Johtamissopimusten kehittäminen valtionhallinnossa kyselyn tulokset 2016 Valtionhallinnon johdon tuki Lokakuu 2016
Sisältö 1 Johdanto... 3 2 Kyselyn tulokset... 4 2.1 Kokemus esimiessuhteesta... 4 2.2 Kenen kanssa tulostavoitteista sovitaan... 5 2.3 Miten tulostavoitteista sovitaan... 5 2.4 Johtamisesta ja sen kehittämisestä sopiminen... 6 2.5 Johtamissopimusten määrä, kesto ja tulospalkkiot... 6 2.6 Vastauksia väittämiin johtamissopimuskäytännöistä ja kehittämisestä... 7 2.7 Johtamissopimusmenettelyn toimivuus... 8 2.8 Vastauksia väittämiin johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa... 8 2.9 Johtamissopimus ja johtamisen kehittäminen valtionhallinnossa avovastuksista koottua... 9 Liite 1 Kyselylomake... 12
3 1 Johdanto Johtamissopimusmenettely on ollut käytössä valtionhallinnossa vuodesta 2005 lähtien. Nyt hallituksen johtamista koskevan kärkihankkeen tavoitteena on, että johtamissopimusmenettely on käytössä kaikissa ministeriöissä vuonna 2017. Yleisenä tavoitteena on parantaa johtamista ja toimeenpanoa valtionhallinnossa. Tätä työtä varten valtiovarainministeriö on asettanut työryhmän, jonka tehtävänä on valmistella sekä johtamissopimusten käytön laajentamista että samalla arvioida ja uudistaa sopimusten sisältöä ja menettelytapoja. Johtamissopimusten kehittäminen sovitetaan muuhun hallinnon ja johtamisen kehittämiseen, kuten tulosohjauksen ja ministeriöiden johtamisjärjestelmien kehittämiseen. Lisäksi kehittämistyö liittyy johtajapolitiikan toteutukseen, kuten johdon liikkuvuuteen ja johtamisen arviointiin. Vahvana lähtökohtana kehittämisessä on, että johtamissopimusmalli on mielekäs ja hyödyllinen myös johtajien itsensä kannalta ja siihen liittyvä menettely on tarkoituksenmukaisen yksinkertainen. Johdon näkemyksiä johtamisen kehittämisestä ja johtamissopimuksista kerättiin työryhmän tueksi lokakuussa 2016 toteutetulla Webropol-kyselyllä. Kyselyn sisällöstä ja raportin kokoamisesta vastasi työryhmä. Kysely lähetettiin kaikille ylimpään johtoon kuuluville, sekä niille joilla jo on johtamissopimus sekä niille, joilla sitä ei vielä ole. Kyselyyn vastasi noin 30 % ylimmän johdon virkamiehistä. Tarkemmin yhteenveto kyselyn tuloksissa on esitetty jäljempänä olevissa luvuissa.
4 2 Kyselyn tulokset Vastauksia kyselyyn saatiin kaikilta hallinnonaloilta yhteensä 63 henkilöltä. Taulukossa alla on esitetty vastanneiden lukumäärät hallinnonaloittain. Hallinnonala Vastausten lukumäärä Hallinnonala Vastausten lukumäärä Valtioneuvoston kanslia 2 Opetus- ja kulttuuriministeriö 3 Ulkoasiainministeriö 4 Maa- ja metsätalousministeriö 5 Oikeusministeriö 5 Liikenne- ja viestintäministeriö 5 Sisäministeriö 6 Työ- ja elinkeinoministeriö 9 Puolustusministeriö 5 Sosiaali- ja terveysministeriö 4 Valtiovarainministeriö 12 Ympäristöministeriö 3 Taulukko 1. Hallinnonaloittain kyselyyn vastanneet 2.1 Kokemus esimiessuhteesta Miten koet esimiessuhteen kysymykseen vastanneista, suurimmalla osalla oli yksi selkeä esimies tai esimies ja lisäksi muita henkilöitä, joille johtamisesta raportoitiin. Kuvio 1. Kokemus esimiessuhteesta Vastaukseen minulla ei ole yhtä selkää esimiestä viidestätoista vastaajasta kaksitoista annettiin pääjohtajan ja ylijohtajan nimikkeiltä, mikä kertoo siitä, että virastojen johdolla ei ole yhtä selkää esimiestä.
