Poliklinikkatoiminnan hoitohenkilöstön voimavaroja kuvaavien tunnuslukujen kehittäminen

Kansallisesti yhtenäisten hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnuslukujen määrittäminen ja saatavuus Poliklinikkatoiminnan hoitohenkilöstön voimavaroja kuvaavien tunnuslukujen kehittäminen Raportti R 2 Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveyden huolto -hanke Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta osahanke Sirpa Salin, projektipäällikkö, TtT

1(62) SISÄLLYSLUETTELO 1. Johdanto... 4 2. Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä tehtävän kuvaus... 4 2.1. Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä aikaisemmat selvitykset... 4 2.2. Kehittämistehtävän kuvaus... 4 2.3. Kansallisesti yhtenäiset hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnusluvut poliklinikalla... 5 2.3.1. Tunnuslukujen valintaprosessi... 5 2.3.2. Tunnuslukujen alkioiden määrittely... 5 2.3.3. Aineisto ja aikataulu... 6 2.3.4. Tunnuslukuaineiston kerääminen... 6 2.3.5. Aineiston valmistuminen... 7 2.3.6. Aineiston tarkistaminen... 7 2.3.7. Aineistomuutokset... 8 2.3.8. Tunnuslukujen yhtenäinen saatavuus... 8 2.3.9. Esteet yhtenäisen tiedon saatavuudelle...10 2.4. Kehittämistehtävässä tehty yhteistyö...10 2.5. PSHP:n avohoitotoiminnan kehittäminen...10 2.5.1. PSHP:n poliklinikoiden nykytilan kartoitus...11 2.5.2. Poliklinikoiden toimintamallit eli segmentit...12 2.5.3. Kehittämistyön aikataulu...16 2.5.4. Kehittämistyön esittely ja viestintä...17 2.6. Valkeakosken aluesairaalan kehittämistehtävä...18 3. Kehittämistehtävän organisaatio Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä...18 3.1. Ohjausryhmä...18 3.2. Projektiryhmä...18 3.3. Ohjaus- ja projektiryhmien kokoontumiset...19 4. Tavoitteiden toteutumisen arviointi...19 4.1. Asetetut tavoitteet...19 4.2. Tavoitteiden saavuttaminen...22 4.3. Mitä jäi saavuttamatta?...25 4.4. Kehittämistehtävän vaikutukset käytännön toimintaan ja toiminnan suuntaamiseen tulevaisuudessa.24 4.5.Tehtävän yhteys Kaste- ohjelmaan ja sen toteuttamiseen... 27 5. Tehtävän toteuttamisen muu arviointi.27 5.1. Ajallinen resursointi...27 5.2 Henkilöstöresurssien arviointi 28 5.3. Taloudelliset resurssit 28 5.4. Käytetyt menetelmät ja niiden arviointi...29 5.5.Tehtävästä tiedottaminen ja sen arviointi 30 5.6. Tehtävän yhteistyötahot ja - rakenteet 31 6. Tehtävän vaikutukset ja muutosmahdollisuudet..31

2(62) Tiivistelmä Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (PSHP) tavoitteena on kehittää poliklinikkatoimintaa aiempaa tuottavammaksi, vaikuttavammaksi, laadukkaammaksi ja turvallisemmaksi. Kehittämistyön lähtökohtana on potilas ja hänen läheisensä, jotka tunnistavat palvelun asiantuntevana ja miellyttävänä kokemuksena. Poliklinikoiden nykytilaa tarkastellaan erityisesti toimintojen näkökulmasta sekä selvitetään henkilöstön työnkuvauksia. Nämä määritykset ovat pohjana toimintojen segmentoinnille ja henkilöstöresurssien tarkoituksenmukaiselle kohdentamiselle. PSHP:ssä avohoitotoiminnan visiossa potilaat saavat palvelut sovitussa ajassa, avohoitotoiminta on organisoitu tehokkaasti, osaaminen on optimaalisessa käytössä ja vastaanottotoimintaa kehitetään sähköisen asioinnin ja puhelinvastaanottotoiminnan suuntaan. Potilaiden hoidon painopistettä muutetaan vuodeosastohoidosta avohoitopainotteiseksi. Tavoitteiden saavuttamiseksi valitaan ja otetaan käyttöön tunnusluvut, joiden avulla voidaan suunnitella, arvioida ja seurata hoitohenkilöstön optimaalista määrää. Kehitystyö alkoi poliklinikoiden nykytilan kartoituksena, jonka tarkoituksena oli selvittää poliklinikoiden päätoiminnot ja niihin liittyvät käytännöt, käytettävissä olevat resurssit ja niiden jakoperusteet sekä työnjako- ja toimintamallit. Kartoitus toi esiin poliklinikoiden monimuotoisuuden toimintojen suhteen, mikä vaati lisäselvitystä. Koska PSHP:ssä on yli 70 poliklinikkaa, pilottipoliklinikoiksi valittiin käyntimäärältään suurimmat (>10 000) yksiköt, joiden vastuulääkärit ja osastonhoitajat haastateltiin. Lisäselvittelyä vaativat myös käytössä olevat käsitteet kuten poliklinikkatoiminta, päiväsairaalatoiminta, päiväosastotoiminta sekä sen rajapinnat lyhytjälkihoitoinen kirurgia ja päiväkirurgia. Etenkin henkilöstöresurssien jakoperusteet eri toimintojen suhteen vaativat lisäselvitystä. Huonekohtainen tarkastelu tehtiin poliklinikan pohjapiirustuksen avulla. Analyysin tuloksena toiminnat jakautuivat seuraaviin toimintamalleihin eli segmentteihin: lääkäri-, hoitaja-, toimenpidevastaanotto sekä sähköisen asioinnin kautta tapahtuva toiminta. Henkilöstön resurssitiedot oli kuitenkin vaikea kohdentaa tarkasti eri toimintamalleissa. Jokainen pilottipoliklinikka nimesi oman työryhmänsä sen vastuulääkäreistä ja hoitajista. Työryhmät kokoontuivat miettimään toimintamallien sisältöjä ja niiden kehittämistä vision suuntaisesti mm. siten, että hoitajavastaanottoja ja sähköisen asioinnin kautta tapahtuvia vastaanottomalleja lisätään jokaisessa yksikössä. Moniammatillinen työryhmä määritteli kehittämispäivän tuotoksena avohoitotoiminnan uudet toimintamallit, jotka ovat suunnitelman perusta Taysin uudistamisohjelmassa vuodelle 2020 avohoitotoiminnan kehittämiselle. Poliklinikoiden toiminta pyritään standardoimaan kahtena pääprosessina vastaanottotoimintana ja toimenpidetoimintana. Molemmissa malleissa toimijoina ovat lääkärit ja/tai erityistyöntekijät kuten hoitajat. Potilaalle tarjotaan erilaisia asiointitapoja, joista hän voi valita itselleen sopivimman tavan toimia. Matkatoimistomallissa pyritään järjestämään monisairaan potilaan hoito koordinoidusti siten, että kaikki toiminta lähtee aidosti potilaan tarpeista. Lentokenttämallissa potilaan ja/tai läheisen osallistuminen hoitoon ja hoidon suunnitteluun mahdollistuu tietotekniikan tuomien mahdollisuuksien myötä. Tavoitteena on, että lisääntyvään hoidon tarpeeseen pystytään vastaamaan nykyisillä/vähäisemmillä resursseilla toimintaa kehittämällä ja uudelleen organisoimalla. VeTeHH-hankkeessa tuotettiin alustavat valtakunnalliset tunnusluvut hoitohenkilöstön optimaalisen mitoituksen arviointiin poliklinikalla ja vuodeosastolla. Valittujen tunnuslukujen pilotointi ja testaus eivät toteutuneet tämän hankkeen puitteissa aikapulan vuoksi. PSHP:ssä VeTeHH- hankkeen tuloksia hyödynnetään Taysin uudistamisohjelmassa 2020, joten tunnuslukukehittämistyö jatkuu osana laajaa muutoshanketta.

