Sisäisen tarkastuksen ja yhteistyöryhmien palautteet toimintatapaan Ismo Kohonen 17.8.2016
Sisäisen tarkastuksen kohde, laajuus ja rajaukset Tarkastuksen kohde oli Väylänpidon alueurakkasopimusten hallinnan tarkastus Tarkastuksen teki BDO Audiator Oy keväällä 2016 ja tarkastuksen yhteydessä haastateltiin useita Liikenneviraston ja ELY-keskusten asiantuntijoita. Tarkastus kohdistettiin koskemaan tiestön talvihoidon osuutta ja tarkastuksen ulkopuolelle rajattiin väylien kesäkauden hoito. Tarkastus kohdistui Liikennevirastoon sekä ELY-keskuksiin. Tarkastuksessa pyrittiin arvioimaan menettelyjä, joilla tilaaja pyrkii varmistamaan, että työn laatu vastaa tilattua. Tarkastus sisältyi Liikenneviraston pääjohtajan hyväksymään sisäisen tarkastuksen suunnitelmaan vuonna 2016 toteutettavista tarkastuksista. Tarkastuksessa käytiin läpi Liikenneviraston laatimat sopimukset ja ohjeet koskien väylien kunnossapidon laadunvalvontaa sekä tehdyn laadunvalvonnan dokumentointi ELYkeskuksissa.
Sisäisen tarkastuksen tavoite Tarkastuksen tavoitteena oli varmistua siitä, että Väylänpidon urakkasopimukset on hoidettu viraston ohjeiden mukaisesti Liikenneviraston menettelytavat ovat riittäviä väyläkunnossapidon laadun varmistamiseksi Aluevastaavat kontrolloivat talvikunnossapidon laatua vaatimusten mukaisesti Laatuvaatimukset ovat selkeitä sekä tilaajalle että toimittajalle Raportteja ja tietojärjestelmiä hyödynnetään kattavasti laadun seurannassa Laadunhallinnan asiakirjat on laadittu ohjeiden mukaisesti Talvikunnossapidon pistokoevalvonta on riittävää ja ohjeiden mukaista Urakoiden auditoinnit on suoritettu annettujen ohjeiden mukaisesti Lisäksi pyrittiin esittämään keinoja, joilla Liikennevirasto voisi parantaa väylänpidon urakoiden seurantaa.
Keskeisimmät havainnot ja suositukset Tarkastuksessa muodostuneen käsityksen mukaan väyläkunnossapidon sopimuksia ja laatua hallinnoidaan ELY-keskuksissa pääosin hyvin ja Liikenneviraston ohjeistuksen mukaisesti. Tarkastuksessa havaittiin kuitenkin joitain puutteita esimerkiksi raporttien ja tietojärjestelmien hyödyntämisessä, urakoiden vertailussa ja auditointitulosten seurannassa. Väyläkunnossapidon sopimus ja sen hallintaa ohjaava ohjeistus ovat laajoja kokonaisuuksia, mikä saattaa vaikeuttaa kokonaisuuksien hallintaa ja kasvattaa inhimillisten virheiden määrää. Väylänpidon johtoryhmässä päätettiin, että alueurakkasopimusten hallintaa koskeneen sisäisen tarkastusraportin suosituksien pohjalta tehtävät jatkotoimenpiteet valmistellaan hoidon verkossa ja tuodaan VÄTOn johtoryhmälle kuluvan vuoden syyskuun loppuun mennessä.
Keskeisimmät havainnot ja suositukset Kehityskohteen päähavainnot Suositukset 1. Ohjeistuksen selkeys Suosittelemme kokoamaan yhden tarkastuslistan, jonka avulla aluevastaavia ohjeistetaan laaduntarkastusten tekemisestä esim. urakkakauden aikana, urakkavuosittain, työmaakokouksittain ja katselmuksittain. 2. Laadunvarmistustoimet ennen sopimuksen tekoa Suosittelemme, että mikäli tulevaisuudessa tehdään yhteissopimuksia alueurakan ja kaupungin kesken, tulisi osapuolten välillä tehdä sopimus, jossa sovitaan yhteisten valvontatoimenpiteiden suorittamisesta. Suosittelemme, että ennen urakkasopimuksen tekoa pidetään tilaajan ja tarjoajan yhteinen sopimuskatselmus laadun varmistamista koskevan ohjeen mukaisesti. Tilaisuudesta tulee laatia sopimuskatselmuspöytäkirja Liikenneviraston ohjeistuksen mukaisesti. 3. Sopimuksen aikaiset menettelyt väyläkunnossapidon laadun varmistamiseksi Suosittelemme, että talvikunnossapidon laatusuunnitelman käsittely merkitään välikatselmuksen tai erillisen laatupalaverin pöytäkirjaan. Suosittelemme, että mikäli ohjeistuksissa viitataan asioiden käsittelyyn tietyissä laatua varmentavissa menettelyissä, niin asiat ovat myös kirjattuina Liikenneviraston laatimiin asiakirjapohjiin. Suosittelemme, että alueurakoita koskien otetaan käyttöön päivitetty ohje vuodelta 2013 koskien Hoidon ja ylläpidon alueurakoiden laadun varmistamista.
