Visma L7 Versiotiedote 7.9 Uudet ja päivitetyt ominaisuudet
Oppaan päiväys: 17.12.2012. Asiakaspalvelu: Helpdesk: kirjautuminen Visma L7 infolinen tai osoitteen www.visma.fi kautta Puhelintuki Visma L7: 0107 562 120 Visma Software Oy pidättää itsellään oikeuden mahdollisiin parannuksiin ja/tai muutoksiin tässä oppaassa ja/tai ohjelmassa ilman eri ilmoitusta. Oppaan ja siihen liittyvän muun materiaalin kopiointi on kielletty ilman Visma Software Oy:n kirjallista lupaa. Microsoft, MS, SQL Server, Microsoft Word ja Windows ovat Microsoft Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Visma Software Oy, 2012 www.visma.fi
Sisällysluettelo 1 Yleiset toiminnot... 1 1.1 Johdanto... 1 1.2 Windows 8 -yhteensopivuus... 1 1.3 FTP-rajapinnan päivitys... 1 1.4 Lokien käsittely... 1 2 Talous- ja henkilöstöhallinto... 2 2.1 Perustietokannat... 2 2.2 Tiedotteet [uusi sovellus]... 2 2.3 Vyörytys [uusi sovellus]... 2 2.4 ÄlyALV... 2 2.5 Verolomakkeet... 3 2.6 Laskulomakkeet... 3 2.7 Verkkolaskut... 4 2.7.1 Tiliöintitiedot... 4 2.7.2 Verkkolaskujen lähetys / Maventa... 4 2.7.3 Valuuttakurssisidos verkkolaskuille... 4 2.7.4 Sähköisten laskuaineistojen käsittely... 5 2.8 Kirjanpito... 7 2.8.1 Tilikartta... 7 2.8.2 Käsinkirjaukset... 7 2.8.3 Tapahtumakyselyt... 7 2.8.4 Budjetointi... 8 2.9 Kassavirtaennuste... 8 2.10 Käyttöomaisuuskirjanpito... 8 2.11 Ostoreskontra... 8 2.11.1 Ostolaskujen ylläpito... 8 2.11.2 Maksatus... 8 2.12 Pankkiyhteys... 9 2.12.1 Tilisiirrot... 9 2.13 Palkanlaskenta... 9 2.13.1 Henkilörekisteri... 9 2.13.2 Palkkatapahtumien syöttö ja palkkojen laskenta... 10 2.13.3 Palkkojen maksatus... 10 2.13.4 Palkat kirjanpitoon... 11 2.13.5 Veronumeroiden pyyntöaineisto... 11 2.13.6 PDF-palkkapussien pakkaus... 11 2.13.7 Raportit ja tilastot... 11 3 Materiaalihallinto, tukku ja urakointi... 12 3.1 Myynnit... 12 3.1.1 Alanumeron myyntitilin vaihto... 12 3.1.2 Myyjän ruutu... 12 3.1.3 Myyntitilaukset ja huollot varastonohjausympäristössä... 12 3.2 Myyntitilausten automatisointi... 13 3.3 Intrastat... 13 3.4 Rahtikirja... 13 3.5 Varastotoiminnot... 13 3.5.1 Inventoinnin tuoteryhmä... 13 3.5.2 Inventoinnin raportit... 13 Versiotiedote 7.9 Sisällysluettelo - i
3.6 Varastonohjaus... 14 3.6.1 Ostojen saapumisilmoitus... 14 4 Teollisuus... 15 4.1 Resurssit... 15 4.2 Hälytystarvelaskenta... 15 4.3 Työjonot... 15 4.4 Tuotannonsuunnittelu... 15 4.5 Hienokuormitus... 15 5 Kiinteistöhallinta... 16 5.1 Perustietokannat... 16 5.1.1 Yritysrekisteri... 16 5.1.2 Asiakkaiden verkkolaskutusohjaukset... 16 5.2 Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut [uusi sovellus]... 16 5.3 PDF-aineistojen muodostaminen [uusi sovellus]... 16 5.4 Isännöinti... 17 5.4.1 Osapuolet... 17 5.4.2 Vastike-/vuokralaskutus... 17 5.4.3 Vastike-/vuokralaskujen ekirjeet... 18 5.4.4 Kirjanpitoajot... 19 5.5 Tekninen isännöinti... 19 5.5.1 Lukemalaskutus... 19 5.6 Raportit ja tulosteet... 19 5.6.1 Lainaosuusilmoitus... 19 5.6.2 Vuokralaskutuksen perusraportit... 19 5.6.3 Perintä... 19 6 Ohjeet... 20 6.1 Uudet ohjeet... 20 6.2 Päivitetyt ohjeet... 20 7 Edelliseen versioon toteutettu kehitys... 22 7.1 Yleiset ominaisuudet ja taloushallinto... 22 7.2 Materiaalihallinto, tukku ja urakointi... 23 7.3 Teollisuus... 23 7.4 Kiinteistöhallinta... 24 Versiotiedote 7.9 Sisällysluettelo - ii
1 Yleiset toiminnot Tässä luvussa käydään läpi teknologiaan ja järjestelmän yleisiin toimintoihin tulleet muutokset ja uudet ominaisuudet. 1.1 Johdanto Tähän dokumenttiin on kerätty Visma L7 järjestelmän versioon 7.9 tehty kehitys. Uudet ominaisuudet on jaettu osa-alueisiin sen mukaan, mihin sovelluksiin ne liittyvät. Toimintojen kuvausten yhteydessä on mainittu, mikäli tarkempia ohjeita on löydettävissä käyttöönotto-oppaista, käsikirjoista ja/tai erillisohjeista. 1.2 Windows 8 -yhteensopivuus Visma L7 -järjestelmän yhteensopivuus Windows 8 -käyttöjärjestelmän kanssa on testattu ja varmistettu. Siirtyminen Windows 7 -käyttöjärjestelmästä Windows 8 - käyttöjärjestelmään on turvallista eikä edellytä toimenpiteitä. Siirtyminen vanhemmista käyttöjärjestelmistä Windows 8 -käyttöjärjestelmään vastaa siirtymistä Windows 7 -käyttöjärjestelmään. Tällöin tulee huomioida mm. MAPIsähköpostirajapintatuen päättyminen. Visma L7 tarjoaa MAPI-rajapinnan tilalle kaksi SMTP-rajapintaa, joiden käyttöön tulee siirtyä tässä yhteydessä. Toinen iso muutos on käyttöjärjestelmän tietoturva-asetusten tiukentuminen. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että Visma L7 -työasemapäivitys tulee aina suorittaa pääkäyttäjän oikeuksilla ( Run as administrator ). 1.3 FTP-rajapinnan päivitys Visma L7 -järjestelmä käyttää FTP-liikennöintiin kolmannen osapuolen komponenttikirjastoa. Komponenttikirjasto on päivitetty muuttuneiden ympäristövaatimusten vuoksi uudempaan versioon, ja samassa yhteydessä myös komponentin toimittaja on vaihtunut. Tärkein muutos on IPv6-tuki, eli tuki pitkille IPosoitteille. Uudessa komponentissa on lisäksi monia muita ominaisuuksia, kuten SSL (Secure Sockets Layer) -tuki. Uusi komponenttikirjasto asennetaan automaattisesti työasemapäivityksen yhteydessä eikä käyttöönotto vaadi mitään toimenpiteitä. Uuden komponenttikirjaston toimittaja on ATP INC, ja tuote on Ultimate FTP. Lisätietoa osoitteesta http://www.atp-inc.net/ftp.net/. 1.4 Lokien käsittely Päävalikon Visma L7 Valikko Asetukset -kohdasta löytyy nyt Lokimonitori-toiminto, jolla saat näkyviin kaikki järjestelmän ylläpitämät lokitiedostot. Näkymän avulla aktivoit, haet, selaat ja analysoit lokeja sekä määrität niille arkistointisääntöjä. Voit myös luoda omia lokiryhmiä helpottaaksesi seurantaa. Versiotiedote 7.9 Yleiset toiminnot - 1
