YLEISKUVAUS OpusCapita Invoices
Sisällysluettelo 1. Johdanto... 3 2. Laskujenkäsittelyprosessin hallinta... 5 3. Laskujen tarkastelu ja käsittely... 8 4. Laskujen tiliöinti...12 5. Sopimukset ja sopimukselliset laskut...13 6. Laskujen täsmäytys...14 7. Hyödyt...15 2
1. Johdanto OpusCapita Invoices on uuden sukupolven selainpohjainen sovellus sähköisten ostolaskujen tarkasteluun ja käsittelyyn. Myös paperilaskut saadaan mukaan sähköiseen kiertoon joko itse skannaamalla tai skannauspalvelua hyödyntämällä. Laskuja voi tarkastella ohjelmalla monipuolisesti, ja niiden hyväksyminen, tarkastaminen ja kommentointi sujuu helposti. Perustoimintojen lisäksi Invoices sisältää pääkäyttäjätoimintoja, kuten esimerkiksi liittymien ajon ja raportoinnin. Invoicesissa laskut voidaan myös tiliöidä sekä täsmäyttää ostotilauksiin. Erityisen vaivatonta ostolaskujen käsittelystä saadaan automatisoinnin avulla. Hyväksymiskierto, toistuvien ja sopimuksiin perustuvien laskujen hyväksyntä sekä muut keskeiset toiminnot voidaan halutessa automatisoida joko osittain tai kokonaan. Koska laskut ovat valmiiksi sähköisessä muodossa, käsittelyn jälkeen ne on helppo siirtää ostoreskontraan tai kirjanpitoon sekä myöhemmin sähköiseen arkistointijärjestelmään, esimerkiksi OpusCapita Archiveen. Tämän lisäksi Invoices voidaan integroida OpusCapita Liquidity -sovellukseen. Näin avoimet ostolaskut saadaan mukaan kassaennusteisiin. Sovelluksen käyttö on vaivatonta, ja rutiineilta säästyvän ajan voi käyttää tuotteliaampaan ja tarkoituksenmukaisempaan työhön. Selkeä käyttöliittymä mukautuu erilaisiin vaatimuksiin, ja sillä voi prosessoida sekä pieniä että suuria aineistomääriä. Monipuolisten valintamahdollisuuksien ja näppärien hakutoimintojen ansiosta yksittäiset laskut löytyvät suurestakin aineistomäärästä nopeasti. Näkymiä voi myös mukauttaa omalle näytölle ja kuhunkin käyttötilanteeseen itselle sopiviksi. Laskujenkäsittelyprosessia on helppo seurata intuitiivisessa käyttöliittymässä, josta tarvittavat laskut löytyvät nopeasti. 3
Kun kaikki ostolaskut käsitellään keskitetysti yhdessä sovelluksessa, laskujenkäsittelyprosessi on kokonaisuudessaan läpinäkyvä ja siten helposti seurattavissa. Selkeän ja läpinäkyvän käsittelyprosessin ansiosta laskut myös maksetaan todennäköisemmin ajallaan. Tämä vähentää viivästyskorkoja sekä vahvistaa asiakkaan ja toimittajan välistä suhdetta. Laskuja ei myöskään katoa tarkastuskierrosten aikana, koska niitä ei tarvitse lähettää hyväksyjille perinteisen postin välityksellä. Sen sijaan eri paikoissa olevat laskujenkäsittelijät saavat laskut järjestelmän kautta käsiteltäväkseen välittömästi. Laskut ovat järjestelmässä varmassa tallessa ja kaikkien asiaankuuluvien käyttäjien saatavilla. Lisäksi sähköinen laskujenkäsittely vähentää huomattavasti paperin kulutusta. OpusCapita Invoices on siis oikea valinta myös niille yrityksille, jotka haluavat omaksua ympäristöystävällisempiä toimintatapoja. OpusCapita Invoices -ohjelmasta on saatavilla kaksi eri toimitustapaa ja kaksi eri laajuusvaihtoehtoa. Ne vastaavat laskujenkäsittelyn tarpeisiin eri tasoilla. Seuraavissa luvuissa esitellään ohjelman keskeiset toiminnot yleisellä tasolla. Olipa kyseessä sitten pieni, paikallisella tasolla toimiva yritys tai suuri, kansainvälinen konserni, OpusCapita Invoices pystyy vastaamaan sen laskujenkäsittelyn tarpeisiin. 4
