Monimyymälätoiminnot Asennus- ja käyttöohje Päivitetty 30.9.2011 Monimyymälätoiminnot - 1 -
Sisällys YLEISTÄ... 4 ENSIMMÄINEN TILANNE-ESIMERKKI... 4 TOINEN ESIMERKKI... 5 KOLMAS ESIMERKKI... 5 OHJELMAN PÄIVITYSTEN KÄYTÄNTÖ MONIMYYMÄLÄKÄYTÖSSÄ... 5 TOIMINTOJEN ASENTAMINEN KÄYTTÖÖN... 6 TCP PORTTINUMERON VAIHTAMINEN 2000:STA (SUOSITUS, EI AINA VÄLTTÄMÄTÖNTÄ)... 6 REKISTERÖINTIKOODIN SYÖTTÄMINEN MONIMYYMÄLÄTOIMINNOILLE... 6 KÄYTETTÄVIEN TOIMIPISTEIDEN/YRITYSTEN LIITTÄMINEN TOISIIN TOIMIPISTEISIIN... 6 TOIMIPISTEEN PIKAVAIHTAMINEN... 7 TAPAHTUMIEN NUMEROINTI... 8 ASETUKSET... 9 OSTOTILAUKSEN TULOUTTAMINEN SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOON...11 TIETOJEN SYNKRONOINTI...12 SYNKRONOINTI- VÄLILEHTI... 12 SYNKRONOINNIN KOHDE... 13 RAPORTIT- VÄLILEHTI... 14 ASETUKSET- VÄLILEHTI... 15 LISÄASETUKSET, AUTOMAATTINEN SYNKRONOINTI... 16 PÄIVITYSKIELTOJEN ASETTAMINEN... 17 TUOTETYYPPIEN SYNKRONOINTI SIVULIIKKEISIIN... 17 SYNKRONISOINNIN TEKEMÄT UUDELLEENYRITYKSET TIETOLIIKENNEYHTEYS KATKOISSA... 17 LISÄOPTIONA TUOTTEIDEN SYNKRONOINNISSA HINTOJEN MUUNTAMINEN... 17 ASIAKKAAN LISÄTIETOJEN SYNKRONOINTI... 17 TOIMITTAJIEN SYNKRONOINTI MYÖS SIVUTOIMIPISTEEN PUOLELTA... 18 TUOTTEEN LISÄTIETOJEN SYNKRONOIMISESSA YLIKIRJOITUSMAHDOLLISUUS... 18 SYNKRONOINNIN ERIKOISTOIMENPITEITÄ...18 SYNKRONOINTIAIKAVÄLIN MUUTTAMINEN... 18 YKSITTÄISEN TUOTTEEN MERKITSEMINEN (PAKOLLA) SYNKRONOITAVAKSI... 18 TIETUEIDEN POISTAMINEN SIVULIIKKEISTÄ... 19 AUTOMAATTISEN AJASTETUN SYNKRONOINNIN TOTEUTTAMINEN...20 ASENTAMINEN... 20 PÄIVITTÄINEN KÄYTTÖ...20 PIKATILAUKSEN RIVIN TILAAMINEN OMALTA SIVULIIKKEELTÄ... 20 YLEISIÄ SUOSITUKSIA TOIMINNAKSI...21 ASIAKASKORTISTON YLLÄPITÄMINEN... 21 VARASTOKYSELYT TOISISTA TOIMIPISTEISTÄ...22 SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOKYSELYSSÄ TOIMIPISTEEN MYYNTIMÄÄRIEN NÄYTTÄMINEN... 23 SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOKYSELYSSÄ VARAUSTEN NÄYTTÄMINEN... 23 MUIDEN TOIMIPISTEIDEN SALDOJEN KYSELY TUOTERIVEILTÄ... 23 Monimyymälätoiminnot - 2 -
LASKUTUKSEN JA LÄHETTEIDEN KÄSITTELY MONIMYYMÄLÄKÄYTÖSSÄ...23 TÄRKEITÄ ASETUKSIA... 23 SUORITUSTEN TOIMIPISTENUMEROKSI LASKUN TEHNEEN TOIMIPISTEEN TOIMIPISTE... 24 RAPORTOINNIN KÄYTTÄMINEN MONIMYYMÄLÄYMPÄRISTÖSSÄ...24 YRITYSNIMET NÄKYVIIN RUUTUOTSIKOISSA JA WINDOWSIN ALAPALKISSA...24 TAVARAN SIIRROT MYYMÄLÖIDEN VÄLILLÄ JA SISÄINEN LASKUTUS...24 YLEISTÄ... 24 PÄÄLLE LAITETTAVAT ASETUKSET... 25 ASIAKASTIETOIHIN SYÖTETTÄVÄT TIEDOT... 25 SISÄINEN SIIRTO SISÄISEN LÄHETTEEN KAUTTA... 26 SISÄISEN LASKUTUKSEN TEKEMINEN... 26 KIRJANPITOKÄSITTELY... 27 RAPORTTIEN SAAMINEN... 27 MUUTA... 28 MUITA MONIMYYMÄLÄKÄYTÖN TOIMINTOJA...28 TUOTTEIDEN POISTAMINEN KERRALLA KAIKISTA TIETOKANNOISTA, MYÖS USEITA KERRALLA... 28 SYNKRONOINNIN TARKEMMAT PERIAATTEET TEKNISELLÄ TASOLLA...28 YLEINEN PERIAATE: MITKÄ TIEDOT SYNKRONOIDAAN... 28 SYNKRONOITUVAT TIEDOT TARKEMMIN...29 VAIHTOEHTO YLIKIRJOITA KOHDETOIMIPISTEEN MUUTOKSET... 29 TIEDOT JOTKA EIVÄT OLE MUUTTUNEET KOHDETOIMIPISTEESSÄ... 29 TÄRKEÄÄ HUOMIOIDA!... 29 LÄHETTEIDEN ETÄTULOSTUS MUIHIN TOIMIPISTEISIIN...30 TARKISTUSLISTA ASENNUKSEN LOPUKSI...31 LISÄTIETOJA...31 OHJEEN MUUTOSHISTORIA... 31 Monimyymälätoiminnot - 3 -
YLEISTÄ Tässä ohjeessa kerrotaan, miten FuturSoft- ohjelmien monimyymälätoimintoja käytetään ja miten toiminnot asennetaan ja otetaan käyttöön. Ohje on tarkoitettu sekä yrityksen mikrotukihenkilölle, jonka tehtävänä on hallita järjestelmää yrityksessä, että ohjelman normaalikäyttäjille, soveltuvin osin. Monimyymälätoiminnot ovat ohjelmiston lisämoduuli. Ennen monimyymälätoimintojen asentamista tulee toimipisteiden välillä olla toimiva ja suojattu tcp/ip yhteys, käytännössä yleensä VPN- yhteys, jonka toimittaa tietoliikenneyhteyden tarjoaja, esimerkiksi operaattori tai erillinen tietoliikenneratkaisuihin erikoistunut yritys. Ennen tämän asennusohjeiden soveltamista tulee toimipisteiden välisten tietoliikenneyhteyksien olla testattu toimiviksi. Tämä ei tarkoita pelkästään internet-yhteyden toimintaa, vaan että lähiverkossa saadaan yhteys esimerkiksi jokaisesta sivutoimipisteestä päätoimipisteeseen ja toisin päin. Yleensä tarve on, että kaikki sivutoimipisteet voivat ottaa yhteyden kaikkiin muihin sivutoimipisteisiin (ja aina päätoimipisteeseen). Samoin yleensä edellytetään, että yhteys toimii jokaiselta verkon työasemalta (ei esimerkiksi vain palvelimelta). Eli käytännössä vaaditaan, että yrityksen kaikki työasemat toimivat samaan tapaan, kuin olisivat yhdessä lähiverkossa. Tämä tarve on ehdottomasti kerrottava tietoliikenneyhdeydet konfiguroivalle yritykselle. Suurin osa asennusongelmista liittyy yleensä tietoliikenneyhteyksiin. ENSIMMÄINEN TILANNE-ESIMERKKI Seuraava esimerkki havainnollistaa kolmen myymälän tapauksessa, mitä eri tarpeita monimyymälätoiminnoilla hoidetaan, ja miten kokonaisuus toimii. Päätoimipiste Päämyymälä 1 Päätietokanta Varastosaldokyselyt Myynnit Lähetteet Suoritukset Nostot Myymälä 2 Myymälä 3 Varastosiirrot Asiakkaat Tuotteet Tuotetyypit Asiakasalennukset Tuote- ja pääryhmät Toimittajat Monimyymälätoiminnot - 4 -
Kuvassa päätoimipisteessä toimii keskitetty päätietokanta, johon kaikkien toimipisteiden tiedot kerätään, ja siellä pidetään tiedot yllä keskitetysti. Sen lisäksi on usein tilanne, että päätoimipiste on samalla myymälä, ja tällöin päätoimipisteessä on kaksi eri tietokantaa, myymälälle ja yrityksen keskitetylle päätietokannalle omansa. Ensisijainen suositus monimyymälätoiminnoissa on, että kaikki tiedot pidetään yllä päätietokannassa, jossa ei tehdä uutta myyntiä, vaan pidetään yllä tietoja ja ehkä suoritetaan myös laskutus keskitetysti. Tässä ohjeessa käydään läpi vaihe vaiheelta monimyymälätoimintojen asennusta, käyttöönottoa ja käyttöä. Jos toimipisteitä on kaksi (tai kolme), usein ei tehdä erillistä päätoimipisteen tietokantaa. Tällöin tiedostetaan se, että toisen myymälän tietokannassa on myös toisen myymälän tiedot, jotka tarvittaessa rajataan myymälänumerolla. TOINEN ESIMERKKI Myymälä 1 Päämyymälä Koostetaan tiedot Siirrot Myymälä 2 Sivumyymälä Tässä esimerkissä on kaksi myymälää, ja toinen toimii sivumyymälänä, jonka tiedot koostetaan päätoimipisteeseen. Tällöin asetusten avulla pidetään huolta siitä, että päämyymälän puolella eritellään tiedot toimipisteen 1 ja 2 tietoihin, jotta tiedot tulevat eritellyksi eri tilanteissa. Tällöin pitää myös huolehtia, että esimerkiksi laskut tulevat eriteltyinä toimipisteittäin jne. KOLMAS ESIMERKKI Myymälä 1 Itsenäinen myymälä Varastokyselyt Myymälä 2 Itsenäinen myymälä Tässä esimerkissä on kaksi myymälää, mutta ne ovat itsenäisiä yrityksiä, joten niiden tietoja ei synkronoida. Sen sijaan koska ne ovat saman omistajan yrityksiä, tai samaa yritysryhmää, niiden välille halutaan käyttöön monimyymälätoiminnot, esimerkiksi varastokyselyiden vuoksi. Tällöin vain osaa tiedoista synkronoidaan (tai ei ollenkaan), koska myymälöillä voidaan haluta olevan esimerkiksi eri hinnat tuotteille. Varastokyselyitä voidaan kuitenkin käyttää. OHJELMAN PÄIVITYSTEN KÄYTÄNTÖ MONIMYYMÄLÄKÄYTÖSSÄ Monimyymäläkäytössä tietojen synkronointi vaatii, että kaikissa toimipisteissä tietokanta on samaa versiota. Tämä merkitsee, että kaikissa toimipisteissä on oltava sama ohjelmaversio (=versionumero ja sama ohjelman päivämäärä), jotta tiedot siirtyvät synkronoinnissa. Sen takia ohjelmapäivitykset pitää suorittaa kaikissa toimipisteissä saman päivän aikana. Normaalisti tiedot siirretään iltaisin / öisin, jolloin versio on sama synkrointien ajohetkellä. Monimyymälätoiminnot - 5 -
