1 KESKI-SATAKUNNAN KUNTAJAKOSELVITYS HENKILÖSTÖHALLINTO UUDESSA KUNNASSA Henkilöstön voimavarat -työryhmä
2 Sisällys Työryhmän toimeksianto ja tavoitteet, työryhmän jäsenet Henkilöstöstrategian ja henkilöstöohjelman perusteet 3 4 1. Uuden kunnan henkilöstövisio 4 2. Uuden kunnan henkilöstöpolitiikan arvot 4 3. Uuden kunnan henkilöstöpolitiikan nelikenttäanalyysi 5 4. Uuden kunnan henkilöstöhallinnon kehittämisen painopisteet 5 5. Henkilöstön asema kuntien yhdistymisessä 6 5.1 Viiden vuoden irtisanomissuoja vuosille 2017 2021 6 5.2 Henkilöstöohjelma ja palvelusuhdeturva 6 5.3 Siirtymävaiheen yhteiset toimintaperiaatteet 6 5.4 Henkilöstön muutostuki ja henkilöstöohjelma 7 5.5 Henkilöstön sijoittamisen periaatteet 7 5.6 Henkilöstötyöryhmä 7 5.7 Uuden kunnan henkilöstön kehittämistavoitteet 7 6. Henkilöstön määrä 8 7. Henkilöstön eläköityminen 9 8. Palkkojen harmonisointi 10 9. Henkilöstöhallinnon organisointi 11 10. Osaamisen kehittäminen 12 11. Työhyvinvointi 12 12. Yhteistoiminta ja työsuojelu 12 13. Työterveyshuolto 13 14. Keskushallinnon ja toimistopalvelujen järjestäminen 13 15. Tietohallinnon järjestäminen 13
3 KESKI- SATAKUNNAN KUNTAJAKOSELVITYS HENKILÖSTÖN VOIMAVARAT TYÖRYHMÄ TYÖRYHMÄN TOIMEKSIANTO: Toimintaa ohjaavat tavoitteet Henkilöstöhallinnon järjestäminen uudessa kunnassa Mitkä muutostoimenpiteet tulisi toteuttaa henkilöstöasioissa nykytilanteen kehittämistarpeiden pohjalta Miten uudessa kunnassa varmistetaan henkilöstön osaaminen ja kehittymi- nen ja mahdollistetaan erikoistuminen ja urapolut Miten ja millä toimenpiteillä kuntaliitospäätöksen jälkeen henkilöstö otetaan mukaan uuden kunnan valmisteluun ja minkälaista muutostukea osallistumi- nen edellyttää Henkilöstön edustajat: Maarit Laaksonen, Luvia Erja Ekberg, Kokemäki Reijo Roininen, Harjavalta Ulla Puirava, Nakkila Luottamushenkilöedustajat: Ari Prinkkala, Kokemäki Kaisu Korpela, Luvia Toni Tammi, Eurajoki Pirjo- Riitta Tuomela, Harjavalta Kari Sulonen, Nakkila
4 Viranhaltijat: Katriina Tuomisto, henkilöstösihteeri, Eurajoki Marianne Mäkelä, hallintojohtaja, Kokemäki Bella Ahto, hallintojohtaja, Luvia Satu Koivusalo, henkilöstöpäällikkö, Keski- Satakunnan terveydenhuollon ky Olli Luoma, hallintojohtaja, Harjavalta Anna- Maria Plaami, työryhmän sihteeri, henkilöstö- ja talousasiainsihteeri, Nakkila Matti Sjögren, työryhmän puheenjohtaja, hallintojohtaja, Nakkila Työskentely: Työryhmän kokoukset : 5.3.2014, 10.4.2014, 4.6.2014 Toteutuneiden kuntaliitossopimusten analysointi Virkamiesvalmistelu Sähköpostiviestintä HENKILÖSTÖSTRATEGIAN JA HENKILÖSTÖOHJELMAN PERUSTEET UUDESSA KUNNASSA 1. UUDEN KUNNAN HENKILÖSTÖVISIO Uusi kunta on vetovoimainen työnantaja, joka tukee henkilöstön osaamista ja työhyvinvointia hyvällä esimiestyöllä. Henkilöstöpolitiikassa keskeistä on henkilöstön mahdollisuus vaikuttaa työhönsä ja toimiminen omaa työtä tu- kevan tiimin jäsenenä. 2. UUDEN KUNNAN HENKILÖSTÖPOLITIIKAN ARVOT Uudessa kunnassa henkilöstöä kohdellaan kannustavasti ja tasapuolisesti. Henkilöstöä ar- vostetaan ja heille annetaan mahdollisuus kehittää omaa työtään. Uudessa kunnassa panos- tetaan vuorovaikutukseen ja yhteistoimintaan ja henkilöstö otetaan alusta asti mukaan uu- den kunnan henkilöstöpolitiikan arvojen määrittämiseen.