2. Laskujenkäsittelyprosessin hallinta OpusCapita Invoices -sovelluksen ansiosta laskujenkäsittelyprosessin hallinta tehostuu huomattavasti. Laskutaulukon yläpuolella näkyvän laskujenkäsittelyprosessin avulla käyttäjä näkee helposti eri vaiheissa olevien ostolaskujen lukumäärän, esimerkiksi tietyn yrityksen tarkastusta odottavat laskut. Toimittajien liittäminen, hyväksyjien määritys, tarkastus ja hyväksyntä ovat osa Unit One Finland Oy:n laskujenkäsittelyprosessia. Tarkastusvaiheessa on 54 keskeneräistä laskua, jotka näkyvät laskutaulukossa. Laskujenkäsittelyprosessi voidaan määritellä kullekin yritykselle erikseen. Kun laskut on noudettu sovellukseen, ne voidaan esimerkiksi kierrättää asiaankuuluvilla tarkastajilla ja hyväksyjillä ennen tiliöimistä ja maksamista. Lisäksi niille yrityksille, joille ei ole määritelty omaa prosessia, voidaan määritellä yleinen prosessi. Oli laskujenkäsittelyprosessi millainen tahansa, maantieteellinen sijainti ei rajoita sovelluksen käyttöä, vaan käyttäjät voivat olla missä päin maailmaa tahansa. Kaikki Invoices-ohjelman keskeiset toiminnot voidaan automatisoida. Kun lasku täyttää säännössä määritellyn ehdon, määrätty toimenpide (esimerkiksi hyväksyjäryhmän lisääminen) suoritetaan automaattisesti laskun sisäänluvun yhteydessä. Ohjelmassa voidaan automatisoida myös vaikkapa tietyltä toimittajalta saapuvien laskujen tarkastus ja hyväksyntä. Lisäksi sääntöjä voidaan luoda tositenumerointia ja tiliöintiä varten. Yhdelle yritykselle voidaan luoda useita sääntöjä, jolloin laskujen käsittely nopeutuu entisestään. 5
Kattavat käyttöoikeudet ovat keskeinen osa Invoices-sovelluksen tietoturvaa kunkin käyttäjän oikeuksia voidaan kontrolloida ja luvaton käyttö voidaan estää. Laskujen hyväksymiseen liittyvien, rooleihin perustuvien käyttöoikeuksien määrittely on yksinkertaista ja helppoa. Käyttäjä voi toimia eri laskuilla eri rooleissa; yhdellä laskulla hän voi toimia esimerkiksi tarkastajana ja toisella hyväksyjänä. Mikäli käyttäjä on tiedoksisaaja, hän voi tarkastella ja kommentoida laskua, mutta häneltä ei odoteta toimenpiteitä laskun käsittelyn suhteen. Tarkastajia, hyväksyjiä ja tiedoksisaajia voi tarvittaessa lisätä ja poistaa myös hyväksymiskierron aikana. Hyväksymiskierron voi määritellä kätevästi suoraan laskulle. Laskuille voi lisätä tarkastajiksi ja hyväksyjiksi vain sellaisia käyttäjiä, joille on myönnetty oikeus laskujen tarkastamiseen ja hyväksyntään. Lisäksi laskun hyväksyjälle määritellyn summarajan on oltava suurempi kuin hyväksyttävän laskun loppusumma. Mikäli käyttäjää ei voi lisätä laskulle, se on osoitettu intuitiivisin kuvakkein. Antti