RANUAN TERVEYSKESKUKSEN VASTAANOTTOTOIMINNAN KEHITTÄMINEN JA SÄHKÖISTEN PALVELUJEN KÄYTTÖÖNOTON VALMISTELU

RANUAN TERVEYSKESKUKSEN VASTAANOTTOTOIMINNAN KEHITTÄMINEN JA SÄHKÖISTEN PALVELUJEN KÄYTTÖÖNOTON VALMISTELU 10.11.2011 Terveydenhoitaja Marjatta Pernu Sairaanhoitaja Anne Sarajärvi Suunnittelija Jaana Kupulisoja

Sisällysluettelo TIIVISTELMÄ... 3 1. Johdanto... 4 2. Päivystyspuhelinliikenteen ja vastaanoton päiväaikaisen toiminnan kehittäminen Ranuan terveyskeskuksessa... 6 2.1. Päivystysajan hoidon tarpeen arviointi... 6 2.2. Päiväaikaisen toiminnan selkiyttäminen... 7 2.3. Kehittämisehdotuksia jatkoon ensimmäisen työskentelyjakson jälkeen... 8 2.4. Pohdinta... 9 3. Toimenkuvien selkiyttäminen ja sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto... 10 3.1. Työnkuvien selkiyttäminen... 10 3.2. Sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto eri toimipisteissä... 11 3.3. Muut kehittämistoimet... 11 3.4. Pohdinta... 12 4. Sähköisten palvelujen käyttöönotto Ranualla... 14 4.1. Lähtötilanteen kartoitus... 15 4.2. Sähköisen kirjaamisen tehostaminen... 17 4.3. Mediatrin käytön tehostaminen... 19 4.4. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitusjärjestelmä Hilmon käyttöönotto. 20 4.5. HaiPro vaaratapahtumien raportointijärjestelmä... 20 4.6. Pohdinta... 21 5. ereseptin käyttöönotto ja potilasturvallisuussuunnitelma... 24 5.1. Potilasturvallisuussuunnitelma... 24 5.2. ereseptin käyttöönoton valmistelut... 25 5.3. Pohdinta... 26

TIIVISTELMÄ Ranualla perusterveydenhuollon PaKaste -hankkeen kehittämiskohteina olivat päivystysajan puhelinliikenteen kehittäminen, terveyskeskuksen vastaanoton päiväaikaisen toiminnan selkiyttäminen, kirjaamisen osaamisen kehittäminen, sähköisten palvelujen käyttöönotto sekä sosiaali- ja terveystoimen yhteistyön kehittäminen. Kehittämistä toteutettiin PaKasteen työskentelyjaksoilla, mutta merkittävässä määrin myös oman työn ohessa ja kunnan omilla työskentelyjaksoilla. Päivystyspuhelinliikenteen todettiin toteutuvan hyvin. Puhelun aikana osattiin tehdä hoidon tarpeen arviointia ja potilaat kokivat saaneensa asianmukaista neuvontaa ja ohjeistusta. Jatkossa tulisi enemmän kiinnittää huomiota Terveysportin käyttöön yhtenäisten käytänteiden varmistamiseksi sekä kirjaamiseen hoidon jatkuvuuden ja tiedon kulun varmistamiseksi. Sähköiset ajanvarauslistat on todettu toimiviksi. Ne helpottavat merkittävästi työntekijöiden tavoitettavuutta ja oville koputtelu on vähentynyt. Potilaiden saama palvelu paranee, koska potilaita ei tarvitse enää luukuttaa. Järjestelmä antaa myös mahdollisuuden jättää yhteydenottopyyntö. Vastaanoton sairaanhoitajien toimenkuvien läpikäynnillä on vähennetty epäselvyyksiä töiden jakautumisessa. Reseptien uusimiskäytäntöjä muokkaamalla on rauhoitettu reseptien uusimisruuhkaa ja reseptit pystytään paremmin ohjaamaan hoitavalle lääkärille. ereseptin käyttöönoton vaatima itseauditointiprosessi on käyty läpi ja kehittäminen jatkuu tietoliikenneyhteyksiin liittyvillä toimenpiteillä sekä käyttökoulutuksella. Sähköisen kirjaamisen käyttöönottoa vanhus- ja vammaispalveluyksiköissä on parantanut tiedon kulkua eri organisaatioiden välillä erityisesti lääkitysten osalta. Hoitava lääkäri saa sen avulla myös tärkeää tietoa potilaan normaalista päivittäisestä toimintakyvystä hoitopäätösten tueksi. Ajantasainen tieto parantaa myös potilasturvallisuutta. Ranualla on laadittu myös Potilasturvallisuussuunnitelma.

1. Johdanto Pohjois-Suomen monialaiset sosiaali- ja terveyspalvelut -hanke (http://www.sosiaalikollega.fi/kaste) on toiminut ajalla 1.3.2009 31.10.2011. Hankkeelle myönnettiin valtionavustusta kansallisen sosiaali- ja terveydenhuollon kehittämisohjelmasta (KASTE). Hanketta hallinnoi Kolpeneen palvelukeskuksen kuntayhtymä ja koordinoinnista vastasi Pohjois-Suomen sosiaalialan osaamiskeskuksen Lapin toimintayksikkö. PaKasteen Lapin osiossa kehitettiin perusterveyden huoltoa, terveyden edistämistä ja sosiaalityötä kuntalähtöisesti. Jokaiselle Lapin kunnalle annettiin mahdollisuus kehittää perusterveydenhuoltoa ja terveyden edistämistä PaKasteen rahoittamilla työskentelyjaksoilla. Kunnat saivat määritellä PaKasteen tavoitteita tukevat kehittämistyön kohteet ja valita kehittäjätyöntekijät. PaKaste tuki kuntia kehittämistyössä järjestämällä työkokouksia ja kehittämispäiviä. Lisäksi PaKasteen perusterveydenhuollon ja terveyden edistämisen suunnittelijat ovat tarvittaessa olleet kuntien työntekijöiden tukena. Kehittämistoimet Ranualla aloitettiin kartoittamalla päivystysajan puhelinpalvelun toimivuutta ja vuodeosaston hoitajien valmiuksia hoidon tarpeen arviointiin päivystysajalla. Kartoitukset tehtiin ensisijaisesti potilaiden saaman ohjauksen ja neuvonnan näkökulmasta. Puhelujen määrää ja laatua seurattiin, työntekijöille tehtiin kysely ja Lapin keskussairaalan yhteispäivystyksessä käyneet ranualaiset haastateltiin. Päiväaikaisen toiminnan selkiyttämisessä kehittämistoimet kohdistuivat reseptien uusimiskäytänteisiin ja hoitajien toimenkuvien läpikäymiseen vastaanotolla sekä palaverikäytäntöjen muokkaamiseen. Kaikissa toimipisteissä, myös neuvolatoiminnassa, otettiin käyttöön sähköiset työlistat, joita työntekijät itse hallinnoivat.

