Hyvinvointia työstä Ajanhallinta asiantuntijatyössä organisaatio- ja työyhteisötason ratkaisuja Yliopistojen valtakunnalliset työsuojelupäivät 24.8.2017
Ajanhallinta asiantuntijatyössä - esityksen sisältö 1. AikaJärjestys asiantuntijatyössä tutkimuksen esittely 2. Ratkaisuja ajanhallintaan Aikahaasteet asiantuntijatyössä Organisaation ja työyhteisön keinot ajanhallintaan Priorisointi Työn näkyväksi tekeminen Keskeytysten hallinta 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 2
Työterveyslaitoksen hanke (2014-2016). Tarkasteli ajanhallintaa verkostomaisessa asiantuntijatyössä, jota luonnehtii toimijoiden sidoksisuus. Kerättiin kyselytutkimuksen (n=1897) ja laadullisten haastattelujen (n=34) avulla tietoa korkeakoulutettujen asiantuntijoiden parissa. Yhteistyössä Specia Ry:n, Yhteiskunta-alan korkeakoulutettujen, Viestinnän Keskusliiton ja Sivistystyönantajien kanssa. Hanketta rahoitti Työsuojelurahasto. Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 3
Aikahaasteet asiantuntijatyössä 4 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys
Asiantuntijoilla aikahaasteet tavallisempia kuin muilla palkansaajilla Palkansaajien ajalliset haasteet vuonna 2013 (%). Lähde: Työolotutkimus 2013, Tilastokeskus. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi 5
Haasteena ajoitus (vs. tempo ja kesto) ajoitus tempo kesto Asiantuntijakysely (n=1897) 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 6
Asiantuntija aikataulujen suhteen usein autonominen, mutta myös vahvasti sidoksissa muiden aikatauluihin Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v. 2015 (n= 1 897). Työterveyslaitos. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi 7
Työpaikan rooli keskeinen aikataulujen muodostumisessa Asiantuntijakysely (n=1897) 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 8
Myös esimiehen rooli keskeinen Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v. 2015 (n= 1 897). Työterveyslaitos. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi 9
Psyykkinen oireilu yleistä asiantuntijoilla, ongelmina esim. voimattomuus ja väsymys * * Viimeisen kk:n aikana koettu, pitkäaikainen tai toistuva Psyykkinen oireilu asiantuntijatyössä ja kaikilla työssäkäyvillä: Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä - kysely, Työ ja terveys - haastattelututkimus 2012, Työterveyslaitos. Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi
Organisaation rooli ajankäytön hallinnassa 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 11
Yksikään ajanhallinnan menetelmä ei takaa, että asiantuntija saa kaiken valmiiksi, jos työtä on liikaa. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 12
Muuttuva, verkostomainen työ asettaa uudet raamit ajankäytölle organisaatiotasolla Työ ja työympäristöt ovat kompleksisempia Keskittyminen on hajautunu teknologisen ja yhteiskunnallisen muutoksen seurauksena Työn sirpaloituminen lisää tarvetta ajankäytön kriittiselle tarkastelulle organisaatiotasolla 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 13
Asiantuntijatyön tuottavuus ja kyky keskittyä ovat yhteydessä 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 14
Ajankäytön ongelmien ratkaisuja tulee etsiä kaikilla tasoilla Lähde: Fokus kateissa, aika palasina? Työterveyslaitos 2016. 23-8-2017 Työterveyslaitos Esittäjän Nimi www.ttl.fi 15
Kaivataan yhteisiä pelisääntöjä ja toimintatapoja Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v. 2015 (n= 1 897). Työterveyslaitos. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi 16
Ratkaisuja ajankäytön ongelmiin 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 17
www.ttl.fi/fokus-kateissa-aika-palasina 23-8-2017 Työterveyslaitos Minna Toivanen & Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 18
Ajanhallinta lähtee organisaation ydintehtävien kirkastamisesta
Organisaatio moniajaa kun se on jakanut käytettävissä olevat resurssinsa liian ohuelti samanaikaisesti käynnissä olevien hankkeiden kesken. Liika multitaskaaminen, moniajo, heikentää sekä organisaation että yksilön tuottavuutta. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys
