Viestintäsuunnitelma L U O N N O S Inka Kanerva 1.2.2017
Viestintäsuunnitelma on työpaperi, joka täydentyy projektin edetessä ja lainsäädännön sekä toimintaympäristön selkeytyessä.
Muutosprosessin visio Luomme rohkeasti maailman turvallisimman palvelumaakunnan (Uuden maakunnan vision luonnostelu alkaa syyskuussa 2017 kun Uusimaa 2050 ensimmäinen luonnos skenaarioineen ja tilastoineen on valmis) Teemme itsellemme, hyvää tulee Rakennamme omaa maakuntaa ja omia sote-palveluitamme, emme vain toteuta valtion maakunta- ja sote-uudistusta, Jatkuvuus on turvattava, muutokseen tähdätään. Palveluiden 100% jatkuvuus 1.1.2019 ei estä toiminnan käynnistymistä uudistavalla otteella. Hyvä henkilöstöpolitiikka on avain muutokseen. Ei juosta ennen kuin tiedetään suunta Ei haeta nopeutta, vaan oikea-aikaisuutta.
Muutosprosessin visio Hyväksytään uudistuksen perusraami sellaisena kuin se on Ennen lainsäädännön voimaantuloa ei voida tehdä sitovia päätöksiä on edettävä konsensushakuisesti ja tarvittaessa rinnakkaisin suunnitelmin. Väliaikaishallinnon ja aikanaan maakuntavaltuuston johtaman valmistelun aikataulu on tiukka ja siksi maakunta aloittaa 1.1.2019 pitkälti nykyisin rakentein ja toimintamallein. Varmistetaan palveluiden sataprosenttinen jatkuvuus 1.1.2019 Palveluiden käyttäjät eivät huomaa muutosta 1.1.2019. Onnistuneet henkilöstö-, liiketoiminta-, kiinteistö- ja ICT-järjestelmäsiirrot siirrot tehdään pitkälti as-is eli toiminnot siirtyvät sellaisinaan. Maakunnan johtamisjärjestelmä koeponnistetaan jo syksyllä 2018. Aloitetaan maakunnan toiminta 1.1.2019 eteenpäin suuntautuvana, uudistumishaluisena ja -kykyisenä Valmius heti korjaaviin liikkeisiin jos niitä tarvitaan riskianalyysi ja varautumissuunnittelu. Maakunta käynnistetään uudistuvana, oppivana organisaationa vältetään vanhojen rakenteiden betonointi. Rakenteet ja eetos mahdollistavat voimavarojen siirron back-officesta core-businekseen. Avoin ulkoinen viestintä ja sisäinen kommunikaatio strategisena toimintamenetelmänä.
Viestinnän periaatteet 1 Viestintä tukee muutosvision toteuttamista. Viestinnän periaatteena on taata avoin valmistelu. Asioista kerrotaan valmisteluvaiheessa Materiaalia jaetaan myös luonnosvaiheessa Päätöksiä tehdään vähän tai ei lainkaan esivalmistelu ei sisällä perinteistä päätösviestintää. Muutosjohtaja ja sote-muutosjohtaja ovat aktiivisia sosiaalisessa mediassa. Samaa suositellaan myös muille muutokseen osallistuville.
Viestinnän periaatteet 2 Esityslistat ja pöytäkirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja luettavissa Uusimaa2019-verkkosivuilla Viestintää koordinoidaan Uusimaa2019 hankkeen muutoksen tuki -tiimissä Tiedottamiskynnyksen ylittävät strategiset ratkaisut ja asiat, joiden oletetaan herättävän yleistä mielenkiintoa Viestintä toteutetaan verkostomaisesti Luovuttavat organisaatiot vastaavat omasta sisäisestä viestinnästään ja oman henkilöstönsä informoinnista.