5 2.2 Kenen kanssa tulostavoitteista sovitaan Suurin osa ilmoitti sopivansa vastuullaan olevista tulostavoitteista esimiehensä kanssa tai esimiehen ja yhden tai useamman muun henkilön kanssa. Kuvio 2. Kenen kanssa tulostavoitteista sovitaan Vastaavasti tähän kysymykseen pääjohtajan ja ylijohtajan nimikkeillä olevat vastasivat sopivansa tulostavoitteesta muiden kuin esimiehen kanssa. 2.3 Miten tulostavoitteista sovitaan Kysymykseen miten sovit vastuullasi olevista tulostavoitteista, oli mahdollisuus valita yksi tai useampi vaihtoehto. Alla olevasta kuviosta näkyvät kaikki valitut vaihtoehdot. Kuvio 3. Miten tulostavoitteista sovitaan Myös muita tapoja sopia tulostavoitteista mainittiin mm. toimintasuunnitelma, viraston tulostavoitteet, hallitusohjelma.
6 2.4 Johtamisesta ja sen kehittämisestä sopiminen Kysymykseen miten keskustelet tai sovit omasta johtamisestasi ja sen kehittämisestä, oli mahdollisuus valita yksi tai useampi vaihtoehto. Alla olevasta kuviosta näkyvät kaikki valitut vaihtoehdot. Kuvio 4. Johtamisesta ja sen kehittämisestä sopiminen Muina tapoina keskustella tai sopia omasta johtamisesta mainittiin mm. vapaamuotoiset kuukausikeskustelut, johtoryhmään kuuluvien henkilöiden ja mentorin kanssa käydyt keskustelut. 2.5 Johtamissopimusten määrä, kesto ja tulospalkkiot Kysymykseen johtamissopimusten määrästä johtamissopimuksia oli 52 prosentilla ja niitä oli ollut, mutta ei ollut kysely tekohetkellä 16 prosentilla. Ilman johtamissopimuksia oli 32 prosenttia. Kuvio 5. Johtamissopimusten määrä Kysymykseen kuinka monta vuotta johtamissopimus/sopimukset oli ollut, vastanneista 29 prosentilla sopimus oli ollut 1-3 vuotta sekä 29 prosentilla 4-9 vuotta. Alle vuoden sopimus oli ollut 43 prosentilla ylimmästä johdosta.
7 Kuvio 6. Tulospalkkiota saaneiden määrä Tulospalkkiota oli saanut 41 vastaajasta 13 henkilöä. Vastanneista kerran tulospalkkiota oli saanut 87 prosenttia, kaksi kertaan 10 prosenttia ja enemmän kuin neljä kertaa 3 prosenttia. 2.6 Vastauksia väittämiin johtamissopimuskäytännöistä ja kehittämisestä Johtamissopimuskäytännöistä ja niiden kehittämisestä tiedusteltiin missä määrin vastaajat ovat olleet samaa tai eri mieltä seuraavien väittämien kanssa. 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 %100 % Johtamissopimusmenettely on hyödyllinen oman johtamistehtäväni kannalta (vastausvaihtoehdot kaikkiin Mahdollisuus tulospalkkaukseen on erittäin tärkeä osa johtamissopimusta Johtamissopimusten seurannan yhteydessä saamani palaute on ollut riittävää ja ammattimaista Johtamissopimus on tarjonnut hyvän keinon keskustella omasta kehittymisestäni johtajana Johtamissopimus on laadittu ammattimaisesti Koen että johtamissopimus on ohjannut toimintaani merkittävästi Johtamissopimus on päällekkäinen viraston tulossopimuksen kanssa Johtamissopimusmenettely on lisännyt vuoropuhelua oman esimieheni kanssa Johtamissopimusmenettelyä tulee keventää huomattavasti Johtamissopimuksessa on erittäin vaikeaa sopia siihen sisältyvien tavoitteiden toteutumisen arviointikriteereistä Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En samaa enkä eri mieltä Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä Kuvio 7. Johtamissopimuskäytäntöihin ja niiden kehittämisen vaihtoehtoihin vastanneet Vastauksia tähän osioon saatiin 42 vastaajalta. Täysin tai jokseenkin samaa mieltä oltiin johtamissopimusmenettelyn hyödyllisyydestä oman johtamistehtävän kannalta (64,3 %) ja siihen että mahdollisuus tulospalkkaukseen on erittäin tärkeä osa johtamissopimusta (52,4 %).
