eopetussuunnitelmat ja tutkinnot

-PROJEKTI 1 (23) 17.8.2012 / v 0.82 43/041/2011 eopetussuunnitelmat ja tutkinnot Projektisuunnitelma PROJEKTISUUNNITELMAN TIEDOT Versio 0.82 Laatija Lasse Akselin /Ulla Angervo Laatimispäivämäärä 19.1.2012 Hyväksyjä Hyväksymispäivämäärä Organisaatio MUUTOSHISTORIA Versio Tekijä Pvm. Muutokset 0.1 Lasse Akselin 9.1.2012 Ensimmäinen versio ohjausryhmän käsittelyyn 0.5 Ulla Angervo 25.1.2012 Koko projektin projektisuunnitelma ohjausryhmän käsittelyyn 0.6 Ulla Angervo 22.2.2012 Tuotosten tarkennus ja organisointiin liittyvä korjaukset 0.7 Ulla Angervo 29.2.2012 Määrittelyvaiheen tarkennusta, valmistelu OKM:n projektiryhmän käsittelyyn. 0.8 Ulla Angervo 27.3.2012 OKM:n projektiryhmä käsittelyn jälkeiset muutokset, organisoinnin tarkennukset 0.81 Ulla Angervo 6.6.2012 tarkennuksia organisaatioon 0.82 Ulla Angervo 17.8.2012 Päivityksiä Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors, telefon 040 348 7555, fax 040 348 7865, fornamn.efternamn@oph.fi, www.oph.fi

-PROJEKTI 2 (23) SISÄLTÖ 1. TAUSTA JA LÄHTÖKOHDAT... 3 1.1 Käsitteet... 3 2. TAVOITTEET, RAJAUKSET JA LIITTYMÄT... 4 2.1 Projektin tavoitteet ja hyödyt... 4 2.2 Projektin rajaukset... 6 2.3 Liittymät ja riippuvuus muuhun toimintaan... 6 2.4 Projektin edellytykset... 8 3. TYÖSUUNNITELMA... 8 3.1 Projektin vaiheistus ja aikataulu... 8 3.2 Projektin tehtävät... 9 3.2.1 Vaatimusten tarkennus ja tietomallinnus... 9 3.2.2 Määrittely ja toteutus... 10 3.2.3 Testaus ja käyttöönotto... 11 3.2.4 Loppuarviointi... 11 4. PROJEKTIN TULOKSET, MITTARIT JA PÄÄTÖSPISTEET... 11 5. PROJEKTIORGANISAATIO JA ROOLIT... 13 5.1 Projektin asettaja... 14 5.2 Projektin omistaja... 14 5.3 Projektin asiakas... 14 5.4 Projektin ohjausryhmä ja toimintatavat... 14 5.5 Projektiryhmä... 16 5.6 Asiantuntija työryhmät muut sidosryhmät... 17 6. PROJEKTIN RESURSSIT... 18 6.1 Henkilöresurssit... 18 6.2 Taloudelliset resurssit... 18 7. PROJEKTINHALLINNAN MENETTELYT... 19 7.1 Projektin riskit ja niiden seuranta... 19 7.2 Projektin toimintatavat... 19 7.3 Muutoksenhallinta... 20 7.4 Projektin työtilat, työ- ja viestintävälineet sekä dokumentointi... 20 7.5 Viestintäsuunnitelma... 21 8. LIITTEET... 21 Liite 1. Riskianalyysi... 22

-PROJEKTI 3 (23) 1. TAUSTA JA LÄHTÖKOHDAT SADe-ohjelman Oppijan verkkopalvelukokonaisuuden toteuttaminen on käynnistetty Opetus- ja kulttuuriministeriön 23.2.2011 asettamispäätöksellä (Dnro 10/040/2011). Oppijan verkkopalvelukokonaisuuden tavoitteena on tuottaa kansalaisille kattavasti opiskelua ja siihen hakeutumista, oppimista ja urasuunnittelua tukevia palveluita elinikäisen oppimisen periaatteella. Tavoitteena on kehittää asiakaslähtöinen yhtenäinen ja kustannustehokas palvelukokonaisuus, joka tukee sektorirajat ylittävien työ- ja toimintatapojen kehittämistä ja syntyy olemassa olevista ja kehitettävistä uusista palveluista sekä niiden tuottamista tukevista tietojärjestelmistä. eopetussuunnitelmat ja tutkinnot projekti toteuttaa yleissivistävän koulutuksen opetussuunnitelmien perusteiden sekä ammatillisen koulutuksen tutkintojen perusteiden rakenteistamisen ja sähköistämisen. Projekti toteutetaan osana Oppijan verkkopalvelun keskitettyjen palveluiden (Hakeutujan palvelut ja Todennetun osaamisen rekisterin) kokonaisuutta. Perusteiden rakenteistaminen ja sähköistäminen liittyy tiiviisti yleissivistävän ja ammatillisen koulutuksen perusteiden kehittämis- ja uudistamisprosesseihin. Opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden rakenteistamisen lähtökohtana on mahdollistaa perusteasiakirjojen monipuolisempi käyttö sekä tuoda modernin verkkoympäristön tarjoamat mahdollisuudet laadintaprosessin hyödynnettäväksi. Perusteet on aikaisemmin tuotettu ensisijaisesti paperiversioina tai niitä vastaavina sähköisinä verkkojulkaisuina. Vaikka julkaisut ovatkin laadultaan hyviä sekä tuttuja ja käyttökelpoisia käyttäjille, eivät ne pysty tarjoamaan modernin verkkoympäristön mahdollisuuksia tiedon hakuun, yhdistämiseen ja monikäyttöisyyteen. Opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden rakenteistaminen ja sähköistäminen (OTUPERAS) -esiselvitysprojektissa ehdotetaan, että Opetushallituksessa jatketaan perusteiden rakenteistamista, sitä tukevaa sanastotyötä sekä perusteiden tuottamista ja hallintaa tukevan tietojärjestelmän kehittämistä. Tässä projektissa laaditaan sanastotyömenetelmää apuna käyttäen perusteiden rakenteet, joita hyödyntäen kehitettävässä tietojärjestelmässä voidaan perusteaineistoa käsitellä monipuolisesti. 1.1 Käsitteet Sanasto Sanastolla tarkoitetaan yleensä luetteloa jossain kielessä tai ympäristössä sallituista sanoista (termeistä) luokitteluineen, määritelmineen, kuvauksineen ja esimerkkeineen. Tietoteknisessä ympäristössä sanastoilla kuvataan käsitteiden merkityksiä siten, että eri tietojärjestelmät voivat ymmärtää käsittelemäänsä tietoa. Sanastoja voidaan laatia monin eri tavoin ja eri käyttötarkoituksiin. Sanastotyyppejä ovat muun muassa terminologiset sanastot, asiasanastot, ontologiat ja tietojärjestelmien ja sovellusten integrointia tukevat sanastot.