2 Talous- ja henkilöstöhallinto Tässä luvussa kuvataan taloushallintoon ja palkanlaskentaan tulleet muutokset ja uudet ominaisuudet sekä muita huomioitavia asioita. 2.1 Perustietokannat Yritysrekisteriin osapuolten päivitysajoon on lisätty uusi parametri, jota tarvitaan erityisesti kiinteistöhallinnassa. Ks. kohta 5.1.1. 2.2 Tiedotteet [uusi sovellus] Tiedotteet-sovelluksella muodostat erilaisia tiedonantoja valitulle kohderyhmälle. Tarvetta tiedotteiden lähettämiseen huoneistojen osapuolille on etenkin kiinteistöhallinnan toimialalla. Tiedotteiden kohderyhmä voi olla myös jokin yritysrekisterin segmentti, alue tai toimiala. Tiedotteet on mahdollista muodostaa Crystal-raportin pohjalta. Raportti tulostetaan PDFmuotoon ja näin saatu tiedosto välitetään vastaanottajalle joko sähköpostin liitteenä tai pakattuna PDF-aineistona Maventan tai jonkin muun operaattorin tulostuspalvelun kautta. Pelkän sähköpostitiedotteen sekä siihen oheistettujen liitetiedostojen lähetys on myös mahdollista. 2.3 Vyörytys [uusi sovellus] Uudella kirjanpitoon liittyvällä Vyörytys-sovelluksella saat jälkikäteen jaettua valittujen tilien tai kustannuspaikkojen saldon seurantakohteille sisäisen laskennan määrätietojen mukaan. Tilataksesi sovelluksen ota yhteyttä myyntiimme. Ks. Vyörytyksen käsikirja. 2.4 ÄlyALV ÄlyALV-sovellukseen on lisätty seuraavat uudet ominaisuudet - yritysrekisterin reskontratietojen tilinimissä esiintyvien prosenttien päivitys - asetus, jolla veroprosentin muutos kohdistetaan tuoterekisterin verottomaan myyntihintaan verollisen sijasta - jos toimituskirjauksissa käytetään todellista toimituspäivää (myyntitilausten käsittelyn Asetukset Ohjaukset ikkunan parametrin Näytä tot.toim.pvm toimitettaessa), myös alv-prosentti päivitetään sen mukaisesti (koskee myös palautuksia ja hyvityslaskuja) - tilisiirtojen alv-prosentin päivitys niiden maksupäivän mukaiseksi Pankkiin-toiminnon yhteydessä - maksuerien alv-konversio - ostolaskun alv-käsittely yhdenmukaistettu - toiminto, jolla tyhjennetään parametrikannan (aiemmat) konversiotiedot Alv-prosentteja ylläpidät Parametrien ylläpito ohjelman kautta valitsemalla sovellukseksi Perustietokannat ja toiminnoksi Alv-tiedot. Ks. ÄlyALV-käsikirja. Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 2
2.5 Verolomakkeet Ohjelmaan on lisätty seuraavat toiminnot - Ohje Käsikirja - Ohje Tietoja, jonka avulla selvitetään ohjelman ja käytettyjen tiedostojen versiot. Versiotiedot saat kopioitua myös leikepöydälle. - Asetukset Yrityksen perustiedot valinnalla ylläpidät valittuna olevan yrityksen yhteystietoja, jotka ohjelma poimii automaattisesti lomakkeille. Asetukset Yrityksen perustiedot Toiminnot Lataa yrityksen perustiedot edelliseltä vuodelta valinnalla kopioit tiedot uudelle vuodelle. Tiedot tallennetaan ja luetaan companies.xmltiedostosta, johon sinulla tulee olla käyttöoikeus. - Muokkaa Kopioi kaavat leikepöydälle, jonka avulla viet kaavat esimerkiksi taulukkolaskentaan tarkistettaviksi ja sieltä edelleen tulostettaviksi Verolomakkeet on erikseen hankittava sovellus. Ks. Verolomakkeet-käsikirja (saatavilla myös ruotsinkielisenä). 2.6 Laskulomakkeet Toimituksessa olevat laskulomakkeet tavara/työlasku (lasku01.rpt), sopimuslasku (lasku02.rpt), ennakkolasku (lasku03.rpt), loppulasku (lasku04.rpt) ja hyvityslasku (lasku09.rpt) ovat saaneet uuden ulkoasun. Raportit täyttävät kaikki laskulomakkeille asetetut vaatimukset ja niistä voi myös muodostaa PDF-laskut tulostuspalveluun. Laskulomakkeiden osoitetiedot on asemoitu siten, että ne asettuvat ikkunalliseen kirjekuoreen oikeaan kohtaan. Uudistettu tavara-/työlaskulomake (lasku01.rpt). Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 3
Jos käyttämänne laskuraportit on räätälöity (%data%\rpt\fi -kansiossa) siten, että niihin on lisätty yrityksenne logo, voitte lisätä logon toimitustason raportteihin ja tallentaa ne %data%\rpt\fi -kansioon tai teettää muutoksen Vismalla. 2.7 Verkkolaskut 2.7.1 Tiliöintitiedot Yritysrekisterin myyntireskontratietojen, työnumeroiden ylläpidon ja myyntisovellusten verkkolaskutusohjausten ylläpitoa on muutettu. Yritysrekisterissä (Ikkuna Reskontrat Toiminnot Tilaajan tiliöintitiedot) on nyt mahdollista asettaa verkkolaskutusesto, joka estää verkkolaskujen muodostuksen ko. yritykselle. Kun avaat tiliöintitietojen ylläpidon työnumerolähtöisesti (esim. Työnumerot Ikkuna Tilaajan tiliöintitiedot), näet ikkunassa sekä maksajan yleiset että mahdolliset alanumerokohtaiset ohjaukset. Jos alanumerolla on eri maksaja- ja tilaajaosapuolet, näytetään molempien ohjaukset. Voit perustaa tiliöintitiedot myös yksikkökohtaisesti. Yksikkökohtaisia tiliöintitietoja tarvitset vastike- ja vuokralaskutuksessa muodostaessasi kuluttajan verkkolaskuja. Ks. esimerkiksi Lähtevien verkkolaskujen käyttöönotto-opas. 2.7.2 Verkkolaskujen lähetys / Maventa Ellet saa Maventalle lähettämistäsi laskuista automaattista kuittausta, voit kuitata ne käsin Automatisointi Verkkolaskut Verkkolaskujen lähetys Toiminnot Kuittaa valitut lähetetyiksi valinnalla. Jos lasku on osa kehystettyä sanomaa, tulee sinun tällöin valita kaikki samaan kehykseen kuuluvat laskut. Sovellus varmistaa laskujen tilan päivityksen. Ks. Lähtevät verkkolaskut käsikirja. 2.7.3 Valuuttakurssisidos verkkolaskuille Laskuriviin mahdollisesti liittyvä valuuttakurssisidos näkyy verkkolaskuilla nyt omana rivinään sen tuoterivin alapuolella, johon sidos liittyy. Sidoksia voit ylläpitää Myyjän ruudulla ja Myyntitilaukset-sovelluksessa. Sidostiedon tulostaminen verkkolaskulle ei vaadi käyttöönottotoimia eikä ini-tiedostojen ylläpitoa. Voit kuitenkin halutessasi vaikuttaa verkkolaskulle tulostettavan kurssisidostekstin muotoon Laskujen tulostus Asetukset Kurssisidonnaisuusohjaukset ikkunassa. Jos Verkkolaskun teksti kenttä on tyhjä, muodostuu kurssisidoksen teksti verkkolaskulle (...Rows\Row\Texts\Text -elementtiin) seuraavasti: Kurssimuutos: {VALKDI} {SIDKURS}/{VAHVKURS} Muutos: {MUUTPROS}% Sid:{SIDOSPROS}% vv:+/-{vaihtvali}% Yht: {YHT} Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 4
Mikäli määrität oman tekstin, tulee sen kuitenkin sisältää aaltosulkujen sisällä olevat muuttujat. Ks. Lähtevien verkkolaskujen käyttöönotto-opas. 2.7.4 Sähköisten laskuaineistojen käsittely Sovellukseen on tehty runsaasti kehitystä sekä käytettävyysparannuksia, joista merkittävimmät on listattu seuraavissa alakohdissa. Tarkempia tietoja löydät Sähköiset laskuaineistot käsikirjasta. 2.7.4.1 Näkymät ja asetukset Laskujen hakua on nopeutettu ja sen aikana näkyvissä on tiimalasi. Sovellukseen on lisätty Laskunumero- ja Laskuttaja-hakurajaukset. Laskut-välilehden Tila-alasvetovalikossa on nyt oletuksena Ei valmiit valinta. Se listaa näkyviin kaikki sellaiset laskut, jotka vaativat käsittelyä, ts. joiden tila on Muokattu, Luettu tai Reskontravirhe. Lasku-välilehdelle on lisätty näkyviin viides pankkitili. Rivit-välilehdelle on lisätty uusina sarakkeina Tilin nimi ja Kustannuspaikan nimi. Voit palauttaa sovelluksen oletussarakemääritykset Asetukset Sarakkeet -ikkunoiden Palauta oletukset painikkeella. Näet laskun kuvan tilalla xml-tiedoston rakenteen, jos aktivoit Näytä Näytä XML valinnan. Laskun pdf-kuvan saat palautettua näkyviin ottamalla ko. valinnan pois päältä. 