LIIKETOIMINTASUUNNITELMA PÄIJÄT-HÄMEEN KUNTI- EN JA KUNTAYHTYMIEN HENKILÖSTÖ- JA TALOUSPAL- VELUKESKUKSEN LIIKETOIMINNAN JÄRJESTÄMISEKSI

Transkriptio

1 FCG Finnish Consulting Group Oy PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO LIIKETOIMINTASUUNNITELMA PÄIJÄT-HÄMEEN KUNTI- EN JA KUNTAYHTYMIEN HENKILÖSTÖ- JA TALOUSPAL- VELUKESKUKSEN LIIKETOIMINNAN JÄRJESTÄMISEKSI PROJEKTISUUNNITELMA

2 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma I SISÄLLYSLUETTELO 1 Johdanto Projektin yleiskuvaus Projektiorganisaatio Johtoryhmä Johtoryhmän jäsenet Johtoryhmän tehtävät Johtoryhmän koolle kutsuminen Ohjausryhmä Ohjausryhmän jäsenet Ohjausryhmän tehtävät Ohjausryhmän koolle kutsuminen Valmisteluryhmät Työryhmien jäsenet Työryhmien tehtävät Henkilöstötyöryhmä Henkilöstötyöryhmän jäsenet Henkilöstötyöryhmän tehtävät Projektin tavoitetila / Tulokselle asetettavat vaatimukset Rajaukset Sidosryhmät Liittymät muihin projekteihin sekä muut reunaehdot Tekniset vaatimukset Raportointi ja dokumentointi Tiedottaminen Aikataulu ja vaiheistus Riskianalyysi Projektin päättäminen Versiohistoria... 9

3 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 1 ( ) 1 Johdanto 2 Projektin yleiskuvaus Päijät-Hämeen kunnat ja kuntayhtymät aikovat perustaa henkilöstö- ja talouspalvelukeskuksen, joka palvelee maakunnan kuntia ja kuntayhtymiä. Palvelukeskuksen asiakkaiksi voivat liittyä myös kuntaomisteiset yhteisöt ja säätiöt ja sen toiminta on tarkoitus aloittaa vuoden 2012 alussa. Liiketoimintasuunnitelman lähtökohtana ovat aiemmissa henkilöstö- ja talouspalvelukeskuksen selvityksissä esitetyt palvelukeskuksen tehtävät. Perustamisvaiheeseen osallistuvat seuraavat kunnat ja kuntayhtymät: Asikkalan kunta, Hollolan kunta, Hämeenkosken kunta, Kärkölän kunta, Lahden kaupunki, Nastolan kunta, Orimattilan kaupunki, Padasjoen kunta, Päijät- Hämeen koulutuskonserni, Päijät-Hämeen liitto ja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä. Maakuntajohtajan päätöksellä liiketoimintasuunnitelman laatijaksi valittiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt FCG Finnish Consulting Group Oy. Projekti jakaantuu seuraaviin vaiheisiin, jotka on ohessa alustavasti aikataulutettu: Käynnistysvaihe Ohjausryhmän kokous Projektisuunnitelman valmistelu Määrittelyvaihe Aineiston kerääminen Omistajien tahtotilojen selvittäminen (puhelin)haastatteluin Projektisuunnitelman viimeistely Liiketoimintasuunnitelman valmistelu Sisällysluettelon runko Käytettävän aineiston määrittely Avainkysymysten määrittely Toteutusvaihe Määrittelyvaiheen mukaisesti konsulttityönä, ohjaus- ja työryhmien katselmoinneissa sekä workshopeissa sisältäen mm. Liiketoimintasuunnitelman laatiminen

