MUISTIO kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1.

Transkriptio

1 MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 5/2017 Aika torstai klo Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko (4. krs) Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus x Jyrki Karhula Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen x Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* x Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto Tiia Piikki Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki x Juha Willberg Mäkelä Johanna Kunnat x Pekka Reiman* x Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen x Siiskonen Keijo Eksote Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat Eerola Niina työntekijöiden edustaja x Liukkonen Tiina Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, poliittisen ohjausryhmän edustaja x Vesterinen Marja-Liisa Eksoten hallituksen puheenjohtaja poliittisen ohjausryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija ja sihteeri 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja läsnäolijat todettiin. 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. Hyväksyttiin kokouksen esityslista. 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se edellisen kokouksen kulun mukaisena. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.

2 MUISTIO 2 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus Todetaan edellisen kokouksen jälkeiset keskeiset tapahtumat ja tiedotteet. - valtion budjettiriihen tiedote- 40 miljoonaa euroa varattu maakuntauudistuksen toteutukseen vuonna 2018 ja kuntien ICT-rahoitusta ei leikata maakuntien ICT-valmistelurahojen vuoksi vuonna KT:n tarkennus henkilöstöasioiden valmisteluun lisävuoden vuoksi. - TAHE-palvelukeskuksen perustamisohjeistus- päivitetty DL maakuntien ilmoittamisaikatauluksi palvelukeskusvaihtoehdoista - valtakunnallisen 5.9. päivän antia valmistelijoilta ja ministereiltä - Lausunto maantieliikennelaista maakuntahallituksessa TEM aluekehittämiskeskustelujen teemapäivä: Aluekehittämiskeskustelut ovat uusi toimintatapa, jossa valtio ja maakunta käsittelevät yhdessä aluekehityksen tilannetta, tavoitteita ja toimenpiteitä. Keskustelumenettely sisältyy aluekehityslakiluonnokseen. Keskustelujen pohjana käytetään muun muassa aluekehityksen valtakunnallista ja maakuntakohtaista tilannetta, hallitusohjelmaa, hallituksen aluekehittämispäätöstä, ministeriöiden aluekehittämiseen vaikuttavia keskeisiä strategioita sekä maakuntastrategiaa ja ohjelmaa. Ensimmäiset maakuntakohtaiset aluekehittämiskeskustelut on tarkoitus järjestää tammi-helmikuussa Maakuntien tilannekuvat valmistellaan loppuvuoden 2017 aikana. Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat. Keskusteltiin valtakunnallisesta valmistelutilanteesta ja yhteistyörakenteista eri maakuntien kesken. Valtion lupa- ja valvontaviraston aloitusajankohta on edelleen avoinna, mutta mikäli se aloittaa 2019 alusta, siirtyy ELY-henkilöstöä jo silloin uuteen rakenteeseen. Sote- valvonnan osalta aloittaminen ennen maakuntiin siirtyvää palvelutuotantoa voisi olla hyvä, koska mm. tuottajat pitää hyväksyä ennen aloitusta. On pidettävä huoli siitä, että mikäli ennakkosiirtoja tapahtuu, turvataan kuitenkin myös maakuntien resurssitarve vuodesta 2020 eteenpäin. TAHE-palvelukeskusasiaan liittyen Saitan omistajat selvittävät tilannetta ja neuvottelevat Hetli Oy:n kanssa toteuttamisvaihtoehdoista. Saita on myös ICT-palvelujen tuottaja ja nämä palvelut ovat toisessa palvelukeskuksessa valtakunnallisesti. Pohdittiin yhteisesti eri vaihtoehtojen merkitystä Etelä-Karjalassa. Maakunnan tahdon ilmaisu valtiolle siirtyi marraskuulle, jolloin pitäisi olla tiedossa myös valinnanvapausratkaisu. Maantieliikennelaista on maakuntahallitus tehnyt lausunnon, jossa huoli on ollut jokaisen maakunnan itsehallinnollisen aseman turvaaminen - yhteistyötä tehdään resurssitarpeiden pohjalta. Valtion esitykseen on kuvattu vastuukuntamalli liikenneasioiden toteuttamisessa. Aito päätöksenteko tieliikenteen kehittämisestä, liikennejärjestelmäsuunnittelusta sekä tienpidon sopimusten ohjauksesta on tärkeää Etelä-Karjalalle. Lähtökohtaisesti valtio omistaisi tieverkon ja rahoittaisi sen, mutta maakunta toivoo lisäksi, että sillä olisi vapaampi mahdollisuus hankkia muitakin rahoittajia. Myös

