Jyväskylän yliopisto 1(6) Aika: 16.4.2008 klo 9:03 11:17 Paikalla Paikka: Rehtoraatin kokoushuone Läsnä: Matti Leino, puheenjohtaja Antti Auer - Anita Malinen Sirkka-Liisa Korppi-Tommola - Sakari Liimatainen Kohdasta 3 Minna-Riitta Luukka Hanna-Leena Pesonen Jani Ursin Minna Hautamäki Jussi Välimaa - Pirjo Halonen, sihteeri Soile Väänänen Kari Pitkänen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9:03. 2. Asialistan hyväksyminen Asialista hyväksyttiin esitetyssä muodossa. 3. Edellisen kokouksen muistio Edellisen kokouksen muistion liittämisestä web-sivulle on lähetetty ryhmälle sähköpostilla viesti 5.3.2007. Muistio hyväksyttiin. Laatupäällikkö kertoi kuulumiset rehtorin ja hallintojohtajan tapaamisista. 4. Laatutyön tilannekatsaus Edellisen kokouksen jälkeen on tehty etupäässä sisäisiä auditointeja ja informoitu hallintoviraston yksiköitä laatutyöstä ja keskusteltu hallintoviraston laadun kehittämisestä. Yliopistotason laatukäsikirjaa on edelleen kirjoitettu. Strategisen johtamisen osuuden ovat sekä rehtori että hallintojohtaja käyneet huolellisesti läpi. Rehtorilla on vielä jotain lisättävää erityisesti kehittämisosioon. Keskusteltiin sidosryhmäasioista. Kesäkuussa on tulossa sidosryhmätapahtuma. Myös korkeakoulufoorumi kokoontuu. Sen seuraavan kokouksen teemana on innovaatiotoiminta. Puheenjohtaja keskustelee rehtorin kanssa sidosryhmäpalautejärjestelmästä. Todettiin, että meiltä mm. puuttuu mekanismi, jolla tehtyjen imagotutkimusten tulosten antamat kehittämisideat toimeenpannaan. Viime kokouksen jälkeen laatutyö on ollut paljolti sisäisiä auditointeja. Tapaamisista pääosa löytyy seuraavasta taulukosta.
Jyväskylän yliopisto 2(6) Päiväys Paikka Asia Huomautuksia 15.4.2008 Koulutuksen tutkimuslaitos Sisäinen auditointi Keijo Mäntykoski, Päivi Kamppi, Soile Väänänen 11.4.2008 Täydennyskoulutuskeskus Sisäinen auditointi Keijo Mäntykoski, Anu Räisänen, Soile Väänänen 9.4.2008 Tietohallintokeskus Sisäisen auditoinnin valmistelukokous Antti Auer, Timo Hassi, Seppo Kallio, Jarkko Laitinen, Matti Levänen, Keijo Mäntykallio, Marja Sarvilinna, Miska Sulander, Kazimiera Väisänen, Soile Väänänen, 8.4.2008 Viestintä Laatutyön informaatiotilaisuus Läsnä 8 henkilöä. 7.4.2008 Liikunta- ja terveystieteiden Sisäisen auditoinnin valmistelukokous tiedekunta 4.4.2008 Tampereen yliopisto TaY:n, OY:n ja JY:n yhteishankkeen seminaari 2.4.2008 Informaatioteknologian tiedekunta Sisäinen auditointi 1.4.2008 Matemaattisluonnontieteellinen Sisäinen auditointi tiedekun- ta 1.4.2008 Hallintovirasto Hallintoviraston laatukäsikirja yvv tehtävää tukeva palvelut 28.3.2008 Rehtorin ja hallintojohtajan tapaaminen Strategisen johtamisen laatuasiat 28.3.2008 Kasvatustieteiden tiedekunta Sisäisen auditoinnin valmistelukokous Lasse Kannas, Keijo Häkkinen, Heikki Herva, Pirjo Koikkalainen, Keijo Mäntykoski, Tuula Maijanen, Pirjo Halonen. Paikalla Pirjo Rauhala ja Piia Tienhaara TaY:sta, Mailis Aaltonen ja Jenni Soronen OY:sta, Soile Väänänen ja Pirjo Halonen JY:sta. Keijo Mäntykoski, Olli Nuutinen, Pirjo Halonen Keijo Mäntykoski, Raili Törmäkangas, Pirjo Halonen Päivi Kamppi, Kirsi Linna, Toivo Takala, Soile Väänänen Pirjo Halonen Keino Mäntykoski, Ulla- Maija Valleala, Heli Viinikainen, Soile Väänänen, tiedekunnan edustusta n. 20 henkilöä tiedekunnan johtosta, laitosjohtoon ja opiskelijajäseniin.
