Jyväskylän yliopisto 1(9) 1 Yleistä Yliopistotason laatukäsikirjan mukaan laadunhallinnalla tarkoitetaan laadun suunnittelua ja ohjausta, laadunvarmistusta ja laadun parantamista. Laadun suunnittelu ja ohjaus on se osa laadunhallintaa, joka keskittyy laatutavoitteiden asettamiseen sekä laatutavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavien toiminnallisten prosessien ja niiden voimavarojen määrittämiseen. Laadunvarmistus on käytännön laatutyötä. Se toteuttaa laatupolitiikassa määriteltyjä periaatteita ja yliopiston hallituksen hyväksymiä laatuvaatimuksia. Laadunvarmistus perustuu yhteisesti sovittuihin laatutyön menettelytapoihin ja vastuunjakoon. Laadun parantamiseen tähtääviä laadunvarmistusmekanismeja ovat sisäiset ja ulkoiset auditoinnit sekä arvioinnit. Laadun parantaminen tarkoittaa sananmukaisesti toiminnan laadun parantamista, mitä edesauttavat toimintatapojen systemaattinen yhtenäistäminen sekä toiminnan kehittäminen arviointimenettelyjen kautta. Laadun parantamisessa keskeinen on yliopiston hallitukselle annettu johdon katselmus ja hallituksen päättämät toimet siinä esiin nostettujen asioiden parantamiseksi ja priorisoimiseksi. 1.1 Laatuvaatimukset Yliopiston hallitus on päättänyt toukokuussa 2008 yliopiston laatuvaatimuksista: Korkeatasoinen tutkimus tekee Jyväskylän yliopistosta yhden Suomen johtavista yliopistoista ja omilla kärkialoillaan kansainvälisesti merkittävän. Tutkimukseen perustuva koulutus on pedagogisesti korkeatasoista, antaa hyvät valmiudet kansalliseen ja kansainväliseen työelämään sekä elinikäiseen oppimiseen ja säilyttää yliopiston aseman yhtenä Suomen tavoitelluimmista opiskelupaikoista. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus on tavoitteellista yhteistyötä, jolla yliopistossa tuotettu tieto ja osaaminen saatetaan laajalti yhteiskunnan käyttöön. Johtaminen tukee yliopiston strategisia tavoitteita ja koko organisaation tehokasta toimintaa. Laatukriteerit ovat siten korkeatasoinen tutkimus, tutkimukseen perustuva koulutus, tavoitteelliseen yhteistyöhön perustuva yhteiskunnallinen vuorovaikutus sekä strategisia tavoitteita tukeva johtaminen.
Jyväskylän yliopisto 2(9) 2 Laadunhallinnan tulevaisuudenkuva 2.1 Skenaariot 2.1.1 Laadunvarmistus on ohimenevä buumi Ohimenevän buumin etuina voivat olla Ylimääräisenä koettu työ jää pois. Laatutyössä tähän mennessä kehitetyistä toiminnoista osa jää elämän. Toimintaa ei kehitetä tietyn ismin avulla, vaan aidosta kehittämisen tarpeesta. Haittoina voi nähdä Alkaneen ja osittain jo kehittyneen laadunvarmistuksen jatkuvuus katkeaa. Toiminta asettuu tämänhetkistä hapuilevammalle tasolle. Kehittäminen on sattumanvaraista. Toiminnanohjauksessa palataan retoriikkaan. 2.1.2 Laatutyö on nykyhetken tapaisesti keskitetysti organisoitua Edut: Haitat: Laadunhallinta säilyy jollain tavoin kokonaisuutena. Strategisella tasolla pystytään kehittämään yliopiston laatua. Ainakin yhdellä henkilöllä on käsitys koko laadunhallinnan tasosta. Laadunhallinta ei muutu käytännön toiminnaksi kovinkaan helposti. Laadunhallinta jää helposti kuolleeksi kirjaimeksi ja johtaa ennen pitkää kohdan 2.1.1 tilanteeseen. 2.1.3 Laadunhallinta on sisäänrakennettu strategiseen toimintaan Edut: Haitat: Laatu on jatkuvaan kehittämiseen suuntautuvaa toiminnanohjausta. Laadunhallintaa ei koeta irralliseksi toiminnasta. Saumattomana ketjuna toteutuessaan STAK antaa lähes rajattomat kehittämisen mahdollisuudet. Laadunhallinta pitää nähdä yhtenä tärkeimmistä strategisista johtamisvälineistä. Uuden yliopiston hallituksen työväline Yliopiston toimintaperinne ei välttämättä mahdollista nopeaa muutosta, ja voimakasta korjaussuuntaa vaativat asiat voivat jäädä korrektin retoriikan jalkoihin.
