1 Valmistelutoimielin (VATE) Kokous 1/2017 Aika Keskiviikko 14.6.2017 klo 8.30-10.30 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko (4. krs) Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus x Jyrki Karhula x Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen x Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* x Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki x Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki Juha Willberg x Mäkelä Johanna Kunnat Pekka Reiman* Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus x Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen x Siiskonen Keijo Eksote Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat Eerola Niina työntekijöiden edustaja x Liukkonen Tiina xtuimala Aija Muutosjohtaja, valmistelija ja sihteeri 1. Kokouksen avaus Hallituksen lakiesitys HE 15/2017 sisältää voimaanpanolaissa esityksen valmistelutoimielimen kokoontumisesta. Kun väliaikainen valmistelutoimielin on asetettu, maakunnan liiton on huolehdittava, että valmistelutoimielimen ensimmäinen kokous kutsutaan koolle. Valmistelutoimielimen iältään vanhin edustaja johtaa ensimmäisessä kokouksessa puhetta siihen saakka, kunnes valmistelutoimielin on valinnut itselleen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajat. Avataan kokous lakiesityksen mukaisesti, vaikka kokoontuminen onkin vasta esivalmisteluvaiheen valmistelukokous ilman virallista valmistelutoimielimen valtaa. Matti Viialainen avasi kokouksen esityksen mukaisesti. 2. Kokouksen läsnäolijoiden toteaminen Maakunnan väliaikainen valmistelutoimielin tarvitaan lakiesityksen HE 15/2017 perusteella sote- ja maakuntauudistuksen valmisteluun. Maakunnan väliaikainen valmistelutoimielin vastaa maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelusta siihen saakka, kunnes maakuntavaltuusto on valittu ja maakuntavaltuuston asettama maakuntahallitus on aloittanut toimintansa.
2 Neuvottelut maakuntaan liittyvien organisaatioiden kesken on pidetty 17.5.2017 ja osapuolten nimeämiset koottu liiton hallituksen käsittelyyn. Liiton hallitus on kokouksessaan 12.6. asettanut väliaikaishallinnon ehdollisena eduskunnan päätöksentekoon saakka. Valmistelutoimielin toimii esivalmisteluvaiheen loppuun saakka aiemmin Etelä-Karjalan valmisteluun nimetyn valmisteluryhmän työn jatkajana. Todetaan läsnäolijat. Todettiin kokouksen läsnäolijat osallistujaluettelon mukaisesti. 3. Kokouksen järjestäytyminen Kuten kokouksen 1 todettiin, valmistelutoimielimen iältään vanhin edustaja johtaa ensimmäisessä kokouksessa puhetta siihen saakka, kunnes valmistelutoimielin on valinnut itselleen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajat. Lappeenrannan kaupunki on päätöksessään esittänyt puheenjohtajaksi Alina Kujansivua ja Etelä-Karjalan liitto on esittänyt puheenjohtajaksi Matti Viialaista. Lisäksi maakunnan liiton hallitus esitti, että toimielimelle nimetään varapuheenjohtajat niin Eksotesta, KAS-ELY:stä kuin Lappeenrannan kaupungiltakin. Valitaan kokoukselle puheenjohtajisto ja sihteeri esivalmisteluvaiheen ajaksi. Markku Heinonen toi esille Lappeenrannan kaupungin ja kuntajohtajien kannan Alina Kujansivun puheenjohtajuuden puolesta. Tuula Karhula esitti maakuntajohtajaa puheenjohtajaksi. Käydyn keskustelun jälkeen päädyttiin yhteiseen neuvotteluratkaisuun, jonka mukaan puheenjohtajisto muodostuu seuraavasti: puheenjohtaja Matti Viialainen varapuheenjohtaja Alina Kujansivu 2. varapuheenjohtaja Leena Gunnar 3. varapuheenjohtaja Tuula Karhula Puheenjohtajisto vahvistetaan uudelleen väliaikaishallinnon virallisen vaiheen alkaessa lakien hyväksymisen jälkeen. Valmistelutoimielimen sihteerinä ja valmistelijana toimii Aija Tuimala. 