HAAGA-HELIA Ohje 1 (5) Baku Backman Word

Transkriptio

1 HAAGA-HELIA Ohje 1 (5) Word 2010 aloitukseen ohjeita Yleistä Viivaimet Asetukset Oletusfontti Riviväli Marginaalit Jos sinulla on käytössäsi itse tehty pohja (Template) niin sinulla on valmiina standardin mukaiset marginaalit ja ylätunnisteessa tiedot standardin mukaisilla paikoilla. Et siis käynnistä Wordia Start-valikosta vaan käytät tiedostohallintaa ja sieltä kaksoisklikkaat haluamaasi Templatea. Mikäli olet tallentanut pohjan työpöydälle, käy sen käyttö vielä nopeammin sitä klikkaamalla. Voit sitten tarvittaessa muuttaa ylätunnisteen tietoja. Samoin sinulla on käytössäsi valmiit pikatyylit eli valitset aina kappaleen alussa Home-välilehdeltä Styles-osiosta haluamasi tyylin ja kirjoitat sitten tekstiä. Tai muokkaat jo olemassa olevaa tekstiä valitsemalla kappaleen alueeksi ja klikkaamalla haluamaasi pikatyyliä. Käytä eri pohjaa (Template) lyhyille asiakirjoille ja pitkille ns. raporttiasiakirjoille. Tuossa raporttipohjassa kannattaa olla valmiiksi määriteltynä osanvaihdot ja erilaiset ylätunnisteet sekä otsikkotyylit jne. Sinun tarvitsee vain osata lisätä sisällysluettelo. Jos käytössäsi ei ole oikeanlaisia Templateja vaan aloitat työskentelyn oletusarvoilla Word2010:ssa niin alla olevat ohjeet auttavat alkuun pääsyyn. Niiden avulla pystyt myös luomaan omia pohjia (Template). Oikeassa ylälaidassa vierityspalkin yläpuolella painike (View Ruler), jolla saa viivaimet esiin/piilotettua. Viivaimet kannattaa pitää näkyvillä, jotta pystyt sijoittamaan esim. ylätunnisteen tiedot standardinmukaisille paikoille. File-välilehdeltä löytyy mm. tallennuksen ja tulostuksen lisäksi myös Options. Voit lisätä tai poistaa sieltä rasteja, jotka vaikuttavat suoraan työskentelyympäristöön. Itse laitan aina rastin kohtaan: Advanced Show document content Show text boundaries. Tällöin näen kehyksinä mihin kohtaan voin kirjoittaa tekstiä. Usein kysyttyjä rasteja ovat myös: Proofing Auto Correct Options Capitalize first letter of sentences sekä AutoFormat As You Type - välilehdellä Internet and network paths with hyperlinks. Uudistunut oletusmuoto: fonttina Calibri, riviväli 1,15 sekä kappaleväli 10pt eli tyhjä rivi kappaleiden väliin. Page Layout välilehdellä voi muuttaa kappaleiden väliin jäävää tilaa (Spacing After). Jos sinulla ei ole omaa pohjaa, johon olet määritellyt pikatyylejä, on käytössäsi oletustyylit: Normal-tyylissä kappaleiden välissä tyhjää, NoSpacingtyylissä ei ole kappaleiden välissä tyhjää. Marginaalien määrittely löytyy Page Layout-välilehdeltä (Margins). Kannattaa valita Custom Margins (ylä 1 cm, vasen 2 cm, ala 2 cm ja oikea 1,5 cm) PAGE LAYOUT MARGINS CUSTOM MARGINS (tai Page setup-osan oikea alakulma nuoli) TOP 1 cm, LEFT 2 cm, BOTTOM 2 cm, RIGHT 1,5 cm Muista muuttaa myös Layout-kortilla From Edge Header 1 cm, Footer 1,5 cm. (Myös ylätunniste sentin päässä paperin ylälaidasta.)