3(62) 1. Johdanto Vetovoimainen ja terveyttä edistävä terveydenhuolto - hanke (VeTe) on osa valtakunnallista KASTE- ohjelmaa. Hankkeen tavoitteina on mm. henkilöstön riittävyyden varmistaminen ja osaamisen vahvistaminen sekä näyttöön perustuvien toimintamallien kehittäminen ja käyttöönottaminen kansallisesti yhtenevillä tavoilla. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin tavoitteena on kehittää poliklinikkatoimintaa aiempaa tuottavammaksi, vaikuttavammaksi, laadukkaammaksi ja turvallisemmaksi. Tavoitteiden saavuttamiseksi on tarkoitus valita ja ottaa käyttöön tunnusluvut, joiden avulla voidaan suunnitella, arvioida ja seurata poliklinikoiden hoitohenkilöstön optimaalista mitoitusta. VeTeHH- hanke käynnisti laajan selvitystyön poliklinikoiden nykytoiminnasta ja sen kehittämishaasteista. Jotta avohoitotoiminnan lisääntyvään kysyntään voidaan nyt ja tulevaisuudessa vastata nykyisillä henkilöstöresursseilla toiminta vaatii uudelleen arviointia. VeTeHH- hankkeessa saatuja tuloksia käytetään tärkeänä osana poliklinikkaosaprojektin toiminnallista suunnitelmaa Taysin uudistamisohjemassa 2020. 2. Kehittämistehtävän tausta ja tarkoitus sekä tehtävän kuvaus 2.1 Tausta ja tarkoitus sekä aikaisemmat selvitykset Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä on kehitetty poliklinikkatoimintaa menneinä vuosina useissa eri hankkeissa, joissa sähköisistä tietokannoista saatua tietoa on analysoitu henkilöstöresursoinnin riittävyyden arvioimisessa. (Aalto 2007,Aalto ym. 2005, Säilä ym. 2006.) Hoitotyö on luonteeltaan runsaasti työvoimaa sitovaa. Sopivaa hoitohenkilöstön määrää ei ole toistaiseksi pystytty luotettavasti määrittelemään (Lankshear ym. 2005), mutta yli- tai alitarjonnan on todettu johtavan usein tehottomaan ja epätaloudelliseen toimintaan. (Ryynänen ym. 2004.) Potilaat ovat pääsääntöisesti tyytyväisiä polikliinisen hoidon laatuun, mutta potilaiden tiedonsaantiin, läheisten huomioimiseen ja poliklinikka-aikojen paikkansapitävyyteen tulisi kiinnittää aikaisempaa paremmin huomiota. (Säilä ym. 2006, Eloranta ym. 2009.) Potilastyytymättömyyden on todettu olevan yhteydessä hoitajien ajankäyttöön, työpanosta kohti oleviin palkkakustannuksiin sekä koulutuspäivien määrään. Poliklinikkahenkilöstön kokema työn kuormittavuus oli sitä

4(62) suurempaa, mitä enemmän oli potilaita tai poliklinikkakäyntejä ja mitä vähemmän oli hoitohenkilöstön ja sairaanhoitajien työtunteja (Aalto ym. 2005). Säilän ym. (2006) tekemä selvitys PSHP:n poliklinikoiden toimintamalleista näyttäisi vastaavan tämän päivän poliklinikkatoimintaa, sillä tässä projektissa tehdyt kartoitukset niiden käytänteistä vuonna 2009 eivät tuoneet juurikaan uutta Säilän ym. kuvauksiin. Tehtäväsiirtojen tai uusien toimintatapojen/tekniikoiden suunnittelu ja käyttöönotto näyttäisivät jääneet vähemmälle huomiolle tai kehittäminen ei ole ollut kovinkaan suunnitelmallista. Polikliinista hoitotyötä pitää kehittää, jotta löydetään toimintatapoja, jotka vastaavat nykypäivän potilaiden tarpeisiin. Polikliinisen hoitotyön kehittäminen on tärkeää, sillä uudet hoitomuodot, hoitoaikojen lyheneminen, toiminnan tehokkuusvaatimukset sekä erilaiset työnjakoon liittyvät kysymykset ovat ajankohtaista. (Säilä ym. 2006.) 2.2 Kehittämistehtävän kuvaus VeTeHH-osahankkeen tavoitteena oli tunnistaa organisaatioiden kehittämistarpeita, mikä PSHP:ssä tarkoitti avohoitotoiminnan kehittämistä seuraavan vision suuntaisesti: "Potilaat saavat palvelut sovitussa ajassa. Avohoitotoiminta on organisoitu tehokkaasti. Osaaminen on optimaalisessa käytössä. Vastaanottotoimintaa kehitetään sähköisen asioinnin ja puhelinvastaanottotoiminnan suuntaan. Toiminnan kehittäminen perustuu toimintakohtaisesti tehtyyn avohoitotoiminnan jaotteluun. Potilaiden hoidon painopistettä muutetaan vuodeosastohoidosta avohoitopainotteiseksi. Tavoitteiden saavuttamiseksi valitaan ja otetaan käyttöön tunnusluvut poliklinikoiden hoitohenkilöstön optimaalisen mitoituksen perustaksi. Yksi näistä tunnuslukuja tuottavista mittareista on RAFAELA hoitoisuusluokitusmittari, joka otettiin käyttöön pilotissa mukana olevilla poliklinikoilla. Projektin tavoitteena oli kehittää uusia sekä terävöittää jo olemassa olevia toimintamalleja. Projektin yhtenä tavoitteena oli, että henkilöstö tekee koulutustaan vastaavaa työtä entistä itsenäisemmin. Tehtäväkuvauksien perusteella sekä nykytekniikan tuomien mahdollisuuksien hyödyntämisessä ja niistä vapautuvien resurssien uudelleen ohjautumisessa muutosta suunnitellaan ja työstetään yhdessä pilottipoliklinikoiden kanssa.

5(62) Poliklinikoiden nykytilaa tarkasteltiin erityisesti toimintojen näkökulmasta. Nämä määritykset loivat pohjan poliklinikoiden toimintojen segmentoinnille - lääkärivastaanotto, toimenpidevastaanotto, hoitajavastaanotto sekä telepoli/sähköinen asiointi- ja resurssien optimaaliselle kohdentamiselle. Pilottipoliklinikoilla tehtävän kehittämistyön tuloksina syntyvät uudet käytännöt otetaan käyttöön PSHP:n poliklinikoilla. Tavoitteena on, että kaikilla poliklinikoilla olisi erikoisalasta huolimatta yhtenevät käytänteet vaikka toiminnot ovat erilaisia. (Projektisuunnitelma PSHP, 2009) 2.3 Kansallisesti yhtenäiset hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnusluvut poliklinikalla 2.3.1 Tunnuslukujen valintaprosessi Kansalliselle VeTeHH-hankkeen ohjausryhmälle lähetettiin marraskuussa 2009 kirjallisuuskatsaus poliklinikoiden henkilöstövoimavarojen hallinnan tunnusluvuista jatkossa tapahtuvaa tunnuslukujen valintaa varten. Kahdeksan ohjausryhmän jäsentä (n=11) teki valinnat määräpäivään (17.11.2009) mennessä. Kirjallisuuskatsauksen valinnoista ja listan ulkopuolelta esitetyistä luvuista muodostui 23 tunnusluvun valikko. Näistä tehtiin kansalliselle ohjaus- ja projektiryhmälle (n=22) kysely hoitotyöherkistä tunnusluvuista. Kysely tehtiin sähköisesti Webropo-kyselynä helmikuussa 2010. Kyselyyn vastasi 16 henkilöä. Synteesi valituista tunnusluvuista, joita oli 17, toimitettiin projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkiselle. Synteesin prosessi sekä esitys valtakunnallisesti yhtenäisesti kerättävistä poliklinikoiden tunnusluvuista ovat liitteessä 1. Valituista tunnusluvuista ei pystytty keräämään kaikkia. Niitä ei joko pystytty määrittelemään tai niitä ei ollut saatavissa tietojärjestelmistä. Esimerkiksi välitön hoitotyö, välillinen hoitotyö, yksikön kuormitus ja yksikön koko olivat näitä lukuja. Lisäksi komplikaatiot muutettiin haittatapahtumiksi. Esitykseen sisältyviin tunnuslukuihin päätettiin lisätä poliklinikkapotilaan käyntityyppiin konsultaatiokäynnit, poliklinikan DRG-ryhmien lukumäärä, segmenttien mukaiset käyntityypit ja hoitoisuusluvut. Kerättäviksi tunnusluvuiksi jäi 16. 2.4.2 Tunnuslukujen alkioiden määrittely Esitetyistä tunnusluvuista määriteltiin niiden alkiot siten, että keruu oli yhtenevä vuodeosastotunnuslukujen kanssa. Alkioista työstettiin taulukko (liite 2), jossa oli nimetty alkio, alkion lyhytnimi, järjestelmä, mittari tai menetelmä, joka tarvittiin alkion muodostamiseen. Lisäksi

