Hyve- kartta Ohjausryhmän kokous 1/2012 02.10.2012
Esityslista -1/3 1. Kokouksen avaus 2. Puheenjohtajan ja sihteerin valinta 3. Kokouksen läsnäolijat, laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. Esityslistan hyväksyminen 5. Hankkeen projektihenkilöstö ja heidän vastuualueet esittelijä Päivi Visuri 6. Hankkeen asettamispäätös esittelijä Päivi Visuri 7. Hankkeen kompleksisuuden määrittely Esittelijä Eija Palsinajärvi-Äikäs 8. Hankkeen kokonaisbudjetti ja maksatuskäytäntö esittelijä Leena Västllä 9. Hankkeen organisoitumismalli esittelijä Päivi Visuri 10. Hankkeen riskianalyysi esittelijä Päivi Visuri
Esityslista 2/3 11. Koordinaatiohankkeen toimintasuunnitelma ja status. Esittelijä Päivi Visuri (paitsi kohta 11.10) 11.1. Hallinnoivan organisaation vastuut ja velvollisuudet 11.2. Osahankkeiden vastuut ja velvollisuudet 11.3. Koordinaatiohankkeen vastuut ja velvollisuudet 11.4. Hankkeen n tehtävät 11.5. Koordinaatioryhmän tehtävät 11.6. Koordinaatiohankkeen tilannekatsaus 11.7. Teemaryhmien tavoitteet, tulosodotukset ja työryhmät (tilannekatsaus) 11.8. Hankkeen vaiheistus ja aikataulusuunnitelma 11.9. Hankkeen kokouskäytännöt 11.10. Koordinaatiohankkeen viestintäsuunnitelma esittelijä Taija Rintamäki 11.11. Koordinaatiohankkeen arviointisuunnitelma
Esityslista 3/3 12. tilannekatsaus esittelijä Pirjo Jokelainen 13. osahankeen tilannekatsaus esittelijä Päivi Visuri ja Taija Rintamäki 14. tilannekatsaus esittelijä Sanna Juutinen
Esityslista: Kohta 5 Hankkeen projektihenkilöstö ja heidän vastuualueet Koordinaatiohanke: projektijohtaja Päivi Visuri (50 %), paivi.visuri@ouka.fi, p. 044-7034555 Taloussihteeri Leena Västilä (15% koordinaation ja tehtävissä), leena.vastila@ouka.fi, p. 044 7034016 Uusi Oulu maakunta kuntayhtymä Projektijohtaja Päivi Visuri 15.5. alkaen (50 %) paivi.visuri@ouka.fi p. 044 7034555 Suunnittelija Taija Rintamäki 21.5.2012 alkaen (100 %) taija.rintamaki@ouka.fi p. 044 7034557 Verkostotyöntekijä Tiina Tuominen (10 %) tiina.tuominen@ouka.fi P. 044 7035900 Verkostotyöntekijä Helena Niskanen (10 %) helena.niskanen@ouka.fi p. 044 7035947 Projektipäällikkö Pirjo Jokelainen (100 %) 13.8.2012 alkaen pirjo.jokelainen@kainuu.fi p. 044 797 4249 Järjestelmäsuunnittelija (nimeämättä) 100 %, rekrytointi menossa, hakuaika päättyy 5.10.2012. Projektisuunnittelija (nimeämättä toistaiseksi) 2x50 % Projektisihteeri (25%) 1.11.2012 alkaen Anna-Mari Karjalainen anna-mari.karjalainen@kainuu.fi p. 044 797 4177 1.4.-1.9.2012 välisenä aikana - Projektipäällikkö Marja Lahdenperä (20 %) marja.lahdenpera@oulunkaari.com p. 040-3523792 - Projektisihteeri Sanna Juutinen (10 %) sanna.juutinen@oulunkaari.com p. 050-5909088 - Projektin johto: Kyllikki Syrjäpalo, resurssia tarpeen mukaan (hankkeen budjetin puitteissa) kyllikki.syrjapalo@oulunkaari.com p. 08 58756127 - Asiantuntijat: Kyllikki Syrjäpalo, Anu Vuorinen, resurssia tarpeen mukaan (hankkeen budjetin puitteissa) anu.vuorinen@oulunkaari.com p. 08 58756122 1.9.2012 alkaen - Projektipäällikkö Sanna Juutinen, 20 % (+ 10 % projektisihteeri) - Projektiasiantuntija, Marja Lahdenperä, n. 20 % tai erillisen suunnitelman/tarpeen mukaan - Muuten ennallaan
kaupunki Esityslista: Kohta 7 Projektin kompleksisuuden määrittely Projektin vaativuuteen vaikuttavia tekijöitä Strateginen merkitys toteuttajalle Tarvittavat resurssit (hlö) Tarvittavat resurssit (raha) Aikataulu Projektin sisällöllinen uutuus ja ainutkertaisuus Muuttuva ja/tai outo ympäristö Uusi teknologia (ICT) Sidosryhmien määrä (ts. keneen projektin tuotokset vaikuttavat) Osallistujien määrä ja luonne Rahoituslähde (* Riskit yhteensä suuri/ merkittävä/vaativ a x x x x kohtalainen/tavalline n/ normaali x x x x x vähäinen/ merkityksetön/helpp o 4 5 2 x x Projektin kompleksisuus määrittely normaalihankkeeksi Vaativuuden määrittely tehdään uudelleen toimeenpanovaiheen alkaessa ja tuodaan uudestaan n käsiteltäväksi.