TOIMINTOJEN ASENTAMINEN KÄYTTÖÖN TCP PORTTINUMERON VAIHTAMINEN 2000:STA (SUOSITUS, EI AINA VÄLTTÄMÄTÖNTÄ) Ennen kuin monimyymälätoiminnot otetaan käyttöön, on syytä muuttaa tietokannan käyttämä portti muuksi kuin 2000. On nimittäin selvinnyt että joissakin vpn-reitittimissä (Cisco) portti 2000 on varattu diagnostiikkakäyttöön. Voidaan käyttää toimipisteissä esim portteja 2002-2009. REKISTERÖINTIKOODIN SYÖTTÄMINEN MONIMYYMÄLÄTOIMINNOILLE Monimyymälätoiminnot otetaan käyttöön syöttämällä monimyymälätoimintojen rekisteröintikoodi, kohdassa Lisäohjelmat Muut Lisätoimintojen käyttöönotto. Tässä vaiheessa voi huomioida, että 2010.1 versiossa on myös lisämoduulina Laajennetut monimyymälätoiminnot, joihin kuuluu erillisiä lisätoimintoja. KÄYTETTÄVIEN TOIMIPISTEIDEN/YRITYSTEN LIITTÄMINEN TOISIIN TOIMIPISTEISIIN Sen jälkeen ensimmäinen vaihe on perustaa käytettävät yritykset ohjelmaan. Tämä yritysten rekisteröinti pitää suorittaa jokaisessa toimipisteessä erikseen. Tämä tapahtuu päävalikon ruudussa Asetukset Yrityksen vaihtaminen F12. Kaikki uudet yritykset tai toimipisteet perustetaan erikseen jokaisen toimipisteen päätietokantaan Rekisteröi uusi yritys-näppäimellä. Samalla tulee testattua yhteyden syntyminen toimipisteiden välillä. Huom! Ensimmäisen kerran kun kytkeydytään jokaiseen uuteen toimipisteeseen, kannattaa ajaa toiminto Asetukset / Rekisteröi toiminnot. Se kannattaa ajaa myös, jos toimipisteisiin asennetaan rekisteröintikoodeilla uusia lisätoimintoja. Ensimmäisellä käynnistyskerralla ohjelma käynnistyy hyvin hitaasti (jopa 10 min.) koska se rekisteröi toiminnot ja asetukset normaalia hitaamman tietoliikenneyhteyden yli. Muuta rekisteröintitietoja- näppäintä käytetään puolestaan esim. silloin kun yrityksen tai muiden sivutoimipisteiden verkkoasetukset (ip- osoitteet, verkkonimet tms.) muuttuvat. Tästä valikosta käsin voidaan myös kirjautua suoraan ko. toimipisteen tietokantaan, jolloin käytännössä toimitaan kyseisessä tietokannassa normaalina käyttäjänä (voidaan tehdä myyntejä ym. kuten oltaisiin kyseisen toimipisteen normaali käyttäjä). Jotta kaikki myyjät eivät pääse kaikkiin toimipisteisiin esimerkiksi tekemään myyntejä (vahingon mahdollisuus), järjestelmän ylläpitäjän tulee pitää huoli että kukin myyjä on perustettu myyjäksi vain niissä toimipisteissä joihin hänellä on oikeus mennä. Kussakin tietokannassa voidaan oikeuksia rajoittaa tarkemmin käyttöoikeuksien hallinnan avulla. Monimyymälätoiminnot - 6 -
Lisäasetukset löytyvät Yrityksen valinta- ruudussa oltaessa hiiren oikealla, jolloin voidaan toimipistekohtaisesti määritellä seuraavia tietoja: ASETA OLETUSYRITYKSEKSI Tämä asetus asettaa valitun yrityksen oletusyritykseksi, jolloin ohjelmaa käynnistettäessä kirjautuminen tapahtuu suoraan valittuun yritykseen/toimipisteeseen, ilman että yritysvalinta-ikkuna avautuu joka kerta. Jos oletusyritys on käytössä, tällöin voidaan yritys / toimipiste kuitenkin tarvittaessa F12 toiminnolla päävalikosta. POISTA OLETUSYRITYS VALINTA Tämä asetus poistaa vastaavasti päältä yllä olevan asetuksen, jolloin yritysvalinta avautuu käynnistysvaiheessa MUKANA SALDOKYSELYSSÄ Tällä asetuksella voidaan määrätä, haetaanko eli näytetäänkö valitusta yrityksestä/toimipisteestä varastosaldotiedot, kun varastokyselyitä tehdään kaikista toimipisteistä kerralla. TOIMIPISTEEN PIKAVAIHTAMINEN Toimipisteen vaihtamisessa vaihtoehtona voidaan käyttää valintaa Pikavaihto, jota voidaan käyttää, jos joka toimipisteessä on käytössä samat toiminnot. Tällöin vaihtaminen nopeutuu. Ruksi tallentuu konekohtaisesti. Jos eri toimipisteissä on eri toiminnot, esimerkiksi vain toisessa korjaamotoiminnot, vaihtoa ei tule käyttää, tai ainakin huomioida, että esimerkiksi painikkeiden aktivoituminen, toimintojen nimihaku ja pikapainikkeet eivät toimi tällöin normaalisti. Toisessa pisteessä aktivoidut toiminnot eivät näy aktiivisina, ellei niitä ei ole siinä pisteessä, johon ohjelma käynnistettiin. Tarvittaessa voidaan myös tilapäisesti ottaa ruksi pois päältä, jolloin ohjelma suorittaa normaalit täydelliset vaihtorutiinit. Monimyymälätoiminnot - 7 -
TAPAHTUMIEN NUMEROINTI TÄRKEÄÄ! Ensimmäinen lähtökohta monimyymälä- ympäristössä on että tapahtumien ja myös asiakkaiden numeroinneissa on otettu huomioon että sama numero ei saa olla käytössä kuin kerran. Esimerkiksi kuittinumerointi pitää siis asettaa siten että kussakin toimipisteessä käytetään omaa numerosarjaansa. Tapahtumien määrää voidaan toki arvioida, kuinka paljon kullekin numerosarjalle pitää varata tilaa, mutta turvallisinta on käyttää numerointia siten että kullekin toimipisteelle on varattu miljoona numeroa kaikille tositteille. Eli jos toimipisteitä on esimerkiksi kolme, tehdään numeroinnit seuraavasti, käyttäen toimipisteen numeroa lähtökohtana: Toimipiste 1: Aloitetaan kaikki numeroinnit 1000000 Toimipiste 2: Aloitetaan kaikki numeroinnit 2000000 Toimipiste 3: Aloitetaan kaikki numeroinnit 3000000 Etuna on, että esimerkiksi kuittinumerosta 2024005 tiedetään heti että se on toimipisteen 2 kuitti. Samaa sovelletaan lähetenumeroihin, laskunumeroihin, myyntinumeroihin (ohjelman käyttämä sisäinen, mutta erittäin tärkeä numerointi), suoritusnumeroihin sekä nostoihin. Asiakasnumeroinnista voidaan sopia erikseen, ja se riippuu siitä tuleeko sivutoimipisteissä miten usein uusia asiakkaita. Numeroinnit muutetaan ohjelman asennushakemistosta löytyvällä afpapu.exe ohjelmalla. Sen käyttöä ei tässä ohjeessa erikseen käydä läpi, vaan käyttö on neuvottu ohjelman teknisissä ohjeissa. Monimyymälätoiminnot - 8 -
ASETUKSET Monimyymälätoimintoihin kiinteästi liittyvät asetukset löytyvät kohdasta Asetukset Lisäasetukset Sivuliike. Asetuksia voi olla enemmänkin kuin seuraavassa kuvassa, uusissa versioissa. Huom! On kuitenkin myös tärkeitä asetuksia joita voidaan käyttää muutoinkin kuin monimyymäläkäytössä, jotka tulee huomioida tarpeen mukaan. Esimerkiksi asetus Päivitä myyntitilastot heti lähetteen tekovaiheessa. Varmista siis kaikki tarvittavat asetukset. Kuvassa näkyvät asetukset ovat seuraavat: LÄHETTEESTÄ OSTOTILAUS ETÄKANTAAN Tarkoittaa että jos asiakaskortistoon perustettujen sisäisten asiakkaiden tiedoissa on määritelty Tietokantayhteyskenttään toisen yrityksen tietokannan yhteystiedot, lähetteen tekovaiheessa ohjelma ehdottaa tehtäväksi lähetteestä automaattisesti ostotilaus siihen yritykseen jolle tuotteet menevät (Tietokantayhteys-kohdassa määritettyyn tietokantaan). Näin toisessa toimipisteessä ei tarvitse tehdä erikseen lähetteestä ostotilausta, vaan varastoon kirjaus tapahtuu helposti kirjaamalla kyseinen ostotilaus varastoon. MYYNNIN SYNKR. SIVUTOIMIP. KÄYTTÖÖN Yleensä myynnit synkronoidaan vain sivutoimipisteistä päätoimipisteeseen. Eli päätoimipisteessä on kaikkien sivutoimipisteiden laskut, mutta se toimipiste jossa lähete on tehty, ei saa laskun tietoja omaan tietokantaansa. Tällä asetuksella myyntien eli käytännössä laskujen synkronointi voidaan suorittaa molemminpuolisesti. Tämä tulee kysymykseen esim. siinä tilanteessa, kun lähetelaskutus tehdään päätoimipisteessä, ja halutaan että myös sivutoimipisteiden päässä halutaan ottaa myyntiraportteja kyseisestä toimipisteestä, niin että myös laskutusmyynnit ovat mukana. Tällöin sivutoimipisteen puolella täytyy ymmärtää, ettei reskontra eli laskujen suoritukset kuitenkaan ole tällöin sivutoimipisteen puolella ajan tasalla, ja myynti pitää silti raportoida päätoimipisteen puolelta. Monimyymälätoiminnot - 9 -
