Rakentaja 2006 -näyttelyn yleisö- ja näytteilleasettajatyytyväisyyden tutkiminen LOPPURAPORTTI Sanna Heinilä Tampereen ammattikorkeakoulu
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 2 (9) SISÄLLYSLUETTELO: MÄÄRITTELYT... 3 RAPORTIN TARKOITUS... 3 PROJEKTIN TAVOITTEET... 3 Tulos...3 Aika...3 Talous...3 PROJEKTIN RAJAUS... 3 PROJEKTIORGANISAATIO... 4 PROJEKTIRYHMÄ... 4 OHJAUSRYHMÄ... 5 TOTEUTUSSUUNNITELMA... 5 TOTEUTUSVAIHEET... 5 TEHTÄVÄLUETTELO... 5 TOIMINTASUUNNITELMA... 5 RISKIEN HALLINTA... 5 BUDJETTI... 6 OHJAUSSUUNNITELMA... 6 KOKOUSSUUNNITELMA... 6 TIEDOTTAMINEN... 6 VALVONTA... 6 ARKISTOINTI... 7 MATERIAALIT... 7 LOMAKKEET... 7 PROJEKTIN ARVIOINTI PROJEKTIN AIKANA... 7 PROJEKTIN ONNISTUMISEN ARVIOINTI... 7 TERVEISET VASTAAVIEN PROJEKTIEN TOTEUTTAJILLE TULEVAISUUDESSA... 8 PROJEKTIN YHTEYSTIEDOT... 8 LIITE 1: PROJEKTIN ASETTAJAN KOMMENTTI PROJEKTIN ONNISTUMISESTA... 9
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 3 (9) Määrittelyt Raportin tarkoitus Tämä loppuraportti kuvaa sitä, missä ja millä tavalla itse projektisuunnitelmasta poikettiin sekä mitä toimenpiteitä muutos aiheutti. Tämän vuoksi tätä raporttia on syytä tarkastella projektisuunnitelman kanssa. Lisäksi paino on toiminnan arvioinnissa, eli missä onnistuttiin ja mitä olisi voinut tehdä paremmin. Raportti pyrkii myös antamaan neuvoja tuleviin vastaaviin projekteihin. Tämä loppuraportti on projektipäällikön kirjoittama ja perustuu projektitiimin pitämään arviointikokoukseen. Projektin tavoitteet Tulos Projektille asetetut tulostavoitteet (a, b, eli tutkimukset) toteutuivat korkealla laadulla. Projektin asettajan palaute (Liite 1) oli myönteinen ja tulokset jopa odotettua paremmat. Tulostavoite c. eli vertailu aiempaan vuoteen jäi aluksi aiottua suppeammaksi, mutta tämä johtui tutkimusten tarkasta vertailukelvottomuudesta, johon ei voitu vaikuttaa. Kehitysvertailua toi kuitenkin hyvin esiin sanalliset palautteet (avoin kehityspalaute). Aika Valmis raportti lähetettiin asettajalle 3.4.2006. Raportti lähetettiin alkuperäistä suunnitelmaa hieman myöhemmin. Uudesta aikataulusta oli sovittu projektin laajennuksen yhteydessä (palauteseminaari). Raportti ja tulosten esitys kohdistettiin samaan aikaan. Raportti oli projektiryhmällä valmiina 21.3.2006. Talous Projekti arvioidaan toteutetun kokonaisuudessaan suunnitelman mukaisesti mahdollisimman pienin kustannuksin. Asettaja oli kustannuksiin tyytyväinen. Projektin rajaus Suunnitelman mukaisesta rajauksesta poikettiin lomakkeiden kopiointitehtävissä. Projektiryhmä huolehti lomakkeiden tilaamisesta ulkopuoliselta palveluntuottajalta. Muutosehdotus tuli juuri tarpeeksi ajoissa ja lomakkeet ehdittiin tilata. Olisi kuitenkin ollut hyväksi tietää muutoksesta aikaisemmin. Asettaja ehdotti projektin laajennusta siten, että tutkimusraportin lisäksi projekti tuottaisi seminaarin, jossa tutkimustulokset esitettäisiin järjestäjäorganisaatiolle. Projektiryhmä suostui laajennukseen oitis, sillä seminaari oli projektille itselleen lisäarvoa tuottava: kirjallista raporttia ei välttämättä moni lue, mutta esitykseen on monen helppo saapua, ja siten tutkimuksesta on enemmän hyötyä.