2.7.4.2 Muokkaussäännöt Sääntöjen ylläpitoa on muutettu siten, että kaavojen käsittely ja niiden järjestyksen muuttaminen on helpompaa. Voit esimerkiksi rajata sääntöjä laskuttaja- ja taso (header/row) -määritysten perusteella. Säännöissä on nyt myös käytettävissä uusi taso, FOOTER (FTR). Tämän tason mukaiset säännöt suoritetaan ROW-tason jälkeen. FTR-tason kaavaa tarvitset esim. pyöristyksen lisäämiseen silloin, kun alkuperäinen laskusanoma ei ole sisältänyt rivin verollista yhteissummaa ja se lasketaan ROW-tason säännöllä. Sääntöjen suoritusjärjestyksen saat laskuttaja/taso-valinnan sisällä asetettua haluamaksesi selausosion oikean reunan Siirrä ylös-/siirrä alas painikkeiden avulla. Jos Laskuttajarajaus-kentästä on valittu yritys, uusi sääntö lisätään ko. yritykselle. Asennuksen mukana toimitetaan muokkausääntöjä (master/data/invrule.asc), joita voit halutessasi käyttää mallina uuden säännön luomisessa. Suosittelemme kuitenkin asiantuntijamme apua sääntöjen ylläpitoon. Huom. Sähköisten laskujen käsittelyn muokkaussääntöihin tarvitaan muutoksia uusien veroprosenttien takia. Ohjeet muutoksiin löydät sovelluksen käsikirjasta. Tee nämä toimenpiteet mahdollisimman pian ohjelmistopäivityksen jälkeen. 2.7.4.3 Tarkistukset Kun laskut luetaan sovellukseen, saat ilmoituksen, jossa kerrotaan siirrettyjen laskujen lukumäärä sekä ne laskusanomat, joita ei saatu luettua järjestelmään. Siirtämättä jääneet Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 5
laskusanomat löydät ilmoituksessa näkyvästä polusta ( Purchase\Errors). Laskusanomaan mahdollisesti liittyvä pdf-kuvatiedosto jää siirtopolkuun. Laskuttajan pankkitilitarkistusta on kehitetty. Laskusanomasta luetaan vain ne tilit, jotka löytyvät laskuttajan pankkitileistä yritysrekisteristä. Sovellus ei enää ilmoita puuttuvista pankkitileistä, jos laskuttajalta löytyy yksikin validi pankkitili. Tässä tapauksessa laskun tilasymboli on keltainen pallo, mutta voit kuitenkin siirtää laskun reskontraan normaalisti. Jos laskuttajalta ei löydy yhtään sanomassa olevaa pankkitiliä, lasku menee virhetilaan. Tässä tapauksessa näytetään kaikki sanomasta tulleet pankkitilit. Verkkolaskuaineistossa olevaa yritysnumeroa ( Parties\Party\PartyIds\PartyId [Type=1]\Id) ei enää jatkossa käsitellä, vaan osapuolten tunnistus tapahtuu Y-tunnuksen perusteella. Jos sanomassa ei tule Y-tunnusta ja yritysrekisteristä löytyy samalta laskuttajalta useita Y-tunnuksia, sovellus kohdistaa laskun ensimmäiseen löytämäänsä. Näissä tapauksissa kannattaa laatia muokkaussääntö, joka kohdistaa laskuttajan pankkitilin perusteella. 2.7.4.4 Laskujen ylläpito Lasku-välilehdellä annettu Työnumero/Alanumero päivitetään myös laskuriveille. Laskuriveillä sovellus huomioi nyt rivin alennuksen. Lisäksi rivin tekstit luetaan sanomasta muiden tietojen mukana käsittelyyn. Voit siirtyä rivillä kentästä toiseen tabulaattorin lisäksi enterillä. Voit lisätä riveille Vero-osuuspros-sarakkeen Asetukset Sarakkeet Rivit -valinnalla. Sen avulla määrittelet, millainen osuus rivin verottomasta loppusummasta on rivin verokannan alaista. Jos et anna vero-osuusprosenttia Sähköisten laskujen käsittelyssä ja siirrät laskun reskontraan, vero-osuutena käytetään tulosyksikölle tai kustannuspaikalle annettua arvoa. Laskun tilaksi päivittyy jatkossa aina Muokattu, kun laskun tietoja muutetaan riippumatta siitä, mikä laskun tila oli ennen muokkausta. 2.7.4.5 Hyväksyntä Voit hyväksyä laskun Lasku-välilehdellä merkitsemällä ruudun Olen hyväksynyt laskun. Tällöin laskun tilaksi päivittyy reskontraan arvo X138/4 (Hyväksytty) eikä lasku siirry kierrätykseen. Lasku voidaan asettaa hyväksytyksi myös halutun laskun otsikkotason viitteen arvon perusteella. Tätä varten tarvitset muokkaussääntöjä, joista löydät mallit käsikirjasta. 2.7.4.6 Ostotilauskohdistus Jos CO-viitteellä on annettu ostotilausnumero, ko. numero menee automaattisesti ostotilausvertailussa Tilaus-kenttään rajausehdoksi. Mikäli ostotilausnumero on virheellinen, laskukin menee virhetilaan. Ostototilauksen tarkistuksen voi kuitenkin ohittaa laskujen sisäänlukuvaiheessa muokkaussäännöllä, jonka avulla riveiltä poistetaan sellaiset ostotilausnumerot, joita ei ole olemassa. Malli käsikirjassa. Ostotilausvertailun Avoimet ostorivit taulukkoon on lisätty Littera-, Kustannuspaikka-, Työnumero- ja Alanumero-sarakkeet. Voit nyt myös määrittää näkyviin ostorivin saapumispäivän Asetukset Sarakkeet Avoimet tilaukset valinnan kautta. Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 6
Huom. Jos ostolaskusanoma kohdistetaan ostotilaukseen (tai sanoma sisältää tiedon ostotilauksesta), ja saapuvan ostolaskusanoman rivillä ei ole verollisuustietoa, rivin alvprosentti määräytyy ostorivin toimituspäivän perusteella. Tällainen tilanne on harvinainen, sillä veroprosentti on pakollinen tieto verkkolaskusanomissa. Laskurivin alv-prosentti on kuitenkin aina vahvempi tieto kuin tilauksen rivin alv-prosentti. 2.7.4.7 OVT-laskut Saat parametroitua myös OVT-laskujen sisäänluvun sovellukseen. Kun Sähköisten laskujen lukeminen käsittelyyn ohjelma on käynnistynyt, tuot OVT-sanomat muiden laskusanomien oheen EDI-painikkeella (painike on harmaa, ellei OVT-laskuja ole). Voit käsitellä OVT-sanomia samalla tavoin kuin verkkolaskujakin. 2.8 Kirjanpito 2.8.1 Tilikartta Ks. Kirjanpidon käyttöönotto-opas ja käsikirja. Toiminnot Raportit ikkunaan on lisätty tuloste tilien kirjausohjeista. Jatkoviennit -painikkeella avautuu kaikista jatkovienneistä näkymä, jossa voit ylläpitää, poistaa ja lisätä niitä. Voit rajata näkymään voimassa olevat tai jo päättyneet viennit. Huom. Näkymässä viennit listataan tilin tietuenumerojärjestyksessä. Ks. Perusrekistereiden käsikirja. 2.8.2 Käsinkirjaukset Asetukset Käsittele vain omat valinta on laajennettu koskemaan myös tilinavausvientejä. Kirjanpitotositteelle on nyt mahdollista lisätä liitetiedosto Liitedokumentit-painikkeen kautta. Kun tosite on viety kirjanpitoon, voit avata liitteen Tapahtumakyselyt-ohjelman Liitedokumentit-painikkeella. Ominaisuus vaatii käyttöönottotoimia. 2.8.3 Tapahtumakyselyt Tapahtuman tiedoissa näkyy Dokumentit-valinta, mikäli siihen liittyy tiedostoja. Tapahtumakyselyiden Dokumentit-valinta. Toiminnot-valikkoon on lisätty Kopioi liitetiedostot..., joka avaa erillisen ikkunan liitetiedostojen kopiointiin ja siivoukseen. Sama toiminto on ollut käytössä ostoreskontrassa laskun kuvien ja liitteiden käsittelyssä. Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 7
