Henkilöstö- ja talouspalveluiden toteutus Lahden seudulla -projekti. Loppuraportti

Henkilöstö- ja talouspalveluiden toteutus Lahden seudulla -projekti Loppuraportti

Toimittanut Martti Tokola, Lena Siikaniemi, Marko Monni, Janita Markwort, Merja. Helminen, Ulla Iivonen 14.1.2010

Esipuhe Tämä loppuraportti kokoaa Henkilöstö- ja talouspalveluiden toteutus Lahden seudulla -projektin tulokset ja tulosten valmistelun materiaalin. Työhön osallistui asiantuntijoita Päijät-Hämeen henkilöstö- ja talouspalveluiden kunnallisista palvelukeskuksista sekä niiden asiakaskunnista. Tuloksena määriteltiin henkilöstö- ja talouspalveluiden seudullisen yhteistyön toimintamallit ja tavoitetilat sekä yhteisiä prosesseja tukevat tietojärjestelmävaatimukset. Projektin tulokset ovat osa palvelukeskusten yhteistyön syventämistä, yhteisten tietoteknisten ratkaisujen ja osaamisen jakamisen kautta syntyvän verkostotoimintatavan kehittämistä sekä seudullisen palvelukeskusrakenteen tarkoituksenmukaista uusorganisointia. Alueellinen yhteistyö jatkuu ja samanaikaisesti osallistutaan Sitran käynnistämään valtakunnallisen palvelukeskusverkoston valmisteluun. Seudullista yhteistyötä ja yhteistyön kehittämistä talous- ja henkilöstöpalveluissa tulee tehdä riippumatta kuntarakenteiden yhdistymisestä. Kehittämistyö luonnollisesti parantaa ja luo edellytyksiä kuntarakennemuutosten onnistuneelle toteuttamiselle. Tämän hetkisten suunnitelmien mukaan UusiKunta selvitys valmistuu viimeistään 30.11.2010 ja kuntien mahdollinen yhdistyminen toteutetaan 1.1.2013. Aikataulu edellyttää tämän projektin toimenpide-ehdotusten välitöntä toteutuksen aloittamista. Ohjausryhmän puheenjohtajana kiitän kaikkia projektiin osallistuneita työpanoksesta ja onnistuneesta yhteistyöstä yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi. Mika Mäkinen Ohjausryhmän puheenjohtaja

Henkilöstö- ja talouspalveluiden toteutus Loppuraportti Lahden seudulla -projekti 14.1.2010 SISÄLLYSLUETTELO 1. Projektin tausta ja tavoitteet 1 2. Projektin toteutus ja tulokset 2 2.1. Projektin toteutus 2 2.2. Projektin tulokset 3 2.2.1. Henkilöstöpalvelut 4 2.2.2. Talouspalvelut 7 2.2.3. Tietojärjestelmät 9 3. Toimenpide-ehdotukset 10 3.1.1. Henkilöstöpalvelut 10 3.1.2. Talouspalvelut 11 3.1.3. Tietojärjestelmät 12 4. Prosessien tavoitetilat ja tietojärjestelmävaatimukset 14 4.1. Henkilöstöpalvelut 14 4.1.1. Henkilöstösuunnittelu 14 4.1.2. Rekrytointi ja sijaisten hallinta 15 4.1.3. Palvelussuhteen alkaminen 16 4.1.4. Palvelussuhteen muutokset 17 4.1.5. Palvelussuhteen keskeytykset ja vuosilomat 18 4.1.6. Palvelussuhteen päättyminen 19 4.1.7. Palkanlaskenta ja maksatus 21 4.1.8. Palkkioiden laskenta ja maksatus 22 4.1.9. Matka- ja kululaskut 23 4.1.10. Työnantajatoiminnot 24 4.1.11. Työyksikön toiminnan ja työntekijän työsuorituksen johtaminen 25 4.1.12. Osaamisen johtaminen 26 4.1.13. Työhyvinvoinnin edistäminen 27 4.1.14. Raportointi ja johdon raportointi 28 4.1.15. Palvelukeskusten henkilöstöpalveluiden ammattihenkilöstön 29 lukumäärä 4.2. Talouspalvelut 32 4.2.1. Taloussuunnittelu 32 4.2.2. Ostolaskujen käsittely 33 4.2.3. Käyttöomaisuuskirjanpito 35 4.2.4. Myyntilaskutus 37 4.2.5. Perintä 38 4.2.6. Kirjanpito 39 4.2.7. Tilinpäätös 41 4.2.8. Maksuliikenne 42 4.2.9. Kassanhallinta ja rahoitus 43 4.2.10. Käteiskassat 44 4.2.11. Raportointi 45 4.2.12. Palvelukeskusten talouspalveluiden ammattihenkilöstön 47 lukumäärä

Henkilöstö- ja talouspalveluiden toteutus Loppuraportti Lahden seudulla -projekti 14.1.2010 5. Tietojärjestelmät 48 5.1. Nykytila - tavoitetila 48 5.2. Sähköiset palvelut 48 5.3. Prosessien väliset integraatiot/liittymät toisiinsa/samankaltaiset 52 toiminnot 5.4. Liittymät muihin järjestelmiin 52 5.5. Tekniset vaatimukset 53 5.6. Tietojärjestelmäsuunnitelma 55 6. Liitteet 60 6.1. Projektin www-sivut 60 6.2. Prosessien tavoitetilat ja tietojärjestelmävaatimuskuvaukset 61 6.3. Palvelukeskusten henkilöstö- ja talouspalveluiden ammattihenkilöstön 148 lukumäärä 6.4. Tietojärjestelmien palvelukeskuskohtaiset integraatiokartat, nykytila 169 6.5. Volyymitunnuslukuja; talouspalvelut 184