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 4 (9) Projektiorganisaatio Projektiryhmä Projektiryhmän koon arvioidaan olleen juuri hyvä. Isompi ryhmä olisi vain kangistanut projektia. Nykyinen koko mahdollisti aidon tiimityön. Ryhmän projektinhallintaosaaminen arvioidaan olleen hyvää kokemuksen ja ohjauksen (projektinhallinta koulutus) kautta. Itse messututkimus-substanssiosaamiseen saatiin tukea kurssista (Tilastomatematiikka) ja kirjallisuudesta. Tämä oli ryhmälle tarpeellista, sillä messututkimusta ei ollut aikaisemmin kukaan ryhmästä toteuttanut. Ryhmä oli halukas oppimaan tutkimuksen periaatteista.. Projektipäällikkö. Juicella vahvuus oli aikaisempi projektikokemus. Projektipäällikön rooli oli näkyvin projektin käynnistyksessä, yhteydenpidossa projektin sidosryhmiin ja projektin päättämisessä. Itsearviointina olen miettinyt olenko vaikuttanut projektiin liikaa, mutta ryhmässä arvioidaan, että osa-aluevastaavat ovat saaneet kuitenkin määrätä omia alueitaan tarpeeksi. Projektipäällikkö oli projektiin sitoutunut, mikä auttoi osaltaan myös muita sitoutumaan. Juicella heikkoutena on ajoittainen perfektionismi. Sanna Heinilä. Yleisötyytyväisyysvastaava. Sanna vastasi yleisötutkimuksesta. Sanna tarttui tehtävään hyvin ja kertoi ryhmälle, mitä tutkimus vaati onnistuakseen ja missä kohti hän tarvitsi esimerkiksi apua. Aluevastaavat pystyivät auttamaan toisiaan hyvin (esim. Tuukka sai lisänimen Taulukko-Tuukka Wordtaulukkotaidoistaan). Sanna pärjäsi miesten kanssa loistavasti ainoana naisena. Vahvuutena Sannalla on joustavuus ja mielipiteiden esittäminen.. Näytteilleasettajatyytyväisyysvastaava. Tuukka vastasi näytteilleasettajista. Tuukka teki rooliaan lomakkeiden laatimisesta tutkimuksen yhteenvetoon saakka keskittyneesti. Tuukkaa auttoi myös markkinointitutkimukseen liittyvä kurssi, jolla hän oli projektin aikana. Tuukan vahvuutena on asioiden katsominen siitä näkökulmasta mikä on käytännössä järkevää ja tilanteeseen soveltuvaa sekä suora mielipiteen esittäminen. On selvää, että ryhmä hyötyi kaikkien jäsenten ominaisuuksista, toisaalta saatiin systemaattisuutta ja toisaalta käytännönvinkkejä. Työ oli tiimimäistä, toisille osattiin antaa rakentavaa palautetta (muut arvioivat aina jonkun tekemiä tuotoksia ja niihin löydettiin parannusehdotuksia). Ryhmäläisten kemiat sopivat hyvin yhteen, myös jatkossa tullaan pitämään yhteisiä henkilöstöpäiviä.
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 5 (9) Ohjausryhmä Ohjausryhmän kanssa päästiin hyvin sopimukseen projektista. Myös projektiryhmä toi ajatuksensa esiin siitä, minkä laajuiseen projektiin heillä on mahdollisuus. Ohjausryhmältä arvioidaan saataneen riittävästi tukea, palautetta ja toisaalta tärkeää vapautta toteuttaa projekti. Resursseista huolehtiminen oli varsin priimaa. Toteutussuunnitelma Toteutusvaiheet Vaiheistus arvioidaan järkeväksi. Vaiheissa oli erilaiset toteuttamistavat ja erilaista johtamista. Vaiheissa oli riittävästi joustoa: säännöllisesti oli tekemistä, mutta työt eivät kasaantuneet. Valmistelu-vaiheessa olisi voinut kiinnittää enemmän huomiota itse tutkimusongelmaan ja arvioida kysymysten tarpeellisuutta kriittisemmin. Myös nimilaput näyttelyyn olisi voinut järjestää. Näyttelyvaiheessa kylmien palautepisteiden kynät olisi tullut kiinnittää heti paikalleen. Lisäksi näyttelynjärjestäjän kanssa olisi voinut ennakolta paremmin sopia palautepisteiden paikat näyttelyalueella. Raportin laatimisen vaiheessa arvioidaan hyväksi ratkaisuksi, että kokoonnuimme kolmeksi päiväksi työskentelemään yhdessä kahdelle tietokoneelle. Ajatus ei katkennut raporttia tehdessä ja raportista tuli siten yhtenäinen. Tehtäväluettelo Tehtävät arvioidaan jaetun varsin hyvin toimenkuvien mukaan. Projektipäälliköllä oli yhteensä monia tehtäviä, mutta ne palvelivat roolia. Tehtäväjako selkiytti projektin vaiheita, kaikkien oli helpompi jäsentää, mitä projektin aikana tapahtuu. Toimintasuunnitelma Näyttely toteutettiin lähes juuri työsuunnitelman mukaisesti. Perjantaina tulimme kuitenkin aiottua aikaisemmin näyttelypaikalle valmistelemaan ja muina päivinä tulimme aiottua myöhemmin, sillä tarvetta alkuvalmisteluihin ei ollut. Riskien hallinta Olennaisimmat riskit osattiin ennakoida ja niiden hallinta onnistui projektisuunnitelmassa kirjatuin toimenpitein. Uusia riskejä ei projektin aikana ilmennyt.