Jyväskylän yliopisto 3(6) Päiväys Paikka Asia Huomautuksia 19.3.2008 Humanistinen tiedekunta Sisäinen auditointi Keijo Mäntykoski, Pentti Nikkanen, Soile Väänänen 18.3.2008 Talouspalvelut Laatutyön informaatiotilaisuus Läsnä 11 henkilöä. 17.3.2008 TupaLa-hankkeen (Tieto- ja viestintätekniikan opetuskäyttöön liittyvien palvelujen laadunvarmistus) loppuseminaari Oleellisinta KKA:n Sirpa Moituksen ja entisen puheenjohtajan Ossi V. Lindqvistin esitykset. 17.3.2008 Koulutuksen tutkimuslaitos Sisäisen auditoinnin valmistelukokous Pirjo Halonen Päivi Häkkinen, Päivi Kamppi, Keijo Mäntykoski, Susanna Routti, Jouni Sojakka, Jani Ursin, Jouni Välijärvi, Soile Väänänen 13.- 14.3.2008 Tilapalvelut Laatutyöristeilymatka Tallinnaan Läsnä 25 henkilöä. 13.3.2008 Täydennyskoulutuskeskus Sisäisen auditoinnin valmistelukokous Tiina Lehtonen, Veli- Pekka Liimatainen, Keijo Mäntykallio, Pekka Peltonen, Anu Räisänen,, Soile Väänänen, 11.3.2008 Kirjasto Sisäinen auditointi Keijo Mäntykoski, Päivi Saari, Johanna Latva- Koistiola, Pirjo Halonen 10.3.2008 Rehtorin ja hallintojohtajan Johdon katselmuksen asiat Pirjo Halonen tapaaminen 10.3.2008 Suunnittelu ja kehittäminen - Laatutyön informaatiotilaisuus Läsnä 9 henkilöä yksikkö 7.3.2008 Elämää mallien kanssa - prosessimallintamisen Läsnä 21 henkilöä koulutuspäivä 6.3.2008 Koulutuspalvelut Laatutyön informaatiotilaisuus Läsnä 13 henkilöä. 6.3.2008 Informaatioteknologian tiedekunta Sisäisen auditoinnin valmistelukokous 5.3.2008 Matemaattisluonnontieteellinen tiedekunta Sisäisen auditoinnin valmistelukokous Jukka Heikkilä, Sanna Hirvola, Eija Ihanainen, Tapani Ristaniemi, Jaana Markkanen, Petri Maaranen, Keijo Mäntykoski, Olli Nuutinen, Pirjo Halonen Matti Manninen, Matti Pylvänäinen, Marja Korhonen, Keijo Mäntykoski, Raili Törmä-
Jyväskylän yliopisto 4(6) Päiväys Paikka Asia Huomautuksia kangas, Pirjo Halonen 5. Työryhmä-, toimikunta- ja neuvostotyön itsearviointi (Liitteet: Työryhmä- ja toimikuntatyöskentelyn arviointi.doc, Työryhmäarvio.doc) Johdon katselmuksen yhtenä osa-alueena on työryhmä-, toimikunta- ja neuvostotyöskentelyn itsearviointi. Itsearvioinnilla on kaksi funktiota: toisaalta löydetään toiminnan parantamisalueita ja toisaalta ryhmän ehdotukset toimintansa kehittämiseksi saadaan koottua yhteen. Laatupäällikön laatimaan itsearviointilomake-ehdotukseen ryhmä totesi tarvittavan otsikkotasoista jaottelua sen rakenteen selkiyttämiseksi. Arviointien tulosten tiivistäminen johdon katselmoitavaksi on tärkeä. Lisäksi lomakkeen loppuun kannattaa panna tiivistetyt numeroasteikot kunkin otsikkotasoisen toiminnan määrälliseksi arvioimiseksi. Keskusteltiin, kuuluuko johtokuntatyöskentelyä itsearvioida. Todettiin, että se hallintojohtosäännön mukaan kuuluu yliopiston hallinnolliseen järjestelmään, joten johdon katselmuksessa sen arvio ei ole välttämätön, mutta kylläkin tarpeellinen laadunvarmistusjärjestelmän kannalta. Todettiin, että ensimmäisellä kerralla johtokunnat jätetään itsearvioinnin ulkopuolelle. 