Sähköinen kirjaaminen potilastietojärjestelmä Mediatriin otettiin ensimmäisenä käyttöön terveyskeskuksen vuodeosastolla. Rakenteiseen kirjaamiseen järjestettiin koulutusta, vaikka sen käyttöönottoa vielä odotetaan. Sähköinen kirjaaminen laajennettiin kaikkiin terveydenhuollon toimipisteisiin sekä myös sosiaalitoimen alaisiin vanhus- ja vammaispalveluyksiköihin. Sähköisistä palveluista otettiin käyttöön hankeaikana Avo-Hilmo, Granite Partnersin tietoturvakoulutus sekä HaiPro potilasturvallisuusilmoitusjärjestelmä. Lisäksi Ranuan terveyskeskukseen laadittiin Potilasturvallisuussuunnitelma ja sähköisen reseptin käyttöönottoa valmistellaan. Tässä raportissa kukin työskentelyjakso kuvataan omassa luvussaan. Työskentelyjaksoraportit löytyvät kokonaisuudessaan osoitteesta: www.sosiaalikollega.fi/kaste/lappi/perusterveydenhuollon_kehittaminen/perusterv eydenhuollon-kuntakansiot/ranua/index_html

2. Päivystyspuhelinliikenteen ja vastaanoton päiväaikaisen toiminnan kehittäminen Ranuan terveyskeskuksessa Ensimmäinen työskentelyjakso Ranualla toteutui ajanjaksolla 10.2.- 9.5.2010. Kehittäjätyöntekijäksi valittiin terveydenhoitaja Marjatta Pernu. Työskentelyjakson päätavoitteena oli selvittää päivystyspuhelinliikenteen sujuvuus ja hoidon tarpeen arvioinnin toteutus Ranua terveyskeskuksen vuodeosastolla. 2.1. Päivystysajan hoidon tarpeen arviointi Aiemmin PaKaste -hankkeessa oli sovittu Ranuan perusterveydenhuollon kehittämisen tavoitteiksi päivystyspuhelimeen soittavan potilaan hoidon tarpeen arviointi ja ohjaaminen oikeaan paikkaa, oikeaan aikaan. osataan käyttää valtakunnallisia ohjeita päivystyspuhelimeen soittavan potilaan hoidon tarpeen arvioinnissa ja hoitoon ohjauksessa tehostetaan tiedon hankintaa Terveysportin käytöllä Kehittäjätyöntekijän ensimmäisiä tehtäviä oli selvittää ranualaisten käynnit yhteispäivystyksessä virka-ajan ulkopuolella tammi- ja helmikuussa 2010. Tavoitteena oli saadun palvelun laadun selvittäminen. Ranualaiset yhteispäivystyksessä kävijät haastateltiin. Haastattelun tukena käytettiin lomaketta, jossa kysytään potilaiden kokemuksia yhteydenotosta päivystystarpeen ilmaannuttua, mihin ottivat ensin yhteyttä, miten heitä ohjattiin ja miten hoidon tarpeen kiireellisyys arvioitiin. Myös vuodeosaston sairaanhoitajille tehtiin kysely päivystyspuhelimeen vastaamiseen liittyen. Lapin keskussairaalan yhteispäivystyshenkilöstölle tiedotettiin tehtävästä selvityksestä.

Yhteispäivystyksessä käyneille ranualaisille lähettiin postitse kirje kotiin ja Kuriiri lehdessä tiedotettiin asiasta. Vuoden 2010 tammikuussa yhteispäivystyksessä kävi 12 ja helmikuussa 17 potilasta. Haastattelut suoritettiin puhelimitse. Haastattelun yhteenveto 1 on esitetty Kaste työryhmälle Ranualla, Ranuan vuodeosaston ja vastaanoton henkilöstölle ja se on viety tutustuttavaksi yhteispäivystykseen. Yhteispäivystyksessä käyneiden potilaiden haastattelu onnistui hyvin, oli mielenkiintoinen toteuttaa ja myös potilaat pitivät kyselyä hyvänä päivystystoiminnan kehittämisen kannalta. Selvityksessä kävi ilmi, että yhteispäivystykseen tulevat raualaiset potilaat ohjautuivat yhteispäivystykseen suunnitellusti pääasiassa Ranuan terveyskeskuksen kautta. Vuodeoston sairaanhoitajille tehdyssä kyselyssä kartoitettiin päivystysajan puhelinliikenteeseen liittyviä asioita. Aiheesta oli vuodeosastolla osastotunti 23.3.2010. Selvityksen tuloksena oli, että suurin osa hoitajista jo käyttää Terveysporttia tiedon hankintaan. Jatkossa Terveysportin käyttöä tehostetaan vuodeosastolla vierihoitotyyppisellä koulutuksella ja osastotunneilla. Vuodenvaihteessa osastolla on siirrytty sähköiseen tiedonsiirtoon potilasasiakirjoissa ja tämä voi helpottaa myös Terveysportin käytön lisäämistä. 2.2. Päiväaikaisen toiminnan selkiyttäminen Koska vuodeosastolla toteutettavan päivystyspuhelinliikenteen todettiin sujuvan hyvin, asetettiin kehittämistyölle uusi tavoite. Seuraavaksi paneuduttiin vastaanoton toiminnan ja työnkuvien selvittämisen. Keskustelemalla vastaanoton henkilöstön kanssa ja pyytämällä henkilöstöä kirjamaan omat työnkuvansa (ei lääkäreiltä), terveyskeskuksen vastaanoton toimintaa on kehitetty seuraavalla tavalla: Lääkäreille ajanvarauslistaan on varattu selkeä reseptien uusinta-aikaa. 1 http://www.sosiaalikollega.fi/kaste/lappi/perusterveydenhuollon_kehittaminen/perusterveydenhuollonkuntakansiot/ranua/index_html

Rohto-pajan kautta kehitetään reseptien uusimiskäytäntöjä niin, että reseptit uusitaan kerran viikossa ja potilaan hoitava lääkäri uusii reseptin. Puolikiireellisten aikojen varaaminen jokaisen lääkärin työlistalle (1-2 aikaa kuukaudessa), jotta päivystävä sairaanhoitaja voi antaa niitä kiireellistä, mutta ei päivystysaikaa tarvitseville potilaille. Päivystävän sairaanhoitajan, toimenpidehoitajan, lähihoitajan ja terveyskeskusavustajan työnkuvat on kartoitettu. Sairaanhoitaja vastaa aamulla ainakin kaksi tuntia puhelimeen, jotta voi haastatella päivystykseen pyrkiviä potilaita tarkemmin. Puhelinliikenteen hallintaa siten, että lääkäreiden puhelinajat eivät täyttyisi laboratoriovastausten kyselijöistä, vaan jäisivät todelliseen sairaanhoidolliseen käyttöön. Nyt on sovittu, että lääkärit katsovat laboratoriovastaukset ja kommentoivat potilaan sairauskertomukseen. Vastaanotosta voidaan soittaa tai kertoa potilaalle vastaukset. Lääkäreillä on kerran viikossa yhteispalaveri, johon kutsutaan tarpeen mukaan hoitohenkilökuntaa. Koko poliklinikan henkilökunnan yhteispalaverit ovat kerran kuukaudessa. 2.3. Kehittämisehdotuksia jatkoon ensimmäisen työskentelyjakson jälkeen Tehtyjen selvitysten ja toimenpiteiden näkökulmasta jatkossa kehittämistä tulisi suunnata mm. laboratorion työhön. Ruuhkien, erityisesti maanantaiaamujen ruuhkan, välttämiseksi kaikki kokeisiin tulevat varaisivat ajan, kuten sokerirasituksiin tulevat potilaatkin. Näin voitaisiin ohjelmoida heti aamusta ne potilaat, joiden pitää olla ravinnotta. Marevan lääkitystä käyttävät potilaat tulisivat pääsääntöisesti kello 10:00 jälkeen. Myös päivystävän sairaanhoitajan työtehtävien selkiyttämistä tulee jatkaa. Tärkeää on selvittää, mitä toimenpiteitä hän saa tehdä. Työn sujuvuuden ja turvallisuuden varmistamiseksi työhön opastuksen on oltava riittävä ja johtavalta lääkä-

