasto voi silloin olla esimerkiksi juuri muodostumassa uudelleen. Hinnasto noudetaan painamalla Siirrä valitut hinnastot. Tässä tapauksessa ei ole tarpeen värjätä siniseksi hinnastoja, koska niitä on ruudulla vain yksi. Kun hinnasto on noudettu, se löytyy hakemistosta c:\tukkurit\kaha.dat Tämän jälkeen hinnastopäivitysruudulla valitaan toimittajaksi Kaha ja tulkintaohjeeksi Kaha automaattinouto. Tällöin ohjelma löytää suoraan oikean tiedoston, ja näyttää tiedot esikatselussa. Tulkintaohje pitää ensin olla perustettuna. Tällöin perustetaan uusi tulkintaohje, esimerkiksi painamalla hinnastopäivitysruudulla Tulkintaohjeet, ja sieltä Uusi. Tulkintaohje pitää perustaa seuraavan kuvan mukaisilla tiedoilla: Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 10 -
Vain muuttuneiden hintojen päivittäminen Ruudulla on valinta hinnaston tyypistä, eli koko hinnasto tai muuttuneet tuotteet. Muuttuneet tuotteet ovat 30 päivän sisällä muuttuneet ja uudet tuotteet. Vain muuttuneiden tuotteiden päivittäminen on nopeampaa, koska hinnastopäivitykseen kuluva aika voi olla esimerkiksi vain kymmenesosa koko hinnastosta. Näin tällaisia pieniä hinnastopäivityksiä voidaan ajaa myös kesken päivän, ilman että ne hidastavat järjestelmää. Autoluettelo- liitännän käyttö Yleistä Kahalta pitää olla saatuna sellaiset käyttäjätunnukset Autoluetteloon, jotka on avattu AutoFuturliitäntää käyttäviksi tunnuksiksi. Liitäntä ei siis toimi automaattisesti entisillä Autoluettelon käyttäjätunnuksilla. Eri tunnukset pitää avata jokaiselle koneelle, jolla liitäntää käytetään. Asetukset Mennään kohtaan Asetukset Lisäasetukset WWW luettelot. Siellä syötetään seuraavat asetukset: Palvelinosoite on yleensä valmiiksi oikein, kuten kuvassa. Ainoastaan syötetään siis omat tunnukset. Nämä ovat konekohtaiset, eli jokaiselle koneelle syötetään eri tunnukset, joilla liitäntää käytetään. Samoja tunnuksia voi sinänsä käyttää, mutta tällöin käytettäessä ostoskoria samaan aikaan, eri käyttäjien ostoskorit sekoittuvat. Luettelon aktivoiminen käyttöön Ellei Autoluettelo-painike ole ennestään näkyvissä varaosaluettelopainikkeiden kohdalla, esimerkiksi myyntiruudulla, painetaan ensin hiiren oikeaa ja valikosta kohtaa Käytettävät varaosaluettelot. Avautuvasta listasta valitaan Kaha, ellei se ole jo ennestään valittuna. Riittää kun valinta tehdään yhdellä koneella, ja painike tulee näkyviin kaikille työasemille. Tällöin painike ja nuoli ovat näkyvissä kuvan mukaisena. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 11 -
Käyttö Edellisen kuvan ylimmäisestä nuolesta käynnistetään Autoluettelo. Siellä mennään tuotehakuun. Kun oikeat tuotteet ovat löytyneet, lisätään tuote ostoskoriin Osta- painikkeella. Määrää voidaan muuttaa. Tämän jälkeen se on heti ostoskorissa ja AutoFutur- ohjelman haettavissa. Haku tehdään Autoluettelo- logopainiketta painamalla. Ostoskori nollataan automaattisesti, kun tuotteet on siirretty AutoFuturiin. Ostoskoria ei siis tarvitse erikseen nollata, eivätkä vanhat tuotteet koskaan siirry vahingossa uudelleen. Vastaavien tuotteiden näyttäminen Lisätoimintona on mahdollisuus näyttää vastaavat tuotteet, kun tuotteet haetaan Autoluettelosta. Tämä voidaan laittaa päälle asetuksista kohdasta Asetukset Lisäasetukset WWW Luettelot Kahan luettelosta haettaessa näytä vastaavat tuotteet. Mihin yhteys ongelmatilanteissa? Häiriötilanteet tilauksissa, saatavuuskyselyissä, hinnastoissa ym. neuvoo Kaha Oy, 09-615 6800. Ohjelman käyttökysymyksissä, ohjelmapäivityksissä ym. AutoFutur ohjelman asioissa: FuturSoft Helpdesk 0600-9-4044 / helpdesk@futursoft.fi. Teknistä tietoa Jos Kahan saatavuuskyselyn palvelin tulevaisuudessa muuttuu, palvelimen osoite voidaan vaihtaa asetuksista, kohdasta Lisäasetukset Lisäohjelmat. Asetus on oletuksena piilossa, ja se tulee näkyviin, kun painetaan ruudun alareunasta Näytä piilotetut asetukset. Tätä vaihdetaan siis vain, jos Kaha näin ohjeistaa. Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 12 -
Lisätietoja FuturSoft Lars Sonckin Kaari 16 00260 Espoo Vaihde 0207-288 730 Fax 0207-288 731 Helpdesk 0600-9-4044 mailto: helpdesk@futursoft.fi http://www.futursoft.fi Ohjeen versiohistoria Muutospäivä Tekijä Muutos 27.11.2009 MK Muokattu ala- ja yläviitettä, sekä lisätty lisätietoja osio Kahan sähköisen kaupan liitäntä - 13 -