6. Laadunvarmistuksen tavoitteet Tähän mennessä laatukäsikirjaan kirjatut tavoitteet on selkeytettävä. Sovittiin, että Minna-Riitta Luukka, Matti Leino ja Jani Ursin ehdottavat tavoitteiden kirjaamismuodon 30.4.2008 mennessä. Laatukäsikirjaan oli kirjattu: Yliopiston tavoitteena on olla vetovoimainen, kansallisesti ja kansainvälisesti kilpailukykyinen tutkimus- ja tiedeyliopisto, joka on myös elinikäisen oppimisen merkittävä toimija. Toiminnan laatua parantamalla yliopisto tähtää määrätietoisesti huippuosaamiseen. Toimintoja ja rakenteita uudistetaan tavoitteiden saavuttamiseksi ja tuottavuuden lisäämiseksi. Yliopiston laadukas toiminta tarkoittaa korkeatasoista tutkimusta, hyvää, työelämärelevanttia koulutusta yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä tavoitteita tukevaa johtamista. Yliopiston tulee olla tutkimuksessa ja koulutuksessa Suomen kärkeä ja kansainvälisesti korkeaa tasoa. Kappale jatkuu toiminnanohjauksen ja laadunvarmistuksen yhdentymisen perustelemisella: Toiminnanohjauksella tarkoitetaan yliopiston omaksumaa tapaa toteuttaa toiminnan ja talouden strateginen suunnittelu- ja arviointiprosessi. Laatupolitiikan mukaan laadunvarmistusjärjestelmä on yliopiston strategisen johtamisen väline. Päätavoitteena on laadunvarmistusjärjestelmän sulauttaminen vähitellen yliopiston toiminnanohjaukseen. Sekä yliopisto- että tiedekuntatason toiminta- ja taloussuunnitelmat rakennetaan laatutavoitteita silmällä pitäen niin, että tavoitteet kuvataan
Jyväskylän yliopisto 5(6) mahdollisimman konkreettisina ja niihin liitetään aina keinot, joilla tavoitteisin pyritään sekä mekanismit, joilla tavoitteiden toteutuminen arvioidaan. Laatutyön tavoitteet ovat käytännössä samat, jotka yliopisto on toiminnalleen asettanut. Laadunvarmistusjärjestelmän avulla voidaan kriittisesti tarkastella tavoitteiden tarkoituksenmukaisuutta suhteessa yliopiston voimavaroihin ja toimintakulttuuriin. Kun yliopiston läpäisevästi tunnistetaan tavoitteet ja niiden realistisuus, on mahdollista tunnistaa myös tavoitteisiin pääsemisen edellytykset ja toimintatavat ja kehittämiskohteet. Sen jälkeen palataan laatupolitiikassa esitettyihin laadunvarmistuksen periaatteisiin: Yliopisto on määritellyt hallituksen hyväksymässä laatupolitiikassa toimintaa ohjaaviksi periaatteiksi eettisesti hyväksyttävän toiminnan, henkilöstön ja opiskelijoiden hyvinvoinnin ja toiminnan perustumisen kestävän kehityksen periaatteelle, tasa-arvolle ja yhdenvertaisuudelle sekä esteettömyydelle. Eurooppalaisella korkeakoulualueella toimiminen edellyttää laadunvarmistukselta jatkuvaa koulutuksen laatukulttuurin seuraamista ja kiinnittymistä laatuverkostoihin tekemällä yhteistyötä kansainvälisten ja kansallisten organisaatioiden kanssa. Yhteisen laatukielen löytäminen ja ymmärtäminen helpottaa kansainvälistä ja kansallista yhteistyötä. 