Suojavaatteet tekniikan ja rakentamisen alat Salon seudun koulutuskuntayhtymä (myöhemmin SSKKY) pyytää tarjouksia tekniikan ja rakentamisen alojen opiskelijoille ja henkilökunnalle hankittavista suojavaatteista kahden vuoden sopimusajalle, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä vuodella (optio). Hankinnasta tehdään puitesopimus yhden toimittajan kanssa. 1 Hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset SSKKY:n eri yksiköiden toimipisteet tilaavat suojavaatteita vaihtelevan tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tarjouslomakkeella (liite 1) ilmoitettuja määriä ja tuotteita tullaan käyttämään vain vertailussa. Määrät ja tuotteet ovat suuntaa antavia, eivätkä sellaisenaan SSKKY:ää sitovia. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella on sitoumuksetta noin 130.000-150.000 sisältäen option. Tarjottavien asujen tulee olla työasuiksi suunniteltuja ja suojavaatteiden tulee olla -EN ISO 13688 standardin mukaisia. Tarjottavien tuotteiden tulee myös tuotekohtaisesti täyttää tarjouslomakkeessa, tarjouspyynnön liite 1, ilmoitetut vaatimukset ja standardit. Asut on voitava pestä 60 asteessa ja niiden materiaalien tulee olla kulutusta kestäviä, ellei tarjouspyynnön liitteessä 1 ole vaadittu ko. ominaisuuksia vaativimmin ehdoin. Tarjoajalta tulee löytyä sekä naisten että miesten mallit tarjottuihin asuihin. Tekniikan ja rakentamisen aloihin kuuluvat: kone - ja metallialat auto- ja kuljetusalat sähkö- ja elektroniikka-alat rakentamisen alat o talonrakennus o LVI pintakäsittely ala o maalarit puuala kiinteistön huoltoala maanrakennusala muut työvaatteet o työnjohto o opetushenkilöstö Sivu 1 / 8
2 Hankintamenettely Tarjouspyyntö SSKKY/2/02.05.01/2017 03/2017 Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-ilmoituskanavalla 23.03.2017 (2017-007576). 3 Osatarjous Osatarjouksia ei huomioida. Hankintayksikkö SSKKY pitää tarkoituksenmukaisena olla jakamatta tarjouspyyntöä osiin, koska vaaditut tuotteet ovat rakentamiseen ja tekniikan alojen työturvallisuutta turvaavien standardien mukaisesti valmistettuja tuotteita ja tuotteet ovat aloittain hyvin pitkälle samoja. Muiden alojen työ- ja suojavaatteet kilpailutetaan omana kilpailutuksena koska ne muodostavat oman selkeän erillisen tuoteryhmänsä, niin tuotteiden kuin SSKKY:n omien käytäntöjen ja toimintojen osalta. 4 Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5 Tarjoukselle ja tarjoajalle asetetut vähimmäis vaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Hankittavaa tavaraa koskevat hintatiedot ja alennusprosentteja koskevat tiedot on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjoajaa sekä tuotteita ja palveluita koskevat vähimmäisvaatimukset, sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2. Liitteet 1 ja 2 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen on sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja siten vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet annetaan täytettyinä kirjallisina suomen kielellä. Tarjoajan muut liitteet (esim. esitteet) voivat olla suomen- tai englanninkielisiä. Tarjoukseen tulee liittää voimassa olevat hinnastot tarjotuista tuotteista ja tuoteryhmistä tai tarjouksessa tulee selkeästi ilmoittaa esim. Internet-osoite. josta ne Sivu 2 / 8