MYYNNIN SYKRONOINTI KÄYTÖSSÄ Tämä asetus on yksiselitteinen. Jos synkroinnissa halutaan vain siirtää perustietoja toimipisteiden välillä, niin tämä asetus on pois päältä, jolla varmistutaan siitä, että vahinkoja ei pääse syntymään. Tämä on erityisen tärkeää olla asennossa Ei, jos sivutoimipisteet ovat erillisiä juridisia yrityksiä, eivätkä myynnit siis saa koskaan yhdistyä. Tällöin synkronointia voidaan käyttää esimerkiksi asiakaskortiston ja tuotekortiston pitämiseksi keskitetysti yllä. SUORITUKSET PÄÄTOIMIPISTEESEEN Asetus on laitettava päälle, jos päätoimipisteessä tehdään laskutus ja sivutoimipisteessä asiakkaille tehdään mahdollisuus tehdä laskuista käteissuorituksia. Tällöin ohjelma toimii niin, että kun suoritus tehdään sivutoimipisteestä, eikä laskunumeroa löydy sivutoimipisteen tietokannasta, ohjelma katsoo, löytyykö laskunumero päätoimipisteesta. Jos löytyy päätoimipisteestä, ohjelma luo suorituksen sille. Tällöin suorituksesta syntyy kopio reaaliajassa päätoimipisteen puolelle, eli suoritusta ei tällöin tarvitse synkronoida. Näin reskontra on ajan tasalla heti. SYNKRONOINTI KÄYTÖSSÄ Asetuksella aktivoidaan päälle synkronointi-toiminto. TOIMIPISTEEN NIMI LASKULLE Asetuksella saadaan tulostettua sivutoimipisteen nimi laskulle, josta asiakas on siis alun perin hakenut tavaraa lähetteellä. Käytetään silloin kun sivutoimipisteen lähetteet synkronoidaan päätoimipisteeseen. VARASTONSIIRTO - TOIMINTO Kuvan asetuksella aktivoidaan toiminto, jolla voidaan tuote kerrallaan siirtää varastoa toimipisteestä toiseen. Toimintoa käytettäessä määrä poistuu lähettävästä toimipisteestä ja siirtyy vastaanottavaan toimipisteeseen. Normaalisti siis suunta on tämä. Tätä toimintoa ei tarvita, jos käytetään sisäisiä lähetteitä. Kun asetus on päällä, Varastoon käsin lisäys- toiminnossa näkyy painike Siirrä F11. Tätä painamalla voidaan kyseinen negatiivinen määrä siirtää vastaanottavaan toimipisteeseen. Koska toimintatapa on, että tällä toiminnolla siirretään omasta varastosta, pitää määrän olla negatiivinen, ennen kuin painike muuttuu aktiiviseksi. Kun sitä painetaan, tulee seuraava valintaruutu, mihin toimipisteseen määrä siirtyy. Monimyymälätoiminnot - 10 -
SISÄISTEN LÄHETTEIDEN HINNAT Tällä asetuksella säädellään, millä hinnalla ohjelma hinnoittelee tuoterivit siinä vaiheessa, kun lähete tallennetaan. Nämä hinnat eivät tule heti ruudulle tuotteita haettaessa, koska niitä voi hakea ruudulle hyvin monin eri tavoin ja muokata hintoja, vaan hinnat päivitetään tämän valinnan mukaan, päätettäessä lähete. OSTOTILAUKSEN TULOUTTAMINEN SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOON Varastoontuloruudulla voidaan kirjata tilauksen tuotteet suoraan sivutoimipisteen varastoon. Tätä käytetään, jos päätoimipiste tekee tilauksen keskitetysti, ja tavarat toimitetaan suoraan sivutoimipisteseen tavarantoimittajalta sellaisenaan. Tämä kuvan valinta on varastoontuloruudulla. Toiminto siis kirjaa tuotteet suoraan sivutoimipisteen varastosaldoille ja keskihinnoille. Samalla se päivittää tuotteille Viimeinen varastootulo päivämäärän. Kannattaa huomioida, että sivutoimipisteen hintahistoriassa ne eivät kuitenkaan esimerkiksi näy ostoina, koska sivutoimipiste ei ole tehnyt ostotilausta näistä (tai jos on, päätoimipiste on tehnyt näistä erillisen ostotilauksen, jolla tavarat nyt tuloutetaan varastoon). Tämä toiminto tulee päälle kun asetetaan päälle kohta Lisäasetukset Sivuliike Varastosiirto käytössä. Tämä on siis rinnakkainen vaihtoehto suoralle varastosiirrolle. Monimyymälätoiminnot - 11 -
TIETOJEN SYNKRONOINTI Synkronointi on monimyymälätoimintojen keskeisin toiminto. Synkronointi toiminto on hyvin vaativa toiminto jonka käyttö vaatii erittäin suurta huolellisuutta. Sen käyttö lähtee liikkeelle siitä, että suunnitellaan miten tiedot on yrityksessa tarkoitus pitää yllä, ohjeistaa sivutoimipisteiden henkilökunta toimimaan halutulla tavalla, ja suorittaa synkronointi joko manuaalisesti tai ajastetusti siten kuin halutaan. Synkronointi käynnistetään päävalikosta kohdasta Tiedot Lisätoiminnot Toimipisteiden hallinta. Se kannattaa usein laittaa pikapainikkeeksi suosikkitoimintoihin (toiminnon painikkeen kohdalta hiiren oikealla). Edellytyksenä on, että asetuksista on asetettu synkronointi käyttöön. Avautuvassa synkronointiruudussa on kolme välilehteä, joista seuraavassa tarkemmin. SYNKRONOINTI- VÄLILEHTI Synkronointi- välilehdellä on normaalissa käytössä tarvittavat yleiset toiminnot. Seuraavassa kappaleessa on kuvattu nämä kohta kohdalta. Monimyymälätoiminnot - 12 -
SYNKRONOINNIN KOHDE Näillä valintarukseille valitaan synkronoitavat tiedot. SYNKRONOINTISUUNTA Painamalla halutun synkronoinnin kohteen kohdalla näppäintä Synkronointisuunta, voidaan muuttaa synkronoinnin suunta. Tämä on oletuksena perustietojen osalta aina päätoimipisteestä sivutoimipisteeseen ja myyntitietojen osalta sivutoimipisteistä päätoimipisteeseen. Neljän ensimmäisen kohdalla suuntaa ei ole valittavissa, koska ko. myyntitapahtumat siirretään aina päätoimipisteeseen. Huom! Koska suuntien muuttaminen väärin päin kuin tarkoitettu, mahdollistaisi erittäin suuret vahingot, on asetuksissa Sivuliike- välilehdellä seuraava kohta. Tämä onkin syytä laittaa päälle sen jälkeen, kun asetukset on laitettu, kuten tarkoitus. SYNKRONOITU VIIMEKSI PÄÄTOIMIPISTEESTÄ Tässä kohdassa on sivutoimipisteen puolella synkronointiaika, milloin tiedot on viimeksi synkronoitu päätoimipisteen päästä. Kun ollaan päätoimipisteen puolella, näillä tiedoilla ei yleensä ole merkitystä, koska sivutoimipisteitä voi olla useita, ja ajat ovat jokaisella erilliset. Ruudulla voi kuitenkin näkyä päivämäärä, jos päätoimipisteen päästä on synkronoitu tiettyjä tietoja. SYNKRONOINTITAPA Tällä kohdalla ei ole ruudulla otsikkoa tilan rajallisuuden vuoksi, vaan edellisen kohdan oikealla puolella on osassa synkronointitietoja seuraava alasvetovalikko. Tämä valikko on erittäin tärkeä valinta! Ainoastaan käyttöönottovaiheessa voidaa käyttää valintaa Kaikki tiedot; ei huomioida edellisiä synkronointitietoja. Tällöin synkronointi siirtää kaikki tiedot toimipisteestä toimipisteeseen ns. pakkosynkronointina. Ongelmatilanteissa tämä asetus voi myös olla tarpeellinen, jos halutaan varmistua että kaikki tiedot siirtyvät. Normaalikäytössä käytetään normaalisti vaihtoehtoa Kaikki tiedot; ylikirjoita kohdetoimipisteen muutokset-. Tällöin ohjelma tarkistaa aina synkronoinnissa, mitkä tiedot ovat muuttuneet sen jälkeen kun tiedot on edellisen kerran synkronoitu kyseiseen toimipisteeseen. Lue tarkemmin tästä asiasta jäljempänä oleva kohta Synkronoinnin toimintaperiaate. Jos siis muutoksia on tehty edellisen synkronoinnin jälkeen (yleensä päätoimipisteessä), niin kyseinen tietue, esimerkiksi tuote synkronoidaan. Ennen synkronointia ohjelma sitten näyttää käyttäjälle yleensä montako tietuetta on muuttunut edellisen synkronoinnin jälkeen, jotka siis synkronoidaan. Tiedot jotka eivät ole muuttuneet kohdetoimipisteessä-valintaa käytetään yleensä vain siinä tapauksessa, että kohdetoimipisteen muutoksia ei haluta korvata. Esim. jos kohdetoimipiste muuttaa käsin tuotteen tietoja, niin tällöin kyseiseen tuotteeseen ei enää tehdä muutoksia päätoimipisteestä käsin. Toisin sanoen sille tulee synkronointikielto. Näistä kieltotuotteista tulee sitten merkintä synkronoinnin lokitiedostoon. Tämä ei ole kuitenkaan milloinkaan suositeltavaa, koska se aiheuttaa eriävyyksiä tiedoissa, ja ellei jokaista synkronointilokia käydä yksitellen läpi ja tehdä muutokset sivutoimipisteen päähän, menettää synkronointi ajan myötä merkitystään kun tiedot rapautuvat. Tätä siis suositellaan vain erikoistilanteissa, ja kun lokit on käyty läpi, ja tietojen muutokset tehty päätoimipisteen puolelle, niin voidaan sen jälkeen tehdä uusi synkronointi valinnalla Älä huomioi kohdetoimipisteen muutoksia. Monimyymälätoiminnot - 13 -