riltä tulee olla kirjallinen lupa tehtäviin. Samalla on selkiytettävä päivystävän- ja toimenpidehoitajan yhteistyötä. Selkiyttämistä ja tehtävien kartoitusta tarvittaisiin myös työterveyshoitajan, diabeteshoitajan, fysioterapeutin (selkävastaanotto) sekä neuvola- ja kouluterveydenhoitajien työnkuvissa. Pitkäaikaissairauksien hoitopolkuja tulisi yhdessä pohtia ja kuvata. Sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto joustavoittaisi potilaiden saamaan palvelua. Muutoksista ja kehittämistoimista tulee tiedottaa paitsi henkilökuntaa, myös kuntalaisia. Jokaiseen ranualaiseen talouteen jaettavassa paikallislehti Kuriirissa tiedottaminen, esimerkiksi reseptien uusintatavasta, on hyvä keino. 2.4. Pohdinta Kehittäjätyöntekijä koki työnsä haasteelliseksi, mutta mielekkääksi. Hänen mukaansa ulkopuolinen henkilö, jolla Ranuan terveyskeskuksen vastaanotosta ei ole työkokemusta, olisi ehkä ollut parempi, koska hän törmäsi usein sanontaan meillä on kaikki hyvin, emme halua alkaa huonontamaan palvelua. Työyhteisökokouksissa on kehittämisilmapiiri ollut hyvä ja kehittämistyö koettu tarpeellisena, mutta käytännön toteutus on vastustuksen vuoksi ollut hankalaa. Ilmapiiri kehittämistyöhön on ollut vaihteleva, varsinkin vastaanotolla on ollut vastustusta. Jatkossa henkilöstö on alusta alkaen sitoutettava paremmin kehittämistoimiin ja siinä niin hanketyöntekijöillä kuin johdolla ja esimiehillä on merkittävä rooli. Työskentelyjakson tulokset ovat sikäli hyvät, että tehdyissä selvityksissä ei havaittu mitään merkittävää korjattavaa potilaiden saamassa palvelussa. Työilmapiirissä on havaittavissa säröilyä, mutta työnkuvien ja tiedonsiirron menetelmien selkiyttämisellä sekä yhteisten palaverikäytänteiden luomisella sitä voitaneen kohentaa. Johtamisella on merkittävä rooli kehittämistyön vaatimien muutosten läpiviennissä.

3. Toimenkuvien selkiyttäminen ja sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto Toiselle työskentelyjaksolle kehittäjätyöntekijäksi valittiin jo keväällä 2010 PaKaste hankkeen kautta palkattuna ollut terveydenhoitaja Marjatta Pernu. Hän pystyi luontevasti jatkamaan kevään työskentelyjakson aikana esiin tulleiden kehittämistavoitteiden toteutusta. Hanketyö oli kokopäiväistä ja toteutettiin 4.10.- 15.10.2010 välisenä aikana. Tämän työskentelyjakson ensisijaiseksi tavoitteeksi asetettiin vastaanoton henkilökunnan työnkuvien selkiyttäminen ja sähköiseen ajanvaraukseen siirtyminen terveyskeskuksen eri yksiköissä. 3.1. Työnkuvien selkiyttäminen Työskentelyjakson toteutuksen kehittäjätekijä suunnitteli yhdessä avohuollon osastonhoitajan kanssa. Kehittäjätyöntekijän työnkuvaan kuului toimia vastaanoton hoitajien sijaisena, jotta he pystyvät rauhassa pohtimaan omia työnkuviaan osastonhoitajan kanssa. Työnkuvien läpikäyminen toteutettiin kahdenvälisinä keskusteluina työntekijän ja osastonhoitajan välillä. Vastaanoton päivystävä sairaanhoitaja, toimenpidesairaanhoitaja ja kehittäjätyöntekijä selkiyttivät työnjakoa lisäksi myös yhdessä. Pohjana käytettiin keväällä 2010 kehittäjätyöntekijän tekemää alkuselvitystä nykyisistä työhön kuuluvista tehtävistä ja niiden kehittämistarpeista. Apuna olivat myös muista terveyskeskuksista saadut mallit työnkuvista. Kehittäjätyöntekijä on käynyt vastaanoton henkilökunnan kanssa laajemminkin läpi työnjakoasioita sekä vastaanoton toiminnan kehittämistä yleisesti. Työnkuvien läpikäynti on selkiyttänyt vastaanoton tilannetta ja se näkyy työntekijöiden välisessä kanssakäymisessä ja sitä kautta positiivisena muutoksena työyhteisön ilmapiirissä.

3.2. Sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto eri toimipisteissä Toisena painopisteenä oli sähköisen ajanvarauspohjan käyttöönoton jatkaminen. Hankeajan alussa osalla terveyskeskuksen työntekijöistä ei edelleenkään ollut sähköistä ajanvarauspohjaa käytössään. Tavoitteena oli lisätä osaamista työntekijöiden omien sähköisten ajanvarauspohjien käyttöön ja hallintaan. Tähän oli esiintynyt tarvetta myös eri työntekijäryhmien yhteistyön ja asiakaspalvelun kannalta. Terveyskeskuksen vastaanotolta kysytään usein aikaa esim. työterveyshoitajalle. Kehittäjätyöntekijä perehdytti työntekijöitä sähköisen ajanvarauspohjan käyttöön ja toi esiin sen hyödyllisyyttä myös kunkin oman työajan hallinnan suhteen. Hän myös muokkasi yhdessä työntekijöiden kanssa ajanvarauspohjia kunkin työntekijän tarpeita vastaaviksi. Samassa yhteydessä käytiin myös läpi sähköisten asiakirjamerkintöjen tekemistä. Sähköisen ajanvarauksen käyttöönotto on mahdollistanut, että muutkin työntekijät voivat tarvittaessa antaa ajan asiakkaalle. Myös lääkärit ovat toivoneet sitä, jotta voivat tarvittaessa antaa potilaalle suoraan ajan hoitajalle. Yhtenä merkittävänä tekijänä sähköisen ajanvarauspohjan käyttöönotossa on ollut myös se, että sen avulla vastaanoton työntekijät pystyvät näkemään, onko kysytty henkilö paikalla. Tämä on vähentänyt oville koputtelua ja rauhoittanut myös puhelinliikennettä. Sähköinen ajanvarauspohja mahdollistaa myös yhteydenottopyynnön jättämisen, jolloin asiakas voi jäädä rauhassa odottamaan hoitajan yhteydenottoa. 3.3. Muut kehittämistoimet Syksyn 2010 aikana ovat käynnistyneet viikoittaiset polipalaverit, joissa käsitellään ajankohtaisia asioita. Perustana on lääkärikokoonpano, jota täydennetään hoitajilla. Tarvittaessa palavereihin pyydetään aiheen mukaisesti myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Kerran kuussa on koko työyhteisön yhteinen palaveri, jossa käsitellään yhteisiä asioita. Tämä toimintatapa on koettu hyväksi. Yhtenä aiheena on ollut fysioterapeutin toteuttaman selkäpotilaiden hoidon ja ohjauksen selkiyt-