2.8.4 Budjetointi Budjettirivit-ikkunassa on nyt Asetukset Massapoisto rajauksin toiminto, jolla poistat budjettirivejä yksikön, kustannuspaikan, tilin ja kauden mukaan rajaamalla. 2.9 Kassavirtaennuste Voit nyt parametroida sovelluksen siten, ettei kuluveloitustuotteita kerätä mukaan avoimiin myyntitilausriveihin. Lisää tällöin kenttäkirjaston parametrin KV02 arvolle 4 teksti KULU(0). Kulutuotteella HINSTO.KÄYTTÖKOODI=3. Ks. Kassavirtaennusteiden käsikirja. 2.10 Käyttöomaisuuskirjanpito Käyttöomaisuusrekisterin selaukseen on lisätty Järjestys Työnumero valinta. 2.11 Ostoreskontra Ks. Ostoreskontran käsikirja. 2.11.1 Ostolaskujen ylläpito Ostolaskun mahdolliset liitteet näytetään ylläpitoikkunan oikeassa yläkulmassa liitetyypeittäin ja ne saa avattua napauttamalla. Jos laskuriveihin liittyy tekstejä, on liitteiden alapuolella näkyvä Riveillä tekstejä -valintaruutu merkitty. 2.11.2 Maksatus Ostolaskujen ylläpidossa on nyt liitedokumenttiosio. Valintaruudun vieressä olevalla Näytä tekstit painikkeella avaat ikkunan, jossa näet kaikkien rivien tekstit. Tekstien ylläpitomahdollisuutta ei kuitenkaan tässä näkymässä ole. Teksti-ikkunaa ei voi avata, jos laskurivien ylläpitoikkuna on avattuna. Yksikkö-kenttää on pidennetty ja se on nyt aktiivinen heti painettuasi Aloita uusi. Maksatuksessa tilinumerot näkyvät nyt IBAN-muodossa seuraavissa toiminnoissa - Maksa-painikkeella avautuva Maksutapahtuma-ikkuna Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 8
- Ikkunat Laskuttajan pankit, jonka ulkoasu on samalla yhdenmukaistettu muiden sovellusten vastaavan näkymän kanssa - Ikkunat Yhteenveto 2.12 Pankkiyhteys 2.12.1 Tilisiirrot Tilisiirto-ohjelman käyttöliittymä on uudistettu ja siihen on samalla lisätty käytettävyyttä parantavia ominaisuuksia ja toimintoja. Esimerkiksi verojen ja veroluonteisten maksujen viite- ja viestiohjauksia on nyt mahdollista ylläpitää joustavasti silloin, kun säädökset muuttuvat. Ohjausten ylläpito-oikeudet rajataan PSIIRADMIN-käyttöoikeuden avulla. Uudet kenttäkirjastoarvot päivittyvät, kun avaat ja suljet Asetukset Ohjaukset ikkunan. Tilisiirroille on nyt mahdollista määrittää muun muassa - maksimisumma - oletusviite - käyttäjäkohtaisia näkymiä - maksunaihekohtaisesti, että kyseessä on sepa-maksu Uusi versio ei vaadi käyttöönottotoimia, ja kaikki maksunaiheenne ovat edelleen käytettävissänne entisin oletusarvoin. Tarvittaessa vanha käyttöliittymä on vielä mahdollista parametroida käyttöön ympäristö-, yritys- tai käyttäjäkohtaisesti. Ks. Tilisiirrot, versio 7.9 ohje. 2.13 Palkanlaskenta Avaa ja sulje ikkuna Henkilöt Asetukset Ohjaukset, jotta uudet parametrit asentuvat. Tee tämä toimenpide, vaikket alla kerrottuja uusia ominaisuuksia tarvitsisikaan. Ks. Palkanlaskennan käyttöönotto-opas ja käsikirja. 2.13.1 Henkilörekisteri 2.13.1.1 Valintalistat Henkilörekisterin selaus on mahdollista rajata Asetukset Valintalistat määritysten avulla kuten esimerkiksi palkkojen laskenta-ajokin. Jos valitset pelkästään kohdan Asetukset Valintalistat Valintalistat käytössä, saat rajausehtoina näkyviin palkkaustavan sekä Käytössä/Ei-käytössä -tiedon. Kun valintalistat ovat käytössä, ohjelma näyttää ikkunan oikeassa yläkulmassa työkalurivin alapuolella, montako henkilöä listalla kulloistenkin rajausten mukaan on. 2.13.1.2 Lisätiedot selailuun Henkilörekisterin selausosioon saat sarakeasetusten kautta näkyviin nyt myös Ikkuna Lisätiedot valinnan kautta ylläpidettävät arvot. Lisätietojen ylläpito avautuu, kun kaksoisnapautat lisätietosaraketta. Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 9
2.13.1.3 Rakennustyöntekijät ja veronumerot Ikkuna Lisätiedot -ylläpidossa on mahdollista kertoa alla olevassa kuvassa näkyvällä tavalla se, että henkilö työskentelee rakennustyömaalla. Uusi lisätietoryhmä päivittyy kenttäkirjaston parametrin X303 arvolle 52, kun avaat ja suljet Henkilötiedot Asetukset Ohjaukset ikkunan. Käynnistä sen jälkeen uudelleen myös henkilörekisterin ylläpito. Alkupäivämäärä on suositeltavaa määrittää, jotta myöhemmin on mahdollisuus rajata vain tietyn päivämäärän jälkeen rakennustyöntekijöiksi lisätyt henkilöt. Päivämäärätietoja ei kuitenkaan tällä hetkellä hyödynnetä ohjelmallisesti. Rakennustyöntekijän määritys lisätiedoissa. Yllä kuvatun määrityksen avulla pystyt muodostamaan veronumeroiden pyyntötiedoston vain rakennustyöntekijöistä (ks. kohta 2.13.5). 2.13.1.4 VINKKI: henkilöiden kansallisuus Asiakaspalvelustamme on kysytty mahdollisuudesta tallentaa henkilöiden kansallisuustieto henkilörekisteriin raportointitarpeita varten. Tämä on toteutettavissa seuraavasti: avaa parametrille X303 uusi arvo Tiedostoylläpito Kenttäkirjasto ohjelman kautta ja anna sen nimeksi esim. Kansallisuus. Lisää vielä Teksti-kenttään määritys LIST(3207), jolloin saat ryhmän valintalistaan vaihtoehdoiksi maat. Kansallisuuden ylläpito tapahtuu tämän jälkeen henkilön lisätietojen kautta. 2.13.2 Palkkatapahtumien syöttö ja palkkojen laskenta 2.13.2.1 Maksettujen määrien seuranta Voit määritellä halutuille palkkalajeille rajat, joiden ylittymisestä ohjelma ilmoittaa sekä palkkalajien syötössä että laskennassa. Tämän avulla hoidat esimerkiksi kilometrikorvausten kertymien seurannan. Ominaisuus vaatii parametrimäärityksiä (PL03, PL04) kenttäkirjastoon. 2.13.2.2 Jäsenmaksut Nyt jäsenmaksujen perinnässä huomioidaan henkilöltä saman maksukuukauden sisällä perityt ay-maksut ja seurataan, ettei maksimisumma per kuukausi ylity. Ominaisuus edellyttää, että maksupalkkalaji on määritetty kenttäkirjastossa, parametrin X310 arvon 1 Teksti-kentässä: JSMPLAJI(765). 2.13.2.3 Palkkalaskelma epussille on lisätty vuoden alusta maksettu lomaraha ja lomakorvaus, jotka käsitellään palkkalajeilla 868 ja 869, sekä oman auton kilometrimäärä. 2.13.3 Palkkojen maksatus Voit rajata maksatusaineiston ajokertakohtaisesti palkkaustapojen perusteella valitsemalla Asetukset Rajaa palkkaustapa. Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 10
