III Tekstinkäsittely 1 YLEISTÄ... 2 2 TEKSTINKÄSITTELYN PERUSASIOITA... 2 3 TEKSTIN MUOKKAAMINEN... 5 3.1 Merkkitason muokkaus 5 3.1.1 Erilaisia tapoja valita teksti 5 3.1.2 Valitun tekstin kopiointi, leikkaaminen ja liittäminen 6 3.1.3 Kopiointi hiirellä vedä-ja-pudota -menetelmällä 6 3.1.4 Leikkaaminen, ts. siirtäminen hiirellä vedä-ja-pudota menetelmällä 6 3.1.5 Muotoilusiveltimen käyttäminen 6 3.2 Kappaletyylit 7 3.2.1 Kappaletyyli ja muotoilusivellin 8 3.3 Dokumentin osat, sektiot (Sections) sekä ylä- ja alatunnisteet 8 3.3.1 Milloin dokumentin joutuu jakamaan useampaan sektioon? 8 3.3.2 Ylä- ja alatunnisteet 9 3.4 Koko dokumenttiin liittyvät määritykset 9 4 SISÄLLYSLUETTELO JA SIVUNUMEROT... 9 5 VIIVAIMEN JA SARKAINTEN KÄYTTÖ... 10 Harjoituksissa 3 ja 4 käytetään Microsoft Word 2016-tekstikäsittelyohjelmaa, tämä on taustamateriaali molempiin harjoituksiin. 1
1 Yleistä Tekstinkäsittelyohjelmilla, kuten kurssilla käytettävässä Microsoft Wordilla, voidaan muotoilla teksti viimeistä piirtoa myöten haluttuun muotoon. 1 Wordista ja sen natiivitiedostotyypeistä.doc ja.docx on muodostunut käytännössä synonyymejä tekstinkäsittelylle ja muotoilluille tekstidokumenteille. On kuitenkin hyvä tiedostaa, että tekstitiedostoja ja niiden käsittelyohjelmia on muunkinlaisia. Erityisesti muotoilematonta tekstiä sisältävät, niin sanotut raakatekstitiedostot ovat yleisiä. Raakatekstitiedostoja voidaan avata melkein millä tahansa tekstiä käsittelevällä ohjelmalla käyttöjärjestelmästä riippumatta. Niiden tiedostopääte on.txt. Esimerkiksi Windows-käyttöjärjestelmässä mukana tuleva ohjelma Notepad (Muistio) on tarkoitettu raakatekstin kirjoittamiseen. Muita yleisiä tekstitiedostotyyppejä ovat Rich Text Format dokumentit (tiedostopääte.rtf) ja Open Document dokumentit (tiedostopääte.odt). Word 2016 kykenee avaamaan ja tallentamaan kaikkia näitä tyyppejä, mutta ilman erityistä syytä on Wordilla työskentelyssä syytä pitäytyä natiivimuodossa.docx. Muutoin iso osa tekemistäsi muotoiluista saattaa hävitä tallennuksen yhteydessä. Tekstidokumenttien muotoilukysymykset ovat tärkeitä asioita muutenkin kuin lukijan ja luettavuuden palvelemisen kannalta. Esimerkiksi monissa yrityksissä ja yhteisöissä asiakirjat on tehtävä tietyn näköisiksi. Yritysten laatujärjestelmissä määritellään usein sisäisten ja ulkoisten julkaisujen ulkoasu värisävyjä myöten. Tekstinkäsittelyohjelmilla on kenen tahansa mahdollista luoda yritykselleen tai järjestölleen sopivat asiakirjamallit (eli dokumenttipohjat, document template) eri asiakirjatyypeille. Näiden dokumenttipohjien tiedostotyyppi Wordissa on.dotx. Dokumenttipohjissa on määriteltynä valmiit asettelu- ja tyylimäärittelyt, joiden mukaan asiakirja muotoutuu automaattisesti halutunlaiseksi. Mallissa voi olla valmiina ylä- ja alatunnisteet, joissa on esimerkiksi yrityksen tai yhteisön logo ja nimi tai automaattinen asiakirjan luontipäivämäärä - tarpeellista esimerkiksi pöytäkirjatyyppisissä asiakirjoissa. Lisäksi asiakirjamallissa on yleensä erilaisia kappalemuotoiluja (otsikot, erilaiset tekstikappaleet, kuten perusteksti, listat ja lainaukset) ja esimerkiksi koko asiakirjan otsikointi valmiina. 