-PROJEKTI 4 (23) Sanastotyö Sanastotyöllä tarkoitetaan niitä menetelmiä ja käytännön työtä, joilla kehitetään semanttista yhteentoimivuutta edistäviä sanastoja. Käsitemalli / Tietomalli Käsitemallilla kuvataan organisaation tai toiminnon keskeiset käsitteet. Listamuotoisen käsitteiden luetteloinnin lisäksi käsitemalli visualisoidaan kuvaamalla käsitteet ja niiden väliset riippuvuudet. Visualisointi voidaan tehdä yksinkertaisesti sijoittamalla käsitteet laatikoihin ja kuvaamalla niiden väliset riippuvuudet viivoilla ilman suuntaa. Tarkempaan visualisointiin voidaan käyttää UMLluokkakaaviota (Unified Modelling Language) tai ER-kaaviota (Entity Relationship). Käsitemallin lisäksi voidaan kuvata myös tietomalli. Käsitemalli on tyypillisesti karkeampi loogisen tason kuvaus, tietomalli on vastaavasti tarkempi ja lähempänä fyysisen tietokannan suunnittelua. XML W3C:n (World Wide Web Consortium) suositus rakenteisen tiedon esittämiseen sähköisessä muodossa. XML-skeema W3C:n (World Wide Web Consortium) suositus XML-dokumenttien rakenteen ja sisällön määrittelyyn. 2. TAVOITTEET, RAJAUKSET JA LIITTYMÄT 2.1 Projektin tavoitteet ja hyödyt Projektin tavoitteena on määritellä ja kuvata opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteille rakenteinen tietomalli, jonka mukaisesti perusteet jatkossa laaditaan lisäksi projektissa toteutetaan: Perusteaineiston laadintaa ja hallintaa sekä muita palvelukokonaisuudessa tunnistettuja palveluita tukeva looginen tietovaranto, josta rakenteistettu peruste- ja tutkintotieto on monipuolisesti hyödynnettävissä Olemassa olevan aineiston muuntaminen ja tallentaminen sekä uuden rakenteisena tuotetun aineiston tallentaminen fyysiseen tietovarantoon. Perustetyön edellyttämä valmistelu- ja julkaisualusta yleissivistävän ja ammatillisen koulutuksen tarpeiden mukaisesti Ammatillisten tutkintojen sähköiset opintopolut Sähköisen palvelun käyttöönotto ja organisointi Käyttäjien koulutus rakenteisen aineiston tuottamiseen ja hyödyntämiseen Tulevien ratkaisujen pitää tukea yleistä kokonaisarkkitehtuuri kehitystä. Tietovarantoarkkitehtuurin näkökulmasta kehityksen tulee perustua seuraaviin tavoitteisiin:

-PROJEKTI 5 (23) Kattavuus o Sisältää kaikki järjestelmissä tai kyselyissä tarvittavat tiedot ja yhteydet Selkeys ja ymmärrettävyys o Mahdollisimman yksinkertainen rakenne; helpot kyselyt Muutosjoustavuus o Mahdollistettava laajennukset siten, että voidaan lisätä esimerkiksi tauluja ja sarakkeita ilman, että tehdään muutoksia ohjelmistoihin. Yleiskäyttöisyys o Rakenteen on sovelluttava erilaisiin ympäristöihin tarvitsematta muuttaa tietokannan rakennetta Eheys ja ei toisteisuus: o Tiedot talletettu vain kertaalleen; sisäisten ristiriitojen välttäminen Yhteiskäyttöisyys o Suunnittelussa huomioitava, että eri sovellukset/palvelut käyttävät yhteistä kantaa Ajantasaisuus: o Yhden käyttäjän tekemät päivitykset näkyvät heti muille tarpeen mukaan Siirrettävyys (skaalautuvuus) o laiteympäristöstä tai hallintajärjestelmästä toiseen Tietoturvallisuus: o käsittely käyttöoikeuksin Keskitetty kokonaisuus o Toteutuksen tulee perustua mahdollisimman keskitettyyn ratkaisuun, jolloin vältetään turhia tiedonsiirtoja ja varmistetaan tiedon eheys Tietokantariippumattomuus (teknologiariippumattomuus) o Määrittelyn tulee olla tietokantariippumatonta Suorituskyky: o Huomioidaan vaatimuksissa riittävä vastausaika tapahtumille ja riittävän tehokkaat eräajot Oppijan verkkopalvelujen ja niihin liittyvien prosessien, tietojen ja palvelujen keskeiset suunnittelun ja toteutuksen sekä jatkuvien palvelujen peruskivinä toimivina linjauksina käytetään seuraavia arkkitehtuuriperiaatteita, joiden kautta voidaan helposti myös tunnistaa projektissa saavutettavat hyödyt: löydettävyys ja hallittavuus, yhtenäinen palveluiden käyttökokemus, tunnistetut johdonmukaiset rakenteet helpottavat siirtymisiä nivelvaiheissa, systemaattinen tiedonkeruu, tiedonjakaminen ja monipuolinen hyödyntäminen, tiedon yhteiskäyttö, parempi kommunikaatio.

