E-laskusta helpotusta yrityksen arkeen Matti Mäkinen matti.makinen@sampopankki.fi Päiväys 13.06.2012
Sähköinen asiointi Sampo Pankin tarjoamat sähköisen asioinnin ja liiketoiminnan peruskomponentit Verkkopalkka Business Online Tunnistuspalvelu Aineistosiirtopalvelu Tilitoimisto ratkaisu Viitepalvelu Netvisor paketti E-lasku Yrityskortit Verkkomaksu 2
Yritysten e-laskuvalmiudet Lähde: Finanssialan Keskusliitto E-lasku käytössä 38 % yrityksistä Teollisuus e-laskutuksen edelläkävijä Yrityksistä yli 50 % aikoo ottaa e-laskutuksen käyttöön vuoden kuluessa Yritykset, joiden pääasiallisena kohderyhmänä ovat muut kuin kuluttajat, ovat e-laskun käyttöönotossa pidemmällä 3
Kuluttajien e-laskuvalmiudet Lähde: Finanssialan Keskusliitto Joka viides saa e-laskuja suoraan verkkopankkiinsa Aikeita verkkolaskun käyttöönottoon on 39 prosentilla Innokkaimmin e-laskuja käyttää 35-49 vuotiaat Lapsiperheet suosivat e-laskun käyttöä muita enemmän Kotitalouden tulotaso vaikuttaa e-laskun käyttöön muita taustatekijöitä enemmän 4
E-laskusta helpotusta yrityksen arkeen Sisällys - Miksi e-lasku? - Sampo Pankin tarjoamat ratkaisut 5
Sähköinen laskutus Tavoitteena on tehostaa ja automatisoida laskuttajan ja laskun maksajan päivittäisiä talousrutiineja. Automatisoinnin edellytyksenä ja mahdollistajana on laskun maksutietojen välitys konekielisesti. Sähköpostitse välitetty laskun kuva ei mahdollista laskun automaattista käsittelyä. Tässä merkityksessä se ei ole sähköinen lasku. 6
Myyntilaskun prosessi Lähde: Ympäristöystävällinen verkkolasku -tutkimus Finanssialan keskusliitto Laskun luominen Lähetys valmistelut Lähetys asiakkaalle - Tietojen syöttö laskupohjaan - Muutetaan myyntitilaus laskuksi ERP:ssä - Verkkolaskuosoite tunnisteena -Laskujen tulostus, kuoritus, frankkeeraus, postitus -Lähetään laskut sähköisesti Pankkiin - Kirjeen jakelu - Sähköinen tiedonsiirto Jälki- tarkastus Kirjanpito Arkistointi Hävitys - Viitemaksujen nouto -Todetaan maksu saapuneeksi oikein - Tiliotteen täsmäytys - Reskontran hoito - Laskumappien arkistointi (6 v.) -Sähköinen arkistointi palveluntarjoajan palvelimella (6 v.) - 2 varmuuskopiota CD:llä (6 v.) -Hävitetään laskut kierrättämällä -Deletoidaan vanhentuneet tiedostot - Hävitetään CD:t 7
Ostolaskun prosessi Lähde: Ympäristöystävällinen verkkolasku -tutkimus Finanssialan keskusliitto Vastaanotto Laskun tarkastus Maksaminen - Vastaanotto ja kuoren avaus - Laskun nouto ohjelmassa -Laskun tarkastus ja väliaikainen mapitus -Laskun tarkastus ja hyväksyntä -Maksutietojen syöttäminen, hyväksyminen, laskun uudelleen mapitus -Suoritusten lähettäminen Pankkiin, maksutiedot muodostuvat automaattisesti Kirjanpito Arkistointi Hävitys -Tiliöinti - Ostoreskontraan vienti -Palautus ja tuloslaskelma - Laskumappien arkistointi (6 v.) - Sähköinen arkistointi (6 v.) --2 varmuuskopiota CD:llä (6 v.) -Hävitetään laskut kierrättämällä -Deletoidaan vanhentuneet tiedostot - Hävitetään CD:t 8
Yhteenveto tutkimuksesta Ympäristöystävällinen verkkolasku (Finanssialan keskusliitto) Verkkolasku on ympäristöystävällinen valinta vaikuttaa positiivisesti yrityksen maineeseen Verkkolasku vastaa asiakkaiden tarpeisiin kustannustehokkaalla tavalla Verkkolaskuun siirtyminen tehostaa toimintaa ja vapauttaa resursseja parempaan palveluun Sähköinen liiketoiminta on kilpailuetu uusista asiakkaista kilpailtaessa Säästyneen ajan huomattiin olevan merkittävä suuremmilla laskumäärillä 9
Ostolaskun käsittelykustannukset Esimerkki: Pienyritys, laskujen määrä 500 kpl / vuosi Laskun vastaanotto Vienti reskontra Kirjaus ERP Hyväksymi nen Arkistointi Toimitus tilitoimisto on Kirjanpito Yhteensä per lasku Yhteensä vuodessa Paperi 1 min 5 min 3 min 1 min 1 min 3 min 14 min 15,6 pv Skannattu 1 min 5 min 3 min 1 min 0 min 10 min 11,1 pv E-lasku 0 min 0 min 1 min 0 min 1 min 1,1 pv Työajan säästö n. 3 viikkoa! Laskun vastaanotto Vienti reskontra Kirjaus ERP Hyväksymi nen Arkistointi Toimitus tilitoimisto on Kirjanpito Yhteensä per lasku Lähde (prosessin eri työvaiheiden ajat): Helsingin kauppakorkeakoulun julkaisu Electronic Invoicing Initiatives 2008 Yhteensä vuodessa Paperi 1,7 8,5 5,1 1,7 1,7 5,1 5,0 28,8 14.400 Skannattu 1,7 8,5 5,1 1,7 0 1,0 18,0 9.000 E-lasku 0,35 0 1,7 0 1,0 3,05 1.527 Kustannussäästö lähes 13.000 10