6(62) nimettiin raportointijärjestelmä, joka tuotti alkion, sen formaatin, mitta-asteikon ja raportointiintervallin kuvauksen. Alkioita käsiteltiin kansallisen VeTeHH-ohjausryhmän kokouksessa huhtikuussa 2010. Kokouksessa päätettiin jatkaa PSHP:ssa ja kansallisessa projektiryhmässä poliklinikan tunnuslukujen alkioiden määrittelyiden täsmennyksiä ja niiden saatavuuden selvittelyä, jonka jälkeen tehtiin lopullinen valinta kerättävistä tunnuslukualkioista. 2.4.3 Aineisto ja aikataulu Poliklinikka-aineisto muodostui viiden sairaanhoitopiirin 12 poliklinikan (N=60) otoksesta vuodelta 2009. Kustakin organisaatiosta valittiin mahdollisimman erilaisia poliklinikoita aineiston keruuseen. Mukaan otettavista yksiköistä tuli saada yhtenevästi potilas- ja henkilöstötiedot. Psykiatrian poliklinikat sekä ensiapupoliklinikat rajattiin keruun ulkopuolelle toiminnan erilaisuuden vuoksi. Hankesuunnitelman aikataulun mukaisesti kunkin sairaanhoitopiirin aineisto sovittiin toimitettavaksi PSSHP:n hankeorganisaatioon VeTeHH-osahankkeen projektipäällikkö Tarja Tervo-Heikkiselle 30.9.2010 mennessä. Aineiston analysointi sovittiin tehtäväksi PSHP:ssa, jonne projektipäällikkö toimitti kerätyn aineiston analysoitavaksi. 2.3.4 Tunnuslukuaineiston kerääminen Kansallisessa ohjausryhmän kokouksessa 8.4.2010 päätettiin, että luvut kerätään viidestä organisaatiosta (PSHP, PSSHP, SatSHP, VSSHP ja HUS). Liitteessä 3. esitetään PSHP:n poliklinikat, joilta tunnusluvut kerättiin. Tunnuslukualkioiden keräämistä varten tehtiin keruuohje ja pohja, jotta poliklinikoiden tunnuslukualkioiden keräys tapahtuisi yhtenevällä tavalla. Poliklinikoiden tunnuslukuaineiston keräysohje ja pohja (liite 4) oli valmiina SharePoint-alustalla 21.6.2010. PSHP:ssa aineistonkeruu alkoi 22.6.2010. Hankkeessa valittiin tunnusluvuiksi sellaisia alkioita, jotka olivat saatavissa tietojärjestelmistä. Kaikkia tunnuslukuja ei saatu suoraan tietojärjestelmistä vaan niitä jouduttiin poimimaan toisella tavalla kuten esimerkiksi kysymällä yksiköistä. Tällaisia tunnuslukuja olivat poliklinikan segmenttien mukaisesti määritetyt tunnusluvut: lääkärivastaanotto, toimenpidevastaanotto, hoitajavastaanotto ja sähköisen asioinnin kautta tapahtuva vastaanotto. Myös poliklinikan DRG-ryhmien lukumäärä,

7(62) PSSHP:n työvoimapalvelun henkilöstön tekemät tunnit ja HUS:n keikkafirmojen hoitotyöntekijöiden laskutustiedot jouduttiin kysymään kustakin organisaatiosta. Viiden sairaanhoitopiirin poliklinikka-aineiston keräsi joko hankkeessa työskennellyt projektisuunnittelija tai joku muu henkilö kuten tutkimusapulainen tai henkilöstöhallinnon työntekijä. Tunnuslukuaineiston tiedot oli yleensä haettu sairaalan yleisestä raportointijärjestelmästä, mutta tietoa oli toimitettu hankkeelle myös toisen toimijan tuottamana erillistietojärjestelmistä tai kysymällä haluttu tieto yksiköstä tai palveluntuottajalta. Toisten toimittamat tiedot olivat yleensä paperitulosteena, josta haluttu tieto siirrettiin Excel-poimintapohjaan. Kuvaus tiedon tuottamisen kokonaisuudesta eri organisaatioissa on liitteessä 5. 2.3.5 Aineiston valmistuminen Aineiston keruu ei toteutunut suunnitellussa aikataulussa. Eri organisaatioiden aineistot lähetettiin Tampereelle 29.9.2010 18.11.2010 välisenä aikana. Joidenkin organisaatioiden aineistot saatiin osissa. Kyseisellä aikavälillä projektisuunnittelija tarkisti aineistoa ja pyysi tarvittaessa korjauksia ja täydennyksiä kerääjiltä. Keskeisimmät syyt viivästymisiin olivat poiminnan ulkoistaminen (VSSHP) sekä joidenkin tunnuslukujen saamisen vaikeudet. Myös aineiston tarkistaminen ja korjaukset veivät oletettua enemmän aikaa. 2.3.6 Aineiston tarkistaminen Organisaatioiden toimittamille aineistoille tehtiin aineistotarkistukset lukujen välisten suhteiden loogisuuden varmistamiseksi. Aineiston loogisuus tarkistettiin seuraavien asioiden suhteen silloin, kun: Hoitohenkilöstön kokonaistunnit olivat pienemmät kuin poissaolotunnit Sairaanhoitajien kokonaistunnit olivat pienemmät kuin poissaolotunnit Hoitohenkilöstön kokonaistunnit olivat pienempiä tai yhtä suuria kuin sairaanhoitajien kokonaistunnit Hoitohenkilöstön poissaolotunnit olivat pienempiä tai yhtä suuria kuin sairaanhoitajien poissaolotunnit Haittatapahtumat yhteensä olivat pienempiä kuin haittatapahtumat -lääkevirheet Ensi-, uusinta-, päivystys-, sarjahoito- ja konsultaatiokäyntien yhteenlaskettu määrä oli kutakuinkin yhtenevä segmenttien mukaisten käyntien (lääkäri-, toimenpide-, hoitaja- ja sähköisen asioinnin kautta tapahtuva vastaanotto) kanssa.

8(62) Aineistotarkistuksen seurauksena löytyi useita tarkistettavia tietoja jokaisesta organisaatiosta. Usein virheellinen luku oli aiheutunut lyöntivirheestä tai tiedon tallentamisesta virheellisesti Excellaskentataulukon soluun. Virheellisesti tuotetussa tiedossa oli myös väärin tuotettua tietoa, johon pyydettiin korjausta. Eniten korjattavaa oli niissä organisaatioissa, joissa tiedon oli kerännyt muu kuin hankkeen projektisuunnittelija. Aineistossa oli myös puuttuvia tietoja, joihin pyydettiin täydennystä seuraavasti: DRG-ryhmien lukumäärien virheellisyys tai puuttuminen 1-3- päivän sairauspoissaolojen puuttuminen Osa luvuista puuttui Ensi-, uusinta-, päivystys-, sarjahoito- ja konsultaatiokäyntien yhteenlaskettu summa poikkesi huomattavasti lääkäri-, hoitaja- ja toimenpidevastaanottojen yhteenlasketusta summasta tai summat olivat täsmälleen samat Sairaanhoitajien kokonais- tai poissaolotunnit olivat suurempia kuin koko hoitohenkilöstön vastaavat luvut Tietoja oli toimitettu vuositasolla kuukausitason sijaan Puutteelliset vaihtuvuustiedot Ristiriitainen luku, lyöntivirhe Aineistoon liittyvät ongelmat olivat seuraavat: Excel-taulukkopohjaan oli tehty muutoksia vastoin ohjeita. Pohjiin oli lisätty sarakkeita tai poistettu niitä sekä lisätty laskukaavoja. Aineiston toimittaminen useissa osissa muutti poliklinikoiden järjestyksiä Excel-pohjassa. Mukaan oli otettu ensiapupoliklinikka, joka oli rajauksen ulkopuolella. 2.3.7 Aineistomuutokset Liitteessä 5 esitetään organisaatioittain tunnuslukujen saatavuuteen liittyvät yksityiskohdat. 2.3.8 Tunnuslukujen yhtenäinen saatavuus Hankkeessa määritellyistä 32 alkiosta saatiin tuotettua yhtenäisesti kaikista organisaatioista 16 lukua. (Taulukko 1.) Vain kaksi tunnuslukua saatiin samoista tietojärjestelmistä; hoitajien vaihtuvuus (ehrminfo) ja haittatapahtumat yhteensä/haittatapahtumat lääkevirheet (HaiPro). Neljästä organisaatiosta saatiin kerättyä yhtenevästi yksi tunnuslukualkio, kolmesta 2 alkiota,