-PROJEKTI 6 (23) Nimi Oppijan verkkopalveluissa noudatetaan opetustoimen yleisiä arkkitehtuuriperiaatteita ja - linjauksia Oppijan verkkopalvelu tuo opetustoimen sähköiseen asiointiin yhdenmukaisen palvelukanavan Yhtenäiset verkkopalvelut hävittävät oppijan ja työelämän näkökulmasta opetustoimen hallinnon raja-aidat Verkkopalvelut helpottavat oppijan siirtymistä läpi oppimisen ja koulutuksen nivelvaiheiden Prioriteetti Prioriteetti 1-5 Kuvaus 5 Opetustoimen arkkitehtuuriperiaatteet on kuvattu opetustoimen viitearkkitehtuurissa. Arkkitehtuuriperiaatteet koskevat kaikkia Opetustoimen organisaatioita sekä yhteistyökumppaneita. 5 Opetustoimen keskeiset, yhteiset haku, tiedotus- ja asiointiprosessit kootaan yhteen helposti löydettävään ja hallittavaan kanavaan. Näitä täydentävät koulutuksen järjestäjäkohtaiset erityispalvelut. 5 Verkkopalveluun kootaan kaikkien koulutusasteiden palvelut yhtenäiseksi käyttökokemukseksi. Palvelut näkyvät yhtenäisenä sekä oppijoille että sidosryhmille 5 Verkkopalvelut helpottavat siirtymistä esim. esiopetukseen, perusopetukseen, 2. asteen koulutukseen, korkeakoulutukseen ja ammatissa tapahtuvaan koulutukseen. Verkkopalvelu parantaa opiskelua ja oppimista koskevan tiedon laatua, kattavuutta ja saatavuutta Palvelu mahdollistaa ja tukee oppijaa ottamaan itse vastuuta omasta oppimisestaan Palvelussa hyödynnetään erilaisille oppijoille tuttua teknologiaa Verkkopalvelu parantaa oppimisja koulutustiedon luotettavuutta Yhteiskäyttöiseksi määritelty tieto tallennetaan vain kerran yhdenmukaisessa muodossa 4 Verkkopalvelu kokoaa oppimisen ja opiskelua koskevan tiedon systemaattisesti yhteen. Tämä vähentää hajautetun tiedonjakelun laatueroja ja mahdollisia ristiriitoja. Opetustoimen tiedot voidaan koota yhteen palveluun. 3 Palvelu nostaa esiin oppijalle erilaisia opiskelu- ja koulutusmahdollisuuksia, sekä tukee tätä omaehtoisen oppimisen suunnittelussa ja seurannassa. 3 Verkkopalvelut ottavat huomioon eri ikäisille ja tasoisille oppijoille luontevat teknologiaratkaisut. 3 Todennetun osaamisen rekisteri ja keskitetyt hakupalvelut sekä keskitetyt viestintäpalvelut varmsitavat opetustoimen tiedon luotettavuuden - virallinen tieto voidaan selkeästi erottaa epävirallisesta 4 Yhteiskäyttöiseksi tai yhtenmukaiseksi määritetty tieto taltioidaan mahdollisuuksien mukaan vain yhteen paikkaan. Verkkopalveluissa noudatetaan selkeää MDM-mallia ja hyödynnetään määritettyjä päätietovarantoja. Oppijan verkkopalvelut viitearkkitehtuuri, arkkitehtuuriperiaatteet 2.2 Projektin rajaukset Projektin ulkopuolelle voidaan rajata syntyvän palvelun ylläpito ja kehittäminen. Projektista ei laadita erillistä viestintäsuunnitelmaa, vaan siitä tiedotetaan osana Oppijan verkkopalvelukokonaisuutta ja se on tunnistettu Todennetun osaamisen rekisterin (TOR) osaprojektiksi. 2.3 Liittymät ja riippuvuus muuhun toimintaan Projekti liittyy seuraaviin Oppijan verkkopalvelukokonaisuudessa toteutettaviin palveluihin: Keskitetyt palvelut (toteuttaja OPH): Ammatillisen koulutuksen, lukiokoulutuksen ja perusopetuksen jälkeisen opetuksen hakujärjestelmä järjestelmäkokonaisuus koostuu kolmesta osuudesta; hakijapalvelu, valinta- ja valintaperustepalvelu, prosessi- ja parametripalvelu.

-PROJEKTI 7 (23) Aikuiskoulutuksen hakujärjestelmä aikuiskoulutus saatetaan osaksi kansallista hakupalvelukokonaisuutta. järjestelmäkokonaisuus koostuu kolmesta osuudesta; hakijapalvelu, valinta- ja valintaperustepalvelu, prosessi- ja parametripalvelu. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä(kshj) yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen palvelukeskeiseen arkkitehtuuriin pohjautuva erillisrahoituksella toteutettava sähköinen haku- ja valintajärjestelmä. Tietovarantojen kehitysprojekti - Projektin tavoitteena on tuottaa palvelukokonaisuuteen liittyvät tietovarannot. Tehtävänä on muodostaa tietomalli (luokkamalli), josta voidaan johtaa fyysinen relaatiomalli ja toteuttaa se teknisesti. Relaatiomallin ja teknisestä toteutuksesta vastaa toimittaja. Ohjelmointi perustuu tuotettuun luokkamalliin. Muut kokonaisuuden palvelut: Opintojen aikaiset palvelut - OKM:n vastuulla olevat palvelut henkilökohtaisen opetussuunnitelman laatimiseen ja seurantaan. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palvelut - OKM:n vastuulla olevat palvelut opetussuunnitteluun, vuorovaikutuspalveluihin, valtakunnallisten opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden sähköistämiseksi ja rakenteistamiseksi sekä integraatiot opintohallintojärjestelmiin Muu toiminta: Rakenteisen tietomallin laadinnassa tulee ottaa huomioon Osaan.fi-verkkopalvelun vaatimukset ja tarpeet. Yhtenäisellä rakenteella voidaan tukea osaamisvaatimusten tarkastelua ja vertailua. Rakenteisen tietomallin laadinnassa tulee ottaa huomioon esiopetuksen ja perusopetuksen opetussuunnitelmien perusteiden laadintaprosessin vaatimukset ja tarpeet. Rakenteiden tulee tukea perusteiden kerroksellista laatimista ja julkaisua sekä horisontaalisten näkymien tuottamista tarpeiden mukaan. AMOP-projekti Projektissa tuotetaan ammatillisen koulutuksen oppimistulosten seuranta- ja arviointijärjestelmä. Tietomallinnuksen täytyy huomioida AMOP:n vaatimukset. Lisäksi tiedot täytyy huomioida tilastointi- ja raportointityössä. Salama-projekti (Sähköinen asianhallinta) Palvelukokonaisuus tarvitsee arkistonmuodostussuunnitelman. Selvitettävä sähköisen asianhallinnan prosessinkulku sekä tietojen arkistointivaatimukset.

-PROJEKTI 8 (23) 2.4 Projektin edellytykset Seuraavien edellytysten toteutuminen on välttämätöntä projektin onnistuneeksi läpiviemiseksi. Tiukkojen aikatauluvaatimusten vuoksi keskeisten osapuolien (ammatillinen, yleissivistävä, tietohallinto) tulee varmistaa riittävät resurssit koko projektin ajan sanaston ja rakenteiden määrittelyyn. Projektille tulee asettaa koko projektin ajaksi projektiryhmä ja projektipäällikkö, jotka vastaavat työn käytännön toteuttamisesta. Projektiryhmä tulee nimetä ja organisoida siten, että se tukee koko projektin elinkaarta. Projektin omistajan ja rahoittajan sekä toteuttaja organisaation sitoutuminen projektiin, sen aikatauluun sekä käytettävissä olevien substanssiosaajien saatavuus on yksi oleellisimmista projektin onnistumisen edellytyksistä. SADe ohjelmaan liittyy suuri määrä hankkeita joissa toteutetaan eri palvelukokonaisuuksia. Pelkästään Oppijan verkkopalveluun liittyy lukuisia sidoshankkeita joissa toteutetaan osakokonaisuuksia. Hankkeiden välisen yhteyden on oltava jatkuvaa ja sidoshankkeiden tuotoksia tulee hyödyntää läpi hankkeen. Opetustoimen käsitteistö ja sanastotyön eteneminen pitää aikatauluttaa tarkemmin tukemaan tuotettavia ratkaisuja, mikäli aikataulua ei voida vauhdittaa tulee Opetushallituksessa organisoida sanastotyö tarvelähtöisesti akuuttien tarpeiden mukaan. Opetushallituksen sanastotyön tuloksia pitää koordinoida ministeriön yleisempään sanastotyöhön. Käsitteistö ja sanastotyö, tukee opetustoimen hallinnonalan tiedonhallintaa ja luo edellytyksiä kehittää tiedonhakua, tiedonsiirtoa, tiedon mallintamista ja arkistointia. yhteinen sanasto ja käsitteistö mahdollistavat "keskustelevat tietojärjestelmät", Käsitteistö tarjoaa perustan uusien tietojärjestelmien tietorakenteille, jolloin käsitemääritystyötä ei tarvitse tehdä paikallisissa hankkeissa alusta alkaen. Oppilashallintojärjestelmien viitearkkitehtuuri projekti (KOHVI) 3. TYÖSUUNNITELMA 3.1 Projektin vaiheistus ja aikataulu Päävaiheet ovat seuraavat: 1. Vaatimusten tarkennus ja tietomallinnus 2. Määrittely ja toteutus 3. Käyttöönotto 4. Projektin päättäminen ja arviointi