8 2.7 Johtamissopimusmenettelyn toimivuus Nykyisen johtamissopimusmenettelyn toimivuuteen vastanneista enemmistö oli sitä mieltä, että johtamissopimismenettely toimii nykyisillään huonosti. Kuvio 8. Johtamissopimusmenettelyn toimivuus Avovastauksiin mikä toimii hyvin, vastattiin mm. seuraavasti: Tarjoaa foorumin keskustella tavoitteista ja toimii jos johtamissopimukselle asetetaan tulossopimusta konkreettisemmat tavoitteet ja sopimusta päivitetään ja tarkastetaan säännöllisesti. Vastaavasti mikä toimii huonosti, vastattiin mm. seuraavasti: Sopimusta tehtäessä on uskottu tulospalkkion mahdollisuuteen, ei motivoi ilman tulospalkkioelementtiä, sopimuksen seuranta ei ole systemaattista. 2.8 Vastauksia väittämiin johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa Johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa kysyttiin missä määrin vastaaja on ollut samaa tai eri mieltä väittämien kanssa. Täysin tai jokseenkin samaa mieltä oltiin siitä, että johtajien henkilökohtaisen tulosvastuun vahvistaminen on tehokas keino lisätä hallinnon toimintakykyä (76,2 %) ja että johtamisen onnistumisen arvioinnille tulee laatia yhteiset kriteerit ja menettelytavat valtionhallinnossa (69,8,1 %). Yli puolet vastanneista oli sitä mieltä, että johtamissopimusmenettely täydentää tulosohjausta hyvin (58,7 %), ylimmän johdon johtamissopimuksiin tulee sisällyttää kaikkia koskevia yhteisiä johtamisen tavoitteita (55,6 %), valtionhallinnon johtajarekrytointi on ammattimaista (52,4 %), on asetettava yhteisiä johtamisen tavoitteita (55,6 %) ja että kirjallista palautetta on saatava (52,4 %). Kaikki vastaukset näkyvät tarkemmin seuraavassa kuviossa.