2 Tekstinkäsittelyn perusasioita Tekstinkäsittelyllä tarkoitetaan tekstin tuottamista, muokkaamista ja muotoilemista tekstinkäsittely-ohjelmalla. Tuottamisella tässä tarkoitetaan tekstin kirjoittamista, muokkaamisella kopiointia, liittämistä, leikkaamista ja vastaavia toimintoja ja muotoilemisella tekstin lihavointia, kursivointia, kappaleiden sisennyksiä, rivivälien muuttamista, sivun marginaalien muuttamista jne. Yrityksissä on usein valmiit dokumenttipohjat kaikille toistuvasti tuotettaville dokumenteille. MS Wordin tiedostotyyppi tällaiselle dokumenttipohjalle on dotx (template file). Kun avaat Wordin ensimmäistä kertaa asennuksen jälkeen, löydät sen todennäköisesti käynnistysvalikon kautta löytyvästä Microsoft Office 2016 -kansiosta. Word-pikakuvake kannattaa kiinnittää tehtäväpalkkiin (hiiren kakkospainikkeen kautta). Myös muista useimmin käyttämistäsi toimistopakettien yksittäisistä ohjelmista (Excel, PowerPoint ) kannattaa tehdä pikapainike tehtäväpalkkiin. 1 Tekstinkäsittelyohjelmien kanssa samantyylisiä ohjelmia ovat niin sanotut julkaisuohjelmat, joilla muokataan esimerkiksi dokumentin taittoa ja painoasua. Microsoftin julkaisuohjelma on nimeltään Publisher, ja se löytyy mikroluokista. 2
Tekstin muotoilussa on neljä eri mittayksikköä: merkki, kappale, osa ja koko asiakirja (character, paragraph, section, whole document). Muotoilukomennot voidaan siis kohdistaa näihin yksiköihin. Esimerkiksi lihavointi, kursivointi, alle ja yliviivaus ovat merkkimuotoilua ja siihen liittyvissä toimenpiteissä teksti täytyy ensin valita. Valinta voidaan tehdä hyvin monella tavalla, valinnan tekemisestä tarkemmin seuraavassa luvussa. Lihavointi on hyvä keino nostaa tekstistä esiin jokin tietty sana tai lause. Kursivointia voidaan käyttää Enter = kappaleenvaihto (ei rivinvaihto) Välilyöntiä käytetään vain sanojen erotteluun (ei muotoiluun) Piilomerkit näkyviin työkalupalkin painikkeella: MS Word: vastaavassa tarkoituksessa, mutta hyvin usein sitä käytetään esimerkiksi lainauksissa. Alleviivaus (ja yliviivaus) on lähinnä käsinkirjoitetun tekstin korostuskeino, sillä lihavointi ja kursivointi tuovat korostettavat osat ainakin yhtä hyvin esiin, mutta eivät harkiten käytettynä kuitenkaan tee tekstistä niin suttuisen näköistä. Yleensäkin tekstin korostuksissa kannattaa käyttää harkintaa. Yksinkertainen on kaunista. Yleispätevä sääntö on, että tekstissä tulisi käyttää vain yhtä fonttia (otsikkofontti voi tosin olla toinen fontti kuin leipätekstissä käytetty) ja vain yhtä korostuskeinoa. Erityistilanteissa, jolloin useampiin korostusmuotoihin liittyy selkeästi ymmärrettävä merkitys, voi tästä tietysti poiketa. Wordissä merkkimuotoilun komentopainikkeet (lihavointipainike B) löytyvät yläreunan valintanauhasta Aloitus (Home) -välilehdeltä Fontti (Font) -työkaluryhmästä. Myös esiin ponnahtavaa merkkitason muotoilun pikavalikkoa kannattaa opetella käyttämään (Kuva 1). Kun teet tekstissä valinnan, valikoima yleisesti käytettyjä muokkauskomentoja ponnahtaa läpinäkyvään pikavalikoimaan. Täydellinen valikoima merkkimuotoilukomentoja Fontti-ryhmän nurkkanuolesta aukeavasta valikosta (Kuva 2). Kuva 1. Merkkitason muotoilun pikavalikko. Kursivointi-sana on valittu ja pikavalikko