Synkronoitava toimipiste- kohdassa toiminnolla voidaan valita yksittäinen toimipiste, johon synkronointi tehdään. Automaattinen synkronointi puolestaan tekee synkronoinnin jokaiseen toimipisteeseen, jonka tiedoissa on, Asetuksetvälilehdellä, laitettu Synkronoitavissa=Kyllä. RAPORTIT- VÄLILEHTI Raportit välilehdellä on selattavissa ja luettavissa synkronoinnin lokitiedostot joista ilmenee mitä tietoja on synkronoitu, ja mitä virheitä niissä on tullut. Yleisimmät asiat jotka raportista ilmenevät, ovat: onko jokin tieto epäonnistunut synkronoida toiseen paikkaan, koska sama tieto on muuttunut molemmissa toimipisteissä onko yhteys tiettyyn toimipisteeseen ollut poikki, tai katkennut synkronoinnin aikana Virheilmoitukset ovat yleensä varsin selkeästi esitettyjä. Lisätietoja niistä saa tarvittaessa helpdeskistä. Jos synkrononnissa tapahtuu ongelmia, on syytä aina liittää mukaan sen päivän synkronontiloki. Sen saa ruudusta tallennettua ottamalla ruudun Tiedosto- valikosta kohta Tallenna nimellä, ja tallentamalla sen esimerkiksi työpöydälle, ja lähettämällä sen siitä. Monimyymälätoiminnot - 14 -
ASETUKSET- VÄLILEHTI Asetukset välilehdeltä pidetään yllä synkronoinnin asetuksia ja toimipisteitä. Lähtökohta on, että päätoimipisteessä on oltava valintapallo kohdassa Päätoimipiste. Tällöin hallittavat toimipisteet löytyvät alapuolella olevasta listalta ja ikkuna on oheisen kuvan mukainen. Päätoimipisteen tiedot määritellään yläosaan, johon määritellään toimipistenumero, toimipisteen nimi (päätoimipisteen nimi, voidaan kirjoittaa vapaamuotoisesti), puhelinnumero (vapaavalintainen) ja päätoimipisteen tietokantayhteys. Sen on oltava oikea, eli päätoimipisteen verkkonimi. Se voi olla joko suoralla ip-osoitteella, mutta järjestelmä on helpompi hallita jos voidaan toimia koneiden verkkonimillä, kuten palvelin1, palvelin2 ym. Tämä edellyttää että verkossa on nimipalvelut konfiguroitu oikein toimintaan. Sivutoimipisteet määritellään ruudun alaosassa oleville riveille, käyttäen toimipistenumerona sovittuja numerointeja (2, 3, 4 jne.). Näiden toimipistenumeroiden on oltava samat sitten sivutoimipisteiden puolella. Samalla määritellään, että onko ko. toimipiste synkronoinnissa mukana vai ei. Jos siis käy niin että myöhemmin tietty toimipiste lopetetaan, on helpoin tapa poistaa se synkronoinneista laittamalla siihen kohtaan Ei. Sama voidaan tehdä, jos tiettyyn toimipisteeseen halutaan laittaa asetukset valmiiksi, mutta toimipiste ei ole vielä aloittanut toimintaansa. Sivutoimipisteissä on tuo ruudun yläosan valinta oltava luonnollisesti Sivutoimipiste. Sivutoimipisteen päässä ruudulla näkyvät tiedot eroavat hieman. Ruudulla määritellään tällöin päätoimipisteen tietokantayhteys. Esimerkiksi siis muotoa tcpip palvelin1 2000. Sivutoimipisteeseen synkronointiasetusten tekeminen tehdään jotta sieltä päästä on mahdollista synkronoida tietoja. Sinänsä jo päätoimipisteen asetusten laittamisen jälkeen voidaan tietoja synkronoida päätoimipisteen päästä käsin sivutoimipisteeseen. Yleensä kuitenkin myös sivutoimipisteen on tarvetta itsenäisesti käydä hakemassa muuttuneita tietoja, kuten päivittää tuotteet, tuotetyypit ym. Monimyymälätoiminnot - 15 -
LISÄASETUKSET, AUTOMAATTINEN SYNKRONOINTI Hae automaattisen synkronoinnin asetukset-näppäimellä haetaan ajastusta varten tallennettut synkronointiasetukset ruudulle. Eli tätä käytetään kun tarkistetaan mitkä synkronointiasetukset ovat ennestään, ja halutaan mahdollisesti muuttaa niitä. Nämä tiedot tallentuvat ohjelman asennuskansioon tiedostoon synkro.ini. Eli yleensä kansioon c:\program files\autofuturpro. Nämä määritykset ovat konekohtaisia. Yleensä automaattisen synkronoinnin asetukset tehdään palvelinkoneelle. Tallenna automaattisen synkronoinnin asetukset- painikkeella tallennetaan ruudulla valitut ruksit automaattisessa synkronoinnissa tapahtuviksi. Toiminto tallentaa valinnat synkro.ini-tiedostoon, jota sitten AutoFutur Pron ajastettu synkronointitoiminto noudattaa. Ajastettu synkronointi käynnistyy käynnistämällä AutoFutur Pro parametrilla: AutoFuturPro.exe synkronointi. Normaalitapauksessa ruksataan automaattisesti synkronoitumaan neljä ylintä: myynnit, lähetteet, suoritukset ja nostot. Asiakkaat on myös mahdollista laittaa. Jos käytetään CPU maksupääteohjelmaa, niin on tarpeen laittaa myös sulkulistan päivitys jotta sulkulista on ajan tasalla sivutoimipisteissä. Tällöin pitää huolehtia että sulkulista päivitetään pankista saapuessa päätoimipisteeseen. Huom! Aktiivisia tai passiivisia tuotteita tai tuotetyyppejä ei ole tapana synkronoida yleensä päivittäin, vaikka sekin sinänsä on mahdollista. Yleensä se tehdään sen jälkeen kun päätoimipisteessä on ajettu hinnastopäivityksiä tms. tiedot halutaan sivuliikkeeseen. Jos tuotteita perustetaan päivittäin käsin, silloin saattaa näiden synkronointi automaattisesti tulla kysymykseen. Monimyymälätoiminnot - 16 -
PÄIVITYSKIELTOJEN ASETTAMINEN Jos halutaan varmistua, että sivutoimipisteet eivät pääse synkronoimaan tiettyjä tietoja, niin tämä voidaan määritellä päätoimipisteen päässä Päivityskiellot-näppäimellä Suosituksena ovat seuraavat estot. Eli myynnit synkronoidaan sivutoimipisteestä päätoimipisteeseen mutta mitään perustietoja ei, vaan ne pidetään yllä aina päätoimipisteessä, ja synkronoidaan sieltä sivutoimipisteeseen. TUOTETYYPPIEN SYNKRONOINTI SIVULIIKKEISIIN Tuotetyyppien synkronoinnissa on valintavaihtoehto Ylikirjoita muutokset. Näin jos ko. tuotetyyppiin on tehty muutoksia sivuliikkeessä, ne saadaan kaikissa tapauksissa ylikirjoitettua päätoimipisteen tiedoilla. Tuotetyyppien synkronoinnissa ohjelma myös osaa siirtää tuotteen sivutoimipisteen puolella automaattisesti siihen tuotetyyppiin johon se on liitetty päätoimipisteessä. Eli jos tuotetyyppi on avattu sivumyymälässä toisella tuotetyypin koodilla, nämä saadaan synkronoinnissa yhdenmukaistettua, eikä synny kahta rinnakkaista tuotetyyppiä. Lisäksi tuotetyyppien synkronoinnissa on uusi valinta, synkronoidaan hinnoittelutuote-valinnat ja tuotetyypin sisäiset prioriteetit, kun uusi tuotetyyppi siirretään sivumyymälöihin. SYNKRONISOINNIN TEKEMÄT UUDELLEENYRITYKSET TIETOLIIKENNEYHTEYS KATKOISSA Synkronointi ohittaa tilanteen että tiettyyn yhteen toimipisteeseen ei saada yhteyttä. Eli virheilmoitus ei jää ruudulle odottamaan käyttäjän reagointia, vaan ohjelma lisää ongelmasta merkinnän lokiin, ja jatkaa synkronointia muihin toimipisteisiin normaalisti. Koskee mm. tilanteita että tietyssä toimipisteessä on sähkö- tai internet yhteyksien katkos. Myynnin ja lähetteiden synkronoinnissa ohjelma tekee kolme uudelleenyritystä mikäli yhteys katkeaa kesken. Synkronoinnin lokitiedostoon tulee asiasta tällöin virheilmoitus. LISÄOPTIONA TUOTTEIDEN SYNKRONOINNISSA HINTOJEN MUUNTAMINEN Tuotteiden synkronoinnissa erikoistoimintona on mahdollisuus muuntaa ostohinnat halutulla kertoimella. Tällöin toinen toimipiste saa eri ostohinnat kuin päätoimipiste. Kyseessä on rekisteröintikoodilla suojattu lisätoiminto, joka on tarkoitettu tilanteeseen, jossa toinen myymälä on eri yritys. ASIAKKAAN LISÄTIETOJEN SYNKRONOINTI Normaalisti asiakkaan lisätiedot ovat toimipistekohtainen tieto, jotta kussakin myymälässä voidaan itsenäisesti kirjata ylös asiakaskohtaisia muistiinpanoja, huomautuksia ym. ilman että niitä pidetään keskitetysti yllä päätietokannassa. Kuitenkin käytettäessä optiona olevia reaaliaikaisia synkronointitoimintoja, tiedot voidaan pitää yllä joka pisteessä Monimyymälätoiminnot - 17 -