ovat saatavissa. Hinnastot tulee toimittaa sähköisesti (word-, exel- tai pdf- muodossa), mikäli ne eivät ole Internetistä saatavissa. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat) mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. 6 Tarjoushinnat Tarjoushinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina yleisen hinnaston hintoina tarjouksen tarjouslomakkeella, tarjouspyynnön liite 1. Tarjouslomakkeella tulee ilmoittaa myös hinnastoista annettavat alennusprosentit tuotteille. Tarjoajan yleinen tuotehinnasto ja kuvasto työ- ja suojavaatteista tulee liittää mukaan tarjoukseen tai tarjouksessa tulee selkeästi ilmoittaa esim. Internet-osoite. josta ne ovat saatavissa. Hinnastosta on ilmettävä tuotteen hinta ja siitä myönnettävä alennusprosentti SSKKY:lle ja hinnaston päivämäärä. Alennusprosenttien tulee olla voimassa kiinteinä koko sopimuskauden. Tarjouslomakkeen tuotteiden ja hinnaston muutokset hyväksytään ainoastaan silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin ja todistettavasti toimittajasta riippumattomiin erityisiin muutostarpeisiin. Tällaisena erityisenä syynä voidaan pitää merkittäviä muutoksia esim. työvoimakustannuksissa tai maailmanmarkkinoiden raaka-aineiden hinnoissa. Perustelluista hinnan muutoksista on ilmoitettava viimeistään tilauksen yhteydessä Salon seudun koulutuskuntayhtymän yhteyshenkilölle (yhteyshenkilö määritellään puitesopimuksessa). Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ym. sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Mikäli valitun toimittajan yleinen hinnasto muuttuu niin, että toimituspäivän hinnoittelutavan mukainen hinta olisi tilaajalle tarjous- tai tilaushintaa edullisempi, toimittaja soveltaa laskutuksessa toimituspäivän mukaista hinnoittelua. Hinnat ja mahdolliset alennukset koskevat myös tuotteen uusia versioita. Optiokauden osalta toimittaja voi ehdottaa alennusprosenttien muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle alennusprosenttien muuttamisesta kirjallisesti vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnan varaumia eikä pientoimitus yms. lisiä hyväksytä. Sivu 3 / 8
7 Toimitusaika Tarjouspyyntö SSKKY/2/02.05.01/2017 03/2017 Tarjouksessa tulee ilmoittaa (liite 1.) tuotteiden toimitusaika tilauksesta. Tilaus on vahvistettava kolmen arkipäivän sisällä tilauksen vastaanottamisesta. Tarjoajan on huomioitava, seuraavat toimituksiin liittyvät, tilaajan eritysvaatimukset: Tekniikan ja rakentamisen alojen vaatteista noin 60 % pyritään tilaamaan ennakkoon viikolla 23 25 ja toimitus viimeistään vko 32-33 vuosittain, muut tilaukset tarpeen mukaan. vaatteiden sovitussarja on oltava oppilaitoksen käytössä. 8 Toimitusehto Tuotteet tulee toimittaa perille (TOP) tilaajan ilmoittamiin Salon seudun koulutuskuntayhtymän eri toimipisteisiin (3 kpl). 9 Laskutus ja maksuehto Otamme ensisijaisesti vastaan verkkolaskuja. Laskusta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja lasku tulee kohdistaa tuotteen tilanneeseen yksikköön. Laskutus-, yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuaika on 21 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. 10 Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. 11 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu 11.1 Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Sivu 4 / 8
11.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan liitteessä 2. esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste. 11.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 11.4 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavin perustein: Hinta 50 % ja laatu 50 %. Hintapisteet määräytyvät seuraavasti: Edullisimman tarjouksen tehnyt saa 50 pistettä. Muiden hintapisteet lasketaan kaavalla (halvin hinta / tarjottu hinta) x 50. Laadusta voi saada yhteensä 50 pistettä Toimittajan antamien tietojen (liite 1.) perusteella laatua arvioidaan seuraavin perustein: Tarjoajan tilausjärjestelmä. (maksimi 10 pistettä) Toimittajan toimituspalvelun kustannukset (maksimi 10 pistettä) Tuotteiden toimitusaika tilauksesta. (maksimi 10 pistettä) Tarjoajan/tuotteiden valmistajan sosiaalisen laadunvalvonnan järjestelmä (maksimi 10 pistettä) Tuotteille myönnettävä takuu (maksimi 5 pistettä) Toimittajan sovitussarjan kustannukset. (maksimi 5 pistettä) Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen, jolloin saadaan Tarjoajan kokonaispistemäärä. Maksimissaan kokonaispistemäärä voi olla 100 pistettä. Eniten pisteitä saanut Tarjoaja valitaan puitesopimustoimittajaksi. 