-PROJEKTI 9 (23) Vaihe V0 Projektin suunnittelu V1 Vaatimusten tarkennus ja tietomallinnus V2 Määrittely ja toteutus V3 Testaus ja käyttöönotto V4 Loppuarviointi Projektinhallinta Suunniteltu aloituspvm 12.1.2012 1.2.2012 1.9.2012 1.10.2013 1.4.2014 1.2.2012 Suunniteltu lopetuspvm 31.1.2012 31.8.2012 30.9.2013 31.3.2014 31.5.2014 31.3.2014 Suunniteltu työmäärä Koko projekti 1.2.2012 31.5.2014 3.2 Projektin tehtävät Alla on kuvattu projektin vaiheiden tavoitteet ja sisällöt. Projektisuunnitelman liitteenä on ensimmäisen vaiheen vaatimusten tarkennus ja tietomallinnus tarkemmalle tasolle viety työsuunnitelma. Muiden vaiheiden tehtäviä tarkennetaan projektin edetessä. 3.2.1 Vaatimusten tarkennus ja tietomallinnus Lähtökohtana ovat OTUPERAS-loppuraportissa kuvatut tavoitteet ja vaatimukset. Vaiheen aikana vaatimuksia tarkennetaan ja täydennetään projektin osapuolien (ammatillinen, yleissivistävä, tietohallinto, rinnakkaisprojektit, mahdolliset ulkopuoliset sidosryhmät) vaatimuksilla. Vaatimuksissa tulee kuvata rakenteistamistyön liittymät ja sidokset kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen, Oppijan verkkopalvelujen viitearkkitehtuuriin sekä Todennetun osaamisen rekisterin (TOR) ja Hakeutujan palveluiden tavoitetilan kohdearkkitehtuuriin. Vaiheen aikana valmistuu kohdealueen sanasto osana Oppijan verkkopalvelun laajempaa opetustoimen sanastotyötä. Sanastotyössä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan JHS 175 sanastotyöprosessia ja jhsmeta.fi-sanastotyökalua. Vaiheen aikana rakentuvan tietomallin tavoitteena on määritellä yleisiä tietorakenteita, joita voidaan soveltaa sekä yleissivistävän että ammatillisen puolen perusteiden pohjana. Työssä tunnistetaan sekä mahdolliset yleistettävät rakenteet että sellaiset rakenteet, jotka selvästi poikkeavat toisistaan. Vaiheen lopputuloksena syntyy asiakirjarakenteiden määrittely. Vaiheen toteutuksessa voidaan noudattaa seuraavanlaista työpajatyöskentely mallia. Työpajoihin osallistuu substanssiasiantuntijoita sekä käsite- ja tietomallinnuksesta vastaavat henkilöt. Työpajat voidaan toteuttaa osin yhteistyössä Tietovaranto kehitysprojektin kanssa. Perusidea on varmistaa, että substanssiasiantuntijoilta saadaan tietosisältöjen

-PROJEKTI 10 (23) kuvaukset. Perussääntönä on varata yhteen aihealueeseen kaksi erillistä puolen päivän (3h) sessiota. Työpajojen kulku 1. Työpajat valmistellaan etukäteen kokoamalla aihealueen pohjatiedot kasaan. Pohjatietoina toimii jo koostettu käsite- ja tietomallinnus sekä muut (esim. arkkitehtuurikuvauksissa) tunnistetut tietosisällöt. Tiedot toimitetaan työpajaan osallistuville ennakkoon ja samalla pyydetään valmistautumaan työpajaan siten, että tunnistaa jo valmiiksi kohdealueen käsitteitä. Tehtävän annossa pitää korostaa, ettei kannata juuttua terminologiaan. Työpajan valmistelussa luodaan myös aihealueeseen liittyvä kysymyspatteristo, jota tullaan käyttämään työpajassa. Kysymyspatteriston avulla pyritään varmistamaan, että tarvittavat käsitteet saadaan kerättyä. 2. Työpajan alussa kerrataan mistä on kysymys ja kuvataan työpajan työn kulku. Tämän jälkeen aloitetaan ennakkotehtävässä kysyttyjen käsitteiden kerääminen. Uusia käsitteitä voidaan tuoda mukaan ja ne voidaan koota erillisille post-it lapuille tai kirjata suoraan koneelle. 3. Kun käsitteitä ei enää tunnisteta, kokoaa työpajan puheenjohtaja käsitteet yhteen. Käsitteet pyritään jo tässä vaiheessa kokoamaan siten, että niistä muodostuu alustava käsitemalli. Tässä vaiheessa voidaan jo tunnistaa hylättäviä tai päällekkäisiä käsitteitä. Tässä vaiheessa ei kannata juuttua liiallisiin yksityiskohtiin vaan ne voidaan tarkentaa seuraavassa työpajassa. 4. Työpajassa luotu karkea käsite- / tietomalli kirjoitetaan puhtaaksi ja yhdistetään jo tuotettuun tietomalliin. Mallia tarkennetaan aihealueen osalta seuraavassa työpajassa. 5. Työpajojen jälkeen toimittaja voi luoda mallista prototyypin, jonka jälkeen sitä voidaan edelleen tarkentaa 3.2.2 Määrittely ja toteutus Määrittelyvaihe tarkentaa vaatimusten mukaisen tavoitetilan kuvauksen siten, että toteutus voidaan aloittaa. Määrittelyvaiheessa keskitytään toiminnallisten vaatimusten tuottamiseen ylätason käyttäjätarinoina, käyttötapauksina ja rautalankakuvina. Määrittelyvaiheessa hyödynnetään käyttöliittymäsuunnittelijaa, sekä käyttötapausten katselmoinnissa substanssiasiantuntijoita. Ennen toiminnallisen määrittelyn aloittamista on hyvä kartoittaa nykyiseen aineistoon ja laadintaprosessiin liittyvät ongelmat ja kehittämistarpeet. Kartoituksen toteutus kyselyllä elokuussa.

