Microsoft Outlook Express 6
Koulutuskeskus Salpaus/Tietojenkäsittely - Vesa Rinne, Taru Honkapää
SISÄLLYSLUETTELO 1 KÄYNNISTÄMINEN JA NÄYTÖN ASETUKSET... 1 2 UUDEN VIESTIN LUOMINEN... 2 2.1 VASTAANOTTAJAN MÄÄRITTÄMINEN... 2 2.2 AIHEEN KIRJOITTAMINEN... 3 2.3 AUTOMAATTINEN ALLEKIRJOITUS... 4 2.4 VIESTIN TÄRKEYS JA MERKINTÄ... 4 3 LIITETIEDOSTON LISÄÄMINEN... 4 4 VIESTIN LÄHETTÄMINEN... 5 5 SAAPUNEET VIESTIT... 5 5.1 SAAPUNEIDEN VIESTIEN KÄSITTELEMINEN... 5 5.2 VIESTIIN VASTAAMINEN... 5 5.3 VIESTIN VÄLITTÄMINEN... 5 5.4 SAAPUNEIDEN VIESTIEN HALLINTA... 6 6 OSOITTEISTO... 6 6.1 UUSI YHTEYSTIETO... 7 6.2 UUSI RYHMÄ... 7 6.3 UUSI KANSIO... 8 7 VIESTIN SIIRTÄMINEN JA KOPIOIMINEN... 8
O U T L O O K E X P R E S S 6 S Ä H K Ö P O S T I O H J E L M A 1 Microsoft Outlook Express on Internet-standardeihin perustuva sähköpostiohjelma. Sen avulla käyttäjä voi käsitellä sähköpostia ja lukea uutisryhmien sisältöjä. Se sisältyy Internet Explorer 6.0:n normaaliin asennukseen ja täydelliseen asennukseen. 1 Käynnistäminen ja näytön asetukset Käynnistä Outlook Express valitsemalla Käynnistä/Ohjelmat/Internet Explorer/Outlook Express (Start/Programs/Internet Explorer/Outlook Express) tai työpöydän Outlook Express pikakuvakkeesta. Avautuvan näytön asetuksia voit mukauttaa valitsemalla Näytä/Asettelu... (View/Layout )valikon Asettelu-välilehdeltä.
2 2 Uuden viestin luominen Aloita uuden viestin luominen napsauttamalla työkalurivistä uuden viestin luomispainiketta tai valitsemalla valikkoriviltä Viesti/Uusi Viesti (Send/New Message) Avautuva Uusi Viesti (New Message) -ikkuna näyttää seuraavalta: Vihje! Painikkeen oikealla puolella olevasta pienestä nuolesta saat luettelon erilaisista kirjepohjista. 2.1 Vastaanottajan määrittäminen Kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite vastaanottaja-kenttään. Mikäli viestin vastaanottajan tiedot ovat osoitteistossa tallessa voit hakea ne sieltä toimimalla seuraavasti: 1. Paina Vastaanottaja: - painiketta 2. Näytölle avautuu Valitse vastaanottajat (Address) ikkuna, joka näyttää seuraavalta: Vihje! Voit tarkistaa kirjoittamasi nimen oikeellisuuden napsauttamalla Tarkista nimet painiketta työkalurivistä. Vihje! Mikäli piilokopio kenttää ei näy, valitse viestiikkunassa Näytä/Kaikki otsikot 3. Napsauta haluamasi henkilön nimeä ja paina joko Vastaanottaja (To), Kopio (Cc) tai Piilokopio(BCc) painiketta. Toista sama niiden henkilöiden kanssa, joille haluat viestin lähettää.