9(62) kahdesta yksi alkio. Aineistossa oli eniten hoitotyön ja toimintaympäristön intensiteettiä kuvaavia lukuja ja vähiten hoitotyön tulosta kuvaavia lukuja. (Liite 6.) 2.3.9 Esteet yhtenäisen tiedon saatavuudelle Tietoa ei raportoida tarvittavalla tarkkuudella Henkilöstöhallinnon tunnusluvut poimittiin ehrm-info tietojärjestelmästä kaikissa organisaatioissa. VSSHP:ssä tiedot saatiin ammattiluokittain, johon kuuluivat myös osatonhoitajat ja osastonsihteerit. Ammattiluokkaraportin tieto ei siten kuvannut pelkästään hoitotyöhön osallistuvan henkilöstön tietoja, kuten oli tarkoitus. Tieto tuotetaan vain osasta organisaatioita tai yksiköitä Hoitoisuusluokitustietoja saatiin vain HUS:sta, ja sieltäkin joistain yksiköistä. Polikliiniset hoitoisuusluokitustiedot saadaan RAFAELA- mittarilla, joka oli aineiston keruu vuonna (2009) käytössä osittain vain HUS:ssa. Potilastyytyväisyyttä mitattiin vain PSHP:ssä Työtyytyväisyyttä kuvaavat tiedot saatiin kahdesta organisaatiosta (VSSHP ja PSHP), joskin eri mittareilla kerättynä. Lyhyet sairauspoissaolot ja poliklinikan DRG-ryhmien lukumäärät saatiin kolmesta organisaatiosta. Hoitajien sisäistä vaihtuvuutta ei saatu yhdestä organisaatiosta. (Taulukko 1.) Tuotetun tiedon luotettavuus VSSHP:n DRG-ryhmien lukumäärät eivät pitäneet paikkaansa, sillä tieto ilmoitettiin diagnoosien lukumääränä. PSHP:ssä DRG- ryhmien lukumäärät olivat suuntaa antavia, sillä diagnoositietoja puuttui reilu kolmannes. SatSHP:n aineistossa sairaanhoitajien poissaolotunneissa oli epätarkkuutta sillä ne olivat suuremmat kuin koko hoitohenkilöstön poissaolotunnit.

10(62) Tietoa ei raportoida yksikkötasolla PSHP:ssa yhden yksikön ehrminfo-järjestelmästä saatavista tiedoista raportoitiin vastuualuetasolla. Tieto on sisällöllisesti erilaista VSSHP:n vaihtuvuus-tietoon sisältyi ammattiluokan (osastonhoitajat ja osastonsihteerit) vaihtuvuus, kun taas muiden organisaatioiden määrittelyssä ammattiluokka ei ollut mukana. SatSHP:ssa ei voitu määritellä hoitohenkilöstön sisäistä vaihtuvuutta erikseen. Kaiken kaikkiaan vaihtuvuus-tunnusluvun antama tieto oli karkealla tasolla, sillä se ei erottele työsopimusten alkamisen ja päättymisen syitä kuten esimerkiksi irtisanoutunut tai keikkatyön tekijä. 2.4 Kehittämistehtävässä tehty yhteistyö Kehittämistehtävässä tehtiin tiivistä yhteistyötä viiden sairaanhoitopiirin kesken. PSHP:n ja PSSHP:n välillä yhteistyötä tehtiin intensiivisesti, sillä PSSHP:n hallinnoidessa hanketta se oli aloittanut tunnuslukujen valinta- ja poimintaprosessin jo ennen PSHP:n mukaantuloa. PSHP pystyi hyödyntämään PSSHP:n toimintamalleja, joten tunnuslukuaineistojen poimintaprosessissa saatiin merkittävä synergiahyöty. Eri organisaatioiden aineistot kerättiin yhteistyössä projektipäällikön ja hankeorganisaatioiden nimeämien vastuuhenkilöiden kanssa. Projektisuunnittelijat eivät kaikissa organisaatioissa keränneet tunnuslukuaineistoa itse, mutta heidän tehtävänään oli vastata omassa organisaatiossaan tunnuslukujen keräämisen kokonaisuudesta. 2.5 PSHP:n avohoitotoiminnan kehittäminen Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä avohoitotoiminnan visio on seuraava: "Potilaat saavat palvelut sovitussa ajassa. Avohoitotoiminta on organisoitu tehokkaasti. Osaaminen on optimaalisessa käytössä. Vastaanottotoimintaa kehitetään sähköisen asioinnin ja puhelinvastaanottotoiminnan suuntaan. Toiminnan kehittäminen perustuu toimintakohtaisesti tehtyyn avohoitotoiminnan jaotteluun".

11(62) PSHP:n tavoitteena on muuttaa potilaiden hoidon painopistettä vuodeosasto-hoidosta avohoitopainotteiseksi ja kehittää poliklinikkatoimintaa entistä tuottavammaksi, vaikuttavammaksi, laadukkaammaksi ja turvallisemmaksi. Tavoitteiden saavuttamiseksi valitaan ja otetaan käyttöön tunnusluvut, joiden avulla voidaan suunnitella, seurata ja arvioida poliklinikoiden hoitohenkilöstön optimaalista mitoitusta. (PSHP:n projektisuunnitelma LINKKI) 2.5.1 PSHP:n poliklinikoiden nykytilan kartoitus Poliklinikoiden kehitystyö alkoi kartoittamalla poliklinikoiden nykytilanne (Stenberg 2009). Kartoituksen ensimmäinen vaihe toteutettiin kesä- elokuussa 2009. Kartoituksessa selvitettiin seuraavaa: poliklinikat, niissä toimivat erikoispoliklinikat ja niiden osastonhoitajat vuodeosastojen yhteydessä toimivat poliklinikat avohoitokäynnit erikoisaloittain vuosilta 2006 2008 Excel-taulukkona, jossa sarakkeittain kuntalaskutetut käynnit, kaikki käynnit sekä ensi-, uusinta- ja sarjahoitokäynnit avohoitokäynnit poliklinikoittain vuosilta 2006 2008 Excel-taulukkona, jossa sarakkeittain toimi- ja vastuualueet, kustannuspaikat, kuntalaskutetut käynnit, kaikki käynnit sekä ensi-, uusinta- ja sarjahoitokäynnit poliklinikoiden ilmoittautumiskäytännöt PSHP:n tuotehinnastosta löytyvät hoitaja-avovastaanotot tai puhelinvastaanotot. Niiden tiedot tarkistettiin puhelimitse osastonhoitajilta 6/2009. suurimpien poliklinikoiden (>10 000 kuntalaskutettavaa käyntiä vuodessa) päätoiminnat, resurssit ja tehtävänsiirrot Avohoitokäynnit poimittiin PSHP:n SAS-portaalista. Suurimpien poliklinikoiden (>10000 kuntalaskutettavaa käyntiä vuodessa) osastonhoitajia ja poliklinikan vastuulääkäreitä haastateltiin heinä- elokuussa 2009. Haastattelujen tavoitteena oli selvittää: 1. Mitkä ovat poliklinikoiden päätoiminnot ja niihin liittyvät käytännöt? 2. Millaiset ovat poliklinikoiden resurssit ja niiden jakoperiaatteet? 3. Millaiset ovat työnjako- ja toimintamallit, ammattiryhmien toimenkuvat sekä tehtävänsiirrot ammattiryhmien välillä? Kartoitus paljasti poliklinikoiden monimuotoisuuden toimintojen suhteen. PSHP:n seurantatilastoista löytyi 71 poliklinikan seurantatiedot. Poliklinikoiden sisällä toimi runsaasti pienempiä erikoispoliklinikoita yhden ja 21:n välillä, joille on nimetty useimmiten vastuuhoitajat,