12 Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös toimitetaan sähköpostitse tiedoksi kaikille tarjoajille. Toimittaja ilmoittaa yhteystietonsa liitteellä 2. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintayksikköä sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintasopimusluonnos liite 3. Sivu 5 / 8
Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 13 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 tavarat, 5. Tarjous liitteineen. 14 Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, SALAINEN -otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liikesalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 15 Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14+1 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. SSKKY:ää sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. SSKKY:tä sitovat tilaukset tehdään erikseen. Optio tulee voimaan valitun toimittajan kanssa, mikäli SSKKY päättää jatkaa sopimuskautta. Päätös sopimuksen jatkamisesta (optio) tehdään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudelle ei tehdä erillistä sopimusta, sitä voidaan täydentää tarvittaessa liitteillä. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. Sivu 6 / 8
16 Hankinnan seuranta Tarjouspyyntö SSKKY/2/02.05.01/2017 03/2017 Sopimuksen toimivuutta ja palvelun laatua seurataan tilaajan ja toimittajan välisissä seurantakokouksissa tai raporteista, jotka toimittajan tulee toimittaa sopimusyhteyshenkilölle. Raportissa tulee ilmetä tiedot pyydetyltä ajalta mm. seuraavista asioista: - määrätiedot tuotteittain - hintatiedot - reklamaatiot 17 Tarjouksen toimitusosoite Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään 13.04.2017 klo 12.00 osoitteeseen: Salon seudun koulutuskuntayhtymä Taloustoimisto Taitajankatu 6 24240 SALO Kuoreen merkintä: Tarjous: Suojavaatteet tekniikka ja rakentaminen Tarjoajia pyydetään lisäksi toimittamaan tarjouksen kanssa samassa kirjekuoressa tarjous ja sen liitteet sähköisessä muodossa tallennettuna CD-Rom levykkeelle tai muistitikulle. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. 18 Muut ehdot Määräajan jälkeen saapunut tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle. SSKKY pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. SSKKY ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Sivu 7 / 8
19 Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeistään 4.4.2017 kello 14.00 mennessä sähköpostitse osoitteella hankinnat@sskky.fi. Viestin otsikkoon merkintä: "Lisätietopyyntö: Suojavaatteet tekniikka ja rakentaminen" Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata, vaan tarjoajan tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan SSKKY:n www-sivuilla osoitteessa: http://www.sskky.fi/hankinnat/avoimet-tarjouspyynnot 5.4.2017 kello 16.00 mennessä. Toimittajan tulee ottaa huomioon nämä asiat tarjouksessaan ja varmistaa, että hänellä on käytössään 5.4.2017 päivitetyt tarjouspyyntöasiakirjat. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 20 Allekirjoitus ja liitteet Salon seudun koulutuskuntayhtymä Olli-Pekka Juhantila kuntayhtymän johtaja LIITTEET: 1. Tarjouslomake hintoja ja alennusprosentteja koskevat tiedot sekä laadullista arviointia koskevat tiedot (palautetaan tarjouksen liitteenä). 2. Tarjoajaa sekä tavaraa ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset ja edellytetyt selvitykset (palautetaan tarjouksen liitteenä) 3. Sopimusluonnos 4. JYSE 2014 tavarat löytyvät osoitteesta www.sskky.fi/hankinnat Sivu 8 / 8