Käyttöohje 30.7.2017
Verkkolaskut.fi-palvelun käyttöohje 1. Rekisteröityminen 3 2. Ensimmäisen käyttökerran opas 5 3. Tilikatsaus 7 4. Asiakasrekisteri 8 4.1. Asiakkaan lisääminen rekisteriin 8 4.2. Asiakasrekisterin tuominen tai vieminen 10 Tuo csv 10 Vie csv 10 5. Tuotteet 11 5.1. Tuotteen tai palvelun lisääminen 11 5.2. Tuo CSV-tiedosto 12 6. Kertalaskun luominen 15 7. Laskupohjan luominen 19 8. Laskunhallinta 21 8.1. Avoimet laskut 21 8.1.1. Hyvityslaskun luominen 22 8.2. Saadut laskut 23 8.3. Ostolaskut 24 8.4. Ostolaskuarkisto 25 8.5. Tilastot 25 9. Raportit 26 10. Asetukset 27 10.1. Asetukseni 27 10.2. Yritys 27 10.3. Aputoiminimet 30 10.4. Lisämaksut ja korot 31 10.5. Pankkitilit 32 10.6. Käyttäjät 33 10.7. Lisäasetukset 34 10.8. Pankkiverkkoyhteyden avaus 36 2
1. Rekisteröityminen Verkkolaskut.fi-palveluun rekisteröityminen onnistuu osoitteessa www.verkkolaskut.fi. Kun avaat tilin palveluun, avaat samalla myös Maventa-tilin yrityksellesi. Lisää tietoa Maventasta löydät Maventan tukifoorumilta osoitteesta https://maventa.zendesk.com/forums. Pääset alkuun klikkaamalla Avaa tili -painiketta etusivulla. Syötä yrityksen nimi ja Y-tunnus, sekä omat tietosi niille tarkoitettuihin kenttiin. Palvelun avaaminen vaatii suomalaisen y-tunnuksen. Huom! Tarkista, että sähköpostiosoite ja Y-tunnus ovat oikein! Annettuun sähköpostiosoitteeseen lähetetään aktivointiviesti ja Y-tunnusta ei voi myöhemmin vaihtaa. Y-tunnuksesi löydät esim. sivulta www.ytj.fi. 3
Tutustu käyttöehtoihin ja laita rasti ruutuun hyväksymisen merkiksi. Klikkaa Rekisteröidy-painiketta. Saat tämän jälkeen aktivointilinkin antamaasi sähköpostiosoitteeseen. Klikkaamalla sähköpostissa olevaa linkkiä aktivoit käyttäjän. Jos et pysty klikkaamaan linkkiä, kopioi se ja liitä käyttämäsi selaimen osoiteriville. Linkki ohjaa sinut verkkolaskut.fi-sivustolle ja ilmoittaa käyttäjän olevan aktivoitu. Mikäli saat muunlaisen virheviestin, ota yhteyttä tekniseen tukeen lähettämällä saamasi virheviesti sähköpostitse osoitteeseen support@maventa.com tai tikettinä osoitteen https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new kautta. 4
2. Ensimmäisen käyttökerran opas Kun käyttäjä on aktivoitu ja kirjaudut ensimmäisen kerran sisään, palvelu pyytää sinua täyttämään yrityksen keskeiset tiedot. 5
Lisää myös kirjanpitäjän sähköpostiosoite mikäli haluat, että saapuneet laskut lähtevät hänelle automaattisesti. Lopuksi Tallenna. Seuraavalla sivulla pyydetään täydentämään yrityksen pankkitietoja. Pakollisia tietoja ovat IBAN-tilinumero sekä BIC-koodi. Muut tiedot voit täyttää halutessasi. Pääset eteenpäin klikkaamalla "Lisää" -painiketta. Ilmoitetut tilitiedot lisätään laskun kuvalle ja aineistolle. 6
Voit halutessasi täyttää myös seuraavalla sivulla avautuvan kyselylomakkeen, jolla kerätään tilastoja palvelun käyttäjistä. Tilastojen avulla voimme paremmin muokata palvelua käyttäjien tarpeiden mukaan. Kyselyn vastaukset käsitellään anonyymisti. Voit myös jättää vastaamatta kyselyyn klikkaamalla kyselyn alareunassa olevaa "En halua osallistua" -linkkiä. Kyselysivun jälkeen olet valmis! 7
3. Tilikatsaus Sisäänkirjautumisen jälkeen pääset Tilikatsaus -sivulle, jossa näet yleiskuvan tileistä, erääntyvistä laskuista, sekä viimeisimmät tilitapahtumat. Aloitussivulla näet myös yrityksesi verkkolaskuosoitteen ja verkkolaskuoperaattorisi (Maventan) välittäjätunnuksen. Samat tiedot löytyvät myös Tieken verkkolaskuosoitteistosta osoitteessa http://verkkolasku.tieke.fi/listcompanies.aspx Tilikatsaus-taulukosta löydät Lähetystä odottavien, erääntyneiden, lähetettyjen, hyväksyttyjen ja hylättyjen laskujen lukumäärät. Tilikatsaus näyttää myös seuraavaksi erääntyviä myynti- ja ostolaskuja. Tilikatsauksen alapuolella on tiedot viimeisimmistä laskuihin liittyvistä tapahtumista. 8
4. Asiakasrekisteri Asiakkaat -välilehdellä löytyy yrityksen asiakasrekisteri. Asiakasrekisteriin on suositeltavaa lisätä kaikki ne yritykset, joille laskuja lähetetään. 4.1.Asiakkaan lisääminen rekisteriin Voit lisätä uuden asiakkaan asiakasrekisteriin klikkaamalla lisää uusi -painiketta. Täytä vähintään pakolliset kentät, eli Nimi, Asiakasnumero, Laskutusryhmä sekä Y-tunnus. Voit tarkistaa y-tunnuksen klikkaamalla linkkiä YTJ tietopalvelu. Jos annat asiakastiedoissa myös sähköpostiosoitteen, mahdollistaa se laskun toimittamisen sähköpostitse vastaanottajalle. Sähköpostia käytetään toimitustapana silloin, kun OVT-tunnusta ei ole annettu eikä sellasita löydy y-tunnuksen perusteella Maventan reititystiedoista. 9
