8.10.2015 1111 31/25/2015 Osallistumispyyntö neuvottelumenettelyyn Muutosjohtamisen tuki / johtamisen kehittäminen Tekes the Finnish Funding Agency for Innovation Kyllikinportti 2 P.O. Box 69, FI-00101 Helsinki, Finland +358 295055000 +358-9-6949196
2 (10) Sisällysluettelo 1 HANKINTAYKSIKKÖ...3 2 HANKINTAMENETTELY...3 3 HANKINNAN KOHDE JA LAAJUUS...3 3.1 Esimerkkejä vuodelle 2016 suunnitelluista kehittämis- ja valmennushankkeista 4 4 EHDOKKAAN SOVELTUVUUTTA KOSKEVAT VÄHIMMÄISVAATIMUKSET...5 4.1 Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä 5 4.2 Vähimmäisvaatimukset ehdokasorganisaatiolle 5 4.3 Tiimin vähimmäisvaatimukset 5 4.4 Eettiset periaatteet vähimmäisvaatimukset 6 5 HANKINNAN AIKATAULU...6 6 VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN...7 6.1 Vertailukriteerit 7 6.1.1 Tarjotun tiimin (8 henkilöä) kokemus ja osaaminen: 7 7 HANKINNAN TOTEUTTAJAN VALINTA...8 8 SOPIMUSKAUSI JA MUUT EHDOT...8 9 ALIHANKKIJAT...8 10 LISÄKYSYMYKSET...8 11 OSALLISTUMISHAKEMUKSEN JÄTTÄMINEN JA VOIMASSAOLO...9 12 ALLEKIRJOITUS...9 13 LIITTEET... 10
3 (10) 1 Hankintayksikkö Hankintayksikkönä toimii Innovaatiorahoituskeskus Tekes. Tekes kilpailuttaa tämän hankinnan Team Finland toimijoille, jotka ovat tässä kilpailutuksessa yhteisiin toimitiloihin muuttavat Tekes, Finpro, Finnvera Oyj sekä Suomen Teollisuussijoitus Oy. Em. organisaatiot muodostavat hankintarenkaan tässä hankinnassa. Lisätietoja edellä mainituista Team Finland -toimijoista löytyy Internet-osoitteista www.finpro.fi, www.finnvera.fi, sekä www.teollisuussijoitus.fi. Team.finland.fi/palvelut osoitteesta löytyy kuvaukset yhteisistä palveluista. 2 Hankintamenettely Hankinta on hankintayksikön arvion mukaan kokonaisarvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007), jäljempänä hankintalaki ja valtioneuvoston asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Hankintamenettely on neuvottelumenettely hankintalain 25 :n mukaisesti. Em. lainkohdan perusteella hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn palveluhankinnassa, jossa hankinnan luonteen vuoksi tarjouspyyntöä ja tehtävänmäärittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelujen tavoitteena on löytää palvelun paras toteutustapa palvelumallin osalta. Neuvotteluissa haetaan tavoitetilan parhaiten toteutettava malli, jonka perusteella laaditaan lopullinen tarjouspyyntö. Osallistumishakemusten avaustilaisuus ei ole julkinen. Jos osallistumishakemuksia tulee enemmän kuin viisi, vertaillaan ne käyttäen tässä dokumentissa kerrottuja valintakriteereitä. Neuvottelumenettelyyn hyväksytyt ehdokkaat ilmoitetaan kaikille osallistumishakemuksen jättäneille kirjallisesti. Mikäli saaduista osallistumishakemuksista yksikään ei vastaa osallistumispyyntöä asiakkaan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet hankinnan aikana muuttuvat oleellisesti, hankintayksikkö voi keskeyttää hankinnan. Mikäli hankinta joudutaan keskeyttämään, hankintayksikkö antaa tästä perustellun kirjallisen päätöksen. Hankintayksikkö tutustuu vain tässä osallistumispyynnössä pyydettyihin materiaaleihin. 3 Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena ovat Tekesin, Finnveran, Finpron sekä Suomen Teollisuussijoitus Oy:n johtamisen kehittämisen sekä muutos- ja kehittämisprosessien valmennus- ja fasilitointipalvelut. Hankittaviin palveluihin sisältyy coachingia (ryhmä-, tiimi- ja yksilöcoaching), valmennusta, fasilitointia sekä kehittämisen tukea sekä siinä hyödynnettäviä työkaluja esim. erilaiset arviointi- ja palautemenetelmät. Työkalujen osalta