täminen. Ranualla on aloitettu fysioterapeutin vastaanotto selkäpotilaille. Yhteispalavereissa on selkiytetty fysioterapeutille ohjattavan potilaan kriteerejä ja tarkennettu selkäpotilaan hoidon tarpeen arviointia. Samalla on tiedotettu henkilökunnalle uudesta toimintamallista. Kehittäjätyöntekijä on myös pitänyt esillä reseptien uusimiskäytäntöjen kehittämistä edelleen. Tähän mennessä on jo saatu lääkärien työlistoihin varattua aikaa reseptien uusimista varten. Terveyskeskuksen aulaan on jo keväällä laitettu palautuslaatikko uusittaville resepteille. Jatkossa tiivistetään yhteistyötä apteekin kanssa reseptien uusimisen suhteen ja tavoitteena on, että potilaan oma lääkäri uusisi reseptit. Hankeaikana on selkiytetty ns. lääkärien jemma-aikojen käyttöä. Näillä tarkoitetaan niitä lääkärien työlistaan jätettyjä aikoja, joita päivystävä sairaanhoitaja voi antaa potilailleen. Jatkossa ajat ovat myös toimenpidehoitajan annettavissa. Hoitajat voivat käyttää aikoja myös lääkärien konsultointiin, joskin päivittäiset konsultaatiot sujuvat joustavasti muun työn ohessa. 3.4. Pohdinta Kehittämistoimenpiteet on koettu hyviksi, joskin myös vastustusta on esiintynyt. Uusien toimintatapojen käyttöönoton myötä ne on kuitenkin havaittu hyviksi. Jatkossa liikkeellelähtö kehittämisen suhteen voisi olla maltillisempi. Alussa olisi myös enemmän panostettava avainhenkilöiden mukaan saamiseen ja kehittämiselle positiivisen ilmapiirin luomiseen. Kehittäjätyöntekijän työsuhteen loppuessa tilanne on rauhallinen ja uudistuksia viedään vähitellen eteenpäin. Kokonaisuudessaan Ranuan terveyskeskuksessa on viime aikoina toteutettu useita uudistuksia, esim. sähköisen kirjaamisen käyttöönotto vuodeosastolle, ja

tämä on voinut osaltaan vaikuttaa kehittämisinnokkuuteen. Jotkut työntekijät myös kokevat, että meillä on kaikki hyvin, jolloin ei koeta tarvetta uudistuksille. Jatkossa voitaisiin panostaa toimintakulttuurin muuttamiseen sallivampaan suuntaan. Työntekijöiden ammatillista osaamista tulisi paremmin hyödyntää ja kehittää. Myös työntekijät voisivat ottaa oman osaamisensa vielä paremmin käyttöön. Hankeaikana on jo todettu, että enää ei niin tiukasti vaadita ohjeita, vaan uskalletaan rohkeammin käyttää omaa osaamista. Oman työn kokonaisvaltaiseen kehittämiseen vaaditaan vielä lisää rohkeutta ja ilmapiirin muokkautumista sallivammaksi.

4. Sähköisten palvelujen käyttöönotto Ranualla Ranuan kunnan kolmas PaKaste työskentelyjakso toteutettiin 1.8.2010-31.10.2010. Kehittäjätyöntekijäksi valittiin sairaanhoitaja Anne Sarajärvi ja hän toimi kokoaikaisena kehittäjätyöntekijänä. Kehittäjätyöntekijän työskentely kehittäjänä jatkui Ranuan kunnan palkkaamana PaKaste -rahoitteisen työskentelyjakson päätyttyä. Tavoitteiksi asetettiin: Sähköisen kirjaamisen kehittäminen kunnan vanhus- ja vammaispalveluyksiköissä Rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton suunnittelu Sosiaali- ja terveydenhuollon sähköinen hoitoilmoitus (Hilmo) käyttöönotto HaiPro raportointimallin (potilasturvallisuusilmoitus) käyttöönoton suunnittelu ja ohjeistus Työskentelyn tukena oli säännöllisesti kokoontuva kehittäjäryhmä, johon kuului kehittäjätyöntekijän lisäksi yksiköiden esimiehet, johtava lääkäri ja atkpääkäyttäjä terveyskeskuksesta. Yhteistyötä tehtiin paljon Rovaniemen ammattikorkeakoulun Outi Soikkelin, Mediconsult Oy:n ja Lapin sairaanhoitopiirn kanssa. Lähiyhteistyökumppanit olivat osastonhoitaja Marika Petäjäjärvi ja atk- tukihenkilö Pirjo Puominen, joiden apu oli korvaamatonta. Kehittäjäryhmä kokoontui 2-3 viikon välein. Palavereissa kehittäjätyöntekijä antoi tilannekatsauksen jo tehdyistä asioista ja yhdessä mietittiin esiinnousseisiin ongelmiin ratkaisuja. Palaverit toimivat samalla tiedotuskanavana yksiköille. Epävirallisia palavereita käytiin tarpeen mukaan pienimmissä ryhmissä. Lisäksi työyhteisöissä on ollut lukuisia palavereita tarpeen mukaan. Kaste työryhmän seurantakokouksia oli työskentelyjakson aikana yksi.