7. Ulkoiseen auditointiin kerättävät näytöt ja näytteet Yliopiston on sisällytettävä auditointiaineistoon näytteitä ja näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta. Niiden tulee olla kattavia siten, että jokaisesta seitsemästä auditointikohteesta ja niiden alakohdista on jokin näyte tai näyttö. Lisäksi suotavaa olisi myös eri toimintatasojen (yo-taso, tiedekunta, erillislaitos, laitos) kattavuus. Näytöt ja näytteet voivat olla näytteitä arviointi- ja palautemenettelyistä tai mittareista, joilla yliopisto seuraa toimintansa laatua, näytteitä arviointien ja mittareiden tuottamista tuloksista ja niiden hyödyntämisestä toiminnan kehittämisessä, näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän kehittämisestä ja sen tulosten viestinnästä yliopiston sisällä ja sen ulkopuolisille sidosryhmille ja näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän vaikuttavuudesta toiminnan kehittämiseen. Hyviä käytäntöjä todettiin olevan mm. Yhteiskunnallisesta vuorovaikutuksesta (yvv) Korkeakoulufoorumi sidosryhmäyhteistyön osana Koulutuksen tutkimuslaitoksen yvv Tutkimuksesta
Jyväskylän yliopisto 6(6) Tutkimuksen kokonaisarviointi strategiatyön pohjana Yliopiston tutkimusstrategia ja tiedekuntien tutkimusstrategiat Jopa laitostason tutkimusstrategiat Tutkijakoulut Tiedekuntien oma jatkokoulutusorganisointi Koulutuksesta Täydennyskoulutuskeskuksen MBA-ohjelman toistuva akkreditointi Avoimen yliopiston oppilaitosyhteistyö Kansainväliset maisteriohjelmat APO- ja YPE-koulutus Koulutuspalautteet (Koulutuksen hyviä käytäntöjä tulee lisää näkyviksi koulutuksen laatuyksikköhaussa) Johtamisesta Palkitsemiset, kuten hyvä esimies, hyvä opettaja Työsuunnitelmien käsittelymenettelyt, mm. humanistisen tiedekunnan johtoryhmäkäsittely Esteetön yliopisto -hanke Sisäiset auditoinnit Palveluista Ulkomaisten opiskelijoiden hallintopalvelut Laatupäällikkö ja suunnittelija työstävät listaa edelleen. 8. Ilmoitusasiat Jyväskylässä järjestetään 25.-26.8.2008 Korkeakoulututkimuksen 10-vuotisjuhlasymposium (http://ktl.jyu.fi/ktl/cherif/tapahtumat/symposium). Aiheissa on myös laatuun liittyviä. 9. Muut asiat Korkeakoulujen arviointineuvoston (KKA) ulkoinen auditointi on todennäköisesti vasta joulukuussa. KKA:lle annetut vaihtoehtoiset ajat ovat 1.-3.12.2008, 8.-10.12.2008 ja 15.-17.12.2008. Hanna-Leena Pesonen otti esille avoimen yliopiston johtokunnassa keskustellun asian. Sisäisen auditoinnin kehittämiskohteena oli avoimelle yliopistolle vaadittu erillistä laatupolitiikkaa. Laatupäällikkö tarkistaa ja oikaisee tarvittaessa asian. Todettiin, että yliopistotasoinen laatupolitiikka riittää. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:17.