reaaliajassa, jolloin viimeisin päivitys aina astuu voimaan, tehtiinpä se missä toimipisteessä tahansa. Tämä asetus laitetaan päällä synkronointiruudulla. Se tallentuu kaikille koneille ko. toimipisteessä, joten riittää että ruksi laitetaan kerran päälle. Se tallentuu kun ruudulta poistutaan. TOIMITTAJIEN SYNKRONOINTI MYÖS SIVUTOIMIPISTEEN PUOLELTA Toimittajien synkronointi voidaan käynnistää myös sivutoimipisteen tietokannan puolelta. Jos siis päätoimipiste on perustanut uuden toimittajan, kaikki sivutoimipisteet voivat oman tietokantansa puolelta käynnistää toimittajien synkronoinnin. TUOTTEEN LISÄTIETOJEN SYNKRONOIMISESSA YLIKIRJOITUSMAHDOLLISUUS Tuotteen lisätietojen synkronoinnissa ylikirjoitus voidaan asettaa päälle asetuksesta. Vaihtoehtona on, että lisätiedot synkronoidaan aina, jos nämä on olemassa. Tyhjillä lisätiedoilla ei siis kuitenkaan päivitetä toista toimipistettä, jossa lisätietoja eli muistiinpanoja on kirjoitettu. Toiminto on hyvin käyttökelpoinen, suorastaan pakollinen reaaliaikaisissa synkronoinneissa, jolloin tiedot ovat kaikkien toimipisteiden kesken aina reaaliajassa, ja jokaisen pisteen muutos päivittää kaikki toimipisteet SYNKRONOINNIN ERIKOISTOIMENPITEITÄ SYNKRONOINTIAIKAVÄLIN MUUTTAMINEN Sivutoimipisteen päässä on mahdollista muuttaa aikaa josta eteenpäin tehdyt muutokset synkronoidaan. Tarve tulee silloin, jos synkronoinnissa on tapahtunut virheitä (jotka ovat tulleet synkronointilokiin), ja ne tiedot halutaan synkronoida uudelleen. Tätä varten synkronointiruudulla on tuotteiden ja tuotetyyppien kohdalla kohta Aseta synkropvm. Nämä ovat ne synkronoinnit joissa tämä yleensä voi tulla tarpeen, eli esimerkiksi varmistua että kaikki hintamuutokset vuoden alusta ajetaan uudelleen tiettyyn toimipisteeseen. Nämä kun sisältävät suurimmat tietomäärät. Muiden tietojen osalta voidaan tämän sijaan käyttää valintaa Kaikki tiedot; ei huomioida edellisiä synkronointikertoja. Esimerkki: 15.5 huomataan, että synkronoinnin tapana on ollut, että muuttuneita tietoja ei ylikirjoiteta. Todetaan, että paljon hintoja on jäänyt synkronoitumatta. Tällöin muutetaan synkronointipäiväksi sivutoimipisteen puolella esimerkiksi 1.3 ja tehdään synkronointi uudelleen. Näin kaikki sinä aikana muuttuneet tuotteet saadaan ajan tasalle sivutoimipisteessä. K: Miksi tämä tehdään sivutoimipisteen puolella? V: Muun muassa siksi, että sivutoimipisteitä voi olla 20, ja tämä päivämäärä pitää siksi olla määrättävissä vain tietyssä toimipisteessä. Näin kaikissa sivutoimipisteissä ei jouduta synkronoimaan uudelleen. YKSITTÄISEN TUOTTEEN MERKITSEMINEN (PAKOLLA) SYNKRONOITAVAKSI Jos halutaan jostakin syystä käyttää ohjelmaa niin, että sivutoimipisteen muutoksia ei ylikirjoiteta, vaan käytetään synkronointivalintaa Tiedot jotka eivät muuttuneet sivutoimipisteessä, tulee ennemmin tai myöhemmin tarve merkitä että jokin tällainen sivutoimipisteessä muutettu tuote halutaan synkronoida päätoimipisteestä. Tällöin voidaan tuote Vapauttaa synkronointikiellosta painamalla sivutoimipisteen päässä, tuoteruudulla olevaa painiketta Merkitse synkronoitavaksi. Monimyymälätoiminnot - 18 -
Tämä tekee sen, että se merkitsee sivutoimipisteen päähän kuin tuotetta ei olisi muutettukaan. Tällöin sen tiedot kirjoitetaan yli seuraavassa synkronoinnissa. Ennen tätä voidaan siis täydentää päätoimipisteen puolelle tiedot oikein. TIETUEIDEN POISTAMINEN SIVULIIKKEISTÄ Mikään synkronointi ei poista tietueita tietokannasta. Eli jos esimerkiksi päätietokannassa tehdään asiakasrekisterin puhdistus, poistetut asiakkaat eivät poistu sivutoimipisteistä. Kyseessä on järjestelmän turvallisuutta lisäävä suunnitteluperiaate, koska jos esimerkiksi päätoimipisteessä poistetaan asiakas, ja tälle onkin avoimia lähetteitä tai muuta tärkeää tietoa jossakin sivuliikkeessä, josta ei päätoimipisteessä ole tietoa, ei tietoa katoa. Synkronointi voidaan tehdä myös sivutoimipisteestä päätoimipisteeseen päin ja jopa molemmin päin (yhdistetään sivu- ja päätoimipisteen muutokset, jolloin on hyvin vaikeaa verrata onko kyseessä uusi, juuri lisätty tietue vai toisessa päässä tarkoituksella poistettu, vanha tietue). Sen vuoksi tietojen nollaamista on pidetty hyvin todennäköisesti ongelmia aiheuttavana vaihtoehtona eikä sitä ole tehty valinnaksi. Poistaminen pitää näin ollen tehdä kulloinkin tilanteeseen parhaiten sopivalla normaalilla tavalla. Esimerkiksi poistamalla kaikista sivutoimipisteistä passiiviset tuotteet, ja synkronoimalla sen jälkeen passiiviset uudelleen. Asiakasrekisterin tapauksessa voi harkita samaa, tai sitten tehdä poistaminen tietokantatyökaluilla kustakin toimipisteestä jolloin asiakkaita ei tarvitse manuaalisesti poimia asiakkaiden hallinnasta. Monimyymälätoiminnot - 19 -
AUTOMAATTISEN AJASTETUN SYNKRONOINNIN TOTEUTTAMINEN ASENTAMINEN - Tehdään ensin palvelimelle oma kansio, esimerkiksi c:\auto, johon laitetaan ajastuksen vaatimat komentojonot. Se on helpompi hallita kuin että se olisi esimerkiksi pro hakemistossa, jossa on paljon tiedostoja ja vaikea mennä muuttamaan asetuksia. - Tehdään sinne synkronointi.cmd tiedosto - Kirjoitetaan sinne seuraavat rivit: c: cd\program files\ autofuturpro.exe synkronointi - tämä ajastetaan tapahtumaan joka yö, esim. 22:00. Tämä voidaan tehdä windowsin ajastuksella. - testataan toiminta ajamalla ajoitetuista toiminnoista hiiren oikealla "Suorita/Run" toiminnolla kyseinen ajastus PÄIVITTÄINEN KÄYTTÖ Kun synkronointi käynnistyy ajastetusti, avautuu Pro:n käynnistysruutu kyseiselle, yleensä palvelimen, ruudulle. Siinä lukee Synkronointi käynnissä. Kun synkronointi on päättynyt, jää ruudulle Windowsin Notepad-ohjelma jossa on sen päivän synkronointilokitiedosto. Tältä ruudulta käyttäjän olisi sitten tarkoitus katsoa onko tapahtunut jotakin virheitä. Jos lokitiedosto on pitkä, siitä voi sitten hakea esimerkiksi hakusanalla EPÄ onko jotakin epäonnistunut. PIKATILAUKSEN RIVIN TILAAMINEN OMALTA SIVULIIKKEELTÄ Kun ollaan tekemässä pikatilausta, ja halutaan tilata asiakkaalle tuote omasta sivuliikkeestä, tuotteen toimittajan sijasta, voidaan pikatilauksen rivillä vaihtaa toimittaja johonkin sivuliikkeeseen sarakkeesta Tilataan toimittajalta (kts. kuva). Tällöin tuote menee oman sisäisen toimittajan tilausehdotukselle tilauskirjaan. Sieltä se voidaan tilata sivuliikkeellä esimerkiksi Online toiminnoilla. Ensin toimittajakortistossa merkitään toimittajat, ketkä ovat sisäisiä toimittajia. Ruksivalinta on toimittajan tietoruudun Yleiset- välilehdellä. Sen jälkeen toiminto otetaan käyttöön kohdassa Lisäasetukset Sivuliike Pikatilausrivin ohjaaminen sisäiseen tilaukseen. Monimyymälätoiminnot - 20 -