5 3. UUDEN KUNNAN HENKILÖSTÖPOLITIIKAN NELIKENTTÄANALYYSI VAHVUUDET Matalat organisaatiot Henkilöstön laaja osaaminen Henkilöstön itsenäinen työskentely Henkilöstön turvattu asema MAHDOLLISUUDET Henkilöstön turvattu asema Erikoistuminen eri tehtäviin Toimintavarmuuden parantuminen Osaavan henkilöstön rekrytointi Henkilöstön kehittämisvoimavarat ja koulutusmahdollisuudet paranevat Hyvä sitoutuminen uuden kunnan tavoitteisiin HEIKKOUDET Henkilöstöosaamisen kehittämistar- ve Uuden organisaatiokulttuurin raken- taminen vie vuosia Työnkuvat ja vaikutusmahdollisuu- det voivat kaventua Yksiköiden välimatkojen kasvaminen UHAT Työkulttuurien eroavaisuudet Yhteisen henkilöstöpolitiikan onnis- tuminen Muutosjohtamisen haaste Perinteiden katkeaminen ja muutok- sen kokeminen uhkana Tehokkuustavoitteen toteutuminen henkilöstön kannalta 4. UUDEN KUNNAN HENKILÖSTÖHALLINNON KEHITTÄMISEN PAINOPISTEET Uusi kunta panostaa henkilöstöhallinnon organisointiin, työ- ja toimintakulttuurien yhteen- sovittamiseen sekä osaamisen ja esimiestyön kehittämiseen. Keskeinen tehtävä on henki- löstöstrategian laadinta ja täytäntöönpano sekä oikeudenmukaisen palkkausjärjestelmän aikaansaaminen ja toteuttaminen.
6 5. HENKILÖSTÖN ASEMA KUNTIEN YHDISTYMISESSÄ 5.1 VIIDEN VUODEN IRTISANOMISSUOJA VUOSILLE 2017 2021 Kuntajaon muutos on henkilöstön kannalta kuntarakennelain 21 :n mukainen liikkeen- luovutus. Vuoden 2017 alusta mahdollisesti voimaantulevassa kuntajaon muutoksessa, jossa henkilöstöä siirtyy kuntarakennelain 3 :ssä tarkoitetun uuden kunnan palvelukseen, työn- antajalla ei ole oikeutta irtisanoa palvelusuhdetta työsopimuslain (55/2001) 7. luvun 3 :ssä tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain (304/2003) 37 :ssä tarkoitetuilla taloudellisilla tai tuotannollisilla irtisanomisperusteilla. Tämä kielto koskee kaikkia kuntajaon muutoksessa mukana olevia kuntia ja on voimassa 5 vuotta kuntajaon muutoksen voimaantulosta. Työn- tekijä ja viranhaltija voidaan kuitenkin irtisanoa, jos hän kieltäytyy vastaanottamasta työn- antajan hänelle tarjoamaa työsopimuslain 7 luvun 4 :n tai viranhaltijasta annetun lain 37 :n mukaista uutta tehtävää tai virkaa. Viiden kunnan määräaikainen henkilöstö siirtyy uu- den kunnan palvelukseen määräajan täyttymiseen saakka. Määräaikaisen henkilöstön pal- velusuhteiden jatkumisesta päätetään erikseen normaalissa järjestyksessä. Koska kaikki viisi yhdistyvää kuntaa: Eurajoki, Harjavalta, Kokemäki, Luvia ja Nakkila muo- dostavat Keski- Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän, sulautuisi kuntayhtymä orga- nisaationa uuteen kuntaan ja voimassa oleva viiden vuoden irtisanomisaika koskisi näin ol- len myös kuntayhtymän henkilöstöä. 5.2 HENKILÖSTÖOHJELMA JA PALVELUSSUHDETURVA Henkilöstön asemaa vuoden 2015 aikana täsmennetään erillisellä henkilöstöohjelmalla. Sii- hen kootaan yhdistymissopimuksesta henkilöstöä koskevat asiat ja siirtymiseen liittyvät henkilöstöhallinnon periaatteet. Henkilöstöohjelma valmistellaan yhdistymishallituksessa yhdessä henkilöstöryhmän kanssa ja sen hyväksyvät kaikki viisi kuntaa. 