Moniajosta on haittaa kun.. työkokonaisuudet vaatisivat useampaa asiantuntijaa kuin niille on osoitettu samat henkilöt johtavat liian monta kokonaisuutta yhtäaikaisesti työryhmät keskittyvät hankkeisiin, joilla ei ole yhtymäkohtia, sen sijaan että työ olisi organisoitu synergia mielessä. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys
Vuorovaikutus hillitsee keskittymisen hajautumista 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys
Priorisointi 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 23
Prosessit ja riippuvuudet näkyviksi, aikabudjetointi tavaksi
Aikataulut tulevat vähän päälle liimattuina projekteihin ilman, että on mietitty, mitä asian kunnollinen läpivieminen vie. Tämä on myös vähän toimintakulttuurikysymys yrityksissä. Eli aikataulutetaan liian tiukasti. On myös tällaisia yliajan projekteja, joita ei ole toivoakaan saada koskaan valmiiksi, vaan olen tavallaan yksi ratas pitkässä kehityskulussa, josta ei ehkä koskaan tule valmista. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 25
Näkyväksi työtä viivästyttävät.. Ristiriitaiset prioriteetit Suunnittelematon työ Riippuvuudet jokainen riippuvuus kaksinkertaistaa myöhästymisen mahdollisuuden 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 26
Aikabudjetti Työkokonaisuutta tarkastellaan siitä näkökulmasta, kuinka paljon työaikaa ja johdon tai esimiestason ohjausta se vaatii. Työaika lisäksi kohdennetaan eri toimijoille. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 27
Huomio työajan seurannasta ajankäytön laadulliseen arviointiin 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 28
Suomen Ekonomien Aikani-sovellus Luetko sähköposteja kotona iltaisin? Menevätkö illat ja viikonloput työhön liittyviä papereita ja raportteja lukien? Kuinka paljon teet todellisuudessa töitä ja mihin työpäivät kuluvat? Kuinka paljon aikaa menee projektiin X? Kuinka mielekkääksi työsi koet? Missä työssä olet parhaimmillasi? Entä millä fiiliksellä töitä teet? Millainen työ sinua jurppii? Saatavilla Google play ja App Store sovelluskaupoista (tarvitsee IOS 8.0 version ja Android 4.4 version) 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 29
Työn näkyväksi tekeminen 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 30
Aikaan kunnioittavasti suhtautuva organisaatio turvaa ajattelutyön laadun
Asiantuntijatyössä työ keskeytyy usein Lähde: AikaJärjestys asiantuntijatyössä kysely, v. 2015 (n= 1 897). Työterveyslaitos. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi 32
Keskeytys kuormittaa.. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi
Keskeytyksistä voi seurata.. unohduksia suorituksen laadun heikkenemistä ajanhukkaa 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi
(Baethge ym. 2015, muokattu) 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi
Keskeytysten hallinta 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 36
Opasteet tilojen äänenkäyttöön 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 37
Työrauhaa -WC-taulu Saatavissa: www.ttl.fi/ajanhallinta 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 38
Työn tehostaminen Fokuskellon avulla Saatavissa: www.ttl.fi/ajanhallinta 23-8-2017 Työterveyslaitos Esittäjän Nimi www.ttl.fi 39
Asiantuntijat mukaan työn ja ajankäytön uudelleenorganisointiin 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 40
Verkkovalmennus, saatavilla marraskuussa -17 Tukee asiantuntijoiden tuloksellista työskentelyä ja hyvinvointia Antaa esimiehille uusia välineitä ja näkökulmia asiantuntijoiden ajanhallinnan tukemiseksi Soveltuu työpaikkatason ajanhallinnan kehittämisalustaksi, esimiestyön kehittämisen välineeksi sekä yksittäisen työntekijän ajanhallinnan sparraajaksi. 23-8-2017 Työterveyslaitos Kirsi Yli-Kaitala www.ttl.fi/aikajarjestys 41
Kiitos! ttl.fi @tyoterveys @fioh tyoterveyslaitos tyoterveys Tyoterveyslaitos