YLEISIÄ SUOSITUKSIA TOIMINNAKSI ASIAKASKORTISTON YLLÄPITÄMINEN Kaikki uudet asiakkaat perustetaan ensin päätoimipisteeseen, ja jos asiakkaalle on kiire myydä heti, suoritetaan joko pääkonttorista tai sivukonttorista asiakkaiden synkronointi saman tien. Etuja: - varmistetaan että ei synny sivutoimipisteeseen myyntiä asiakkaalle, jota EI ole pääkonttorissa. Seurauksena olisi, että laskutus ei onnistu koska laskutus vaatii aina asiakkaan - varmistetaan ettei asiakasnumerointi koskaan mene päällekkäin / sekaisin Tämän takia asiakaskortistoon perustaan normaalisti ainoastaan laskutusasiakkaat. Tämä siis sen vuoksi, että asiakkaiden hallinta on paremmin hallittavissa. Tilapäisasiakkaita ei perusteta asiakaskortistoon. JOS kuitenkin halutaan esimerkiksi korjaamotoimintojen vuoksi perustaa kortistoon asiakkaita, joille ei missään tilanteessa tehdä laskutusmyyntiä, on heidät mahdollista perustaa sivutoimipisteen omalla numerosarjalla. Tällöin kullakin toimipisteellä pitää olla oma numerosarjansa, johon tilapäisasiakkaat perustetaan. Näin siis huolehditaan siitä että numerot pysyvät yksikäsitteisinä. Tällöin käytetään asiakasruudulla olevaa Hae asiakasnro, ja haetaan aina numero esim. 50.000 >. Voidaan hyödyntää myös asetusta Asiakasnumeroinnin yläraja. Sillä voidaan määrätä, millä numeroalueella kyseinen toimipiste pysyy asiakasnumeroinnissa. Tämä asetus löytyy kohdasta Yleiset asetukset Yleiset Asiakasnumeroinnin yläraja: Tällä voidaan säätää esimerkiksi seuraavasti: Toimipiste 1: Ylärajaksi säädetään 19999 Toimipiste 2: Ylärajaksi säädetään 29999 Toimipiste 3: Ylärajaksi säädetään 39999 Tällöin ohjelma antaa suurimman vapaan asiakasnumeron aina tämän rajan alta. Kun asiakaskortistoon siis tulee muiden toimipisteiden perustamia asiakkaita, esimerkiksi 31200, niin toimipiste 1 ei anna asiakasnumeroksi seuraavaa vapaata, 31200 vaan jättää sen huomioimatta ja etsii, mikä on seuraava vapaa numero alle 19999. Monimyymälätoiminnot - 21 -
VARASTOKYSELYT TOISISTA TOIMIPISTEISTÄ Varastokyselyn tarve tulee esille useimmiten myyntitapahtuman yhteydessä, jolloin tuotetta haettaessa nähdään suoraan ko. toimipisteen varastosaldo. Tarvittaessa voidaan myös muiden toimipisteiden varastosaldot tarkistaa Ctrl+F10-näppäinyhdistelmällä, jolloin avautuu seuraava ikkuna Ruudulla on valittu päälle kaikki valinnat, jolloin ruudun yläosaan tulee erikseen rivitietona jokaisen sivutoimipisteen varastomäärä ja mahdollinen tuotetyypin yhteismäärä. Napsauttamalla haluttua yritystä, tulee alaosaan näkyviin ko. toimipisteen tuotetyyppiin kuuluvat tuotteet. Esimerkissämme siis Turkuset Oy:ssä löytyy Koivusen 935-54318 tuotekoodilla 3 kpl varastosta, mutta sieltä löytyy myös Motoralin Banner akku. Ruudulla on näkyvissä myös tuotetyypin kokonaissaldo, sarakkeessa var. tuotetyyppi. Tästä nähdään yhdellä kertaa, onko kyseistä tuotetta, tai mitään vastaavaa tuotetta missään myymälässä. Saldo on siis kaikkien vastaavien tuotteiden yhteenlaskettu saldo. Se, mitä varastossa olevat tuotteet ovat, nähdään ruudun alareunassa. Monimyymälätoiminnot - 22 -
SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOKYSELYSSÄ TOIMIPISTEEN MYYNTIMÄÄRIEN NÄYTTÄMINEN Varastokyselyyn saadaan hiiren oikealla lisättyä näkyviin lisäsarakkeiksi myyntitilastot. Näin ollen jos päätoimipiste esimerkiksi tekee ostotilaukset, nähdään tuotteiden myyntiluvut kerralla kaikissa myymälöissä. SIVUTOIMIPISTEEN VARASTOKYSELYSSÄ VARAUSTEN NÄYTTÄMINEN Sivutoimipisteiden varastokyselyssä välittyy saldon perässä tieto mahdollisista varauksista. Näin nähdään todellinen vapaa varastotilanne kussakin sivutoimipisteessä. MUIDEN TOIMIPISTEIDEN SALDOJEN KYSELY TUOTERIVEILTÄ Tällä toiminnolla voidaan tehdä kaikista myynti- ja läheteruudun tuoteriveistä suora varastokysely, onko tuotteita muissa toimipisteissä varastossa. Varastosaldot ovat Varastossa- sarakkeen jälkeen (valinnainen sarake, joka ei välttämättä ole näkyvissä). Kysely tapahtuu funktionäppäimellä Ctrl+F8. Toiminta laitetaan päälle kohdasta Lisäasetukset Sivuliike Näytä sivuliikkeiden varastosaldo sarake. Lähete-, myynti- ja työmääräysruuduilla voidaan nyt suorittaa varastokysely kerralla kaikille ruudun tuoteriveille. LASKUTUKSEN JA LÄHETTEIDEN KÄSITTELY MONIMYYMÄLÄKÄYTÖSSÄ Suosituksena kaikki laskutus tehdään päätoimipisteessä. Sivutoimipisteissä tehdään tällöin vain lähetteitä. Synkronoinnin yhteydessä voidaan valita, siirretäänkö päätoimipisteeseen pelkästään lähetteet, vai myös muu myynti. Jos tarkoitus on vain laskuttaa ja ylläpitää reskontraa päätoimipisteessä, riittää lähetteiden siirtäminen. Tarpeen mukaan siirretään myös suoritukset ja kassasta nostot. TÄRKEITÄ ASETUKSIA Tämä asetus Yleiset asetukset Lähete Päivitä myyntitilastot heti lähetteen tekovaiheessa, joka ei sinänsä liity ainoastaan monimyymälätoimintoihin (se voidaan haluta myös yhden liikkeen tapauksessa) on ehdottomasti oltava päällä silloin, kun lähetteiden laskutus suoritetaan päätoimipisteeessä. Eli lähetteet synkronoidaan sivupisteistä ja laskutetaan päätoimipisteessä. Muutoin seuraukset ovat seuraavat lähetemyynnin osalta: - sivutoimipisteessä tuotteille ei kerry myyntitilastoja lainkaan tuotteen tietoihin, koska varsinaista laskuksi myyntiä ei tehdä sivupisteessä - tuotteelle ei tule samasta syystä viimeistä myyntipäivää Siksi tämä asetus on tärkeä laittaa päälle jos laskutus suoritetaan päätoimipisteen tietokannassa. Monimyymälätoiminnot - 23 -
SUORITUSTEN TOIMIPISTENUMEROKSI LASKUN TEHNEEN TOIMIPISTEEN TOIMIPISTE Normaalisti suorituksille tulee toimipistenumero sen perusteella, missä toimipisteessä suoritus kirjataan. Jos myyntireskontra hoidetaan päätoimipisteessä, eli kaikki suoritukset kirjataan siellä, mutta suoritukset halutaan eritellä kirjanpitoon ja raportoida toimipistekohtaisesti, laitetaan päälle asetus Yleiset asetukset Myyntireskontra Suorituksen toimipistenumeroksi laskun toimipistenumero. Tällöin suoritus saa toimipistenumerokseen kyseisen laskun toimipistenumeron. RAPORTOINNIN KÄYTTÄMINEN MONIMYYMÄLÄYMPÄRISTÖSSÄ Raportointia (Lisäohjelmat Raportointi) voidaan suorittaa itsenäisesti jokaisessa toimipisteessä erikseen, mutta käytettäessä myynnin synkronointia, voidaan raportteja rajata toimipistenumerolla, joka siis on määritelty jokaiselle toimipisteelle erikseen. YRITYSNIMET NÄKYVIIN RUUTUOTSIKOISSA JA WINDOWSIN ALAPALKISSA Asetus Yleiset asetukset Yleiset Yritysnimi ruutujen otsikoissa on syytä laittaa päälle monimyymäläkäytössä. Samaa voidaan toki käyttää myös, jos samassa toimipisteessä on moniyrityskäyttöä. Tällöin ruudun otsikossa nähdään esimerkiksi myyntiruudussa, missä tietokannassa ollaan, kun niiden välillä vaihdellaan. Ettei tehdä myyntiä vahingossa väärään toimipisteeseen. Samoin tällöin windowsin alapalkissa näkyy yrityksen nimen alkuosa. Oheisesta kuvasta näkee, miltä alapalkki näyttää oletuksena, ja miltä asetuksen ollessa päällä. TAVARAN SIIRROT MYYMÄLÖIDEN VÄLILLÄ JA SISÄINEN LASKUTUS YLEISTÄ Saman yrityksen eri toimipisteiden väliset tavaran siirrot käsitellään ohjelmassa sisäisinä lähetteinä. Kustakin siirrosta tehdään lähete, joka on sisäinen, kun sen asiakas on määritelty sisäiseksi asiakkaaksi. Sisäiset lähetteet eivät siis mene myynniksi, vaan ne käsitellään sisäisen laskutuksen avulla. Sisäinen laskutus on toimenpide, joka voidaan suorittaa yrityksen harkinnan mukaan. Käsittely lähtee siitä, että kukin toimipiste on kirjanpidon kannalta kustannuspaikka. Sen yksi kustannuserä ovat sisäiset ostot toisista toimipisteistä. Sisäisessä laskutuksessa määrittyy, paljonko sisäisiä ostoja kohdistuu kullekin kustannuspaikalle. Nämä käsitellään kirjanpidossa tyypillisesti omalla tilillään. Toimipisteelle, jotka tavarat luovuttaa, ne ovat sisäistä myyntiä. Joissakin yrityksissä sisäiseen myyntiin sisällytetään kate, jonka tehtävänä on kattaa se osuus kuluista, jotka syntyvät myyvälle toimipisteelle tavaran käsittelystä, toimittamisesta ja varastoinnista, samoin kuin henkilökuluista. Yleisesti kuitenkin nämä ovat sen verran vähäisessä merkityksessä ja vaikeasti määriteltävissä, että ohjelma oletuksena käsittelee sisäisissä siirroissa tavaran sen hetkistä ostohintaa (tai keskihintaa), eli hintaa joka siitä maksettaisiin hankittaessa se tavarantoimittajalta. Näin kukaan ei hyödy sisäisistä siirroista, ja mahdollisesti myyvälle toimipisteelle jää katteena sen hetkisen uushankintahinnan ja hankintahinnan välinen erotus, joka syntyy tyypillisesti, jos tavara on pitkään ollut varastossa. Monimyymälätoiminnot - 24 -