Laskutuskieli määrittää, millä kielellä kyseisen asiakkaan lasku luodaan. Kohtaan Verkkolaskutili tulee asiakkaan OVT-tunnus. Mikäli vastaanottaja käyttää pankkia operaattorina, Verkkolaskutili-kenttään voidaan syöttää myös IBAN-tilinumeroa muistuttava verkkolaskuosoite. Operaattori -kentän voit jättää tyhjäksi, jos et tiedä mitä operaattoria asiakkaasi käyttää. Verkkolaskuosoitteita ja operaattoritietoja voit hakea Tieken verkkolaskuosoitteistosta osoitteesta tieke.fi/display/verkkolasku/verkkolaskuosoitteisto. Huom! Jos pankkiverkkoyhteyttä ei ole avattu, operaattorivalikossa ei pysty valitsemaan pankkioperaattoreita. Saat pankkioperaattorit mukaan valikkoon tekemällä pankkiverkkoyhteyden aktivoinnin. Jos operaattorit eivät tule valittaviksi Danske Bankilta saadun aktivoinnin vahvistusviestin jälkeen, ota yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen support@maventa.com tai tee uusi tukipyyntö osoitteesta https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new. Laskutusryhmiä on yhteensä neljä kappaletta. Asiakasryhmän valinta vaikuttaa y-tunnuksen käsittelyyn. Alla lyhyet kuvaukset jokaisesta ryhmästä: Yritys Yhteisö Kansainvälinen Yksityinen Yritys, jolla on suomalainen y-tunnus. Y-tunnus tarkistetaan YTJ:stä. Yhteisö (esim. säätiö tai yhdistys), jolla on suomalainen y-tunnus. Y-tunnus tarkisteaan YTJ:stä. Yritys, jolla on muu kuin suomalainen y-tunnus. Y-tunnusta ei tarkisteta. Yksityishenkilö, jolla ei ole y-tunnusta. Asiakkaan tiedoissa voit antaa myös laskutusryhmän kohdassa Asiakkaan ryhmä. Laskutusryhmää hyödynnetään laskuja luotaessa. Kun luot uutta kertalaskua ja valitset vastaanottajaksi jonkin laskutusryhmän, samansisältöinen kertalasku lähetetään kaikille kyseisessä ryhmässä oleville asiakkaille laskunluomisen jälkeen. Paina lopuksi Lisää, niin asiakas tallentuu asiakasrekisteriin. 10
Asiakkaan tietoja voi myöhemmin päivittää tai poistaa klikkaamalla asiakkaan nimeä asiakasrekisterissä tai voit luoda suoraan kertalaskun haluamallesi asiakkaalle asiakasrekisterin kautta. Asiakkaan nimen klikkaamisen jälkeen avautuu esikatselu asiakkaan tietoihin, jonka alla on valinnat Luo lasku, Muokkaa asiakasitetoja, Hae tiedot tai Poista asiakastiedot. Hae tiedot-painikkeella (vain yritysasiakkaat) verkkolaskut.fi -palvelu tarkistaa löytyykö asiakaskortilla annetulla y-tunnuksella tarkempia tietoja Maventasta. Palvelu ehdottaa tarvittaessa muutoksia, ja voit joko hyväksyä tai hylätä ne tässä vaiheessa. Maventan reititystiedoista löytyvät tiedot voivat olla vanhentuneita, joten suosittelemme tarkistamaan Hae tiedot-painikkeen kautta saatujen tiedon oikeellisuuden ennen tallentamista. 4.2.Asiakasrekisterin tuominen tai vieminen Verkkolaskut.fi tukee tietojen tuomista palveluun CSV-muodossa. Huom! Palvelu ei poista/ylikirjoita vanhoja tietoja, vaan lisää asiakkaat rekisteriin uusina asiakkaina. Jos haluat tyhjentää asiakasrekisterin, ota yhteyttä Maventan tukeen sähköpostitse osoitteeseen support@maventa.com tai tee uusi tukipyyntö osoitteesta https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new. Tuo csv Klikkaamalla tuo csv -painiketta voit kerralla tuoda useamman asiakkaan tiedot asiakasrekisteriin kerralla. Klikkaamalla painiketta pääset sivulle, jossa voit tuoda olemassaolevan asiakasrekisterisi palveluun. Ladattava tiedosto tulee olla CSV-muodossa, tiedostossa olevat arvot eriteltynä pilkulla, eikä tiedostossa saa olla otsikkoriviä. Sivulla löytyy myös esimerkkitiedosto CSV-muodossa. Asiakasrekisterissä on yhteensä 14 kenttää, joiden tiedot voi antaa verkkolaskut.fi:hin tuotavassa tiedostossa. Sarakkeiden järjestyksellä ei ole välilä, sillä kun olet tuonut tiedoston verkkolaskut.fi-palveluun pääset valitsemaan mihin kenttään kukin tiedostossa annettu tieto viedään asiakasrekisteirssä. Huom! Riveillä annetut tiedot (esimerkiksi asiakkaan) tulee kuitenkin antaa aina samassa sarakkeessa jotta tietojen tuonti toimii onnistuneesti. Kun olet valinnut kaikille tiedoille kohdekentän asiakasrekisteristä, paina OK-painiketta. Tämän jälkeen verkkolaskut.fi lisää kaikki tiedostossa olevat asiakkaat asiakasrekisteriin. Vie csv Klikkaamalla vie csv -painiketta voit tallentaa asiakasrekisterisi tiedot CSV-muodossa omalle tietokoneellesi. 11
5. Tuotteet Voit lisätä tuotteita tai palveluja tuoterekisteriisi nopeuttaaksesi uusien laskujen luontia. Voit valita tuoterekisterissä olevia tuotteita laskua luodessa laskurivien yläpuolella olevasta alasvetovalikosta, jolloin palvelu täyttää kaikki antamasi kentät automaattisesti. 5.1.Tuotteen tai palvelun lisääminen Kun klikkaat lisää uusi-painiketta, verkkolaskut.fi avaa ikkunan johon pääset syöttämään tuotteen tai palvelun tiedot. 12