4 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 2 ( ) Perustamistoimenpiteet Asiapaperit Projektin päättäminen: viimeistään Projekti päättyy johtoryhmän hyväksyttyä ohjausryhmän laatiman loppuraportin. Ohjausryhmä kokoontuu päätöskokoukseen Projektiorganisaatio Projektille on muodostettu ohjausryhmä, jossa on edustajat kohdan 3.2. mukaisesti, sekä johtoryhmä, jossa on edustajat kohdan 3.1. mukaisesti. Projektipäällikkö Roope Rauhalinna toimii myös ohjausryhmän esittelijänä. Projektipäällikkö vastaa muun muassa seuraavista asioista: Projektin päivittäinen johto Osaprojektien koordinointi Yhteydenpito sidosryhmiin Päijät-Hämeen liitto vastaa erilaisten tilaisuuksien, kuten koulutustilaisuuksien, organisoinnista Työryhmien puheenjohtajat vastaavat työryhmien tilaisuuksien, kuten työpajojen, käytännön järjestelyistä ja organisoinnista. 3.1 Johtoryhmä Johtoryhmän jäsenet JOHTORYHMÄ Jyrki Myllyvirta, pj kaupunginjohtaja Lahden kaupunki jyrki.myllyvirta@lahti.fi Juri Nieminen kunnanjohtaja Asikkalan kunta juri.nieminen@asikkala.fi Päivi Rahkonen kunnanjohtaja Hollolan kunta paivi.rahkonen@hollola.fi Anja Brofeldt kunnanjohtaja Hämeenkosken kunta anja.brofeldt@hameenkoski.fi Seppo Huldén kunnanjohtaja Kärkölän kunta seppo.huldén@karkola.fi Pauli Syyrakki kunnanjohtaja Nastolan kunta pauli.syyrakki@nastola.fi Osmo Pieski kaupunginjohtaja Orimattilan kaupunki osmo.pieski@orimattila.fi Heikki Jaakkola kunnanjohtaja Padasjoen kunta heikki.jaakkola@padasjoki.fi Arvo Ilmavirta toimitusjohtaja Päijät-Hämeen koulutuskonserni arvo.ilmavirta@phkk.fi Jouni Mutanen kuntayhtymän johtaja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terv.yhtymä jouni.mutanen@phsotey.fi Jari Parkkonen maakuntajohtaja Päijät-Hämeen liitto jari.parkkonen@paijat-hame.fi Jaana Simola projektijohtaja PAKETTI -projekti jaana.simola@paijat-hame.fi Johtoryhmän tehtävät Projektin johtoryhmän tehtävänä on ohjata ja tukea ohjausryhmän työskentelyä sekä tarvittaessa tehdä päätöksiä projektin aikana esille tulleista päätöstä vaativista asioista. Projektin johtoryhmän tehtävänä on:

5 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 3 ( ) Hyväksyä projektisuunnitelma ja vaihesuunnitelmat Määritellä projektin tavoitetila Seurata ja arvioida projektityöskentelyä Päättää mahdollisista muutoksista annettuihin ohjeisiin Päättää oleellisista aikataulu- ja kustannusarviomuutoksista Arvioida projektin jokaisen vaiheen tuloksia Tiedottaa projektista erikseen määritellyille sidosryhmille (ks. kohta 6) Johtoryhmän koolle kutsuminen Johtoryhmän kutsuu koolle johtoryhmän puheenjohtaja tai projektipäällikkö. 3.2 Ohjausryhmä Ohjausryhmän jäsenet OHJAUSRYHMÄ Mika Mäkinen, pj konsernipalvelujohtaja Lahden kaupunki mika.makinen@lahti.fi Hilkka Myllymäki henkilöstöpäällikkö Hollolan kunta hilkka.myllymaki@hollola.fi Anne-Maj Salmi henkilöstöjohtaja Lahden kaupunki anne-maj.salmi@lahti.fi Mika Itänen hallintojohtaja Nastolan kunta mika.itanen@nastola.fi Päivi Suikkanen talousjohtaja Orimattilan kaupunki paivi.suikkanen@orimattila.fi Marko Monni tietohallintojohtaja Seudullinen tietohallinto/lahden kaupunki marko.monni@lahti.fi Martti Tokola talousjohtaja PHKK martti.tokola@phkk.fi Veli Penttilä hallintojohtaja PHSOTEY veli.penttila@phsotey.fi Jari Paakkunainen hallintojohtaja Päijät-Hämeen liitto jari.paakkunainen@paijat-hame.fi Tuija Peränen talouspalvelujohtaja Lahden talouspalvelut tuija.peranen@lahti.fi Risto Nylund toimitusjohtaja Päijät-Tili Oy risto.nylund@paijat-tili.fi xx henkilöstön edustaja henkilöstöryhmä nimeää Jaana Simola projektijohtaja PAKETTI -projekti jaana.simola@paijat-hame.fi Lauri Kuukasjärvi projektipäällikkö PAKETTI -projekti lauri.kuukasjarvi@paijat-hame.fi Maija Väkeväinen projektikoordinaattori PAKETTI -projekti maija.vakevainen@paijat-hame.fi Ohjausryhmän tehtävät Johtoryhmän jäsenillä on osallistumisoikeus ohjausryhmän kokouksiin. Ohjausryhmän tehtävänä on: Johtoryhmän määrittelemää tavoitetilaa vastaavien sisältörakenteiden määrittely Projektin toteutusvaiheen läpivienti Dokumentointi Ohjausryhmän koolle kutsuminen Projektipäällikkö kutsuu ohjausryhmän koolle sovituin aikavälein.