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 6 (9) Budjetti Projektipäällikkö hyväksyi 28.2. asettajan kanssa tarkennetun hankintalistan, jolla projekti todettiin voitavan toteuttaa. Budjetti arvioidaan toteutetun järkevästi ja asianmukaisesti. Ohjaussuunnitelma Projektin ohjaussuunnitelmaan kiinnitettiin tarkoituksellisesti paljon huomiota alusta pitäen. Projektia pyrittiin ohjaamaan kokonaisuutena. Kokoussuunnitelma Kokoussuunnitelma laadittiin projektin alussa ja sitä tarkennettiin tarvittaessa vaiheittain. Kokouksia arvioidaan olleen riittävästi, ne olivat pääsääntöisesti esityslistalla valmisteltuja, niistä laadittiin lyhyitä pöytäkirjoja ja niiden arvioidaan ohjanneen projektia hyvin. Tehokkuus johtui valmistelusta ja pienistä kokousryhmistä. Projektiryhmän kokoukset pidettiin useimmiten koulun ulkopuolella häiriöttömissä tiloissa, mikä myös auttoi kokousten onnistumista. Joitakin kokouksia jouduttiin siirtämään ryhmäläisten menojen takia, mutta niihin sovittiin pian uudet ajat. Huomioitavaa on kuitenkin se, että uusien kokousaikojen sopiminen on aina viestinnälle paljon työtä aiheuttavaa, joten projektin aluksi tehtävä kokoussuunnitelma helpottaa erittäin paljon ohjausta ja viestintää. Tiedottaminen Tiedottaminen oli toinen painotettu ohjauksen väline. Tavoitteena oli nopea ja tehokas täsmäviestintä eli asianomaiset saavat tiedon nopeasti ja siten, että viestissä on vain heihin liittyvää tietoa. Tällöin viestit myös luetaan tarkimmin. Projektin sähköpostiviestit on koottu viestintäasiakirjaan. Tiedottaminen tapahtui suunnitelman mukaisesti pääosin sähköpostilla, vain muutamia puheluita on tarvittu projektin ohjaukseen. Tiedottamisen arvioidaan olleen onnistunutta. Vain muutamia kertoja tiedotus on tapahtunut hieman viime tingassa tai aiheuttanut lieviä väärinkäsityksiä. Tiedotus on ollut luonteeltaan kohdistettua, positiivista ja motivoivaa. Valvonta Valvonta on ollut luonteeltaan ohjaavaa, pikemminkin projektin onnistumista varmistavaa kuin määräävää.