Esityslista: kohta 8 Hankkeen kokonaisbudjetti ja maksatuskäytäntöhankkeen MENOT JA RAHOITUS HYVE - JOHTAMISEN KARTTA - VUOROVAIKUTUKSELLISELLA JOHTAMISELLA UUSIIN TAVOITTEISIIN Kaste-hankkeiden kustannusten ja avustusten kirjaamisen menettelyjen muutos STM:n kirjeen (30.5.2012) mukaisesti. osahankkeet toimittavat hankehallinnoijalle oman maksatushakemuksen liitteineen hankehallinnoija tarkistaa osahankkeiden maksatushakemukset hankehallinnoija kokoaa ja lähettää yhden koko hanketta koskevan maksatus-hakemuksen Lounais- Suomen AVI:iin Lounais-Suomen AVI:n maksettua valtionavun hankehallinnoija välittää osahankkeiden osuudet osahankkeille 2 012 2 013 2 014 Yhteensä Henkilöstömenot, joista 214 995 377 800 278 813 871 608 Projektiin palkattava henkilöstö 163 215 277 188 208 477 648 880 Työpanoksen siirto kunnalta 51 780 100 612 70 336 222 728 Palvelujen ostot yhteensä, josta 203 037 294 894 204 946 702 877 Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut 164 137 237 994 163 146 565 277 Painatukset ja ilmoitukset 2 700 4 000 3 400 10 100 Majoitus- ja ravitsemuspalvelut 8 700 9 500 8 800 27 000 Matkustus- ja kuljetuspalvelut 21 000 33 600 23 800 78 400 Koulutus- ja kulttuuripalvelut 1 500 2 300 1 800 5 600 Muut palvelujen ostot 5 000 7 500 4 000 16 500 Aineet, tarvikkeet ja tavarat 6 000 2 900 2 900 11 800 Vuokrat 20 300 26 900 20 300 67 500 Investointimenot yhteensä, josta 1 500 0 0 1 500 Aineettomat hyödykkeet 0 0 0 0 Koneet ja kalusto 1 500 0 0 1 500 Muut investointimenot 0 0 0 0 Muut menot 9 000 12 000 9 000 30 000 Menot yhteensä = Kokonaiskustannukset 454 832 714 494 515 959 1 685 285 Valtionavustukseen oikeuttamattomat kustannukset 0 0 0 0 Tulorahoitus 0 0 0 0 Muu kuin julkinen rahoitus 0 0 0 0 Valtionavustukseen oikeuttavat kustannukset 454 832 714 494 515 959 1 685 285 Kunnan/kuntayhtymän oma rahoitusosuus 113 708 178 624 128 990 421 321 Muu julkinen rahoitus 0 0 0 0 Haettava valtionavustus 341 124 535 871 386 969 1 263 964
Esityslista: kohta 9 Hankkeen organisoitumismalli Hyve tiekartta hankkeen Koordinaatioryhmä Tiedolla Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet Työhyvinvoinnin johtoryhmä johtoryhmä johtoryhmä kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaamisen ja työkalujen Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön johtamisvalmiuksien
Esityslista: Kohta 10 Riskianalyysi: keskeisimmät riskit Riski Riskin kuvaus Riskin vaikutusten kuvaustn Vaik. Budjetti Budjetissa vähän varattu rahoitusta työpanoksen siirtoon kunnilta Hankkeen tavoitteet suuria suhteessa käytettävään aikaan. Kaikkia tavoitteita ei ehditä toteuttaa. Merki -tys 2 3 6 Toimenpiteen kuvausvastuutaho Hankkeen päämääriä tulee Ohjausryhmä rajata. Hankkeessa pilotoidaan laatukriteerit,. Varsinaista Sote - käsikirjaa ei hankkeen aikana tehdä.. Toimintasuunnitelmia on kohdennettava ja täsmennettävä.. Rahoitus Osahankkeiden resurssien riittävyys suhteessa tavoitteisiin Hankkeen tavoitteet suuria suhteessa käytettävään aikaan. Kaikkia tavoitteita ei ehditä toteuttaa. 