Aaltosella ei ole tarkastajaoikeutta, kun taas Emma Beckerillä ei ole hyväksyntäoikeutta. Ben Adams ja pääkäyttäjä voidaan sen sijaan lisätä laskulle mihin tahansa rooliin. Käyttäjien ja käyttäjäryhmien lisääminen onnistuu usealle laskulle yhtä aikaa. Riittävin käyttöoikeuksin laskuja voi myös esimerkiksi tarkastaa ja hyväksyä kerralla useita. Tällaisen massatoiminnon suorittamisen jälkeen avautuu infoikkuna, josta kunkin laskun tiedot voi tarkastaa. Mahdolliset virheet huomaa siis helposti, ja ne voi korjata välittömästi. Tämä nopeuttaa laskujen etenemistä laskujenkäsittelyprosessin seuraavaan vaiheeseen. 6
Tarkastajille, hyväksyjille ja tiedoksisaajille lähetetään sähköposti heille osoitetuista laskuista. Tiedoksisaaja saa tiedon vain kerran. Tarkastaja ja hyväksyjä puolestaan saavat tiedon silloin, kun lasku on tarkastus- tai hyväksyntävaiheessa. Lisäksi käsittelemättömistä laskuista voidaan lähettää automaattisesti muistutus haluttuna ajankohtana. Koska laskujen käsittelijät saavat sähköpostitse tiedon heille kohdistetuista laskuista, laskut päätyvät varmemmin ajallaan maksuun. OpusCapita Invoices -sovelluksessa on lisäksi helppokäyttöinen poissaolojen hallintatoiminto, jolla laskuja voidaan esimerkiksi lomien aikana ohjata muille käyttäjille. Näin voidaan varmistaa, että myös poissaolijoiden kaikki laskut käsitellään ajallaan. Yksi käyttäjä voi toimia yhtä aikaa usean käyttäjän varahenkilönä. Varahenkilö voi valita haluamansa poissaolijan laskut tarkasteltavaksi Käyttäjä-valikosta. Poissaolijoiden mahdollisesti jättämät viestit ja poissaolon kesto on helppo tarkastaa viemällä hiiren osoitin valikon päälle. Invoices-sovellus sisältää kätevän raportointityökalun, jolla voi tuottaa raportteja sekä lasku- että tiliöintitasolta. Raportit voi tallentaa tulevaa käyttöä varten malleiksi, minkä lisäksi ne voi viedä helposti Exceliin jatkokäsittelyä varten. Laskujen käsittelyyn liittyvät perustapahtumat tallentuvat OpusCapitan lokille, mikä takaa täydellisen läpinäkyvyyden. Jokaisen laskun historiatiedot (audit trail) on myös nähtävissä laskun yhteydessä. Mikäli laskut siirretään OpusCapita Archiveen, historiatiedot ovat nähtävissä myös siellä. 7
3. Laskujen tarkastelu ja käsittely OpusCapita Invoices -ohjelmassa voi tarkastella ostolaskuja kahdella eri tasolla: päätason tietoja laskutaulukossa ja yksityiskohtaisempia tietoja sekä hyväksymiskierron tietoja itse laskulla. Laskutaulukossa voi tarkastella laskujen päätason tietoja näkymittäin ja yrityksittäin. Näkymästä toiseen pääsee siirtymään nopeasti yhdellä napsautuksella. Näkymän nimen perässä kerrotaan, montako laskua näkymään sisältyy yhdellä silmäyksellä näkee siis eri tiloissa olevien laskujen lukumäärän. Vastaavasti yrityksen nimen perässä kerrotaan, montako kyseisen yrityksen laskua järjestelmästä löytyy annetuilla hakutekijöillä. Yrityksen valitsemisen jälkeen tietyssä vaiheessa olevat laskut löytyvät helposti laskutaulukon yläpuolella näkyvän laskujenkäsittelyprosessin