Kuka vastaa viestinnästä Uudenmaan liitossa? Kokonaisvastuu maakuntauudistuksen viestinnästä on maakuntajohtajalla Viestintää johtavat: Muutosjohtaja Markus Sovala, sote-muutosjohtaja Timo Aronkytö ja kehittämisjohtaja Inka Kanerva yhdessä. Viestintää koordinoi Inka Kanerva. Muut muutoksesta viestijät hankeorganisaatiossa ja Uudenmaan liitossa: muutoksen tuki tiimi / hallintopäällikkö Inka Tikkanen-Pietikäinen ja viestintäsuunnittelija Erika Keppola Uudenmaan liiton viestintäpäällikkö Seija Elo (varalla viestintäsuunnittelija Kosti Keistinen) Verkkosivuille aineistoa tuottavat: Muutosjohtajat Inka Kanerva, Inka Tikkanen Pietikäinen Erika Keppola ohjausryhmien sihteeri ja viestintävastaava tiimien sihteeri ja viestintävastaava valmisteluryhmien sihteeri ja viestintävastaava Uudenmaan liiton viestintä
Esivalmistelun ohjausryhmien muodostaminen Neuvottelukunta Poliittinen ohjausryhmä Kuntajohtajakokous Virkamiesjohtoryhmä Sote-tiimi & Makutiimi Valmistelutahot, kuntajohtajat, henkilöstöjärjestöt, sidosryhmät, kuntien kh:n ja kv:n pj:t mhs:n strategisten kokousten laajennettu kokoonpano + mv:n pj:t Uudenmaan kunnanjohtajat ja kaupunginjohtajat 13 ylintä virkamiestä organisaatioista, jotka kutsutaan 1.7.2017 käynnistyvän valmistelun väliaikaiseen toimielimeen + henkilöstön edustus Sote-tiimi: kuntien sote-johtajat, valmisteluryhmien pj:t ja sotemuutosjohtaja Maku-tiimi: muutosjohtaja, valmisteluryhmien pj:t Maakuntahallituksen puheenjohtaja kutsuu erikseen koolle 2-3 krt esivalmistelun aikana Maakuntahallituksen päätökset 18.4.2016 69 ja 13.6.2016 90 Maakuntahallituksen päätökset 24.10.2016 140 ja 21.11.2016 157 Maakuntahallituksen päätökset 24.10.2016 140 ja 12.12.2016 168 Muodostettu/ muodostetaan maakuntajohtajan viranhaltijapäätöksin
Valmistelun rakenne Esivalmistelun ohjausorganisaatio Henkilöstöfoorumi Yhteiset valmisteluryhmät Sote-tiimi sote-muutosjohtaja, virkamiesjohtoa ja valmisteluryhmien puheenjohtajat Maakuntatiimi muutosjohtaja, virkamiesjohtoa ja valmisteluryhmien puheenjohtajat
Asialista & muu materiaali pyritään lähettämään kokousta edeltävänä perjantaina Ryhmien työskentelytavat Ohjausryhmät Asioiden käsittelytapa: kokousselostus/ -esittely ja keskustelu + mahdolliset teema-työpajat erikseen Valmisteluryhmät (henkilöstöryhmä, 15 20 valmisteluryhmää) Asioiden käsittelytapa: ryhmän kokoukset + yhteisvalmistelu sharepointin online-tilassa Kokoontumistiheys: 2 3 viikon välein (pl. neuvottelukunta) Kokousjärjestelyt: Uudenmaan liitto tarjoaa kokous- ja työtilat sekä hoitaa sihteeriydet Kokoontumistiheys: ryhmät määrittelevät itse annettujen toimeksiantojen määräaikojen puitteissa Kokousjärjestelyt: ryhmien puheenjohtajan/sihteerin organisaatio tarjoaa kokous- ja työtilat Viestintä: Uudenmaan liitto vastaa poliittisen, virkamies- ja kuntajohtajaohjausryhmien sekä sote-tiimin viestinnästä. ELY huolehtii makutiimin viestinnästä. Viestintä: Uudenmaan liitto seuraa valmisteluryhmien päätöksentekoa ja viestii strategisesti kiinnostavista asioista. Nostaa ydinviestit Uusimaa2019 sivuille ja linkkaa muistioihin Valmistelu tehdään virkatyönä eli jokainen taho vastaa jäsenensä kokous- ja matkakustannuksista