5.3 SIIRTYMÄVAIHEEN YHTEISET TOIMINTAPERIAATTEET Viiden kunnan henkilöstöhallinnossa siirrytään heti valtuustojen yhdistämispäätösesitysten jälkeen yhteisiin toimintaperiaatteisiin eli yhteiseen henkilöstötarpeen arviointiin, yhteiseen eläköitymisen ennakointiin ja huomioimiseen palvelurakenteiden kehittämisessä sekä yhtei- seen henkilöstön valinnan valmisteluun ja henkilöstöhakuun. Henkilöstön YT- toiminnalle varataan resursseja vastata sekä yhdistymisen siirtymävaiheen että toteuttamisvaiheen teh- tävätarpeisiin.
7 5.4 HENKILÖSTÖN MUUTOSTUKI JA HENKILÖSTÖOHJELMA Henkilöstön muutostukeen, esimiesten valmentamiseen, osaamiseen ja työsuhdetaitojen kehittämiseen sekä sisäiseen tiedottamiseen laaditaan vuoden 2015 aikana selkeä toiminta- ja taloussuunnitelma. Henkilöstöohjelman laatiminen on tärkeä osa uuden kunnan strate- giatyötä. 5.5 HENKILÖSTÖN SIJOITTAMISEN PERIAATTEET Henkilöstön sijoittamisessa uuden kunnan palvelukseen lähtökohtana on se, että työntekijä voi pääsääntöisesti jatkaa entisessä tehtävässään ja entisessä toimipaikassaan, mikäli toi- minnan tai työn teettämisen tarpeesta ei muuta johdu. Tarpeen mukaan henkilöstön kanssa neuvotellaan sijoituspaikasta tapauskohtaisesti. Henkilöstön sijoittamisessa kohdistuu muutospaineita ensisijaisesti johtoon, esimiehiin ja hallintohenkilöstöön, jolloin tehtävät ja työtehtävän sijainti saattavat muuttua. Uuden kunnan henkilöstöhallinnossa on tärkeä kuulla erityisesti niitä työntekijöitä, joiden tehtävä muuttuu ja sen vuoksi heiltä kerätään tietoa heidän omista toivomuksistaan ja osaamisesta ennen kuin työntekijöitä ryhdytään sijoittamaan uuteen organisaatioon. 5.6 HENKILÖSTÖTYÖRYHMÄ Henkilöstötyöryhmä kokoontuu välittömästi kuntien valtuustojen tekemien yhdistymispää- tösesitysten jälkeen valitsemaan keskuudestaan kaksi henkilöstön edustajaa, joilla on yhdis- tymishallituksen kokouksissa läsnä ja puheoikeus käsiteltäessä henkilöstöä koskevia asioita. Yhdistymishallituksen nimeämä henkilöstötyöryhmä (tai vastaava toimielin) laatii henkilös- töstrategian, henkilöstöohjelman ja koulutussuunnitelman sekä valvoo niiden toteuttamista yhdistyvissä kunnissa uuden kunnan toiminnan alkamiseen saakka. 5.7 UUDEN KUNNAN HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISTAVOITTEET Uudessa kunnassa työhönsä motivoitunut henkilöstö on tärkein voimavara. Koulutukseen ja työssäjaksamiseen pitää panostaa muutosvaiheessa. Yhdistymisvaiheessa henkilöstöhallin- toon tulee kiinnittää huomiota, sillä uuden henkilöstöhallinnon rakentaminen on monen vuoden prosessi. Henkilöstön kehittämisen tarve perustuu siihen, mitä osaamista palvelutuotannon muutok- set edellyttävät. Uuden kunnan kannalta on keskeisen tärkeää saada oikeat henkilöt oikei-