avulla. Näkymä-valikon näkymät riippuvat käyttäjän oikeuksista. Myös Maksajayritys-valikossa näkyy vain ne yritykset, joihin käyttäjällä on oikeus. Laskujen tarkastelussa voidaan hyödyntää sarakenäkymiä, joihin voidaan valita vain halutut sarakkeet ja ryhmittelytekijät. Sarakenäkymien luomiseen on erillinen käyttöoikeus, mutta näkymät ovat kaikkien käyttäjien käytettävissä. Laskujen vienti laskutaulukosta Exceliin hoituu sarakenäkymien avulla näppärästi, minkä ansiosta esimerkiksi kuukausittainen raportointi helpottuu. Sarakenäkymät ovat käytössä myös tiliöinnin puolella. Tämä puolestaan nopeuttaa haluttujen dimensioarvojen tarkastamista ja valitsemista. 8
Laskuja voi myös ryhmitellä esimerkiksi toimittajien, eräpäivien tai valuuttojen perusteella. Lisäksi suodatustoiminnolla voi määritellä tarkemmin, millaisia laskuja halutaan tarkastella. Unit One Finland Oy:n laskut on ryhmitelty toimittajan mukaan. Näkyvissä on kolme Supplier Elevenin lähettämää laskua, jotka on järjestetty eräpäivän mukaan vanhimmasta uusimpaan. Laskutaulukon Tila-sarakkeen intuitiiviset kuvakkeet kertovat sisäänkirjautuneelle käyttäjälle, mitä toimenpiteitä häneltä vaaditaan ja onko laskua kommentoitu. Esimerkiksi vihreä -kuvake ilmaisee, että sisäänkirjautunut käyttäjä on hyväksynyt laskun. Ympyrän- ja neliönmuotoisten kuvakkeiden värit puolestaan kuvastavat yksittäisen käsittelyvaiheen, kuten tiliöinnin, täsmäytyksen tai arkistoinnin, tilaa. Tarkat tiedot laskun eri tiloista saa näkyviin viemällä hiiren vastaavien kuvakkeiden päälle. Supplier Nine -nimiseltä toimittajalta Unit One Finlandille tullut lasku on asetettu selvittelyyn. 9
Laskuja voi etsiä monin eri tavoin ohjelman helppokäyttöisillä hakutoiminnoilla. Pelkällä merkkijonolla etsiminen on kätevää esimerkiksi silloin, jos tiedossa on tositenumero tai laskun numero. Hakutoiminto toimii siis samalla periaatteella kuin internetin hakukoneet: hakukenttään kirjoitetaan merkkijono, ja sovellus etsii kaikki laskut, joissa kyseinen merkkijono esiintyy. Hakukenttään kirjoitettua merkkijonoa etsitään aina valitusta näkymästä ja valitun yrityksen laskuista. Sovellus aloittaa hakua vastaavien laskujen etsimisen heti ensimmäisestä kirjoitetusta merkistä. Haussa voi käyttää myös useampaa merkkijonoa yhtä aikaa. Hakukenttään on kirjoitettu tositenumero ja osa toimittajan nimestä, minkä perusteella on löytynyt yksi lasku. Laskuja voi etsiä myös määrittelemällä tarkat hakutekijät, mikäli käytettävissä ei ole mitään laskua yksilöivää tietoa. Laskuja voi etsiä esimerkiksi tietystä tositenumerosta tai tositepäivästä alkaen tai tiettyyn kirjauspäivään tai eräpäivään loppuen tai näitä hakutekijöitä yhdistellen. Jotta haku olisi mahdollisimman tarkka, sitä voi tarvittaessa rajata myös merkkijonolla. Unit One Finlandin ostolaskujen joukosta on etsitty sellaiset laskut, joiden toimittaja on Supplier Five ja eräpäivä 1.2.2014 tai myöhemmin. Hakukenttään kirjoitettua merkkijonoa lukuun ottamatta hakutekijät tallentuvat ohjelmaan. Tämä helpottaa samat hakuehdot täyttävien laskujen tarkastelua ja etsimistä myös seuraavilla kerroilla. Tarkastajat ja hyväksyjät saavat sähköpostitse tiedon, kun järjestelmässä on heille osoitettuja laskuja tarkastettavana tai hyväksyttävänä. Kun itse laskua ja sen sisältämiä tietoja halutaan tarkastella tai laskua halutaan käsitellä, lasku voidaan avata. 10