ponnahtanut esiin. Kuva 2. Kaikki merkkimuotoilukomennot. Fontkehyksen oikean alakulman pikkunuolta on painettu, ja Font-ikkuna ponnahtanut esiin. Kappalemuotoiluun ja tekstin tuottamiseen tekstinkäsittelyohjelmilla liittyy kaksi usein unohdettua sääntöä: 1) rivejä ei lopeteta itse: Enter painetaan vain silloin, kun halutaan kappaleenvaihto ja 2) välilyöntejä käytetään vain sanojen erottamiseksi toisistaan, ei tekstin asetteluun kuten esimerkiksi rivin alun sisentämiseen. Sisentäminen tehdään tyylien kautta. Saat välilyöntimerkit ja muutkin muotoiluun vaikuttavat tulostumattomat merkit näkyviin piikomentopainikkeen avulla, joka löytyy komentoryhmästä Aloitus/Kappale (Home/Paragraph). Kappalemuotoiluun liittyviä perusasioita ovat sisennykset, rivivälin asettaminen ja kappaleen jälkeen (tai ennen kappaletta) määriteltävä tyhjä tila. Usein kappaleet erotetaan toisistaan virheellisesti sopivalla määrällä Entereitä (tyhjiä rivejä, tai itse asiassa, tyhjiä kappaleita). Tämä tapa estää pitkän 3
asiakirjan sujuvan muotoilun. Esimerkiksi, sivulla olevat tyhjät rivit saattavat tekstiä muokattaessa siirtyä seuraavan sivun alkuun aiheuttaen liian ison ylä- tai alamarginaalin. Tekstinkäsittelyohjelmissa voi kappalemuotoilussa estää kappaleen viimeisen rivin siirtymisen yksinään seuraavalle sivulle ja vastaavasti ensimmäisen rivin jäämisen yksinään edelliselle sivulle. Yleensä tämä leski-/orporivien esto on oletusarvoinen asetus kappalemuotoilussa. Otsikot (Heading) ovat tekstinkäsittelyohjelmissa myös kappaleita. Valmiille otsikkotyylille sido seuraavaan -määritys on oletuksena. Tällä muotoilulla otsikko sidotaan jäljessä tulevaan kappaleeseen ja näin saadaan otsikko ja sitä seuraava tekstikappale pysymään samalla sivulla. Tässäkin tulee huomata, että otsikon ja sitä seuraavan kappaleen välin tuleva tyhjä tila pitää tehdä tekstinkäsittelyohjelman kappalemuotoilulla. Toisin sanoen otsikon jälkeen ei saa olla tyhjää kappaletta (riviä), muutenhan otsikon sitomisesta seuraavaan kappaleeseen ei olisi mitään hyötyä. Mikäli otsikot tai kappaleet pomppivat häiritsevästi eri sivuille, muotoilu sido seuraavaan voidaan tehdä myös itse: Aloitus/Kappale (nurkkanuoli) viestiruudun välilehti Tekstin käsittely, jossa valinta Sido seuraavaan (HOME/Paragraph / Line and Page Brakes: Keep with next) Osa (Section) on muotoiluyksiköistä tuntemattomin. Osia ja ositusta tarvitaan esimerkiksi silloin, kun dokumentin osille kuten alkusivuille ja eri luvuille on tarpeen määritellä eri muotoiluja. Tyypillisesti esimerkiksi pro gradu työn alkusivuilla käytetään erilaista ala- ja ylätunnistetta kuin varsinaisessa tekstiosassa. Dokumentin jakamisesta osiin ja osien muotoilusta tarkemmin kappaleessa 3.3. Koko dokumenttia koskevia muotoiluja, kuten esimerkiksi marginaalien asetuksia tai käytettävää sivukokoa, pääsee antamaan valikkovaihtoehdon valintanauhan Asettelu -välilehden Sivun asetukset ryhmästä (kuva 3) löytyvien komentojen ja kulmanuolen kautta löytyvän dialogin avulla (Layout/Page Setup). Kuva 3. Koko dokumenttia koskevat muotoilut löytyvät Layoutvälilehdeltä. Page Setup kehyksen oikean alakulman pikkunuolta on painettu ja Page Setup ikkuna on ponnahtanut esiin. Tarkastellaan seuraavaksi hiukan tarkemmin tekstin hallintaa näiden neljän muokkaustason merkki, kappale, osa ja koko asiakirja kautta. 4