1 1. Projektin tausta ja tavoitteet Seutuhallituksen toimeksiannosta Lahden kaupunkiseudun seutuhallinto ja seudullinen tietohallintoyksikkö selvittivät vuoden 2007 aikana yhteistyössä seudun kuntien ja kahden suurimman kuntayhtymän kanssa talous- ja henkilöstöhallinnon edellyttämien tietojärjestelmien ja toimintaprosessien nykytilan ja niiden kehittämistarpeet. Talous ja henkilöstöhallinnon seutuselvitys HETA -hanke loppuraportti valmistui joulukuussa 2007. Selvitystyön jälkeen seutuhallitus päätti aloittaa selvitystyön seudun kunnallisten organisaatioiden talous-, henkilöstö- ja tietohallinnon tukipalveluiden hoitamiseksi yhdessä, muodostamalla seudullinen talouspalvelukeskus. Hankkeen tavoitteena oli tukea valmistautumista kunta- ja palvelurakennemuutoksiin. Talouspalvelukeskus- hanke oli tarkoituksenmukaista jaksottaa osavaiheisiin. Kuntarakenteen muutoksen läpivienti ja mahdollinen yhteinen palvelukeskuksen valmistelu edellyttävät ensisijaisesti henkilöstö- ja talouspalveluiden yhteisten toimintamallien suunnittelua sekä näihin toimintamalleihin pohjautuvaa yhteisten tietojärjestelmien suunnittelua ja rakentamista. Tässä projektissa on hyödynnetty vuoden 2007 aikana tehdyn työn tuloksia sekä vuonna 2008 Talouspalvelukeskus hankkeessa tehtyjä selvityksiä ja suunnitelmia. Näitä ovat mm. kunnille ja kuntayhtymille tehdyt kyselyt henkilöstö- ja talouspalveluprosessien kehittämisestä. Henkilöstö- ja talouspalveluiden prosessit on valittu em. selvitysten ja kyselyiden tulosten pohjalta jatkotyöskentelyyn. Projekti käynnistettiin helmikuussa 2009. Henkilöstö- ja talouspalveluiden toteutus Lahden seudulla -projektin tavoitteena oli valmistella Lahden seudun kuntien ja suurimpien kuntayhtymien henkilöstö- ja talouspalveluiden prosessien seudullista yhtenäistämistä ja niissä käytettäviä tietojärjestelmäratkaisuja. Selvitys- ja kehitystyön lähtökohtana oli viedä palveluiden mallintaminen totuttua tilitoimistomaista tuotepakettia kokonaisvaltaisemmaksi palvelukokonaisuudeksi. Tavoitteena oli, että mahdollisen palvelukeskuksen ja asiakkaiden organisaatioiden oma toiminta yhdistyvät ymmärrettäväksi, eheäksi, ennustettavaksi ja kustannustehokkaaksi toimintokokonaisuudeksi. Selvitystyöhön otettiin näin ollen mukaan henkilöstö- ja talouspalveluiden operatiivisten tukipalveluiden lisäksi suunnittelu-, raportointi-, seuranta- ja analysointipalveluiden toteuttaminen tarkastelussa olevien prosessien osalta. Tämän tavoitteen toteuttaminen edellyttää uudenlaista ajattelutapaa, asiakkuutta ja johtajuutta. Perinteisissä palvelukeskusratkaisumalleihin liittyvissä toimintalogiikoissa on vaarana suurtuotannon etujen menettäminen kitkakustannuksiin ja laadun heikkenemiseen. Projektin lopputuloksena tuotettiin valittujen prosessien seudullisen yhteistyön toimintamallit ja tavoitetilat määriteltiin prosesseja tukevien tietojärjestelmien vaatimukset laadittiin palvelukokonaisuutta tukevien tietojärjestelmien pohjasuunnitelma talouspalveluiden osalta selvitettiin nykyisten palvelukeskusten talous- ja henkilöstöpalveluiden ammattihenkilöstön lukumäärä. Kyseessä ei ole ensikertainen palvelukeskusten kehittäminen alueelle, vaan nykyisten palvelukeskusten yhteistyön syventäminen, yhteisten tietoteknisten ratkaisujen ja osaamisen jakamisen kautta syntyvän verkostomaisen toimintatavan kehittäminen ja palvelukeskusrakenteen mahdollinen uusorganisointi.

2 2. Projektin toteutus ja tulokset 2.1. Projektin toteutus Projekti toteutettiin alueen nykyisten palvelukeskusten - Lahden kaupungin konsernipalvelut ja Talouspalvelut, - Päijät-Tili Oy ja asiakaskunnat, - Päijät-Hämeen koulutuskonserni/hallintopalvelut ja - Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä/ Yhtymähallinto ja Tukipalvelut tulosryhmä yhteistyönä vuoden 2009 aikana. Tässä projektissa palvelukeskuksella tarkoitetaan henkilöstö- ja talousjohtamisen eri osaalueille asiantuntijapalveluita tuottavaa yksikköä. Projektiorganisaatiossa tapahtui toteutuksen aikana henkilömuutoksia. Projektin päättyessä projektiorganisaatio kokoonpano oli seuraava. Ohjausryhmä pj. konsernipalvelujohtaja Mika Mäkinen, Lahden kaupungin konsernipalvelut sihteeri, talouspäällikkö Janita Markwort, PHKK talouspalvelujohtaja Tuija Peränen, Lahden kaupungin konsernipalvelut henkilöstöpäällikkö Ritva Frisk, Lahden kaupungin konsernipalvelut tietohallintojohtaja Marko Monni, Lahden kaupungin konsernipalvelut henkilöstöpäällikkö Hilkka Myllymäki, Hollola kunnansihteeri Anja Vitie, Kärkölä hallintojohtaja Osmo Pieski, Orimattila talousjohtaja Annikki Niiranen, PHSOTEY henkilöstöjohtaja Tiina Mäki, PHSOTEY tietohallintojohtaja Antti-Olli Taipale, PHSOTEY toimitusjohtaja Risto Nylund, Päijät-Tili talousjohtaja Martti Tokola, PHKK henkilöstöjohtaja Lena Siikaniemi, PHKK Jyty, henkilöstön edustaja Kaija Nieminen, Lahden Ateria Valmisteluryhmät Henkilöstöpalveluiden valmisteluryhmä pj. henkilöstöjohtaja Lena Siikaniemi, PHKK sihteeri, henkilöstösuunnittelija Ulla Iivonen, PHKK henkilöstöpäällikkö Ritva Frisk, Lahden kaupungin konsernipalvelut hallintopäällikkö Helena Paloniemi, Lahden Talouspalvelut henkilöstöpäällikkö Hilkka Myllymäki, Hollola/ Päijät-Tili projektipäällikkö Iiris Hyppänen, PHSOTEY Talouspalveluiden valmisteluryhmä pj. talousjohtaja Martti Tokola, PHKK sihteeri, talouspäällikkö Janita Markwort, PHKK talouspalvelujohtaja Tuija Peränen, Lahden Talouspalvelut kirjanpitopäällikkö Anneli Toivonen, Lahden Talouspalvelut

3 laskentapäällikkö Mervi Suomäki, Lahden kaupungin konsernipalvelut laskentapäällikkö Paula Ryynänen, PHSOTEY toimitusjohtaja Risto Nylund, Päijät-Tili Tietojärjestelmien valmisteluryhmän työskentelyyn osallistui pj. tietohallintojohtaja Marko Monni, Lahden kaupungin konsernipalvelut sihteeri, projektipäällikkö Merja Helminen, PHKK tietohallintojohtaja Antti-Olli Taipale, PHSOTEY palvelupäällikkö Erja Rutanen, Päijät-Tili tietohallintosuunnittelija Anne Mikkanen, Lahden kaupungin konsernipalvelut; Tietohallinnollinen koordinaatio (mukana kaikissa valmisteluryhmissä) Projektilla on Internet-sivusto (www.hetalahdenseutu.fi), johon on projektin ajan viety olennainen materiaali. Liitteenä 5.1. etusivu. 2.2. Projektin tulokset Selvitys- ja kehitystyön lähtökohtana oli suunnitella henkilöstö- ja talouspalveluita kokonaisvaltaisina palvelukokonaisuuksina. Toimintalogiikkaa havainnollistetaan alla olevalla kuviolla. Projektin tavoitteena oleva Loppukäyttäjät: esimiehet, henkilöstö Organisaation talousja henkilöstöasioista vastaavat Alueellinen toimintatapa ja käytettävät tietojärjestelmät henkilöstö- ja talouspalveluiden potkurilogiikka Projektin tulokset keskittyvät potkurin keskiössä olevaan alueelliseen yhteistyöhön, yhdessä määriteltyihin prosessien tavoitetiloihin, yhteisiin tietojärjestelmiin ja tietojärjestelmävaatimuksiin. Palvelukeskuksen ja asiakasorganisaation tehtäviä, rooleja ja vastuita on määritelty suhteessa prosessien tavoitetiloihin.