2 HAAGA-HELIA Ohje 2 (5) Tilarivin tiedot Näkymät Fonttimuotoilut Tyylit Ylätunniste Sarkaimet Sivunumerointi Alalaidan tilariville voi lisätä toimintoja (hiiren kakkospainikkeella). Kannattaa lisätä esim. Section (missä osassa) ja Vertical Page Position (kuinka kaukana paperin ylälaidasta). Voit työstää ja tarkastella asiakirjaa erilaisissa näkymissä (View-välilehti). Print Layout on hyvä, sillä näet dokumentin samanlaisena kuin printattuna. Perinteiseen 2003-muotoiluikkunaan pääset Home-välilehdeltä Font-ryhmän oikeasta alakulmasta. Tee muotoilut kappaleeseen, maalaa alueeksi, Styles osan More-painike Save Selection as a New Quick Style. Anna tyylille nimi ja muuta asetuksia tarvittaessa Modify-painikkeen kautta. Kannattaa laittaa kaikki muut tyylit pohjautumaan perustyyliin, jossa määritelty vain fontti. Ylätunniste kannattaa tehdä Insert-välilehdeltä Header&Footer-ryhmästä valitsemalla Header ja sieltä Edit Header. Päiväys neljännellä rivillä neljännessä sarkainkohdassa (Date and Time, rastita Update automatically, niin tulee päivittyvänä kenttänä.) Ylätunnisteessa kolme tyhjää riviä päiväyksen alla. Asiakirjan tyyppi ensimmäisellä rivillä neljännessä sarkainkohdassa ja sivunumerointi ensimmäisellä rivillä seitsemännessä sarkainkohdassa. Ensimmäisen rivin tiedot lihavoituna. Sarkainasettelut saa näkyviin kaksoisklikkaamalla jotakin sarkainmerkkiä. Kannattaa poistaa (Clear All) ylä- sekä alatunnisteesta vahvat sarkainmerkit (jenkkisarkaimet, tummat merkit), jolloin oletussarkainväli 2,3 cm astuu voimaan. Tai voit laittaa ylätunnisteeseen vahvat sarkaimet (Left Tab) kohtiin 9,2 cm (tyyppi ja päiväys), 13,8 cm (as.nro) ja 16,1 cm (sivunro). Sivunumerointi kannattaa lisätä seuraavasti: HEADER&FOOTER TOOLS DESIGN Sivunumero laitetaan kenttänä Insert-osio: Quick Parts Fields Numbering Categorie - Page Osan sivujen lukumäärä laitetaan (välilyönnin jälkeen sulkuihin) kenttänä Insert-osio: Quick Parts Fields Numbering Categorie -Section Pages. Kirjoittaminen Tallennus Valitse haluamasi pikatyyli ja kirjoita teksti. Tarvittaessa käytä hiiren oikeaa painiketta pikavalikon esille ottamiseksi (mm. fontti ja kappalemuotoilut). Oletustallennusmuotona on.docx (Word Document). Kannattaa käyttää komentoa Save As ja valita tallennusmuodoksi Word muoto, mikäli tarvitset saada tiedoston auki myös vanhemmissa versioissa. Tehdessäsi asiakirjamallia (omaa pohjaa, Template) valitse tallennusmuodoksi Word Template (.dotx). Mikäli tarvitset vanhemmille versioille pohjia, niin käytä muotoa.dot.

3 HAAGA-HELIA Ohje 3 (5) Kuvat Taulukot Asiakirjamalli Kun lisäät kuvia dokumenttiin, niin muista muuttaa niiden ominaisuutta siten, että teksti vierii vain haluamassasi suunnassa kuvaan nähden. Yleisimmin tarvitaan ominaisuutta, jossa teksti vierii vain kuvan vasemmalla puolella. Kun kuva on aktiivisena valitse Format-välilehdeltä Text Wrapping More Layout Options ja sieltä Square Left Only. Taulukkoja lisätessäsi tarkista että sinulla ei ole päällä tyyli, jossa on kappaleiden välissä tyhjää. Tällöin et saa rivivälejä mataliksi. Taulukoissa sarakeleveydet pienennetään ja sitten sisennetään taulukko (taulukko aktiiviseksi, hiiren oikea, Table Properties, Indent from Left 4,6 cm). Huomaa, että taulukoille tulee omat välilehdet, joissa on paljon toimintoja. Jos sinulla ei ole vielä omia pohjia (Template) niin kannattaa tehdä ne, jotta työskentely nopeutuu. Tee dokumenttiin tarvittavat muutokset: marginaalit, ylä- ja alatunnisteet, riippuvatyyli (Special, Hanging 4,6 cm), sisennettytyyli (Indentation Left 4,6 cm), symbolilistatyyli (symbolin sisennys 4,6 cm), numerolistatyyli (numeron sisennys 4,6 cm). Tyylien teossa kannattaa käyttää ideaa, että muokkaat ensin kappaleen haluamaksesi ja valitset sen pikatyyliksi aiemman opastuksen mukaisesti. Lisää ylätunnisteeseen oma nimesi, sivunumerointi (ensimmäinen rivi, seitsemäs sarkain) ja päiväys (neljäs rivi, neljäs sarkain) standardin mukaisille paikoille. Ylätunnisteen korkeus on standardin mukaisesti seitsemän riviä eli päiväyksen alle kolme tyhjää riviä. Alatunnisteeseen kannattaa lisätä tiedoston tallennusnimi kenttänä: Insert, Quick Parts, Field, File Name. Tallenna tiedosto Document Templatemuotoon ja sulje Word. Template kannattaa tallentaa kotikoneelle työpöydälle. Jatkossa käytät siis Wordia aina tuplaklikkaamalla Templatea, jolloin saat kaikki määrittelemäsi asetukset ja tyylit käyttöön. Tallennettaessa dokumenttia käytetty Template ei muutu vaan pysyy aina tallessa sellaisenaan. Jos tarvitset tehdä Templateen muutoksia, aukaiset sen Wordissa ja tallennat samalle nimelle. Voit myös toimia kuten dokumentin teossa ja tehdä vain muutoksia asetuksiin tai lisää tyylejä ja valita tallennusmuodoksi Template. Huomaa kuitenkin, että tällöin et voi tallentaa samalle nimelle kuin aiempi pohjasi.