4 (10) edellytetään, että palveluntarjoajalta on asiakkaan tarpeisiin räätälöitävä 360º -arviointi- ja palautemenetelmä, jolla voidaan kerätä palautetta esimiehiltä/johtajilta, alaisilta, kollegoilta sekä tarvittaessa sidosryhmiltä ja asiakkailta. Hankinnan kohteena olevalla coachingilla tarkoitetaan luottamuksellisia, tavoitteellisia, ratkaisukeskeisiä, selvästi rajattuja prosesseja, jotka ovat vahvasti sidoksissa organisaation sekä valmennettavien omaan työhön liittyviin tavoitteisiin (esim. muutoskyvykkyyden edistäminen). Coaching inspiroi asiakasta hyödyntämään kokonaisvaltaisesti henkilökohtaisen ja ammatillisen potentiaalinsa. Palveluiden tavoitteena on kehittää organisaatioiden ja niiden henkilöstön muutos- ja uudistumiskyvykkyyttä sekä toiminta- ja johtamiskulttuuria. Hankittavia palveluita voidaan hyödyntää mm.: johtamisen ja esimiestyön kehittämiseen työyhteisön/tiimien toimintakyvyn sekä kulttuurin kehittämiseen ja uudistamiseen, usein muutostilanteessa henkilöstön ja johdon yhteistyön edistämisessä ja kehittämisessä, usein muutostilanteissa työyhteisön/tiimien dialogisuuden ja vuorovaikutuksen kehittämiseen, lisäämiseen ja tukemiseen Palveluntarjoaja toimii kilpailuttavien organisaatioiden yhteistyökumppanina yllä mainituissa palveluissa. Tarjoajalta edellytetään perehtymistä organisaatioiden arvopohjaan, strategiaan, tavoitteisiin ja muutosteemoihin sekä sitoutumista niiden edistämiseen. Lisäksi odotetaan, että tarjoaja sitoutuu säännölliseen yhteistyöhön organisaatioiden muutosteemojen, johtamisen ja toimintakulttuurin näkökulmasta. Hankintarengas hakee tämän palvelun suorittajaksi 8 henkilön tiimiä, joista viisi henkilöä muodostaa asiakastiimin. Näiden viiden henkilön tulee olla neuvotteluissa paikalla. Palvelu tuotetaan pääasiallisesti suomeksi, mutta ehdokkaalla tulee olla valmius ja kyky tuottaa palvelua myös englanniksi. Ehdokkaalla tulee olla valmius tuottaa palveluita virtuaalisesti esim. tilaajan tiloissa. Hankinnan arvon arvioidaan olevan luokkaa n. 150 000 euroa vuodessa ja sopimus on voimassa toistaiseksi. 3.1 Esimerkkejä vuodelle 2016 suunnitelluista kehittämis- ja valmennushankkeista Tekes, Finnvera, Finpro sekä Teollisuussijoitus siirtyvät yhteisiin toimitiloihin loppuvuodesta 2016 sekä alkuvuodesta 2017 (Porkkalankatu 1). Finpro siirtyy yhteisiin remontoituihin tiloihin maaliskuussa 2016 ja Tekes sekä Finnvera muuttavat elo-syyskuun 2016 aikana. Teollisuussijoitus siirtyy samoihin tiloihin tammikuussa 2017. Organisaatioiden henkilöstö (yhteensä n. 600 henkilöä) työskentelee monitilaympäristössä yhteisissä tiloissa yli organisaatiorajojen. Tämä tulee olemaan merkittävä muutos ja edellyttää toimintatapojen ja johtamisen yhteistä kehittämistä yhteistyössä johdon, esimiesten ja henkilöstön kanssa