4. listan ja kokouskäytäntöjen hyväksyminen Kokouksen esityslista on toimitettu 12.6 liiton hallituksen nimeämiskokouksen jälkeen sähköisesti. Hyväksytään kokouksen esityslista ja sovitaan kokouksen pöytäkirjan hyväksymisestä. Todetaan samalla linjaukset esityslistan toimittamisesta ja pöytäkirjan hyväksymisestä valmistelutoimikunnan kaikissa kokouksissa. Noudatettaviksi periaatteiksi esivalmisteluvaiheessa esitetään
3 lista toimitetaan sähköisesti viimeistään 2 arkipäivää ennen kokousta. lista toimitetaan varsinaisille jäsenille, kukin jäsen tiedottaa varajäsentään kokoukseen osallistumisesta Tarkastamaton kokouspöytäkirja lähetetään puheenjohtajan hyväksynnän jälkeen toimielimen jäsenille ja se tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Kun valmistelutoimielimen tehtävä virallistuu, tulevat sen esityslistat ja pöytäkirjat julkaistavaksi sivustolle. Valmistelutoimielin päätti hyväksyä esityksen mukaisesti esityslistan ja esitetyt toimintatavat. Kokouksen pöytäkirjat ovat julkisia. 5. Valmisteluryhmän 8.5.17 pöytäkirjan hyväksyminen Valmisteluryhmän viimeisestä kokouksesta laadittu pöytäkirja on liitteenä 1. Pöytäkirjasta nähdään valmisteluryhmän edellisen kokouksen valmistelutilanne, joka oli kevään raporttien valmistuminen. Tämän jälkeen ohjaus- ja seurantaryhmä piti 17.5. viimeisen kokouksensa, jossa se totesi, että valmistelutyö organisoidaan uusiksi valmistelutoimielimen alaisuudessa. Merkitään pöytäkirja tiedoksi ja hyväksytään kokouksen kulun mukaisena. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 6. Väliaikaisen valmistelutoimielimen kokoonpano ja tehtävät Laissa maakuntalain, sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä annetun lain ja pelastustoimen järjestämisestä annetun lain voimaanpanosta säädettäisiin seuraavasti (ks. https://www.edilex.fi/he/20170015?#ot537): 7 Väliaikaisen valmistelutoimielimen tehtävät ja toimivalta Väliaikainen valmistelutoimielin johtaa maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelua ja käyttää sitä koskevaa päätösvaltaa sekä vastaa tehtäviinsä liittyvästä puhevallan käyttämisestä maakuntavaltuuston toimikauden alkuun asti. Valmistelutoimielin voi asettaa keskuudestaan jaostoja hoitamaan erikseen määrättyjä tehtäviä ja siirtää näitä tehtäviä koskevaa päätösvaltaa jaostolle. Valmistelutoimielimen tehtävänä on yhteistyössä niiden viranomaisten kanssa, joista tehtäviä ja niitä hoitavaa henkilöstöä siirtyy maakunnalle: 1) selvittää maakunnille siirtyvä henkilöstö ja valmistella maakuntavaltuustolle ehdotukset henkilöstön siirtosuunnitelmaksi ja -sopimuksiksi; 2) osallistua maakunnille siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen; 3) osallistua maakunnille siirtyvien sopimusten ja näitä koskevien oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseen; 4) osallistua maakunnille siirtyvien hallinto- ja palvelutehtävien hoitamista tukevien tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien ja ratkaisujen selvittämiseen; 5) valmistella maakunnan toiminnan ja hallinnon järjestämistä; 6) päättää maakunnan vuoden 2018 talousarviosta; 7) osallistua ensimmäisten maakuntavaalien järjestämiseen;