Heti työskentelyjakson alussa kehittäjätyöntekijä perehtyi erilaisiin saatavissa oleviin aineistoihin rakenteisesta kirjaamisesta ja potilasturvallisuusilmoitus raportoinnista. Potilastietojärjestelmä Mediatrin käytöstä hänellä oli käyttökokemusta usean eri toimipisteen kautta. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitus (HIL- MO) aineistoihin perehtyminen oli tärkeää toteutettaessa tietojen siirtoa sähköiseen muotoon. Työskentelyjakson alun käynnistymisen hitaus antoi aikaa perehtyä tausta-aineistoon ajan kanssa. Taustatietoihin tutustuminen ja paneutuminen jatkuivat kylläkin läpi koko työskentelyjakson. Työskentelyjaksoon kuului eri koulutusten organisointi. Koulutuksia järjestettiin rakenteisesta kirjaamisesta, hoidon tarpeen arvioinnista ja HaiPro- ohjelmasta. Työskentelyjakson aikana tavoitteista poistettiin rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton suunnittelu, koska lyhyessä ajassa oli jo tapahtunut paljon muutoksia ja muualta saadut kokemukset rakenteisen kirjaamisen käytöstä eivät rohkaisseet sen käyttöönottoon tässä vaiheessa. 4.1. Lähtötilanteen kartoitus Keväällä 2010 otettiin terveyskeskuksen vuodeosastolla käyttöön sähköinen kirjaaminen. Näiden käyttökokemusten myötä päätettiin laajentaa sähköistä kirjaamista myös muihin yksiköihin. Terveydenhuollon toimintaa halutaan tehostaa myös parantamalla tiedon kulkua tietotekniikan avulla. Sähköisten potilasasiakirjojen käytettävyyttä lisätään niin, että sähköinen järjestelmä kattaa jatkossa potilaan koko hoitoprosessin terveydenhuollon eri toimipisteissä. Tällä varmistetaan hoidon jatkuvuus, laatu ja potilasturvallisuus. Tehostetun palveluasumisen yksikössä Rantakodissa sähköistä kirjaamista toteutettiin jo osittain mutta päivittäisen kirjaamisen yhtenäinen pohja puuttui. Henkilöstön tietotekninen osaaminen oli jo aiemmin tapahtuneen kirjauksen ansiosta hyvä. Vanhainkoti Marjaniemessä sähköistä kirjaamista toteuttivat lähinnä vain sairaanhoitajat. Tämä puolestaan oli johtanut siihen, että mm. potilastietojärjes-

telmään kirjautuminen oli uusi asia osalle henkilökuntaa. Kehitysvammayksikkö Marjukassa ei myöskään juuri käytetty sähköistä kirjaamista. Potilastietojärjestelmästä luettiin vain esim. asiakkaan lääkärillä käynnin jälkeen, mitä muutoksia hoitoon oli tullut. Kuitenkin henkilöstön tietotekninen valmius oli parempi kuin Marjaniemessä. Sähköisen kirjaamisen laajentamiseen oli syynä tiedonkulun helpottaminen. Esimerkiksi puhelinkonsultaatioissa lääkäri pystyy potilastietojärjestelmän päivittäisten merkintöjen avulla tekemään potilaan tilasta johtopäätöksiä. Potilasasiakirjojen avulla taataan hoitoa koskeva tiedonsaanti potilasta hoitavien henkilöiden ja organisaatioiden kesken. Potilasasiakirjojen tarkoituksena on palvella potilaan hoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa sekä edistää hoidon jatkuvuutta. Kun tieto on sähköisessä muodossa, tiedon kulkeminen eri potilasta hoitavien yksiköiden välillä helpottuu. Toinen iso asia, johon paneuduttiin, oli sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitus (Hilmo). Tähän asti tiedot kerättiin kustakin sosiaalialan yksiköstä paperiversiona. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitusjärjestelmän tietojen kerääminen sähköisesti on aloitettu Ranualla portaittain keväästä 2010 lähtien. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitusjärjestelmää laajennettiin vuodesta 2011 lähtien siten, että perusterveydenhuollon avohoidosta kerätään yksilötason tietoja kansalliseen rekisteriin. Avohoidon tietouudistushankkeen varsinaisena päämääränä on saada valtakunnallisen rekisterin muodostamisen kautta perusterveydenhuollon avohoidosta tietoja ja indikaattoreita käyttöön eri tahoille ja eri käyttötarkoituksiin. Kansallisen rekisterin tehtävä on tuottaa keskenään vertailukelpoista tietoa. Tämä edellyttää kattavaa ja yhdenmukaista tietojen tallennusta sekä yhtenäistä sisältöjen tulkintaa. Tähän asiaan liittyen tarvitaan vielä koulutusta hoidon tarpeen arviointiin päivystystyötä tekeville hoitajille. Ranuan eri sosiaali- ja terveystoimen yksiköiden vaaratapahtumien raportointi oli paperiversiona ja kohdistui ainoastaan lääkityksessä tapahtuviin vaaratapahtu-

miin. Raportointi oli vähäistä, joskin Rantakodilla, kotipalvelussa ja Marjaniemessä raportointia tehtiin. 4.2. Sähköisen kirjaamisen tehostaminen Ranuan kunnan sosiaali- ja terveyspalveluissa on käytössä Mediatri potilastietojärjestelmä. Sosiaalitoimen yksiköissä Rantakodilla, Marjaniemessä ja Marjukassa on otettu käyttöön päivittäinen sähköinen kirjaaminen. Rantakodin ja Marjaniemen ohjelmisto-osion koulutukseen tuli kouluttaja ohjelmiston toimittajalta. Marjukassa kehittäjätyöntekijä koulutti ohjelman käyttöön. Aikataulu sovittiin vaiheittaiseksi mm. joustavuuden, ohjelmiston toimittajan resurssien sekä tukihenkilön työn porrastamisen takia. On huomioitava, että ison muutoksen aloittaminen useassa yksikössä samanaikaisesti voi vaikuttaa myös potilasturvallisuuteen. Kehittäjätyöntekijän työ jatkuu yksiköiden tukihenkilönä ohjelmisto-osion käyttöönotossa Ranuan kunnan palkkaamana. Osa yksiköistä (Rantakoti), joihin sähköinen kirjaaminen päätettiin toteuttaa, oli jo tottunut käyttämään sähköistä järjestelmää niin paljon, että muutos ei ollut kovinkaan suuri. Toisaalta taas esim. Marjukassa (kehitysvammaisten hoitoyksikkö) ja Marjaniemessä (vanhainkoti) kirjaaminen on toteutettu lähes kokonaan paperisiin potilaskansioihin. Sitä vähäistäkin kirjaamista, mitä sähköiseen järjestelmään oli toteutettu, teki vain osa henkilöstöstä. Kuitenkin osalla henkilökunnasta innostus asiaa kohtaan korvasi puutteelliset tietotekniset taidot. Mutta oli myös henkilökunnassa sitä mentaliteettia, että ei voisi vähempää kiinnostaa. Välillä turhautti, kun sovittuihin ohjauspalavereihin ei saapunutkaan kukaan. Kaiken ohjauksen taustalla pidettiin tärkeänä, että henkilöstö harjoittelee Mediatrilla aina kun työ sen sallii. Tämä ei kuitenkaan toteutunut. Tunnukset olivat hukassa tai missä milloinkin, ei ollut aikaa tms. Varmistaakseen, että jokaisella oli tunnukset kunnossa ja peruskirjaus hallussa, kehittäjätyöntekijä antoi jokaiselle tehtäväksi tehdä haluamansa kirjauksen tiettyyn osioon Mediatrissa. Näin pystyttiin varmuudella to-