3 Tekstin muokkaaminen Tekstin muokkaamisella tarkoitetaan tekstin kopioimista, leikkaamista, liittämistä, korvaamista, asettelua jne. 3.1 Merkkitason muokkaus Muokkaus alkaa muokattavan kohteen merkin, sanan, lauseen, virkkeen, rivin jne. valinnasta. Valinnan tekemiseen on olemassa useita tapoja, joiden käyttökelpoisuus riippuu tilanteesta, laitteesta ja käyttäjästä. Näitä tapoja kannattaa kokeilla ja tutkia, jotta osaisi tarpeen tullen käyttää aina tilanteeseen parhaiten soveltuvaa tapaa. 3.1.1 Erilaisia tapoja valita teksti Tekstialueen valinta Minkä tahansa tekstialueen voi asettaa valituksi usealla eri tavalla. Seuraavassa esitellään tekstialueen valinta (1) näppäimistöä käyttäen, (2) hiirtä käyttäen, ja (3) valinta jolla voi valita tekstin syntaktisesta jatkumosta riippumattoman tekstialueen (leikkaava valinta) 1. Näppäimistö: Vie kursori valittavan alueen alkuun. Paina Vaihto (Shift)-näppäin pohjaan. Siirrä kursoria nuolinäppäimillä haluttuun suuntaan. Vapauta Vaihto-näppäin 2. Hiiri: Vie hiiren osoitin valittavan alueen alkuun. Paina hiiren painike alas ja siirrä hiirtä haluttuun suuntaan. Vapauta hiiren painike. 3. Leikkaava (rivityksen rikkova) valinta: Paina Alt-painike pohjaan. Vie hiiren osoitin valittavan alueen vasempaan yläkulmaan. Paina hiiren vasen painike pohjaan. Vie hiirtä kohti valittavan alueen oikeaa alakulmaa. Vapauta hiiren painike kun valinta on valmis. Vapauta Alt-painike. Rivin valinta Yhden rivin valinnan voi tehdä seuraavasti. Vie hiiren osoitin tekstin vasemmalle puolelle lähelle tekstiä, jolloin hiiren osoitin muuttuu oikealle kallellaan olevaksi nuoleksi ja napsauta hiirellä. Jos haluat valita useamman rivin, pidä hiiren vasen painike pohjassa ja siirrä hiirtä ylös tai alas. Sanan valinta Yhden sanan valinnan voi tehdä (paitsi raahaten osoittimella sanan yli) kaksoisnapsauttamalla haluttua sanaa. Kappaleen valinta Kappaleen valinnan voi tehdä useilla eri tavoilla seuraavasti. (1) Kolmoisnapsauta jotakin sanaa kappaleessa: kappale tulee valituksi. (2) Vie hiiren osoitin tekstin vasemmalle puolelle lähelle tekstiä, jolloin hiiren osoitin muuttuu oikealle kallellaan olevaksi nuoleksi ja kaksoisnapsauta, jolloin koko kappale tulee valituksi. (3) Vie kursori kappaleen alkuun (voit viedä kursorin kappaleen alkuun joko hiirellä tai nuolinäppäimillä) ja paina Ctrl+Shift+nuolinäppäin alas. Virkkeen valinta Virkkeen saa valituksi, kun pitää ctrl-näppäimen alhaalla hiirellä napsauttaessaan hiirellä. 5
Erillisten alueiden valinta Erillisten alueiden, kuten esimerkiksi yksittäisten sanojen valinnan dokumentista saa aikaan valitsemalla ensin ensimmäisen alueen normaalisti. Valittuja alueita voi sen jälkeen lisätä valintaa pitämällä ctrl-näppäintä alhaalla uusia valintoja tehdessäsi. Koko asiakirjan valinta Joskus haluat kohdistaa komentoja koko dokumenttiin. Tietysti voit valita hiiren avulla tekstin vetämällä hiiren kursorilla alusta loppuun, mutta sen tekemiseen on kätevämpiäkin tapoja. Näppäinyhdistelmä Ctrl+a valitsee koko dokumentin (myös valikosta löytyy Valitse kaikki -komento (Select All). Myös kolmoisnapsautus vasemmassa marginaalissa valitsee koko dokumentin. 