PÄÄLLE LAITETTAVAT ASETUKSET Sisäinen laskutus laitetaan päälle asentamalla ensin rekisteröintikoodi ja kytkemällä toiminto päälle. FuturSoftilta saatu rekisteröintikoodi asetetaan kohdassa Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto. Sen jälkeen laitetaan päälle asetus Lisäasetukset Lisäohjelmat Sisäinen laskutus käytössä. (Tätä asetusta ei tarvitse enää erikseen laittaa versiosta 2010.1.1 lähtien, vaan se on aina päällä, kun rekisteröintikoodi on syötetty) Jotta sisäiset lähetteet tulevat ostohinnoilla tai keskihinnoilla, säädetään se asetuksesta Lisäasetukset Sivuliike Sisäisten lähetteiden hinnat. Tällöin ostohinnat päivitetään LÄHETTEEN HYVÄKSYMISVAIHEESSA. Läheteruudulle hinnat tulevat normaaleilla myyntihinnoilla. Tämä on sen vuoksi, että on varmistuttu että missään tilanteessa myyntihinnat eivät jää lähetteelle (myyntiruudulla monta mahdollisuutta hakea tuotteita, vaihtaa asiakasnumeroa, muuttaa hintoja jne.) Jotta vastaanottavalle päälle syntyy tehtävästä lähetteestä ostotilaus omaan tietokantaansa, laitetaan oheinen asetus päälle sivuliike- välilehdeltä. ASIAKASTIETOIHIN SYÖTETTÄVÄT TIEDOT Asiakkaalle laitetaan päälle ruksi Sisäinen asiakas. Sen lisäksi sisäiselle asiakkaalle laitetaan asiakastiedoissa kenttään tietokantayhteys kyseisen toimipisteen tietokannan verkkonimi, esim. tcpip palvelin10 2000. Tätä tarvitaan, jotta ohjelma pystyy ottamaan yhteyden tietokantaa ja luomaan sinne lähetettä vastaavan ostotilauksen. Monimyymälätoiminnot - 25 -
SISÄINEN SIIRTO SISÄISEN LÄHETTEEN KAUTTA SISÄISEN LÄHETTEEN KIRJAAMINEN AUTOMAATTISESTI VASTAANOTTAVAAN VARASTOON Normaalisti sisäisen lähetteen teossa syntyy ostotilaus, joka jää odottamaan sivutoimipisteessä tavan kirjaamista varastoon. Toiminto voidaan asettaa varastoontulo tapahtumaan automaattisesti. Kirjaaminen tapahtuu ilman välivaiheita, tilauksen määrillä ja hinnoilla (hinnat määritellään asetuksella, ovatko ne ostohintoja, keskihintoja tms.). Myös se, kirjautuuko saapumispäivä tuotteen viimeiseksi ostopäiväksi, valitaan asetuksella. Toiminto asetetaan päälle kohdasta Lisäasetukset Sivuliike Kirjaa etäkantaan tehty ostotilaus automaattisesti varastoon. SISÄISISSÄ SIIRROISSA OSTOTILAUS VASTAANOTTAJALLE AINA VEROLLISILLA HINNOILLA Vaikka sisäinen lähete tehtäisiin verottomilla hinnoilla, eli on merkitty sisäinen asiakas verottomaksi, sisäinen lähete tehdään verollisilla hinnoilla. Tällöin siis lisätään verottoman sisäisen lähetteen hintoihin alv, kun rivit viedään vastaanottajan ostotilaukselle. Jos tuotetta ei löydy vastaanottavasta tuotekortistosta, käytetään oletusverokantaa. Tämän muutoksen avulla yritys voi tehdä sisäiset siirrot siten, että sisäiseen laskutukseen tulevat verottomat hinnat. Kuitenkin jos tuotteen verokanta on nolla, eli kyseessä on esimerkiksi vaihtokone, alv:ta ei lisätä. SISÄISEN LÄHETTEEN VIITTEENNE- KENTÄN VÄLITTYMINEN OSTOTILAUKSELLE Kun tehdään sisäinen lähete sivutoimipisteelle, siihen voidaan Viitteenne- kenttään välittää viiteteksti. Tämä tulee vastaanottavan toimipisteen ostotilaukselle sen Viitteenne- kenttään. Viitteemme kenttään tulee teksti muodossa esim. Varastosiirto/Yritys Oy. OSTOTILAUKSEN KIRJAAMINEN SUORAAN VASTAANOTTAVAN TOIMIPISTEEN VARASTOON Normaalisti ohjelma luo ostotilauksen, joka kirjataan varastoon kun lähetys saapuu vastaanottavaan toimipisteeseen. Jos kuitenkin halutaan sen kirjautuvan suoraan varastoon, esimerkiksi että siitä voidaan suoraan tehdä lähete toiseen toimipisteeseen valmiiksi, voidaan varastoontulo automatisoida. Tällöin asetetaan päälle Lisäasetukset Sivuliike Kirjaa etäkantaan tehty ostotilaus automaattisesti varastoon. SISÄISEN LASKUTUKSEN TEKEMINEN Sisäinen laskutus tehdään normaalissa automaattilaskutus- toiminnossa ruksaamalla Sisäisen laskutuksen lähetteet. Tällöin tulee ensin rajata toimipisteellä, kuten normaalissakin laskutuksessa. Aikaraja tulee myös asettaa, eli tyypillisesti rajata se kalenterikuukauteen. Esim. jos toimipisteitä on kolme, ja jokaisesta pisteestä on myyntejä toisilleen, syntyy tällöin kuukausittain kolmesta toimipisteestä laskut, kustakin muihin kahteen toimipisteeseen. Laskuja syntyy silloin 3x 2 kpl. Yleisemmin laskuja syntyy siis maksimissaan toimipisteiden määrä * (toimipisteiden määrä-1). Kukin toimipiste kun ei tarvitse laskuttaa itseään. Monimyymälätoiminnot - 26 -
Esimerkki: TOIMIPISTE 1 - Lasku toimipisteelle 2 1200,00 - Lasku toimipisteelle 3 1000,00 TOIMIPISTE 2 - Lasku toimipisteelle 1 300,00 - Lasku toimipisteelle 3 2500,00 TOIMIPISTE 3 - Lasku toimipisteelle 1 30,00 - Lasku toimipisteelle 2 1200,00 Huom! Sisäiset lähetteet on tehty jo tekovaiheessa sisäänostohinnoilla. Normaalisti laskutusvaiheessa ei siis enää tarvitse huolehtia hinnoista. Ne voidaan kuitenkin vielä tässä vaiheessa tarkistaa tai korjata, esim. mikäli päätoimipiste haluaa määrittää sisäiset siirtohinnat tietyllä kertoimella tms. KIRJANPITOKÄSITTELY Esimerkki: Toimipiste 1 Muun toiminnan tulos 10000,00 - Sisäinen myynti 2400,00 ( Yht. Toimipisteeltä 2 +Toimipisteeltä 3) - Sisäiset ostot - 330,00 (300,00 toimipisteeltä 2 + 30,00 toimipisteeltä 3) Kustannuspaikan tulos 12070,00 RAPORTTIEN SAAMINEN Edelläolevat yhteissummat on useamman toimipisteen tapauksessa helpoin saada raporteista. Raportoinnin Tiliöinnit- välilehdeltä löytyy raportti Sisäiset laskut Tätä raporttia rajataan kriteereillä - Toimipistenro (= myyvä toimipiste ) - Sisäisen asiakkaan nro ( ostava toimipiste ) - Päivämääräväli Esim.voitaisiin ottaa tietyn toimipisteen sisäinen myynti rajaamalla toimipistenumerolla nro 1. Tällöin saataisiin edellisessä kohdassa tarvittu sisäinen myynti. Sisäiset ostot puolestaan saadaan rajaamalla raportti sisäisen asiakkaan numerolla. Tällöin saadaan lista niistä laskuista, joilla on laskutettu kyseistä toimipistettä. Esimerkissä saadaan siis laskut toimipisteistä 2 ja 3, ja näiden loppusumma. Monimyymälätoiminnot - 27 -