-PROJEKTI 11 (23) Toteutus viedään läpi keskitettyjen palveluiden hankekokonaisuuteen valitun scrum ohjelmistotuotanto toteutuksen mukaisesti, jolloin substanssiasiantuntijoiden rooli korostuu valmiiksi ohjelmoitujen toteutusten kokeilussa ja kommentoinneissa. Valittu toteutustapa mahdollistaa myös määrittelyn tarkennuksen toteutuksen edetessä. Toteutus vaihe sisältää myös nykyisten perusteaineistojen muunnon uuteen rakenteistettuun muotoon. Muuntotyö tulee aikatauluttaa ja resurssoida osaksi tarkempaa toteutuksen työsuunnitelmaa. 3.2.3 Testaus ja käyttöönotto Testauksen ja käyttöönoton tueksi tuotetaan omat suunnitelmat. Testaus pitää sisällään myös käytettävyystestauksen ja loppukäyttäjien asiakasraatien katselmoinnit. Käyttöönoton laajin osa-alue on uusien palveluiden koulutukset loppukäyttäjille. Vaiheen aikana tuotetaan myös ylläpitosuunnitelma, vaikka varsinainen ylläpito ja kehittäminen on rajattu projektin ulkopuolelle. 3.2.4 Loppuarviointi Projektin loppuarviointi, jota edeltää käyttäjille suunnattu palautekysely. 4. PROJEKTIN TULOKSET, MITTARIT JA PÄÄTÖSPISTEET Projektin päävaiheissa syntyvät tulokset: Tulos Vaih Kriteeri Katselmoija(t) Hyväksyjä e Projektisuunnitelma V0 Projektisuunnitelma täyttää projektin alueen Hankejohtaja OKM projektiryh mä Vaatimusten tarkennus ja tietomallinnus työsuunnitelma V1 Suunnitelman avulla voidaan toteuttaa vaatimusten tarkennus ja luoda perusteiden Hankejohtaja OKM projektiryh mä Vaatimusten tarkennus, tietomalli, kohdealueen sanasto ja asiakirjarakenteen määrittely V1 rakenteistettu tietomalli Tarkennukset ja vaiheen aikana laadittu dokumentaatio tuotettu sille tasolle ja muotoon jolla voidaan siirtyä toiminnalliseen määrittelyyn projektiryhmä, substanssiasiantun-tijat, eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos OKM projektiryh mä

-PROJEKTI 12 (23) Määrittelyn työsuunnitelma Toiminnallinen määrittely V2 V2 Suunnitelman avulla voidaan tuottaa toteutuksen tarvitsema toiminnallinen määrittely, suunnitelmassa on kuvattu määrittelyvaiheen aikataulut, päätöspisteet sekä tavoitteet Toiminnallinen määrittely on kuvattu etukäteen määritetylle tarkkuustasolle, ja sen avulla voidaan lähteä ohjelmoimaan Toteutussuunnitelma V2 Suunnitelman avulla voidaan lähteä toteuttamaan valitun menetelmän mukaisesti tietovarantoratkaisua ja palveluita. Toteutussuunnitelmassa kuvataan nykyisen perusteaineiston muunto ja resurssointi Käyttöönottosuunnite lma V3 Kattaa käyttöönotettavat palvelut ja sidosryhmät Koulutussuunnitelma V3 Kattaa käyttöönotettavat palvelut ja sidosryhmät Ylläpitosuunnitelma V3 Kattaa käyttöönotettavat palvelut ja sidosryhmät Loppuarviointi V4 Ohjausryhmä hyväksyy kirjalliseen muotoon tuotetun projektin loppuraportin sekä palautekyselyn koosteen projektiryhmä, eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos projektiryhmä, substanssiasiantuntijat, eopetusuunnitemat ja tutkinnot jaos projektiryhmä, eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos projektiryhmä, eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos projektiryhmä, eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos projektiryhmä, eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos projektiryhmä, eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos OKM projektiryh mä OKM projektiryh mä OKM projektiryh mä OKM projektiryh mä OKM projektiryh mä OKM projektiryh mä OKM projektiryh mä Projektin päätöspisteet Tulos Vaihe Päätöspiste Vastuuhenkilö Hyväksyntä

-PROJEKTI 13 (23) päivämäärä Projektisuunnitelma V0 DP1 Projektipäällikkö 01/2012 Vaatimusten tarkennus ja V1 DP2 Projektipäällikkö/ 08/2012 tietomallinnus työsuunnitelma Lasse Akselin Määrittelyn työsuunnitelma V2 DP3 Projektipäällikkö 09/2012 Toteutussuunnitelma V2 DP3 Projektipäällikkö 02/2013 Käyttöönottosuunnitelma V3 DP5 Projektipäällikkö 08/2013 Koulutussuunnitelma V3 DP6 Projektipäällikkö 08/2013 Ylläpitosuunnitelma V3 DP7 Projektipäällikkö 12/2013 Projektinloppuraportti V4 DP8 Projektipäällikkö 05/2014 5. PROJEKTIORGANISAATIO JA ROOLIT JUHTA? SADe KLUSTERI OKM KTPO? OPH SISÄINEN OHRY eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaos HANKEJOHTAJA OPH OKM SADe projektiryhmä PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ eops PROJEKTIRYHMÄ PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ TOR SADe käsitteistö ja sanastotyö ammatillinen koulutus asiantuntijatyöryhmä yleissivistävä koulutus asiantuntijatyöryhmä