Tuotenimi on ainoa pakollinen kenttä uudelle tuotteelle. Mikäli olet tarjonnut asiakkaalle jotain hintaa niin että se sisältää arvonlisäveron, muista laittaa valinta kohtaan hinta sisältää arvonlisäveron. Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, klikkaa "Lisää" jolloin tuote lisätään tuoterekisteriin. Pääset muokkaamaan tuotteen tietoja jälkikäteen klikkaamalla tuotteen Tuotenimi-sarakkeessa olevaa nimeä. Klikkaamisen jälkeen rivin alle aukeaa tuotetietojen esikatselunäkymä, josta Muokkaa-painiketta painamalla pääset muokkaamaan tuotteen tietoja. Saat suljettua tuotetietojen esikatselun klikkaamalla tuotenimeä uudelleen. 5.2.Tuo CSV-tiedosto Verkkolaskut.fi tukee tietojen tuomista palveluun CSV-muodossa. Huom! Palvelu ei poista/ylikirjoita vanhoja tietoja, vaan lisää tuotteet rekisteriin uusina tuotteina. Jos haluat tyhjentää tuoterekisterin, ota yhteyttä Maventan tukeen sähköpostitse osoitteeseen support@maventa.com tai tee uusi tukipyyntö osoitteesta https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new. Voit täyttää CSV-tiedoston tiedot esimerkiksi Exceliä käyttäen. Alla ruutukaappaus esimerkkitiedostosta, johon on syötetty kaksi esimerkkituotetta. HUOM! Älä jätä varsinaiseen CSV-tiedostoon alla olevassa esimerkissä olevia otsikoita (Tuotenimi, Tuoteselite, jne.), sillä myös ne lisätään tuotteiksi mikäli ne on jätetty palveluun tuotavaan CSV-tiedostoon. Rivillä voidaan antaa enintään 8 tietoa: Tuotenimi, Tuoteselite, Tuoteryhmä, Tuotekoodi, Yksikkö, Yksikköhinta, Alv %, sekä tieto sisältääkö hinta arvonlisäveron (arvo 1 tarkoittaa että hinta sisältää arvonlisäveron, arvo 0 tarkoittaa että hinta ei sisällä arvonlisäveroa). Sarakkeiden ei ole pakko olla tässä järjestyksessä, mutta riveillä annetut tiedot (esimerkiksi tuotenimi) tulee antaa aina samassa sarakkeessa jotta tietojen vienti toimii onnistuneesti. 13
Kun olet tehnyt tiedoston, mene Tuotteet-osioon ja klikkaa "Tuo CSV". Valitse tekemäsi CSV-tiedosto klikkaamalla Choose File/Valitse tiedosto-valinnasta, ja paina Lähetä. Avautuvassa ikkunassa pääset valitsemaan mikä tieto viedään mihinkin kenttään Tuotteet-rekisterissä. Valinnat tehdään ainoastaan kerran jokaiselle CSV-tiedostolle, verkkolaskut.fi osaa päätellä loppujen tietojen sijoittelun yhden esimerkin perusteella. Jos tiedostoon on lipsahtanut tietoja jotka eivät sinne kuulu, valitse "Ei mikään näistä" jolloin sitä ei tuoda tuoterekisteriin. 14
Kun olet syöttänyt kaikki tiedot, painamalla OK-painiketta tuotteet viedään tuoterekisteriin. 15
6. Kertalaskun luominen Luo lasku-välilehdellä voit luoda joko kertalaskuja tai toistuvia laskuja laskupohjan avulla. Huom! Laskun kieli valitaan asiakaskortilla. Jos haluat lähettää laskun ruotsiksi tai englanniksi, asiakkaan kieli pitää muuttaa kyseiseksi kieleksi (lisää tietoa asiakasrekisteri-osuudessa sivulla 17). Jos haluat tarkistaa millä kielellä lasku on lähetetty, voit tarkistaa sen katsomalla laskun PDF-kuvaa joka asiakkaalle on lähetetty. Ennen kertalaskun luomista sinun tulee lisätä asiakkaasi asiakasrekisteriin ja luoda tuote. Katso kohdat 4.1 ja 5.1. Valitse pudotusvalikosta haluamasi asiakas. Jos haluat lähettää laskun useammalle vastaanottajalle, voit klikata asiakkaita -linkkiä jolloin saat näkviin listan kaikista yrityksen asiakasrekisteristä löytyvistä asiakkaista. Voit valita useamman asiakkaan pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa ja klikkaamalla asiakkaan nimeä. Jos olet lähettämässä samaa laskua isommalle asiakasryhmälle, voit valita jonkin tietyn asiakasryhmän jolle lasku lähetetään. Laskutusryhmä muodostuu niistä asiakkaista, joille on syötetty jokin tieto asiakastietojen Asiakkaan ryhmä kenttään. Kun olet valinnut asiakkaan, voit syöttää laskulle tarkempia tietoja. 16
Laskua luotaessa valittavissa olevat kentät löytyvät alla olevasta taulukosta selitteineen: Laskupohjalla on valmiiksi laskunumero, jonka voit tarvittaessa muuttaa. Laskunumero: Suurin mahdollinen laskunumero on 2147483647 Maksuehto: Valitse alasvetovalikosta haluamasi maksuehto Vapaaehtoinen tieto, siirtyy laskun XML-aineistolle asiakkaan Asiakkaan viite: tilausnumerona Voit antaa oman viitenumeron ainoastaan jos luot yhden laskun. Jos jätät kentän tyhjäksi luodaan viitenumero lasku- ja asiakasnumeroiden Viitenumero: perusteella. Verkkolaskut.fi ei laske automaattisesti viitenumeron tarkistetta. Laskutuspäivä voi olla tulevaisuudessa niin, että se on päivämäärä, jolle lasku halutaan päivätä. Voit halutessasi laittaa ruksin ruutuun Laskutuspäivä: Laskutus-/Eräpäivä jolloin asetetaan laskutuspäivän sijaan eräpäivä ja laskutuspäivä lasketaan automaattisesti maksuehdon mukaan Viitteemme: Vapaaehtoinen tieto, ei siirry XML-aineistolle mutta tulostuu laskulle Voit vaihtaa laskun valuuttaa ainoastaan jos kaikki valitut asiakkaat kuuluvat Valuutta: laskutusryhmään 'Kansainvälinen' Tilausnumero: Vapaaehtoinen tieto, ei siirry XML-aineistolle mutta tulostuu laskulle Viesti Viesti laskunsaajalle näkyy vain sähköpostissa mikäli sellainen lähetetään. laskunsaajalle: Viesti ei näy laskun PDF-kuvalla tai verkkolaskulla. Lisämerkintä kohtaan voit kirjoittaa sellaista tietoa, jonka haluat näkyvän Lisämerkintä: myös laskulla Laskunumeroa pystyy halutessaan muuttamaan laskun luontivaiheessa. Verkkolaskut.fi muistaa edellisen käytetyn laskunumeron, ja seuraavan laskun laskunumero on automaattisesti yhden laskunumeron isompi kuin edellisessä laskussa. 17
