1 (7) Osallistumispyyntö: Tekesin operatiivisten sovelluksien ylläpito ja kehitys, 17.2.2014 KYSYMYKSET JA VASTAUKSET Kysymyksiä saapui 27.2.2014 mennessä tarjouspyynnön johdosta yhteensä 24 kpl. Ohessa esitetään yhteenveto kysymyksistä ja annetaan niihin vastaukset. Kysymyksistä on poistettu viitteet kysyjään ja tämän edustamaan organisaatioon. Kysymykset ja vastaukset on lähetetty kysymyksiä esittäneille tarjoajille 6.3.2014 sekä julkaistu tarjouspyynnön kohdalla Tekesin www-sivulla http://www.tekes.fi/fi/community/tarjouspyynnöt. 1. Kysymys: Ehdokkaan soveltuvuutta koskevissa vähimmäisvaatimuksissa on kohdassa 8.3 Ehdokkaan liikevaihtovaatimus: Vähintään 8 miljoonaa euroa vuoden 2012 tilikaudelta. Osallistumishakemukset jätetään maaliskuussa 2014, jolloin vuoden 2012 liikevaihto on yrityksillä on selvä ja tilinpäätökset vahvistettu. Olisiko mahdollista muuttaa vaatimus koskemaan vuoden 2013 liikevaihtoa, joka relevantimpi kuin 2012 liikevaihto? Vastaus: Kaikilla organisaatioilla ei ole valmistunut vuoden 2013 tilinpäätös. Jotta tarjoajat saavat samanarvoisen kohtelun, käytetään kaikkien osalta vertailussa vuoden 2012 liikevaihtovaatimuksia. 2. Kysymys: Voidaanko alihankkijan liikevaihto laskea yhteen tarjoajan liikevaihdon kanssa? Voiko hanketta tarjota ryhmittymänä, jolloin ryhmittymän jäsenet yhdessä täyttävät toimittajalle asetetut vaatimukset (esim. liikevaihto)? Vastaus: Jos tarjotaan ryhmittymänä tai konsortiona, liikevaihto voidaan laskea yhteen. Myös alihankinta huomioidaan tarvittaessa osana kokonaisliikevaihtoa sekä muita tarjoajalle asetettuja vähimmäisvaatimuksia. 3. Kysymys: Onko osallistumishakemuksen rakenteelle ja muodolle asetettu erityisvaatimuksia? Missä muodossa vastine muihin vähimmäisvaatimuksiin kuin liite 2:ssa mainitut toimitetaan? Voiko hakemukseen liittää esim. yritysesittelyn? Vastaus: Osallistumispyynnön liitteinä olleet vakuutus, referenssi- ja henkilötaulukot on täytettävä. Muita vaatimuksia ei rakenteelle ja muodolle ole. Muita liitteitä voi olla mukana, mutta niitä ei huomioida vertailussa. Osallistumishakemuksen lähetyksessä huomioitavia asioita on kirjattu osallistumispyynnön kappaleeseen 15 Osallistumishakemuksen jättäminen ja voimassaolo.