2 3 6 rajaukset tehtävä seuraavaan än mennessä. Ohjausryhmä projektijohtaja Osahankkeen vetäjät Sitoutuminen Henkilöstön, johdon tai muiden osallistuvien tahojen puutteellinen sitoutuminen Projektihenkilöstö ei saa tarvittavaa tukea toteuttajaorganisaatiosta 2 3 6 Johdon sitoutuminen Johtoryhmät Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet) Toiminnan jatkuminen projektin päättymisen jälkeen Tavoite/tulos muuttuu Kehittämisen tuloksia ei oteta käyttöön linjaorganisaatiossa Osahankkeet eivät ole sitoutuneet teemaryhmille asetettuihin tavoitteisiin Organisaatioissa on meneillään niin monta kehittämishanketta, ettei henkilöstöllä ole aikaa uusien hankkeiden implementointiin tai nykyisten toimintojen, prosessien tms. uudistamiseen. Osahankkeiden organisaatiot eivät koe teemaryhmien teemoja itselleen keskeisinä, eivätkä sitoudu niiden toteuttamiseen. 2 3 6 2 3 6 Johdon sitouttaminen Keskustelu johtoryhmien ja teemaryhmien kanssa hankkeen tavoitteista. Johto Projektipäälliköt Johtoryhmät Projektijohtaja projektipäälliköt (osahankkeet)
Esityslista: Kohta 11.1. Hallinnoivan organisaation vastuut ja velvollisuudet Hyve kartta -hanke toteutetaan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointiohjelman ja maakunta-kuntayhtymän Pohjois-Suomen Kaste toimeenpano-ohjelman yhteishankkeena, jonka hallinnoivana organisaatio toimii kaupunki ja hallinnollisena toimijana kaupungin hyvinvointipalvelut. Hankkeen vastuullinen johtaja on hyvinvointijohtaja Kirsti Ylitalo-Katajisto ja koordinaatiohankkeen projektijohtajana toimii Päivi Visuri. Hankesuunnitelman (s. 19) mukaan kehittämishankkeen hallinnoija vastaa: ohjeistuksesta muusta kirjanpidosta eriytetyn kirjanpidon järjestämisestä osahankkeiden taloudellisesta koordinoinnista hankeraporttien koonnista ja niiden toimittamisesta rahoittajalle sovittuna aikana maksatushakemusten ja valtionavustusselvitysten tekemisestä hankkeen toteutumisen seurannan ja arvioinnin järjestämisestä yhteydenpidosta sosiaali- ja terveysministeriöön ja Länsi-Suomen lääninhallitukseen
Esityslista: Kohta 11.2. Osahankkeiden vastuut ja velvollisuudet Kumppanuussopimuksen (s. 5) mukaan kaikki osahankkeiden vastuutahot vastaavat: osahankkeiden hallinnoinnista, raportoinnista ja kirjanpidosta työskentelemään ja edistämään koko hankkeen ja osahankkeiden edistämistä hankesuunnitelman ja työsuunnitelmien mukaisesti sekä vastaamaan käyttämiensä alihankkijoiden työstä ja omarahoitusosuuden vuosittaisista maksuosuuksista. Osahankkeiden tulee noudattaa yhteisesti sovittuja aikatauluja sekä pitää kiinni niistä aikarajoista, joita koko hankkeen johtaminen kokonaisuutena edellyttää.