Avatun laskun vasemmalle puolelle saa näkyviin laskun kuvat ja liitteet sekä rivi- ja tiliöintitiedot. Maksajayritys, saajayritys ja kokonaissumma ovat selkeästi näkyvillä vasemmassa yläreunassa. Laskun päätason tiedot löytyvät oikealta puolelta Yleinen-välilehdeltä. Sopimus-välilehti on näkyvissä ainoastaan silloin, kun ohjelmaan on lisätty sopimus, johon kyseinen lasku liittyy. Hyväksyntä-välilehdellä voi puolestaan hyväksyä tai hylätä laskun sekä tarkastella muun muassa muiden käyttäjien lisäämiä kommentteja. Säännöt-välilehdellä on näkyvissä mahdolliset laskua koskevat automatisointisäännöt, ja Historia-välilehdellä voi tarkastella laskun historiatietoja. Vasemmanpuoleisessa osassa voi tarkastella laskua ja sen liitteitä sekä tiliöintejä. Oikeanpuoleisessa osassa on näkyvissä päätason tietoja ja hyväksyntätietoja. Myös laskun historia ja sopimuksen tiedot saa näkyviin helposti. Tarkastajat ja hyväksyjät voivat tarkastaa laskun missä tahansa kierron vaiheessa. Tarkastamisen, hyväksymisen ja kommentoimisen lisäksi laskun voi hylätä tai asettaa selvittelytilaan. Mikäli lasku hylätään tai asetetaan selvittelyyn, syyn kirjaaminen on pakollista. Myös tiliöinnin voi tehdä missä tahansa kierron vaiheessa, mutta esimerkiksi liittymäajot määräytyvät prosessin mukaan. Kun yksi lasku on käsitelty, seuraavaa laskua voi siirtyä käsittelemään yhdellä napsautuksella. Siirtyminen takaisin laskutaulukkoon vaatii myös ainoastaan yhden napsautuksen. 11
4. Laskujen tiliöinti Laskut voidaan tiliöidä ennen niiden siirtämistä OpusCapita Invoicesista ostoreskontraan tai maksatukseen ja pääkirjanpitoon. Erikseen määriteltävien sääntöjen avulla laskujen tiliöinti voidaan automatisoida. Säännöissä voidaan käyttää hyväksi laskuilta löytyviä tietoja tai esimerkiksi tietyn toimittajan laskuille voidaan antaa valmiit tiliöinnin kirjaukset. Tiliöinnit voidaan tuoda myös sopimukselta (katso 5. Sopimukset ja sopimukselliset laskut). Dimensioiden arvot voidaan tarvittaessa syöttää kenttiin manuaalisesti tai valita näppärät hakutoiminnot sisältävistä valikoista. Käyttäjille voidaan määritellä käyttäjäkohtaiset dimensioarvot, jolloin vain ne ovat valittavissa alasvetovalikoista. Dimensiohierarkioiden avulla voidaan rajoittaa helposti monitasoisten seurantakohteiden manuaalista syöttämistä. Kaikki edellä mainittu vähentää virheiden ja vaihtoehtojen määrää ratkaisevasti. Unit One Finlandin laskun tiliöinnissä kustannuspaikaksi voi valita Kööpenhaminan, Helsingin, Oslon tai Tukholman. Jos kustannukset halutaan jakaa tarkasti esimerkiksi kustannuspaikoittain, tiliöinnin vientirivi voidaan jakaa useammaksi riviksi. Tiliöinnin rivejä voidaan myös yhdistellä, jolloin viennin riveistä yhdistetään ne, joilla on samat arvot. Yhdistely vähentää ostoreskontraan tai kirjanpitoon vietävien rivien määrää. 12