dentamaan ohjelman käytön. Alussa kirjaukset olivat todella vähäisiä, mutta uuden muistutuksen jälkeen kirjauksia alkoi pikkuhiljaa tulla. Sähköisen kirjaamisen kehittäminen hyödyttää suoraan yksikön omaa henkilöstöä työn sujuvuuden parannuttua. Toki suuret muutokset näkyvät alussa työmäärän lisääntymisenä / ajanpuutteena, mutta käyttökokemuksen karttuessa muutos on päinvastainen. Kuitenkin yhtenäinen tieto ja ajantasainen tiedonsiirto hyödyttävät kaikkia asiakkaan/ potilaan hoitoon osallistuvia. Sähköisen kirjaamisen kehittäminen on myös osa potilasturvallisuutta ja hoidon jatkuvuutta. Näin ollen vaikutus on suoraan myös asiakasta/ potilasta hyödyntävää. Tavoite sähköisen kirjaamisen kehittämisestä kunnan vanhus- ja vammaispalveluyksiköissä toteutui. Muutosten jälkeen yhtenäisen potilastietojärjestelmän käyttö on kattavaa koko kunnan sosiaali- ja terveydentoimen yksiköissä. Koulutusta/ opastusta on annettu potilastietojärjestelmän käyttöön lähinnä kotipalvelussa, Rantakodilla, Marjaniemessä, Päivikissä (mielenterveyskuntoutujien kuntoutuskoti), Marjukassa sekä mielenterveystoimistossa. Sähköisen kirjaamisen laajenemiseen liittyen sosiaali- ja terveystoimen työntekijät ovat suorittaneen Granite Partnersin tietoturvakoulutuksen ja siihen liittyvän testin. Tietoturvakoulutus jää pysyvänä osaksi henkilöstön täydennyskoulutusta sekä uusien työntekijöiden perehdytystä. Kaikki työskentelyjakson aikana tehdyt toiminnan muutokset olivat työn sujuvuuden ja tiedon kulun saumattomuuden kannalta tärkeitä. E-reseptin ja E-arkiston myötä rakenteisen kirjaamisen tulo hoitotyöhön tuo haasteita henkilöstölle. Suurin osa henkilöstöä ei tiennyt lainkaan mitä rakenteinen kirjaaminen edes tarkoitti. Termi oli vain tuttu median kautta. Rovaniemen ammattikorkeakoulu järjesti PaKaste rahoituksella rakenteisen kirjaamisen koulutusta vuodeosaston henkilökunnalle sekä osalle sosiaalitoimen henkilökuntaa. Jossain vaiheessa tuleva kirjaamisen muutos vaatii valmistelua tulevaan prosessiin.

4.3. Mediatrin käytön tehostaminen Työskentelyjaksoon kuului osana sähköisen kirjaamisen tehostamista myös potilastietojärjestelmä Mediatrin käytön ongelmissa auttaminen eri yksiköissä ja käytön tehostaminen. Potilastietojärjestelmän käytön ohjausta ja apua annettiin eri yksiköissä esiin nousseiden tarpeiden mukaan 1-3 hengen ryhmissä. Ohjelmistoissa on useita asioita/osioita, jotka helpottavat työtä, jos ne vain tietää. Ohjelman peruskoulutus ei useinkaan anna näistä vinkeistä tietoa. Toisaalta joissakin yksiköissä joitakin osiota käytetään vain harvoin ja näin rutiinia ja tietoa mahdollisuuksista ei pääse karttumaan. Mediatrin käytön tehostamisessa kehittäjätyöntekijä keskittyi lähinnä ohjelman lääkitysosion käytön ohjaamiseen. Lääkitysosio tuli ohjelmaan nykymuodossa alkuvuodesta 2010. Lääkitysosion käytössä oli vielä yhtenäistämistä, koska tavoitteena on ollut, että lääkitysosio olisi ajantasainen ja luotettava tiedon lähde. Potilastietojärjestelmän käytössä ja itse ohjelmassa oli teknisiä ongelmia, joita kehittäjätyöntekijä pyrki minimoimaan ohjeistamalla ja opettamalla. Yhteistyössä niihin löydettiin ratkaisuja. Järjestelmän lääkitysosion yhtenäisessä käytössä edettiin mutta ongelmia on edelleen. Tavoitteena on, että lääkehoitoa koskevat tiedot tulisivat kirjattua aikaisempaa yhtenäisemmin ja näin myös eri terveydenhuollon ammattilaisten tekemät virheet vähenisivät. Tämä vaatii pidemmän ajanjakson ja myös enemmän käyttäjäkokemusta yksiköiden henkilöstöltä. Toisaalta myös tarkemmin sovitut käytännöt ajantasaisen lääkityksen tarkistamisessa vähentävät ongelmia. Esimerkiksi sopiminen siitä missä ja minkälaisissa kontakteissa asiakkaan/ potilaan lääkitys tarkistetaan.

4.4. Sosiaali- ja terveydenhuollon hoitoilmoitusjärjestelmä Hilmon käyttöönotto Hilmo-tietojen toimittamisessa oli tavoitteena siirtyä sähköiseen tiedontuottamiseen, jolla vähennetään manuaalisia työvaiheita tietoa tuottavassa organisaatiossa. Alussa tietojen siirtäminen oli aika suuri työ, mutta jatkossa työ on huomattavasti vähemmän aikaa vievää, koska sosiaalitoimen yksiköissä hoitojaksot ovat yleensä pitkäkestoisia. Nyt pyrkimyksenä on, että kukin yksikkö pitää tiedot ajan tasalla sähköisesti. Avo-Hilmon käyttö vaatii edelleen koulutusta. Hoidon tarpeen arvioinnissa selvitetään yhteydenoton syy, ongelma, sairauden oireet, niiden vaikeusaste sekä tarvittavan palvelun kiireellisyys asiakkaan antamien tietojen perusteella. Perusluokitusten lisäksi koulutustarve on erityisen suuri käyntisyiden ja toimintojen kirjaamiskäytännöissä, sillä lähtötilanne esimerkiksi käyntisyyn kirjaamisessa vaihtelee paljon. Esimerkiksi hoitajat ovat kirjanneet käyntisyitä vain harvoissa organisaatioissa. Toimenpiteistä on perinteisesti kirjattu vain ne, joista lääkärit virkaehtosopimuksen mukaan saavat palkkion. Hoitoilmoitusten tekemisessä on siirrytty sähköiseen muotoon. Se on helpottanut ja joustavoittanut ilmoitusten tekemistä. Käytännössä se näkyy mm ajan käytön tehostumisena. Jatkossa tulee vielä tarkentaa, että kaikki kirjaukset tapahtuvat yhdenmukaisesti. 4.5. HaiPro vaaratapahtumien raportointijärjestelmä Sähköinen HaiPro järjestelmä (terveydenhuollon vaaratapahtumien raportointijärjestelmä) on otettu käyttöön ja siitä on järjestetty koulutusta henkilöstölle. Se saatiin käyttöön Lapin sairaanhoitopiirin kautta. Tämä järjestelmä kattaa vaaratapahtumien raportoinnin aiempaa laajemmin. Järjestelmällisen ja helppokäyttöisen raportointimenettelyn avulla käyttäjät voivat hyödyntää vaaratapahtumista saata-