Kopion saaja saa saman viestin kuin Vastaanottaja. Piilokopion saaneiden nimet eivät näy muille viestin vastaanottajille. 4. Mikäli itse kirjoitat vastaanottajien/kopioin saajien osoitteet, voit kirjoittaa useita osoitteita peräkkäin erottamalla ne puolipisteellä (;) tai Enterin painalluksella toisistaan. 3 2.2 Aiheen kirjoittaminen Kirjoita kohtaan Aihe: (Subject:) lyhyesti mitä viesti koskee. Vaikka aiheen kirjoittaminen ei ole pakollista, on suotavaa, että viestilläsi on aina aihe. Jos luot viestin käyttämällä HTML-muotoilua, ainoastaan sähköpostiohjelmat jotka tukevat HTML:ää voivat lukea muotoilun. Jos et tiedä vastaanottajan sähköposti- tai uutisohjelmaa, niin lähetä viestisi pelkkänä tekstinä. Muotoilun voit vaihtaa valikkoriviltä kohdasta Muotoile (Format). Vihje! Älä käytä muotoiluja, jos et tunne vastaanottajan sähköpostiohjelmaa. Jos kirjoitat viestin HTML-muodossa, voit muotoilla tekstiä työkalurivin painikkeilla: 1. Fontti 2. Fonttikoko 3. Tyylikoodi 4. Lihavoitu 5. Kursivoitu 6. Alleviivattu 7. Fontin väri 8. Muotoillaan numeroita 9. Muotoillaan luettelomerkkejä 10. Suurenna sisennystä 11. Pienennä sisennystä 12. Tasaa vasemmat reunat 13. Keskitä 14. Tasaa oikeat reunat 15. Tasaa molempiin reunoihin 16. Lisää vaakaviiva 17. Lisää hyperlinkki 18. Lisää kuva Muista, että jos kirjoitat AINOASTAAN ISOILLA KIRJAIMILLA voidaan viestisi sisältö tulkita huutamiseksi. Voit tehostaa viestejäsi hymiöillä (smiley) joita yleensä sijoitetaan tekstin loppuun. Muutamia yleisempiä hymiöitä on: :-) ilmaisee naurua ja iloa ;-) silmänisku (ei tämä ole niin vakavaa...) :-( ilmaisee surua ja pettymystä Usein viesteissä saattaa näkyä myös tiettyjä englanninkielisistä sanoista tulleita lyhenteitä kuten BTW (By The Way) tai ASAP (As Soon As Possible).
4 2.3 Automaattinen allekirjoitus Automaattisen allekirjoituksen voit määrittää valitsemalla Työkalut/Asetukset ikkunan Allekirjoitukset välilehdellä. Siellä olevaa Uusi painiketta napsauttamalla pääset kirjoittamaan oman allekirjoituksesi. Kirjoita allekirjoituksesi ja jos haluat ohjelman lisäävän kaikkiin uusiin viesteihin allekirjoituksen, laita ruksi kohtaan Lisää allekirjoitus kaikkiin lähetettäviin viesteihin. Voit myös valita allekirjoituksen viestissä valitsemalla Lisäävalikosta Allekirjoitus ja napsauttamalla sitten haluamaasi allekirjoitusta. 2.4 Viestin tärkeys ja merkintä Viestin tärkeyden voit muuttaa suureksi tai pieneksi työkalurivin painikkeilla tai välilehdessä Työkalut (Tools) kohdasta Valitse prioriteetti. 3 Liitetiedoston lisääminen Voit liittää viestin yhteyteen tekstitiedostoja, laskentataulukkoja tai vaikkapa kuvia seuraavien ohjeiden mukaan toimien: 1. Aloita viestin kirjoittaminen 2. Napsauta työkalurivin Liite-painiketta tai valitse Lisää/Liitetiedosto (Attach/File ). 3. Etsi lisättävä tiedosto ja napsauta Liite (Attach). 4. Tekstiruudussa näkyy kuvake lisätystä tiedostosta. Muista varmistaa viestisi vastaanottajalta, että hänellä on tarvittava ohjelma liitetiedoston avaamiseen.
5 4 Viestin lähettäminen Kun olet kirjoittanut viestin, voit lähettää sen napsauttamalla Lähetä (Send) -painiketta työkalurivistä. Jos Työkalut/Asetukset (Tools/Options) välilehdessä lähettäminen ei ole valittuna kohtaa Lähetä viestit heti, sinun pitää vielä painaa Lähetä/Vastaanota - painiketta, jotta viestisi lähtee eteenpäin. Tätä painiketta joudut myös painamaan välillä kun haluat tarkistaa onko sinulle tullut viestejä. 5 Saapuneet viestit Kun saat viestejä, ne tulevat Saapuneet (Inbox) kansioon. Lukemattomat viestit näkyvät lihavoituna ja niiden edessä on suljettu kirjekuori. Myös kansion nimi näkyy lihavoituneena ja sen perässä on suluissa lukemattomien viestien määrä. Saapuneesta viestistä näet lähettäjän, aiheen ja saapumisajan. Lisäksi näet pieniä kuvakkeita merkkinä viestin tärkeydestä, merkinnästä tai mahdollisista liitetiedostoista. Voit lukea viestin kaksoisnapsauttamalla kirjekuorta. 5.1 Saapuneiden viestien käsitteleminen Saapuneet kansioissa voit järjestellä viestejä napsauttamalla lajitteluperusteena olevan sarakkeen nimeä. Lajittelujärjestyksen tunnuksena on pieni kolmio kentän nimen perässä. 5.2 Viestiin vastaaminen Avaa viesti, johon haluat vastata. Napsauta työkalurivistä Vastaa lähettäjälle (Reply) tai Vastaa kaikille (Reply to All) painiketta. Kirjoita vastausteksti ja poista alkueräisestä viestistä kaikki ylimääräiset tekstit. Voit myös kommentoida alkuperäistä viestiä kirjoittamalla tekstiä viestin eri kohtiin. Lähetä viesti napsauttamalla painiketta Lähetä (Send) 5.3 Viestin välittäminen Avaa viesti, jonka haluat välittää eteenpäin. Napsauta työkalurivistä välityspainiketta. Määritä vastaanottaja, kirjoita tarvittaessa lisää tekstiä ja napsauta OK.
