Kieku työajansuunnittelussa huomioitavat vaiheet käyttöönoton valmistelussa! 19.9.2016 Oikeusrekisterikeskus ORK ja Syyttäjälaitos SY
Vuorokalenterien ja vuorojen työn järjestys käyttöönottotilanteessa Yritystason päivittäinen lepoaika Vuorokalenterikohtaiset vuorot Vuorokalenterikohtaiset vuorokoosteet Yritystason vapaapäivän vuoro Yksikkötaso Vuorokalenterin perustaminen Vuorokalenterikohtaiset vuorokierrot Yritystason vuorot Yritystason vuorokierrot Runkosuunnitelman luonti vuorokalenterikohtaisesti 2
Työn kulun järjestys 1. Työajan suunnittelu Päivittäinen lepoaika (voidaan lisätä vain yritystasolla) Vuorot (yritystasolle lisätyt vuorot ovat käytettävissä koko virastolla, yksikkötason vuorokalenterille perustetut vuorot ovat käytettävissä ainoastaan ko. vuorokalenterissa) Viikoittainen vapaa (perustetaan yritystasolle viikonloppua ja arkipyhäpäiviä varten, jolloin ei normaalisti työskennellä) Ns. tekn. vapaapäivän vuoron perustaminen yritystasolle työajan laskennan oikeellisuutta varten esim. ylityölaskenta viikonloppuna Vuorokierto (perustetaan yritystasolle malli vuorokierto koko viraston käytettäväksi tai yksikön alle ko. vuorokalenterissa käytettäväksi) 3
Työn kulun järjestys jatkuu Vuorokalenteri (perustetaan yksikön alle vuorokalenterit jokaiselle virastossa käytettävälle työaikamuodolle - ORK työaikamuodot 01, 02, 03A - SY työaikamuodot 01, 02, 03A, 50 - mukaan lukien 00-vuororyhmä, johon henkilöt siirtyvät automaattisesti SAP järjestelmästä) Ryhmäkohtainen suunnittelu (ml. Osa-aikaisten käsittely, perustetaan yksikön alle vuorokalentereihin vuororyhmät huomioiden kaikkien osaaikaisten työrytmit (vuorokierto). Sovellusvastaavat tekevät Syyttäjälaitoksen osalta virastotyön kokoaikaisten runkosuunnitelmat, osaaikaisten runkosuunnitelmat ja osa-aikaisten työrytmin ylläpidon kesken vuotta sekä päivittävät arkipyhät. 4
Työn kulun järjestys jatkuu 2. Henkilöiden tiedot ja henkilökohtainen suunnittelu a) Henkilöiden sopimustiedot ( yksikkö->perustiedot ->henkilöt), palkkapalvelusihteerit tarkastavat sopimustiedot uusien ja muuttuneiden sopimusten osalta Syyttäjälaitokselle. b) Henkilön liittäminen vuororyhmään henkilön tiedoissa (yksikkö- >perustiedot->henkilöt-> työsuhteet->vuoroluettelo), palkkapalvelusihteerit liittävät Syyttäjälaitokselle uusien ja muuttuneiden sopimusten osalta c) Työaikapankin lisääminen henkilölle (yksikkö->perustiedot->henkilöt-> työaikapankit, palkkapalvelusihteerit kiinnittävät Syyttäjälaitokselle työaikapankit ja tekevät muutokset niihin tarvittaessa. d) Henkilökohtainen suunnittelu ml. Osa-aikaisten käsittely tarvittaessa henkilötasolla (yksikkö->esimiestiedot -> vuorokalenterit- >vuorosuunnittelu) 5
Työn kulun järjestys jatkuu 3. Virkamiehen toiminnot a) Toteutuneen työajan käsittely / Työaikaleimojen lisäys ja korjaus tarvittaessa b) Työajan kohdennus c) Palkanlisät d) Varallaolot ja päivystykset e) Lisien vienti pankkiin f) Saldon siirto pankista toiseen 6
Työn kulun järjestys jatkuu 4. Esimiesten toiminnot a) Toteutuneen työajan ja kohdennusten tarkistus b) Toteutuneen työajan ja kohdennusten hyväksyntä c) Takautuvat korjaukset d) Ylityöraportti e) Työaikalaskelma 7
Työn kulun järjestys jatkuu 5. Ajanhallinnan vastuuhenkilön toiminnot a) Tietojen siirto palkanlaskentaan, siirtoajon ajaminen aikataulun mukaisesti Syyttäjälaitokselle palkkapalvelusihteerien vastuulla. b) Tietojen tuonti (seuranta viikoittain), Syyttäjälaitoksen osalta palkkapalvelusihteerit selvittävät lokilla olevat virhetilanteet ja seuraavat lokitietoja, sovellusvastaavat tarvittaessa mukana virheiden selvityksessä c) Laskentavirheet (seuranta viikoittain), Syyttäjälaitoksen osalta palkkapalvelusihteerit ja sovellusvastaavat seuraavat laskentavirheitä ja ratkaisevat ne. d) Erikoistapaukset tarvittaessa, näistä Syyttäjälaitoksen pankkituntien maksu ja saldotuntien perintä sekä osapäivän vuosiloman syöttö ja poisto virhelokin perusteella palkkapalvelusihteerien vastuulla. 8
Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 1(5) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyysarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Vuorojen (ml. Päivittäiset lepoajat), vuorokoosteiden ja vuorokiertojen perustaminen viraston malleiksi Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Osa-aikaisille omat vuorot ja kierrot 2 pv Ammattikäyttäj ien koulutusten jälkeen. Vaihtelee virastoittain viikoilla 32-38 Ei riippuvuutta Keskitettyjen työtehtävien syöttö työaikakorvauksia varten tarvittaessa Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Työtehtävien rakenne, kooditus ja nimeäminen kannattaa selvittää etukäteen yhdessä taloushallinnon kanssa. n. 1 min / työtehtävä Viikot 32-38 Kun seurantakohteet on siirretty SAP FICOsta Ajanhallintaan Vuorokalenterit ja 00- vuororyhmä Palkeiden sovellusvastaava Palkeissa perustettu käyttöönottovaiheessa valmiiksi ns. 00-vuororyhmät jokaiseen yksikköön ja jokaiselle työaikamuodolle, jotta henkilöt siirtyvät konversiosta automaattisesti oikeaan työaikamuodon vuorokalenteriin. Palkeissa perustettu Kalentereihin valmiiksi 00 vuororyhmät. Yksi vuoro ja vuorokierto ovat valmiina malleissa. 9
Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 2(5) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyy sarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Runkosuunnitelmien teko vähintään käyttöönottovuodelle Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö / Syyttäjälaitos virastotyön kokoaikaisten ja osa-aikaisten runkosuunnitelmat tekevät sovellusvastaavat Perustetaan jokaiseen yksikköön ja jokaiselle työaikamuodolle 1 pv. Vko 32-38 Voidaan tehdä kun vuorot ja vuorokierrot on perustettu viraston malleiksi 10
Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 3(5) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyy sarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Vuorojen (ml. Päivittäiset lepoajat), vuorokoosteiden ja vuorokiertojen perustaminen tarpeen mukaan vuorokalenterikohtaisesti Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Osa-aikaisille omat vuorot ja kierrot. 2 pv Viikot 32-38 Voidaan tehdä, kun kalenterit perustettu Henkilöiden sopimustietojen tarkistus Ajanhallinnasta Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Palkeet toimittaa virastolle SAP HCM:stä otettavissa olevan AD HOC raportin tarkistettavista tiedoista. Tarkistettavat asiat: - Sopimuksen voimassaolo ja - numero - Ajanhallinnan org. yksikkö - Osa-/kokoaikaisuusprosentti - Maksusäännöstö (=työaikamuodon 2 ensimmäistä merkkiä) - Esimies - Esimiesasema (Onko henkilö on itse esimies) - Seurantakohteet - Tuntikohdistustyyppi - Leimaustunniste n. 2 min / sopimus / hlö Viikot 37-38 Voidaan tehdä, kun Tuotantokonversio on tehty ja Palkeet on ilmoittanut virastolle, että tarkistuksen voi aloittaa 11
Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 4(5) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyy sarvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Henkilöiden kiinnitys oikeisiin vuorokalentereihin ja vuororyhmiin Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Henkilöt kiinnittyvät automaattisesti oman ajanhallinnan org. yksikkönsä ja työaikamuotonsa 00 ryhmään. Korjaus henkilön vuororyhmätietoon tehtävä esim. osa-aikaisille, kun heille on perustettu omien työrytmien mukaiset vuororyhmät. n. 1 min/ hlö, jos tarpeen muuttaa, muuten sisältyy yllä olevaan sopimusten tarkistusaika an. Viikot 37-38 Voidaan tehdä samalla sopimustiedoissa, kun sopimuksia tarkastetaan, jos tieto on ajanhallinnan vastuuhenkilöllä. 12
Ajanhallinnan käyttöönottoon liittyvät viraston tehtävät ja aikataulut 5(5) Tehtävä Kuka tekee Huomioitavaa Työllistävyys arvio Milloin Riippuvuus toiseen tehtävään Työaikapankkien kiinnitys sekä alkusaldojen syöttö henkilöille Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Alkusaldoksi annetaan ajanhallinnan käyttöönottoa edeltävän päivän saldotieto eli 25.9.2016 tieto. Ohjeet massalatauksen tekemiseen on annettu koulutuksissa. n. 1 min / hlö / pankki, jossa on alkusaldona muuta, kuin nolla. Vko 39 Tehdään ensimmäisen tuotannossa elettävän viikon sisällä. Henkilöt oltava kunnossa järjestelmässä ennen tätä. Ajanhallinnan vastuuhenkilöille esimiesten sijaisuuksien lisääminen tarvittaessa. Viraston Ajanhallinnan vastuuhenkilö Vastuuhenkilö voi tehdä tämän itse itselleen tarvittavien esimiesten osalta. n. 1 min / sijaisuus /vastuuhenkilö Viikko 39 > Voidaan tehdä, kun tuotannon lopulliset käyttöoikeudet on saatu 13
Ajanhallinnan käyttöönoton osalta huomioitavaa! Ajanhallinnan käyttö (CGI Ajanhallinta) alkaa maanantaista 26.9.2016 (työaikakorvauslaskennan osalta vuoksi aloitus aina maanantaista) Työaikakohdennukset tehdään 1.10.2016 lukien (jakopalkkalaskennan vuoksi kohdennetaan kokonainen kalenterikuukausi) 14
Kiitos ja mukavaa syksyn jatkoa! 15