Valmisteluryhmien työn vaiheistus Nykytilan kuvaukset 23.1. 31.3.2017 - Palvelu-/tehtäväkuvaukset (nykytilaymmärrys) - Asukkaiden palvelutarpeen arviointi - Palveluintegraation hahmottaminen - Osallisuuden ja vaikuttamisen suunnittelu Järjestämisvastuun hahmottaminen 6.2. - Palvelukokonaisuuksien ja ketjujen sekä palvelurakenteen hahmottaminen - Palvelujen saatavuuden ja saavutettavuuden hahmottaminen - Palveluiden yhteensovittaminen Yhdyspintojen ja työnjaon hahmottaminen 27.2.2017 - Tehtävät, joissa sovitaan järjestämisvastuun siirrosta toiselle maakunnalle/kunnalle/kunnille - Tehtävät/palvelut, jotka maakunta tuottaa itse/yhteistoiminnassa muiden maakuntien kanssa/hankkii muulta palveluntuottajalta - Kunnan ja maakunnan yhteistyömallien ja verkostojen hahmottaminen
Ohjausryhmien viestintä (poliittinen ohjausryhmä, kuntajohtajakokous, virkamiesjohtoryhmä) Kokouspäivämäärät julkaistaan verkkosivuilla Esityslistat ja muistiot verkkoon Esityslistan viimeinen kohta jokaisessa kokouksessa: Kokouksen pääviesti. Muutoksen tuki tiimi hoitaa viestinnän strategisesti merkittävistä asioista Kukin luovuttava organisaatio hoitaa tarvittavan henkilöstöviestinnän
Tiimien viestintä Kokouspäivämäärät julkaistaan verkkosivuilla Esityslistat ja muistiot verkkoon Esityslistan viimeinen kohta jokaisessa kokouksessa: Kokouksen pääviesti. Muutoksen tuki tiimi hoitaa viestinnän strategisesti merkittävistä asioista Kukin luovuttava organisaatio hoitaa tarvittavan henkilöstöviestinnän
Valmisteluryhmien viestintä Kokouspäivämäärät julkaistaan verkkosivuilla Esityslistat ja muistiot verkkoon Esityslistan viimeinen kohta jokaisessa kokouksessa: Kokouksen pääviesti. Muutoksen tuki tiimi hoitaa viestinnän strategisesti merkittävistä asioista Kukin luovuttava organisaatio hoitaa tarvittavan henkilöstöviestinnän
Kohderyhmät ja yhteistyö Kohderyhmät Seuraavien organisaatioiden päätöksentekijät, johto ja henkilöstö: Kunnat ELY-keskus Uudenmaan liitto HUS Pelastuslaitokset Ympäristöterveydenhuollon yksiköt TE-toimisto AVI Eteva, Kårkulla Henkilöstöjärjestöt Kunnallisvaaliehdokkaat Poliittiset piirijärjestöt KT Valtion työmarkkinalaitos Kauppakamari Suomen yrittäjät (aluejärjestöineen) Media, erityisesti Yle Uusimaa HS:n kaupunkitoimitus Kuntalehti Maakuntalehdet Maakunnan asukkaat Yritykset, järjestöt Valtakunnallinen sote- ja maakuntauudistus (ministeriöt) Kuntaliitto Viestintäyhteistyö lähettävien organisaatioiden kanssa on erityisen tärkeää, jotta saadaan välitettyä tietoa alueille sekä kuntien ja kuntayhtymien henkilöstölle.