2 (7) 4. Kysymys: Miten turvallisuussopimuksen hyväksyminen tässä vaiheessa ilmaistaan? Vastaus: Toimittamalla allekirjoitettu versio osallistumishakemuspyynnön liitteestä 2 Vakuutus velvoitteiden täyttymisestä. 5. Kysymys: Mitä tietoja alihankkijoista pitää toimittaa tässä vaiheessa ja missä muodossa? Vastaus: Alihankkijaorganisaatioiden tiedot tulee kuvata samalla tarkkuudella kuin tarjoajan oma toiminta. Referensseistä on ilmoitettava, ovatko ne tarjoajan vai alihankkijan referenssejä. Myös henkilön taulukosta pitää selvitä, kenen palveluksessa kyseinen henkilö on. Alihankkijoiden osalta on annettava selvitys yrityksen perustiedoista. Perustietoja ovat: yrityksen nimi, Y-tunnus, postiosoite ja Internet-sivuston osoite. 6. Kysymys: Voiko alihankkijoita myöhemmin vaihtaa ja millä ehdoilla? Vastaus: Tarjous- ja neuvotteluvaiheen aikana ei voi. Alihankkijan vaihtaminen myöhemmin on mahdollista sillä edellytyksellä, että uusi alihankkija täyttää samat vähimmäisvaatimukset ja tarjotuilla henkilöillä on sama pätevyys kuin aikaisemmilla alihankkijan henkilöillä. Perustellusta syystä Tekes voi kieltäytyä hyväksymästä alihankkijaa. 7. Kysymys: Kuinka henkilötaulukko pisteytetään? Mikä on kompetenssien painoarvo pisteytyksessä? Esim. Onko vähimmäisvaatimuskompetensseilla isompi merkitys kuin muilla? Kuinka 'Muut osaamisalueet' vaikuttavat pisteytykseen? Vastaus: Henkilötaulukko pisteytetään arvoilla 1-5. Vertailussa arvostetaan seuraavia asioita: vähimmäisvaatimuksina olevien teknologioiden kattavaa osaamista ehdokkaan laaja-alaista osaamista (osaaminen ei rajaudu vain yksittäisiin henkilöihin tai yksittäisiin teknologioihin) henkilöillä on mahdollisimman laaja osaaminen ja kokemus asiakasprojekteista henkilöillä on mahdollisimman laaja osaaminen ja kokemus teknogioista ja niiden soveltamisesta asiakasprojekteista Kaikki alakriteerit ovat vertailussa samanarvoisia. Muut osaamisalueet (henkilöiden osaamisvertailun alempi taulukko) eivät ole mukana vertailussa. Taulukon tiedot toimivat pohjana neuvotteluissa. 8. Kysymys: Pitääkö ylläpitoreferensseistä olla voimassaoleva ylläpitosopimus eli järjestelmän olla nyt aktiivisessa ylläpidossa. Eli kelpaako aiemmin (14.2.2011 4.2.2014) päättynyt vähintään 6 kuukautta voimassa ollut ylläpitosopimus? Vastaus: Kelpaa. Referenssin ylläpidon pitää osua pyydetylle aikavälille.
3 (7) 9. Kysymys: Pitääkö ylläpitoreferenssissä vaadittujen vähintään kahden Java-pohjaisen järjestelmän olla (molempien/kaikkien) Toimittajan ylläpidossa vai riittääkö, että Toimittaja ylläpitää vain osaa järjestelmistä joihin on integroiduttu? Vastaus: Pitää olla vähintään kaksi Java-pohjaista, toisiinsa integroitua järjestelmää ehdokkaan ylläpidossa. 10. Kysymys: Voitteko täsmentää henkilöosaamisten minimivaatimukset (ne oli kuvattu hieman eri lailla): 1) Palvelun kattavan haltuunoton ja laadun takaamiseksi ehdokkaan henkilöillä edellytetään olevan osaamista kaikista teknologioista, jotka on mainittu henkilötaulukossa (liite 4). Arvioinnissa painotetaan henkilöiden moniosaamista. 2) Osallistumisilmoituksen kohdassa 6.6. todetaan asia vähän toisin, eli kuudella hlöllä pitää olla vähintään kahden vuoden työkokemus vähintään kahdesta teknologiasta (JavaEE, Spring, JBoss EAP, Mule) sekä neljä mutta joilla vähintään vuoden kokemus kahdesta em. Teknologista. Pitääkö siis olla jollain (vähintään yhdellä) 10 nimetystä henkilöstö osaamista jokaisesta mainituista osaamisalueesta? Vai pitääkö kaikilla olla Java EE, Spring, JBoss EAP ja Mule kokemusta? Vastaus: Vähimmäisvaatimukset ja henkilöiden vertailu ovat eri asioita. Vähimmäisvaatimukset on kuvattu kappaleessa 6, kohdassa 6. Vähimmäisvaatimuksissa ei edellytetä, että kaikilla henkilöistä tulee olla osaamista jokaisesta mainitusta osa-alueesta. Tarkennetaan vertailuun liittyvä kappaleen 7 kohdan 3 lause: Palvelun kattavan haltuunoton ja laadun takaamiseksi ehdokkaan henkilöillä edellytetään olevan osaamista kaikista teknologioista, jotka on mainittu henkilötaulukossa (liite 4). Palvelun kattavan haltuunoton ja laadun takaamiseksi ehdokkaan henkilöillä edellytetään olevan osaamista kaikista teknologioista, jotka on mainittu henkilötaulukossa ylemmässä taulukossa, Henkilöiden osaaminen (liite 4). Henkilöiden osaamisvertailun alempaa taulukkoa ei vertailla, mutta tiedot tulee täyttää. Taulukon tiedot toimivat pohjana neuvotteluissa. 