-PROJEKTI 14 (23) 5.1 Projektin asettaja Valtionvarainministeriö on asettanut SADe-ohjelman, jonka osa on Oppijan verkkopalveluthankekokonaisuus. 5.2 Projektin omistaja 5.3 Projektin asiakas Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa oppijan verkkopalvelukokonaisuuden omistajana palvelukokonaisuuden johtamisesta ja resursoinnista ja huolehtii kehitettävien palveluiden kytkemisestä muuhun koulutusjärjestelmän kehittämistyöhön sekä julkisen hallinnon tietojärjestelmäuudistuksiin. Ministeriö vastaa oppijan verkkopalvelukokonaisuuden kokonaisarkkitehtuurista osana koulutuksen ja tutkimuksen kokonaisarkkitehtuuria. Ministeriössä projektin näkökulmasta johtamisesta, koordinoinnista ja linjauksista vastaa Koulutus- ja tiedepolitiikan osaston johtoryhmä. SADe- hankkeen projektipäällikkö raportoi koulutus- ja tiedepolitiikan osaston johtoryhmälle, JUHTA:lle sekä oppijan verkkopalvelukokonaisuuden klusteriryhmälle. organisoi Oppijan verkkopalvelukokonaisuuden keskitettyjen palveluiden toteuttamisen. Opetushallituksen tehtävänä on vastata, että palvelut muodostavat käyttäjien kannalta yhtenäisen ja tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden. organisoi oppijan verkkopalvelujen palvelualueisiin kuuluvien hankkeiden toteuttamisen keskitetysti. Opetushallituksen vastuulla olevien Hakeutujan palveluiden ja Todennetun osaamisen rekisteri keskistettyjen palveluiden toteutuksessa eopetussuunnitelmat ja tutkinnot-projekti sijoittuu osaksi Todennetun osaamisen rekisterin (TOR) toteutusta, sitä ei kuitenkaan voida nähdä erillisenä kehityskohteena, vaan se liittyy oleellisesti toteutettaviin palveluihin, kokonaisuutta poikkileikkaavana kehitysprojektina. Opetushallituksessa toteutuksen hallinnasta vastaa hankejohtaja. 5.4 Projektin ohjausryhmä ja toimintatavat Projektin ohjausryhmänä toimii Oppijan verkkopalvelun projektiryhmä. OPPIJAN VERKKOPALVELUKOKONAISUUDEN PROJEKTIRYHMÄ (OPH:N PROJEKTIEN OHJAUSRYHMÄ) Jäsenet Organisaatio Timo Tervo, tietohallintopäällikkö Keski-Uudenmaan koulutuskuntayhtymä KEUDA Rauno K. Kurki, rehtori Lahden kaupunki Pasi Halme, tietohallintosuunnittelja Lahden kaupunki Arja Inkiläinen, opintoasiainpäällikkö Päijät-Hämeen koulutuskonserni, Koulutuskeskus Salpaus Heli Peltola, projektipäällikkö Jyväskylän ammattikorkeakoulu Arja Kukkonen, ohjauspalvelujen päällikkö Helsingin kaupunki Opetusvirasto Nuoriso- ja

-PROJEKTI 15 (23) Merja Lehtonen, opetusneuvos Harry Pulliainen Jaakko Okkeri, neuvotteleva virkamies Kari Korhonen, erikoissuunnittelija Johanna Niskanen, projektipäällikkö Ritva Sammalkivi, projektipäällikkö Antti Ylä-Jarkko, hankejohtaja Sari Virtanen, osastosihteeri Tehtävät ja vastuut Toimii projektin neuvoa-antavana ohjausryhmänä. tukea opetus- ja kulttuuriministeriötä ja ta palvelukokonaisuuden suunnittelussa ja toteutuksessa, tukea palvelukokonaisuuden ylätason määrittelyä esiselvitysvaiheessa käynnistetyn opetustoimen kokonaisarkkitehtuurin ja sen osana tarvittavan sanaston ja käsitteistön tarkentamiseksi, tehdä opetus- ja kulttuuriministeriölle esitykset verkkopalvelukokonaisuuteen sisältyvien osahankkeiden toteuttamisesta ja toteutuksen edellyttämistä resursseista, seurata palvelukokonaisuuden ja sen osahankkeiden edistymistä, tulosten valmiusastetta, tulosten laatua ja siihen vaikuttavia toimenpiteitä (erityisesti riskienhallinta), vastata osakokonaisuuksien/hankkeiden yhteistoiminnan koordinoinnista, hyväksyä hankkeen vaiheiden tuotokset ja siirtymiset vaiheesta toiseen sekä raportoida opetus- ja kulttuuriministeriön Koulutus- ja tiedepolitiikan osaston johdolle hankkeen etenemisestä sekä tuoda sen käsittelyyn asiat, jotka edellyttävät periaatteellisia linjauksia aikuiskoulutuslinja Opetus- ja kulttuuriministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Työ- ja elinkeinoministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Oulun kaupunki Opetus- ja kulttuuriministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö Päätösvalta hankkeessa Hyväksyy projektin tuotokset ja siirtymiset vaiheista toisiin. Esittelee päätöstä vaativat asiat KTPO:lle Ohjausryhmä viestittää omalla sitoutumisellaan projektin arvostamisesta ja tärkeydestä projektipäälliköille ja edustamalleen organisaatiolle. 5.5 eopetussuunnitelma ja tutkinnot jaos Opetus- ja kulttuuriministeriö asettaa eopetussuunnitelmat ja tutkinnot projektin tueksi eopetussuunnitelmat ja tutkinnot jaoksen, jonka tehtävänä on valmistella yhdessä projektipäällikön kanssa päätöstä edellyttävät asiat SADeprojektiryhmän päätettäväksi, katselmoida projektipäällikön esittelystä projektin dokumentaatio, varmistaa opetussuunnitelmien ja tutkintojen perusteiden saumaton integroituminen todennetun osaamisen rekisteriin, toimia palvelun käyttöönoton tukena. Jaoksen kokooonpano: Projektipäällikkö, Ulla Angervo, Rehtori Kauko Manninen, Suomen ammatilliset rehtorit ry Rehtori Seija Katajisto, AMKE ry

-PROJEKTI 16 (23) Lehtori Mikko Horila, enorssi-verkosto Kehitysjohtaja Jatta Herranen, Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä Suunnittelija Kimmo Lassila, Helsingin kaupungin opetusvirasto Opetusneuvos Erja Vitikka, OPH/ Yleissivistävä koulutus / Opetussuunnitelmat Opetusneuvos Olli Hautakoski, OPH/Ammattikoulutus/Tutkinnot Opetusneuvos Seija Rasku, OKM/koulutuspolitiikan osasto, ammatillinen koulutus Opetusneuvos Aki Tornberg, OKM/koulutuspolitiikan osasto, yleissivistävä koulutus 5.6 Projektiryhmä Nimi Organisaatio Nimike Vastuualue Ulla Angervo OPH projektipäällikkö projektihallinta Erja Vitikka OPH asiantuntija YL suunnittelu ja valmistelu Arto Pekkala OPH asiantuntija AM Juho Helminen OPH asiantuntija YL Leo Pahkin OPH asiantuntija YL Lasse Akselin Tieto Oy tekninen asiantuntija rakenteistaminen ja tietomalli Projektiryhmän tehtäviä: suunnittelee projektin projektipäällikön johdolla ja suorittaa projektille osoitettuja tehtäviä toimii ryhmälle asetettujen tavoitteiden ja rajojen sisällä itsenäisesti, kunhan annetut tehtävät saadaan toteutettua projektisuunnitelman mukaisesti vastaa projektin toimintojen ja työskentelytapojen kehittämisestä sekä osaltaan projektin riskien tarkkailusta ja ehkäisystä projektiryhmän jäsenet osallistuvat projektin työvaiheisiin (vaatimusmäärittely, sanastotyö, tietomallin laatiminen, asiakirjarakenteiden määrittely) edustaen vastuualueidensa asiantuntijuutta valmistella eopetussuunnitelmat tutkinnot jaoksen katselmointiin vietävät asiat, luoda tarjousasiakirjat palvelun kilpailuttamiseksi, luoda käyttöönottosuunnitelma. Projektipäällikön tehtävät: Projektipäällikkö vastaa oman osaprojektinsa kokonaisuuden hallinnasta sekä etenemisestä projektisuunnitelman mukaisesti ja avustaa hankejohtajaa käyttöönottojen/osaprojektien välisessä koordinoinnissa.