6 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 4 ( ) 3.3 Valmisteluryhmät Työryhmien jäsenet HENKILÖSTÖPALVELUIDEN VALMISTELURYHMÄ Hilkka Myllymäki, pj henkilöstöpäällikkö Hollolan kunta hilkka.myllymaki@hollola.fi Jaana Rissanen hallintojohtaja Asikkalan kunta jaana.rissanen@asikkala.fi Anne-Maj Salmi henkilöstöjohtaja Lahden kaupunki anne-maj.salmi@lahti.fi Lena Siikaniemi henkilöstöjohtaja PHKK lena.siikaniemi@phkk.fi Tiina Mäki henkilöstöjohtaja PHSOTEY tiina.maki@phsotey.fi Helena Paloniemi hallintopäällikkö Lahden talouspalvelut helena.paloniemi@lahti.fi Erja Rutanen palvelupäällikkö Päijät-Tili erja.rutanen@paijat-tili.fi Merja Saasmo hallintopäällikkö Päijät-Hämeen liitto, pelastuslaitos merja.saasmo@phpela.fi TALOUSPALVELUIDEN VALMISTELURYHMÄ Tuija Peränen, pj talouspalvelujohtaja Lahden talouspalvelut tuija.peranen@lahti.fi Irja Liukko talouspäällikkö Hollolan kunta irja.liukko@hollola.fi Anja Vitie kunnansihteeri Kärkölän kunta anja.vitie@karkola.fi Lotta Mikkola talouspäällikkö Nastolan kunta lotta.mikkola@nastola.fi Päivi Tarsia hallinto- ja talouspäällikkö Peruspalvelukeskus Oiva liikelaitos paivi.tarsia@oivappk.fi Martti Tokola talousjohtaja PHKK martti.tokola@phkk.fi Sami Sipilä talousjohtaja PHSOTEY sami.sipila@phsotey.fi 0 Risto Nylund toimitusjohtaja Päijät-Tili Oy risto.nylund@paijat-tili.fi Mervi Suomäki laskentapäällikkö Lahden kaupunki mervi.suomaki@lahti.fi TIETOJÄRJESTELMIEN VALMISTELURYHMÄ Marko Monni, pj tietohallintojohtaja Seudullinen tietohallinto/lahti marko.monni@lahti.fi Veijo Heikkinen atk-vastaava Asikkalan kunta veijo.heikkinen@asikkala.fi Anne Mikkanen tietohallintosuunnittelija Seudullinen tietohallinto/lahti anne.mikkanen@lahti.fi Tuulikki Kallio tietohallintojohtaja PHKK tuulikki.kallio@phkk.fi Uusi / Hannu Joentausta (va) tietojärjestelmäjohtaja PHSOTEY hannu.joentausta@phsotey.fi Ahti Rönneberg tietohallintasuunnittelija Päijät-Hämeen liitto ahti.ronneberg@paijat-hame.fi Erja Rutanen palvelupäällikkö Päijät-Tili Oy erja.rutanen@paijat-tili.fi Satu Salonen suunnittelusihteeri Lahden talouspalvelut satu.salonen@lahti.fi Työryhmien tehtävät Ryhmien tehtävänä on asiantuntijaroolinsa mukaan määritellä: Palvelukeskuksen palvelut Palvelujen hinnoitteluperiaatteet Rajapinnat palvelukeskuksen ja perusorganisaatioiden välillä Ryhmien työn tuloksena tulee olla palvelukeskuksen: Organisaatio Liiketoimintasuunnitelma Liiketoiminnan ja henkilöstön siirtoon liittyvät periaatteet