vat opit ja terveydenhuollon johto saa tietoa varautumisen riittävyydestä ja toimenpiteiden vaikutuksista. 4.6. Pohdinta Työskentelyjaksolle oli jo alusta alkaen asetettu selkeät ja hyvin rajatut tavoitteet. Tavoitteet saavutettiin lähes kokonaan. Työskentelyjakson alussa oli vielä tavoitteena, että kehittäjätyöntekijä suunnittelee ja valmistelee rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton terveyskeskuksen vuodeosastolle. Tästä kuitenkin luovuttiin jakson aikana. Uusia osioita potilastietojärjestelmään on otettu käyttöön lyhyellä aikavälillä paljon ja jo näiden opettelu ja kehittäminen vie tällä hetkellä henkilöstöltä voimavaroja. Osittain myös rakenteisen kirjaamisen tämänhetkisestä käyttökelpoisuudesta saadut osittain negatiiviset käyttökokemukset saivat aikaan päätöksen luopua käyttöönotosta tällä hetkellä. Aikana työskentelyjakso oli varmaan sopiva. Jos rakenteellisen kirjaamisen osuutta olisi päätetty viedä pidemmälle, aika ei ehkä olisi riittänyt. Ajanjaksollisesti työskentelyjakson alun sijoittuminen elokuun alkuun ei ollut paras mahdollinen. Useat henkilöt, jotka liittyivät kehittämistyöhön jollakin tavalla, olivat elokuussa lomalla. Tämä siirsi toiminnan aloitusta tehokkaasti usealla viikolla. Kehittäjätyöntekijän lähiyhteistyökumppanit, atk tukihenkilö Pirjo Puominen ja osastonhoitaja Marika Petäjäjärvi, ovat olleet tukena koko ajan, myös silloin kun työ on tuntunut turhauttavalta. Toisaalta päätös, että tätä työtä jatketaan myös projektin loputtua, on viesti siitä, että muutosta todella halutaan ja siihen ollaan valmiita panostamaan. Kehittäjätyöntekijä sai toimia todella itsenäisesti, eikä suurempi tuki olisi todennäköisesti antanut mitään lisäarvoa. Apua on saanut sitä tarvittaessa. Kehittäjätyöntekijä Anne Sarajärvelle työ kehittäjänä on antanut hyvin paljon. Olen saanut etuoikeuden syventyä asioihin ja oppia asioita, joihin muuten en oli-

si perehtynyt paljoakaan. Koska itselläni ei ole aikaisempaa kokemusta projektityöntekijänä, moni asia teetätti normaalia enemmän työtä. Tietenkin itselleni olisi ollut huomattavasti helpompi aloittaa projektityö, jos alkuun olisi pystynyt konkreettisesti itselle mieltämään, mitä kaikkea työ tulee pitämään sisällään. Mutta työjakso kyllä kasvatti ja katson joitakin asioita nyt eri näkökulmasta. Tietenkin myös ohjaus- ja opetustaidot ovat karttuneet huomattavasti. Tärkeä oppi kehittäjänä toimimisessa on, että asiat eivät mene läheskään aina oman aikataulun mukaan. Kun asiaan liittyy useita eri toimijoita, täytyy muistaa, että heillä myös ovat omat aikataulut. Laadittaessa aikatauluja on tämä syytä pitää mielessä. Tulen aina varmaan ihmettelemään, mistä saa alkunsa asenne Kyllähän me tuo tiedetään/ osataan. Tätä on tullut esille mm. eri koulutusten yhteydessä. Muutokseen johtavat syyt ja perustelut olisi hyvä käydä läpi työyhteisössä esimiehen toimesta. Tämä lisäisi huomattavasti halukkuutta muutokseen. Sosiaalija terveys alalla tulee uusia vaatimuksia työn suorittamiseen koko ajan lisää. Työntekijällä itsellään on myös vastuu uuden oppimisesta. Ei ole mahdollista, että työt tänä päivänä hoidettaisiin, kuten on tehty jo 20 vuotta. Jälkikäteen pohdittuna jakson alkupuolella olisi ehkä ollut hyvä pitää jokaisessa yksikössä koko henkilöstölle palaveri työn tavoitteista. Nyt se jäi pääasiassa esimiesten tehtäväksi. Suhtautuminen uudistuksiin on ollut hyvin erilaista riippuen yksiköstä, mutta myös yksiköiden sisällä on ollut monenlaista suhtautumista. Ainoastaan pienimmissä yksiköissä, joissa henkilökuntaa oli vähemmän, osallistuminen ja myös toiminnan kehittämisen halu parempaa. Yleensä uuden asian sisään ajaminen on aina useasta asiasta johtuen hieman hankalaa. Kuitenkin henkilöstön oma asenne vaikuttaa asiaan suunnattoman paljon. Työntekijä harvoin pohtii muutoksen tarpeellisuutta koko organisaation toiminnan kannalta. Tässä muutoksen hallinnassa esimiehen rooli tiedottavana, osallistuvana ja niiden negatiivistenkin tunteiden kohtaajana on tärkeä.

Yleinen mielipide on ajatus, että kaikki aika menee nyt tietokoneella. Varmaan kirjaukseen liittyvä ajankäyttö lisääntyykin alussa, mutta tasoittuu ja mahdollisesti vähenee käyttökokemuksen myötä. Työskentelyjaksolla oli tarkoitus pehmentää sähköisen kirjaamisen aloittamisen alkutaipaleen tuskaa. Jo se asia, että kirjautuminen ohjelmaan ei vaadi kohtuuttomia ponnisteluja, vie asiaa eteenpäin. Samoin eteenpäin vie se asia, että tiedetään mistä mitäkin tietoja löytyy asiakkaasta, jota hoidetaan. Toimintamalli juurtuu käytännöksi toiminnan aloittamisen myötä. Toki yksiköiden esimiehet ovat osaltaan vastuussa siitä, että käytäntö pelaa yksikössä sovittujen sääntöjen mukaan. Monipuolisempi yhteistyö yksiköiden kesken antaisi usein uusia näkökulmia asioihin. Samaa potilastietojärjestelmää käytettäessä voisi käydä katsomassa toisessa yksikössä, miten heillä pulmia tuottanut asia tehdään. Kehittämisideoita tuleviin kehittämishankkeisiin: - Rakenteelliseen kirjaamiseen tulevaisuudessa siirryttäessä, tarvitaan paljon voimavaroja ja koulutusta jotta asia saadaan toimimaan. Toivottavasti työyhteisöön saadaan demo-version, jolla henkilöstö voi harjoitella jo tulevaa. - Potilasturvallisuussuunnitelma ja ereseptin käyttöönoton valmistelu