3.1.2 Valitun tekstin kopiointi, leikkaaminen ja liittäminen Valitun tekstin kopioinnin / leikkaamisen uuteen paikkaan voi tehdä eri tavoin. 1. Näppäinyhdistelmällä Ctrl+c (kopioi) tai Ctrl+x (leikkaa). 2. Aloitus/Leikepöytä -ryhmästä Leikkaa tai Kopioi -painikkeet (Home/ Clipboard -ryhmä Cut tai Copy; Kuva 4). 3. Napsauta hiiren oikeanpuoleisella painikkeella valitulla alueella ja valitse ponnahdusvalikosta Kopioi (Copy) tai Leikkaa (Cut). Kopioitu / leikattu teksti on nyt leikepöydällä, voit liittää ( liimata ) sen uuteen kohtaan viemällä ensin hiiren kursori haluamaasi kohtaan, ja käyttämällä jotakin seuraavista tavoista: 1. Anna näppäinyhdistelmä Ctrl+v (Liitä, Paste). 2. Valitse valikosta Liitä (Paste) jälleen Aloitus (Home) -välilehdeltä. 3. Paina oikeanpuoleisella painikkeella halutussa kohdassa ja valitse ponnahdusvalikosta Liitä (Paste) 3.1.3 Kopiointi hiirellä vedä-ja-pudota -menetelmällä Kopioi-ja-liitä -toiminnon voi tehdä myös viemättä siirrettävää tekstipalaa välillä leikepöydälle, käyttäen vedä-ja-pudota (drag-and-drop) - menetelmää. Valitse alue, ja paina hiiren painike pohjaan valitun alueen päällä. Paina Ctrl-näppäin pohjaan. Siirrä hiiren osoitin haluttuun kohtaan. Vapauta hiiren painike. Kuva 4. Kopioinnin, leikkaamisen ja liittämisen näppäinyhdistelmät kannattaa opetella, mutta samat komennot löytyvät myös Leikepöytäkehyksestä. Leikepöydälle voi tallentaa useammankin kuin yhden valinnan; kokeile. 3.1.4 Leikkaaminen, ts. siirtäminen hiirellä vedä-ja-pudota menetelmällä Leikkaa/liitä toiminnoille löytyvät vastaavat vedä-ja-pudota hiiritoiminnot. Paina hiiren vasen painike pohjaan valitun alueen päällä. Siirrä hiiren osoitin haluttuun kohtaan. Vapauta hiiren painike. 3.1.5 Muotoilusiveltimen käyttäminen Muotoilusivellintä voidaan käyttää kopioimaan tekstin muotoilu alueesta toiseen seuraavasti: aktivoi tekstistä alue (kopioitava tyyli), napsauta muotoilusivellintä ja aktivoi tekstistä alue, jolle haluat tyylin kopioida (kohdealue). 6
3.2 Kappaletyylit Kappaleen muotoilun voi määrittää kappalemuotoilujen kautta (komennot ryhmässä Aloitus / Kappale; Home / Paragraph). Sitä kautta voidaan määritellä esimerkiksi aktiivisen kappaleen (ts. kappaleen, jossa kirjoituskohta sillä hetkellä on) rivivälit tai marginaali suhteessa koko dokumentin marginaaliin. Tällä tavalla muotoilut on mahdollista tehdä, kun halutaan johonkin tiettyyn kappaleeseen muista kappaleista poikkeavia määrityksiä. Näin tehtyjä kappaleiden muotoiluja tulisi kuitenkin välttää. Määrittelemällä muotoilut aina nimettyjen kappaletyylien kautta teksti säilyy paremmin tyyliltään yhtenäisenä ja helpommin muokattavana. Tekstinkäsittelyohjelmissa on valmiina erilaisia kappaletyylejä. Kappaletyyli määrätään aktiiviselle kappaleelle valitsemalla se olemassa olevasta tyylivalikoimasta (Tyylit ja muotoilu -tehtäväpaneelin aukaisu Aloitus/ Tyyli (Home / Styles) -ryhmä, vrt. Kuva 5). Osa kappaletyyleistä on pikavalintoina näkyvissä kuvassa 5 esimerkiksi Otsikko ja Alaotsikko ovat pikavalittavia tyylejä. Tekstin otsikot on helpointa määritellä valmiiden otsikkotyylien (Otsikko 1 / Otsikko 2 (Heading 1 / Heading) jne.) avulla. Otsikkotyyleillä on oletusarvoiset asetukset, joita on mahdollista halutessaan muokata. Huomionarvoista on, että oletusarvoisissa otsikkotyyleissä on ominaisuus Sido seuraavaan, jolla saadaan otsikko ja sitä seuraavat tekstirivit pysymään samalla sivulla. Styles (Tyylit) -paneeli Kuva 5. Tyylit- paneelin aukaisu Wordissä; paina oikean alakulman pientä nuolta. Tyylejä käyttäen saat tekstidokumentista siistin, yhtenäisen ja helposti ylläpidettävän. Jos esimerkiksi olet esitellyt kaikki otsikot käyttäen tiettyä otsikkotyyliä, voit yhdellä tyylimäärityksen muutoksella muuttaa tyylin koko dokumentin otsikoihin. Omia tyylejä voit määritellä monella tavalla, mutta suhteellisen yksinkertainen tapa on seuraavanlainen: Vie hiiren osoitin sen kappaleen kohdalle, jolle haluat antaa uuden tyylin; ts. napsauta hiirellä tekstin kirjoituskohta on kappaleen sisälle. Kuva 6. Tyylin luonti Valitse Aloitus / Tyyli (Home / Styles -ryhmästä Lisää (More) -painike (viivan alla kolmio alaspäin). Tee valinta Luo tyyli (Create a Style ), jolloin pääset antamaan uudelle tyylillesi nimen (Kuva 6) ja Muokkaa (Modify) painikkeen kautta tyylille haluamasi määritykset. Myöhemminkin pääset aina muokkaamaan tyylejäsi valitsemalla Tyylit (Styles) listasta haluamasi tyylin päällä kakkospainikkeesta avautuvasta valikosta vaihtoehdon Muokkaa (Modify). Näin avautuvassa muotoiludialogissa (Muokkaa tyyliä; Modify Style) pääset muokkaamaan tyylille annettuja määrityksiä (Kuva 7). Kuva 7. Tyylin muokkaus. 7
Muotoiludialogissa voit määrittää esimerkiksi tyylissä käytettävän fontin, rivivälistyksen, ennen ja jälkeen kappaletta jätettävän tyhjän tilan, rivin aloituksen etäisyyden marginaalista, tekstipalstan asettelun (alignment) jne. 3.2.1 Kappaletyyli ja muotoilusivellin Muotoilusivellin on usein kätevä myös kappaletyylien kopioinnissa. Kappaletyyli voidaan asettaa kappaleelle aina Tyylit-pikavalintojen tai paneelin kautta (Kuva 5). Muotoilusivellin on kuitenkin kätevä tapa asettaa kappaletyyli jonkun toisen kappaleen mallin mukaiseksi seuraavasti: aktivoi lähdekappale (kaksoisnapsauta vasemmassa marginaalissa), kaksoisnapsauta muotoilusivellin aktiiviseksi ja kaksoisnapsauta kohdekappaleen vasemmassa marginaalissa. Kohdekappaleen tyyli muuttuu näin lähdekappaleen mukaiseksi. Muotoilusivellin on edelleen aktiivinen, ja voit kopioida tyylin muillekin kappaleille. Muotoilusiveltimen saat pois päältä napsauttamalla sitä kerran. 3.3 Dokumentin osat, sektiot (Sections) sekä ylä- ja alatunnisteet Normaalisti kirjoittaessasi dokumenttia, se tulee luoduksi yhtenä osana (sektiona). Joissain tilanteissa voit kuitenkin tarvita dokumentin jakamista useampiin osiin. MS Wordissä dokumentin jakaminen osiin tapahtuu lisäämällä siihen osanvaihtoja Asettelu / Sivun asetukset / Vaihdot - valikon (Page Layout / Page Setup / Breaks) kautta 2 (Kuva 8). Valittavissa on erilaisia vaihtoehtoja: osanvaihto voi olla jatkuva (Jatkuva; Continuous), jolloin se ei vaikuta sivutukseen. Siihen voidaan kuitenkin liittää myös sivunvaihdon pakotus (Seuraava sivu; Next page), jolloin uuteen sektioon kirjoitettu teksti alkaa omalta sivultaan. Parilliset ja parittomat sivunvaihdot liittyvät aukeama-asettelun sisältävän kirjatyylisen tekstin tuottamiseen: tilanteeseen, jossa parillisen ja parittoman sivun muotoilu poikkeaa toisistaan. Esimerkiksi sivunumero voidaan haluta parittomilla sivuilla sivun oikeaan reunaan, ja parillisilla vasempaan. Vastaavasti, uuden sektion teksti halutaan ehkä pakottaa alkamaan seuraavan parillisen tai parittoman sivun alusta. 