Kun laskun perustiedot on annettu, voit lisätä laskulle siinä laskutettavat tuotteet ja palvelut. Jos olet lisännyt tuotteita Tuoterekisteriin, pystyt valitsemaan tuotteen alasvetovalikosta. Tällöin verkkolaskut.fi täyttää kentät automaattisesti. Jos et käytä tuoterekisteriä, voit syöttää tuotteet rivi kerrallaan laskupohjalle. Täytä kappalemäärä sekä hinta (alv 0%), ja valitse arvonlisäverokanta. Verkkolaskut.fi laskee automaattisesti rivin arvonlisäverollisen summan annettujen tietojen perusteella. Tarkenne-kenttä on vapaamuotoinen kenttä, johon voit täyttää päivämääriä, kappaleita, alennuksia, yksikköhintoja tai muuta tuotetta tai palvelua tarkentavaa tietoa. Älä kuitenkaan käytä erikoismerkkejä kuten \ tai ½ tai rivinvaihtoja. Tuote-, kappalemäärä- ja hinta-kentät ovat pakollisia joka riville! Tarkenne-kentän käyttö on vapaaehtoista. Voit lisätä rivejä laskulle klikkaamalla "Lisää rivi" ja poistaa rivejä klikkaamalla laskurivin oikeassa reunassa näkyvää punaista miinus-merkin sisältävää punaista kuvaketta. Klikkaamalla "Lisää tiedosto" saat lisättyä laskuun liitetiedostoja. Voit lisätä enintään 5 liitettä ja suurin yksittäisen tiedoston sallittu koko 5 MB. Asiakas saa liitteet esiin laskun hyväksynnän yhteydessä ja liitetiedostot poistetaan palvelimelta, kun kuittaat laskun saaduksi. Sallitut tiedostonimien päätteet ovat.doc,.xls,.jpg,.gif,.txt,.xsl,.html,.htm,.pdf. Laskun liitetiedostot eivät välity tulostuspalveluun. Huomaathan että laskulle lisättyjä liitetiedostoja ei pysty poistamaan luomisvaiheessa, vaan vasta luomisen jälkeen. Mikäli lisäät väärän liitteen, tulee sinun ensin luoda lasku, tallentaa se valinnalla ei lähetetä ja tämän jälkeen käydä muokkaamassa laskua ja poistamassa väärä liitteet. Kun tiedot on oikein, voit valita lähetä heti ja klikata Lähetä-painiketta niin lasku lähetetään Maventalle välitettäväksi. Voit valita laskussa näkyvät maksutilit klikkaamalla "Valitse pankkitilit" ja laittamalla rastit haluamiesi tilien kohdalle. Voit lisätä ja poistaa tilitietoja Asetuksissa. Valitse "Lähetä heti", jos haluat lähettää laskut heti luomisen jälkeen. 18
Jos laskua luodessa laitat rastin ruutuun "Ei lähetetä", ei kyseistä laskua lähetetä ollenkaan eteenpäin Verkkolaskut.fi -palvelusta. Voit tällöin itse tulostaa PDF laskun ja toimittaa sen asiakkaalle haluamallasi tavalla. Kun "Ei lähetetä" on valittuna, lasku menee tilaan "Vain paperi". Huomioithan että tämä tila ei tarkoita että lasku on lähtenyt tulostuspalvelun kautta. Voit itse laskunhallintasivulta merkata laskun lähetetyksi valitsemalla vaihtoehdon "Postitettu". Tämä on kätevää, jos esim. haluat tulostaa ja lähettää laskun itse. Kun olet valmis, paina "Luo lasku". Huomioithan, että mikäli et laita valintaa kohtaan Lähetä heti tai Ei lähetetä ja klikkaat Luo Lasku niin laskut lähtee automaattisesti vuorokauden vaihtuessa. Laskun luomisen jälkeen pääset yhteenvetosivulle, josta näet laskun tiedot, pääset muokkaamaan laskua, lataamaan sen PDF-tiedostona tai lähettämään laskun (mikäli "lähetä heti" ei ole ollut valittuna laskua luodessa). Sivun alareunassa näet myös tapahtumalokin, johon kirjautuu laskuun liittyviä tapahtumia. 19
7. Laskupohjan luominen Laskupohjalla tarkoitetaan pohjaa, jonka perusteella verkkolaskut.fi luo automaattisesti uuden laskun asiakkaalle tietyin väliajoin. Tätä voi käyttää esimerkiksi silloin, kun laskutat vaikkapa kiinteää kuukausiveloitusta palvelusta. Tällöin verkkolaskut.fi luo automaattisesti kerran kuussa laskun, eikä sinun tarvitse joka kuukausi tehdä uutta, samanlaista laskua asiakkaalle. Aloita laskupohjan luominen valitsemalla asiakas alasvetovalikosta. Mikäli haluat valita useampia asiakkaita, se onnistuu samalla tavalla kuin kertalaskua tehdessä. Klikkaa kohdasta asiakkaita, ja valitse laskun vastaanottajat pitämällä CTRL-näppäintä pohjassa ja klikkaamalla haluamasi asiakkaiden nimet. Valitut asiakkaat näkyvät harmaalla pohjalla. Jos haluat poistaa jonkin asiakkaan vastaanottajista, pidä CTRL-näppäin pohjassa ja klikkaa nimeä jonka haluat poistaa. Laskupohjaa luodessa ei pysty lisäämään uutta asiakasta, vaan asiakkaan on jo oltava asiakasrekisterissä, jotta laskupohjan luominen on mahdollista. Valitse tämän jälkeen laskulle ensimmäinen lähetyspäivä sekä maksuehto. Valitse laskulle aikaväli sekä kuinka usein lasku lähetetään. Laskun viimeinen lähetyspäivä asettuu automaattisesti. Aktivoitu-valinta tarkoittaa sitä, että laskupohja on käytössä. 20