4 2.2.1. Henkilöstöpalvelut Henkilöstöpalveluiden seudullisen kehittämisen lähtökohtana on ollut kuntaorganisaatioiden henkilöstöpalveluiden ja henkilöstöpalveluiden prosessien näkyväksi tekeminen. Henkilöstötyön prosessit eivät ole selkeästi kuvattavia ja automatisoituja, vaan ne saattavat olla vaikeasti hahmotettavissa ja mitattavissa, myös vertailtavuus on hankalaa. Vertailua talouspalveluiden prosesseihin ei myöskään voida tehdä. Henkilöstöpalveluiden prosessien moninaisuus ei ole antanut tässä projektissa mahdollisuutta määritellä prosesseja yksityiskohtaisesti. Kaikissa prosesseissa on jouduttu pysymään ylätason määrittelyissä ja tavoitetiloissa. Valmisteluryhmässä on henkilöstöpalveluita tarkasteltu laajanäköisesti. Tavoitteena hyvälle henkilöstötyölle on myös Päijät-Hämeen maakunnan kuntaorganisaatioiden vetovoimaisuuden säilyttäminen ja vahvistaminen työnantajana. Perinteisesti henkilöstöpalveluilla on tarkoitettu palkkahallinnon palveluita ja palvelussuhdeasioihin liittyviä neuvontapalveluita. Tänä päivänä ja tulevaisuudessa em. pelkästään perinteiset palvelut eivät enää riitä, vaan resursseja on suunnattava entistä enemmän strategialähtöiseen henkilöstösuunnitteluun ja osaamisen johtamiseen sekä työhyvinvoinnin turvaamiseen. Henkilöstöpalveluiden aikaansaamat säästöt kunnissa ja kuntayhtymissä saavutetaan parhaiten panostamalla em. prosessien kehittämiseen ja näiden prosessein asiantuntijuuden resursointiin. Valmisteluryhmän työn tuloksena on laadittu yhteiset tavoitetilat myös näille vaikeasti hahmotettaville prosesseille. Roolit, tehtävät ja vastuut määrittelemällä on päästy yhteiseen ymmärrykseen siitä, mitkä prosessit tai prosessin osat ovat palvelukeskuspainotteisia. Vaikka henkilöstötyö on organisaation tukipalveluja, sen ydinprosessien tulee olla organisaation omia Projektin aikana on käyty keskustelua yhden yhteisen henkilöstötietojärjestelmän tarpeesta. Tällä hetkellä ei ole tarvetta järjestelmien vaihtamiselle ja yhdistämiselle, koska nykyisten tietojärjestelmien elinkaari palvelukeskuksissa ei edellytä järjestelmien uusimista. Henkilöstötietojärjestelmien suuri käyttäjämäärä (useimmissa järjestelmissä käyttäjinä on koko henkilöstö) luo myös haasteita järjestelmien käyttöönotolle. Prosesseille määritellyissä tietojärjestelmävaatimuksissa on pyritty eroon siitä ajatuksesta, mikä on mahdollista tai mahdotonta nykyisissä järjestelmissä. Lähtökohtana tietojärjestelmävaatimuksille on ollut henkilöstötyön asiakaslähtöisyys, oikeellisuus, joustavuus ja tietosuojan hallinta. Huomiota on kiinnitettävä henkilöstötietojärjestelmissä myös tietovarastoajatteluun useiden tietojärjestelmien kokonaisuuden tietojen hallinnassa. Henkilöstötietojärjestelmien tulevaisuuden ominaisuutena tulee olla entistä vahvempi tunnistautuminen (vahva varmenne). Tietojärjestelmiin tulee jäädä jälki tietojen muuttamisesta ja hakemisesta. Tietojärjestelmiin tulee voida määrittää rajoja ja hälytyksiä, joiden käyttö vahvistaa prosessien oikea-aikaisuutta ja oikeellisuutta. Henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmäkokonaisuudesta on tässä projektissa käytetty käsitettä henkilöstötietojärjestelmä. Tämä käsittää kaikki nykyisin käytössä olevat tietojärjestelmät: palkkajärjestelmä, HR-järjestelmä, osaamisen johtamisen ohjelmisto, matkalaskuohjelmisto, ESS, webtallennus jne. Palvelukeskusten integraatiokartat osoittavat, että henkilöstötietojärjestelmien kokonaisuus on organisaatioissa hahmottamaton osa-alue. Tällä hetkellä henkilöstötietojärjestelmät nähdään usein taloushallinnon järjestelmien osina, eikä omina järjestelmäkokonaisuuksina, joilla on oma erityinen funktionsa.