5 (10) erityisesti. Palveluntarjoaja tulee toimimaan tässä kehittämishankkeessa keskeisenä yhteistyökumppanina. Muita hankittavia palveluita vuodelle 2016 ovat mm. yksilö-, ryhmä ja tiimicoaching, joita tullaan tarvittaessa hyödyntämään johtamisen ja muutoksen tukena. Arvioitu coachingprosessien määrä vuosittain on yksilöcoachingin osalta n. 20 kpl sekä ryhmä- ja tiimicoachingin osalta n. 8 kpl. Lisäksi mm. Tekesissä tullaan toteuttamaan johtamis- ja esimiestehtävissä työskenteleville 360º -arvioinnit vuonna 2016. Tämän lisäksi tullaan mahdollisesti toteuttamaan muuta kehittämistä ja koulutusta. Myös Finnveralla ja Finprolla on suunniteltu esimiesvalmennuksia vuodelle 2016. 4 Ehdokkaan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset 4.1 Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä Ehdokkaan tulee täyttää Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä lomakkeen (liite nro 1 ) mukaiset vaatimukset. 4.2 Vähimmäisvaatimukset ehdokasorganisaatiolle 1. Ehdokkaalla on ollut vähintään 4 kpl pitkäkestoisia (vähintään 18 kk) kumppanuussuhteita (pois lukien yksittäisten henkilöiden yksilöcoachingit) asiakkaiden (vähintään 80 hengen organisaatio) kanssa muutosjohtamiseen ja johtamisen kehittämiseen alueella viimeisen 3 vuoden aikana (referenssit). 2. Ehdokkaalla tai hänen käyttämällään alihankkijalla on käytössään 360º-arviointi- ja palautemenetelmä. Menetelmän tulee olla räätälöitävissä asiakkaan tarpeisiin ja sillä voidaan kerätä palautetta esimiehiltä/johtajilta, alaisilta, kollegoilta sekä tarvittaessa sidosryhmiltä ja asiakkailta. Lisäksi menetelmän tulee perustua tutkimustietoon. Kuvaus tarjoajan käyttämästä 360º-arviointi- ja palautemenetelmästä. 4.3 Tiimin vähimmäisvaatimukset Tarjottavaan tiimiin ehdokas nimeää 8 henkilöä. Tiimiin nimettyjen henkilöiden on täytettävä seuraavat vaatimukset: a. Tiimissä vähintään viidellä henkilöllä on käytännön kokemusta muutoshankkeiden johtamisesta, suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta (vähintään 80 hengen asiantuntijaorganisaation sisällä) esim. johtamis- ja esimiestehtävissä, henkilöstö- tai kehittämistehtävissä, projektipäällikön roolissa. (vähintään 2 referenssiä/henkilö: kuvaus hankkeesta sekä referenssin yhteyshenkilön yhteystiedot.)
6 (10) b. Vähintään 5 henkilöllä tiimistä kokemusta yksilöcoachingin lisäksi muista johtamisen kehittämisen, muutosjohtamisen ja toimintakulttuurin hankkeista ulkopuolisessa kumppaniroolissa (esim. konsultti, kouluttaja, coach) vähintään neljästä hankkeesta/henkilö viimeisen kolmen vuoden ajalta (hankkeet, kesto ja kpl määrä yhteensä). c. Vähintään 5 henkilöllä tiimistä on voimassa oleva coaching-sertifiointi (sisältäen vähintään 100 tuntia dokumentoitua coach-kokemusta ja vähintään 60 tuntia dokumentoitua coachkoulutusta) esim. kansainvälisen laatustandardin mukainen ICF sertifikaatti ym. Tämän lisäksi heillä on käytännön coaching-kokemusta vähintään viisi vuotta. Valmentajilla, joilla ei ole sertifikaattia, on oltava yhteensä vähintään viisi vuotta käytännön coach-kokemusta, minkä lisäksi henkilöillä on oltava coaching-työhön soveltuvaa täydennyskoulutusta esim. työnohjaajakoulutus, coaching-sertifiointiin valmentava koulutus ym. d. Kaikilla tiimin jäsenillä on sujuva suullinen ja kirjallinen suomen- ja englanninkielen taito Jokaisesta tiimin jäsenestä täytetään tiedot henkilölomakkeeseen (liite 2). Kokemus todennetaan referenssein. 