Perustietojen jälkeen voit syöttää laskupohjalle haluamasi tuotteet tai palvelut, joita asiakkaalta laskutetaan. Kentät Tuote/palvelu, kpl, yksikkö ja hinta ovat pakkolisia tietoja, tarkennetta voit käyttää halutessasi. Voit lisätä useamman rivin laskupohjalle "Lisää rivi"-painikkeella ja poistaa ylimääräisiä rivejä laskurivin oikeassa reunassa olevasta punaisesta painikkeesta. Voit käyttää tiettyjä muuttujia tuotenimi- ja tarkenne-kentissä, jossa: %D = laskutuspäivämäärä (esim. 1.2.2015) %y = laskutusvuosi (esim. 2015) %m = laskutuskuukausi (esim. 2) %d = laskutuspäivä (esim. 1) Kun lasku luodaan, nämä muuttujat muutetaan lähetyshetkeä vastaavaksi arvoksi. Esimerkiksi tuotenimi voisi olla 'Kuukausimaksu %m/%y, jolloin 1.2.2015 luodun laskun tuotenimeksi tulisi 'Kuukausimaksu 2/2015. Esikatselu -painikkeen avulla voit tarkistaa laskupohjan. Kun olet valmis, tallenna lasku klikkaamalla Tallenna. Tallennuksen jälkeen saat esikatseltavaksi laskupohjan tiedot. Laskupohjat-välilehdellä saat listauksen kaikista luoduista laskupohjista. Listauksessa näkyy laskupohjan nimi ja perustiedot. Aktivoitu-sarakkeessa vihreä merkki tarkoittaa että laskupohja on käytössä, punainen merkki taas sitä, että pohja ei ole käytössä. Huomaathan, että laskupohjalle ei pysty asettamaan viitenumeroa. 21
8. Laskunhallinta Laskunhallinta-osiossa voit katsoa yrityksesi avoimia ja saatuja myyntilaskuja sekä ostolaskuja. Laskujen oletusjärjestys on se, että uusin lasku löytyy aina viimeisenä listauksesta. Mikäli laskuja on useamman sivun verran, uusin lasku löytyy viimeiseltä sivulta. Pystyt lajittelemaan laskuja klikkaamalla rivin otsikoita (esim. Lasku tai Tila) suurimmassa osassa Laskunhallinnan näkymässä. Huomaathan, että oletusjärjestys palautuu, kun siirryt välilehdeltä toiselle. 8.1.Avoimet laskut Avoimien laskujen tila voi olla joko Luotu, Vain paperi, Paperilaskutettu, Erääntynyt, tai Hylätty. Tarkemmat kuvaukset avoimien laskujen tiloista ovat seuraavat: Luotu: Vain paperi: Paperilaskutettu: Erääntynyt: Hylätty: Laskun oletustila jos lasku on luotu, mutta sitä ei ole lähetetty heti Jos laskun luonnin yhteydessä valitaan Ei lähetetä, laskun tilaksi tulee Vain paperi. Vain paperi tilassa olevia laskuja ei lähetetä Maventaan välitystä varten Vain paperi laskun tilan voi muuttaa Paperilaskutettu-tilaksi sen jälkeen kun lasku on esimerkiksi postitettu tai lähetetty sähköpostilla. Laskun tila kun eräpäivä on ylittynyt Laskun tila kun se on lähetetty vastaanottajalle sähköpostilaskuna ja vastaanottaja hylkää laskun 22
Laskun numeroa klikkaamalla aukeaa valikko, jonka sisältö riippuu laskun tilasta. Alla on listattu kaikki mahdolliset valinnat, joita valikossa voi olla: Näytä lasku: Avaa laskun tietojen esikatselu-tilaan. Muokkaa laskua: Avaa laskun suoraan muokkaus-tilaan. Kopioi laskuksi: Kopioi laskun tiedot uudeksi kertalaskuksi. Kuittaa saaduksi: Siirtää laskun avoimista laskuista Saadut-sivulle. Luo PDF: Luo laskusta PDF-tiedoston, jonka voit tulostaa tai tallentaa tietokoneelle. Luo Finvoice: Luo XML-tiedoston, jonka voit tallentaa tietokoneellesi. Postitettu: Merkitsee Vain paperi -tilassa olevan laskun tilaksi tulee Paperilaskutettu. Luo erääntyneestä laskusta muistutuslaskun uudella laskunumerolla ja Maksumuistutus: lisää laskun riveiksi yrityksen asetuksissa laskun luontihetkellä olleen viivästyskoron sekä maksukehoitusmaksun. Lähettää laskun heti, muuten Luotu-tilassa oleva lasku jää odottamaan Lähetä lasku: vuorokauden vaihteen automaattilähetystä. Laskun voi mitätöidä, mikäli sitä ei ole vielä lähetetty (tilassa Luotu). Mitätöi: Lähetettyä laskua ei voi enää mitätöidä, vaan siitä tulee tehdä hyvityslasku Luo vanhasta laskusta hyvityslaskun uudella laskunumerolla. Luo hyvityslasku: Alkuperäinen lasku siirtyy Saadut-välilehdelle, ja laskun tilaksi vaihtuu "mitätöity" Voit antaa maksetun summan ja maksupäivämäärän, tai hyväksyä oletusarvot. Kuittaa saaduksi: Mikäli lasku on maksettu vain osittain, jää se avoimien laskujen listaan kunnes laskun koko summa on merkitty maksetuksi. Tuo viitemaksulista Tuo viitemaksulista painikkeen kautta voit tuoda viitemaksuaineiston suoraan verkkopankistasi. Verkkolaskut.fi -palvelu lukee aineiston ja kohdistaa suoritukset avoimille laskuille viitemaksuaineiston perusteella. Verkkolaskut.fi -palvelu tunnistaa myös osamaksut ja ilmoittaa kuinka paljon laskusta on osasuorituksen jälkeen avoinna. Osamaksut jäävät odottamaan täyttä suoritusta, ennen kuin ne siirtyvät saaduiksi. Esimerkkitiedosto viitemaksulistasta löytyy Maventan tukifoorumilta osoitteesta https://maventa.zendesk.com/entries/27404902-viitemaksulistan-tuominen 8.1.1. Hyvityslaskun luominen Hyvityslaskun saat tehtyä menemällä kyseisen laskun kohdalle ja valitsemalla pudotusvalikosta Luo Hyvityslasku. Otathan huomioon että kun olet valinnut tämän toiminnon niin, järjestelmä luo heti hyvityslaskun alkuperäisen laskun pohjalta. Voit muokata luotua hyvityslaskua. Hyvityslaskun voi myös mitätöidä vielä luomisen jälkeen. Hyvityslaskun tekeminen onnistuu kaikille laskuille paitsi jos lasku on tilassa luotu. Luotu tilaista laskua ei ole vielä lähetetty. 23