5 Tietojärjestelmien omistajuus ja pääkäyttäjyys määräytyvät prosessin mukaan: tietojärjestelmän omistajuus määräytyy prosessien omistajuuden mukaan, järjestelmä tukee prosessia tietojärjestelmän omistajuuden vastuulla on prosessin ja siihen liittyvän järjestelmän kehittäminen pääkäyttäjyys on siellä, missä on prosessin ja tietojärjestelmän omistajuus palvelukeskuksen tuottamien prosessien osalta tietojärjestelmien omistajuus ja pääkäyttäjyys on pääsääntöisesti palvelukeskuksessa tietohallinnon tuki on taattava järjestelmille, mutta tietohallinto ei omista järjestelmää eikä prosessia. Henkilöstöpalveluiden prosesseista palvelukeskuksessa laajemmin tai suppeammin toteutettavia voivat olla seuraavat prosessit: rekrytointi ja sijaisten hallinta (ohjelmiston käyttötoimintona) palvelussuhteen alkaminen palvelussuhteen muutokset palvelussuhteen keskeytykset ja vuosilomat palvelussuhteen päättyminen palkanlaskenta ja maksatus palkkioiden laskenta ja maksatus matka- ja kululaskut Jokaisessa määritellyssä henkilöstöpalveluiden prosessissa seudullinen hyvien käytäntöjen benchmarkkaaminen, luominen ja levittäminen ovat keskiössä lähitulevaisuudessa. Alla on esitetty tavoitetilat pääprosesseittain. Liitteessä 6.2.1. on määritelty tavoitetilat myös osaprosesseille. Henkilöstösuunnittelu Ennakoiva henkilöstösuunnittelu tukee organisaation yhteistä strategiaa ja varmistaa siitä johdettujen tavoitteiden toteutumisen ylläpitämällä, kehittämällä ja ohjaamalla oikeanlaista osaamista. Henkilöstösuunnittelu tuottaa tietoa henkilöstön määrällisistä ja koulutuksellisista tarpeista ja arvioita henkilöstöresurssien taloudellisista vaikutuksista toiminnan ja talouden suunnittelun pohjaksi. Rekrytointi ja sijaisten hallinta Rekrytointi ja sijaisten hallinta hoidetaan sähköisesti osana henkilöstötietojärjestelmäkokonaisuutta. Rekrytointia ohjaa palvelujen järjestämis- ja tuottamistarpeen ennakointi ja henkilöstön osaamisen ylläpito ja kehittäminen. Organisaatioita markkinoidaan kiinnostavina ja kilpailukykyisinä työnantajina. Palvelussuhteen alkaminen Valintapäätökset tehdään säännösten mukaisesti muoto- ja laillisuusvaatimukset täyttäen. Päätökset, viranhoitomääräykset ja työsopimukset tehdään ja tallennetaan sähköiseen tietojärjestelmään. Tieto valinnasta siirtyy tarvittaville toimijoille (kulunvalvonta, työvälineet, käyttöoikeudet). Palvelussuhteen muutokset Viranhaltija/työntekijä kirjaa muutokset omissa tiedoissaan sähköiseen tietojärjestelmään ja esimies hyväksyy ne. Tiedot muutoksista siirtyvät sähköisesti henkilöstötietojärjestelmän kautta henkilöstötietojärjestelmään ja muille toimijoille.

6 Esimies kirjaa muutokset palvelussuhteen tiedoissa sähköiseen tietojärjestelmään. Jos palvelussuhteen tiedot muuttuvat olennaisesti, tehdään uusi viranhoitomääräys/työsopimus.. Palvelussuhteen keskeytykset ja vuosilomat Esitykset keskeytyksistä ja vuosilomista sekä muutokset niihin tehdään sähköisesti esimiehen hyväksyttäväksi. Tiedot keskeytyksistä ja vuosilomista siirtyvät sähköisesti henkilöstötietojärjestelmään. Palvelussuhteen päättyminen Päätökset tehdään muoto- ja laillisuusvaatimukset täyttäen. Tieto päätöksestä siirtyy sähköisessä järjestelmässä tarvittaville toimijoille. Palkanlaskenta ja maksatus Palkanlaskenta ja maksatus hoidetaan sähköisesti virka- ja työehtosopimusten, lakien ja asetusten, sekä organisaation sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Palkkalaskelma sähköisesti palkansaajalle. Palkkioiden laskenta ja maksatus Palkkioiden laskenta ja maksatus hoidetaan sähköisesti henkilöstötietojärjestelmällä virkaja työehtosopimusten, lakien ja asetusten, sekä organisaation sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Palkkiolaskelma sähköisesti palkansaajalle. Matka- ja kululaskut Matkasuunnitelman, ajopäiväkirjan ja matka-/kululaskut tekee viranhaltija/työntekijä itse sähköisessä järjestelmässä, jossa tapahtuu myös käsittely ja esimiehen hyväksyntä. Tieto hyväksytystä matkalaskusta siirtyy sähköisesti maksujärjestelmään. Matka-/kululaskujen maksatus määrätyin väliajoin. Työnantajatoiminnot Yhteiset työnantajatoiminnot (henkilöstöpoliittisten periaatteiden määrittely, palkkausjärjestelmien kehittäminen, kannustamis- ja palkitsemisjärjestelmien kehittäminen, yhteistoiminta, neuvottelu- ja sopimustoiminta, ohjeistus ja tulkinnat, sisäinen viestintä ja tiedottaminen) johdetaan keskitetysti henkilöstöpalveluista Työyksikön toiminnan ja työntekijän työsuorituksen johtaminen Työyksikön toiminnan ja työntekijän työsuorituksen johtaminen tukee palvelustrategian toteuttamista. Johtamista, toimintaa ja tuloksellisuutta arvioidaan tavoitteiden saavuttamiseksi. Osaamisen johtaminen Osaamisen johtaminen on kiinteästi yhteydessä organisaation strategian toteuttamiseen. Osaamisen johtaminen käsittää sen ennakoinnin, suunnittelun ja turvaamisen. Tietojärjestelmät tuottavat tietoa osaamisen johtamisen prosesseihin.

7 Työhyvinvoinnin edistäminen Organisaatiossa tiedostetaan ja hyväksytään työhyvinvoinnin merkitys strategian mukaisten tavoitteiden saavuttamiselle. Työhyvinvoinnin taloudellisia vaikutuksia ja tuloksellisuutta arvioidaan tietojärjestelmistä saatavien raporttien avulla. Raportointi ja johdon raportointi Sähköisissä järjestelmissä on oikeat reaaliaikaiset tiedot oikea-aikaista ja -muotoista raportointia varten. Raportointi toimii pohjana johtamiselle ja henkilöstösuunnittelulle. Järjestelmän käyttäjä voi myös luoda ja ottaa raportteja omien tarpeittensa mukaan. 2.2.2. Talouspalvelut Talouspalveluiden seudullisen kehittämisen perustekijänä nähdään yhteinen alueellisesti valittu taloudenohjauksen järjestelmäkokonaisuus. Palveluiden ylläpitoalustana ja jakelukanavana tulee olla seudullisesti ja organisaatiokohtaisesti yhteistyössä ylläpidettävä organisaatioiden intranetissä julkaistava taloushallinnon sähköinen työpöytä. Seudullisen palvelukeskuksen ja organisaatioiden omien taloushallinnon ammattihenkilöiden verkostoyhteistyö konkretisoituu palveluiden yhteisenä ylläpitona. Jokaisen organisaation näkymä käyttöliittymässä toteutetaan organisaation oman intranetin kautta asiakkaiden tarpeiden mukaisesti. Alueelle suunnitellaan yhteinen taloussuunnittelun, kirjanpidon ja raportoinnin vuosikierron, aikataulutuksen ja ohjeistuksen kehys, jonka puitteissa kaikki organisaatiot toteuttavat omat prosessinsa. Näin taloushallinnon työpöydän yhteisesti ylläpidettävät osat voidaan toteuttaa suunnitellusti. Taloushallinnon palvelukokonaisuus rakentuu kuntien omana tuotantona tuotettujen palveluiden lisäksi ostetuista palveluista, joiden seudullinen hankinta tulee varmistaa kaikilla käytössä olevilla ostopalveluiden osa-alueilla. Tässä selvityksessä esiin on nostettu mm. tietojärjestelmien, perinnän ja rahahuollon osa-alueet. Talouspalvelut toteutetaan alueellisesti valituilla taloudenohjauksen järjestelmäkokonaisuuden muodostavilla tietojärjestelmillä, jotka mahdollistavat moniyritysympäristön toteutuksen ja hajautetun käytön. Tavoitteena on niiden yhteinen pääkäyttö, ohjelmistojen hyötykäytön maksimointi ja osaamisen jakautuminen kaikkien käyttäjäryhmien kesken. Tavoitteena tulee olla, että alueellisesti valitun taloudenohjauksen järjestelmäkokonaisuuden omistajuus ja pääkäyttäjyys hoidetaan seudullisesti. Käytännössä järjestelmävalinnasta riippuen eteneminen tähän tavoitteeseen voi toteutua vaiheittain organisaatiokohtaisten järjestelmäsopimusten kautta. Alueellinen järjestelmien omistajuus ja pääkäyttäjyys ei lähtökohtaisesti tarkoita prosessin omistajuutta. Taloushallinnossa omistajuutta tulee tarkastella prosessikohtaisesti siten, että kokonaiskoordinaatio varmistetaan (kokonaisuuden kannalta olennaiset tekijät) ja samanaikaisesti asiakasorganisaatioiden taloushallinnon ammattihenkilöstön osallistuminen prosessinohjaukseen varmistetaan (asiakasnäkökulmasta huolehtiminen). Seudulliset pääkäyttäjätehtävät tulee hoitaa yhteistyössä asiakasorganisaatioiden kanssa sisältäen mm. järjestelmien käyttöönottoon liittyvät palvelut järjestelmien käytettävyyteen ja ylläpitoon liittyvät palvelut käyttäjien hallintaan ja käytön tukeen liittyvät palvelut