Viestinnän priorisointi ja ajastus 1,6 miljoonaa asukasta Siirtyvä henkilöstö Päättäjät (luovuttavien organisaatioiden johto, poliittiset päätöksentekijät)
Sidosryhmiä (Listaus kesken) SOSTE ry ja sen jäsenjärjestöt (200 kpl) http://www.soste.fi/soste/jasenet.html Ensi- ja turvakotien liitto, Lastensuojelun Keskusliitto, Mannerheimin Lastensuojeluliitto, Pelastakaa Lapset Marttaliitto, Naisasialiitto Unioni, Naisjärjestöjen Keskusliitto, Naisjärjestöt Yhteistyössä Nytkis EETU Eläkeliitto Eläkeläiset ry.; eläkkeensaajien keskusliitto Luonto-Liitto, Suomen luonnonsuojeluliitto ja Dodo. Potilas- ja vammaisjärjestöt http://www.hus.fi/potilaalle/potilasjarjestot/sivut/potilasjarjestojen-lista.aspx Allianssi Kela Terveydenhuollon palveluntarjoajat Kaupunginosayhdistykset Urheilujärjestöt Kuttuurijärjestöt jne
Osallisuus Esivalmistelun aikana keväällä 2017 13.2.2017 järjestetään noin 200 hengen sidosryhmäfoorumi. Muita osallisuustilaisuuksia järjestetään yhteistyössä luovuttavien organisaatioiden kanssa. Muutosjohtajat osallistuvat keskustelutilaisuuksiin. Muutosjohtajat osallistuvat muiden kuin luovuttavien organisaatioiden keskustelutilaisuuksiin aikataulunsa puitteissa.
Väline http://www.uudenmaanliitto.fi/uusimaa2019 (Myöhemmin hankkeella on omat verkkosivut) Vastuu sisällöstä Inka Kanerva, Erika Keppola, Seija Elo / vastuu verkkosivujen kokonaisuudesta Neuvottelukunnan ja ohjausryhmien sivu Valmistelutiimien sivu Valmisteluryhmien sivu Sosiaalinen media: Twitter: #Uusimaa2019 Uudenmaan liiton facebook-sivu Sähköpostilistat Sisäinen viestintä: MS 365 -työtila Yleisötilaisuudet Muutosjohtajien blogi Mediatiedotteet Keppola, Kanerva, Elo Valmistelutiimin sihteeri (ja viestintävastaava) Valmisteluryhmän sihteeri (ja viestintävastaava) Markus Sovala, Timo Aronkytö / Twitter Keppola, Kanerva, Elo Myös valmistelun muut tahot hyödyntävät sosiaalista mediaa. Asiakohtaisesti Vastuu toiminnallisuuksista: Liisa Setälä, Inka Tikkanen-Pietikäinen Käyttäjät: Muutoksen tuki tiimi, kaikki tiimien ja valmisteluryhmien jäsenet, sihteerit ja viestintävastaavat, Uudenmaan liiton viestintä Muutoksen tuki tiimi Muutosjohtajat, Inka Kanerva, Erika Keppola Keppola, Kanerva, Elo Uutiskirje Keppola, Kanerva, Elo Striimaukset?
Kaksikielisyys Ruotsinkielinen verkkosivu Ruotsinkielinen uutiskirje Ohjausryhmien ja tiimien ydinviestit käännetään
Visuaalinen ilme Esivalmistelun viestinnällä on visuaalinen ilme, johon kuuluvat: Logo Nettibanneri Powerpoint-pohja Word-pohja Sähköiset allekirjoitukset Visuaalisen ilmeen materiaalit tuleva verkkoon kaikkien mukana olevien tahojen käyttöön.
1.7.2017 jälkeinen aika? Tämä viestintäsuunnitelma on voimassa 31.6.2017 asti. Kevään 2017 aikana laaditaan suunnitelma väliaikaishallinnon viestinnän järjestämiseksi. Suunnittelutyöhön tarvitaan merkittävä panos kuntien ja kuntayhtymien viestintäammattilaisilta.