Muistathan myös lähettää hyvityslaskun, koska muuten se jää luotu -tilaan eikä välity asiakkaallesi. 8.2.Saadut laskut Saadut-välilehdellä olevien laskujen tila voi olla Saatu, Arkistoitu tai Mitätöity. Saatu: Arkistoitu: Mitätöity: Laskun oletustila, kun se on kuitattu avoimet-välilehdellä maksetuksi Jos kirjanpitäjä käy noutamassa laskun, sen tilaksi muuttuu Arkistoitu. Jos kirjanpitäjän tietoja ei ole syötetty palveluun, voit muuttaa itse laskun tilaksi Arkistoitu. Laskun oletustila, jos jo lähetetystä laskusta on luotu hyvityslasku. Luotu-tilassa mitätöidyt laskut eivät siirry tähän tilaan, vaan ne poistetaan palvelusta. Mikäli asetuksissa on kytketty maksetuista laskuista kirjanpitäjälle lähetettävät ilmoitukset päälle, hän saa tilan muutoksesta ilmoituksen omaan sähköpostiinsa. Kun kirjanpitäjän on noutanut laskun, muuttuu laskun tilaksi Arkistoitu. Jos kirjanpitäjälle ei lähetetä ilmoituksia laskuista, voit arkistoida laskun itse klikkaamalla laskun numeroa ja valitsemalla Arkistoi. 24
8.3.Ostolaskut Ostolaskujen tila voi olla joko Avoin tai Hyväksytty. Verkkolaskut.fi noutaa uudet ostolaskut aina, kun tilille kirjaudutaan sisään. Mikäli laskua ei näy, kannattaa ensin kokeilla kirjautua ulos ja takaisin sisään. Jos tämäkään ei auta, käy siirtämässä noudon aikaleimaa yrityksen asetuksista ja kirjaudu ulos ja uudelleen sisään verkkolaskut.fi palveluun (tarkemmat ohjeet noudon aikaleimasta Asetukset-otsikon alla). Huom! Vain ne käyttäjät, joilla on ylläpitäjän oikeudet, näkevät yritykselle tulleet ostolaskut. Klikkaamalla ostolaskun numeroa pääset valitsemaan Esikatselu-tilan. Esikatselussa näet perustiedot laskulta. Näiden tietojen alla olevilla painikkeilla voit joko hyväksyä tai hylätä laskun. Avaa lasku valinnalla hyväksyt laskun, ja saat näkyviin tarkemmat maksutiedot (esimerkiksi virtuaaliviivakoodin). Avaa lasku valinnan jälkeen voit myös ladata laskun PDF- tai XML-muodossa. Mikäli päätät hylätä laskun, ilmoita hylkäämisen syy avautuvaan kenttään. Suosittelemme, että otat myös suoraan yhteyttä laskuttajaan reklamaation perille menemisen varmistamiseksi. Kun lasku on hyväksytty, laskun numeroa klikkaamalla aukeavaan valikkoon tulee lisää valintoja. Näytä lasku-valinta vie sinut laskun perustietoihin, Nouda PDF-lasku lataa laskun PDF-tiedostona, Luo finvoice lataa laskun finvoice-muotoisena XML-aineistona ja Maksettu tila kuittaa laskun maksetuksi. Huom! Laskun tilan muuttaminen Maksettu-tilaan verkkolaskut.fi:ssä ei automaattisesti maksa kyseistä summaa yrityksen tililtä. Sinun tulee käydä tekemässä maksu itse joko yrityksen verkkopankissa tai jotain muuta kanavaa pitkin. Tila ei myöskään muutu automaattisesti maksetuksi, jos teet maksun verkkopankissa. 8.4.Ostolaskuarkisto Ostolaskuarkistossa näkyvät kaikki Maksettu-tilassa olevat laskut. 25
8.5.Tilastot Käyttäjä, jolla on ylläpitäjän oikeudet pääsee myös tarkastelemaan yrityksen laskutukseen liittyviä tilastoja. Tilastot voi tulostaa niillä valuutoilla, joilla laskuja on lähetetty. Tilastoista voit tarkastella esimerkiksi kuukausittaista myyntiä ja keskituottoa sekä sitä, miten monta laskua kuukaudessa keskimäärin lähetetään. 26
9. Raportit Raportit-sivulla voit muodostaa raportteja PDF- tai XML-muodossa. Kun olet valinnut raportin tulostusmuodon, voit antaa tarkempia hakuehtoja raportille. Saat luotua raportin tietyltä aikaväliltä antamalla alku- ja loppuajat raportille. Lisää rajausta saat valitsemalla tietyn laskutusryhmän (asiakaskortilla Asiakkaan ryhmä ), jonka tietoja haluat tarkastella. Raportteja voi ajaa myös valuuttakohtaisesti. Tarkemmat esittelyt eri raporteista löytyy alla olevasta taulukosta: Myyntierittely tuotteittain Myyntierittely laskuittain Avoimien laskujen raportti Kaikkien laskujen raportti Listaa annetulla aikavälillä saaduksi merkittyjen laskujen riveillä olleet tuotteet, niiden myyntimäärät sekä verottoman ja verollisen myyntihinnan Listaa annetulla aikavälillä saaduksi merkittyjen laskujen verottomat ja verolliset summat Listaa annetulla aikavälillä edelleen avoimina olevien laskujen perustiedot Listaa kaikki annetulla aikavälillä luodut, lähetetyt, virheessä olevat ja saaduksi merkityt laskut Kun olet tehnyt tarvittavat valinnat, klikkaa Valitse-painiketta ja palvelu lataa automaattisesti halutunlaisen raportin tietokoneellesi. 27