7 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 5 ( ) 3.4 Henkilöstötyöryhmä Henkilöstötyöryhmän jäsenet HENKILÖSTÖTYÖRYHMÄ Anne-Maj Salmi, pj henkilöstöjohtaja Lahden kaupunki anne-maj.salmi@lahti.fi Seija Voutilainen kirjanpitopäällikkö PHKK seija.voutilainen@phkk.fi Sanna Nieminen, vara palveluvastaava PHKK, vara sanna.nieminen@phkk.fi Satu Manninen palkkasihteeri PHSOTEY, palkkatoimisto satu.manninen@phsotey.fi 0 Nina Haakana, vara toimistosihteeri PHSOTEY, vara, talouspalvelut nina.haakana@phsotey.fi 0 Asta Aalto konsernilaskennan asiantuntija Lahden talouspalvelut asta.aalto@lahti.fi 0 Taina Liisanantti palveluvastaava Lahden talouspalvelut taina.liisanantti@lahti.fi 0 Erja Rutanen palvelupäällikkö Päijät-Tili Oy erja.rutanen@paijat-tili.fi Minna Nevavuo, vara 0 Päijät-Tili Oy, vara minna.nevavuo@paijat-tili.fi vara JHL JHL JUKO JUKO 0 0 Mervi Markkanen hallintosihteeri JYTY mervi.markkanen@lahti.fi Ulla Kovanen, varaedustaja palveluneuvoja JYTY, vara ulla.kovanen@hollola.fi Carola Tiihonen pääluottamusmies KTN carola.tiihonen@lahti.fi Kaarlo Marttinen, vara vara, pääluottamusmies KTN kaarlo.marttinen@phkk.fi 0 Hilkka Myllymäki henkilöstöpäällikkö Hollolan kunta hilkka.myllymaki@hollola.fi Lena Siikaniemi henkilöstöjohtaja PHKK lena.siikaniemi@phkk.fi Tiina Mäki henkilöstöjohtaja PHSOTEY tiina.maki@phsotey.fi Risto Nylund toimitusjohtaja Päijät-Tili Oy risto.nylund@paijat-tili.fi Henkilöstötyöryhmän tehtävät Henkilöstötyöryhmän tehtävänä on: Osallistuminen henkilöstön siirtymistä koskevien suunnitelmien laatimiseen YT-lain mukaisen yhteistoimintamenettelyn toteuttaminen 4 Projektin tavoitetila / Tulokselle asetettavat vaatimukset Projektille on asetettu seuraavat tavoitteet: Perustettavan osakeyhtiön liiketoimintasuunnitelman laatiminen Yksityiskohtainen suunnitelma, jonka perusteella yhtiö voidaan perustaa Yhtiön perustamiseen liittyvät asiakirjat (yhtiöjärjestys, mahdollinen osakassopimus, muut perustamisasiakirjat) Liiketoimintasuunnitelman osana tulee olla mm. tulos- rahoitus- ja taselaskelmat ainakin viidelle tulevalle vuodelle Yhtiön perustamissuunnitelma voi edellyttää myös yhtiön sidosyksikköasemaa koskevan selvityksen laatimista. Liiketoimintasuunnitelman tulee sisältää yhtiön tarjoamat palvelut ja aikataulu palvelujen laajuudesta ja niiden käytön laajuudesta 5 Rajaukset Täydennetään tarvittaessa myöhemmin.

8 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 6 ( ) 6 Sidosryhmät Projektilla on seuraavat sisäiset sidosryhmät: Asikkalan kunta Hollolan kunta Hämeenkosken kunta Kärkölän kunta Lahden kaupunki Lahden kaupunkikonserni sekä muiden kuntien kuntakonsernin yhtiöt ja yhteisöt Nastolan kunta Orimattilan kaupunki Padasjoen kunta Päijät-Hämeen koulutuskonserni Päijät-Hämeen liitto Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä Henkilöstöjärjestöt Projektilla on seuraavat ulkoiset sidosryhmät: Päijät-Hämeen yrittäjät 7 Liittymät muihin projekteihin sekä muut reunaehdot Projektilla on liittymiä seuraaviin projekteihin: PAKETTI-projekti Lahden kaupungin TOTAL (Toimiva taloushallinto) hanke, jonka tarkoituksena on uusia Lahden taloushallinnon tietojärjestelmä ERPpohjaiseksi Valtion tietohallintolain toimeenpano ja siitä aiheutuvat vaatimukset kuntien ICT:lle 8 Tekniset vaatimukset Projektin tekniset vaatimukset ovat seuraavat: Täydentyy tietojärjestelmien valmisteluryhmän työn pohjalta

