Jyväskylän yliopisto 1(6) Aika: 21.1.2009 klo 9:05 12:20 Paikka: T115 Läsnä: Matti Leino, puheenjohtaja Antti Auer Minna Hautamäki Sirkka Liisa Korppi Tommola Sakari Liimatainen Minna Riitta Luukka Anita Malinen Hanna Leena Pesonen Jani Ursin Jussi Välimaa Kari Pitkänen Soile Väänänen Pirjo Halonen, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9:05 2. Asialistan hyväksyminen Lisättiin muihin asioihin Seuraavan kokouksen aikaistaminen johdon katselmuksen vuoksi. Muuten asialista hyväksyttiin esitetyssä muodossa. 3. Edellisen kokouksen muistio Edellisen kokouksen muistio hyväksyttiin esitetyssä muodossaan. 4. Laadunkehittämisryhmän vuoden 2009 toimintasuunnitelma (Liite 1) Keskustelu jäsentyi kolmeen kohtaan: ryhmän tehtävät, jatkuva kehittäminen ja muut kohteet. Yleiskeskustelussa todettiin hyväksi, että tämänkaltainen toimintasuunnitelmaluonnos on laadittu, koska se selkiyttää tulevan vuoden hahmottamista ja helpottaa ryhmää priorisoimaan asiat, joihin on keskityttävä sekä jäsentämään, missä järjestyksessä kehittämistyössä on tarkoituksenmukaista edetä. Epäilyksiä herätti, onko tämän vuoden aikana mahdollista saada aikaan kaikki ne asiat, jotka luonnoksessa on esitetty, koska yliopistossa on vuoden aikana monia suuria muutoshaasteita. Lisäksi nostettiin esille, missä vaiheessa on järkevää aloittaa laadunvarmistusjärjestelmän muutokset ja kehittämistyö esim. kohti ISO 9000 standardia. Toisaalta, jos yliopistossa päätetään ISO standardiin siirtymisestä, on tähän valmistauduttava. Ryhmän tehtävänä on tehdä esityksiä asiasta rehtorin ja hallituksen tekemien päätösten tueksi.
Jyväskylän yliopisto 2(6) Ryhmä totesi, että toimintasuunnitelmaluonnoskeskustelun perusteella priorisoidaan vuoden aikana edistettävät asiat. Seuraavassa kokouksessa esitetään tarkennettu suunnitelma ja aikataulutus. Strategiatyö Tavoitteena on laatutyön yhdistäminen yliopiston strategiatyöhön. Suunnittelupäällikkö Liimatainen kertoi yliopiston kokonaisstrategiauudistuksen etenemisestä. Yliopiston on OPM:n päätöksen mukaisesti uudistettava kokonaisstrategiansa vuoteen 2010 mennessä. Strategia jäsentyy yliopiston kolmen tehtävän mukaisesti. Kokonaisstrategiaa täydennetään toimintaohjelmilla ja yksittäisistä strategioista pyritään pääsemään eroon. Strategiatyötä on aloitettu vähitellen ideariihityyppisesti erilaisilla kokoonpanoilla. Rehtori on pyytänyt vararehtoreita kirjaamaan omia ajatuksiaan ja huomioitaan. Suunnittelupäällikkö on tehnyt rehtorille asiasta muistion taustamateriaaliksi. Syksyn opetusministeriön sopimusneuvotteluja varten JY:n on määriteltävä painoalat ja profiilit sekä yliopiston visio vuoteen 2020. Yliopistojen esitysten pohjalta OPM pyrkii todennäköisesti hahmottamaan yliopistokentän kokonaisuutta. Sen sijaan vielä ei tiedetä, missä muodossa ja miten tts prosessi toteutetaan. Kokonaisstrategialuonnos on käsittelyssä kesäkuun hallituksen iltakoulussa ja