3 MUISTIO 3 ELY:t ovat antaneet yhteislausunnon, jossa on tuotu esille mm. huoli vähäisten resurssien jakamisesta. Käytiin läpi 5.9. tilaisuuden esitysten kärjet eli muuttunut aikataulu, rahoitus sekä sote- pilottien tilanne ja arvioitiin näiden vaikutuksia maakuntaan. Digitaalisuuden ja tehokkuuden painotus toteutuksessa on vain vahvistunut, koska niillä perustellaan myös muutoksen toteutuksen vaatima rahoitusta. Ministeri Vehviläisen vierailu maakuntaan on ja siihen tullaan kutsumaan ministeriön toiveen mukaan edustajia laajasti. Ministeri Lintilä vierailee maakunnassa jo viikon päästä, mutta pelastustoimen uudistukseen liittyvä ministerivierailu siirtyy ensi vuodelle. Keskusteltiin lisäksi tila-asian valmistelusta. Paloasemien rakentamisen suunnittelu olisi syytä aloittaa mahdollisimman pian, mutta epävarma tilanne vastuista ja sopimuksista vuodesta 2020 alkaen uhkaa valmistelun aloittamista. Sovittiin, että tapaaminen Tilakeskuksen kanssa sovitaan pian, jotta selviää voidaanko paloasemien toteutuksesta tehdä pilottihanke maakuntauudistus huomioiden. Tarve uudelle paloasemalle on Lappeenrannassa sekä Luumäellä. 5. Työsuunnitelman luonnostelu Viime kokouksissa on valmisteltu yhteisesti työsuunnitelman sisältöjä. Lisäksi sovittiin, että valmistelua tähän kokoukseen jatketaan pienemmissä tiimeissä viidestä eri teemasta. Liitteenä kunkin ryhmän teemasta koostama paperi. Jokaiselle teemalle sovittiin VATE-projektiryhmän varsinaisista jäsenistä vastuuhenkilö, joka koordinoi valmistelua sekä osallistuvat henkilöt. Kunkin vastuuhenkilön johdolla nimetyt muut valmistelijat käyvät keskustelun valmistelun organisoinnista, aikatauluista sekä tavoitteista kesäkuuhun 2018 seuraavaan 7.9. kokoukseen mennessä. Seminaarissa teemoista odotetaan jo hieman laajempaa valmiutta sisältökatsauksiiin. Kunkin valmistelutiimin luonnokset jatkovalmistelusta käydään läpi kokouksessa ja liitetään kokousmuistion liitteiksi 2 a-e. - talous ja kiinteistöt- Johanna Mäkelä valmistelijat: Liisa Mänttäri, Olli Seppänen, Marja-Leena Värtinen - konserni ja strategiat- Matti Viialainen valmistelijat: Leena Gunnar, Tuula Karhula, Erkki Hokkanen, Jyrki Karhula - hallinto ja henkilöstö- Keijo Siiskonen valmistelijat: Olli Seppänen, Marja- Leena Värtinen - viestintä ja osallisuus- Sirkku Sarlomo (Alina Kujansivu) valmistelijat: Hanna Kailasto, Saara Raudasoja, Ritva-Liisa Pulkkinen - palvelutuotannon järjestäminen (myöhemmin paneudutaan tarkemmin myös hyvinvointi- ja elinvoimapalveluiden näkökulmiin)- Markku Heinonen valmistelijat: Tuula Karhula, Satu Mäkelä, Tiia Piikki, Satu Sikanen VATEn henkilöstöedustaja ja varaedustaja sopivat kumpi osallistuu ryhmien suunnittelukokouksiin.