8 siin tehtäviin kunkin vahvuuksien ja osaamisen perusteella. Tarpeellista on tehdä alustava arvio sekä puuttuvasta, että päällekkäisestä henkilöstöstä toimialoittain ja tehtävittäin. Johtamista ja esimiestoimintaa kehitetään aktiivisella muutosjohtamiselle ja esimieskoulu- tuksella sekä tuetaan johtoa ja esimiehiä muutoksen toimeenpanossa sekä valmennetaan henkilöstöä. Henkilöstön edustus turvataan niin, että toiminta on avointa ja läpinäkyvää. Henkilöstö tietää palvelujen muutoksista ja vaikutuksista jo valmisteluvaiheessa. Henkilös- tön osallistumismahdollisuuksiin annetaan riittävästi resursseja sekä vaikutusmahdollisuuk- sia oman työnsä kehittämiseen esim. tiimityöskentelyn ja vastuuttamisen muodossa. Vuonna 2008 julkaistun kuntafuusiotutkimuksen mukaan muutosjohtamisessa tulee erityi- sesti huomioida: hyvä esimiestoiminta, arjen ja työyhteisötilanteiden johtaminen, suunni- telmallisuus, henkilöstövoimavaranäkökulman kytkeminen koko fuusioprosessiin sekä toimi- joiden välinen luottamus. Tutkimuksen mukaan eniten kuntaliitoksesta johtuvia muutoksia kohdistui talouden ja hal- linnon henkilöstöön. Tutkimuksessa mukana olleessa kuudessa kuntaliitoksessa henkilöstö on huomioitu, mutta käytännön johtamisessa saattaa olla puutteita. Lähimpien esimiesten toiminta vaikuttaa keskeisesti siihen, miten henkilöstö kokee kuntaliitoksen ja miten hyvin henkilöstö sopeutuu muutokseen. 6 HENKILÖSTÖN MÄÄRÄ Uudessa kunnassa, joka käsittää myös Keski- Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän, on yht. 1 288,5 vakinaista työntekijää, ja henkilöstön keski- ikä on 46,82 vuotta. Vakinainen henkilöstö toimialoittain: - Talous ja hallinto - Perusturva / sosiaali- ja perusterveydenhuolto - Perus- ja lukiokoulutus - Varhaiskasvatus - Tekniset palvelut (tiet, kadut, rakentaminen, kaavoitus, kiinteistönhuolto) - Kulttuuri- ja vapaa- aika yht. 60 työntekijää yht. 481 työntekijää yht. 388 työntekijää yht. 302 työntekijää yht. 81,5 työntekijää yht. 66 työntekijää
9 - Ympäristöasiat (rakennus- valvonta, ympäristöterveyden- huolto, lupa- asiat) - Ateriapalvelut - Puhtauspalvelut - Vesihuolto yht. 8,5 työntekijää yht. 95 työntekijää yht. 94 työntekijää yht. 23 työntekijää Määräaikaisia työntekijöitä oli liitoskunnissa 31.12.2013 yhteensä 245 työntekijää. 7 HENKILÖSTÖN ELÄKÖITYMINEN Uuden kunnan työntekijöiden tarkkaa eläkkeellejäämisajankohtaa ei voi ennustaa, koska eläkkeelle voidaan jäädä nykyään 63 68- vuotiaana oman valinnan mukaan. Oheisena vuosina 2017 2021 64- vuotta täyttävät toimialoittain: Toimiala 2017 2018 2019 2020 2021 Talous ja hallinto 2 2 3 1 8 Perusturva / Sosiaali- ja perustervey- denhuolto 12 14 14 13 13 Perus- ja lukiokoulutus 2 10 11 10 16 Varhaiskasvatus 7 6 5 5 9 Tekniset palvelut (tiet, kadut, raken- taminen, kaavoitus, kiinteistöhuolto) 5 1 3 3 Kulttuuri ja vapaa- aika 2 4 1 3 Ympäristöasiat (rakennusvalvonta, ympäristöterveydenhuolto, lupa- asiat) 1 1 1 1 Ateriapalvelut 2 6 5 3 2 Puhtauspalvelut 2 1 2 2 1 Vesihuolto 2