2.13.4 Palkat kirjanpitoon Kun olet avannut ja sulkenut ikkunan Henkilöt Asetukset Ohjaukset, on käytettävissäsi uusi parametri P130. Mikäli haluat, että SEPA-maksujen kirjauspäiväksi viedään maksupäivä, voit määrittää Tiedostoylläpito Kenttäkirjasto ohjelman kautta kyseisen parametrin P130 arvon S tekstikenttään KPMAKSUPVM(1). Muutoin kirjauspäivä on SEPA-eräpäivä kuten ennenkin. Kirjausikkunan alareunan infossa näkyy käytettävä SEPAmaksujen kirjaustapa. 2.13.5 Veronumeroiden pyyntöaineisto Veronumeroiden pyyntötiedosto on mahdollista muodostaa ohjelmalla Palkanlaskenta Verokortit Verokorttien pyyntötiedoston muodostaminen. Veronumeroita pyydettäessä pyyntötiedostossa olevat henkilöt merkitään automaattisesti myös veronumerorekisteriin. Vain rakennustyö merkinnällä keräät aineistoon mukaan vain rakennustyöntekijät, mikäli olet määrittänyt tällaiset henkilöt kohdassa 2.13.1.3 kuvatulla tavalla. Jos muodostat aineiston pelkästään Vain veronumerot valinnalla, saat valittaviksesi kaikki palkansaajat. Tällöin sinun tulee poimia rakennustyömaalla työskentelevät käsin. Painaessasi Tee aineisto ohjelma kysyy hakemistoa, johon tiedosto muodostetaan. Muodostuva aineisto VeroNroPyynto.asc on Verohallinnon tietuekuvauksen (VERONUME) mukainen ja lähetetään normaaliin tapaan Ilmoitin.fi palvelun kautta. Kun saat aineiston takaisin, saat veronumerot päivitettyä henkilörekisteriin lukemalla tiedoston sisään samalla tavoin kuin verokorttiaineistonkin. 2.13.6 PDF-palkkapussien pakkaus Voit nyt pakata palkkojen laskenta-ajossa muodostuneet PDF-muotoiset palkkalaskelmat. Toimintoa hyödynnät esimerkiksi toimittaessasi palkkalaskelmat zip-pakettina edelleen lähetettäväksi Maventalle sekä laskelmien varmuuskopioinnissa ja/tai säilytyksessä. Asennuksen/päivityksen mukana saat raportin plpuss1maventa.rpt, jonka asemointi tukee Maventan palvelua. PDF-palkkalaskelmien pakkaustoiminnon löydät valinnalla Palkanlaskenta Palkkojen laskenta ja pussit Toiminnot Pdf-palkkalaskelmien pakkaus. Asetukset Ohjaukset - ikkunassa määrittelet zip-pakkauksen asetukset. Henkilön lisätiedoissa (Palkanlaskenta Perustiedostot Henkilöt Ikkuna Lisätiedot) on mahdollista estää henkilön PDF-palkkapussien tuominen pakattavaksi. 2.13.7 Raportit ja tilastot Palkanlaskennan tilastot ohjelman Ulosottotilitys-valinnalla on tulostettavissa kaksi uutta raporttia, maksupäivittäin ja yksiköittäin. Ay-jäsenmaksuraportteihin on lisätty liiton nimi. Kuukausipalkkaisten EK-tilastoon on lisätty uusia kenttiä: 96-98, 137-141. Voit päivittää ne käyttöönne seuraavasti: määritä Määrittely-välilehdellä toimialaksi tyhjä arvo ja palkkaustavaksi KK, valitse sen jälkeen Toiminnot Tuo Tuo kaikki tilastot ja avautuvasta tiedostoselauksesta tiedosto ek_tilastot_kk.xml. Kun painat Avaa, uudet tilastomääritykset päivittyvät. Versiotiedote 7.9 Talous- ja henkilöstöhallinto - 11
3 Materiaalihallinto, tukku ja urakointi Tässä luvussa kerrotaan materiaalihallinnossa, tukussa ja urakoinnissa käytettäviin sovelluksiin tulleet muutokset sekä uudet ominaisuudet. 3.1 Myynnit 3.1.1 Alanumeron myyntitilin vaihto Myyntisovelluksiin on lisätty toiminto, jolla voit alanumerokohtaisesti vaihtaa myyntitilin haluamillesi laskuttamattomille myyntilaskutusriveille. Kun ylläpidät alanumeron myyntitiliä ja tallennat muutoksen, ohjelma avaa apuikkunan päivitettävien tapahtumien valitsemiseksi. Toiminnolla ei voi vaihtaa maksuerätyyppisen alanumeron tilejä. Myyntitilin vaihto riveille. 3.1.2 Myyjän ruutu Valintaruutuja merkitsemällä määrität, mille tapahtumille tili päivitetään, kun painat Ok. Huom. Toiminto ei tutki, onko rivin myyntitili sama kuin alanumerolle aikaisemmin tallennettu tai onko tuotteella/tuoteryhmällä oma kirjaussuunnitelma. Myyntitili päivitetään aina, mikäli rivi valitaan mukaan päivitykseen. Päivityksen tekijän tulee siis tietää, saako rivien myyntitilin vaihtaa. Tilausvahvistukselle ja tarjoukselle on parametriasetuksissa ollut mahdollista määrittää haluamasi raporttipohja tilaajan kielen mukaan, mutta sähköpostin saateteksti on tähän asti haettu käyttäjän kielen mukaan. Nyt saateteksti haetaan kenttäkirjastosta (TP10) alanumeron kielen mukaan. 3.1.3 Myyntitilaukset ja huollot varastonohjausympäristössä Varastonohjausympäristössä voit estää myyntirivin viennin varastonohjauksen työjonoon asettamalla riville toimituseston. Tämä on ollut mahdollista tehdä myyjän ruudulta tai tuote- ja tuoteryhmäkohtaisesti mittatietoihin määrittelemällä. Huollon Myyntirivit-välilehdelle ja myyntitilauksien Rivit-välilehdelle on nyt lisätty valittavaksi kentäksi Toimitusesto. Sarakkeen avulla voit yksi kerrallaan valita ne rivit, joiden et halua siirtyvän varastonohjauksen työjonoon. Sarake on ylläpidettävissä, mikäli varastonohjaukseen siirtoa ei ole kyseisestä rivistä vielä tehty. Versiotiedote 7.9 Materiaalihallinto, tukku ja urakointi - 12
3.2 Myyntitilausten automatisointi Myyntitilausten sisäänluku muodostaa nyt myös myyntierittelyt, jos paketin purkuun liittyvä asetus Erittelyrivien generointi sisäänluvussa on valittu Myyntitilaukset Asetukset Ohjaukset ikkunassa. 3.3 Intrastat Intrastatin asetuksiin (Asetukset Ohjaukset Lisäasetukset Intrastat oletusarvot) on lisätty uusi parametri: Ylläpitoon siirrossa ei huomioida seuraavia ostolaskutiloja. Valittavana on kenttäkirjaston parametrin X138 tilat. Tällä asetuksella voit estää ostolaskun tietojen siirron intrastat-tilastoon liian aikaisin, kun varsinainen tavara ei vielä ole saapunut, mutta lasku on jo kirjattu. 3.4 Rahtikirja Rahtikirja-sovellus on integroitu Visma AutoTransport sovelluksen kanssa. Kyseessä on kolmannen osapuolen sovellus, Unifaun ERPConnect. Unifaun ERPConnect kytkee yrityksen toiminnanohjausjärjestelmän (ERP/WMS) Unifaun Onlineen. Unifaun ERPConnect-palvelun avulla online-järjestelmä hyödyntää toiminnanohjausjärjestelmässä syntyneitä tietoja esim. vastaanottajista, tilausnumeroista, viitteistä ja kuljetuspalveluista. Tämä automatisoi rahtiasiakirjojen tulostuksen sekä rahtikirjatiedon sähköisen tiedonsiirron (EDI) suoraan yrityksen toiminnanohjausjärjestelmästä. Näin minimoidaan virheitä sekä hallinnollista työtä. Unifaun Online on Internetin välityksellä toimiva ohjelma, jonka avulla voit tulostaa osoitekortteja ja rahtiasiakirjoja sekä välittää automaattisesti EDI-tietoa kuljetusliikkeille. Järjestelmä tarjoaa laajan kirjon erilaisia raportointimalleja sekä kattavat hakutoiminnot, joiden avulla voit tarkastella lähetyshistoriaa ja hakea statustietoa. Rahtikirja-sovelluksella hyödynnät muiden Visma L7 -sovellusten tuottamaa pakkaustietoa tai teet kolli-/pakkaustiedot itse sovelluksessa. Nämä tiedot välitetään automaattisesti Visma AutoTransport sovellukseen. 3.5 Varastotoiminnot 3.5.1 Inventoinnin tuoteryhmä Lisätty tuoteryhmälistalle otsikot (tuoteryhmän tunnukselle ja nimelle) sekä levennetty tuoteryhmän nimeä, jotta kaikki 35 merkkiä näkyvät. Pystyt lajittelemaan listan otsikkoa napsauttamalla. Oletuksena se lajitellaan nimen mukaan nousevasti. 3.5.2 Inventoinnin raportit Uudistettu nykyiset inventointialustat, jotka ovat hylly-tuote järjestyksessä. Lisätty neljä uutta pohjaa, joista kaksi on tuoteryhmä-tuote järjestyksessä ja kaksi tuotejärjestyksessä. Saat siis inventointialustan siihen järjestykseen, missä listaus on näytölläkin. Versiotiedote 7.9 Materiaalihallinto, tukku ja urakointi - 13