Esityslista: Kohta 11.3. Koordinaatiohankkeen vastuut ja velvollisuudet Hankesuunnitelman mukaan (s. 11) koordinaatiohankkeen puitteissa: varmistetaan hankekokonaisuuden eri osien ja toimijoiden välisen yhteistyön edellytykset mm. tiedon, menetelmien ja yhteisten resurssien osalta tuotetaan hankkeen tukipalvelut sekä osa viestintään liittyvästä materiaalista varmistetaan toimenpidekokonaisuuksien ja kehittämishankkeiden nivoutuminen toisiinsa ja hyvien käytäntöjen levittäminen jo alkuvaiheesta lähtien toimitaan linkkinä yhteistyöstä maakuntien kehittämisessä keskeisten muiden hyvinvointihankkeiden välillä Huolehditaan tiiviistä yhteistyöstä ja tiedonvälityksestä sekä projektikoordinaatiosta osahankkeelle. Tiedolla Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet Hyve tiekartta hankkeen Koordinaatioryhmä Työhyvinvoinnin kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaami sen ja työkalujen Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Johtamisvalmiuksien Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen
Esityslista: Kohta 11.4. Hankkeen n tehtävät (kumppanuussopimus 2012, s 4.) seuraa ja valvoo hankkeen toteutumista sekä vastaa tavoitteiden synkronisoinnista hanke- ja toimintasuunnitelman antaa asiantuntemusta ja tukea hankkeelle ja käsittelee hankkeisiin liittyvän materiaalin suunnitelmista toteutukseen. vastaa loppuraporttiin saakka raportoinnista rahoittajalle; väliraporttien käsittelyn, maksatushakemukset, vuosiselvitykset ja lausunnot välittää tietoa hankkeisiin liittyville tahoille ja rahoittajalle hyväksyy hankkeeseen keskeiset tavoitteet ja toimintasuunnitelman ja tekee esitykset mm. suurimmista hankinnoista. kokoontuu minimissään kaksi (2) kertaa vuodessa arvioimaan hankkeen etenemistä viestittää hankkeen etenemisestä ja kehittämistoiminnasta omassa organisaatiossaan Tiedolla Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet Hyve tiekartta hankkeen Koordinaatioryhmä Työhyvinvoinnin kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaami sen ja työkalujen Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Johtamisvalmiuksien Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen
Esityslista: Kohta 11.5. Koordinaatioryhmän tehtävät (kumppanuussopimus s. 4) Koordinaatioryhmässä on edustettuna hankkeen projektijohto ja osahankkeiden vastuuhenkilöt. Koordinaatioryhmän tehtävänä on: osallistua hankeen toimintasuunnitelman ja ohjausryhmille tehtävien päätösten valmisteluun vastata hankkeen toimintasuunnitelman viemisestä osahankkeiden toimintaan raportoida hankkeen projektijohtajalle mahdollisia ongelmia, riskejä ja muutostarpeita osallistua muutosten suunnitteluun vastata resurssien käytön, tilanteen ja tuotosten raportoinnista hankkeen projektipäällikölle ja lle. Koordinaatiohankkeen päätavoitteet ja tulosodotukset sitovat osahankkeita. Koordinaatiohankkeen tehtävänä on tukea osahankkeita ja yhteisten tavoitteiden saavuttamista. Tiedolla Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet Hyve tiekartta hankkeen Koordinaatioryhmä Työhyvinvoinnin kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaami sen ja työkalujen Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Johtamisvalmiuksien Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen
Esityslista: Kohta 11.6. Koordinaatiohankkeen tilannekatsaus Koordinaatiohankkeen tavoitteet: Tiedolla johtaminen Johtamistyön Työhyvinvointi Työryhmien toiminta käynnistyy lokamarraskuussa. kehittämistyön päävaiheet: Käynnistämisvaihe (2012 loppuun mennessä) Kehittämis- ja pilotointivaihe (2013-5/2014) Projektin toteutumisen arvioinnin vaihe (6-10/2014) Koordinaatioryhmän osallistujat: Projektijohtaja Päivi Visuri Kainuu: Marita Pikkarainen Pirjo Jokelainen Erja Heikkinen kaari: Oulu Anu Vuorinen Kyllikki Syrjäpalo Marja Lahdenperä, 12.9. lähtien Sanna Juutinen Taija Rintamäki Päivi Visuri Arja Heikkinen Sirkku Pikkujämsä