4 MUISTIO 4 Valmistelun yksityiskohtia ja lähtötilannetta käsitellään työseminaarissa, jonka ohjelmaluonnoksesta keskustellaan kokouksessa. Työskentely tähtää väliraportointiin helmikuussa Luonnosdokumentit ovat valmiita työryhmistä huhtikuussa, jotta ne voidaan käsitellä ja kommentoida laajasti ennen väliaikaishallinnon aloittamista kesäkuussa Käydään läpi teemoittain esille nousseita asioista ja valmistelun etenemistä. Tiimien suositellaan pitävän vielä 1-2 kokousta ennen 29.9., jotta silloin voidaan esitellä muille vielä tarkemmin ajatuksia esillä olevista sisällöistä. Sovitaan myös seminaarin sisällöstä. Käytiin läpi valmistelutilanne eri teemoista. Teemaryhmät työskentelevät siten, että niiden töiden pohjalta luonnostellaan pohjaa kunkin teeman laajempaan maakunnalliseen käsittelyyn. Valmisteluryhmät pidetään tiiviinä ja vuoropuhelua varten hyödynnetään mahdollisimman paljon olemassa olevia ryhmiä. Strategisen johtamisen ja rakenteen osalta on olennaista määritellä järjestämisen ja tuottamisen roolit ja niille yhteinen asiakasohjaus. Järjestämisestä on vahva linkki strategiseen johtamiseen. Talouden simuloinnista ja sen vaikutuksista saadaan erillinen katsaus 7.9. tilaisuuden pohjalta. Tärkeää on simuloida taloutta myös ns. alhaalta ylöspäin eli nykyisen toiminnan näkökulmasta. Valtiolta tulemme saamaan yleiskatteellisen rahoituksen muodostumisen arvioita kokonaisuutena. Hallintoon liittyen pohdittiin myös vaalien järjestämistä ja rahoitusta. Ohjeistusta odotetaan OM suunnasta. VATEn asiantuntijat luonnostelevat suunnitelmaa vaalien toteuttamiseksi jo ennakoiden. ICT-asioista on oma valmistelunsa ja työsuunnitelmansa. Viestinnässä vaaliviestintä on oma kokonaisuutensa ja osa siitä on asian markkinointia. Muutenkin talven yli painottuu maakuntatiedotus asukkaille. Palvelujen järjestämisessä on huomioitava laatu, omavalvonta ja tiedon saanti palveluista jopa asiakaskohtaisesti seminaarissa kaikki VATEn alaisuudessa työskentelevät asiantuntijat kokoontuvat tarkennetaan yhteistä tilannekuvaa ja tavoitetta. Lisäksi käydään ryhmien koonteja läpi työskennellen ja pohditaan luonnosta johtamisjärjestelmästä viime kevään töiden pohjalta. Ryhmiltä odotetaan mennessä selkeä esitys oman valmistelunsa aikataulusta, sisällöistä sekä valmisteluvastuista.

5 MUISTIO 5 6. Lisätalousarviomääräraha esivalmisteluvaiheen ICT-valmistelun rahoittamiseen VM on muuttanut päivättyä Valtiovarainministeriön kirjettä ICT-valmisteluun liittyvän rahoituksen osalta. Muutos koskee hakemuksen jättöpäivää ja rahoituksen käyttöaikaa. Muutokset aiempaan ohjeistukseen: ICT-valmistelun hakulomake (liite 2) tulee toimittaa valtiovarainministeriölle mennessä. Hakemuksesta tulee ilmetä määrärahan käyttökohteet arvioituine kustannuksineen. Kustannukset on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa, mutta erittely on tehtävä. Avustuksen myöntämisen ehtona on, että maakunnan liitto sitoutuu toteuttamaan toimenpiteet hakemuksessa esitetyn mukaisesti. Rahoituksen piiriin hyväksytään syntyneet kustannukset ja ne raportoidaan loppuraportin yhteydessä mennessä. Voimassa olevat ohjeet: Lisätalousarviomäärärahasta osoitetaan: Avustus ICT-valmisteluun liittyviin tehtäviin (liite 2): Rahoitusta voidaan hakea seuraaviin maakunnan käynnistämisen kannalta välttämättömiin ICT:n perustamis- ja konsolidointikustannusten kattamiseen: Maakunnan tietohallinnon perustamiseen liittyviin muutoksiin, selvityksiin ja välittömiin projektikustannuksiin Perustamisvaiheen välttämättömien järjestelmäkonsolidaatioiden toteuttamiseen sekä järjestelmien tietojen konvertointiin liittyviin kustannuksiin Perustettavan maakunnan teknisen arkkitehtuurin ja järjestelmäarkkitehtuurin suunnitteluun Välttämättömien teknisten muutosten kuten tietoliikenneverkkojen, käyttäjähallinnan ja työasemaverkkojen järjestelyihin niiltä osin kuin ne eivät ole perustetun ICT-palvelukeskuksen tehtävinä. Rahoituksen käyttäminen ICT-palvelukeskuksen tehtäväksi määriteltyihin kehittämiskohteisiin on peruste rahoituksen takaisinperinnälle (palvelukeskuksen palvelut, ICT-palvelukeskus/ohje maakunnille: Yhteisiä palveluita ovat: 1. Yhteinen digitaalinen viestintä- ja työskentely-ympäristö 2. Yhteinen käyttäjähallinta 3. Yleinen asianhallintajärjestelmä 4. Talous ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuus 5. Tietoliikenteen runkoverkkojärjestelyt Näiden palveluiden osalta maakuntien tulee suunnitelmissaan huomioida valtakunnalliset ratkaisut. Liitteenä PP-esitys jossa on kuvattu lyhyesti vaikutuksia maakunnan investointitarpeisiin.

