OHJE 1 (6) VUODENVAIHDE BASWARE INVOICEREADY -OHJELMISTOSSA Loppuvuoden 2016 matkalaskujen käsittely Seuraavat asiat on huomioitava maksettaessa loppuvuoden matkakuluja: - Muuttakaa matkalaskujen asetuksissa Kiertoaika,pv -kentän arvoksi loppuvuoden ajaksi 5 päivää. Kuva 1. Matkalaskut_Matkalaskujen asetukset Tätä tietoa käytetään määriteltäessä matkalaskulle eräpäivä. Eräpäivä lasketaan matkalaskulle sen tallennushetkestä alkaen Verottajalle toimitettavalle Tyvi-raportille kirjaantuvat vain sellaiset tapahtumat, joiden maksupäivä on edellisen vuoden puolella. Jos laskulla ei ole maksupäivää, mutta se on siirretty maksatukseen, käytetään maksupäivänä siirretyn matkalaskun eräpäivää. Nämä kyseiset laskut tulevat Tyvi-raportille mikäli eräpäivä on edellisen vuoden puolella. Tärkeää Sopikaa yhteisössänne tarkka päivämäärä, johon mennessä kaikki edellisen vuoden matkakulut on oltava tallennettuna ja hyväksyttynä järjestelmässä. Tiedottakaa tämä asia henkilöstöllenne hyvissä ajoin ennen sovittua päivämäärää. Maksakaa kaikki matkalaskut hyvissä ajoin, jolloin voitte varmistua siitä, että maksu ehtii vastaanottajan tilille vielä edellisen vuoden puolella. Tarkistakaa, että käyttäjätunnuksella, joka tulostaa TYVI-raportin verottajalle, on käyttäjäprofiiliin asetettu oikeus "Kuluraportti, kaikki käyttäjät". Jos käytössänne on versio 7.70.1.x tai vanhempi versio ohjelmistosta, tarkistakaa onko teillä ohjelmasta poistetuiksi merkittyjä käyttäjiä, joille on matkalaskuja raportoitavalle vuodelle. Poistetut käyttäjät eivät tule mukaan TYVI-raportille. Poistetut käyttäjät voit tarkistaa esimerkiksi Käyttäjätulosteen kautta. Mikäli tällaisia on, palauttakaa kyseiset käyttäjät väliaikaisesti käyttöön ennen TYVI-raportin tulostusta.
OHJE 2 (6) VUODENVAIHTEEN TOIMENPITEET INVOICEREADY MATKALASKUKÄSITTELYSSÄ Tarkat tiedot matkakulujen korvauksiin tulleista muutoksista seuraavalle vuodelle on saatavissa Verohallinnon kotisivuilta www.vero.fi Seuraavan vuoden kululajien perustaminen Seuraavan vuoden kululajit perustetaan Kululajit toiminnossa. Kululajit on perustettava sille tasolle, millä ne ovat aikaisemminkin olleet. Eli osalla yrityksistä voi olla käytössä yritystason kululajit ja toisilla yleisen tason kululajit. Kuva 2. Matkalaskut_Kululajit Kululajien perustaminen seuraavalle vuodelle tapahtuu Kululajit toiminnossa seuraavasti: - Valitse muutettava asetustaso -painikkeella - Valitse käsiteltävä yritys hiirellä ja vahvista valintasi Valitse-painikkeella - Valitse Uusi painike Vuosi-kentän oikealla puolella - Syötä uusi vuosi Vuosi-kenttään ja valitse asetus Edellisen vuoden kululajit kopioidaan aktiiviseksi - Poistumalla näytöltä OK -painikkeella, ohjelma perustaa kululajit seuraavalle vuodelle - Toista edellä olevat toimenpiteet kaikille asetustasoille, joille on perustettu kululajit.
OHJE 3 (6) Seuraavan vuoden kululajeille korvaustietojen päivittäminen Kululajien osalta on vielä päivitettävä muuttuneet kulukorvaukset käytössä oleville kululajeille. Muutokset on tehtävä kaikille edellä muodostetuille kululajiluetteloille. Muutokset koskevat kululajeja, joiden tyyppi on - Kokopäiväraha - Muu päiväraha - Ateriakorvaus - Km. korvaus - Ulk. päiväraha. Päiväraha- ja ateriakorvaus -tyyppisiä kululajeja on kutakin yksi kappale kululajeissa. Km.korvaus -tyyppisiä kululajeja on yrityksen tarpeen mukaisesti yksi tai useampi. Ulk. päiväraha -tyyppisiä kululajeja on myös yrityksen tarpeen mukaan perustettuna yksi tai useampi kappale. Muu päiväraha -tyyppinen kululaji tarkoittaa puolitettua päivärahaa kotimaassa, ja se on puolet verohallinnon ilmoittamasta kokopäivärahasta. Korvausmäärään tuleva muutos selviää verottajan ohjeesta. Muutokset tehdään Kululajit toiminnossa seuraavasti: - Valitse muutettava asetustaso -painikkeella - Valitse oikea vuosi alasvetolistasta - Järjestä kululajit Tyyppi -sarakkeen mukaan napsauttamalla kyseisen sarakkeen otsikkolinkkiä. Näin saat kululajit järjestyksen, jossa on helpointa tehdä tarvittavat muutokset. - Toista seuraavat kohdat kaikille muutettaville kululajeille: o o o Valitse muutettava kululaji Kululajin nimessä olevasta linkistä Syötä kululajille muuttunut korvausmäärä Hinta sarakkeeseen sekä Verovapaa- sarakkeeseen Tallenna kululaji rivin lopussa olevalla Tallenna painikkeella. Toista nämä toimenpiteet kaikille asetustasoille, joille on perustettu kululajit. Matkakulujen ja kulukorvausten ilmoittaminen verottajalle Jotta matkakulujen ja kulukorvausten ilmoittaminen verottajalle olisi mahdollista, on käytössä oltava InvoiceReady 9.40.0.0 versio (1.9.2016) tai uudempi. Jos käytössänne on tätä vanhempi versio ottakaa yhteys asiakastukeen. Tyvi raportin formaatti on muuttunut ja tästä syystä asiakas ei voi tehdä raportointia liian vanhalla versiolla. Tiedot maksetuista korvauksista on lähetettävä verottajalle tammikuun loppuun mennessä.