4.4 Eettiset periaatteet - vähimmäisvaatimukset Vähimmäisvaatimuksena kaikkien tarjottujen henkilöiden, riippumatta siitä, ovatko he ICF:n jäseniä, tulee sitoutua noudattamaan International Coaching Federationin (ICF) mukaisia eettisiä ohjeita. http://www.icffinland.fi/11. Tarjotut henkilöt ottavat toiminnassaan huomioon eettiset ohjeet ja lupaavat noudattaa niitä yhteistyössään hankintarenkaan toimijoiden kanssa. 5 Hankinnan aikataulu Hankinnan aikataulu on tavoitteellinen ja voi kilpailutusprosessin edetessä muuttua. Vaihe 1: Ehdokkaiden valinta neuvottelumenettelyyn Osallistumispyynnön julkaisu 9.10.2015 1. Ehdokkaat voivat esittää lisäkysymyksiä 20.10.2015 asti 2. Hankintayksikön vastaukset lisäkysymyksiin toimitetaan 23.10.2015 mennessä 3. Osallistumishakemusten viimeinen jättöpäivä 9.11.2015 4. Ehdokkaiden (3 5 kpl) valinta tarjoajiksi arviolta viimeistään 20.11.2015 Vaihe 2: Neuvottelut 1. Neuvottelukutsu arviolta 20.11.2015 2. Neuvottelujen toteutus: vkot 48 49 Neuvotteluvaiheessa voidaan teettää osallistujilla ennakkotehtäviä ja/tai pyydetään alustava tarjous, jotka käsitellään neuvotteluissa. Neuvottelujen aikana tarjoajien määrää voidaan vähentää vaiheittain. Neuvotteluja arvioidaan käytävän enintään kaksi per
7 (10) tarjoaja. Neuvotteluihin edellytetään osallistuvan kaikkien asiakastiimin (5 henkilöä) jäsenten. Vaihe 3: Lopullisen tarjouspyynnön valmistuminen ja tarjousten vastaanotto. 1. Lopullinen tarjouspyyntö viimeistään 9.12.2015 2. Lopulliset tarjoukset 31.12.2015 mennessä 3. Vertailu 4. Hankintapäätös ja sen tiedoksianto arviolta vko 2, 2016 5. Sopimuksen laadinta tammikuussa 2016 6 Valinta neuvottelumenettelyyn Ensimmäisessä vaiheessa suljetaan pois ne ehdokkaat, joiden taloudellinen tai tekninen suorituskyky ei vähimmäisvaatimusten mukaisesti ole riittävä hankinnan kohteena olevan toimituksen läpivientiin. Ehdokkaan soveltuvuutta arvioitaessa kilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka on syyllistynyt johonkin hankintalain (348/2007) 53 :ssä mainittuun rikokseen. Hankintayksikkö voi sulkea kilpailusta pois ehdokkaan tai tarjoajan, joka ei täytä hankintalain 54 :ssä todettuja vaatimuksia. Kilpailusta voidaan em. pykälän mukaisesti sulkea pois tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten maksujen suorittamisen. Em. lisäksi ehdokas tai tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, jos se ei täytä kappaleen 3 mukaisia soveltuvuuden vähimmäisvaatimuksia. Vertailussa valitaan vähintään kolme (3) mutta enintään viisi (5) ehdokasta, joiden kanssa käydään neuvotteluja hankinnan toteuttamisesta ja hankintarenkaan toimijoiden esittämien tarpeiden toteutettavuudesta. Mikäli asetetut vaatimukset täyttäviä ehdokkaita ei ilmoittaudu riittävästi, neuvotteluihin voidaan kutsua vain asetetut kriteerit täyttävät ehdokkaat. Mikäli osallistumishakemuksen jättäneiden vähimmäisvaatimukset täyttävien ehdokkaiden määrä ylittää neuvotteluihin kutsuttavien ehdokkaiden enimmäismäärän (5 kpl), valitaan neuvotteluihin osallistuvat ehdokkaat seuraavien vertailukriteerien perusteella: 6.1 Vertailukriteerit 6.1.1 Tarjotun tiimin (8 henkilöä) kokemus ja osaaminen: Kuinka paljon ja kuinka monipuolisesti tiimi on onnistuneesti vienyt läpi johtamisen kehittämistä ja muutosjohtamisen koulutusta, konsultointia ja fasilitointia sekä coachingia viimeisen kolmen vuoden ajalla. Enintään 5 referenssiä/tiimi.