10. Asetukset Klikkaamalla ruudun oikeasta yläkulmasta Asetukset-linkkiä pääset muokkaamaan yrityksen tietoja. 10.1. Asetukseni Asetukseni-sivulla pääset muuttamaan sisään kirjautuneen käyttäjän nimeä, puhelinnumeroa sekä salasanaa. Salasanan vaihtaminen tapahtuu Vaihda salasana-painiketta. Huom! Et voi itse muokata kirjautumiseen käytettvää sähköpostiosoitetta. Jos osoite tarvitsee muokata, ole yhteydessä Maventan tukeen sähköpostitse osoitteeseen support@maventa.com tai tee uusi tukipyyntö osoitteesta https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new. 10.2. Yritys Yritys-kohdassa pääset lisäämään ja muokkaamaan yrityksen perustietoja, joista suurin osa on jo annettu ensimmäisen kirjautumisen aikana suoritetussa ohjatussa käyttöönotossa. Suurin osa tiedoista lisätään lähetettävän laskun xml-aineistoon ja laskun PDF-kuvaan, joten kannattaa varmistaa että asetuksissa löytyvät tiedot ovat ajan tasalla. 28
Muista tallentaa uudet asetukset Tallenna-painikkeella muutokset tehtyäsi! Perustiedot Yrityksen tiedoissa voit muuttaa tietoa yrityksen toiminimestä sekä siitä, onko yritys arvonlisäverovelvollinen vai ei. Yrityksen y-tunnus annetaan rekisteröinnin yhteydessä, eikä sitä voi jälkikäteen muuttaa. Jos y-tunnus jostain syystä (esim. yhtiömuodon muutoksesta johtuen) muuttuu, lähetä tukipyyntö osoitteeseen https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new. 29
Osoitetiedot Osoitetiedot-osassa pääset muokkaamaan yrityksen postiosoitetta sekä sähköpostiosoitetta ja kotisivua. Kotipaikka on se kunta tai kaupunki, joka on merkitty kaupparekisteriin yrityksen kotipaikaksi. Yrityksen sähköpostiosoite tulostuu laskulle, ja siihen lähetetään esimerkiksi laskujen saapumisilmoitukset, huomautukset ja muut yhteydenotot verkkolaskut.fi-palvelun laskutukseen liittyen. Kotisivua syötettäessä osoite tulee antaa muodossa http://www.yritys.fi. Puhelinnumerot Puhelinnumerot ovat vapaaehtoisia tietoja, jotka tulostuvat laskulle. Kirjanpitäjä Jos haluat lähettää kirjanpitäjällesi ilmoituksia aina kun lasku merkitään maksetuksi, tai kun lasku lähetetään vastaanottajalle. Syöttämällä sähköpostiosoitteen ja valitsemalla kielen, saat sähköposti-ilmoitukset käyttöön. 30
10.3. Aputoiminimet Mikäli yritykselläsi on useita aputoiminimiä, joita laskutuksessa tarvitaan, voit lisätä niitä asetusten aputoiminimet-kohdasta. Huom! Verkkolaskut.fi:ssä ei ole mahdollista lisätä toiminimikohtaista tilinumeroa tai logoa. Voit kuitenkin syöttää useamman tilinumeron verkkolaskut.fi:hin, ja valita laskua luodessa mikä tilinumero laskulle tulostuu. Aputoiminimen saa käyttöön klikkaamalla Ota aputoiminimi käyttöön -painiketta, jolloin palvelu luo yrityksen tietojen perusteella varsinaisen toiminimen. Tämän jälkeen voit lisätä aputoiminimiä klikkaamalla Lisää-painiketta. Valitun toiminimen tunnistat siitä, että Aktiivinen-sarakkeessa on vihreä merkki. Mikäli et enää tarvitse aputoiminimea, voit poistaa sen käytöstä klikkaamalla Poista tiedot. 31
Toiminimen lisääminen Klikkaamalla Lisää voit lisätä uuden toiminimen. Täytä vähintään pakolliset tiedot ja klikkaa Tallenna. Toiminimi tulee tämän jälkeen näkyviin toiminimilistaukseen. 10.4. Lisämaksut ja korot Korot-kohdassa voit asettaa yrityksellesi muistutuksissa käytettävän viivästyskoron sekä maksukehotusmaksun. Voit myös lisätä paperilaskutuslisän niin halutessasi. Mikäli näitä tietoja ei ole syötetty, käyttää verkkolaskut.fi oletusarvona nollaa (0). Jos haluat muokata arvoja, klikkaa valuutan nimeä. Huom! Kun teet laskusta muistutuslaskun, siinä käytetään niitä arvoja jotka ovat olleet voimassa laskun luontihetkellä! Lisämaksut ja korot voi poistaa klikkaamalla Poista asetukset painiketta. 32
10.5. Pankkitilit Voit lisätä maksimissaan neljä pankkitiliä yrityksen laskuihin. Uusia pankkitilejä pääset syöttämään Pankkitilit välilehden kautta. Voit lisätä uuden tilin klikkaamalla Lisää -painiketta pankkitililuettelon alapuolelta. Jo lisättyjä tilinumeroita voit poistaa Poista tilinumerot -painikkeella. Syötä IBAN-tilinumero ja BIC-koodi avautuvaan ikkunaan. Jos syötät tilinumero-kenttään vanhan BBAN-muotoisen tilinumeron ja siirryt seuraavaan kentään, palvelu tarkistaa tilinumeron oikeellisuuden ja tarjoaa kaikki yllä olevat tiedot automaattisesti. Tunniste-kentän tarkoitus on helpottaa tilien hallintaa, eikä se tulostu laskulle. 33
