Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 1/2017

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) n asiakasneuvottelukunnan 1/2017 Aika to klo Paikka Lintulahdenkatu 5, Helsinki, Monitoimitila B Osallistujat toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja (poissa) neuvotteleva virkamies Tommi Kangasaho, valtioneuvoston kanslia ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana (poissa) tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö (poissa) neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö (poissa) Anna-Minna Lukkala, sisäministeriö (poistui klo 14.49, asian 5 yhteydessä) tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö, puheenjohtaja kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö (poissa) tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö yksikön päällikkö Aku Hilve, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Pasi Lehmus, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus asiakkuusjohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus, sihteeri asiakkuusjohtaja Sari-Anne Hannula, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus asiakkuusjohtaja Mikko Vuorikoski, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Seppo Mellas, talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus projektipäällikkö Markus Happonen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus asia 3 lakimies, Erika Leinonen, Viestintävirasto asia 3 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Tiina Pesonen toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo

2 Muistio 2 (5) Todettiin, että Paula Kovanen on siirtynyt ssa uusiin tehtäviin eikä toimi enää asiakasneuvottelukunnan sihteerinä. Sihteerin tehtävää hoitavat asiakkuusjohtajat vuorotellen. 2 Edellisen kokouksen muistio ja avoimet tehtävät Käytiin läpi kokouksen esityslista ja lisättiin muissa asioissa käsiteltäväksi vuoden vaihteen muutokset n toiminnassa sekä Tietokeko - ryhmän palaute lle. Käytiin läpi avoimien tehtävien tilanne. 3 n tietoturvavalvonnan edellyttämä YT-käsittely virastoissa / Happonen, Leinonen Merkittiin tiedoksi esitys n tietoturvavalvonnan edellyttämästä YTkäsittelystä virastoissa. lähettää pyynnön YT-käsittelystä niille VY-verkon käyttäjäorganisaatioille, joita asia koskee. Virastoille lähetettävään esitykseen olisi lisättävä vielä sivu, jossa kuvataan yleiskielellä mitä asia käytännössä tarkoittaa. Myös raportointi asiakkaille on hyvä tarkentaa materiaalissa. Asian läpikäynti tietosuojavaltuutetun kanssa on syytä tehdä vielä ennen asian viemistä virastoihin. Asiakasneuvottelukunta kommentoi mielellään materiaalia vielä ennen virastoille lähettämistä. 4 Toimitusjohtajan katsaus / Lehmus Merkittiin tiedoksi toimitusjohtajan katsaus. Virastojen kokemuksen mukaan n henkilöstömuutokset ovat vaikuttaneet jonkin verran Valtti -käyttöönottojen aikatauluihin. Asiaan on kiinnitettävä huomiota siten, että alkupään viivästyminen ei vaikuta koko vuoteen. Todettiin keskeiseksi asiakkaisiin vaikuttavaksi vuoden vaihteen muutokseksi henkilötyön laskutuskäytännön muuttuminen sekä asiakkaan valinnanmahdollisuus ennuste- ja toteumalaskutusmallien välillä. Laskutusmuutosten tavoitteena ei ole muuttaa laskutuksen tasoa, kun palvelukokonaisuus pysyy samana. raportoi seuraavassa kokouksessa tilanteen miten laskutusmuutos on vaikuttanut. Tuotteistettujen palveluiden osalta kannattaa asiakasviestinnässä huomioida erityisesti koko palveluprosessi, ei vain tekninen palvelu. lta odotetaan myös pidemmän aikavälin (3v) suunnitelmaa ja varautumista henkilöstön osaamisen kehittämiseen. Asiakaskohtaisiin kehityssuunnitelmiin pohjautuviin tarpeisiin (mm. digitalisaatio) tulee pystyä vastaamaan myös tulevaisuudessa.