Jyväskylän yliopisto 3(9) Yhdistäminen vaatii monien tahojen perusteelliset keskustelut sekä johdon, myös yksikköjohdon ehdottoman sitoutumisen. 3 Vuosien 2009-2011 laadunhallinnan suuntaviivat Uuden yliopistolain esitysluonnoksen 81 sanoo: Yliopistojen on myös osallistuttava ulkopuoliseen toimintansa ja laatujärjestelmiensä arviointiin säännöllisesti. Yliopistojen tulee julkistaa järjestämänsä arviointien tulokset. Yliopiston tulee siis ylläpitää laadunvarmistustaan järjestelmän avulla, eikä laadunvarmistus ole siten ohimenevä buumi. Yliopiston voimavarojen on pysyttävä ja tarvittaessa kehityttävä tasolle, jolla ydintehtävien perusprosessit ovat tarkoituksenmukaisesti toteutettavissa ja niiden toiminta on turvattu. Uusien avausten perustana ovat kuitenkin laadukkaat ja vakaat perusprosessit. Tähän pyritään mm. strategisen laadunhallinnan johtamisella. Yliopiston ydintehtävien varsinainen laadunhallintatyö tehdään toimintayksiköissä. Tällä hetkellä laadunvarmistusjärjestelmän suurimpana heikkoutena on, että systemaattiset, laadunhallintaa tukevat seuranta- ja arviointimekanismit suurelta osin puuttuvat. Laadunvarmistusjärjestelmään on luotu koko yliopiston toiminnanohjauksen mekanismeja (johdon katselmus, auditoinnit). Niiden hyöty mahdollistuu vasta siinä vaiheessa, kun kaikki toiminnanohjaukselliset mekanismit on saatu luotua. Toistaiseksi toimivin prosessi on tutkimuksen toiminnanohjaus (Tutkimusstrategia Strategiasta johdetut tavoitteet Määritellyt voimavarat Tutkimustoiminnan suunnittelu Tutkimustoiminta Seuranta Arviointi Kehittäminen). (Kuva 1) Yliopistotason on toiminnanohjauksessaan tuettava 1. seurannan ja arvioinnin rakenteiden luomista sekä 2. yksikkötasoa kytkemään toiminnanohjaus ja laadunvarmistus toisiinsa. Tämä kehittämistarve yliopiston johdon tulee ottaa huomioon vuosien 2009-11 toiminta- ja taloussuunnittelujen ohjeistamisessa ja suunnitelmien opastamisessa sekä laatutyön johtamisessa. Laatutyön mekanismeja, vastuunjakoa ja dokumentaatiota on olemassa, mutta laatukäsikirjat ovat tässä vaiheessa vielä etupäässä toimintakäsikirjatyyppisiä. Niissä dokumentaation painopiste on toiminnan toteutuksessa. Suunnittelu-, arviointi- ja kehittämismekanismeja on toistaiseksi kyllä tunnistettu, mutta ne eivät kytkeydy laadunvarmistuksen kautta toimintaan. Esimerkiksi toiminnan arvioinnin indikaattorit ovat suurimmaksi osaksi määrällisiä, tulostavoitteisiin sidottuja mittareita tai toiminnan volyymia kuvaavia määreitä. (ks. kuva 1.) Yliopistotason systemaattisten seuranta- ja arviointimenettelyjen kehittäminen tukee toimintayksikköjen laadunhallintaa, ja vastaavasti yksiköiden arviointiosaamisen ja menettelyiden kehittyminen on välttämätöntä yliopiston johtamisessa. Yliopiston jatkuvaksi kehittymiseksi voi pitää välttämättömänä laadunhallinnan rakentamista strategisen toiminnanohjauksen sisään (skenaario 2.1.3 ).