OHJE 4 (6) Tietojen välittämiseen on useita tapoja. Voit lähettää InvoiceReadyn muodostaman aineiston Tyvi-palvelun kautta. Voit myös tulostaa kuluraportin paperille ja syöttää siitä tiedot TYVI-palveluun www-palvelun kautta. Jos tiedot annetaan muulla tavalla, verovirasto voi määrätä laiminlyöntimaksun. Lisätietoa tietojen välittämisestä löydät verohallinnon sivuilta tai TYVI-operaattorien kotisivuilta. InvoiceReadystä verottajalle toimitettava saajakohtainen erittely (VSPSKUST) muodostetaan Kuluraportti toiminnon kautta. Verottajalle ilmoitetaan verottomat päivärahat ja ateriakorvaukset sekä kilometrikorvaukset. TARKASTA TYVI-raportilla tarvitaan yrityksen y-tunnusta. Varmista, että sovelluksen organisaatiorakenteessa määritellyissä yritystiedoissa on y-tunnukset yrityksillä oikein. Tarkasta myös, että henkilötunnus on kaikilla niillä henkilöillä tallennettuna, joille on maksettu verottomia matkakorvauksia edellisen vuoden aikana. Kuva 3. Asetukset_Yritykset ja organisaatio_organisaatiorakenne Helpoiten tarkistat henkilöiden henkilötunnukset Matkalaskujen kuluraportin poimintaehtojen Henkilö-kentän selaus-painikkeen kautta seuraavasti: - Valitse kuluraportin yritysvalintaan Kaikki, mikäli InvoiceReadyssä on useita yrityksiä - Avaa Henkilöselaus ikkuna -painikkeella - Tarkista, ettei kenenkään henkilön kohdalla Hetu-sarakkeessa ole tietoa EI TALLENNETTU. Puuttuvan henkilötunnuksen voit lisätä rivin lopussa olevan - muokkauspainikkeen kautta. Kuva 4. Henkilöselaus Mikäli teet Tyvi raportin samasta henkilöstä useasta eri InvoiceReady järjestelmästä, ota yhteys asiakastukeen! Samasta henkilöstä saa tehdä vain yhden raportin per henkilö per yritys ja aineistossa tulee tieto ilmoituksen tuottaneesta ohjelmistosta! Tämä pitää huomioida esimerkiksi InvoiceReady lisenssi > SaaS vaihtotilanteissa. Määrittele TYVI-aineiston muodostamista varten hakemisto ja tiedosto, johon sovellus muodostaa lähetettävän aineiston. Tämä määrittely tehdään yrityskohtaisesti kaikille yrityksille, joiden matkalaskuja käsitellään sovelluksessa.
OHJE 5 (6) Kuva 5. Matkalaskut_Kuluraportti_Liittymät - Valitse Asetustaso-valinnalla muokattava yritys - Jos yritykselle on jo määritelty liittymä Verottaja TYVI, siirry kohtaan 3. - Muodosta uusi liittymä Uusi painikkeella. - Anna liittymän nimeksi Verottaja Tyvi. - Näpsäytä Tallenna painiketta. - Tarkista ja aseta Perustiedot -välilehdelle liittymätyypiksi ASCII. - Tarkista ja aseta Tiedostot välilehdellä, että Kuvaustiedostona on Tyvi.xml - Tarkista ja aseta Tiedostot välilehdellä, että Muunnostiedostona on TyviKuluraportti.xslt - Tarkista ja aseta Tiedostot -välilehdellä, että Merkistö on ASCII-7 - Aseta Tiedosto-kenttään hakemisto ja tiedostonimi. Hakemiston on oltava InvoiceReady palvelimen näkemä levy. Hakemisto, johon aineisto muodostuu, tulee olla perustettuna palvelimella. Tiedostot voidaan nimetä esimerkiksi seuraavasti: c:\tyvi_aineistot_vvvv\tyvi_yritys1.dat c:\tyvi_aineistot_vvvv\tyvi_yritys2.dat Säilytä nämä aineistot lähetyksen jälkeen.
OHJE 6 (6) Kuluraportin tulostaminen tapahtuu kuluraportilla. Kuva 6. Matkalaskut, Kuluraportti. Tulostus tehdään yrityskohtaisesti. Valitse ensin käsiteltävä yritys Yritys-kenttään. Anna maksupäivärajaus Maksupv väli kenttään.: 1.1.20xx 31.12.20xx Valitse Maksun tila Maksetut Valitse Verollisuus valintaan Verovapaat Voit halutessasi tarkistaa ilmoitettavat tiedot tulostamalla kuluraportti joko näytölle tai paperille. Kun haluat muodostaa verottajalle lähetettävän aineiston, valitse Tulosta- valinta Tiedostoon ja Liittymä valinnasta Verottaja Tyvi. Käynnistä raportti tai aineiston muodostus Käynnistä painikkeella. Huomaa, että muodostettaessa aineistoa verottajalle, ei synny tulostetta. Koska verottajalle ei mene kaikki samat tiedot kuin tulostettavalla raportilla olevat tiedot, voit verrata halutessasi tiedoston sisältöä tulostettuun raporttiin vain päivärahojen ja kilometrikorvausten osalta.