8 (10) Vertailussa arvostamme tiimin kokemuksen soveltuvuutta osallistumispyynnössä ilmoitettuun kohteeseen sekä kokemuksen monipuolisuutta ja referenssitoimeksiantojen sisältöä. 7 Hankinnan toteuttajan valinta Neuvottelujen jälkeen tilaaja tarkentaa määrittelyjä ja jättää tarjouspyynnön, joka osoitetaan neuvottelumenettelyssä vielä mukana oleville ehdokkaille. Hankintapäätös tehdään seuraavien valintakriteerien perusteella: 1. Ehdokkaan kyvykkyys (osaaminen ja menetelmät) palvelun tuottamiseen, painoarvo 50 70 %. 2. Hinta palveluille, jotka tarkentuvat neuvottelumenettelyn aikana. 30-50 % Tarjoajan tulee nimetä lopullisessa tarjouksessaan arviolta viiden hengen asiakastiimi, jonka on oltava tilaajien käytettävissä palvelun tuottamiseksi. Valintakriteerien sisältö tarkentuu neuvotteluvaiheen jälkeen. 8 Sopimuskausi ja muut ehdot Sopimus tulee voimaan arviolta 15.2.2016 ja on voimassa toistaiseksi. Sopimuksen irtisanomisaika on molemmilla sopijapuolilla 6 kuukautta. Sopimuksen voi irtisanoa aikaisintaan vuoden kuluttua sopimuksen allekirjoituksesta. 9 Alihankkijat Ehdokkaan tulee antaa selvitys mahdollisista alihankinnoista. Ehdokas vastaa alihankkijoidensa työstä kuin omastaan. Suoraan työn toteuttamiseen osallistuvat alihankkijat on nimettävä ja niiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Palveluntuottajan on ilmoitettava tilaajan hyväksyttäväksi sopimuksen kohteena olevan palvelun tuottamisessa käyttämänsä keskeiset alihankkijat. Perustellusta syystä hankintarenkaan toimija voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. 10 Lisäkysymykset Osallistumishakemuspyynnöstä voi kysyä lisätietoja 20.10.2015 saakka vain sähköpostitse osoitteesta kilpailutus@tekes.fi. Kysymysviesti tulee otsikoida Kysymykset 31/25/2015 Tekes kokoaa kysymykset yhteen ja vastaa niihin 23.10.2015 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi emme vastaa puhelimitse esitettyihin kysymyksiin.
9 (10) 11 Osallistumishakemuksen jättäminen ja voimassaolo Osallistumishakemus tulee olla kaikkine liitteineen perillä Tekesissä viimeistään 9.11.2015 klo 16.00. Osallistumishakemus pyydetään toimittamaan ensisijaisesti sähköpostitse, osoitteeseen kirjaamo@tekes.fi tai suojattua yhteyttä käyttäen https://asiointi.tekes.fi/suojaposti. Lähetyksessä tulee huomioida seuraavat asiat: Sähköpostin osoitekenttään tai kirjekuoreen tulee selkeästi merkitä osallistumishakemuksen jättäjän nimi ja asian tunnus: Osallistumishakemus 31/25/2015 Sähköpostin maksimikoko liitteineen on 9 Mt. Liitetiedostot voivat olla pakattuja (Winzip) Liitetiedostot tulee toimittaa ensisijaisesti.pdf- ja.tif-dokumentteina. Liitetiedostot on mahdollista toimittaa myös.rtf tiedostoina sekä Wordin.doc ja.docx -tiedostoina, Excelin.xls- ja.xlsx tiedostoina sekä Powerpointin.ppt- ja.pptx -tiedostoina. Sähköpostitse lähetettäessä osallistumishakemuksen liitteineen katsotaan olevan perillä Tekesissä silloin, kun viesti/viestit ja niiden liitteet ovat käytettävissä ja luettavassa muodossa Tekesin kirjaamon sähköpostissa. Jos osallistumishakemus lähetetään usealla viestillä, on huomioitava, että tarjous katsotaan ajoissa saapuneeksi vain, jos kaikki tarjouksen osia sisältävät viestit ovat perillä Tekesissä yllä mainittuun määräaikaan mennessä. Osallistumisilmoitukset voidaan jättää myös postitse tai Tekesin vastaanottoon tuomalla suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Tekes/Kirjaamo PL 69 (Kyllikinportti 2) 00101 Helsinki Osallistumishakemuksen tulee olla sitovana voimassa 31.1.2016 asti. 12 Allekirjoitus Innovaatiorahoituskeskus Tekes Laura Ylä-Sulkava Johtaja Pilvi Määttänen Henkilöstön kehittämispäällikkö Asiakirja on allekirjoitettu sähköisesti
10 (10) 13 LIITTEET Liite 1 Vakuutus velvoitteiden täyttämisestä Liite 2 Henkilötaulukko Liite 3. Organisaation taulukko Liite 4. Liike- ja ammattisalaisuudet