3.3.1 Milloin dokumentin joutuu jakamaan useampaan sektioon? Tyypillinen tarve jakaa dokumentti osiin itse osanvaihtojen Kuva 8. Osan vaihto avulla, on tilanne, jossa dokumentin eri sivuille halutaan tuottaa erilaiset ylä- ja/tai alatunnisteet. Tunnisteet ovat samanmuotoiset jokaisen osan sisällä. Jos esimerkiksi haluat sivun ylätunnisteeksi kappaleen otsikon, joudut jakamaan kappaleet omiksi osikseen. Tällöin pääset määrittämään kullekin sektiolle oman tunnisterivinsä ko. kappaleen otsikon. Aiemmissa Wordin versioissa palstoituksen saattoi tehdä vain tiettyyn dokumentin sektioon, joten jos halusit palstoittaa vain osan tekstistä, palstoitettava osuus oli erotettava omaksi sektiokseen 2 MS Wordissä osajakomerkit ovat vastaavanlaisia piilomerkkejä kuin rivinvaihdot ja välilyönnit: saat ne näkyviin Standard -työkalurivin Show / Hide (Näytä tai piilota) painikkeella. 8
(osavaihdot sen alkuun ja loppuun). Uudemmissa versioissa sektioon jakaminen tapahtuu automaattisesti: kun palstoitat tekstiä, siitä muodostuu oma sektionsa (osansa). 3.3.2 Ylä- ja alatunnisteet Ylä- ja alatunniste luodaan valintanauhan LISÄÄ (INSERT)-välilehdellä. Sen kautta tunnisterivit saa myös aktiivisiksi, jos niiden sisältöä haluaa muokata (esim. LISÄÄ / Ylä ja -alatunniste / Alatunniste / Muokkaa alatunnistetta; Insert / Header & Footer / Footer / Edit Footer). Usein toistuva ongelmatilanne erilaisia tunnisterivien määriteltäessä on se, että uuden osan tunnisterivi on sidottu samaksi kuin edellisessä osassa. Kun kirjoitat uudelle osalle uuden tunnisterivin, muuttuu edellisenkin osan tunnisterivi! Tuon oletusarvoisen määrittelyn saat poistettua ylä- ja alatunnistedialogissa (ks. alla) passivoimalla (painamalla pois päältä) painikkeen Linkitä edelliseen (Link to Previous), ks. Kuva 9. 3.4 Koko dokumenttiin liittyvät määritykset Kuva 7. Osien välinen sidonta Linkitä edelliseen (Link to Previous) Tekstin asettelussa käytettävä paperikoko, marginaalit, ylä- ja alatunnisteiden koot ja paperin suunta (pysty/vaaka), ovat esimerkkejä asetuksista, jotka vaikuttavat koko dokumenttiin. MS Wordissä näihin asetuksiin pääset käsiksi välilehdellä Asettelu (Page). 4 Sisällysluettelo ja sivunumerot Sisällysluettelon tekeminen on tekstinkäsittelyohjelmassa yksinkertaista. Vie kursori dokumentissa siihen kohtaan johon sisällysluettelon haluat, valitse Viittaukset (References) -välilehdeltä Sisällysluettelo (Table of Contents) - komennon alivalikosta joko jonkun valmiin sisällysluettelotyylin tai muokkaa oma sisällysluettelotyylisi valitsemalla Mukauta sisällysluetteloa (Insert Table of Contents, Kuva 8). Näin avautuvassa dialogissa valitse välilehti Sisällysluettelo (Table of Contents), ja valittuasi tyyliasetukset paina okpainiketta. Miksi kaikki oli niin yksinkertaista? Se johtuu siitä, että tekstinkäsittelyohjelma osaa automaattisesti valita sisällysluetteloon Otsikko-tyyleillä tehdyt kappaleet, jos otsikkotyylejä on Kuva 8. Sisällysluettelon luonti klassinen muotoilu 9