5. Sopimukset ja sopimukselliset laskut OpusCapita Invoicesiin voidaan siirtää tai lisätä sopimuksia, joiden avulla sopimuksiin liittyvien laskujen käsittelyn voi automatisoida. Sopimusten perusteella voi automatisoida esimerkiksi hyväksymiskierron: tällöin sama hyväksymiskierto lisätään automaattisesti jokaiselle kyseiseen sopimukseen linkitetylle laskulle niiden sisäänluvun yhteydessä. Hyväksymiskierron lisäksi sopimusten avulla voi automatisoida myös laskujen tarkastuksen, hyväksynnän ja tiliöinnin. Laskut linkitetään sopimuksiin yrityksen, toimittajan ja sopimusnumeron perusteella; kun sama yritys, toimittaja ja sopimusnumero löytyvät sekä sopimukselta että laskulta, pääsee laskua tarkastelemaan sopimuksen kautta ja päinvastoin. Navigointi sopimusten ja niihin liittyvien laskujen välillä on siis helppoa. Sopimukset saa näkyviin valitsemalla Näkymä-valikosta näkymän Sopimukset. Sopimuksia voi myös etsiä valitsemalla hakukriteeriksi Vain sopimukset. 13
6. Laskujen täsmäytys OpusCapita Invoices -ohjelmassa on mahdollista täsmäyttää laskut vastaaviin ostotilauksiin. Esimerkiksi ostotilausrivit tai vastaanotetut ostotilausrivit voidaan tuoda tilausjärjestelmästä ohjelmaan liittymän avulla. Tämän jälkeen laskujen täsmäytys voidaan tehdä joko manuaalisesti tai automaattisesti erilaisten sääntöjen avulla. Täsmäytyksen avulla on helppo tarkistaa, että tuotteet on laskutettu oikeilla hinnoilla ja määrillä. Vaihtoehtoisesti täsmäytys voidaan tehdä ostotilausjärjestelmässä, jonne Invoices-sovelluksen laskut mahdollisine rivitietoineen viedään. Tämän jälkeen tilausjärjestelmästä voidaan tuoda muun muassa tieto täsmäytyksen onnistumisesta, laskun tarkastamiseen ja hyväksymiseen liittyviä tietoja sekä laskun tiliöintitiedot palauteliittymällä. 14
7. Hyödyt OpusCapita Invoicesissa ostolaskujen käsittely sujuu vaivattomasti ja tehokkaasti, ja sitä on helppo seurata. Kaikki laskujen käsittelyyn liittyvät tehtävät voidaan halutessa automatisoida. Sovelluksen näppärillä hakutoiminnoilla laskut löytyvät suurestakin aineistomäärästä nopeasti. Koska maksamattomat laskut löytyvät ohjelmasta helposti, avoimien laskujen raportointi on nopeampaa ja tarkempaa. Tällöin laskut tulevat todennäköisemmin maksetuksi ajallaan, mikä vähentää mahdollisia viivästyskorkoja. Kun laskut maksetaan ajallaan, asiakkaan ja toimittajan välinen suhde vahvistuu. Helppokäyttöisen sovelluksen ansiosta rutiinitehtäviin kuluva aika vähenee. Tällöin aikaa jää enemmän tuottavampaan ja tarkoituksenmukaisempaan työhön. Sähköisten laskujen tarkastelu ja käsittely vähentää paperilaskujen ja tulosteiden määrää, mikä pienentää yrityksen ekologista jalanjälkeä. Lue myös seuraavat yleiskuvaukset: OpusCapita Archive OpusCapita Liquidity OpusCapita Accounts OpusCapita Payments. 15