uuden hallituksen päätettävänä OPM:öön vietäväksi elokuun hallituksen kokouksessa. Luonnos on toimitettava opetusministeriöön 28.8. mennessä. Lakiuudistuksen jälkeen hallitus on sopijaosapuoli OPM:n kanssa. OPM odottaa, että strategia on konkreettinen. Se kokoaa yliopiston tavoitteet ja tavoitteiden toteutumisen arvioinnin. Toiminnanohjauksen ja laadunvarmistuksen integroimiselle ovat hyvät edellytykset. Suunnittelujärjestelmän muuttaessa muotoaan ei tulevaisuudessa todennäköisesti tarvita erillisiä toiminta ja taloussuunnitelmia, vaan tulosneuvotteluissa lähdetään keskustelemaan strategiaan kirjattujen tavoitteiden mukaisesta toiminnasta ja tuloksista. Keskustelussa pohdittiin strategiatyön yhteisöllisyyttä. Laadunkehittämisryhmä yrittää huolehtia, että strategiatyö alistetaan yhteisön keskusteltavaksi. Laatupäällikkö ehdotti, että yliopiston johdolle vietäisiin viestiä, että yliopiston toimikunnat, neuvostot ja työryhmät voisivat antaa luonnoksesta lausunnon. Keskustelu strategialuonnoksen painopisteistä olisi tarpeellista jo ennen syksyn OPM:n neuvotteluita, jotta yliopistoyhteisö voisi sitoutua esitettyihin linjauksiin. Työhön ei ole perustettu erillistä työryhmää. Kokouksessa tarkistettiin, mitä yliopistotason laatukäsikirjassa on sanottu strategiatyöstä ja sen suunnitteluprosessista. Laatukäsikirjaan tulisi kirjata tarkemmin, millaisesta prosessista on kyse, miten se etenee ja kuka siitä on vastuussa. Laadunkehittämisryhmän on syntyvän kokonaisstrategian perusteella pohdittava laatupolitiikan ja laatuvaatimusten uudistamistarvetta samoin kuin koko laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuutta. Laadunvarmistusjärjestelmän arviointi Laadunkehittämisryhmän tehtävänä laadunvarmistusjärjestelmän arviointi Ryhmä pohti, mikä on laadunkehittämisryhmän arviointitehtävä. Laadunvarmistusjärjestelmän toimivuuden ja kehittämistarpeiden arviointitehtävä on kirjattu ryhmän perustamisasiakirjaan ja yliopistotason laatukäsikirjaan esim. kohtaan johdon katselmus. Kyse ei siis ole uudesta arviointimenettelystä tai tehtävästä vaan yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän toimivuuden seuraamisen velvoitteesta ja kehittämistä tukevien asioiden valmistelemisesta.
Jyväskylän yliopisto 3(6) Johdon katselmus Johdon katselmus on hallituksessa maaliskuussa. Laatupäällikkö kokoaa johdon katselmuksen ja esittelee sen laadunkehittämisryhmälle seuraavassa kokouksessa. Johdon katselmuksen paikka sidottu on toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen käsittelyyn. KKA:n auditointipalaute tulee vasta tämänvuotisen johdon katselmuksen jälkeen. Auditointipalaute huomioidaan seuraavan vuoden johdon katselmuksessa. Johdon katselmuksen kohtiin 1 ja 2 (laatupolitiikan nykytila ja mahdollinen uusimistarve sekä laatuvaatimukset) ei ehdoteta muutoksia auditointipalautteen aikataulun ja kokonaisstrategian uudistustyövaiheen takia tässä vaiheessa. Johdon