4 8) valmistella muut maakuntien toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat. Valmistelutoimielimen toimivalta on rajoitettu siten, että se voi: 1) ottaa henkilöitä vain määräaikaiseen virka- tai työsopimussuhteeseen maakuntaan siten, että määräaika päättyy viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2018; 2) tehdä maakuntaa sitovia sopimuksia vain määräaikaisesti voimassa oleviksi siten, että määräaika päättyy viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2019. Väliaikaisen toimielimen oikeudesta jatkaa maakunnan hallinnon ja toiminnan käynnistämistä varten hankittavia palveluja koskevia sopimuksia kilpailuttamatta säädetään 44 :n 1 momentissa. Valmistelutoimielimen menettelyyn sovelletaan maakuntalain säännöksiä. Kokousedustajille on toimitettu taustatiedoksi voimaanpanolain osuus HE 15/2017. Merkitään tiedoksi valmistelutoimielimen virallisen vaiheen tehtävät. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 7. VATE:n työskentely ja resursointi Käydään keskustelu VATE:n resursseista sekä muista valmistelun resursointitarpeista muutosjohtajan esittelyn pohjalta (liite 2). Keskustellaan myös Kuntaliiton valmistelemasta työjärjestyspohjasta (liite 3). Todetaan käytettävissä olevat henkilöstöresurssit, sovitaan tarvittavista lisäresursseista ja niiden hankintakeinoista. Keskusteltiin valmistelutoimielimen roolista, tehtävistä ja osaamisalueista suhteessa toimielimen tehtäviin. Päätettiin, että nykyinen työnantaja ja maakunnan liitto sopivat jäsenten työpanoksen käytöstä sopimuksella kunnes sopimus siirtyy valmistelutoimielimen ja nykyisen työnantajan väliseksi sopimukseksi. Valtion rahoituksella korvataan työnantajalle ostettava työpanos, sivukulut, työvälineet ja matkakulut erikseen laaditun sopimuksen mukaisesti. Valtion rahoituksen on tarkoitus alkaa 1.7.2017. Sovittiin, että VATE:n jäseniltä työskentely vaatii pääsääntöisesti vähintään 1 päivän (20 %) ja varajäseniltä 0,5 päivän (10 %) viikkotyömäärää, joka korvataan työnantajalle. Mikäli merkittäviä poikkeamia sovitusta työmäärästä syntyy, sovitaan korvauksesta erikseen valmistelutoimielimessä. Nämä tarkennetaan seuraavassa kokouksessa henkilötasolla. Muutosjohtajan virka päätettiin laittaa hakuun KT:n ohjeistuksen mukaisesti. Tehtävän aloitus on 1.10.2017 tai lakien astuessa voimaan syksyllä 2017. Liitto toteuttaa haun normaalin hallintosääntönsä mukaisesti ja valintapäätös voidaan tehdä ehdollisena eduskunnan päätökseen perustuen. Muutosjohtaja on valmistelutoimielimen