8 versioiden päivittämiseen liittyvät palvelut vanhoista järjestelmistä luopumiseen liittyvät palvelut. Taloussuunnittelu Tavoitteena on suunnittelusta toteutukseen yhtenäinen, sähköistetty prosessi kehysvalmistelusta talousarviokirjan tuottamiseen ja käyttösuunnitelman tekemiseen. Taloussuunnittelu tukee kokonaisuutena talouden vuosikierron ja raportoinnin toteutusta. Taloussuunnittelu on kytketty raportointiin siten, että toteumaa voidaan raportoida valinnaisesti eri suunnitelmia vasten. Henkilöresurssien budjetoinnin suunnittelu on kytketty osaksi taloussuunnitteluohjelmistoa. Ostolaskujen käsittely Alueella on käytössä kokonaisuuden muodostava kilpailutus-, hankinta- ja ostolaskujen käsittelyjärjestelmä. Seudulla on keskitetty hankintatoimi ja laskukeskus. Tavoitteena on, että seudullisesti kilpailutetaan volyymituotteet ylläpidetään hankintajärjestelmän tuoteluettelot Organisaatiot laativat tilaukset hankintajärjestelmässä, jossa tilaukset samassa yhteydessä tiliöidään ja hyväksytään. Tavaran/palvelun toimitus kirjataan järjestelmään, jonka perusteella seudullisessa laskukeskuksessa verkkolaskuina vastaanotettavat ostolaskut kohdistetaan toimitetuille tilauksille/sopimuksille. Hankinta- ja ostolaskujen käsittelyprosesseja tukemaan valitaan maksukorttijärjestelmä pienhankinta- ja matkakulujen hallintaan. Muilta osin kulukorvaukset hallinnoidaan matkalaskujen käsittelyprosessissa. Käyttöomaisuuskirjanpito Käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmassa ylläpidetään poistonalainen ja muu pitkävaikutteinen käyttöomaisuus. Käyttöomaisuuden ostolaskujen sisältämät perustiedot siirtyvät järjestelmien välillä sähköisesti liittymärajapinnan kautta niin, että perustiedot tallennetaan vain kerran. Myyntilaskutus Laskujen tietosisältöä tuotetaan tarvittavalla määrällä laskutuksen alijärjestelmiä ja varsinainen laskutus toteutetaan yhteisellä laskutusohjelmalla. Pääosa laskuista lähetetään sähköisessä muodossa operaattorin kautta. Perintä Perintä hoidetaan nopeasti, tehokkaasti ja oikea-aikaisesti yhteistyössä seudullisesti valitun perintäyhteistyökumppanin kanssa. Kirjanpito Kirjanpitojärjestelmä mahdollistaa moniyritysympäristön toteutuksen organisaatiokohtaiset erityispiirteet huomioiden, hajautetun käytön sekä konsernirakenteen ja -laskennan toteutuksen. Tilinpäätös

9 Kirjanpidon tilikauden aikainen huolellinen ja jaksotettu toteutus tukee tilinpäätöksen nopeaa valmistumista. Tilinpäätöksen valmistelussa hyödynnetään tietojärjestelmien automatisointia. Tasekirjan vertailulaskelmat ja taulukot tuotetaan suoraan raportoinnilla ja tasekirjan kokoamisessa hyödynnetään työryhmätyön mahdollistavaa ohjelmistoa (asiakirjahallinta). Maksuliikenne ja käteiskassat Maksuliikenne ja käteiskassat eivät sisällä seudullisen yhteistyön elementtejä. Kassanhallinta Seudullisen yhteistyö konkretisoituu konsernipankkitoimintojen hyödyntämisessä. Raportointi Raportoinnin jakelukanavana toimii yhteinen taloushallinnon työpöytä. Työpöydällä on käytettävissä seudullisesti ylläpidettävät sekä organisaatiokohtaiset raportit. Taloushallinnon raportointi on osa organisaatioiden johdon kokonaisraportointia (strategia-, talous-, henkilöstö-, asiakkuusraportointi sekä muu toiminnallinen raportointi). 2.2.3. Tietojärjestelmät Tietojärjestelmien omistajuus ja pääkäyttäjyys määräytyvät henkilöstöpalveluiden prosessin mukaan: tietojärjestelmän omistajuus määräytyy prosessien omistajuuden mukaan, järjestelmä tukee prosessia tietojärjestelmän omistajuuden vastuulla on prosessin ja siihen liittyvän järjestelmän kehittäminen pääkäyttäjyys on siellä, missä on prosessin ja tietojärjestelmän omistajuus palvelukeskuksen tuottamien prosessien osalta tietojärjestelmien omistajuus ja pääkäyttäjyys on pääsääntöisesti palvelukeskuksessa tietohallinnon tuki on taattava järjestelmille, mutta tietohallinto ei omista järjestelmää eikä prosessia. Tavoitteena tulee olla, että alueellisesti valitun taloudenohjauksen järjestelmäkokonaisuuden omistajuus ja pääkäyttäjyys hoidetaan seudullisesti. Käytännössä järjestelmävalinnasta riippuen eteneminen tähän tavoitteeseen voi toteutua vaiheittain organisaatiokohtaisten järjestelmäsopimusten kautta. Alueellinen järjestelmien omistajuus ja pääkäyttäjyys ei lähtökohtaisesti tarkoita prosessin omistajuutta. Taloushallinnossa omistajuutta tulee tarkastella prosessikohtaisesti siten, että kokonaiskoordinaatio varmistetaan (kokonaisuuden kannalta olennaiset tekijät) ja samanaikaisesti asiakasorganisaatioiden taloushallinnon ammattihenkilöstön osallistuminen prosessinohjaukseen varmistetaan (asiakasnäkökulmasta huolehtiminen).