3.6 Varastonohjaus 3.6.1 Ostojen saapumisilmoitus Saapumisilmoituksen saapumispäivä on otettu käyttöön. Jos ko. päiväys on annettu, päivittää varastonohjauksen työjonossa saavuttaminen ostorivin päiväyksiin annetun saapumispäivän. Varastotapahtumat päivittyvät edelleen kuluvan päivän mukaan. Versiotiedote 7.9 Materiaalihallinto, tukku ja urakointi - 14
4 Teollisuus Tässä luvussa kerrotaan pääosin teollisuustoimialalla käytettäviin sovelluksiin tulleet muutokset sekä uudet ominaisuudet. 4.1 Resurssit Resurssien ylläpitoon on lisätty Hae-painike. Resurssien Hinnat-ikkunaan on lisätty KPL-hinta -kenttä. Tämä tieto saadaan myös päivitettyä työnvaiheille. 4.2 Hälytystarvelaskenta Asetuksiin on lisätty Varaston monivalinta ja Hyllyrajaus, joiden avulla saat laskentaan mukaan useita varastoja kerralla ja/tai voit tehdä rajauksen hyllytasolla. 4.3 Työjonot Työjonot -sovellukseen usean työkortin tulostusmahdollisuus. Lisäksi sovelluksessa on automatisoitu siirto- ja niputustoimintoja resurssikohtaisten ohjausten avulla. 4.4 Tuotannonsuunnittelu Tuotannonsuunnitteluun on lisätty vastaava asetus kuin Työjonot-sovelluksessa: Vain valmistettavissa olevat. Tuotannonsuunnittelun rivinäkymään (SDK) on lisätty lähetysluettelon tulostusmahdollisuus. 4.5 Hienokuormitus Hienokuormituksen ajoitus-ruudun taulukossa aukeaa hiiren kakkospainikkeella valikko, johon on lisätty toiminto Valitse valmistumattomat. Sen avulla saat valittua kaikki työnvaiherivit, joiden tila ei ole valmistunut. Versiotiedote 7.9 Teollisuus - 15
5 Kiinteistöhallinta Tässä luvussa kerrotaan pääosin kiinteistöhallinnassa käytettäviin sovelluksiin tulleet muutokset sekä uudet ominaisuudet. 5.1 Perustietokannat 5.1.1 Yritysrekisteri Kiinteistöhallinnan yritysrekisteritiedoissa taloyhtiön maksajaosapuolen Nimi2-kenttään on yleisesti tallennettu toisen maksajan nimi. Tällöin ei ole suotavaa, että yritysrekisterin perustietoja muutettaessa päivitetään tätä nimeä lainkaan. Osapuolten päivitysajossa (Yritysrekisteri Toiminnot Osapuolien päivitys) on ollut jo jonkin aikaa mahdollisuus siihen, että ohjelma kysyy osapuoli kerrallaan, päivitetäänkö Nimi2. Nyt on lisätty vielä uusi parametri, jolla estetään kokonaan Nimi2-tiedon päivittyminen, eikä päivittämistä edes kysytä. 5.1.2 Asiakkaiden verkkolaskutusohjaukset Yritysrekisterin myyntireskontratietojen Toiminnot Tilaajan tiliöintitiedot ylläpitoa, jossa määritellään verkkolaskutusohjaukset, on muutettu (ks. kohta 2.7.1). Voit perustaa asiakkaiden ohjaukset nyt myös yksikkökohtaisesti. Yksikkökohtaisia tiliöintitietoja tarvitset vastike- ja vuokralaskutuksessa muodostaessasi kuluttajan verkkolaskuja. Ks. Vastikelaskut verkkolaskuiksi erillisohje. 5.2 Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut [uusi sovellus] Nykymuotoinen suoraveloitus päättyy 31.1.2014, minkä jälkeen pankit eivät enää käsittele niille lähetettyjä suoraveloitusaineistoja. Suoraveloitus korvataan kuluttajan verkkolaskulla (tästä käytetään myös nimitystä elasku) ja kuluttajan suoramaksulla, joiden muodostaminen tapahtuu Visma L7 järjestelmässä Kuluttajan verkkolaskut ja suoramaksut -sovelluksella. Sovelluksella käsittelet myös maksuihin liittyviä vastaanottoilmoituksia sekä muodostat pankkiin lähetettävän vastaanottoehdotusaineiston, jonka avulla pankki siirtää suoraveloitusasiakkaat uusien palvelujen piiriin. Lisäksi voit muodostaa laskuttajailmoitukset tulosyksiköittäin ja välittää ne Maventan kautta pankkiin. Tilataksesi sovelluksen ota yhteyttä myyntiimme. 5.3 PDF-aineistojen muodostaminen [uusi sovellus] Erikseen tilattavalla PDF-aineistojen muodostaminen sovelluksella saat tulostettua vastike-/vuokra- ja lukemalaskut PDF-muotoon sekä edelleen ZIP-paketiksi, jonka voit lähettää operaattorin tulostuspalveluun. Ominaisuus saattaa vaatia muutoksia laskulomakkeiden asemointiin operaattorista riippuen; toimituksessa olevat tietyt lomakkeet tukevat nyt verkkolaskuoperaattori Maventan tulostuspalvelun vaatimuksia. Versiotiedote 7.9 Kiinteistöhallinta - 16
Tilataksesi sovelluksen ota yhteyttä myyntiimme. Ks. PDF-aineistojen muodostaminen käsikirja. 5.4 Isännöinti 5.4.1 Osapuolet Osakeluetteloon (tyrap23.rpt) ja ääniluetteloon huoneistojärjestyksessä (tyrap24.rpt) on jatkossa mahdollisuus tulostaa tieto valtakirjasta ja henkilön nimi. Tätä varten tulee Osapuolet Asetukset Ohjaukset ikkunassa lisätä SOPIMUSINFOparametrin K009 arvolle 4000 selite valtakirja. Sen jälkeen voit perustaa osakkaalle uuden sopimuksen, jonka aihe on Muut sopimukset ja info valtakirja. Lisätietoon kirjoitat valtakirjan haltijan nimen ja päiväyksiin määrität, mistä päivästä lähtien ja mihin asti valtakirja on voimassa. Päiväyksiä verrataan taloyhtiöraporttien tulostuksessa annettavaan päiväykseen. Valtakirjamääritys osapuolen sopimustiedoissa. 5.4.2 Vastike-/vuokralaskutus 5.4.2.1 Tulostustapavalinta Vastike-/vuokralaskujen tulostus ohjelman käyttöliittymä on hieman muuttunut: nyt mahdollinen ekirjeiden muodostusohjaus tehdään E-kirjeet -valintanapin avulla (aiemmin valintaruutu). Ellet halua muodostaa ekirjeitä kyseisessä laskutusajossa, valitse Ei aineistoa nappi. 5.4.2.2 Huoneiston haku Laskutukseen on lisätty mahdollisuus hakea yksittäistä huoneistoa/huoneistoja mm. huoneiston numerolla. Huoneistolistan Kaikki-painikkeen viereen on lisätty Hae-painike. Painike avaa hakuikkunan, jossa on oletuksena valittu taloyhtiö ja johon syötät haluamasi huoneistonumeron. Painettuasi Hae ko. huoneisto aktivoidaan huoneistolistalla. Voit tehdä useamman haun peräkkäin. Kun olet valinnut kaikki haluamasi huoneistot, paina Virkistä Versiotiedote 7.9 Kiinteistöhallinta - 17