Jyväskylän yliopisto 4(9) Kuva 1. Toiminnanohjauksen arviointikokonaisuudet Tutkimustoiminnan ohjaus Koulutustoiminnan ohjaus Yvv - toiminnan ohjaus Johtamisen toiminnan ohjaus HYÖDYNTÄMINEN Yliopiston vuonna 2010 voimaan tulevaa kokonaisstrategiaa luodaan parhaillaan. Siihen yhdistyy myös uusi koulutusstrategia, joka vahvistaa koulutuksen laadunvarmistuksen muotoutumista. Arviointimekanismit TIETOJÄRJESTELMÄ TIETOTARVE Systemaattiset tietolähteet ja tietojärjestelmät MITTARIT ARVIOINTIKOHDE TAVOITTEET Tavoitteet, arviointikohde ja mittarit Laatukäsikirjat Vuosien 2009-11 laadunhallinnan voi tiivistää kolmeen päätehtävään: 1. Strateginen laadunhallinta 2. Arvioinnin kehittäminen 3. Yliopistoallianssin laadunhallinta 3.1 Strateginen laadunhallinta Yliopiston toiminnanohjaus perustuu kokonaisstrategian linjauksiin, jotka ohjaavat pitkän ja lyhyen aikavälin toiminnan suunnittelua, arviointia ja kehittämistä toiminta- ja taloussuunnittelu- sekä tulossopimusprosesseineen. Tärkeä osa strategista toiminnanohjausta on riskienhallinta. Strategisella laadunhallinnalla tarkoitetaan tässä laadunhallinnan liittymistä yliopiston kokonaisstrategiaan. Strategisen laadunhallinnan ja toiminnanohjauksen yhteyttä voidaan kuvata seuraavasti kuvan 2 mukaisesti.
Jyväskylän yliopisto 5(9) Kuva 2. Jyväskylän yliopiston strategisen toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan yhdentyminen Kokonaisstrategiatyössä otetaan huomioon laadunhallinnan näkökulma ja sen STAKkehämäinen ajatusmalli. 3.2 Arvioinnin kehittäminen Eri prosessien ja toimintojen arvioinnit edellisen vuoden toiminnasta kootaan johdon katselmukseen, joka esitetään yliopiston hallitukselle. Toiminnanohjauksen arviointimenettelyjen kehittäminen yliopiston ydinprosesseihin, palveluihin ja johtamiseen on arvioinnin kehittämisen painopiste. Arvioinnilla voi olla eri tavoitteita ja tehtäviä toiminnanohjauksen eri tasoilla. Esimerkiksi tiedeneuvoston toteuttama tutkimuksen arviointi tuottaa johdon katselmukseen tietoa yliopiston tutkimuksen uusien tavoitteiden määrittelemisen pohjaksi ja resursoimiseksi. Tiedekuntataso saa tutkimuksestaan palautetta tutkimuksenarvioinnin perusteella tulosneuvotteluissa. Arviointiprosessit pitää saada niin sujuviksi, että arviointi on vain toiminnanohjauksen väline, ei itsetarkoitus. Tällä hetkellä ainoastaan tutkimuksen arvioinnin menettelyt ovat riittävällä tasolla. Sen vaiheistusta ja suhdetta muihin prosesseihin, mm. toimintayksiköiden prosesseihin sekä yliopistotason toiminta- ja taloussuunniteluun, on edelleen kehitettävä. Tutkimuksenarviointiprosessin aikatauluttaminen suhteessa muihin prosesseihin voidaan ottaa kehitettäväksi esimerkkitapaukseksi. Koulutuksen, palveluiden, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen ja johtamisen arvioinnin kehittämisen yhteydessä tutkimuksen arviointiprosessin mallin pohjalta voidaan systematisoida kaikkien muiden arviointiprosessien vaiheet. Tutkimuksen prosessia kehittää tiedeneuvosto ja koulutuksen prosesseja opetusneuvosto. Riskienhallinta edellyttää itsearviointeja. Riskienhallinta koskee talous-, henkilöstö-, tila-, turvallisuus- ja tietoturvariskejä. Laadunhallinta ja riskienhallinta kytkeytyvät läheisesti toi-