10 3. Toimenpide-ehdotukset Henkilöstö- ja talouspalveluiden alueellisessa yhteistyössä tuotetaan erityisosaamista vaativia palveluita, jotka vaikuttavat johtamisen ja strategisen osaamisen alueisiin. Asiantuntemuksen ja osaamisen alueilla tapahtuva yhteistyömuotojen löytyminen perustuu yhteiseen tahtotilaan, joita tämän projektin tuloksilla henkilöstö- ja talouspalveluiden osalta pyritään konkretisoimaan. Seudullista yhteistyötä ja yhteistyön kehittämistä talous- ja henkilöstöpalveluissa tulee tehdä riippumatta kuntarakenteiden yhdistymisestä. Kehittämistyö luonnollisesti parantaa ja luo edellytyksiä kuntarakennemuutosten onnistuneelle toteuttamiselle. Tämän hetkisten suunnitelmien mukaan UusiKunta selvitys valmistuu viimeistään 30.11.2010 ja kuntien mahdollinen yhdistyminen toteutetaan 1.1.2013. Aikataulu edellyttää tämän projektin toimenpide-ehdotusten välitöntä toteutuksen aloittamista. Yhteisten toimintamallien ja yhteisten palvelurakenteiden muodostumista tukevat Päijät- Hämeen palvelurakenneuudistuksen arvioinnin (2009) mukaan luottamusta synnyttävät toimintamuodot, verkostoissa työskentelyn osaamisen ja vuorovaikutteisuuden lisääminen sekä sovittelevat lähestymistavat. Verkostotoiminnan uudenlaista ajattelutapaa, asiakkuutta ja johtajuutta tulee hyödyntää henkilöstö- ja talouspalveluiden toiminnan vaikuttavuuden, laadukkuuden ja kustannustehokkuuden kehittämisessä. Kehittämistyön onnistuminen riippuu yhteistyön syventymisestä toiminnan kaikilla osa-alueilla ja tasoilla, osaamisen tunnistamisesta ja jakamisesta yhteistyöverkostoissa sekä onnistuneesta palvelukeskusrakenteen uusorganisoinnista ja joustavista tietoteknisistä ratkaisuista. Henkilöstö- ja talouspalveluiden kehittämisessä on seudullisen yhteistyön ohella tarkasteltava yhteistyömahdollisuuksia myös alueen ulkopuolelle sekä muiden kuin kunnallisten toimijoiden kanssa. Sitra on valmistellut yhdessä yli 20 kaupungin, kunnan ja kuntayhtymän, Kuntaliiton ja valtion kanssa liiketoimintasuunnitelmat kahta palvelukeskusta varten. Valtakunnallisten palvelukeskushankkeitten tarkoituksena on tuottaa palveluja kuntien ja kuntayhtymien tietohallinnolle ja talous- ja henkilöstötoiminnoille. (http://www.sitra.fi/fi/ohjelmat/kuntaohjelma) Asiasta on käyty keskusteluja Päijät-Hämeen osalta kuntajohdon kokouksessa 14. lokakuuta 2009. Keskustelussa on ollut esillä yhteinen seudullinen edustus neuvotteluihin. Lahti on päättänyt valmiudestaan edustaa muita kuntia ja kuntayhtymiä Sitran neuvotteluissa. Sitraan tapahtuva yhteisedustus edellyttää paikallisten toimijoiden koordinaatiota. Esitettiin perustettavaksi seudullinen koordinaatioryhmä, jonka tehtävänä on koordinoida ja seurata neuvottelujen edistymistä seudullisesti ja raportoida asiasta kuntajohdon kokoukselle. 3.1.1. Henkilöstöpalvelut Henkilöstöpalveluiden valmisteluryhmä esittää toimenpiteiksi seuraavaa: Henkilöstöpalveluiden prosesseista palvelukeskukseen voidaan siirtää seuraa-vien prosessien osalta laajempia tai suppeampia osavastuita prosessitaulukon alustavan vastuu-, rooli- ja tehtävämääritysten mukaisesti: rekrytointi ja sijaisten hallinta (ohjelmiston käyttötoimintoina) palvelussuhteen alkaminen palvelussuhteen muutokset palvelussuhteen keskeytykset ja vuosilomat palvelussuhteen päättyminen

11 palkanlaskenta ja maksatus palkkioiden laskenta ja maksatus matka- ja kululaskut Palvelukeskuksen perustaminen voisi edetä samalla tavalla kuin esim. Seudullinen työterveyshuolto-hanke. Uusi tapa ajatella ja toimia tulee ottaa vahvasti esille myös jatkosuunnittelussa ja toteutuksessa. Lisäksi tehdään tarkennettu suunnitelma seudullisten yhteistyössä toteutettavien hyvien toimintatapojen kehittämisestä ja käyttöönotosta liitteenä olevien prosessikuvausten tavoitetilojen määrittelyjen pohjalta. Sitran hankkeen osalta voidaan todeta, että tässä projektissa laadittu selvitys henkilöstöpalveluiden prosesseista on huomattavasti laajempi kuin Sitra hankkeen henkilöstöprosesseissa. Sitran hankkeessa on tarkastelu ainoastaan joitakin henkilöstöhallinnon prosesseja ja näissä tarkastelunäkökulma on osin niukka ja vanhakantainen. Jos hankkeen toteutus pohjautuu siihen, lopputulos ei ole Päijät-Hämeen kuntaorganisaatioiden kannalta tarkoituksenmukainen. Toiminnalliset riskit Toiminnalliset riskit liittyvät siihen, että henkilöstöpalveluiden prosesseja ei ole tällä hetkellä vielä tunnistettu kaikissa organisaatioissa. Niiden merkitys kokonaisuudessa saattaa silloin hävitä. Jos prosesseja ei ole tunnistettu, myöskään tietojärjestelmävaatimuksia ei osata määritellä ja tietojärjestelmiä kehitetään silloin vain osina. Tietojärjestelmien riskit Toiminnallisista riskeistä johtuen saattaa olla, etteivät tietojärjestelmät saavuta niille asetettuja tehokkuustavoitteita. Ohjausryhmässä on käyty keskustelua yhden yhteisen henkilöstötietojärjestelmän tarpeesta. Valmisteluryhmä on sitä mieltä, että tällä hetkellä ei ole tarvetta järjestelmien vaihtamiselle ja yhdistämiselle. Henkilöstötietojärjestelmien suuri käyttäjämäärä (useimmissa järjestelmissä käyttäjinä on koko henkilöstö) luo haasteita järjestelmien vaihtamiselle ja käyttöönotolle. Laajoihin tietojärjestelmähankkeisiin, eritoten usean organisaation yhteisiin, liittyy tyypillisesti suuria aikataulu-, kustannus- ja laaturiskejä. Resurssiriskit Resurssiriskit liittyvät osaamisresursseihin. Riskit ovat henkilöstön hiljaiseen tietoon liittyviä riskejä, joita ei osata tunnistaa toimintojen kannalta ajoissa. Tällä hetkellä palvelukeskuksissa olevaa osaamista poistuu huomattava määrä vuoteen 2015 mennessä. Riskit ovat myös henkilöstön rekrytoinnissa ja varahenkilöjärjestelyissä. 3.1.2. Talouspalvelut Talouspalveluiden valmisteluryhmä esittää toimenpiteiksi seuraavaa: Talouspalveluiden seudullisen kehittämisen perustekijänä nähdään yhteinen alueellisesti valittu taloudenohjauksen järjestelmäkokonaisuus. Talouspalveluiden seudullinen kehittäminen käynnistyy Lahden kaupungin taloudenohjauksen perusjärjestelmän valinnalla. Tämän päätöksen valmistelussa tulee ottaa huomioon seudullinen näkökulma, koska järjestelmän valinta tulee vaikuttamaan merkittävästi seudullisen talouspalveluyhteistyön toteutukseen. Osana järjestelmän valintaa tulee selvittää