12(62) mutta ei aina. Vuodeosastojen yhteydessä toimi 16 poliklinikkaa, joilla oli yhteinen henkilökunta. Henkilöstöresurssien tulkinta ei siten ole yksiselitteistä. Poliklinikoiden toimintaa hankaloitti tilojen ahtaus ja epäkäytännöllisyys sekä potilaiden odotustilan puuttuminen. Kahden poliklinikan tilat olivat erillään vuodeosastosta, mutta henkilöstö oli yhteistä. Potilaan kannalta yhteinen henkilöstö loi edellytykset hyvälle hoidon jatkuvuudelle silloin, kun potilas siirtyi osastohoidosta polikliiniseen hoitoon. Nämä potilaat olivat useimmiten pitkäaikaissairaita ja kävivät seurantakäynneillä säännöllisesti. Konsultaatiokäynnit ja leikkausta edeltävät käynnit olivat osa tätä toimintaa. (Stenberg 2009.) Kartoituksen perusteella lisäselvitystä vaativat avohoitotoiminnan käsitteenmäärittelyt kuten poliklinikkatoiminta, päiväsairaalatoiminta, päiväosastotoiminta sekä sen rajapinnat lyhytjälkihoitoinen kirurgia ja päiväkirurgia. Myös poliklinikoiden toimintoja tuli selvitellä lisää, etenkin henkilöstöresurssien jakoperusteita. 2.5.2 Poliklinikoiden toimintamallit eli segmentit PSHP:n VeTeHH-hankkeen ohjausryhmä halusi tarkentaa ja syventää ensimmäisellä haastattelukerralla saatua tietoa erityisesti poliklinikoiden henkilöstöresurssien kohdentamisesta niiden toimintoihin. Haastattelut tehtiin huonekohtaisena tarkasteluna poliklinikan pohjapiirustuksen avulla marraskuussa 2009. Analyysin perusteella toiminnat jakautuivat neljään toimintamalliin eli segmenttiin, jotka olivat lääkäri-, hoitaja-, toimenpidevastaanotto sekä sähköisen asioinnin kautta tapahtuva toiminta. Alla on määritelty eri mallien keskeinen sisältö. Lääkärivastaanotto (ns. perinteinen vastaanotto) Potilas tapaa lääkärin ja hoitajan, jotka ovat joko samassa tai eri työhuoneissa Potilas ei välttämättä tapaa hoitajaa poliklinikkakäynnillä Lääkäri tutkii potilaan, suunnittelee tarvittavat tutkimukset, hoidon ja lääkityksen. Ei sisällä varsinaisia toimenpiteitä Hoitaja osallistuu potilaan hoitoon välillisesti esim. huolehtimalla tutkimusten ja jatkotoimenpiteiden varaamisesta, hoitotietojen päättämisestä jne. Hoitajavastaanotto Potilas tulee hoitotyön ammattihenkilön vastaanotolle Potilas ei tapaa lääkäriä poliklinikkakäynnillään Toimenpide- ja / tai hoitopainotteinen vastaanotto Tutkimuspainotteinen vastaanotto

13(62) Neuvonta- ja ohjauspainotteinen vastaanotto Toimenpidevastaanotto Potilas tulee poliklinikalla tehtävään toimenpiteeseen Toimintamallina lääkäri ja hoitaja(t) tai lääkäri ja muun ammattiryhmän edustaja(t) työpari Poliklinikalla tehtävät toimenpiteet ja tutkimukset, joissa hoitotyön ammattilainen avustaa lääkäriä Telepoli / s-posti / internet Potilas ei ole fyysisesti läsnä Potilaan puhelinohjaus, neuvonta ja seuranta Oirepoliklinikka Kirjevastaukset potilaalle Eri tutkimustulosten tiedottaminen potilaalle Huonekohtainen toiminta ja niissä tarvittavan henkilöstön resurssitiedot taulukoitiin segmenttienmukaisesti neljään aikaresurssiin. Sisältökuvaukset muutettiin numeeriseen muotoon ja osastonhoitajia pyydettiin tarkistamaan saadut luvut. Tehtävä osoittautui vaikeaksi ja tunteita herättäväksi. Yhteistä kaikille poliklinikoille oli kuitenkin se, että resurssien jakoperusteet oli hankala määrittää tarkasti eri toimintamalleissa. Poliklinikoiden tilanteesta laadittiin yhteenvedot, joiden perusteella päädyttiin miettimään hoitoprosesseja ja niiden sujuvoittamista. Heinäkuussa 2010 haastateltiin pilotissa mukana olevien yksiköiden osastonhoitajat, jotta kehittämistyö jatkuisi keskeytyksettä. Jokaisessa yksikössä pidettiin myös hoitajavetoisen vastaanottotoiminnan kehittämisestä osastotunti, jonka piti PSHP:n VeTeHH-hankkeen projektipäällikkö Sirpa Salin. Loppuvuodesta 2010 laadittiin kooste yksiköiden omista kehittämiskohteista, jotka päivitettiin maaliskuussa ja syyskuussa 2011. Joulukuussa 2010 järjestetyssä kehittämispäivässä määriteltiin moniammatillisena työryhmänä avohoitotoiminnan uudet toimintamallit, jotka ovat toiminnallisen suunnitelman perusta Taysin uudistamisohjelmassa vuodelle 2020. (Toiminnallinen suunnitelma 2020)

14(62) Uudet toimintamallit Avohoitotoiminnan kehittämistyön onnistumisen edellytyksenä on yhteistyö kaikkien potilaan hoitoprosessiin osallistuvien tahojen välillä. Potilaalla on yksi hoitosuunnitelma, joka kattaa koko hoitoprosessin ja josta kaikki tahot ovat tietoisia. Potilas ja hänen läheisensä ovat keskeisessä asemassa hoitosuunnitelmaa laadittaessa. Potilaan tulee tietää, kuka hänen hoidostaan vastaa ja kuka hoitoa koordinoi. Potilaalle tarjotaan erilaisia asiointitapoja, joista hän voi valita itselleen sopivimman tavan toimia. Poliklinikoiden toimintaa pyritään standardoimaan kahden pääprosessin avulla, joita ovat vastaanottotoiminta ja toimenpidetoiminta. Toimintaa kehitetään laajempana kokonaisuutena, jossa tärkeänä asiantuntijatahona on perusterveydenhuolto tai muu lähettävä taho. Potilaan hoidon kokonaishyödyn arviointiin tarvitaan uusia mittareita, joilla voidaan arvioida hoidon jatkuvuutta ja vaikuttavuutta luotettavasti. Matkatoimistomalli Monisairaiden potilaiden hoito järjestetään ns. matkatoimistomallin mukaisesti siten, että kaikki toiminta lähtee aidosti potilaan tarpeista. Palveluiden lähtökohtana ovat potilasprofiilit, joista on kehitteillä profilointityökalu (TEKES- hanke). Avainkohtana on potilaan hoitoprosessin alku, johon tulee panostaa resursseja. Lähetteellä tulevista potilaista arviolta 5 % tarvitsee moniammatillisen työryhmän kannanottoa "Matkatoimistomallin mukaan". Suurin osa potilaista (n. 95 %) ei tarvitse tätä mallia. Monen asiantuntijan kannanottoa vaativat potilaat hoidetaan usean asiantuntijan yhteisvastaanotolla. Matkatoimistomallia tarvitseville potilaille luodaan kriteerit, jotta heidät tunnistetaan tulevista lähetteistä. Kriteerit täyttäviä potilaita voisivat olla esimerkiksi ne, joista on tullut samanaikaisesti useampi lähete eri yksiköihin, hoitosuhde on kahdella eri erikoisalalla, potilaalla on psyykkinen ja somaattinen sairaus tai paljon tutkimuksia tarvitsevat potilaat. Tukipalvelut ovat ydintoiminnan lähellä, jolloin potilasturvallisuus paranee ja hoito on kustannustehokasta. Toimintamallia voidaan verrata matkatoimiston tuottamaan valmismatka palvelukokonaisuuteen, josta mallin nimi tulee.