Jyväskylän yliopisto 6(9) siinsa. Laadunvarmistusjärjestelmän perustaksi on valittu CAF-itsearviointimalli, jota myös sisäinen tarkastaja on edellyttänyt käytettävän riskienhallinnassa. Riskienhallinnan edistämisen vastuut määritellään. Itsearvioinnin kehittäminen ja soveltaminen tiedekunta-, erillislaitos- ja laitostasolla on toiminnan kehittämiseksi muutoinkin kuin riskienhallinnan kannalta tarpeellista. Laadunvarmistusjärjestelmän arviointeja ovat auditoinnit. Keväällä 2009 tulevat Korkeakoulujen arviointineuvoston (KKA) auditoinnin tulokset aiheuttavat kehittämistoimia laadunvarmistusjärjestelmään. Sisäisiä auditointeja jatketaan edelleen samoin kuin vuonna 2008. Vuoden 2009 auditointien erityispiirre on ulkoisen auditoinnin esiin nostamat asiat. Vuonna 2010 auditoinnissa otetaan huomioon sertifioinnin tavoittelun aiheuttamat toimet, mm. prosessien kehittäminen. Vuonna 2011 auditointeihin tulee mukaan yliopistoallianssin merkitys laadunvarmistuksessa. Seuraava KKA:n auditointi on vuonna 2014, mikäli Jyväskylän yliopisto läpäisee vuoden 2008 auditoinnin. Ennen seuraavaa KKA:n auditointia sertifiointiauditointeihin valmistautuminen edellyttänee väliauditointia, joka ostetaan kaupalliselta toimittajalta. Kuva 3. Jyväskylän yliopiston laadunhallinnan arvioinnin kehittäminen ja arviointitulosten mukainen kehittäminen. Itsearvioinnit Riskienhallinta Johdon katselmuksen kehittäminen Toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan yhdentäminen Tutkimuksen arviointi Laadunhallinnan ja toiminnanohjauksen tietotarpeen selvittäminen Koulutuksen arviointi Johtamisen arviointi Palveluiden arviointi Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen arviointi Laadunhallinta 2009-11 KKA:n auditoinnista aiheutuvat toimet Sisäiset auditoinnit ja niistä aiheutuvat toimet ISO-standardiin tai muuhun vastaavaan siirtyminen Ulkoisten väliauditointien kehittäminen
Jyväskylän yliopisto 7(9) 3.3 Yliopistoallianssin laadunhallinta Jo ennen Jyväskylän yliopiston, Tampereen teknillisen yliopiston ja Tampereen yliopiston muodostaman yliopistoallianssin syntyä laadunvarmistuksessa JY on tehnyt yhteistyötä Tampereen yliopiston ja Oulun yliopiston yhteishankkeissa. Osana allianssiyhteistyöhanketta voidaan suunnitella esim. JY:n ja TaY:n laadunhallintayhteistyötä. Sopivana benchmarkingkumppanina olisi tällöin allianssin ulkopuolinen Oulun yliopisto, joka valmistautuu KKA:n auditointiin vuodeksi 2009. Kuva 4. Jyväskylän yliopiston tiedekuntatason sekä yliopistoallianssin laadunhallinnan kehittäminen 4 Tietotarve Edellä kuvattujen laadunhallinnan kolmen päätehtävän toteuttaminen edellyttää tietotarpeiden systemaattista tarkastelua ja määrittelyä. Tietotarpeen selvittäminen tarkoittaa ydinprosessien määriteltyjen tavoitteiden toteutumisen arvioimiseen tarvittavan tiedon määrittämistä eri tasoilla tuotettavan tiedon määrittelemistä tiedonkeruun roolien ja vastuiden määrittelemistä tiedon läpäisevyyden määrittämistä keneltä arviointitietoa siirtyy kenelle ja missä vaiheessa arviointiketjujen selvittämistä ja aikatauluttamista tiedon saatavuuden määrittämistä tietojärjestelmien kehittämistarpeen määrittämistä tarvittavan tiedon saamiseksi tiedon validointimenettelyjen selvittämistä