12 - vaihtoehtoiset tietojärjestelmäratkaisut, - näiden ratkaisuehdotusten mukaiset prosessitoteutusmallit, - ratkaisuehdotusten tietojärjestelmäkustannukset, - ratkaisuehdotusten vaikutukset prosesseihin osallistuvaan henkilöstömäärään. Vertailukohdaksi päätöksentekoon tulee selvittää nykyisten tietojärjestelmien kustannukset. Sitran valtakunnallisen hankkeen neuvottelut etenevät samanaikaisesti Lahden kaupungin talousohjauksen järjestelmävalinnan valmistelun kanssa. Valtakunnallisen prosessin kehitys ja sen mahdollisuudet tulee ottaa huomioon seudullisen kehitystyön rinnalla. Toiminnalliset riskit Talouspalveluiden seudullisen toteutus riippuu yhteistyön onnistumisesta palvelukeskuksen ja organisaatioiden oman taloushallinnon henkilöstön välillä. Osaamisen tunnistaminen ja jakaminen yhteistyöverkostossa sekä onnistunut palvelukeskusrakenteen uusorganisointi tukevat talouspalveluiden tuottamisen innovaatioita, jotka syntyvät lähellä asiakasrajapintaa. Prosessien riittävässä yhdenmukaistamisessa tulee onnistua, jotta seudullisen suurtuotannon edut saavutetaan. Tietojärjestelmien riskit Riskinä nähdään, että taloudenohjauksen järjestelmäkokonaisuudesta ei onnistuta muodostamaan riittävän eheää ja tehokasta sähköisen työpöydän kokonaisuutta, joka tukee seudullisen palvelukeskuksen ja asiakasorganisaatioiden oman työn verkostomaista toteutusta. Tietorakenteiden yhdenmukaistamisen ja asiakasorganisaatioiden tarpeiden yhteensovittamisessa tulee onnistua. Seudullisen järjestelmäkokonaisuuden tuottavuutta suhteessa kustannuksiin tulee tarkastella tietojärjestelmäriskinä. Resurssiriskit Valitun tietojärjestelmätoimittajan asiantuntevan tuki- ja kehitysresurssin riittävyys tulee varmistaa osana tietojärjestelmävalintaa ja sopimusneuvotteluja. Seudullinen yhteistyö parantaa osaamisvarannon käyttöä ja varahenkilöresursseja. Tällä hetkellä palvelukeskuksissa olevaa osaamista poistuu huomattava määrä vuoteen 2015 mennessä. Seudullisessa yhteistyössä on vaikea nähdä resurssiriskejä ellei tietojärjestelmien toteutuksen kustannukset ylitä niiden tuottamaa hyötyä. 3.1.3. Tietojärjestelmät Seudullisen henkilöstöpalvelujen yhteistyön lisääminen on perusteltua rakentaa tietojärjestelmien näkökulmasta usean rinnakkaisen järjestelmän käytön pohjalle. Nykyiset tietojärjestelmät ovat monelta osin elinkaarensa alkupäässä. Yhteistyön lisäarvo saavutetaan henkilöstöpalveluiden prosessien yhtenäistämisestä, yhteisestä kehittämisestä sekä tarkoituksenmukaisesta yhteisestä toteutuksesta. Yhteiset tietojärjestelmät ovat vuorossa seuraavassa hankintavaiheessa. Talouspalveluiden nykyiset järjestelmät mahdollistavat yhteisten tietojärjestelmien suunnittelun käynnistämisen. Lahden kaupungin taloudenohjauksen perusjärjestelmän valinta on keskeisessä roolissa tulevia tietojärjestelmävalintoja tehtäessä. Muiden palvelukeskusten käyttämää Raindance -järjestelmää yhtenäisenä taloudenohjauksen järjestelmäkokonaisuutena, ei voi ohittaa arvioitaessa alueellista järjestelmäratkaisua.

13 Alueella on merkittävää kokemusta ja osaamista Raindance -ratkaisun toteuttamisesta. Tämä luonnollisesti vaikuttaa yhteisen järjestelmäkokonaisuuden käyttöönoton aikatauluun, riskeihin ja kustannuksiin. Tietojärjestelmäratkaisua tehtäessä tulee kuitenkin ottaa huomioon valittavan ratkaisun arvioitu elinkaari, tulevaisuuden käyttömahdollisuudet sekä vaikutukset tietohallinnon kokonaisratkaisuun alueella. Sitran valtakunnallisen hankkeen kehitystä seurataan samanaikaisesti Lahden kaupungin talousohjauksen järjestelmävalinnan valmistelun kanssa. Tietojärjestelmäryhmä esittää, että käynnistetään kolmivaiheinen hankintaprojekti, jonka päävaiheet ovat seuraavat: 1) Vaiheessa tarkennetaan tavoitteita hankinnan suhteen niin, että voidaan tehdä lopulliset päätökset järjestelmäarkkitehtuurista ja tarjouspyynnöstä. 2) Kilpailutus, jonka osana arvioidaan - vaihtoehtoiset tietojärjestelmäratkaisut, - näiden ratkaisuehdotusten mukaiset prosessitoteutusmallit, - ratkaisuehdotusten tietojärjestelmäkustannukset, - ratkaisuehdotusten vaikutukset prosesseihin osallistuvaan henkilöstömäärään. 3) Käyttöönottoprojekti Hankinta viedään aikataulullisesti läpi seuraavasti: Vaihe Kesto Päättyminen Tulos Kilpailutusprosessi 9 kk 10/2010 Kilpailutettu järjestelmäkokonaisuus / kiinnitetty talouspalveluiden järjestelmäarkkitehtuuri 1. vaiheen käyttöönotot 12 kk 10/2011 Lopullinen kokonaisuuden suunnittelu ja järjestelmän ensimmäisen vaiheen käyttöönotot 2. vaiheen käyttöönotot 12 kk 10/2012 Toisen vaiheen käyttöönotot