-PROJEKTI 17 (23) 5.7 OPH sisäinen ohjausryhmä Oph:n sisäinen ohjausryhmä muodostaa projektipäällikön hallinnollisen tuen. Ryhmä käsittelee erityistä päätöstä tarvitsevat asiat sekä seuraa säännöllisesti projektin etenemistä. Ryhmä varmistaa riittävien asiantuntijaresurssien saatavuuden. Ryhmän koostumus: Pasi Kankare, puheenjohtaja, Jorma Kauppinen, varapuheenjohtaja Sirkka-Liisa Kärki Irmeli Halinen Ulla Angervo 5.8 Asiantuntija työryhmät muut sidosryhmät Projekti edellyttää seuraavaa asiantuntemusta: Substanssiasiantuntijat kohdealueen käsitteistön syvällinen asiantuntemus toiminnan asettamat vaatimukset asiakirjallisen aineiston tuottamiselle asiakirjojen laadintaprosessin tuntemus asiakirjojen laatimisen osaaminen ja kokemus asiakirjallisen aineiston hyödyntämistarpeiden (haut, näkymät, koosteet jne.) tuntemus Asiantuntijat ammatillinen koulutus: Pirkko Laurila Olli Hautakoski Merja Lahdenkauppi Asiantuntijat yleissivistävä koulutus: Leo Pahkin Juho Helminen Mikko Hartikainen Tiina Tähkä Marjaana Manninen Anna-Kaisa Mustaparta Eija Kauppinen Asiantuntijat Oppijan verkkopalvelu hanke: Seppo Ränninranta, pääarkkitehti Katariina Stubbe, sanasto ja tietomallinnus

-PROJEKTI 18 (23) Alla on nimetty projektin sidosryhmät, joiden pitää olla tietoisia projektista ja sen etenemisestä: Nimi Organisaatio Nimike Vastuualue Oppijan verkkopalveluiden OPH viitearkkitehtuuri Ammatillisen OKM tutkintojärjestelmän kehittämishanke (TUTKE) Oppilashallintojärjestelmien OKM viitearkkitehtuuri (KOHVI) TOR:n ja hakeutujan OPH palvelujen kohdearkkitehtuuri Osaan.fi-verkkopalvelu OPH Sanastotyön intressiyhteisö Mahdollisesti useita organisaatioita JHS Sanastotyö ydinryhmä OKM Oppijan verkkopalvelu OKM opetuksen ja koulutuksen järjestäjän palvelut Oppijan verkkopalvelu OKM opintojen aikaiset palvelut Oppijan verkkopalvelun OPH keskitettyjen palveluiden osaprojektit AMOP OPH AMTU OPH 6. PROJEKTIN RESURSSIT 6.1 Henkilöresurssit Projektihenkilöstö muodostaa projektin pääasiallisen resurssin. Toiminnallisen määrittelyn alkaessa substanssiasiantuntijoiden rooli korostuu. 6.2 Taloudelliset resurssit Projektin taloudellisten resurssien määrittely ja seuranta tapahtuu hanketasolla. Ulkopuolelta mahdollisesti tarvittavaa resurssiapua, josta muodostuu hankkeelle kustannuksia: Sanastotyömenetelmän asiantuntija XML-rakennemäärittelyn asiantuntija Kohdealueen substanssin ulkopuoliset asiantuntijat

-PROJEKTI 19 (23) käyttöliittymäsuunnittelija 7. PROJEKTINHALLINNAN MENETTELYT 7.1 Projektin riskit ja niiden seuranta Projektin riskikartoitus tehdään projektin alussa. Riskikartoituksessa käydään läpi projektien tavallisimmat riskit, sekä niiden seuraukset. Projektin riskitasoa arvioidaan riskien todennäköisyyksien sekä seurausten avulla. Riskikartoitus hyväksytään ohjausryhmässä ja sitä seurataan jatkuvasti osana projekti- ja ohjausryhmän toimintaa. Yksittäisen riskin kasvaessa tai toteutuessa tulee asiasta tiedottaa viipymättä ohjausryhmää, joka tekee tarvittavat päätökset asian suhteen (liite 1 riskitaulukko). 7.2 Projektin toimintatavat Projektiryhmän sisällä sovitaan selkeät pelisäännöt projektin toteuttamiseksi aloituspalaverissa. Projekti dokumentoidaan yhdessä sovittujen vaatimusten mukaisesti sekä projektissa tarkemmin sovittavin tavoin. Projektille nimetty projektipäällikkö toimii projektiryhmän puheenjohtajana ja kokoonkutsujana. Kokousten alustava aikataulu suunnitellaan yhdessä projektiryhmässä aloituskokouksessa, aikataulu laaditaan työvaiheiden lopputuloksia tukevaksi ja turhia kokouksia ei pidetä. Kokouksissa käsitellään sen hetkisten työvaiheiden tilanne, tulosten valmiusaste, seuraavien vaiheiden tehtävät, tulosten laatu ja siihen vaikuttavat toimenpiteet sekä projektin edistymiseen vaikuttavat tekijät, erityisesti riskit. Projektiryhmässä käydään läpi projektin tilannekatsaus ja valmistellaan ohjausryhmään käsiteltäväksi vietävät asiat. Projektin edetessä projektiryhmän vastuualueelle kuuluu lisäksi katselmoida heille määritetty materiaali ja valmistella sen käsittely ohjausryhmään. Yksimielinen projektiryhmä voi tehdä projektin operatiiviseen toimintaan liittyvät muutokset. Projektin aikatauluun, tehtäväkokonaisuuksiin ja taloudellisiin seikkoihin vaikuttavat päätökset voidaan tehdä vain projektin ohjausryhmässä. Projektipäällikkö valmistelee päätösehdotuksen projektin ohjausryhmän päätöksenteon tueksi. Projektipäällikkö toimii myös ko. asian esittelijänä. Projektin ja sen vaiheiden hyväksymiskriteerit ovat seuraavat: Kaikki projektissa/vaiheessa sovitut tehtävät on tehty. Kaikki projektin/vaiheen tuotokset on katselmoitu ja hyväksytty. Kaikki projektin/vaiheen muutospyynnöt on käsitelty asianmukaisesti.