9 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 %100 % Johtajien henkilökohtaisen tulosvastuun vahvistaminen on tehokas keino lisätä hallinnon toimintakykyä Johtamisen onnistumisen arvioinnille tulee laatia yhtenäiset kriteerit ja menettelytavat valtionhallinnossa Johtamissopimusmenettely täydentää tulosohjausta hyvin Ylimmän johdon johtamissopimuksiin tulee sisällyttää kaikkia koskevia yhteisiä johtamisen tavoitteita Ylimmän johdon jäsenet saavat riittävästi palautetta johtamisestaan omilta esimiehiltään Valtionhallinnon johtajarekrytointi on ammattimaista Valtio tukee hyvin työnantajana johtajien mahdollisuuksia onnistua tehtävissään Valtio työnantajana edistää mallikkaasti johtajien kehittymistä ja uraa Johtamissopimusten käyttää tulee laajentaa myös kaikkiin muihin johtoryhmän jäseniin virastoissa Poliittiset johtajanimitykset ovat lisääntymässä Johtajia rekrytoivat päättäjät arvostavat liikkuvuutta valtionhallinnon eri yksiköiden välillä Täysin samaa mieltä Jokseenkin samaa mieltä En samaa enkä eri mieltä Jokseenkin eri mieltä Täysin eri mieltä Taulukko 8. Johtamisen kehittämiseen vastanneiden vastukset 2.9 Johtamissopimus ja johtamisen kehittäminen valtionhallinnossa avovastuksista koottua Johtamissopimusmenettelystä Johtamissopimus on kahden sopijaosapuolen välinen sopimus. Johtajalla yksi esimies, jonka kanssa sopimus tehdään. Luottamus sopijaosapuolten välillä tärkeää: pitää voida luottaa siihen, että sopimus pätee. Hyvä johtamissopimus ohjaa toimintaa, vaikka käytännössä samat tavoitteet voidaan kirjata myös tulossopimukseen. Johtamissopimusten yhteisenä sisältönä voisivat olla hallitusohjelman tavoitteiden toteuttaminen, esimerkiksi digitalisaatio. Toisaalta todettiin, ettei hallitusohjelmatasoisten tavoitteiden asettaminen johtajan tulostavoitteiksi tue johtajaa työssään ja nykyinen johtamissopimusmalli korostaa liikaa yksilönäkökulmaa.
10 Esimies tarvitsee todennäköisesti myös asiantuntija-apua sopimuksen tekemiseen, jos sopimukseen sisällytetään johtajan substanssitavoitteita. Johtamissopimuksen julkisuus asettaa haasteen sopimuksen sisällölle. Johtamissopimusmenettely on pidettävä yksinkertaisena ja sopimusten tekemisen pitää määritellä selkeästi ja johdonmukaisesti: kenelle tehdään ja milloin. Virastot ovat kuitenkin erilaisia, joten sama sopimusmalli ei välttämättä käy kaikille. Kahden prosessin pyörittäminen yhtä aikaa on resurssien tuhlausta. Tulos- ja kehittämiskeskustelut ja johtajuussopimusprosessit pitäisi koordinoida ja yhdistää. Johtamissopimuksen pitäisi toimia normaalina tulos- ja kehityskeskustelupohjana, jossa esimies tukee henkilön kehittymistä ja tavoitteet asetettaisiin yhdessä. Tämä edellyttää kuitenkin, että niin esimiehellä kuin johtajalla on aikaa ja kiinnostusta aidosti panostaa asiaan. Muussa tapauksessa keskusteluilla ei ole merkitystä ja johtamissopimus jää pelkäksi paperiksi. Tulospalkkioelementti osana johtamissopimusta Johtamissopimusten merkitys on osassa vastauksia kytketty mahdollisuuteen saada tulospalkkio. Vastuksissa on kritisoitu päätöstä luopua johtamissopimuksiin sisältyneestä tulospalkkioelementistä. Kritiikki liittyy osin myös siihen, että tulospalkkiot poistettiin valtiovarainministeriön yksipuolisella päätöksellä. Myös tulospalkkion tasoa kritisoitiin riittämättömäksi eli toivottiin joko kunnon tasoista palkkiota tai sitten ei palkkiota lainkaan. Toisaalta tulospalkkion kannustavaa vaikutusta nähtiin lähinnä symbolisena ja mahdollisuutta tulospalkkioon valtionhallintoon ehkä sopimattomanakin. Valtion tulisi enemmin panostaa palkkausten tasoon. Lisäksi palkinnan keinoja voisi monipuolistaa, esimerkiksi panostamalla palautteen antamiseen. Johtamissopimuksen suhde tulossopimukseen Tällä hetkellä johtamissopimuksissa toistetaan tulossopimuksissa sovittua eli suhde tulosohjaukseen on epäselvä. Johtamissopimuksen ja osaston tulossopimuksen välistä suhdetta pitäisi vielä kehittää ja miettiä, miten johtamissopimus voisi tuoda lisäarvoa johtamistyöhön. Ministeriöiden toiminta tavoitteiden asettamisessa on sekavaa, mikä vaikuttaa osaltaan tähän. Johtamissopimuksen jäävät irralliseksi hallinnonalan tulostavoitteisiin nähden. Johtajille asetetaan johtamissopimuksessa tavoitteita, joita ei ole sisällytetty tulosohjausasiakirjoihin. Johtamissopimuksen hallinta, tulosten arvioiminen ja kehittäminen jää virkamiehelle itselle.