15(62) Lentokenttämalli Potilaan ja/tai läheisen osallistumista hoitoon ja hoidon suunnitteluun tulee lisätä. Osallistuminen voi tapahtua esimerkiksi sähköisen asioinnin avulla. Potilas voi valmistautua vastaanottoon täyttämällä esitietonsa jo kotona internetissä käyttäen terveystarjotinta tai sairaalaan tullessa itsepalveluautomaateilla. Tietojen täydentämisen lisäksi sähköisen asioinnin kautta potilas saa tietoa hoidostaan ja pystyy välittämään toiveitaan ja tarpeitaan hoidon suhteen. Itsepalveluautomaateista potilaat tulostavat lapun tai rannekkeen, jonka avulla yksiköissä tapahtuu ilmoittautuminen. Toimintaa voidaan verrata lennolle kirjautumiseen itsenäisesti, josta nimi lentokenttämalli tulee. Poliklinikan kaksi pääprosessia Poliklinikan toimintamallit jakautuvat kahdeksi pääprosessiksi, joita ovat vastaanottotoiminta ja toimenpidetoiminta. Vastaanottotoimintaa harjoittavat lääkärit ja erityistyöntekijät, joihin kuuluu myös vastaanottoa pitävät hoitajat. Toimenpidetoiminta sisältää pientoimenpiteet, tähystykset, lääkeinfuusiot jne. Toimenpidetoimintaa harjoittavat lääkärit ja/tai hoitajat. Taulukko 2. Poliklinikoiden toimintamallit eri käyntityypeittäin Potilaan käyntityyppi Vastaanoton toimintamalli Vastaanoton toimintamalli Vastaanoton toimintamalli Vastaanoton toimintamalli Vastaanoton toimintamalli Ensikäynti Lääkärihoitajasihteeri Lääkärisihteeri Toimenpidevastaanotto Hoitajavastaanotto Telepoli, Sähköinen asiointi Uusintakäynti Lääkärihoitajasihteeri Lääkärisihteeri Toimenpidevastaanotto Hoitajavastaanotto Telepoli, Sähköinen asiointi Päivystyskäynti Lääkärihoitajasihteeri Lääkärisihteeri Toimenpidevastaanotto Hoitajavastaanotto Telepoli, Sähköinen asiointi Poliklinikoiden toiminnan suunnittelussa voidaan käyttää apuvälineenä taulukon 1. jäsennystä riippuen toiminnan luonteesta. Poliklinikat kartoittavat potilasryhmien jakautumisen eri vastaanottomalleihin esimerkiksi, mitkä potilaat voidaan siirtää lääkärivastaanotolta

16(62) hoitajavastaanotolle ja mitkä potilaat voidaan hoitaa lääkäri sihteeri vastaanotolla sekä tekevät arvion toiminnan muutoksen ja sähköisen asioinnin vaikutuksista henkilöstöresurssien käyttöön. Kartoitusten jälkeen poliklinikat tekevät suunnitelman toiminnan käyttöönotosta. Tavoitteena on, että lisääntyvään hoidon tarpeeseen pystytään vastaamaan nykyisillä tai vähemmillä resursseilla toimintaa kehittämällä ja uudelleen organisoimalla. 2.5.3 Kehittämistyön aikataulu Poliklinikoiden kehittämistarpeiden analysointi ja arviointi suunniteltiin tehtäväksi poliklinikkakartoituksen ja segmentoinnin pohjalta helmikuun 2010 loppuun mennessä. PSHP:n poliklinikoiden nykytilanteen kuvaus valmistui syyskuun 2009 lopussa. Alustava segmentointi kuvattiin helmikuussa 2010 loppuun mennessä. Käsitteenmäärittely avohoitotoiminnan käsitteistön täsmentämiseksi maaliskuun 2010 loppuun mennessä. PSHP:n ohjausryhmä arvioi kehittämistarpeita Poliklinikoiden kehittämistyöhön osallistuvien henkilöiden kokoaminen yhteen (laajennettu ohjausja projektiryhmä) ja yhdessä kehitettävien asioiden valinta maaliskuun 2010 loppuun mennessä. Segmenttien sisältöjen tarkempi kuvaus poliklinikoittain mahdollisten tehtävänsiirtojen pohjaksi maaliskuun 2010 loppuun mennessä Tuottavuuden määrittely segmenteittäin kevään 2010 aikana. Mittareiden kehittäminen tuottavuuden arviointiin segmenteittäin kevään 2010 aikana. Tuottavuuden tavoitteiden asettaminen segmenteittäin kevään 2010 aikana. Läpimenoaikojen selvittäminen, niiden tehostamisen suunnittelu, toimenpiteet? Sähköisen ajanvarauksen pilotointi? Sähköisen ilmoittautumisen pilotointi? Saneluiden puheentunnistuksen pilotointi? Sähköisen hoitopalautteen pilotointi? Potilaskutsujen e- kirjeenä lähettämisen pilotointi? Potilaiden hoitoisuuden huomioiminen henkilöstöresursoinnissa Polihoiqhoitoisuusluokitusmittarin pilotoinnin avulla:

17(62) RAFAELA-hoitoisuusluokitusmittarin pilotoinnin suunnittelu helmikuun 2010 loppuun mennessä RAFAELA-hoitoisuusluokitusmittarin pilotoinnin aloitus huhtikuussa 2010, ryhmät A ja B RAFAELA-hoitoisuusluokitusmittarin pilotoinnin aloitus elokuussa 2010, ryhmät C, D ja E Laajennettu ohjausryhmä tarkentaa kehitettäviä asioita. Halutun muutoksen kuvaaminen (visio) helmikuun 2010 loppuun mennessä. PSHP:n VeTe/HH-hankkeen ohjausryhmä määrittelee halutun muutoksen (vision). Toimenpiteet muutokseen pääsemiseksi Toimenpiteistä sovitaan poliklinikoiden kehittämistyöhön osallistuvien kanssa huhtikuun 2010 loppuun mennessä. Valitut toimenpiteet toteutetaan pilottipoliklinikoilla 2010 2011 myöhemmin täsmennetyn aikataulun mukaan, aloitus elokuussa 2010 Muutoksen onnistumisen arviointi Onnistumista arvioidaan kehittämistyöhön osallistuvien kanssa syksyllä 2011. Uusien käytäntöjen jalkauttaminen. Uusien käytäntöjen jalkauttaminen alkaa vuoden 2011 aikana. Poliklinikoiden esimiehet toteuttavat uusien käytäntöjen käyttöön oton. Toteuttamisen aikataulusta, toteuttamistavoista, seurannasta ja arvioinnista sovitaan ohjausryhmässä. Poliklinikan tunnuslukujen analyysi Kansallisen poliklinikka-aineiston tuloksista on kirjoitettu oma raportti (raportti 6). Koska hoitotyön tulosta kuvaavia tunnuslukuja saatiin pääsääntöisesti vain Pirkanmaan sairaanhoitopiiristä, kansallista aineistoa sovittiin syvennettäväksi sen pohjalta. PSHP:n raportti tunnusluvuista on luettavissa Pirkanmaan sairaahoitopiirin avohoitotoiminna kehttäminen tuunisluvien 2.5.4 Kehittämistyön esittely ja viestintä VeTeHH hankkeen kehittämistyöstä pidetyt esitykset ovat liitteessä 7. Hanketta käytiin esittelemässä PSHP:n toimi- ja vastuualueilla hankkeen alussa, keskivaiheilla ja lopussa. Hankkeen aikana pidettiin lukuisia asiantuntijaluentoja erityisesti hoitohenkilöstölle mm. hoitajavastaanottotoiminnasta. Aineiston analyysin valmistuttua pidettiin tuloksista esityksiä useissa eri foorumeissa. Hankkeesta on kirjoitettu artikkeleita niin sairaanhoitopiirin eri julkaisuihin kuin kansallisiin julkaisuihin. (Proterveys 2011, Hoitotiede-lehti, Lääkärilehti). Kaksi julkaisua on käsikirjoitusvaiheessa kansainvälisiin julkaisuihin.