6 5.4 Saapuneiden viestien hallinta Työkalut/Viestin säännöt/sähköposti voit määrittää mitä tehdään saapuneille viesteille siinä tapauksessa ettei niitä haluta kaikkia säilyttää Saapuneet kansiossa.. Kohdassa 1 valitse millaisia viestejä luotava sääntö koskee. Kohdassa 2 määrität minne kohdassa 1 määritellyt viestit siirretään. Valitsemalla kansio, jonne ne siirretään / kopioidaan voit ohjata viestit haluamaasi kansioon. Kansion voit tarvittaessa luoda tämän toiminnon yhteydessä. Kohdassa 3 määrität itsellesi kuvauksen säännöstä ja Kohdassa 4 annat sille tallennusnimen. 6 Osoitteisto Halutessasi lisätä tai muuttaa osoitetietoja avaa osoitteisto napsauttamalla osoitteistopainiketta tai valitse Työkalut/Osoitteisto (Tools/Address Book ). Osoitteiden ja jakelulistojen lisääminen:
Uuden osoitteen voit lisätä napsauttamalla Uusi (New) painikettä työkalurivistä. Uusi painikkeen napsauttaminen avaa näytölle valikon, josta voit valita luotko yksittäisen yhteystiedon, useamman yhteystiedon muodostaman ryhmän vai kansion. 7 6.1 Uusi yhteystieto Kirjoita haluamasi tiedot (etunimi, sukunimi, näyttö ). Kenttään sähköpostiosoitteet lisäät sähköpostiosoitteen ja Lisää- painikkeen napsauttaminen lisää osoitteen luetteloon. 6.2 Uusi ryhmä Uusi ryhmä-painikkeen avulla voit luoda ryhmiä. Ryhmää käyttäen sama viesti voidaan lähettää useammalle henkilölle. Ryhmiä voit luoda esimerkiksi työpaikkasi eri henkilöistä (esim. kurssisihteerit), osastoista tai omasta harrastusryhmästäsi (esim. pitsinnyplääjät). Ryhmät näkyvät Osoitteisto ikkunassa lihavoituna ja niiden edessä on pään kuvat. Jos haluat luoda oman ryhmän paina uusi ryhmä painiketta. Anna ryhmälle nimi ja määritä listaan kuuluvat osoitteet. Valitse jäsenet valinta avaa Valitse ryhmän jäsenet -ikkunan, jossa voit valita ryhmän jäsenet. Mikäli ryh-
mään kuuluvan henkilön/yrityksen tiedot eivät löydy yhteystiedoista, voit lisätä ne Uusi yhteystieto -painikkeella. 8 Halutessasi muuttaa osoitteistossa olevia tietoja valitse Ominaisuudet-painike ja tee haluamasi muutokset. 6.3 Uusi kansio Kansioiden avulla voit järjestellä esimerkiksi säilytettävät viestit. Voit luoda kansioita henkilöiden tai projektien mukaan. Voit myös valita viestit tulevan suoraan haluttuihin kansioihin (ks. kohta 3.4) Anna komento Tiedosto/Kansio/Uusi ja kirjoita kansiolle. 7 Viestin siirtäminen ja kopioiminen Voit siirtää viestin kansioista toiseen hiirellä vetämällä. Kopioidessa pidä Ctrlnäppäin pohjassa vetämisen aikana. Voit siirtää ja kopioida myös Muokkaa (Edit) -valikon vastaavilla komennoilla.