otsikoita kirjoitettaessa käytetty. 3 Automaattisesti luodun sisällysluettelon ylläpitäminen on helppoa. Jos kirjoitat sisällysluettelon käsin, joudut ylläpitämään myös muuttuneita otsikoiden nimiä ja niihin liittyviä sivunumeroita sisällysluettelossa käsin. Automaattisesti luodun sisällysluettelon päivitykseen riittää, kun sisällysluettelossa valitsee hiiren oikean painikkeen alta löytyvästä pikavalikosta Update Field. Näin saadaan sisällysluettelon otsikkojen nimet ja niihin liittyvät sivunumerot päivitetyksi automaattisesti. 5 Viivaimen ja sarkainten käyttö Sisennyksiä ei tule milloinkaan tehdä välilyöntien avulla. Sisennykset tehdään sarkainten (tabulaattoreiden) avulla. Sarkainten oletusarvoiset kohdat näkyvät pieninä viivoina viivaimessa (ruler, ks. kuva 9). Jos viivain ei ole näkyvissä teksti-ikkunasi yläreunassa, saat sen näkyviin valikkokomennolla Näytä/Viivain (View/Ruler). Wordissä on nopeampikin tapa tuoda viivain näkyviin: pieni viivainkuvake ikkunan oikeassa yläreunassa, valikkonauhan alapuolella. Sarkainten oletusarvoisia kohtia voit muuttaa asettamalla uusia sarkaimia hiirellä napsauttamalla viivaimeen siihen kohtaan johon sarkaimen haluaa. Asetettavan sarkaintyypin voi valita viivaimen vasemmasta reunasta. On kuitenkin huomioitava, että sarkainten asetus vaikuttaa vain sillä hetkellä valittuun kappaleeseen tai tekstinosaan. Jos sarkaimia halutaan asettaa useita ja täsmällisiin kohtiin tai jos niitä halutaan muokata tai poistaa useampia on viisainta tehdä se kappaletyylien kautta (Kuva 10), tai Kappale-työkaluryhmän Sarkaimet-valinnan kautta. Kappaleen 1. rivin aloituskohta (ylempi kolmio) Kappaleen muiden rivien aloituskohdat (alempi kolmio) Kappaleen rivien oikea reuna Sarkaintyypin valinta (esim. Right Tab, Left Tab, Center Tab) Kuva 9. Viivain (ruler) Kappaleen rivien aloituskohdan ja oikean reunan voit muuttaa raahaamalla viivaimessa näkyviä pieniä kolmioita. Ensimmäisen rivin aloituskohdan voi kappaleessa määritellä poikkeamaan muiden rivien aloituskohdasta (ylempi kolmio). Kolmioiden alla olevan suorakaiteen raahaaminen siirtää molempia kolmioita samanaikaisesti). Samaan tapaan kuin aktiivisen kappaleen muotoilua suoraan työkalurivien muotoilupainikkeita käyttäen, myös viivaimeen liittyvien asetusten antamista suoraan aktiiviselle kappaleelle tulisi välttää. Asiakirjan pitäminen tyyliltään yhtenäisenä ja helposti muokattavana edellyttää, että viivaimeen liittyvät asetukset kuten muutkin kappaleeseen liittyvät muotoilut annetaan nimetyille tyyleille (Kuva 10). 3 Sisällysluetteloon noukittujen otsikoiden tyylit voi käydä määrittelemässä haluamikseen edellä aukaistun Sisällysluettelo-dialogin Sisällysluettelo-välilehdeltä löytyvän Asetukset-määrittelyn. 10
Sarkaimien määritteleminen tyyliin tapahtuu Muokkaa Tyyliä (Modify Style) -dialogin vasemmassa alareunassa olevan Asetukset (Format) pudotusvalikon kautta (Muotoile, Sarkaimet dialogeissa; Tabs, Paragraph). Kuva 10. Sarkaimien asettaminen tyylille Otsikko 2 11