Jyväskylän yliopisto 8(9) 5 Laadunhallinnan organisoiminen ja voimavarat Yliopistotaso Laadunvarmistusjärjestelmän vakiinnuttaminen on vuoden 2009 tavoitteena. Hallituksen tehtävänä on tämän jälkeen määritellä riittävä laadunhallinnan taso ja määritellä laadunhallinnan voimavaratarpeet. Yliopiston laadunhallinnan vaikuttavuuden arviointiin varaudutaan vuosien 2009-2011 aikana. Vaikuttavuuden arviointi on toteutettava vuonna 2012 tutkimushankkeena hyödyntämällä yliopiston arviointiosaamista. Tiedekunta- ja erillislaitos- ja laitostaso Yliopistotason laadunvarmistusjärjestelmä ohjaa tiedekuntien ja erillislaitosten sekä ainelaitosten laadunhallinnan organisoimista. Laadunhallinta on nähtävä toiminnanohjauksen osana, mutta ennen vakiintumistaan se edellyttää tietyntasoista resursoimista laadunhallinnan kehittämiseen toimintayksiköissä. Yksiköiden on tarkasteltava onko nykyinen laatuvastaavaja laaturyhmäjärjestelmä riittävä, vai onko laatutyön organisoimista kehitettävä muuhun suuntaan. Tiedekuntien ja erillislaitosten tulossopimusneuvotteluissa on käsiteltävä laadunhallinnan voimavaraistaminen. 6 Toiminnanohjausjärjestelmä ja prosessien hallinta Sertifioinnin edellytyksenä on prosessimainen toimintamalli. Toimiakseen vaikuttavasti yliopiston on tunnistettava ja johdettava useita toisiinsa liittyviä ja vuorovaikutteisia prosesseja. Yliopiston johdon on sovittava yliopiston prosesseista ja niiden johtamisesta. Prosessijohtamisen näkökulma on huomioitava yliopiston johtamiskulttuurin murroksessa. 7 Laatutyön koordinointi 2009 Laatupäällikkö ja suunnittelija sekä laadunkehittämisryhmä jatkavat tehtävissään vuoden 2009 loppuun. Riippumatta auditoinnin tuloksesta vuonna 2009 laatutoimijat edistävät laadunhallintaa seuraavasti: 1. Organisoidaan tietotarpeen selvitystyö. 2. Mikäli yliopiston suunniteltuun johtamiskoulutukseen ei sisälly toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan osuutta, Suunnittelu ja kehittäminen yksikkö vastaa siitä, että toimintayksiköiden johtoa tuetaan laatimaan konkreettisia suunnitelmia toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan kytkemiseksi toisiinsa. (Yksiköiden osaamista ja toiminnan ohjauksen kehittämistä tuetaan esimerkiksi niin, että yksiköiden johdolle annetaan kehittämistehtävänä suunnitelman laatiminen siitä, miten he ratkaisevat toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan kytkeytymisen toisiinsa ja millaisia toteuttamisen edellytyksiä ja vaikeuksia he tunnistavat tässä prosessissa. Suunnitelmia voidaan käsitellä yksikköjohdolle järjestettävässä tapaamisessa. Samalla saadaan arviointitietoa siitä, miten yliopistotason toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan prosesseja tulisi kehittää.)
Jyväskylän yliopisto 9(9) 3. Tähän mennessä tehtyä laatutyötä arvioidaan ja laatutyön osaamisen koulutustarvetta selvitetään laatuvastaaville tehtävällä kyselyllä. Laadun johtamisen koulutuksen (kohta 2) arvioidaan johtajille tehtävällä kyselyllä. 4. Laaditaan laatutyön perehdyttämismateriaali. 5. Sisäiset auditointien hallinnointi hoidetaan ulkoistetusti. Sisäisten auditoijien verkostoa kasvatetaan kouluttamalla. 6. Suunnitellaan laadunvarmistuksen allianssiyhteistyö. 7. Edistetään prosessimaista toimintamallia edistetään asettamalla sille tavoitteet ja aloitetaan prosessityön organisointi.