11. Kysymys: Liittyen osallistumispyynnön kappaleeseen 7. kohta 3: Jos nimetään enemmän kuin 10 henkilöä, vaikuttaako ylimenevien kokemus yhteenlaskettuihin kokemusvuosiin? Vastaus: Ei vaikuta. Vertailuun otetaan mukaan ensimmäiset 10 henkilöä, jotka on kirjattu henkilötaulukkoon. 12. Kysymys: Osallistumispyyntö s. 6, kohta 5: Referenssiasiakkuudet saavat olla samoja kuin kohdassa 3. Tarkoitetaanko tässä kohtaa 4? Vastaus: Kyllä, tarkoitetaan kohtaa 4. 13. Kysymys: Osallistumispyyntö luku 7 kohta 3 Ehdokkaiden muu osaaminen: Palvelun kattavan haltuunoton ja laadun takaamiseksi ehdokkaan henkilöillä edellytetään olevan osaamista
4 (7) kaikista teknologioista, jotka on mainittu henkilötaulukossa (liite 4). Arvioinnissa painotetaan henkilöiden moniosaamista. Tarkoitetaanko tässä liitteen 4 molempia taulukoita? Onko tuo osaaminen kaikista teknologioista ehdoton vaatimus? Tarkoitetaanko tällä, että jokaisella henkilöllä tulisi olla osaamista kaikista teknologioista vai että kuhunkin teknologiaan pitää löytyä ainakin yksi osaaja? Miten tämä suhtautuu 6 luvun kohdan 6 kanssa, jossa sanotaan. Ehdokkaalla on oltava vähintään kuusi (6) työntekijää, joilla on vähintään kahden (2) vuoden työkokemus vähintään kahdesta (2) seuraavasta Tekesin kannalta keskeisimmästä teknologiasta: Tässä on todettu, että osaamista vaaditaan kahdesta mainituista neljästä keskeisestä teknologiasta. Vastaus kysymys kysymykseltä: Tarkoitetaanko tässä liitteen 4 molempia taulukoita? Tarkoitetaan ylempää taulukkoa. Henkilötaulukon alempaa taulukkoa ei vertailla, mutta tiedot tulee täyttää. Onko tuo osaaminen kaikista teknologioista ehdoton vaatimus? Vain vähimmäisvaatimukset ovat ehdottomia vaatimuksia. Tarkoitetaanko tällä, että jokaisella henkilöllä tulisi olla osaamista kaikista teknologioista vai että kuhunkin teknologiaan pitää löytyä ainakin yksi osaaja? Kts. kysymyksen 10. vastaus. Tarkoitetaan, että kuhunkin teknologiaan pitää löytyä ainakin yksi osaaja. Miten tämä suhtautuu 6 luvun kohdan 6 kanssa? Tämä on vähimmäisvaatimus. Kt. vastaus 10. 14. Kysymys: Liite 4, alempi taulukko: Mikäli ehdokkaalla ei ole osaamista kaikilta alueilta, tulee mahdollisissa neuvotteluissa esittää suunnitelma, miten ehdokas aikoo osaamisen niihin hankkia. Tuleeko jokaiselle nimetylle henkilölle laatia suunnitelma kaikkien mainittujen osaamisalueiden osaamisen hankkimiseen? Vastaus: Organisaatiotasoinen suunnitelma riittää. 15. Kysymys: Kun toimittajalla on kokemusta jostakin hankinnan kohteena olevasta järjestelmästä tai teknologiasta, mutta tätä kokemusta ei haluta tai voida esittää asiakasprojektireferenssinä (esimerkiksi asiakkuuden luottamuksellisuuden vuoksi), eikä se ole myöskään mainittuna henkilöiden kompetenssien listalla, voidaanko tällainen osaaminen kuvata muutoin osallistumishakemuksessa? Vastaus: Ei voi, referenssit pitää pysty tarkistamaan. 16. Kysymys: Tuleeko henkilölomakkeella esitettyjen henkilöiden asiakasreferenssien olla samoja kuin mitä referenssiprojektien ja ylläpitoprojektien kuvauksessa on esitetty? Vastaus: Ei tarvitse olla samoja. 17. Kysymys: Mikäli osa henkilölomakkeella esitettyjen henkilöiden kokemuksesta on sellaisesta asiakkuudesta, joka ei ole antanut referenssilupaa, voidaanko asiakkuus esittää henkilön kokemusta kuvattaessa jotenkin muuten kuin asiakkaan nimellä (esimerkiksi tyyliin merkittävä suomalainen teollisuusyritys tai suomalainen julkishallinnon asiakas )?