MUUTA Laskutuksessa syntyvät sisäiset laskut voidaan haluttaessa toimittaa kyseisiin toimipisteisiin tarkistettavaksi. Ne ovat myös kirjanpitoa varten vaadittavia (säilytettäviä) dokumentteja koska niiden tietoja käytetään kirjanpidossa. MUITA MONIMYYMÄLÄKÄYTÖN TOIMINTOJA TUOTTEIDEN POISTAMINEN KERRALLA KAIKISTA TIETOKANNOISTA, MYÖS USEITA KERRALLA Normaalisti synkronoinnissa ei koskaan poisteta tuotteita, mm. koska tuotetta voi olla varastossa toisissa toimipisteissä. Asetuksella keskitetty poistaminen on mahdollista heti siinä vaiheessa reaaliaikaisesti, kun tuote poistetaan (jossakin toimipisteessä). Poistamista ei tarvitse tehdä päätoimipisteessä. Toiminto sallitaan ensin kohdassa Lisäasetukset Sivuliike Tuotteen poistamisessa poista kerralla kaikista tietokannoista. Sen jälkeen toiminta tapahtuu normaaliin tapaan, mutta poistettaessa tuotetta, tulee kysymys, poistetaanko tuote kerralla kaikista toimipisteistä. Ohjelma ottaa reaaliaikaisesti yhteyttä kaikkiin toimipisteisiin ja katsoo, onko tuotetta missään toimipisteessä varastossa. Ellei, ohjelma suorittaa poistamisen. Jos tuotetta on varastossa, poistaminen keskeytetään. SYNKRONOINNIN TARKEMMAT PERIAATTEET TEKNISELLÄ TASOLLA YLEINEN PERIAATE: MITKÄ TIEDOT SYNKRONOIDAAN Kaikki synkronointi perustuu kunkin tiedon (tuote, asiakas, tuoteryhmä, tuotetyyppi jne.) olevaan kenttään "muutettu pvm". Sen perusteella ohjelma synkronoi tiedot. Siellä on myös kenttä "synkronoitu pvm", jota ohjelma hyödyntää. Otetaan esimerkkinä tuotteiden synkronointi. Ensinnäkin ohjelma toimii siten, että se katsoo, mikä on ollut tuotteen edellinen synkronointipäivä ja kellonaika. Ajatellaan että se on ollut esimerkiksi 1.1.2005. Jos kuluva päivä on esim. 15.1.2005, ohjelma katsoo, mitä tuotteita on muutettu välillä 1.1.2005-15.1.2005. Luonnollisesti ohjelma huomioi tarkan kellonajan, kun se vertaa aikoja. Ohjelma saattaa havaita esimerkiksi, että tällä aikavälillä on muutettu 15000 tuotetta. Sen jälkeen ohjelma alkaa synkronoida näitä 15000 tuotetta sivutoimipisteeseen. HUOM! On hyvin tärkeää ymmärtää, että jos tuotetta onkin muutettu sivutoimipisteen päässä edellisen kerran esimerkiksi 10.12.2004, ei se tule synkronointiin mukaan edellä kuvatussa tilanteessa. Jos sen tiedot ovat jääneet synkronoitumatta edellisessä synkronoinnissa, esimerkiksi 1.1.2005, ne eivät tule mukaan uudessa synkronoinnissa. Sen takia on hyvin tärkeä lukea synkronointilokiin tulevat virheilmoitukset ja toimia niiden mukaan. Jos ohjelma tutkisi myös kaikkia entisiä muutoksia, olisi synkronointi äärimmäisen hidasta, koska tuotteita voi olla miljoonia. Jos tietty tuote, joka on muuttunut 10.12.2004, halutaan synkronoida, tulee joko: a) muuttaa synkronoinnin aikaleimaa taaksepäin, esim. 1.1.2004. Tällöin sen jälkeen muuttuneet käsitellään. b) jos epäilee, että kyse on vain yksittäisestä tuottesta, käydään sen tuotteen tiedoissa muuttamassa jotakin tietoa ja painetaan OK, jolloin tuotteen muutoksen aikaleima muuttuu. Tällöin se tulee mukaan seuraavaan synkronointiin. Monimyymälätoiminnot - 28 -
SYNKRONOITUVAT TIEDOT TARKEMMIN Pääsääntö synkronoinneissa on, että kaikki tiedot synkronoituvat sellaisina kuin ne ovat toisessa päässä, eli yleensä päätoimipisteessä. Tähän ovat kuitenkin poikkeuksena toimipistekohtaiset tiedot. Ne ovat kunkin toimipisteen omia tietoja, joita ei ylikirjoiteta. Kentät joita ei koskaan synkronoida, ovat pääsääntöisesti: Tuotteen tiedot: Tuotetyyppi: varastosaldo hyllypaikka hälytys- ja optimiraja hyllypaikka hälytys- ja optimiraja Tilannekohtaisesti synkronoituvat: Tuotteen EAN KOODI Asiakkaan muistiinpanot EAN- koodit synkronoidaan päätoimipisteistä sivutoimipisteisiin vain jos päätoimipisteessä on tuotteella Ean koodi mutta sivutoimipisteestä se puuttuu. Synkronointi ei koskaan päivitä päätoimipisteestä tyhjää Ean koodia olemassaolevan päälle. Jos päätoimipisteessä että sivutoimipisteessä on eri ean-koodit, ohjelma päivittää koodin päätoimipisteestä sivutoimipisteen vanhan päälle Nämä synkronoidaan päätoimipisteestä vain siinä tapauksessa että sivutoimipisteessä ei ole muistiinpanoja ennestään. Olemassaolevien muistiinpanojen päälle ohjelma ei kirjoita, eikä yritä yhdistää pää- ja sivutoimipisteen muistiinpanoja päällekkäin. Jos päätoimipisteessä on laitettu päälle ruksi Hae lisätiedot haettaessa se synkronoituu. VAIHTOEHTO YLIKIRJOITA KOHDETOIMIPISTEEN MUUTOKSET Tämä valinta kirjoittaa kaikki tiedot toisesta toimipisteestä toiseen sellaisenaan (poissulkien toimipistekohtaiset tiedot). Jos jokin tieto on muuttunut kohdetoimipisteessä, siihen ei reagoida millään lailla, eli kohdetoimipisteessä tehdyt muutokset menetetään. Jos kohdetoimipisteeseen on tehty kokonaan uusia tuotteita, asiakkaita ym. ne eivät kuitenkaan poistu, koska synkronoinnin periaate on, ettei mitään poisteta synkronoinnissa. TIEDOT JOTKA EIVÄT OLE MUUTTUNEET KOHDETOIMIPISTEESSÄ Jatketaan esimerkkinä tuotteiden synkronointia. Kuten edellä kerrottu, ohjelma tutkii mitkä tuotteet ovat muuttuneet edellisen synkronoinnin jälkeen, ja pyrkivät päivittämään uuden tiedon sivutoimipisteeseen. Jos tämä valinta on kuitenkin päällä, niin mikäli synkronointi havaitsee että tiettyä tuotetta on muutettu sivutoimipisteen puolella, se jätetään synkronoimatta. Näin sivutoimipisteen puolella itse muutettu tieto jää siis voimaan. Tämä kielto säilyy voimassa ilman aikarajoitusta, kunnes tuotteen tiedoissa käydään painamassa sivutoimipisteen puolella painiketta "Merkitse synkronoitavaksi". TÄRKEÄÄ HUOMIOIDA! Monimyymälätoimintoja käytettäessä on mahdollista, että sivutoimipisteitä on esimerkiksi 10. Tuotteita puolestaan Monimyymälätoiminnot - 29 -
voi olla esimerkiksi miljoona. Tietomassan koon vuoksi ei ole mahdollista ajatella, että ohjelma vertailisi synkronoinnissa joka tuotetta, onko tuotteella sivutoimipisteessä samat tiedot kuin päätoimipisteessä. Tällöin synkronointi kestäisi äärimmäisen pitkään. Käytännössä synkronointi pyörisi silloin vuorokaudet ympäri. Sen vuoksi on tärkeä ymmärtää, että synkronointi perustuu aikaleimoihin, joista ohjelma päättelee esimerkiksi, mitkä tuotteet ovat kulloinkin muuttuneet, ja ohjelma käsittelee vain muuttuneet tiedot. Sen vuoksi käyttäjän tehtäväksi jää reagoida mahdollisiin virheilmoituksiin, joita tulee synkronoinnin lokiin. Yleensä mahdolliset ongelmat liittyvät kuitenkin siihen, että toimipisteen omat tiedot ja päätoimipisteen tiedot eivät ole keskenään yhteensopivia, joka on estettävissä käyttäjien koulutuksella ja tietojen syöttämisen suunnittelulla etukäteen. Eli esimerkiksi, että vastaavia tuotteita eli tuotetyyppejä pidetään yllä vain päätoimipisteen päässä. LÄHETTEIDEN ETÄTULOSTUS MUIHIN TOIMIPISTEISIIN Toiminto koskee tilannetta, että toisesta toimipisteestä halutaan tehdä valmis lähetemyynti toiselle toimipisteelle. Tällöin toinen toimipiste kerää tuotteet lähetteen mukaisesti ja toimittaa tavarat lähetteen kanssa asiakkaalle. Tämä etätulostus edellyttää, että kyseisen toimipisteen tulostin on asennettu verkkotulostimeksi toimipisteeseen, josta halutaan etätulostaa. Tulostus pitää ensin testata, esimerkiksi vaihtamalla tulostusvaiheessa ensin manuaalisesti tulostimeksi kyseinen tulostin. Automatiikka huolehtii siitä, että jos ohjelma havaitsee, että on vaihdettu yrityksen valintatoiminnolla muu toimipiste kuin oma paikallinen tietokanta, lähetteen tulostus ohjataan tähän kyseisen toimipisteen tiettyyn tulostimeen. Rajoituksena on, että muista toimipisteistä tulostettaessa tulostimen pitää olla aina yksi tietty sama, kohdetoimipisteessä. Ohjelma ohjaa lähetetulosteen kyseiselle tulostimelle, kun se on määritelty ja ohjelma havaitsee, että kyseinen toimipiste on muu kuin koneeseen määritelty päätoimipiste. Tulostin valitaan yrityksen valintaruudusta, kyseisen toimipisteen kohdalla painamalla hiiren oikeaa, ja sieltä Etätulostin- kohdasta valitsemalla tulostin. Ohjelma kysyy vahinkojen välttämiseksi ennen tulostamista varmistuksen, josta myyjä samalla tietää, että tulostus menee etäpisteeseen. Tulostuksen onnistumisen varmistaminen on Windowsin normaalin tulostuksen varassa. Toiminto on lisäoptio, joka aktivoidaan rekisteröintikoodilla Lisäoptio 8. Monimyymälätoiminnot - 30 -