Esityslista: Kohta 11.7. Teemaryhmien tavoitteet, tulosodotukset ja tilannekatsaus sekä työryhmät (tilannekatsaus) 1. Tiedolla johtaminen Hyve tiekartta hankkeen Tavoite Tulosodotukset Toimenpiteet Tietojohtamis en (arkkitehtuuri n) mallintaminen eri vaiheessa olevien kuntien ja alueiden johtamis- ja ohjausjärjeste lmiin. Hankkeen aikana on luotu tiedolla polku organisaatioihin. Asiakaslähtöisten toimintamallien/prose ssien ennakointi- ja seurantatietoa hyödynnetään nykyistä paremmin toimintamallien/prose ssien strategisessa kehittämisessä ja johtamisessa Valittu seurantamittaristot keskeisimmille prosesseille Tiedolla tavoitteiden määrittely Tieto arkkitehtuurin mallintaminen Toimivien mittareiden valinta prosessien toimivuuden sekä HR:n kehittämisen avuksi. Mallin ja mittareiden pilotointi Mallin arviointi ja kokemuksista oppiminen Tiedolla Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet kaaresta: Anu Vuorinen Mirja Klasila Matti Matero Henrik Hämäläinen Koordinaatioryhmä Työhyvinvoinnin kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaami sen ja työkalujen Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön Työryhmä: Kainuusta: Erja Heikkinen Pirjo Jokelainen Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Johtamisvalmiuksien Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen Oulusta: Anne Piikivi Heidi Alatalo Elina Välikangas Päivi Visuri
Esityslista: Kohta 11.7. Teemaryhmien tavoitteet, tulosodotukset ja tilannekatsaus sekä työryhmät (tilannekatsaus) 2. Johtamisen tila ja valmiudet Tavoite Tulosodotukset Toimenpiteet Strategisten jalkautuksen mallin ja sen kipukohtien arviointi Johtamisen keskeiset osaamisalueiden ja kehittämiskohteiden määrittäminen sekä niihin reagointi Palveluiden ja prosessien selkeyttäminen Vuorovaikutuksellisen Muutosjohtamisvalmiuksien Hankkeen aikana on luotu strategisen polku. Strateginen polku ymmärretään strategisista tavoitteista päivittäistoimintaan saakka Johtamisosaaminen lisääntyy joka tasolla Johtamiskäytännöissä korostuvat palveluiden käyttäjien osallisuus suunnittelun, palautteen ja vuoropuhelun keinoin. Hankkeen aikana on luotu ja toimeenpantu lähiesimiestyötä tukevat johtamiskäytännöt. Muutosjohtaminen on osa toiminnan kokonaisuutta Arvioidaan ja kehitetään strategisen, toimeenpanon sekä operatiivisen toimintamalleja ja työkaluja Arvioidaan ja kehitetään työkaluja, joilla johtamisosaamista, johtamisvalmiuksia ja suorituksen johtamista voidaan uudistaa Määritellään osaamisvaateet esimiestyölle muutostilanteissa, esimiesosaamiseen ja vuorovaikutukselliseen johtamiseen liittyvänä. Suunnitellaan kehittämistoimenpiteet selvityksessä esiinnousseitten teemojen osalta Luodaan strategisen vuorovaikutteinen johtamismalli Teemaryhmän tavoitteet, tulosodotukset ja toimenpiteet pitää uudelleen tuoda n käsittelyyn. Tavoitteista tulee näkyä se, että johtamista kehitetään kaikilla tasoilla, että johtaminen kytkeytyy asiakkaiden ja henkilöstön osallisuuteen ja asiakaslähtöisiin prosesseihin, sekä että pääpaino kehittämistyössä on vuorovaikutuksellisessa johtamisessa. Tiedolla kaaresta: Anu Vuorinen Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet Hyve tiekartta hankkeen Koordinaatioryhmä Työhyvinvoinnin Työryhmä: kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaami sen ja työkalujen Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön Kainuusta: Marita Pikkarainen Merja Leinonen Pirjo Jokelainen Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Johtamisvalmiuksien Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen Oulusta: Päivi Visuri Raija Selkälä Sirkku Pikkujämsä Arja Heikkinen