14 4. Prosessien tavoitetilat ja tietojärjestelmävaatimukset 4.1. Henkilöstöpalvelut 4.1.1. Henkilöstösuunnittelu Ennakoiva henkilöstösuunnittelu tukee organisaation yhteistä strategiaa ja varmistaa siitä johdettujen tavoitteiden toteutumisen ylläpitämällä, kehittämällä ja ohjaamalla oikeanlaista osaamista. Henkilöstösuunnittelu tuottaa tietoa henkilöstön määrällisistä ja koulutuksellisista tarpeista ja arvioita henkilöstöresurssien taloudellisista vaikutuksista toiminnan ja talouden suunnittelun pohjaksi. HENKILÖSTÖSUUNNITTELUN STRATEGIAPERUSTA SeutuHenki-työryhmän toimenpiteet PAKETTI-hankkeen puitteissa koulutuyhteistyön ja alueen vetovoimaisuuden edistämiseksi Mittareiden yhtenäistäminen Odotetaan KT:n uusia linjauksia Yhteisen keskustelun ja kehittämistyön pohjaksi TAVOITETILA Tulevaisuuden muutoksia organisaation toimintaympäristössä ennakoiva henkilöstöstrategia/-ohjelma johdetaan organisaation strategiasta. Henkilöstöstrategian/-ohjelman tavoitteet tukevat organisaation yleisestä strategiasta johdettujen tavoitteiden toteuttamista. Organisaatio asettaa tavoitteet ja määrittelee mittarit henkilöstöstrategian/- ohjelman tavoitteiden pohjalta. Oikeat, reaaliaikaiset ja yhdenmukaiset mittarit LAADULLINEN HENKILÖSTÖTARPEEN ARVIOINTI JA SUUNNITTELU SeutuHenki-ryhmän yhteydet ja tieto Päijät-Hämeen ennakointiryhmään/stä TAVOITETILA Ajantasaiset järjestelmät ja tietokannat tuottavat tietoa tulevaisuuden osaamistarpeen arviointia varten. Osaamistarve ja osaamisen hallitsemisen ja kehittämisen tarve arvioidaan ja suunnitellaan toimintaympäristön muutoksia ennakoiden. tietojärjestelmän input-datalle uusia lähteitä esim. osaamistietoa tietojen tallentamiselle oikeat tavat (esim. poistuva osaaminen) henkilöstötietojärjestelmä tuottaa tarvittavaa tietoa esim. koulutus-, ammattiryhmä-, ikä- ja palvelussuhderakenteista MÄÄRÄLLINEN HENKILÖSTÖ- TARPEEN ARVIOINTI JA SUUNNITTELU JA HENKILÖSTÖ- KULUJEN SUUNNITTELU palkkapolitiikan yhdenmukaistaminen seudullisesti työvoiman saatavuuden ja käytön parantaminen alueellisesti yhteneväisten toimintamallien luominen ja levittäminen TAVOITETILA Henkilöstön ja palvelujen tarpeen muutoksia ennakoiden arvioidaan optimaalinen henkilöstön määrä. Suunnittelun tukena käytetään järjestelmistä saatavia ajantasaisia tietoja. Määrällinen henkilöstösuunnittelu tuottaa arvioita henkilöstöresurssien taloudellisista vaikutuksista toiminnan ja talouden suunnittelun pohjaksi. Simulointityökalun hyödyntäminen henkilöstökulujen suunnittelussa

15 4.1.2. Rekrytointi ja sijaisten hallinta Rekrytointi ja sijaisten hallinta hoidetaan sähköisesti osana henkilöstötietojärjestelmäkokonaisuutta. Rekrytointia ohjaa palvelujen järjestämis- ja tuottamistarpeen ennakointi ja henkilöstön osaamisen ylläpito ja kehittäminen. Organisaatiota markkinoidaan kiinnostavana ja kilpailukykyisinä työnantajina. VAKINAISEN VIRAN TAI TOIMEN TAI PITKÄAIKAISEN SIJAISUUDEN TÄYTTÄMINEN HAUN VALMISTELU JA KÄYNNISTÄMINEN HAKEMUSTEN KÄSITTELY JA HAKIJOIDEN ARVIOINTI Yhteinen seudullinen rekrytointijärjestelmä osana henkilöstöjohtamisen tietojärjestelmäkokonaisuutta PAKETTI-hankkeen ja SeutuHenki-työryhmän yhteiset vetovoimaa parantavat toimenpiteet Yhteinen näkyminen ilmoituksissa TAVOITETILA/TIETOJÄRJESTELMÄVAATIMUKSET Rekrytointilupa, työpaikkailmoitus perustietoineen ja ilmoituksen julkaisu hoituvat sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta. TAVOITETILA/TIETOJÄRJESTELMÄVAATIMUKSET Hakemusten vastaanotto, avointen hakemusten käsittely, kirjeenvaihto hakijoiden kanssa ja ansio- ja muut vertailut valintapäätöksen teon tueksi hoituvat sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta. Hakemusten käsittelyprosessin dokumentointi ja arkistointi sähköisesti. VALINNAT JA PÄÄTÖKSENTEKO HAUN PÄÄTTÄMINEN, ARKISTOINTI TAVOITETILA/TIETOJÄRJESTELMÄVAATIMUKSET Valintapäätöksen tekemisen jälkeen valitun tiedot siirtyvät henkilöstötietojärjestelmään oikealle vakanssille pohjaksi virkamääräykselle/t yösopimukselle. Ei-valituille lähtee sähköisesti tieto valintapäätöksestä. TAVOITETILA/TIETOJÄRJESTELMÄVAATIMUKSET Hakemusten arkistointi sähköisesti määräajaksi Määräajan kuluttua hakemusten poistuminen arkistosta automaattisesti SIJAISTEN HALLINTA SIJAISHAKEMUSTEN JÄTTÄMINEN JA TIETOJEN PÄIVITTÄMINEN/PASSIVOINTI SIJAISEN REKRYTOINTI JÄRJESTELMÄSTÄ (ESIMIES) TAVOITETILA/ TIETOJÄRJESTELMÄVAATIMUKSET Sähköisen rekrytointijärjestelmän kautta voi ilmoittautua sijaisuuden hakijaksi ja/tai jättää avoimen hakemuksen. Avointen hakemusten jättäjät haastatellaan tarpeen mukaan ja heidän todistuksensa tarkastetaan ennen hyväksymistä sijaisresurssiin. Sijaishakija voi muokata hakemustansa tai passivoida sen sähköisessä järjestelmässä. Tieto sijaisuuksista ilmoitetaan hakijalle tekstiviestillä ja/tai sähköpostilla. TAVOITETILA/ TIETOJÄRJESTELMÄVAATIMUKSET Esimies hakee sijaisen itse järjestelmästä. Tieto keikasta tekstiviestillä ja/tai sähköpostilla.