Myyntilaskun käsittelykustannukset Esimerkki: Pienyritys, laskujen määrä 500 kpl / vuosi Laskun laatiminen Lähetys pankkiin Tulostus Kuoritus Lähetys Postin kanto Yhteensä per lasku Yhteensä vuodessa Paperi 6 min 0,5 min 1 min 3 min 10,5 min 11,7 pv 6 min 0 min 6 min 6,7 pv E-lasku 6 min 0 min 6 min 6,7 pv Työajan säästö n. 1 viikko Laskun laatiminen Lähetys pankkiin Tulostus Kuoritus Lähetys Postin kanto Yhteensä per lasku Lähde (prosessin eri työvaiheiden ajat): Helsingin kauppakorkeakoulun julkaisu Electronic Invoicing Initiatives 2008 Yhteensä vuodessa Paperi 10,2 0,85 1,7 5,1 0,7 18,55 9.275 Tulostuspalvelu Tulostuspalvelu 10,2 0,891 11,09 5.545 E-lasku 10,2 0,244 10,44 5.222 Kustannussäästö n. 4.000 11
4 hyvää syytä siirtyä e-laskutukseen Helppous Päivittäiset rutiinit paperilaskujen näpräämisistä poistuvat sähköistämisen myötä. Luotettavuus Laskut välitetään oikeaan osoitteeseen ja maksutiedot eivät muutu matkan varrella Kustannustehokkuus Postituskustannukset jäävät pois. Laskujen käsittelystä aiheutuvat kustannukset automatisoinnin ansiosta. Ekologisuus E-lasku on keskimäärin 4 kertaa ympäristöystävällisempi vaihtoehto kuin paperilasku 12
E-laskutuksen ratkaisut Matti Mäkinen matti.makinen@sampopankki.fi
Sähköisen laskutuksen ratkaisut 1 Sampo Pankin omat palvelut Laskun tekeminen ja vastaanotto verkkopankissa Laskuaineistojen välitys Pankin kautta 2 Palvelut yhdessä kumppanin kanssa INVOX laskutuspalvelu suuremmille laskuttajille Taloushallinto palveluna verkossa 14
Laskutus verkkopankissa Business Online Laskujen tekeminen ja vastaanotto verkkopankissa Yritys tai yhteisö Ei laskutusjärjestelmää tai ostolaskujen käsittelyjärjestelmää Yritysverkkopankki Business Online Laskun tekeminen ja lähetys (sähköinen lomake) Sähköisten ostolaskujen vastaanotto ja maksaminen Asiakas tai toimittaja Sähköinen lasku Yritys tai yhteisö Kuluttaja-asiakas Talousjärjestelmä Verkkopankki Paperilasku Yritys, yhteisö tai kuluttaja-asiakas Myyntilaskut Ostolaskut 15
Laskutus verkkopankissa Business Online - Hyödyt asiakkaalle Valmis laskulomakepohja erillisiä laskulomakepohjia ei tarvita! Lähetetyt e-laskut tallentuvat Business Onlinen Laskutuspalveluun Voit kopioida lähetetyn laskun uuden laskun pohjaksi Tarvittaessa voit myös lähettää laskut tulostuspalvelumme kautta postitse 16
Pankki laskujen välittäjänä Laskujen välitys verkkopankin tai pankkiyhteysohjelmiston avulla Yritys tai yhteisö Käytössä laskutusjärjestelmä tai ostolaskujen käsittelyjärjes telmä Finvoicelaskuaineisto Yritysverkkopankki Business Online Aineiston lähetys ja vastaanotto verkkopankin aineistosiirtona. Aineistosiirtopalvelu Linkki Laskuaineistot voidaan lähettää ja noutaa muun pankkiaineiston mukana. Asiakas tai toimittaja Sähköinen lasku Yritys tai yhteisö Kuluttaja-asiakas Paperilasku Yritys, yhteisö tai kuluttaja-asiakas Talousjärjestelmä Verkkopankki Myyntilaskut Ostolaskut 17
Laskujen välitys verkkopankin tai pankkiyhteysohjelmiston avulla - Hyödyt asiakkaalle E-laskutus voidaan integroida yrityksen omiin järjestelmiin Manuaalinen työ vähenee Pankkiyhteysohjelmaa käytettäessä voidaan laskujen nouto ja lähetys automatisoida Laskujen hyväksyminen voidaan hoitaa sähköisesti Mahdollistaa kirjanpitoprosessien automatisoinnin 18
Summa summarum E-laskutuksen käyttöönotto vaikuttaa jokaiseen laskutuksen vaiheeseen E-laskun käyttöönotolla säästät aikaa ja rahaa Sampo Pankista löytyy ratkaisu kaiken kokoisille yrityksille 19
E-lasku sopii meille kaikille! Mikä onkaan mukavampaa kun saada lasku sinne missä sen maksaakin omaan verkkopankkiin? Ei tarvitse näpytellä laskun tietoja, kun ne on valmiina laskulomakkeella Voin tarvittaessa muuttaa laskun tietoja Halutessani saan tiedon saapuneesta laskusta sähköpostiini tai tekstiviestillä 20
Kiitos! Kysymyksiä? Ajatuksia? Kommentteja? 21
Yhteystiedot Sampo Pankki Oyj Itä-Suomen Finanssikeskus / Matti Mäkinen matti.makinen@sampopankki.fi Yrityspalvelut puh: 0100 2580 www.sampopankki.fi 22