10 Uusi kunta, 64- vuoxa täyxävät vuosina 2017-2021 70 60 50 40 30 20 10 0 2017 2018 2019 2020 2021 Kaikki yht. Talous ja hallinto Perusturva/Sos. ja terv.huolto Perus- ja lukiokoulutus Varhaiskasvatus Tekniset palvelut Kulbuuri ja vapaa- aika Ympäristöasiat Ateriapalvelut Puhtauspalvelut Talouden ja hallinnon toimialalla 64 vuotta täyttäviä on vuosina 2017 2021 16 henkilöä. Teknisissä palveluissa 64 vuotta täyttäviä on ko. aikana 12 henkilöä. Perus- ja lukiokoulutuk- sen supistuvala toimialalla 64 vuotta täyttäviä henkilöitä on 49. Todennäköinen eläköityminen näillä toimialoilla mahdollistaa hyvin henkilöstösuunnittelun ja päällekkäisyyksien poistamisen uuden kunnan toiminnan alkuvuosina. 8 PALKKOJEN HARMONISOINTI Palkkojen harmonisointi perustuu työnvaativuuden arviointiin (TVA) ja harmonisointi teh- dään vuoteen 2020 mennessä tehtäväkohtaisiin palkkioihin mediaanipalkkatason mukaan siten, että alapuoliset palkat nostetaan ylöspäin ja yläpuoliset muuttuvat henkilökohtaisiksi lisiksi, jotka poistuvat vähitellen yleisen palkkakehityksen myötä. Välittömästi yhdistymispäätöksen jälkeen ryhdytään selvittämään tehtäväkuvia ja samalla suoritetaan tehtävien vaativuuden arvioinnit. Ensimmäisenä selvitetään johdon ja esimies- ten tehtäväkuvat ja suoritetaan vaativuuden arviointi ja sen jälkeen on vuorossa hallinto- henkilöstö sekä muu henkilöstö. Alustavan arvion mukaan selvityksessä mukana olevien viiden kunnan palkkojen harmo- nisointiin varattavan määrärahan suuruus tulisi olla noin 1,7 1,8 milj. euroa. Tarkempi ar- vio laaditaan, kun on tiedossa kuntafuusioon mukaan lähtevät kunnat.
11 9 HENKILÖSTÖHALLINNON ORGANISOINTI Henkilöstöyksikkö Henkilöstöyksikön vastuualueisiin kuuluvat seuraavat uuden kunnan henkilöstöjohta- misen kokonaisuudet: Henkilöstöstrategia Kunnan henkilöstöpolitiikka Yhteistoiminta Henkilöstön kehittäminen Työmarkkina- asiat Työhyvinvointi (sisältää myös työterveyshuoltoyhteistyön) Työsuojeluyhteistoiminta (käsittää myös työturvallisuuden) Henkilöstöyksikköä johtaa henkilöstöjohtaja. Henkilöstöyksikköön kuuluvat vastuualueet: - henkilöstön kehittäminen - työmarkkina- asiat - työhyvinvointi - työsuojelutoiminta HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN - Vastuualueesta vastaa henkilöstön kehittämispäällikkö - Seuraavien kokonaisuuksien ohjaus ja kehittäminen: Henkilöstösuunnittelu Rekrytointi Osaamisen johtamisen kokonaisuus (esimiesval- mennukset, osaamisprofiilit) Palvelussuhdeasiat TYÖMARKKINA- ASIAT - Vastuualueesta vastaa sopimuspäällikkö - Seuraavien kokonaisuuksien ohjaus ja kehittämi- nen: Työehtosopimusten tulkinta, soveltami- nen ja paikalliset sopimukset Palkanlaskenta, matkalaskut Palkkausjärjestelmät Neuvottelut sopijajärjestöjen kanssa