katselmuksessa todetaan, että laadunvarmistusjärjestelmä on nuori, jolloin sen soveltuvuutta ja toimivuutta on vielä vaikea arvioida. Ryhmä totesi, että myös johdon katselmuksen kehittäminen on tarpeellista, esim. johdon katselmukseen koottavan tiedon tarkoituksenmukaisuus ja laajuus. ISO 9000 järjestelmään siirtyminen ISO järjestelmään siirtymisen pitää pohjautua nykyjärjestelmän jonkinlaiseen arviointiin Nykyiseen laadunvarmistusjärjestelmään kuuluu jo tällä hetkellä ISO standardin mukaisia kohtia: sisäiset auditoinnit, johdon katselmus ja laatupolitiikka. Nämä rakenteet tukevat mahdollista siirtymää. Myös ISO standardi on itsearviointiin pohjautuva järjestelmä. Ominaista standardille on prosessimainen tarkastelu ja systemaattisuus. Prosessityöskentely auttaa yhdenmukaistamaan sellaisia toimintoja, joiden poikkeavat käytänteet eivät ole tarkoituksenmukaisia. ISO standardiin siirtymisestä päättää viime kädessä hallitus. Laadunkehittämisryhmän tehtävä on valmistella asiaa hallitukselle ja koota ISO standardiin siirtymisen vahvuuksia ja heikkouksia. Suomalaisyliopistoista ISO standardi on vain Kuopion yliopiston laadunvarmistusjärjestelmässä. Tärkeää on arvioida, mitä etua yliopistolle on standardoidusta laadunvarmistusjärjestelmästä ja miten työläästä prosessista on kyse. Standardoitu, mutta ei sertifioitu järjestelmä voi olla myös EFQM tai CAF. Kansainvälisillä markkinoilla standardi on lähinnä mainetekijä. Yliopistojen ranking listat eivät pohjaudu laatujärjestelmiin, vaan niillä kuvataan esim. opiskelijoiden ja opettajien välistä suhdetta, kansainvälisten opiskelijoiden määrää jne. Yliopistolle itselleen tärkeää on se, mikä palvelee yliopiston kehittämistä parhaiten. Lähitulevaisuudessa käynnistyvää koulutusvientiä tukisi kansainvälinen laatustandardi. Myös yksittäisten koulutuskokonaisuuksien akkreditointi tai muu laatumaininta voi olla tarkoituksenmukaista koko yliopiston yhteisen laatustandardin sijaan. Oletettavaa on, että alat, joille jo on vakiintumassa alakohtaisia akkreditointimalleja tai laatuleimoja, lähtevät myös meillä näihin mukaan yliopiston yhteisestä laadunvarmistusjärjestelmästä riippumatta. KKA:n monopoli korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditoijana ei tulevaisuudessa ole yksiselitteinen. Varmaa on kuitenkin se, että Euroopasta tulee kilpailijoita KKA:lle. Pohjustukseksi hallituskäsittelyyn voisi koota tietopaketin erilaisten järjestelmien hyödyistä ja haitoista. Erilaisten järjestelmien esittelytilaisuuksiin voisivat osallistua myös neuvostot ja erilaiset työryhmät. Tietopaketissa tulisi huomioida myös kustannustekijät. Tiedontarve Hallintojohtaja on määrännyt hallintoviraston kaikki vastuualueet selvittämään omaa toimintaansa koskeva tiedontarve. Tavoitteena on (ilmeisesti) tunnistaa paremmin tiedonkeruun pääl