maksajat. Valittuna voi olla kerralla myöskin useampi taloyhtiö, mikäli kustannuspaikkarajaus ei ole käytössä. Huoneiston haku laskutuksessa. 5.4.3 Vastike-/vuokralaskujen ekirjeet Tilisiirtolomaketta, jolla saajan tilinumerot esitetään sekä kotimaisessa että kansainvälisessä IBAN-muodossa, voi käyttää 31.12.2012 saakka. Tämän jälkeen tilisiirtolomakkeella tulee näyttää vain IBAN-tilinumeroita. Tästä aiheutuu muutoksia Itellan ekirjeen ohjaustiedostoon vlasku01.ini. Uuden lomakepohjan (EPL80824) vaatimat muutokset on tehty asennuksen mukana menevään ohjaustiedostoon. Mikäli käytössänne on räätälöity ohjaustiedosto, tulee sitä muokata alla kuvatulla tavalla. Voitte myös tilata muutoksen Vismalta. Räätälöity vlasku01.ini löytyy %data%\rpt kansiosta. Itellan lomakepohja, jonka tilisiirtoosassa on varattu kentät vain IBAN- ja BIC-numeroille, otetaan käyttöön vaihtamalla vlasku01.ini -tiedostossa lomakepohjakutsuksi EPL80824. [LOMAKEKUTSUT] EUR=EPL80824 Lisäksi ohjaustiedostosta tulee poistaa kansalliseen tilinumeroon liittyvät muuttujat sekä asemoida IBAN- ja BIC-muuttujat siten, että niiden sisältämä tieto tulostuu lomakepohjassa täsmälleen niille varattuihin kenttiin. [EPLSUM] ROW1=41 @PSLASKUVIITE @ @ LASKUYHT@ ROW2=02 @PUHNO @ @FAXNO @ @IBAN1 @ @BIC1 @ [EPLGIR] ROW1=61 @PANKKN1 @ @IBAN1 @ @BIC1 @ ROW2=#1 @PANKKN2 @ @IBAN2 @ @BIC2 @ ROW3=#1 @PANKKN3 @ @IBAN3 @ @BIC3 @ Huom! IBAN-muuttujille tulee varata tilaa 22 merkkiä, jotta tilinumero mahtuu tulostumaan kokonaisuudessaan. Tilinumero viedään laskulle neljän merkin jaksoihin pilkottuna. Versiotiedote 7.9 Kiinteistöhallinta - 18
5.4.4 Kirjanpitoajot Kun olet tehnyt edellä kuvatut muutokset, testaa ekirjeen tulostus lähettämällä testiaineisto PCHerald-lähetysohjelmalla Itellan ohjeiden mukaisesti. Vastike- ja vuokrareskontran kirjanpitoajojen yksikkölista on muutettu sellaiseksi, että voit lajitella taloyhtiön nimellä ja numerolla otsikkoa napauttamalla. Järjestysvalinta tallentuu käyttäjäkohtaisesti parametrikantaan. 5.5 Tekninen isännöinti 5.5.1 Lukemalaskutus Lukemalaskujen tulostus ohjelman käyttöliittymä on hieman muuttunut: nyt mahdollinen ekirjeiden muodostusohjaus tehdään E-kirjeet -valintanapin avulla (aiemmin valintaruutu). Ellet halua muodostaa ekirjeitä kyseisessä laskutusajossa, valitse Ei aineistoa nappi. 5.6 Raportit ja tulosteet 5.6.1 Lainaosuusilmoitus Lainaosuusilmoituksille (loilmo12.rpt ja loilmo12bic.rpt) on vaihdettu lainanantajan nimi haettavaksi yritysrekisterin nimestä hakunimen sijaan. 5.6.2 Vuokralaskutuksen perusraportit 5.6.3 Perintä Veloituslista kuukaudelta (vuokralista) (talsku5.rpt) -raporttiin on lisätty väliviiva huoneiston vaihtuessa. Vastike- ja vuokrareskontran maksukehoituksiin on lisätty uusi perintäraportti Karhut huoneistoittain IBAN (mrkarhu10bic.rpt). Perintäkirjeet tulostuvat taloyhtiö + huoneisto järjestyksessä. Versiotiedote 7.9 Kiinteistöhallinta - 19
6 Ohjeet Tässä kappaleessa luetellaan päävalikon ohjehakemiston uudet ja päivitetyt oppaat. 6.1 Uudet ohjeet Dokumenttihakemistoon on lisätty seuraavat ohjeet Vyörytys-käsikirja Tilisiirrot, versio 7.9 ohje PDF-aineistojen muodostaminen käsikirja Lokimonitorin käsikirja Dokumenttihakemistoon on lisätty seuraavat englanninkieliset ohjeet Myyntitilausten käyttöönotto-opas 6.2 Päivitetyt ohjeet Dokumenttihakemiston seuraaviin ohjeisiin on päivitetty tässä koosteessa esitetyt uudet ominaisuudet: Palkanlaskennan käyttöönotto-opas ja käsikirja sekä palkanlaskennan perusrekistereiden käsikirja Huom. Käyttöönotto-oppaan rakennetta on uudistettu. Nyt sovellusten Asetuksetvalikon kautta ylläpidettävät ja muut käyttöönottomääritykset on eriytetty omiin lukuihinsa. Kassavirtaennusteiden käsikirja Sähköiset laskuaineistot käsikirja Kirjanpidon käyttöönotto-opas ja käsikirja Keikkalaskutuksen käsikirja Myyntitilausten käsikirja Myyjän ruudun käsikirja Työnumerot-käsikirja Laskujen tulostuksen käyttöönotto-opas Lähtevien verkkolaskujen käyttöönotto-opas ja käsikirja Verolomakkeet-käsikirja Ostoreskontran käsikirja Vastikelaskutuksen uudet ominaisuudet 7.5 erillisohje on päivitetty ja löytyy nyt nimellä Vastikelaskut verkkolaskuiksi Isännöinnin käsikirja Lukemalaskutuksen käsikirja Perustietokantojen käsikirja Intrastatin käsikirja Varastotoimintojen käsikirja ÄlyALV-käsikirja epostituksen käyttöönotto-opas SEPA: lomakemuutokset erillisohje Lisäksi seuraavat englanninkieliset ohjeet on päivitetty: ÄlyALV-käsikirja (VAT Management / Manual) Pankkiyhteyden käsikirja (Electronic Banking / Manual) Käyttäjien ja profiilien ylläpidon käsikirja (Maintenance of Users / Manual) Oikeuksien ylläpito (Maintenance of Rights / Manual) Versiotiedote 7.9 Ohjeet - 20
Ostoreskontran käyttöönotto-opas (Accounts Payable / Implementation Manual) Myyntireskontran käyttöönotto-opas (Accounts Receivable / Implementation Manual) Laskutuksen automatisoinnin käyttöönotto-opas (Automation of Invoicing / Implementation Manual) Tuoterekisterin käyttöönotto-opas (Product Register / Implementation Manual) Ketjutettujen raporttien käsikirja (Chained Reports / Manual) Perusrekistereiden käyttöönotto-opas (Basic Registers / Implementation Manual) Intrastatin käsikirja (Intrastat / Manual) Myyjän ruudun käyttöönotto-opas (Vendor s Screen / Implementation Manual) Versiotiedote 7.9 Ohjeet - 21
7 Edelliseen versioon toteutettu kehitys Tähän lukuun on kerätty yhteenveto version 7.8 kehityspiirteistä. Tarkemmat tiedot niistä löydät dokumenttihakemiston etusivulla olevasta ko. version kehityskoosteesta. 7.1 Yleiset ominaisuudet ja taloushallinto Sovellus/ohjelma Lisensointi Järjestelmän käynnistäminen Käyttäjät, lukot ja oikeudet Sähköpostiasetukset Yritysrekisteri ABC-analyysi Sähköisten laskusanomien käsittely Verolomakkeet Ostoreskontra Kirjanpito Selite Visma L7 järjestelmän lisensoinnissa on siirrytty sähköpostitse lähetetetystä lisenssitiedostosta Visman palvelimelta asiakaskohtaisella lisenssinumerolla ladattavaan lisenssitietoon. Tämän toteuttamiseksi Visma L7 on integroitu keskitettyyn lisenssijärjestelmään Visma Licensing Serveriin (VLS). Uuden version versiotiedotetta ehdotetaan avattavaksi, kun järjestelmä käynnistetään ensimmäistä kertaa pääversion päivityksen jälkeen. Raporttien tulostaminen käyttäjien oikeuksista, lukoista ja valikoista on mahdollistettu. Lukoille ja oikeuksille voi tallentaa kuvaavan selitteen. Tiedostoylläpito Parametriohjaukset ohjelman Sähköposti-välilehden Muokkaa asetuksia painikkeella määritettävät sähköpostiohjaukset, kuten esimerkiksi lähettäjän osoite, on nyt mahdollista tallentaa myös yrityskohtaisesti. Nyt voit syöttää yritysrekisterin reskontratietojen Toiminnot Suoraveloitustiedot ylläpidossa myös IBAN-muotoisen tilinumeron. Pankkitilien