Esityslista: Kohta 11.7. Teemaryhmien tavoitteet, tulosodotukset ja tilannekatsaus sekä työryhmät (tilannekatsaus) 3. Työhyvinvointi Tavoite Tulosodotukset Toimenpiteet Hyve tiekartta hankkeen Työhyvinvoinnin tavoitteiden ja toimenpidesuositusten perusteella tehdään työhyvinvoinnin mallintaminen Työhyvinvoinnin toimintamallit ovat kehittyneet ja niiden toimeenpanoa ja toteutusta ohjataan aktiivisesti Työhyvinvoinnin johtamista kehittämällä edistetään henkilöstön sitoutumista, motivaatiota ja tuloksellisuutta Yhteinen seurantamittaristo on määritelty arviointisuunnitelman yhteydessä Työhyvinvoinnin yleistilan arviointi (alueella/alueen kunnissa) Työhyvinvoinnin johtamisperiaatteiden mallinnus Selvitetään työhyvinvoinnin tavoitteet Selvitetään työhyvinvoinnin yleiset toimenpidesuositukset Mallinnetaan työhyvinvoinnin yleiset johtamisperiaatteet Suunnitellaan ja toteutetaan työhyvinvointiin liittyviä kehittämistoimia organisaatiossa Teemaryhmän tavoitteet, tulosodotukset ja toimenpiteet pitää uudelleen tuoda n käsittelyyn. Työryhmän tulee pohtia, mitä ohjelmaperusteisesti. lisäarvoa hanke tuo työhyvinvoinnin johtamiseen, ts. miten vuorovaikutteinen johtaminen vaikuttaa työhyvinvointiin. Tiedolla Koordinaatiohanke Johtamisen valmiudet kaaresta: Anu Vuorinen Juha Torvinen Sari Vitikka Koordinaatioryhmä Työhyvinvoinnin kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaami sen ja työkalujen Kotihoidon eri toimijoiden välisen yhteistyön Työryhmä: Kainuusta: Marko Klemetti Pirjo Jokelainen Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Johtamisvalmiuksien Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen Oulusta: Päivi Visuri Raija Selkälä Päivi Laukkanen Marja-Leena Kemppainen
Esityslista: Kohta 11.8. Hankkeen vaiheistus ja aikataulusuunnitelma Teemaryhmät sekä osahankkeiden osakokonaisuudet tahdistuvat hieman eriaikaisesti tahdistuen kuitenkin kolmeen päävaiheeseen, joita ovat: Käynnistämisvaihe (2012 loppuun mennessä) Kehittämis- ja pilotointivaihe (2013-5/2014) Projektin toteutumisen arvioinnin vaihe (6-10/2014) Kaikkien osahankkeiden ja teemaryhmien täsmennetyt tavoitteet ja tarkempi aikataulusuunnitelma tulee olla valmiina vuoden 2012 loppuun mennessä Tavoitteisiin liittyvät tehtäväkokonaisuudet ovat koko ajan kehittämistyön aikana tarkentuvia. Näin toimien hankkeessa voidaan keskittyä juuri niihin haasteisiin ja pullonkauloihin, joita hankkeen aikana nousee esiin, ja joita suunnitteluvaiheessa ei ole voitu ennakoida. Hankesuunnitelman tavoitteet antavat kehyksen kehittämistoiminnan toteutumiselle.
Esityslista: Kohta 11.9. Hankkeen kokouskäytännöt 1/2 Ohjausryhmän kokoukset toteutetaan minimissään 2. kertaa vuodessa maksatusaikataulun mukaisesti. Kokousten toteuttamisessa hyödynnetään video- ja sähköpostikokousten mahdollisuutta. Koordinaatioryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa. Koordinaatioryhmän kokouskäytännöt ovat tarkennettuna toimintasuunnitelmassa hankesuunnitelman mukaisesti. Kokousten toteuttamisessa hyödynnetään kullekin työvaiheelle soveltuvaa kokousten toteuttamistapaa virtuaalisia menetelmiä hyödyntäen. Teemaryhmät kokoontuvat n. joka toinen kuukausi yhteisesti sovitun ja teemoitetun ohjelman mukaisesti. Teemaryhmien kokoontumisten väliajalla t työstävät teemoja omissa organisaatioissaan. Kokousten toteuttamisessa hyödynnetään kullekin työvaiheelle soveltuvaa kokousten toteuttamistapaa.