Jyväskylän yliopisto 4(6) lekkäisyyksiä ja vastuista. Suunnittelupäällikkö totesi kuitenkin, että tiedontarvetta ei ole järkevää kartoittaa ensisijaisesti alhaalta ylöspäin, koska monet viranomaistahot määrittävät yliopistosta koottavia perustietoja. Laatutyönä tiedontarpeen kartoittaminen on ennen kaikkea kerättävän tiedon synkronointia, ei niinkään uusien tiedontarpeiden tuottamista. Laadunhallinnan kannalta keskeistä on tiedontarpeen ja tiedonkeruun ketjujen loogisuus ja tunnettuus: mitä, miten ja milloin kerätään, kuka kerää, missä tieto käsitellään, ja kuka tietoa voi käsitellä tai kenen saatavilla se on. Tällä hetkellä tiedon tarpeen ja tietojen keräämisen kenttä on sekava. Tämä ilmenee myös yliopistotason laatukäsikirjasta: kaikilla siellä mainituilla tutkimuksen ja koulutuksen mittareilla ei ole vielä systemaattista seurantaa. Laadunhallinnan kannalta olisi tärkeää selkiyttää yliopiston toiminnan arviointisyklit ja se, mitä tiedontuottamisen prosesseja näihin sisältyy. Laadunkehittämisryhmällä voisi olla rooli tiedontarpeen määrittelyssä. Opetusneuvostolle ja tiedeneuvostolle ehdotettiin kuvattavaksi tutkimuksen ja koulutuksen arviointisyklit ja niihin liittyvät tiedontarpeet toiminnanohjauksen eri tasoilla (yliopisto, tdk, laitos). Tämä työskentely kiinnittyisi myös kokonaisstrategian uudistustyöhön, jossa on huomioitava tavoitteiden toteutumisen seurannan ja arvioinnin mekanismit. Yliopistojen käyttöön tehdyt käsitemallit ovat opetusministeriön indikaattoreiden pohjana, joten yliopistojen toiminnan seuraamisessa ollaan menossa yhdenmukaisempaan suuntaan. Opetusministeriötä ja muuta varten tuotettavan tiedon hallintaa tuetaan yliopistossa tietovarantohankkeella, josta kevään aikana valmistuvat ensimmäiset koeraportit. Suunnittelupäällikkö lupasi tehdä listan yliopistotason toiminnanohjaukseen liittyvistä indikaattoreista marraskuuhun mennessä. Laadunhallinnan rakenteet Uusi hallitus on vastuussa siitä, miten laadunvarmistus järjestetään vuodesta 2010 eteenpäin. Päätettiin, että puheenjohtaja, suunnittelupäällikkö, laatupäällikkö ja suunnittelija (Leino, Liimatainen, Halonen ja Väänänen) valmistelevat huhtikuussa ehdotuksen siitä laadunhallinnan rakenteiksi vuodesta 2010 eteenpäin. Ehdotus käsitellään laadunkehittämisryhmässä, jonka jälkeen asia etenee syksyn tulosneuvotteluihin. Kirje laatutyöstä Ryhmässä sovittiin, että laaturyhmän nimissä laaditaan tiedotuskirje siitä, mitä yliopiston laatutyössä on vuoden aikana tulossa, jotta yksiköissä osataan ottaa nämä huomioon laadittaessa työsuunnitelmia. Riskienhallinta Sisäisen tarkastuksen raporteissa on useana vuonna peräkkäin todettu riskienhallinnan puutteet yliopistossa. Tällä hetkellä sisäinen tarkastus hoituu osittain ulkoistettuna Deloitten hoitamana. Deloitte yritys on myös tehnyt viiteen yliopistoon ja useisiin valtion organisaatioihin riskikartoituksia ja riskienhallintasuunnitelmia. Jyväskylän yliopiston riskikartoituksen toteuttamisesta alkavat neuvottelut helmikuussa.