5 (7) Vastaus: Henkilöiden kokemustaulukossa referenssi voi olla anonyymi.
6 (7) 18. Kysymys: Mikäli osa henkilölomakkeella esitettyjen henkilöiden kokemuksesta on sellaisesta asiakkuudesta tai toimeksiannosta, joka on tapahtunut edellisen työnantajan palveluksessa, voidaanko asiakkuus tai toimeksianto esittää henkilön kokemusta kuvattaessa jotenkin muuten kuin asiakkaan nimellä? Vastaus: Kts. vastaus kysymykseen 17. 19. Kysymys: Osallistumispyynnössä ei ollut rajattuna referenssiprojektien ja asiakkuuksien toimitusmaata. Voidaanko referensseinä käyttää siis myös ulkomaisia asiakkuuksia? Vastaus: Kyllä, mutta referenssin kuvaus tulee olla suomen kielellä ja referenssin tarkistus tulee voida tehdä suomeksi. 20. Kysymys: Onko olemassa tai onko tarkoitus tehdä transitio- tai siirtosuunnitelma järjestelmien siirrosta uuden toimittajan kehitettäväksi ja ylläpidettäväksi? Aikataulu Miten tietämyksen siirron on ajateltu tapahtuvan käytännössä? Millaisella panoksella nykyinen toimittaja on käytettävissä siirtovaiheessa? Milloin uuden toimittajan odotetaan ottavan vastuun ylläpidosta? Voiko toimittaja laskuttaa perehtymisestä? Vastaus: Näistä asioista keskustellaan neuvotteluun valittavien ehdokkaiden kanssa. 21. Kysymys: Olisiko mahdollista saada kuvamuotoista esitystä arkkitehtuurista? Vastaus: Ei tässä vaiheessa. Neuvotteluihin valituille välitetään tarkemmat kuvaukset arkkitehtuurista. 22. Kysymys: Hankinnan kuvauksessa on esitetty, että kehitystyötä tehdään ketterillä menetelmillä aina kun se on mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Mikäli käytetään ketteriä menetelmiä tarkoittaako se, että toimittajan kehitystiimin tulee työskennellä Tekesin tiloissa? Vastaus: Koko tiimin ei ole välttämätöntä työskennellä Tekesin tiloissa yhtäjaksoisesti, mutta on oltava valmius siirtyä Tekesin tiloihin tarvittaessa. 23. Kysymys: Osallistumispyynnössä ei ollut rajattuna sitä, että toimittajan resurssien tulisi olla nimenomaisesti suomalaisia tai Suomessa. Voidaanko siis ajatella, että myös ns. offshore-resurssien käyttö on mahdollista? Vastaus: Offshore-resurssien käyttö on mahdollista. Lähtökohtaisesti toteutusta tehtäessä ja jatkossa ylläpitopalvelussa tullaan käyttämään suomen kieltä. Henkilöiden on läpäistävä turvallisuusselvitys.
24. Kysymys: Montako toimittajaa tässä tarjouskilpailussa tullaan valitsemaan? Vastaus: Lopullinen sopimus solmitaan yhden toimittajan kanssa. 7 (7) 6.3.2013 Jasmin Linnanmäki projektipäällikkö Pekka Pajuoja projektipäällikkö