-PROJEKTI 20 (23) Projektin raportointi: Projektipäällikkö raportoi projektin etenemisestä kuukausittain hankekokonaisuudessa määritretyllää tavalla. Roolit Mitä Miten Koska Vastuuhlö Projektipäällikkö Edistyminen ja seuraavan jakson tavoitteet hankeryhmä n kokous nelikenttä kerran viikossa Ulla Angervo Projektipäällikkö Projektipäällikkö projektin tilannekatsaus Projektin loppuraportti kirjallisena (pp-esitys) kerran kuukaudessa/ ohjausryhmän kokouksessa Ulla Angervo Kirjallisena 31.5.2014 Ulla Angervo 7.3 Muutoksenhallinta Projektin aikana tulee tarvetta muuttaa hyväksyttyä hanke- tai projektisuunnitelmaa (tavoitteet, aikataulu, kustannukset, lopputulokset). Muutostarve, perustelut, muutoksen ehdotus ja kuvaus ehdotuksen vaikutuksista suunnitelmaan kuvataan muutosehdotuslomakkeella. Projektipäälliköt vastaavat muutosehdotuslomakkeen täytöstä projektien osalta. Muutosehdotuslomake käsitellään hankejohtajan kanssa, jonka jälkeen se esitellään projektiryhmälle. 7.4 Projektin työtilat, työ- ja viestintävälineet sekä dokumentointi Projektiryhmän kokoukset pidetään Opetushallituksen tiloissa. Opetushallituksen ulkopuolisten projektiryhmänjäsenten matkakulut korvataan projektin rahoista matkalaskua vastaan. Työtilat, työ- ja viestintävälineet sekä dokumentointi määritellään hanketasolla. Projektin tuottamat työdokumentit tallennetaan OPH:n eduuniin Projektin- kansioon. Projektin hyväksytty dokumentaatio tallennetaan Wikiin, jolloin dokumentaatio on nähtävillä julkisesti mahdollista kommentointia ja lausuntoja varten. Kertaluonteisia raportteja lukuun ottamatta kaikki projektin suunnittelu- ja tulosdokumentit (tietojärjestelmäprojekteissa myös ohjelma- yms. dokumentit) versioidaan versionhallintaohjeen mukaisesti.

-PROJEKTI 21 (23) 7.5 Viestintäsuunnitelma 8. LIITTEET Projektissa noudatetaan Oppijan verkkopalvelun viestintäsuunnitelmaa. Viestintä tukee projektin johtoa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankkeen ja projektin edistymisestä kerrotaan projektiorganisaatiolle ja organisaation sisällä sekä sidosryhmille. Yksisuuntaisen tiedottamisen lisäksi viestintää toteutetaan vuorovaikutteisesti, jolloin voidaan kuulla, sitouttaa ja sitoutua. Projektiviestinnän on tarkoitus huolehtia projektiosapuolien tiedontarpeesta projektin eri vaiheissa. Viestinnän kriittinen menestystekijä on mukauttaa viesti vastaanottajan tiedontarpeen ja intressin mukaan. Tämä lisää hieman työmäärää, mutta parantaa viestinnän laatua ja perillemenoa. Viestinnän tulee siis olla yleisesti ottaen riittävää, mutta mahdollisimman tiivistä. Lisäksi tulee tarkkaan miettiä millä medialla viestitään, etteivät kiireelliset asiat toisaalta huku ja vähemmän kiireelliset löytyvät helposti. Projektista viestitään myös Oppijan verkkopalvelukokonaisuuden hankesivujen kautta http://www.oph.fi/oppijanpalvelut/palvelukokonaisuus Liite 1. Riskianalyysi

-PROJEKTI 22 (23) 17.8.2012 / v 0.82 43/041/2011 Liite 1. Riskianalyysi Kohde (aktiviteetti, tulos) *) P = pieni, K = kohtuullinen, S = suuri/huomattava. Riski Todennäköisyys* Vakavuus* Syyt Syiden ennaltaehkäisy, suojaustoimenpiteet Seurauksiin varautuminen, varmistustoimenpiteet Henkilöresursseja ei ole riittävästi käytettävissä K S Työhön varatuilla henkilöillä on muita töitä liian paljon Työ osoittautuu ennakoitua laajemmaksi, joka aiheuttaa lisäresursoinnin tarpeen Työhön osallistuvien henkilöiden työkuormitusta seurataan säännöllisesti ja pyritään vapauttamaan resursseja tämän projektin käyttöön Resurssien käyttöä priorisoidaan tärkeimpiin kohteisiin koko projektin ajan Ohjausryhmä- ja esimiestasolla varaudutaan jatkuvaan resurssitarpeen arviointiin ja tarvittaessa uudelleen allokointiin Pyritään suunnittelemaan varahenkilöjärjestelmä ennen projektin alkua Projektin aikataulu ei pidä S K Työ osoittautuu ennakoitua laajemmaksi Henkilöresursseja ei ole riittävästi käytössä Aikataulun pitävyyttä seurataan säännöllisesti Tehtäviä priorisoidaan tarvittaessa Ohjausryhmä priorisoi tärkeimmät tulokset ja tavoitteet Määrittelyn kohdealuetta rajataan tarvittaessa Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors, telefon 040 348 7555, fax 040 348 7865, fornamn.efternamn@oph.fi, www.oph.fi

-PROJEKTI 23 (23) Projektin lopputulos ei vastaa tavoitteita ja vaatimuksia K S Tavoitteet/vaatimukset ovat epärealistisia tai keskenään ristiriidassa Resurssi- tai aikataulusyistä kaikkia tavoitteita ja vaatimuksia ei ehditä toteuttaa Tavoitteita ja vaatimuksia sekä niiden toteutumista arvioidaan koko projektin ajan Tavoitteita/vaatimuksia priorisoidaan tarvittaessa projektin aikana uudelleen Ohjausryhmässä seurataan säännöllisesti tavoitteiden ja vaatimusten toteutumista Ohjausryhmä päättää tarvittaessa tavoitteiden ja vaatimusten uudelleen priorisoinnista Puutteet osaamisessa estävät tavoitteiden ja vaatimusten mukaisten määrittelyjen laatimisen Työhön osallistuvien henkilöiden osaaminen varmistetaan ja sitä vahvistetaan tarpeen mukaan Projektiin kiinnitetään riittävä osaaminen organisaation sisältä ja sitä täydennetään tarvittaessa ulkopuolisilla asiantuntijoilla Työhön osallistuvien osapuolien yhteistyö ei toimi optimaalisesti P K Tavoitteet ja odotukset työlle ovat erilaiset Osapuolien väliseen keskusteluun ja koordinointiin ei ole varattu riittävästi aikaa Erilaiset lähtökohdat ja käsitteistö haittaavat kommunikaatiota Ohjaus- ja projektiryhmässä varmistetaan jatkuva kommunikointi ja koordinointi eri osapuolien kesken Yhteisesti sovituista tavoitteista päätetään ohjausryhmässä ja niiden toteutumista seurataan säännöllisesti Ohjausryhmä seuraa yhteisesti sovittujen tavoitteiden toteutumista ja sovittelee eri osapuolien odotuksia yhteen Projektin vaiheissa ja tehtävissä varmistetaan eri osapuolien henkilöiden yhteistyö käytännössä