18(62) 2.6 Valkeakosken aluesairaalan kehittämistehtävä Valkeakosken aluesairaalan kehittämistehtävän tavoitteet olivat lähes samat kuin PSHP:n tavoitteet. Vuoden 2010 alkupuolella kaksi projektin avainhenkilöä siirtyi muihin tehtäviin, joten aluesairaalan hanke päätettiin viedä päätökseen sulauttamalla se PSHP:n hankkeeseen. Poliklinikoiden toiminnasta saatiin kuvaukset valmiiksi ja RAFAELA-hoitoisuusmittari otettiin käyttöön kuten kantatalossakin. Aluesairaalan vs. ylihoitaja osallistui projektiryhmän kokouksiin ja toimitti omalta osaltaan hankkeessa sovitut asiat yhteisen aikataulun mukaisesti. 3. Kehittämistehtävän organisaatio Pirkanmaan sairaanhoitopiirissä 3.1. Ohjausryhmä PSHP:n ohjausryhmä nimettiin hankkeen alkaessa 2009. Ohjausryhmän kokoonpanoa laajennettiin hankkeen keskivaiheilla muutamilla henkilöillä. Seuraavat henkilöt olivat ohjausryhmässä: Aalto Pirjo, hallintoylihoitaja, puheenjohtaja Holmberg-Marttila Doris, ylilääkäri, YLVA Kujansuu Erkki, toimialuejohtaja, TA3 Liimatainen Teija, yh, Taysin uudistamisohjelman projektipäällikkö, TA2 Mattila Elina, ylihoitaja, TA 2 Nordback Isto, kehitysjohtaja Ruoranen Raija, henkilöstön kehittämispäällikkö Salin Sirpa, projektipäällikkö, VeTe-HHhanke Salo Matti, toimialuejohtaja, TA 4 Stenberg Päivi, projektisuunnittelija VeTeHH, sihteeri (2009 2010) Suominen Tarja, professori, TaY Vaalasti Annikki, osastonylilääkäri, TA 1 3.2. Projektiryhmä PSHP:ssä hankkeelle nimettiin kesällä 2009 myös oma projektiryhmä, jota laajennettiin alkuvuodesta 2010. VeTeHH -hankkeen projektiryhmän kokoonpanoa on tarkistettu muutaman kerran hankkeen aikana. Projektiryhmässä on lisäksi edustajat myös Valkeakosken ja Vammalan aluesairaaloista sekä Taysin nuorisopsykiatrian poliklinikalta. Projektiryhmän kokoonpano oli seuraava: Asunta Kim, oh, VAS Arvonen Kirsi, oh PLA / TA4 Korhonen Anu, oh, VALS

19(62) Kulo Eija, oh PGAS / TA 2 Liimatainen Asta, oh TULE / TA3 Liimatainen Teija, projektipäällikkö / TA2 (5/2011 asti) Mattila Päivi, oh silmäkeskus / TA3 Nieminen Tuula-Kaarina, oh, PSS /TA1 Nylund Anna-Maija, oh PGY / TA4 Oksa Riitta, oh Nuorisopsykiatrian poliklinikka / TA5 Paananen-Eerola Maarit, KNK-SLF projektipäällikkö Rintala Anne, oh PIT / TA1 Saarela Riitta, oh PÄI / TA4 Salin Sirpa, projektipäällikkö, VeTeHH Salomaa Jaana, oh PKU / TA3 Stenberg Päivi, oh PKIR / TA2, sihteeri (2009 2010) Virsiheimo Sirpa, oh RSH / TA2 Vänskä Eija (Luotonen Arja), oh RSYÖ, TA2 Väänänen Leena, oh PKO / TA3 3.3 Ohjaus- ja projektiryhmien kokoontumiset Molemmat ryhmät kokoontuivat kerran kuukaudessa. Muistiot ja kokousmateriaali on luettavissa PSHP:n intranetissä. Molempien työryhmien sihteerinä toimi Päivi Stenberg vuoden 2010 loppuun asti ja vuoden 2011 alusta alkaen hallintoylihoitajan sihteeri Anita Niemelä. 4. Tavoitteiden toteutumisen arviointi 4.1 Asetetut tavoitteet Kansallinen taso VeTeHH- osahankkeen kansallisessa suunnitelmassa PSHP:n tavoitteena oli kehittää poliklinikkatoiminnan hoitohenkilöstön voimavaroja kuvaavia tunnuslukuja hoitotyön henkilöstövoimavaroja koskevien päätösten perustaksi, jotta turvattaisiin henkilöstön saatavuus, riittävyys ja sitoutuminen. Tavoitteena oli myös lisätä hoitotyön henkilöstövoimavarapäätösten läpinäkyvyyttä ja näyttöön perustuvuutta terveydenhuollossa, jotta hoitotyön vaikuttavuuden seuranta mahdollistuisi toimintayksikkö-, organisaatio- ja valtakunnan tasolla. (http://www.vete.fi) Näistä muodostettiin seuraavat osatavoitteet: Kirjallisuuskatsaus akuuttisairaalan poliklinikan hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallintaan soveltuvista tunnusluvuista. Tunnuslukujen esivalinta kirjallisuuskatsauksen pohjalta ja niiden arviointi asiantuntijaryhmässä. Pilotoitavien tunnuslukujen valinta

20(62) Pilottiyksiköiden valinta Tunnuslukujen keruun suunnittelu ja toteutus Pilottitutkimuksen toteutus Kansallisesti yhtenäisten tunnuslukujen valinta Tunnuslukujen optimaalisten raja-arvojen hakeminen aineiston pohjalta Tunnuslukujen hyödynnettävyyden arviointi Suunnitelma tuotetun mallin hyödynnettävyyden viemisestä hoitohenkilöstövoimavarojen johtamiseen PSHP:n taso Tavoite 1. Valtakunnallisten tunnuslukujen tuottaminen poliklinikkatoimintojen henkilöstöresurssien arviointiin ja niiden käyttöönotto kansallisen projektin suunnitelman mukaisesti yhteistyössä PSHP:n tietohallinnon edustajan kanssa. Tavoite 2. PSHP:n poliklinikoiden nykytilanteen kuvaus kehittämistyön pohjaksi. Tavoite 3. Poliklinikan toimintojen segmentointi toimintojen perusteella alaryhmiin, joita tulisi olla korkeintaan neljä. Toimintoja tarkastellaan niihin kuluvan ajankäytön näkökulmasta (aikoja 4-5 ryhmää). Tavoite 4. Kehittämistyö liitetään kiinteästi PSHP:n uudistamisohjelmaan ja tilasuunnitteluun. Hankkeessa kehitetyt avohoitotoiminnan mallit ovat lähtökohtina eri yksiköiden ja fokussairaaloiden toiminnallisissa suunnitelmissa. Tavoite 5. Tuottavuuden parantaminen PSHP:n poliklinikoilla Tavoite 6. Vetovoimaisuuden lisääminen Tavoite 7. Avohoitotoiminnan käsitteistön täsmentäminen tekemällä käsitemääritykset poliklinikka-, päiväsairaala- ja päiväosastotoiminnasta sekä niiden rajapinnoista, kuten lyhytjälkihoitoinen kirurgia ja päiväkirurgia. Tavoite 8. Valkeakosken aluesairaalan polikliinisen toiminnan kehittäminen vuonna 2010: erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon palvelukokonaisuudet potilaan hoitoprosessissa. Tavoite 9. Polihoiq- hoitoisuusluokitusmittarin pilotointi ja jatkokäytön arviointi PSHP:ssä.