11 Johtaminen ja johtamisen kehittäminen valtiolla Johtajien esimiehet tulisi nimetä siten, että heillä on todelliset mahdollisuudet, halu ja kyky toimia esimiehinä. Esimies voisi olla sama henkilö, joka johtaa tulossopimusneuvotteluja ja näin hänellä olisi näkemys myös siitä, mitä virastossa tehdään ja mikä siinä on johtajan panos. Johtajan on tärkeää saada jatkuvaa palautetta työstään. Kirjallinen palaute ei riitä. Tältä osin johtamisen kulttuuri on valtiolla ajastaan jäljessä. Luottamus on hyvän johtamisen edellytys. Työnantajan asenteessa johtajien motivoinnissa parantamisen varaa. Jotta voidaan puhua johtamisen kehittämisestä, pitää johtamisen tulosvastuumallissa tuloksen ja palkkauksen kytkeytyä toisiinsa. Johdon liikkuvuus Johdon liikkuvuus on tärkeää, mutta vähäistä. Mahdollisuus jatkaa virassa entistä epävarmempaa. Karenssipykälä vaikeuttaa virkamiehen siirtymistä muihin tehtäviin. Vaihtuvuus eri sektoreiden ja alojen osalta vähenee etenkin valiolla. Mahdollisen karenssin pitäisi vaikuttaa myös virkamiehen palkkatasoon ja tulospalkkioon. Urasuunnittelu ei juurikaan käytössä. Eli esimiehen tuki kehittymiselle seuraaviin mahdollisiin töihin.
12 Liite 1 Kyselylomake JOHTAMISSOPIMUSTEN KEHITTÄMINEN VALTIONHALLINNOSSA - KYSELY Vastaa seuraaviin kysymyksiin joko valitsemalla valikosta oikea/oikeat vaihtoehdot tai kirjoittamalla vastauksesi avoimiin kohtiin. Vastaukset pyydetään ma 10.10.2016 mennessä. Vastaaminen vie noin 10 min. Vastaukset käsitellään luottamuksellisesti ja niistä raportoidaan siten, että yksittäisiä henkilöitä ei voida tunnistaa. 1. Henkilön nimi 2. Viran nimi 3. Hallinnonala (valmis valikko) 4. Miten koet esimiessuhteesi? 1. Minulla on yksi selkeä esimies 2. Minulla on yksi esimies ja lisäksi muita henkilöitä, joille raportoin johtamisestani 3. Minulla ei ole yhtä selkää esimiestä 5. Kenen kanssa sovit vastuullasi olevista tulostavoitteista (valitse yksi vaihtoehto)? 1. Esimiehen 2. Esimiehen ja yhden tai useamman muun henkilön kanssa 3. Muun tai muiden kuin esimiehen kanssa 4. En kenenkään kanssa? 6. Miten sovit vastuullasi olevista tulostavoitteista (valitse kaikki käytössä olevat menetelmät)? 1. Organisaation tulossopimuksessa tai vastaavassa asiakirjassa 2. Säännöllisissä tulos- ja kehityskeskusteluissa, jotka kirjataan ylös 3. Vapaamuotoisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa 4. Johtamissopimuksessa 5. Muuten, miten? 7. Miten keskustelet tai sovit omasta johtamisestasi ja sen kehittämisestä (valitse kaikki käytössä olevat menetelmät)? 1. Säännöllisissä tulos- ja kehityskeskusteluissa, jotka kirjataan ylös 2. Vapaamuotoisissa tulos- ja kehityskeskusteluissa esimieheni kanssa 3. Keskusteluissa kollegojeni kanssa 4. Keskusteluissa oman organisaationi HR-ammattilaisten kanssa 5. Keskusteluissa muiden johtamisen kehittämisen ammattilaisten kanssa 6. Johtamissopimuksessa