5 esittelijä. Virallisen päätöksen muutosjohtajan valinnasta tekee VATE lakien hyväksymisen jälkeen. Muiden tehtävien osalta keskusteltiin VATEn jäsenten roolista valmisteluvastuun/koordinaatiovastuun kantajina. Kukin jäsen kommentoi seuraavaan kokoukseen näkemyksensä itselleen sopivista vastuu- ja valmistelualueista. VATEn jäsenten lisäksi organisaatioiden asiantuntijoiden työpanosta on ostettavissa maakunnan käyttöön tarpeellisilla osaamisalueilla. Esimerkiksi ICT-palveluihin, lakiasioihin, viestintään ja liiketoimintaosaamiseen tarvittaneen vielä lisäresurssia. Kukin edustaja toimittaa muutosjohtajalle tiedot mahdollisista organisaatioissa käytettävissä olevista resursseista. Mahdollisesti ulkoa rekrytoitavista osaajista päätetään linjauksia vasta omien resurssien tarkastelun jälkeen seuraavassa kokouksessa. Muiden valmistelijoiden työkorvauksiin varaudutaan 15.8.17 alkaen. VATEn johdolla työskennellään sen päättämissä ryhmissä tai jaostoissa. Jaostot ovat virallisia valmisteluelimiä, joille VATE delegoi valtaansa. VATE päätti, että lähtökohtana rakenteessa on työryhmärakenne. Esivalmisteluvaiheen jälkeen rakenne hyväksytään virallisesti. Henkilöstön edustaja kertoi, että henkilöstö toivoo edustustaan valmistelua tekeviin työryhmiin. Todettiin lisäksi, että valmistelussa tulee miettiä lomituksen, ympäristönterveydenhuollon näkökulmat, joita ei ole suoraan edustettuna VATEn pöydän ympärillä, mutta joita kaupunkien ja kuntien edustajat edustavat. Valmisteluun nousee pian lisäksi palvelukeskusten tilanne (ICT, TAHE ja Tilakeskus) sekä maakunnan palveluverkko ja tilat. 8. VATE:n toiminnan rahoitus Valtio myöntää maakunnille valtionavustusta niiden toiminnan ja hallinnon käynnistämisen kustannuksiin vuosina 2017 ja 2018. Valtionavustuksen myöntämisen yleisissä perusteissa sekä valtionavustuksen käytössä ja sen valvonnassa noudatetaan valtionavustuslain (688/2001) säännöksiä, jollei toisin säädetä tai valtion talousarviosta muuta johdu. Valtionavustuslain 5 :ssä tarkoitettu avustus voidaan maksaa maakunnille ilman hakemusta eikä sen maksamiseksi edellytetä maakunnan osallistumista rahoitukseen. Väliaikaisen valmistelutoimielimen on annettava maakuntavaltuustolle selvitys vuodelle 2017 myönnetyn määrärahan käytöstä. Rahoitusta käytetään valmistelutoimielimen kaiken toiminnan rahoittamiseen. Voimaanpanolakiesityksen mukaan maakunnan liiton on järjestettävä valmistelutoimielimelle kokous- ja työtilat sekä huolehdittava valmistelutoimielimen työskentelyedellytysten muusta varmistamisesta. Maakunnan liitto vastaa myös valmistelutoimielimen toiminnan ja henkilöstön edellyttämistä talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutehtävistä.
6 Saita on tehnyt tarjouksen maakuntahallinnon tietojärjestelmistä ja valmistautuu niin kirjanpidon, reskontran, nettisivujen kuin asianhallinnankin osalta siihen, että maakunta perustetaan 1.9.2017 alkaen valmistelutoimielimen johdolla. Liitto toimii valmisteluvaiheessa sopimusosapuolena, kunnes valmistelutoimielimellä on toimintavaltuudet. Sopimus laaditaan siten, että mikäli uudistus ei etene sovitusti, on liitolla mahdollisuus keskeyttää sopimus siten, että Saitalle korvataan jo aiheutuneet kulut. Korvaus suoritetaan valtion avustuksella. Liitteessä 2 esitellään tarkemmin sekä saatu rahoitus, että arvio tulevasta muusta rahoituksesta sekä alustava budjettiluonnos. Tarkoitus on, että jo esivalmisteluvaiheen jatkoajalla 1.7. alkaen on valtion rahoitus käytettävissä toiminnan rahoitukseen. Merkitään tiedoksi saadut valtionavustuspäätökset ja sovitaan lisärahoituksen hakemisesta liiton toimesta mahdollisen saapuneen ohjeistuksen mukaan. hyväksyttiin sellaisenaan. VATE päätti, että sen toiminta sopeutetaan valtion rahoitukseen. Toimintaa ohjaamaan laaditaan tarpeelliset ohjesäännöt valtuuksista sekä syksyn 2017 tarkennettu budjetti. 