Esityslista: Kohta 11.9. Hankkeen kokouskäytännöt 2/2 Kokousryhmi 2012 2013 2014 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Ohjausryhmä Koordinaatioryhmä Osahankkeen johtoryhmä Teemaryhmä: tiedolla johtaminen Osahanke: tiedolla johtaminen Teemaryhmä: Johtaminen Osahanke: Johtaminen Teemaryhmä: Työhyvinvointi Osahanke: Työhyvinvointi
Esityslista: kohta 11.10. Koordinaatiohankkeen viestintäsuunnitelma Hankeviestinnän tavoitteena on: edesauttaa projektin tavoitteiden toteutumista ja jalkautumista tukea eri tasoilla tapahtuvaa muutosta sitouttaa johto ja henkilöstö hankkeen mukaiseen kehittämistyöhön antaa tietoa projektin etenemisestä ja projektin toimista sekä kehittämistyön myötä tapahtuneiden muutosten vaikutuksista viestinnän tavoitteena on myös tuoda lisätietoa asiakas- ja poikkihallinnollisten prosessien merkittävyydestä ja vaikuttavuudesta kuntien ja kuntayhtymien viranhaltijoille ja luottamushenkilöille päätöksen teon pohjaksi välittää mallinnettuja toimintoja muille kunnille ja kaupungeille Koordinaatiohanke vastaa kokonaisviestinnästä. Osahankkeet vastaavat toiminta-alueensa sisäisestä viestinnästä. Viestinnän suunnittelu on koordinaatiohankkeen ja osahankkeiden yhteisellä vastuulla. Viestintäsuunnitelma on hankkeen edetessä tarkentuva ja täydentyvä. Pääviestit: Vaikuttavat palveluprosessit edellyttävät asiakaslähtöisyyttä; asiakkaan mukaan ottamista palvelun suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin. Asiakaslähtöisyys edellyttää uudenlaista palveluprosessien johtamismallia, jossa poikkihallinnollisesti tuotetut toimintamallit mahdollistavat parempaa vaikuttavuutta ja raskaiden palveluiden sijasta edullisempia ennaltaehkäiseviä toiminnanmuotoja. Johtamisen toimintamalleja ja prosesseja kehittämällä tavoitteena on päästä myös mielekkäämpään työhön ja työhyvinvointiin.
Esityslista: Kohta 11.11. Koordinaatiohankkeen arviointisuunnitelma Hankkeen arviointiin työstetään arviointisuunnitelma yhteistyössä THL:n kanssa joulukuussa. (11.12.). Hankesuunnitelmassa on määritelty hankearvioinnin menetelmistä seuraavaa: Hankkeen aikana tehdään prosessiarviointia. Hankkeen toimijat tekevät jatkuvaa itsearviointia. Eri alueiden/toimenpidekokonaisuuksien välillä tehdään koordinaatiohankkeen ohjaamana myös vertaisarviointia. Vaikuttavuuden arviointi tulee pitkällä aikavälillä ja hankkeen käynnistyessä hankkeelle laaditaan arviointikehikko. Arvioinnin yhteydessä hankkeelle määritellään myös yhteinen seurantamittaristo. Hankkeen kokonaisarviointi hankitaan koordinaatiohankkeen toimesta. Lisäksi haastetaan THL:sta hankeen päättymisen jälkeiseen seurantaan ja vaikuttavuuden arviointiin. Tehdyt seurannat ovat myös osa Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointiohjelman arviointia, koska hanke kuuluu sen kärkihankekokonaisuuteen.
Esityslista: kohta 12 osahanke Tilannekatsaus: Hankkeessa on meneillään kartoitusvaihe, jossa hankesuunnitelmassa olevia kehittämisteemoja täsmennetään. Osahankkeen keskeisimmiksi kehittämiskohteiksi ovat tarkentuneet tiedolla johtaminen, johdon toiminnanohjausjärjestelmän sekä strategisen että operatiivisen tukeminen Osahankkeelle tullaan perustamaan kehittämistyöhön 3 erillistä työryhmää perustuen tavoitteiden mukaisiin teemoihin: 1. strategisten perusteiden vahvistaminen, 2. johdon toiminnanohjausjärjestelmän 3. johtamisvalmiuksien. maakunta -kuntayhtymä Tiedolla johtaminen Johtamistyön Työhyvinvointi Strategisten perusteiden vahvistaminen Johdon toiminnanohjausjärjestelmän Kainuu Johtamisvalmiuksien Perustettavien ryhmien koot ja jäsenet tarkentuvat myöhemmin.