Keskeisimmät havainnot ja suositukset Kehityskohteen päähavainnot 4. Raporttien ja tietojärjestelmien hyödyntäminen laadunhallinnassa Suositukset Suosittelemme kehittämään toimintamallia siihen suuntaan, että myös tienkäyttäjät voisivat raportoida reaaliaikaisesti itse tiestön tilasta urakoitsijoille esimerkiksi mobiiliteknologian avulla. Suositteleme vastuuttamaan Liito-kuittausten tekemisen yksikäsitteisesti laatusuunnitelmassa. Suosittelemme seuraamaan, että Liito-kuittaukset tulevat urakoitsijan toimesta tehdyksi. Suosittelemme kehittämään urakka-aineistojen analysointia ja vastuuttamaan tarkemmin aineistojen analysoinnin. Suosittelemme aluevastaavia kokoontumaan esimerkiksi etäyhteydellä useammin kuin kaksi kertaa vuodessa. Näin urakoita voidaan vertailla ja hyviä käytänteitä jakaa säännöllisesti. 5. Urakoitsijoiden raportointi Suosittelemme muistuttamaan urakoitsijoita, että heidän tulee tarkkailla laatua sekä raportoida siinä havaitut puutteet. Mikäli näin ei tehdä muistutuksista huolimatta, tulee käyttää tarvittaessa sanktiomenettelyitä. 6. Talvikunnossapidon pistokoevalvonta Suosittelemme pistokoevalvonnan ohjeen päivittämistä ja yhdenmukaisen ohjeistuksen liittämistä osaksi pistokoevalvontaa tekevien konsulttien sopimuksia. Näin voidaan varmistaa entistä yhdenmukaisemmat menettelyt. 7. Urakoiden auditoinnit Suosittelemme myös ELY-keskusten seuraavan urakoitsijan lisäksi auditoinnin perusteella suoritettavia toimenpiteitä.
Yhteistyöryhmien palautteet toimintatapaan Yhteistyöryhmissä on edustajia Infra ry:stä, Kuntaliitosta, ELY:sta ja LIVI:sta. Yhteistyöryhmät ovat: Teiden hoidon kaupallisten asiakirjojen kehittämisen työryhmä Toteutuksen aikaisen yhteistoiminnan kehittämisen työryhmä (alatyöryhmä) Yhteistyöryhmien työnjako on seuraava: Infra ry kokoaa pää- ja aliurakoitsijoiden palautteet nykyisiin kaupallisiin asiakirjoihin sekä kehittämisehdotuksiin Livi kokoaa tilaajan palautteet nykyisiin kaupallisiin asiakirjoihin Käydään kaikki palautteet läpi työryhmässä työpajatyyppisesti sekä tiedotetaan työn etenemisestä sidosryhmiä Infran, Livin ja ELYjen tilaisuuksissa Yhteistyörymissä on todettu 32 kpl erilaista ehdotusta parantaa toimintatapaa urakoissa toteutuksen aikana. Näistä ehdotetuista vain 7 vaatisi tilaajan tulkinnan mukaan muutosta asiakirjoihin. Urakoitsijoiden edustajilta saatiin 21 kpl ehdotuksia ja tilaajalta vastaavasti 11 kpl Ehdotuksista 24 kpl pyritään huomioimaan jo vuoden 2017 aikana ja loput 8 kpl lähitulevaisuudessa. Ehdotuksia on käsitelty hoitoverkossa alkukesästä.
Yhteistyöryhmien palautteet toimintatapaan Toteutuksen aikaisen toiminnan kehittämisehdotusten jakautuminen eri ryhmiin: Toteutustapaan liittyviä 9 kpl Hinnoitteluun liittyviä 9 kpl Laatuun liittyviä 9 kpl Vastuunjakoon liittyviä 3 kpl Yhteistyön parantamiseen liittyviä 2 kpl Seuraavan kerran kehittämisehdotuksia käsitellään Toteutuksen aikaisen yhteistoiminnan kehittämisen työryhmässä 29.8.
Sisäisen tarkastuksen ja yhteistyöryhmien palautteet toimintatapaan Kysymyksiä? Kiitos! Ismo Kohonen Kunnossapidon hankinnan asiantuntija Liikennevirasto, Kunnossapidon ohjaus ja kehittäminen Raatimiehenkatu 23 53100 Lappeenranta puh. 029 534 3403 puh. 0400 679449 ismo.kohonen(at)liikennevirasto.fi www.liikennevirasto.fi 9