9. Viestintä Väliaikaisen valmistelutoimielimen on tiedotettava maakunnan toiminnan ja hallinnon käynnistämisen valmistelusta alueen asukkaille, palvelujen käyttäjille, kunnille, järjestöille ja muille yhteisöille sekä varattava näille tarvittaessa mahdollisuus tulla kuulluksi valmistelussa olevista merkittävistä asioista. Esivalmisteluvaiheessa on julkistettu valmisteluryhmän ja ohjaus- ja seurantaryhmän pöytäkirjat tarkastuksen jälkeen. Viestintävastuu on jokaisella organisaatiolla omalle henkilöstölleen sekä sidosryhmilleen. Valmisteluryhmä on koordinoinut kokonaisuutta ja viestinyt maakuntauudistus- hankkeesta. Valtakunnalliset viestintäryhmät (STM ja VM) yhdistyvät yhdeksi ryhmäksi, johon Etelä-Karjalalla on mahdollisuus tehdä esityksensä omasta ehdokkaasta. STM:n ryhmässä jäsenenä on nyt toiminut Eksoten Saara Raudasoja. Viestinnän suunnittelu on käynnissä kesäkuussa siten, että ekarjala.fi- sivuston maakuntauudistus- osio päivittyy uudella rakenteella. VATE:lle perustetaan oma kansionsa. Kokouksista laaditaan tiedote ajankohtaista- palstalle. Sovitaan viestinnän perusperiaatteista esivalmisteluvaiheen periaatteiden mukaisesti siihen saakka kunnes VATE:lla on toimivalta. Todetaan myös, miten kokouksista viestitään. VATE:lle valmistellaan erillinen viestintäsuunnitelma. Rahoitusta on varattava erikseen myös viestinnän toteuttamiseen. Todetaan esitys valtakunnallisen viestintäryhmän ehdokkaaksemme. VATEn pöytäkirjat ovat julkisia asiakirjoja pöytäkirjan tarkastuksen jälkeen. Kokouksista julkaistaan lisäksi tiedote.
7 10. Kokousaikataulu Maakuntauudistuksen viestinnässä tulee keskittyä erityisesti kuntalais- ja yritysviestintään. Vaalit, valinnanvapaus sekä kasvupalveluiden yritysvaikutukset ovat mm. keskeisiä viestittäviä asioita. Sovitaan VATE:n kokousaikataulusta syksylle. Kokouksille tulee varata tietty määräaika, joka ehdotetaan olevan joka viikon torstai klo 9-11. Seuraava kokous pidetään 29.6. klo 9-11. Syksyllä kokoukset jatkuvat 10.8. alkaen joka torstai. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. Kokouksiin voi osallistua myös etänä. 11. Muut asiat Valtakunnallisesti uudistushankkeen tueksi valmistellaan ohjeistusmateriaalia mm. konsernijohtamiseen, järjestäjätoimintaan. Muutosjohtaja toimittaa oppaita ja informaatiota erikseen jäsenille. Varautumiskoulutuksesta on tullut ennakkotieto. Todetaan muut mahdolliset esille nousevat asiat. Todettiin valtakunnallinen tilanne yhteistoimintaelimen edustajien nimeämisessä (KT:n ohje 19.4.2017). Järjestöjen välisissä neuvotteluissa Pardialle ei ole sovittuna edustusta viralliseen yt-elimeen. Lähettävien organisaatioiden yt-toiminta jatkuu ennallaan. 12. Seuraava kokous Työmarkkinoilla on käynnissä myös työmarkkinakierros, jolla on omat vaikutuksensa maakunnan työntekijöiden palkkaukseen. Sovittiin lisäksi, että VATEn yhden päivän työseminaari sovitellaan syys-lokakuun vaihteeseen seuraavassa kokouksessa. Seuraava kokous pidetään edellä sovitun aikataulun mukaisesti. Kokous pidetään 29.6. klo 9-11 13. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.30.