Esityslista: kohta 13 osahanke 1/4 Tilannekatsaus: kaupungin Palveluiden järjestämisohjelmassa toiminnan painopistealuetta halutaan siirtää raskaimmista palveluista keveämpiin palveluihin. osahanke tukee kaikilta osin tätä tavoitetta. Aikuisten mielenterveyspalveluiden nivoutuu toteutettavaan rakennemuutokseen. Hankkeen tavoitteiden edellyttämät toimenpiteet tahdistetaan rakennemuutoksen vaiheisiin. Muutos on Mieli 2009 ohjelman mukainen. Lasten ja nuorten palveluprosessi: Asiakaslähtöisen, poikkihallinnollisen, lapsen/nuoren kehitysyhteisöt huomioonottavan prosessien johtamismallin rakentaminen. Hyve johtoryhmä Teemaryhmä Teemaryhmä Teemaryhmä Lasten ja nuorten palveluprosessin (raskaimmat palvelut) Tiedolla johtaminen Johtamistyön Työhyvinvointi Asiakaslähtöiset palveluprosessit Prosessien johtaminen Aikuisten mielenterveyspalveluiden Ikäihmisten palveluprosessien Ikäihmisten osalta kehittämistyö kohdentuu säännöllisiä hyvinvointipalveluja saavien ikäihmisten palveluprosessin ja prosessi kehittämiseen Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä
Esityslista: kohta 13 osahanke 2/4:Lapset ja nuoret Lasten ja nuorten palveluprosessin ja prosessi : 1. Kehittämisprosessissa tarkastellaan lastensuojelun sijaishuollon piiriin tulevien lapsien, nuorten ja perheiden aiemmin saamia palveluita kvantitatiivisen ja kvalitatiivisen aineiston kautta. Tavoitteena kehittää palveluprosesseja ja toimintaa ennen raskaampiin palveluihin siirtymistä huomioiden lasta tai nuorta tukevat kehitysympäristöt ja vahvistamalla niiden välistä yhteistyötä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa 2. Lastensuojelun raskaimpien palveluiden asiakaslähtöisten ja vaikuttavien palveluprosessien ja niiden johtamismallin. Seuraava tehtävä on projektiryhmän nimeäminen ja tarkempi aikataulutus. Tarkempaa tietoa osahankkeesta löytyy toimintasuunnitelmassa.
Esityslista: kohta 13 osahanke 3/4:Aikuisten mielenterveyspalvelujen Aikuisten mielenterveyspalvelujen palveluprosessisien ja prosessi : 1. kaupungin mielenterveyspalveluissa toteutetaan rakennemuutos, jonka seurauksena kaupungin järjestämän mielenterveyspalvelut tuotetaan avopalveluina ja laitoshoito siirtyy Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirille. Palveluprosessit ja prosessijohtaminen tulevat avopalveluissa muuttumaan tämän seurauksena 2. aikuisten mielenterveyspalvelujen harmonisointi 3. Asiakkaiden osallisuutta korostavan toimintamallin oman hoidon ja palveluiden suunnittelussa, toteutuksessa ja arvioinnissa. Aloitettu 9/2012. Seuraava tehtävä on projektiryhmän nimeäminen ja tarkempi aikataulutus. Tarkempaa tietoa osahankkeesta löytyy toimintasuunnitelmassa.
Esityslista: kohta 13 osahanke 4/4: Ikäihmiset Ikäihmisten palveluprosessin ja prosessi : 1. Palveluohjauksen kehittämien: asiakkuuden omistajuus, ohjaaminen ja työnjako palveluprosesseissa (palveluohjausyksikkö ja tuotanto) 2. Vaikuttavan kotona asumista tukevan hoidon ja palvelun uudet toimintamallit ja niiden johtaminen: terveydenhuollon ja kotihoidon uusien yhteistyömallien edellytysten luominen (asenne ja rakenne) asiakaslähtöisen yhteisen tavoitteen tunnistaminen käytännön moniammatillinen yhteistyö ja sitä tukevat prosessit ja toimintamallit teknologian hyödyntäminen Seuraava tehtävä on projektiryhmän nimeäminen ja tarkempi aikataulutus. Tarkempaa tietoa osahankkeesta löytyy toimintasuunnitelmassa.
Esityslista: kohta 14 osahanke Tilannekatsaus Hanke on käynnistynyt keväällä 2012, kesällä on tehty kysely kotihoidon asiakkaille palvelujen ja kotihoidon toimintojen kehittämisen tueksi laajemmat asiakaskyselyt/ -paneelit on valmisteilla Kotihoidon hyvät käytännöt kartoitetaan syksyllä 2012 valitaan kaarelle sovellettavat Johdon ja esimiesten osaamiskartoitukset on valmisteilla osaamisen 2013 Kotihoidon palveluprosessien mallintaminen aloitetaan v. 2013 keväällä, syksyllä kilpailutetaan asiantuntijapalvelu Tarkempaa tietoa osahankkeesta löytyy toimintasuunnitelmassa. Yhteinen ja osahankkeet: kaari kuntayhtymä Tiedolla johtaminen Johtamistyön Työhyvinvointi Vanhuspalvelut Vanhuspalveluiden erityisesti kotihoidon prosessien mallintaminen Johtamisosaamisen ja työkalujen Palvelualueiden, yksityisten palveluntarjoajien sekä 3. sektorin välisen yhteistyön ja kehittämisosaamisen lisääminen