käsittelyssä on parannettu SEPA-maksualueen pankkitilien tunnistusta ja tällä on vaikutusta maksuaineiston luontiin. ABC-analyysin porautumisnäkymään on lisätty VanhaABC-sarake, josta näet yrityksen edellisen ABC-luokan. Käytettävissäsi on myös valintaruutusarake sekä Valittuihin yrityksiin toiminto, joiden avulla päivität halutessasi vain tietyt yritykset. Uudella Sähköisten laskusanomien käsittely sovelluksella voit ylläpitää verkkolaskuja ennen niiden lukua ostoreskontraan sekä käsin että automaattisten muokkaussääntöjen avulla. Sovellus korvaa Ostolaskujen sisäänluku- ja Virheellisten ostolaskusanomien käsittely ohjelmat. Verolomakkeet-sovelluksessa on nyt mahdollista muodostaa veroilmoitustiedot sähköisenä siirtoaineistona Verohallinnolle toimitettavaksi. Verolomakkeet on myös päivitetty vastaamaan verottajan lomakemäärityksiä vuodelle 2011. Lisäksi sovelluksen käytettävyyttä on parannettu Ostolaskujen ylläpito Toiminnot Kopioi laskujen kuvat valinnalla saat kopioitua ostolaskuihin liittyvät pdf-kuvat ja liitteet haluamaasi hakemistoon. Voit lisätä työlle/varastoon-laskulajin rivitietoihin näkyviin myös työ- ja alanumeron. Maksuja valitessasi voit nyt rajata SEPA-maksuista (Kotimaa-valinta) mukaan erikseen kotimaiset ja ulkomaiset SEPA-maksut. Jos maksuerässä on yksikin hyvityslasku, siinä voi olla yhteensä enintään yhdeksän laskua. Maksuraporteilla tilit esitetään IBAN-muodossa. Käsin syötetyn maksun päivämääräkenttä on siirretty ensimmäiseksi syötettäväksi tiedoksi. Valuuttamaksujen palaute ikkunassa (VAL/PALAUTE) on nyt Poista-painike. Valuuttamaksujen pankki-ikkunaan (VAL/PANKISSA) on lisätty Kirjaa valitut painike. Velkaluettelolle on lisätty mahdollisuus ottaa mukaan esireskontrassa olevat laskut. Käsin kirjattavien tapahtumien tulostusvälitiedostoon on lisätty alv-prosentti ja alv-koodi. Alv-tiedot on lisätty myös tiettyihin kirjanpitovientiraportteihin. Kirjanpitotapahtumat- ja Kustannuslaskentatapahtumat-ohjelmien taulukko- Versiotiedote 7.9 Edelliseen versioon toteutettu kehitys - 22
Sovellus/ohjelma Selite osioon on lisätty mahdollisuus käyttää vapaasti lajiteltavaa selailulistaa. Tositetiliotteen käsittelyssä on uusi painike Kirjanpitoon avoimet rivit. Kausiveroilmoituksen koonti -sovellukseen on tehty muutoksia, joiden tarkoituksena on helpottaa useiden eri yritysten kausiveroilmoitusten hallintaa koontiruudulla. Tapahtuman tarkoille päivä- ja pääkirjaraporteille sekä alv:n tarkistusraportille on lisätty tulostumaan alv-prosentin lisäksi myös alv-koodi. Tuloslaskelmaraportteihin on lisätty uusi raportti nollatuloksen tulostamista varten. Pankkiyhteys Pankkiyhteyden asetuksiin on lisätty Tositetiliotteen kirjaus jatkokäsittelyyn Valuuttapalaute tiliotteesta valinta. Palkanlaskenta Lomapalkat Palkkapussien pdf-tulostuksessa on nyt käytettävissä rinnakkainen tapa, jonka tarkoituksena on nopeuttaa tulostusta sekä poistaa mahdolliset raportin latauksessa esiintyneet virhetilanteet. Pdf-palkkapussit on myös mahdollista välittää vastaanottajille Maventan kautta. Lomapalkkojen maksatukseen on lisätty uusia rajaustekijöitä. Palkkakalenteri Lisätessäsi kalenteritapahtumia palkkajaksoille voit ohjata Asetukset Kalenteritapahtumien lisäys valinnoilla, lasketaanko arkipyhät ja/tai viikonloput työpäiviksi. Henkilöstöhallinto Koulutusrekisterissä on nyt mahdollista lisätä liitteitä sekä kursseille että henkilöille. Kurssien ylläpito -ruudulla näytetään lähiaikoina vanhentuvat kurssit keltaisella huomiovärillä. Voit tulostaa niistä myös raportin sekä toimittaa muistutuksen sähköpostitse niille henkilöille, joita asia koskee. 7.2 Materiaalihallinto, tukku ja urakointi Sovellus/ohjelma Rahtikirja Tuoterekisteri Tarjouslaskenta LVIS-aineistojen nouto Selite Uusi Rahtikirja-sovellus mahdollistaa yksilöllisen rahtikirjanumeroinnin käytön, rahtikirjan tietojen täydentämisen ja tallentamisen ennen tulostusta sekä SFS 5865 -standardin mukaisten rahtikirjapohjien käytön. Toimittajahintoihin on lisätty sarakkeet Muokkausaika ja päivä. Tuoterekisterin päivitys Toiminnot Hintojen poisto ajoon on nyt lisätty uutena rajauksena Muokkauspäivä. Pakettia purkaessasi sovellus tarkistaa nyt, vastaako paketin rakenteen yksikkö ko. tuotteen käyttöyksikköä tuoterekisterissä. Sama tarkistus tehdään, jos paketit puretaan tarjouksen hinnoitteluajossa. Mikäli rakenteen yksikkö ei vastaa tuotteen käyttöyksikköä, puutelistalle tehdään tästä merkintä. Voit määritellä aineistolle päivityseston merkitsemällä Aineistot-välilehdellä Esto-sarakkeen valintaruudun. 7.3 Teollisuus Sovellus/ohjelma Tuotantokonesiirrot Puolivalmisteiden varastotilanne Selite Voit lukea pakkaustiedot sisään uudella INI-tiedostolla. Kun siirrät pakkauksia, näet Siirto tuotantokoneelta ruudussa kolme uutta saraketta: Pakkaustyyppi, KäsMäärä ja Nettopaino. Varastotilanne-ruudulla käytettävissäsi on uusi asetus Valmistusvaraukset. Asetus vaikuttaa varastotilanne-ruudun Valmistus-tietoihin, varastotilanteen Tapahtumat-ruudun tietoihin, tuotesaatavuus-ruudun Saapuu-sarakkeen tietoihin sekä hälytystarvelaskennan Saapuu-sarakkeen tietoihin. Valmistusvarauksetasetuksen ollessa aktivoituna em. tiedoista rajataan pois ne osat, joiden taso on > 0 (=tsuuno.taso>0). Versiotiedote 7.9 Edelliseen versioon toteutettu kehitys - 23
7.4 Kiinteistöhallinta Sovellus/ohjelma Asukasvalinta Asukasvalinnan ja hallinnan raportit Taloyhtiöraportit Selite Hakemusten uusintapyynnöt on nyt mahdollista lähettää sähköpostitse. Viestin sisältö ja ulkoasu on määritettävissä parametrien ylläpidossa, mutta voit vielä ennen lähetystä muokata viestiä vastaanottajakohtaisesti esimerkiksi liitteitä lisäämällä. Kun muodostat hakemusten uusintapyyntöjä, tulostettavissasi on informatiivinen raportti sähköpostitse toimitettavista pyynnöistä. Myös asuntotarjouksesta lähetettävän sähköpostin sisältö on asetettavissa parametrien ylläpidossa. Raportille avrap012.rpt on lisätty tulosyksikkökohtainen vaihtuvuusprosentti, jota ei ole jaettu kuukausien kulumäärällä. Asukashallintaan on lisätty uusi raportti (avrap145.rpt), jossa kysytään toinen päivämääräväli. Tämän avulla kerätään hakijat hakupäivän mukaan. Raportille tyrap21.rpt on lisätty GH3c:lle ja GF4:lle piilotus, mikäli huoneiston osakenumero tyhjä. Raporteille tyrap28.rpt, tyrap281.rpt ja tyrap282.rpt on lisätty tulostusjärjestykseksi yhtiö + huoneistonro. Versiotiedote 7.9 Edelliseen versioon toteutettu kehitys - 24