21(62) 4.2 Tavoitteiden saavuttaminen Suunnitelman mukaan saavutetut osatavoitteet 1. Poliklinikoiden ja vuodeosastojen tunnuslukujen kansallinen valintaprosessi poimittavien poliklinikka (N=17) ja vuodeosasto (N=76) tunnuslukujen valinta pilottiyksiköiden valinta; PSHP:n poliklinikat (N=12) ja vuodeosastot (N=15) "Akuuttisairaalan henkilöstöhallinnan tunnusluvut systemaattinen kirjallisuuskatsaus" (Salin, Stenberg & Aalto 2011) artikkeli hyväksytty julkaistavaksi Hoitotiede-lehdessä. 2. Poliklinikoiden toimintojen analyysi ja arviointi poliklinikoiden nykytilanne on kuvattu raportissa "VeTe/Hoitotyön henkilöstövoimavarojen hallinta-hankkeeseen liittyvä PSHP:n poliklinikoiden nykytilanteen kartoitus" (Stenberg 2009). "Tunnusluvut hoitotyönhenkilöstövoimavarojen hallintaan" pro gradu -tutkielma (Stenberg 2010) PSHP:n julkaisusarja. Segmentointiehdotus eli lääkärivastaanotto, toimenpidevastaanotto, hoitajavastaanotto ja telepoli/sähköinen asiointi kuvattu 3. Ohjausryhmän määritelmä avohoitotoiminnan visiosta PSHP:ssä eli haluttu muutos. Potilaat saavat palvelut sovitussa ajassa. Avohoitotoiminta on organisoitu tehokkaasti. Osaaminen on optimaalisessa käytössä. Vastaanottotoimintaa kehitetään sähköisen asioinnin ja puhelinvastaanotto-toiminnan suuntaan. Toiminnan kehittäminen perustuu toimintakohtaisesti tehtyyn avohoitotoiminnan jaotteluun 4. RAFAELA- hoitoisuusluokitusjärjestelmän pilotointi ja käyttöönotto. Mittarin pilotointi aloitettiin vuoden 2010 keväällä ja käyttöönotto etenee omana toimeenpanosuunnitelmanaan erillisenä projektina. Osittain saavutetut tavoitteet Poliklinikoiden kehittämistarpeiden analysointi ja arviointi Poliklinikoiden kehittämistarpeiden selvittämistyö aloitettiin toimialuejohtajien yksilöhaastatteluilla, minkä jälkeen kunkin vastuualueen ylihoitajia pyydettiin nimeämään poliklinikoille työryhmät niiden vastuulääkäreistä ja hoitajista. Työryhmät saivat etukäteen, ennen ensimmäistä tapaamista, lomakkeen, minkä perusteella kehittämistyön toivottiin etenevän poliklinikan tarpeista lähtien, kuitenkin hankkeen suuntaisesti. Työryhmät kokoontuivat projektipäällikön johdolla vähintään kerran kevään 2010 aikana. Ongelmana oli, että poliklinikat tunnistivat hyvin esimerkiksi ns. pullonkaulat toiminnassaan, mutta syvempään rakenteellisen muutoksen arviointiin ei tällä menetelmällä päästy. Tästä syystä ohjausryhmä päätti, että hoitoprotokollien sisältökuvaukset eli

22(62) miten potilasta hoidetaan, on hyvä selvittää. Segmenttien sisältöjen tarkempi kuvaus poliklinikoittain mahdollisten tehtävänsiirtojen pohjaksi on edelleen kesken, mutta työn alla. Valittujen polikliinisten tunnuslukujen analyysi ja mallintaminen Kansallisen poliklinikka-aineiston niukkuus ja etenkin tulosmuuttujien (potilastyytyväisyys ja henkilöstötyytyväisyys) saatavuus tai vähäiset havainnot (HaiPro) vaikeuttivat tunnuslukujen tilastollista analyysia ja mallintamista. Yhteistyö muiden PSHP:n projektien kanssa Monella poliklinikalla oli toivomuksena kehittää etenkin sähköistä asiointia. Yhteistyö muiden PSHP:n projektiryhmien kanssa on edennyt toteuttamissuunnitelmiksi, esimerkiksi itse- palvelu ilmoittautuminen. Keväälle 2010 suunniteltu poliklinikkahenkilöstön ajankäytön seuranta siirtyi kustannuslaskentatyöryhmän ehdotuksesta myöhempään ajankohtaan, sillä asia vaati parempaa valmistelua. Myös tietotekniset ratkaisut, esimerkiksi kämmentietokoneiden kilpailutustulos, potilaan itseilmoittautuminen, eivät olleet vielä käytössä Poikkeamat suunnitelmasta Kansallisen VeTe-hankkeen hallinnointi oli iso haaste niin hankejohtajalle kuin yhteistyökumppaneille. Hankkeen alussa kaikkia käytännön asioita ei pystytty mitenkään ennakoimaan. PSHP:n kohdalla tämä konkretisoitui siten, että valtakunnallisen poliklinikkaaineiston analysointipaikan oletettiin olevan Pohjois-Savon sairaanhoitopiirissä. PSSHP oli varautunut ainoastaan kansallisen vuodeosastoaineiston analysointiin resurssipulan takia. Asiaa käsiteltiin keväällä 2010 kansallisen ohjausryhmän tapaamisessa Tampereella ja päätettiin, että analyysi tehdään PSHP:ssä. Kustannuksista tehtiin lisäbudjetti, ja ne jyvitettiin mukana olevien organisaatioiden kesken hyvässä yhteisymmärryksessä. Segmenttien sisältöjen tarkempi kuvaus ja mahdolliset tehtäväsiirrot edellyttivät poliklinikoiden hoitoprotokollien sisältökuvauksia. Vaikka monia hoitoprotokollia on arvioitu ja kehitetty kaikissa yksiköissä, ne vaativat päivittämistä. Hoitoprotokollien sisältökuvausten tarkoituksena oli systematisoida hoitokokonaisuudet siten, että ne vastaavat sekä henkilökunnan osaamista että näyttöön perustuvaa tietoa vaikuttavista hoidoista. Pyrkimyksenä oli hallita hoitoprosesseja mallinnuksen mukaisesti siten, että hoitokokonaisuuksille määritettäisiin myös aloitus- ja

23(62) lopetusindikaatiot. Tavoitteena oli muokata mallinnus sellaiseksi, että se mahdollistaisi uusien, vaikuttavien hoitomuotojen integroimisen aiempaan hoitokokonaisuuksien valikkoon. Idea edellä mainitun menetelmän hyödyntämiseen saatiin nuorisopsykiatrian poliklinikalta, jossa sen avulla on kehitetty yksikön toimintaa menestyksekkäästi. (Ranta & Oksa 2008). Nuorisopsykiatrian poliklinikka oli alkuvaiheessa yhtenä kriteerit täyttäneenä pilottipoliklinikkana VeTeHH-hankkeessa, mutta selvityksen jälkeen huomattiin sen erityisluonne niin toiminnan sisällön kuin oman menestyksekkään kehittämistoiminnan suhteen. Poliklinikka sitoutui olemaan mukana ns. vertaisarviointiyksikkönä. Kevään 2010 aikana kaksi uutta poliklinikkaa halusi mukaan hankkeeseen. Vaikka naistentautien - ja äitiyspoliklinikan kävijämäärät eivät täyttäneet asetettua kriteeriä käyntimäärien suhteen, ne päätettiin ottaa mukaan kehittämistyöhön. Nuorisopsykiatrian ja dialyysipoliklinikan poisjäänti vapautti kaksi paikkaa, joten pilottipoliklinikoiden lukumäärä pysyi samana (N=12). Ohjausryhmän piti määrittää tuottavuustavoitteet ja asettaa ne segmenteittäin syksyn 2010 aikana. Mittareiden kehittäminen ja/tai olemassa olevien testaaminen tuottavuuden arvioimiseksi segmenteittäin ei toteutunut hankkeen aikana, mutta määritykset jatkuvat hankkeen loputtua osana Taysin uudistamisohjelmaa. Tampereen yliopiston hoitotieteen laitoksen ja ylemmän ammattikorkeakoulun opiskelijoiden rekrytointi tutkimusten ja selvitysten tekijöiksi ei toteutunut toivotulla tavalla. Opiskelijat tarttuivat melko huonosti esitettyihin aiheisiin, vaikka niitä tarjottiin aktiivisesti. Yhtenä syynä oli rahoituksen puuttuminen, mutta myös aiheiden pirstaleisuus. Projektipäällikkö kävi pitämässä luentoja, tapaamassa vastuuopettajia sekä kahden kesken opiskelijoita molemmista oppilaitoksissa. Menetelmää pitää muuttaa, jotta tutkimusyhteistyö toteutuu. Jatkossa olisi tärkeää tehdä yhteinen tutkimussuunnitelma, johon opiskelijat olisi helpompi rekrytoida. Hankkeen aikana saatiin valmiiksi kaksi pro-gradu tutkielmaa (Stenberg 2010, Palonen 2011, TaY) ja yksi opinnäytetyö (Sillanpää 2011, Tamk, yamk). Avohoitotoiminnan käsitteiden määrittelystä tehdään parhaillaan tutkimusraporttia, joka valmistuu joulukuussa 2011 (Virkki, TaY).