6 MUISTIO 6 Etelä-Karjalan maakuntauudistuksen ict- ryhmä on jatkanut työtään kesän yli laatien nykytilakuvausta, joka raportoidaan syyskuussa. Samalla ryhmä ja muut sidosryhmien valmistelijat ovat koonneet tarkkoja arvioita tulevan vaiheen suunnittelutarpeista ja resursseista sekä uudistuksen vaatimista toteutuksista rahoitushakuilmoituksen mukaisille asioille. ICT-rahoitushakemusluonnos on liitteenä 3. Merkitään tiedoksi valmisteltu rahoitushakemus. Mahdollinen omarahoitus esitetään käsiteltävän maakuntaliiton hallituksessa kun päätös rahoituksesta saadaan. Merkittiin tiedoksi valmisteltu rahoitushakemus ja todettiin sen olevan hyvin valmisteltu. Valtiolta haetaan 100 % rahoitusta noin 905 keur summalle. Johdon ja ICT:n yhteys on valmistelussa tärkeää tietojohtamisen näkökulmasta. Erkki Hokkanen kertoi, että mahdollinen investointitarve on lisäksi erilliseen viranomaisten turvattuun verkkoon. Asiaa seurataan. 7. Tuntikirjaukset ja raportointi Maakuntauudistukseen liittyen yhteistä tuntiseurantaa tehdään jo nyt ICT-nykytilakuvaukseen liittyen lähtien on ollut mahdollista seurata myös hallintoon käytettäviä valmistelutunteja sekä raportoida niitä. Etelä-Karjalassa sovittiin, että raportointi tehdään valmistelijoiden osalta 1.8., tai 1.9. alkaen yksilöittäin. Tunneista pidetään kirjaa ja ne raportoidaan SOLE-järjestelmään heti kun se on käyttövalmiina. Kirjausten ohjeistus jaetaan jäsenille erikseen ja kokouksessa katsotaan lisäksi lyhyesti kirjauksen tekeminen. Kukin jäsen kirjaa tuntinsa valmisteluun käytetystä ajasta. Pykälän 5 pohjalta täsmennetään kunkin jäsenen valmistelutehtäviä. Merkitään tiedoksi käytettävä järjestelmä ja kirjaustavat sekä täsmennetään tarpeen mukaan valmistelijoiden vastuita. Käytiin läpi kirjauksen tekeminen. Tarkennetaan erikseen ohjeistus elokuun kirjausten tekemiseen, pääsääntöisesti jokainen kuukausi on kirjattava kuun vaihteeseen mennessä Saitan järjestelmästä johtuen. Jokaisen korvauksen piirissä olevan asiantuntijan tulee kirjata tehdyt tuntinsa. Kirjattava työ on hänelle määritellyn asiakokonaisuuden valmistelua, materiaalien koostamista ja raportointia. 8. Muut asiat - ympäristönsuojelun järjestelyt- lausuntopyyntö kunnissa maakunnallisesta ratkaisusta - työterveyshuollon maakunnan yhteistyöverkoston järjestäytyminen STM maakunnan hyvinvointipäivä Ratkaisukeskeiset yrityspalvelut- kasvupalveluseminaarin terveiset. Lisäksi TEMillä on ollut tilaisuus hankinnoista ja digipalveluista

7 MUISTIO 7 - Valtakunnallisten verkostojen yhteyshenkilöpäivitykset o taloushallinnon palvelukeskus- Johanna Mäkelä o ICT- Toni Suihko - VATEn asiantuntijaksi viestintään on täydennetty Ritva-Liisa Pulkkinen 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja totesi, että tästä on hyvä jatkaa. Uudistuksen rahoitus on turvattu vuoden 2018 loppuun. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:19.