3 Muistio 3 (5) Sovittiin, että asiakasneuvottelukunnan jäsenet kokoavat hallinnonaloiltaan asiakaskunnan palvelutarpeita seuraavaan kokoukseen. Sovittiin, että asiakasneuvottelukunta antaa oman kommenttinsa toimintakertomukseen. 5 Edellisen vuoden toimintasuunnitelman toteutumisen arviointi, asiakaslupausten toteutuminen / Lehmus Merkittiin tiedoksi esitys vuoden 2016 toimintasuunnitelman toteutumisesta. Sovittiin, että asiakasneuvottelukunnalle jaetaan n hallituksen käsittelyyn menevä aineisto ja asiakasneuvottelukunta toimittaa kommenttinsa aineistoon aikana. Todettiin n palveluiden avulla saavutettujen säästöjen laskennan olevan haastavaa erityisesti niiltä osin kuin hyödyt eivät kohdistu suoraan ICT-kustannuksiin/säästöihin, vaan näkyvät muussa toiminnassa (esim. matkakustannusten väheneminen). Säästöjen kertymisen toteutuminen kiinnostaa virastoja ja on haastava konkretisoida virastoille. toimittaa laskelman saavutetuista säästöistä asiakasneuvottelukunnalle tilinpäätösmateriaalin yhteydessä. 6 n käyttäjätuen kehittämissuunnitelma / Mellas Merkittiin tiedoksi esitys käyttäjätuen kehittämisestä. Kehittämissuunnitelma koskee n omalla henkilöstöllä tuotettuja palveluita, ei ulkoistettuja palveluita. Ruotsinkielinen palvelu koskee laajasti koko valtionhallintoa, lla tulee olla kyky tuottaa ruotsinkielistä palvelua tarvittaessa kaikille asiakkaille. 7 n asiakasrajapinnan toimintamalli / Hannula 8 Tiedoksi Ei käsitelty. Siirretään seuraavaan kokoukseen. Todettiin, että palveluraportoinnin uusi prosessi otetaan ssa käyttöön kevään aikana. Yhteenveto asiakasreklamaatioista löytyy asiakasneuvottelukunnan työtilasta.

4 Muistio 4 (5) 9 Seuraavan kokouksen teemat Huhtikuun kokouksen vuosikellon mukaiset teemat: Tulevan tilivuoden talous Palveluiden käyttöönotot 10 Muut asiat 11 Kokouksen päättäminen Vuoden vaihteen keskeiset muutokset käytiin läpi toimitusjohtajan katsauksen yhteydessä. Tiina Pesonen valmistelee tiiviin esityksen Tietokekon palautteesta ja lähettää sen erikseen asiakasneuvottelukunnalle. Asia käsitellään seuraavassa kokouksessa. Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo

5 Muistio 5 (5) Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu Kriteerit, miten asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot järjestetään mahdollisissa päällekkäisissä tilanteissa. Rautanen, Mellas Tähän mennessä käyttöönotot on pystytty toteuttamaan tarpeiden mukaisesti. Käyttöönottoja halutaan vauhdittaa kokonaisuudessaan, mitä tukemaan laaditaan asiakaskohtaiset käyttöönottosuunnitelmat Benchmark-vertailujen tulokset asiakasneuvottelukunnan jäsenille Tarkempi suunnitelma Käyttäjätuen kehittämisestä Raportti laskutusmallin muutoksen vaikutuksista Asiakaskunnan uusien palvelutarpeiden kokoaminen Tietokekon palaute asiakasneuvottelukunnalle Vuorikoski, Rautanen Mellas Pulli As nk jäsenet Kun tulokset valmiina, viimeistään syksyllä /2017 Vuoden 2017 ensimmäinen 2/2017 Valmis Tiina Pesonen valmistelee kriteerejä ja tekee päätökset käyttöönottojen järjestyksestä niiden perusteella, mikäli sille tulee tarve. Aikataulusuunnitelma on laadittu Tuloksia käsitellään viimeistään syksyllä Asiakasneuvottelukunnan näkemys on, että benchmark-vertailujen tulisi olla osana n jatkuvaa toimintaa, tuotekehitystä ja hinnoittelua.