5. ereseptin käyttöönotto ja potilasturvallisuussuunnitelma Ranuan kunnan neljäs PaKaste työskentelyjakso toteutettiin 1.8-30.9.2011. Kehittäjätyöntekijänä jatkoi sairaanhoitaja Anne Sarajärvi. Työskentelyjakson tavoitteeksi asetettiin: Uuden terveydenhuoltolain toteutumisen edistäminen o Ranuan terveyskeskuksen potilasturvallisuussuunnitelman tekeminen ereseptin käyttöönoton suunnittelu ja valmistelu o Ranuan terveyskeskuksen ereseptin itseaudiointivaatimusten läpikäyminen o Tietoturva- ja tietosuojatason selvittäminen, huomioiden valtakunnallisen sähköisen tietojärjestelmäpalvelun vaatimukset. Kehittämistyön painottuessa ereseptin auditointivaatimusten täytäntöönpanoon, projektiryhmä koostui jo keväällä 2011 sovitusta ryhmästä. Ryhmä koostui johtavasta lääkäristä, potilastietojärjestelmän pääkäyttäjästä, projektityöntekijästä sekä tietoliikenteen osalta ICT-päälliköstä. Yhteistyötä on tehty myös paikallisen apteekin kanssa. Lapin sairaanhoitopiirin aluehankkeen toimija UULA organisoi työtä sekä toimi tärkeänä tiedon välittäjänä. Palavereita projektiryhmän kanssa on pidetty tarpeen vaatiessa ja Uulan hankeryhmän kokouksiin sekä koulutuksiin on osallistuttu kuukausittain. 5.1. Potilasturvallisuussuunnitelma Toukokuussa 2011 voimaan tulleen uuden terveydenhuoltolain mukaan terveydenhuollon toimintayksiköiden on laadittava suunnitelma laadunhallinnasta ja po-

tilasturvallisuuden täytäntöönpanosta. Tähän liittyen osana työskentelyjaksoa oli laatia potilasturvallisuussuunnitelma Ranuan terveyskeskukseen 2. Tarkempi ohjeistus potilasturvallisuussuunnitelman laadintaan julkaistiin vasta 8.9.2011 (Potilasturvallisuusopas). Kehittäjätyöntekijä pystyi kuitenkin jo aikaisemmin kokoamaan suunnitelmaan liittyviä asioita ja tekemään pohjan suunnitelmalle. Ranuan terveyskeskuksessa on viime vuosina aloitettu useita toimia liittyen laadunhallintaan sekä potilasturvallisuuteen. Vuoden sisällä on otettu käyttöön säännöllinen tietoturvakoulutus ja lääkehoidon koulutus sekä tähän liittyvä tentti. Myös Terveydenhuollon vaaratapahtumien raportointijärjestelmä (HaiPro) on otettu käyttöön. Lääkehoitosuunnitelmat on otettu käyttöön kaikissa yksiköissä 2010. Eli paljon oli jo valmiina, asiat piti vain viedä suunnitelmaan. Potilasturvallisuutta sekä laadunhallintaa kehitetään ja arvioidaan edelleen eli työ jatkuu. Esimerkiksi alueellinen yhteistyö on vielä avoin asia. Suunnitelmaahan ei kuitenkaan tehdä lainkirjaimen toteutumisen takia, vaan siitä pitäisi tulla elävä dokumentti, jota toteutetaan käytännössä. Suunnitelma voidaan aloittaa suurimmista potilasturvallisuushaasteista ja sitä vähitellen täydennetään ja kehitetään. 5.2.eReseptin käyttöönoton valmistelut Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (eresepti-laki) säätää ereseptin käyttöönoton pakolliseksi mm. apteekeille, terveydenhuollon toimintayksiköille, joiden tulee liittyä KanTa-palveluiden eresepti-palveluun. Keväällä 2011 Ranuan kunta sitoutui aloittamaan ereseptin käyttöönottoon liittyvät valmistelut. Käyttöönotto on organisoitu siten, että yksittäiset terveydenhuollon toimintayksiköiden liittymisja käyttöönottoprojektit koordinoidaan sairaanhoitopiirijakoa noudattavina alueellisina kokonaisuuksina. Lapin sairaanhoitopiirin alueella aluehankkeena toimi Uula-projekti. Tarkoituksena on toteuttaa valtakunnalliseen Reseptikeskukseen liit- 2 www.sosiaalikollega.fi/kaste/lappi/perusterveydenhuollon_kehittaminen/perusterveydenhuollonkuntakansiot/ranua/index_html

tymiseen vaadittavat toimenpiteet ja toteuttaa Ranuan terveyskeskuksen liittyminen, sekä ottaa käyttöön sähköinen lääkemääräys Ranuan terveyskeskuksessa. Resepti- ja potilastiedot ovat arkaluonteisia terveystietoja. KanTa-palveluiden avulla tietoja käsitellään luotettavasti ja turvallisesti. Kela ja terveydenhuollon organisaatiot sekä apteekit valvovat omalta osaltaan tietosuojan toteutumista ja tietojen käsittelyn lainmukaisuutta. Terveydenhuollon organisaatioiden ja apteekkien auditointi suoritetaan itseauditointina. Liittyessään valtakunnallisiin palveluihin organisaatio vakuuttaa, että se ja sen käyttämät tietojärjestelmät ja välittäjät täyttävät STM:n hyväksymät kansalliset auditointivaatimukset siltä osin kuin ne koskevat liittyjää ja ereseptiä. Pohjana auditointivaatimusten läpikäymiseen on tutustua hyvissä ajoin auditointivaatimuksiin ja huolehtia vaadittaviin toimiin ryhtymisestä ajoissa. Siten organisaatio pystyy osoittamaan vaatimusten täyttämisen liittymisvaiheessa. Valmistelut aloitettiin jo keväällä 2011 alustavasti. Vaatimusten läpikäymistä on jatkettu syksyllä 2011 toteutetun kehittämisjakson puitteissa. Suuri osa vaatimuksista liittyi tietoturvallisuuden varmistamiseen, joten työ oli paljolti tietosuojakäytäntöjen tarkistamista sekä ohjeistuksien päivittämistä. Työskentelyjaksolla käytiin läpi Ranuan terveyskeskuksen ereseptin itseaudiointi vaatimukset. Auditointivaatimukset on saatu täytettyä lähes kokonaan. Kehittämistyö jatkuu nyt lähinnä tietoliikenneyhteyksiin liittyvillä toimenpiteillä sekä käyttöönoton koulutuksella. Tavoitteena on että Ranuan terveyskeskus liittyy ereseptipalvelun käyttäjäksi 3/2012. 5.3. Pohdinta Työskentelyjaksolle asetetut tavoitteet saavutettiin ja kehittämistä jatketaan edelleen. Terveydenhuollon organisaatioille tulee yhä enemmän velvoitteita ja vaatimuksia. Jo nyt henkilöstön työmäärä on suuri, sijaisten saaminen vaikeutuu koko

ajan ja talous kiristyy. Suunnitelmien ym. vaatimusten tekemiseen ei pystytä enää omien työtehtävien ohella. Ei myöskään riitä, että suunnitelmat tehdään, vaan niitä on myös päivitettävä. Kehittämisessä tulisi entistä enemmän huomioida myös alan opiskelijoiden työpanoksen käyttäminen. Osa tehtävistä saadaan tehtyä opiskelijoiden opinnäytetöiden avulla. Samalla voidaan tehdä rekrytointityötä uusien työntekijöiden saamiseksi. Projektit ovat sekä tapa sopeutua muutoksiin että väline aikaansaada niitä. Palveluiden ja muiden muutosten käyttöönotto kokonaisuudessaan on vaativa ja pitkäkestoinen prosessi. Kehittämisjaksot ovat siis hyviä apuja perusterveydenhuollolle kehittää toimintaansa.