13 7. Muuten miten? 8. Onko sinulla johtamissopimusta? 1. On 2. On ollut, mutta ei ole tällä hetkellä 3. Ei (voit siirtyä suoraan kysymykseen 13) 9. Jos sinulla on sopimus, niin montako vuotta sopimus/sopimukset on ollut (valmis valikko) 10. Jos sinulla on sopimus, niin oletko saanut sen perusteella tulospalkkiota? 1. Olen, montako kertaa (valikko) 2. En 11. Jos sinulla on johtamissopimus, seuraavassa on väittämiä johtamissopimuskäytännöstä ja niiden kehittämisestä. Missä määrin olet samaa tai eri mieltä niiden kanssa? 1. Täysin samaa mieltä 2. Jokseenkin samaa mieltä 3. En samaa enkä eri mieltä 4. Jokseenkin eri mieltä 5. Täysin eri mieltä 1) Johtamissopimusmenettely on hyödyllinen oman johtamistehtäväni kannalta (vastausvaihtoehdot kaikkiin väittämiin 1 2 3 4 5) 2) Johtamissopimusmenettely on lisännyt vuoropuhelua oman esimieheni kanssa 3) Johtamissopimus on päällekkäinen viraston tulossopimuksen kanssa 4) Johtamissopimus on laadittu ammattimaisesti 5) Mahdollisuus tulospalkkaukseen on erittäin tärkeä osa johtamissopimusta 6) Johtamissopimusmenettelyä tulee keventää huomattavasti 7) Johtamissopimuksessa on erittäin vaikeaa sopia siihen sisältyvien tavoitteiden toteutumisen arviointikriteereistä 8) Johtamissopimusten seurannan yhteydessä saamani palaute on ollut riittävää ja ammattimaista 9) Johtamissopimus on tarjonnut hyvän keinon keskustella omasta kehittymisestäni johtajana 10) Koen että johtamissopimus on ohjannut toimintaani merkittävästi 12. Mitkä ovat nykyisen johtamissopimusmenettelyn hyvin toimivat puolet ja mitkä kehittämistä vaativia kohtia. Mainitse molemmista kolme. (valmis valikko) 13. Seuraavassa on väittämiä johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa. Missä määrin olet samaa tai eri mieltä niiden kanssa? 1. Täysin samaa mieltä 2. Jokseenkin samaa mieltä 3. En samaa enkä eri mieltä 4. Jokseenkin eri mieltä 5. Täysin eri mieltä
14 1) Johtajien henkilökohtaisen tulosvastuun vahvistaminen on tehokas keino lisätä hallinnon toimintakykyä 2) Johtamisen onnistumisen arvioinnille tulee laatia yhtenäiset kriteerit ja menettelytavat valtionhallinnossa 3) Johtamissopimusmenettely täydentää tulosohjausta hyvin 4) Johtamissopimusten käyttää tulee laajentaa myös kaikkiin muihin johtoryhmän jäseniin virastoissa 5) Valtionhallinnon johtajarekrytointi on ammattimaista 6) Poliittiset johtajanimitykset ovat lisääntymässä 7) Johtajia rekrytoivat päättäjät arvostavat liikkuvuutta valtionhallinnon eri yksiköiden välillä 8) Ylimmän johdon johtamissopimuksiin tulee sisällyttää kaikkia koskevia yhteisiä johtamisen tavoitteita 9) Ylimmän johdon jäsenet saavat riittävästi palautetta johtamisestaan omilta esimiehiltään 10) Valtio tukee hyvin työnantajana johtajien mahdollisuuksia onnistua tehtävissään 11) Valtio työnantajana edistää mallikkaasti johtajien kehittymistä ja uraa 14. Mitä muuta haluaisit sanoa johtamissopimuksista tai johtamisen kehittämisestä valtionhallinnossa? KIITOS VASTAUKSESTASI