9 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 7 ( ) 9 Raportointi ja dokumentointi Projektipäällikkö raportoi projektin ohjausryhmälle projektin edistymisestä ja mahdollisista aikataulu- ja kustannusarviomuutoksista vähintään kuukausitasolla. Kokous- ja muu vastaava materiaali toimitetaan osallistujille sähköpostitse pdf-muodossa, Projektiin liittyvä julkinen dokumentaatio sijoitetaan Paketti-projektin wwwsivuille, joista myös kuntalaiset voivat käydä niihin tutustumassa. Ohjausryhmä määrittelee dokumenttien julkisuuden. Muun muassa liiketoimintasuunnitelma ei ole kaikilta osin julkinen dokumentti. Projektin tuottamat dokumentit arkistoidaan Päijät-Hämeen liitossa. 10 Tiedottaminen Tiedottaminen henkilöstölle tapahtuu ohjausryhmän päättämällä tavalla ja laajuudessa. FCG ja Paketti-projektin henkilökunta laativat yhdessä säännöllisesti projektin etenemisestä uutiskirjeen, joka toimitetaan kaikissa mukana olevissa organisaatioissa koko sille henkilöstölle, joita projektissa suunnitellut muutokset tulevat suoraan koskemaan. Uutiskirje hyväksytetään ennen julkaisua työryhmien puheenjohtajilla. Tätä varten kootaan yhteinen sähköpostilista. Uutiskirjeeseen lisätään lisäksi linkit materiaaliin, joka on sijoitettu Pakettiprojektin www-sivustolle. Osallistuvat organisaatiot tiedottavat lisäksi omalle henkilöstölleen projektin etenemisestä kukin parhaaksi katsomallaan tavalla omien tarpeidensa pohjalta. Tiedottaminen muille tahoille tapahtuu ohjausryhmän päättämällä tavalla ja laajuudessa.

10 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 8 ( ) 11 Aikataulu ja vaiheistus Työsuunnitelman vaiheet ja aikataulu Kesä-Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu FCG Ohjausryhmä Työryhmät (TH, HR, ICT) Henkilöstötyöryhmä Projektin tavoitteiden ja työsuunnitelman hyväksyminen Tiedotus Omistajahaastattelut ja aineiston kerääminen Aloituskokoukset Luonnoksen kirjoitus Katselmointikokous Katselmointikokoukset Kokous Tarkennukset + Workshoppien valmistelu Strategia Workshop Operatiivinen workshop Kokous 2. luonnoksen kirjoitus Katselmointikokous Katselmointikokoukset Kokous/Tiedotus Viimeistely ja luovutus mennessä Hyväksyminen 3.11 Tiedotus 12 Riskianalyysi Lahden TOTAL-hankkeen aikataulu ja vaikutukset palvelukeskuksen toimintaan on nostettu ohjausryhmässä merkittäväksi huolenaiheeksi. Asiaa pyritään selvittämään projektin kuluessa. Henkilöstöön liittyvistä asioista tiedottaminen ja henkilöstön sitouttaminen on tärkeää hoitaa hyvin, jotta itse projekti ja sitä seuraava mahdollinen toiminnan uudelleenorganisointi onnistuu sujuvasti 13 Projektin päättäminen Projekti katsotaan päättyneeksi, kun ohjausryhmä on vastaanottanut ja hyväksynyt projektin tuloksena syntyneet raportit.

11 FCG Finnish Consulting Group Oy Projektisuunnitelma 9 ( ) 14 Versiohistoria Versio Pvm Laatija Kommentit / Muutokset Roope Rauhalinna Roope Rauhalinna Roope Rauhalinna Ensimmäinen versio Ohjausryhmän avauskokoukseen Ohjausryhmän kokouksessa todetut muutokset - erillisen korjausmerkintädokumentin mukaan. Kohtiin ja 10 tehdyt korjaukset henkilöstöpalveluiden työryhmän kokouksen perusteella