Jyväskylän yliopisto 5(6) Sisäiset auditoinnit Sisäiset auditoinnit sovittiin käynnistettäviksi syksyllä 2009. Laatutyön suunnittelija laatii auditointiohjelman ja käynnistää sisäisten auditoinnin koulutukset keväällä. KKA:n auditointipalautteen jälkeen laadunkehittämisryhmä voi huhtikuussa määrittää sisäisessä auditoinnissa käsiteltävät teemat tutkimuksen, koulutuksen, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen sekä johtamisen alueilta ja pohtia myös teema alueiden arviointikriteereitä. Sisäiset auditoinnit palvelisivat tällöin yksiköiden kehittävän arvioinnin lisäksi koko yliopiston laadunvarmistusjärjestelmän kehittyvää kokonaisuutta. Benchmarkaus Laatupäällikkö Halonen valtuutettiin selvittämään, mitä annettavaa Kuopion yliopistolla olisi Jyväskylälle. Jyväskylän yliopistolle saattaisi olla hyödyllistä kuulla Kuopion yliopiston kokemuksia ISO järjestelmästä. Lisäksi kiinnostavaa ja mahdollisesti allianssiyhteistyömme hyödyttävää olisi kuulla, mikä laadunvarmistusjärjestelmä Itä Suomen yliopistoon on tulossa ja miten sen toteuttamisessa edetään. Itsearviointi Laatupolitiikan määrittämään CAF itsearviointiin ei tässä vaiheessa mennä. On tarpeen selvittää eri järjestelmävaihtoehdot ja niiden soveltuvuus ennen kuin uusia menettelyjä otetaan käyttöön. Muut tehtävät Toiminnanohjauksen ja laadunhallinnan yhdentämiseksi tarvitaan eri toimijoiden yhteistä ymmärrystä. Sen saamiseksi laatupäällikkö vierailee kevään aikana kaikissa ainelaitoksissa ja erillislaitoksissa. Laitostason laatutyö on toistaiseksi ollut suurimmaksi laitosten itsensä organisoimaa ja suunnittelemaa, eikä laatupäällikkökään tunne täysin laitosten toimintaa. Vuoden 2009 tehtävien aikataulu Tammikuu Benchmarkauksen valmistelukeskustelu Kuopion yliopiston laatupäällikön kanssa 30.1.2009. Kirje yksiköille laatutyön kulusta 2009 Helmikuu Johdon katselmuksen esittely ja kommentointi laadunkehittämisryhmässä 25.2.2009. Maaliskuu Laadunkehittämisryhmän kommentit KKA:n auditoinnin loppuraporttiluonnokseen Auditointiraportin esittämien kehittämistoimien alustava suunnittelu Täydennyskoulutuskeskuksen kanssa aloitettu Huhtikuu Tiedotustilaisuus auditoinnin tuloksesta ja kehittämistyön suunnitelmista tuloksen perusteella 14.4.2009 Laadunhallinnan rakenteiden määrittely
Jyväskylän yliopisto 6(6) Toukokuu Riskienhallintasuunnitelman syntyminen ja riskienhallinnan yhdistäminen laadunhallintaan Toukokuuhun mennessä laatupäällikkö on vieraillut yliopiston kaikissa laitoksissa ja erillislaitoksissa. Elokuu Strategiatyön seuranta Eri standardien ja järjestelmien esittely yliopiston tiedeneuvostolle, opetusneuvostolle ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen koordinaatioryhmälle Syyskuu Tiedontarpeen määrittely yhdessä neuvostojen, laitosten, tiedekuntien, erillislaitosten, tietohallintokeskuksen ja hallintoviraston kanssa Tietovarastointihankkeen seuraaminen Sisäisten auditointien aloittaminen Marraskuu Strategiatyön etenemisen myötä tulleiden valtakunnallisten ja omien sisäisten laatuindikaattoreiden määrittely 5. Sisäisten auditointien suunnitelma (Liite 2) Sisäiset auditoinnit käynnistetään syksyllä pääosin liitteen 2 suunnitelman mukaisesti. Soile Väänänen vastaa auditoinnin suunnittelusta ja järjestelyistä. 6. Laatulistalle tulleet asiat Edellisen kokouskerran jälkeen laatulistalle ei ollut tullut asioita. 7. Ilmoitusasiat Auditoinnin tuloksen tiedotus ja keskustelutilaisuus pidetään 14.4.2009. Paikalla ovat Korkeakoulujen arviointineuvostosta auditointiryhmän puheenjohtaja Helka Urponen ja sihteeri Kirsi Hiltunen sekä arviointineuvoston puheenjohtaja, professori Riitta Pyykkö. 8. Muut asiat Päätettiin seuraavista kokouksista: 25.2. klo 9.00 11.00 6.3.2009 klo 9 12 (sovittu aiemmin) 7.4. klo 8.15 10.00 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12:20.