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 7 (9) Arkistointi Arkistointi on suoritettu mahdollisimman yhdenmukaisesti projektin sisällä. Dokumentit noudattavat samaa linjaa ja asemointia keskenään. Tässä projektissa kirjalliseen esittämiseen on kiinnitetty suurta huomiota, sillä projekti oli luonteeltaan raportoivampi kuin toiminnallisempi. Projektia arvioidaan arkistoidun varmasti riittävästi. Projektin asiakirjat on koottu sähköiseen projektikansioon. Materiaalit SPSS-ohjelma palveli projektissa hyvin, joskin sen käyttäminen vaati aikaa, tutustumista ja vaivaa. Kirjallisuuteen perehtyminen oli hyvin tarpeellista. Lomakkeet Osa-aluevastaavat ovat arvioineet palautelomakkeiden onnistumista. Lomakkeet eivät saisi olla yhtään käyttämiämme pidempiä eivätkä tiiviimpiä. Käännä-kehotus tulisi näkyä vielä paremmin, liian moni täytti vain yhden puolen. Jokaisen kysymyksen tärkeys tulee arvioida tarkasti, turhille kysymyksille ei ole tilaa. Arvontaan osallistumisen tila tulisi olla paremmin esillä. Lomakkeita painettaessa paperin puolikiiltopintaisuus ei lisää paljoa hintaa, mutta virallistaa lomaketta. Sen sijaan väripainatus nostaa hintaa moninkertaiseksi. Projektin arviointi projektin aikana Koko projektia arvioitiin aina projektin vaiheiden päättymisen yhteydessä. Arvioitiin onnistuiko päättynyt vaihe ja onko projekti saavuttamassa tavoitteensa. Ulkoista arviointia pyydettiin palautteen muodossa ohjausryhmältä ja sitä saatiin. Koulun puolelta saimme projektin ohjausta koskevaa arviointia ja näyttelyn puolelta sisällöllistä arviointia kysymysten aiheisiin ja painotuksiin. Projektin onnistumisen arviointi Projektin arvioidaan tuottaneet asettajalle juuri sitä lisäarvoa, mitä projektilta odotettiin. Tutkimustulokset kertovat vuoden 2006 Rakentaja-näyttelyn yleisön ja näytteilleasettajien mielipiteitä näyttelystä. Tämän tutkimuksen tiedot voivat näin olla mukana tulevien Rakentaja-näyttelyiden suunnittelussa. Seminaarissa nousikin jo keskustelua keskeisimmistä näyttelyn aiheista ja siitä, miten niitä jatkossa tulisi edelleen kehittää.
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 8 (9) Terveiset vastaavien projektien toteuttajille tulevaisuudessa Projektia asetettaessa kannattaa mahdollisimman tarkasti sopia mihin projekti päättyy ajallisesti, vastuullisesti ja tuloksellisesti. Kannattaa arvioida voidaanko projekti toteuttaa annetuin resurssein ja onko osaaminen projektiryhmässä riittävää, ellei näin ole, tulee resursseja ja osaamista lisätä. Ulkoisia asiantuntijoita ja arvioijia on aina hyödyllistä käyttää. Tutkimusprojektissa on tärkeää määrittää tutkimusongelma ts. mistä juuri tarkalleen halutaan tietoa, ettei tutkita joitain asioita vain varmuuden vuoksi. Messututkimus on aina osaprojekti, joka on riippuvainen päätapahtumastaan. Tärkeää on siis sovittaa tutkimusprojekti pääprojektiin aikataulullisesti ja tyylillisesti eli tulee perehtyä itse tapahtumaan riittävästi. Tämä on tärkeää jo siksikin, että osaa tutkia tapahtuman kannalta tärkeitä asioita ja siten että tuloksista voisi olla hyötyä järjestäjälle. Projektin yhteystiedot Mikäli projektiin liittyy jotain kysyttävää tai haluat lisätietoja tai projektin asiakirjoja nähtävillesi, ota yhteyttä projektipäällikköön: juha-matti.viitala@cs.tamk.fi 040 5665382
Sanna Heinilä LOPPURAPORTTI 9 (9) Liite 1: Projektin asettajan kommentti projektin onnistumisesta Messututkimus-projekti Rakentaja 2006 näyttely 6.4.2006 Palaute Projektiryhmän kanssa työskentely Projektiryhmän toiminta oli riittävän oma-aloitteista ja tarvittavien materiaalien hankinta tehtiin hyvissä ajoin ennen näyttelyä. Kustannukset pysyivät ajatelluissa rajoissa. Jokainen ryhmän jäsen toimi mielestämme projektin palavereissa annettujen ohjeiden mukaan. Tiedonkulun onnistuminen Yhteydenpito onnistui hyvin. Projektin asettajan omien tavoitteiden ja tilauksen näkyminen projektissa Raportissa esitetyt kaaviot olivat havainnollistavia joten toivottavasti Rakentaja 2007 näyttely ottaa niistä opikseen. Tutkimuksen taso ylitti kenties odotuksetkin koska ennen ei näin selventävää raporttia ole tehty. Rakentaja 2003 näyttelyssä oli markkinointitutkimuksiin erikoistunut firma tekemässä kävijätutkimusta mutta mielestämme se oli suppeampi. Pelkkien lukujen tiiraaminen ei välttämättä palvele halutulla tavalla. Projektin tuoma lisäarvo asettajalle Tärkein huomioon otettava asia Rakentaja 2007 näyttelyä järjestettäessä on jälleen ennakkomarkkinoinnin määrä. Raportissa ilmeni että ympäristökuntiin tulisi saada paremmin tietoa jolloin kävijöitä saataisiin lisää.