12 TYÖHYVINVOINTI - Vastuualueesta vastaa työhyvinvointipäällikkö - Seuraavien kokonaisuuksien ohjaus ja kehittäminen: Työhyvinvointi Koulutusten hallinnointi: suunnittelu, kouluttaminen, seuranta Työterveyshuoltoyhteistyö TYÖSUOJELUTOIMINTA - Vastuualueesta vastaa työsuojelupäällikkö - Seuraavien kokonaisuuksien ohjaus ja kehittäminen: työsuojelutoiminnan hallinnointi työturvallisuustoiminta 10 OSAAMISEN KEHITTÄMINEN Muutoksen onnistumisen kannalta on tärkeää, että välittömästi yhdistymispäätöksen jäl- keen laaditaan esimiesten osaamiskartoitus ja kehittämissuunnitelma. Muulle henkilöstölle, jolla tehtävät muuttuvat, laaditaan osaamiskartoitus ja koulutussuunnitelma tämän jälkeen. 11 TYÖHYVINVOINTI Nykyisten työhyvinvointiohjelmien pohjalta laaditaan heti yhdistymispäätöksen jälkeen uuden kunnan työhyvinvoinnin kehittämissuunnitelma. Nykyisten muistamisohjeiden poh- jalta laaditaan yhtenäinen käytäntö henkilöstön muistamiseen. 12 YHTEISTOIMINTA JA TYÖSUOJELU Yhteistoimintaorganisaatio ja työsuojeluorganisaatio toteutetaan erillisen mallin mukaan yhteistyötoimikuntana ja työsuojelutoimikuntana. Uuden kunnan työsuojeluorganisaatio ja resurssointi suunnitellaan uudelta pohjalta.
13 13 TYÖTERVEYSHUOLTO Työterveyshuolto hoidetaan uudessa kunnassa lain mukaisesti ottamalla huomioon uuden kunnan toimintojen maantieteellinen laajuus ja kulkuyhteydet. Työterveyshuollon palvelut voidaan aluksi hankkia nykyisiltä toimijoilta eli terveydenhuollon kuntayhtymältä ja yksityi- seltä palvelun tuottajalta. Mikäli kaikki Keski- Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän jäsenkunnat suorittavat kuntafuusion ja kuntayhtymä puretaan, tulee työterveyspalvelujen hankinta selvittää uudelleen. 14 KESKUSHALLINNON JA TOIMISTOPALVELUJEN JÄRJESTÄMINEN Uusi kunta muodostuu viidestä kuntakeskuksesta ja kunnanvirastosta. Kunnanvirastojen eri osastot toimivat lisäksi eri rakennuksissa ja kiinteistöissä. Uuden kunnan keskukset ja ole- massa olevat toimitilat voidaan hyödyntää käyttämällä esim. toimistopalvelujen organisoin- nissa ns. front office - back office periaatetta. Tässä mallissa toiminta jakaantuu asiakaspal- velupisteisiin, joissa hoidetaan varsinainen asiakaspalvelu ja asiakastoiminnot sekä ns. back office - toimintaan, johon kootaan palvelun substanssiosaaminen ja asiantuntijuus. Tämä mahdollistaa osaltaan tarkoituksenmukaisesti vaihtelevien ja päällekkäisten henkilöstö- resurssien käytön uudessa kunnassa. Esimerkkinä voidaan nähdä Kelan asiakaspalveluorga- nisaatio. Periaate toimisi myös hyvin siinä tilanteessa, että kuhunkin yhdistyvään kuntaan jäisi asiakas- tai yhteispalvelupiste. Hajanainen kuntarakenne ja heikot julkisen liikenteen yhteydet kuntakeskuksien välillä edellyttäisivät asiakaspalvelupisteiden järjestämistä nykyi- siin kuntakeskuksiin. 15 TIETOHALLINNON JÄRJESTÄMINEN UUDESSA KUNNASSA Etuna, että kunnissa on käytössä pitkälti samat toimisto- ohjelmat. Selvitys tietohallinnon järjestämisestä uudessa kunnassa tehdään erillisenä projektina kun on selvillä kuntafuusi- oon lähtevät kunnat.