10.6. Käyttäjät Käyttäjät-linkin takaa löydät listauksen kaikista yrityksen käyttäjistä ja heidän valtuuksistaan. Voit lisätä uuden käyttäjän listauksen alla olevasta Lisää uusi käyttäjä -painikkeesta. Tällöin käyttäjä lisätään yrityksen käyttäjäksi, ja saa sähköpostiinsa tilin aktivointilinkin ja automaattisesti luodun salasanan jolla hän pääsee kirjautumaan. Huom! Verkkolaskut.fi sallii saman sähköpostiosoitteen käytön vain yhdessä yrityksessä kerrallaan. Mikäli jonkin yrityksen käyttäjänä olevaa sähköpostia yritetään lisätä toiseen yritykseen, lisääminen epäonnistuu. Uuden käyttäjän pakollisia tietoja ovat sähköposti sekä käyttäjänimi. Valitse myös onko käyttäjä yrityksen ylläpitäjä (admin) vai käyttäjä (user). Perustoiminnallisuudet ovat 34
molemmilla käyttäjillä samat, mutta vain pääkäyttäjä voi tarkastella ostolaskuja ja muokata yrityksen asetuksia. 10.7. Lisäasetukset Lisäasetukset -välilehdellä pääset esimerkiksi vaihtamaan yrityksen logoa, postituksessa käytettävää laskupohjaa sekä valitsemaan vastaanottaako yritys verkkolaskuja vai ei. Yrityslogo -välilehdellä pääset antamaan laskusta muodostettavaan PDF-kuvaan liittyen erilaisia asetuksia. Voit lisätä logon alta yritykselle oman logotiedoston. Huomaathan, että mikäli käytät aputoiminimeä myös aputoiminimi saa saman logon mikä verkkolaskut.fi-palvelussa on annettu päätoiminimelle. Logon alapuolella pystyt valitsemaan tehostevärin, jota käytetään tilisiirtolomakke-tyylisessä laskupohjassa. 35
Laskupohjavaihtoehtoja on tällä hetkellä kolme kappaletta: Mordeni sekä Uusi ja Vanha tilisiirtolomake. Voit valita näistä itsellesi parhaiten sopivan vaihtoehdon. Huom! Tulostuspalvelua käytettäessä tulee olla valittuna joko uusi tilisiirtolomake tai Moderni laskupohja. Mikäli otat käyttöön tulostuspalvelun, lasku ohjataan yhteistyökumppanillemme tulostukseen niissä tilanteissa, joissa laskua ei voida toimittaa verkkolaskuna tai sähköpostitse vastaanottajalle. Valitse alasvetovalikosta joko käytössä tai ei käytössä. Huom! Logo ei tulostu tulostukseen meneville laskuille. Verkkolaskut.fi on myös mahdollista integroida verkkokauppaan. Mikäli hyödynnät palvelua tällaisessa integraatiossa, lisää tähän API-avaimeen liitetty IP-osoite. Muuten voit jättää kentän tyhjäksi. Voit myös vastaanottaa laskuja verkkolaskut.fi-palveluun valitsemalla onko laskujen vastaanotto päällä vai pois päältä. Tarvittaessa voit myös muuttaa noudettavien laskujen aikaleimaa (eli laskun noudossa käytettävää takarajaa, jota vanhempia laskuja ei noudeta). Aikaleimaa muutetaan lähinnä niissä tilanteissa joissa lasku ei löydy verkkolaskut.fi-palvelussa. Klikkaa Tallenna vahvistaaksesi muutokset. 36
Huom! Jos saat saapumisilmoituksen uudesta verkkolaskusta eikä laskua näy verkkolaskut.fi-tilillä, kokeile ensin vaihtaa noudon aikaleimaa, ja kirjautua sen jälkeen ulos ja sisään. Mikäli laskua ei vieläkään näy, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen support@maventa.com tai tukipyynnön osoitteessa https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new 10.8. Pankkiverkkoyhteyden avaus Yritykselle tulee aktivoida pankkiverkkoyhteys, jotta pankeista lähetetyt verkkolaskut tulevat perille verkkolaskut.fi-palveluun, sekä verkkolaskut.fi-palvelusta lähetetyt verkkolaskut menevät pankkien verkkolaskuasiakkaille perille. 1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta Asetukset linkkiä. Avautuvalla sivulla olevan "Omat asetukseni" -otsikon alta löydät linkin Pankkiverkko. 2. Klikkaa 'Avaa pankkiverkko' ja tämän jälkeen 'Vakuutan' ja siirryt Signomin tunnistuspalveluun 3. Valitse pankkisi verkkopankkipalvelu ja tunnistaudu omilla verkkopalvelutunnuksillasi tai käytä tunnistautumiseen mobiilivarmennetta 4. Jos sinulla on Patentti- ja Rekisterihallituksesta löytyvä nimenkirjoitusoikeus yritykseen näet sen yhteenvetona. Muussa tapauksessa palvelu ilmoittaa, ettei nimenkirjoitusoikeuksia löydy, eikä sinulla ole oikeuksia edustaa yrityksiä. Tässä tapauksessa jatka kuitenkin eteenpäin painamalla "Jatka". 5. Hyväksy palveluntarjoajalle eli Maventalle lähetettävät tiedot 6. Tilaa pankkiverkon avaus klikkaamalla 'Viimeistele avauspyyntö' palattuasi Maventan palveluun 7. Saat sähköpostitse tiedon palvelun avautumisesta noin viikon sisällä aktivoinnista Pankkiverkon aktivointi pitää tehdä admin-oikeudet omaavalla käyttäjätunnuksella. Tunnistautuminen tehdään omilla, henkilökohtaisilla verkkopalvelutunnuksilla eli ei esim. yrityksen tunnuksilla. 37
Mikäli verkkolaskut.fi-palvelun ohjeista puuttuu jotain tai kaipaat selvennystä johonkin ohjeen kohtaan, voit olla yhteydessä Maventan tukeen sähköpostitse osoitteeseen support@maventa.com tai tekemällä uuden tukipyynnön osoitteesta https://maventa.zendesk.com/anonymous_requests/new. Voit myös soittaa asiakastukeen, palvelemme numerossa 010 5058 474 (8,35 snt/puhelu + 16,69snt/min) arkisin klo 9.00-16.00. 38