4 HAAGA-HELIA Ohje 4 (5) Ohjeita raportin tekoon Yleistä Pikatyökalurivi Osien vaihto Kannattaa tehdä oma asiakirjamalli (Template) raporttien tekoa varten. Siihen laitetaan valmiiksi kansilehti ja sisällysluettelolle sivu sekä ylätunnisteet siten, että esimerkiksi sivunumerointi alkaa vasta varsinaisesta raportista ja kokonaissivumäärässä ei ole mukana kansilehteä eikä sisällysluetteloa. Malliin kannattaa laittaa myös valmiiksi kaikki tarvittavat tyylit: perustyyli, sisennetty tyyli, symbolilista, ym. Kun teet perustyylin, jossa on vain määritelty käytettävä fontti, niin voit laittaa kaikki muut tyylit pohjautumaan ko. tyyliin. Tällöin pääset vähemmällä työllä, jos haluat muuttaa toisen fontin raporttiin. Pikatyökaluriviin (Quick Access Toolbar, vasemmassa ylälaidassa) kannattaa lisätä muutama painike. Hyötyä on ainakin seuraavista: Insert Table of Contents, Insert Page and Section Breaks, Insert a Field. Lisää dokumenttiin osanvaihto, jotta saat erilaiset ylätunnisteet sisällysluetteloon ja varsinaiseen dokumenttiin. PAGE LAYOUT PAGE SETUP-OSIOSSA BREAKS - Insert Page and Section Breaks Next Page Kannattaa laittaa näitä kaksi dokumentin alkuun, jotta on oma tyhjä sivunsa kansilehdelle ja sisällysluettelolle. (Jos käytät rakenneosana kansilehteä, niin ei välttämättä tarvita sitä varten omaa osanvaihtoa.) Erilaiset ylätunnisteet Osan sivujen lukumäärä Kansilehti Otsikkotyylit Saat erilaiset ylätunnisteet poistamalla jälkimmäisestä osasta ylätunnisteesta asetuksen Same as previous klikkaamalla Navigation-ryhmästä Link to Previous asetuksen pois päältä. Sivunumeroinnin saa alkamaan ykkösestä Design välilehdeltä Header and Footer osiosta Page Number kohdasta valitsemalla Format Page Number ja sieltä Start at 1. Saat laitettua ylätunnisteeseen sulkuihin sivunumeroinnin perään osan kokonaissivumäärän seuraavasti: Insert Quick Parts Field Section Pages (Tai jos lisäsit pikatyökaluriville Insert Field painikkeen, niin sitä kautta.) (Kentistä: Page = sivunumerointi, Num Pages = kokonaissivumäärä, Section Pages = osan sivumäärä) Kansilehti (rakenneosana) kannattaa lisätä vasta kun olet tehnyt osanvaihdolla sisällysluettelolle tyhjän sivun ja kirjoittanut sen alkuun Sisällysluettelo. Siirrä kohdistin ennen ko. sanaa ja valitse Insert Pages Cover Page. Muokkaa valmiita otsikkotyylejä (Heading 1, Heading 2, Heading 3) siten, että niissä fontti on normaalikokoista ja väristä sekä seuraavan kappaleen tyylinä on sisennetty-tyyli. Laita myös otsikkojen numerointi päälle (kohdistin oltava ensimmäisen tason otsikon alussa) HOME PARAGRAPH Multilevel list (1.Heading1, 1.1 Heading2, jne) Muista muuttaa myös kappalemäärityksiä siten, että ennen otsikkoa ei ole tyhjää vaan sen jälkeen (kuten kappaleissakin).

5 HAAGA-HELIA Ohje 5 (5) Sisällysluettelo Sisällysluettelo on helpoin lisätä kun toiminnon on lisännyt pikatyökaluriville. Sisällysluettelo lisätään sille varatulle tyhjälle sivulle (ennen varsinaista raporttia). Mikäli sinulla ei ole pikatyökalurivillä ko. painiketta, lisää se seuraavasti: REFERENCES TABLE OF CONTENTS Insert Table of Contents Sisällysluettelon muokkaus tehdään tarvittaessa ko. ikkunassa Modifypainikkeen kautta taso kerrallaan. Muita vinkkejä a) Alt-näppäimellä saat välilehtiin näkyviin pikavalintakirjaimet. b) Näppäinyhdistelmällä Ctrl+F1 saat valintanauhan pois tai takaisin. c) Ikkunan suurennus/pienennys kasoisnapsauttaamalla ikkunan nimiriviä. d) Sulje ohjelma kaksoisnapsauttamalla Office-painiketta. e) Saat harjoitustekstiä kirjoittamalla esim. =rand(2,9).