1 KIURUVEDEN KAUPUNGIN HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA 1. Tarkastuspalveluiden ostaja 2. Tarkastettavan kohteen yleiskuvaus 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö Tarjous pyydetään kuntalain 72 :n mukaisesta hallinnon ja talouden tarkastuksesta vuosina 2013-2016 sekä optiovuonna 2017. Lisäksi tarjous pyydetään 1. kaupungin tytäryhteisöjen Kiinteistö Oy Kiuruveden Kiurunkulman ja Kiuruveden Yrityskiinteistöt Oy:n hallinnon ja talouden tarkastuksesta 2. erikseen sovittavista projektien/hankkeiden tilintarkastuksesta Hankinta tehdään julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesti. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA ilmoituskanavalla 20.11.2012 (www.hankintailmoitukset.fi). Kiuruveden kaupungin tarkastuslautakunta Harjukatu 2, PL 28 74701 KIURUVESI Hankinnan diaarinumero 315/2012, jota pyydetään käyttämään tarjouksessa viitteenä. Kaupunkia ja kaupungin tytäryhteisöjä koskevat tiedot löytyvät osoitteesta: http://www.kiuruvesi.fi 3.1. Kuntalain mukainen tilintarkastus Tarjouspyyntö käsittää kuntalain 73 :n mukaiset tehtävät. Laajuus on 20 tarkastuspäivää vuodessa, joista vastuullisen tilintarkastajan osuus on vähintään 70 %. Tarjouksessa tulee ilmetä tarkastuspäivien jako vastuullisen tilintarkastajan ja avustavan tilintarkastajan ja mahdollisen alihankinnan välillä. Vastuullinen tilintarkastaja osallistuu tarkastuslautakunnan kokouksiin kutsuttaessa (noin 5 kokoukseen vuodessa).
2 Tilintarkastuskertomuksen lisäksi tilintarkastajan edellytetään antavan tarkastuslautakunnalle vuosittain vähintään kaksi kirjallista väliraporttia. Kaupungin määräämisvallassa olevien Kiinteistö Oy Kiuruveden Kiurunkulman ja Kiuruveden Yrityskiinteistöt Oy:n tilintarkastuksen tarkastuspäivien laajuus on 3-4 tarkastuspäivää vuodessa. Työpäivän pituus 7 tuntia 15 minuuttia (7,25 h), jota käytetään laskutuksessa ja tarjouksessa esitettävien hintojen laskennassa. 3.2. Erityistehtävien tai hankkeiden tarkastus 4. Tilintarkastajan soveltuvuusvaatimukset EU-hankkeen tai muun erityisen tarkastustehtävän laajuus, josta tarjous pyydetään ja jonka perusteella tarjoukset vertaillaan, on 1 pv / hanke / vuosi. Tarjousten vertailuperusteena käytetään 3 tarkastuspäivää vuosi. Korvaus suoritetaan toteutuneiden päivien perusteella. Työpäivän pituus 7 tuntia 15 minuuttia (7,25 h), jota käytetään laskutuksessa ja tarjouksessa esitettävien hintojen laskennassa. Mikäli tarjoajan mielestä hyvän tilintarkastustavan mukainen tarkastus edellyttää 3.1. 3.2. kohdissa olennaisesti erisuuruista työpanosta, tulee tarjoajien esittää perustelut poikkeavaan työarvioon. JHTT-tarkastajan käytettävissä olevat palvelut tarkastettavassa kohteessa JHTT-tarkastajalla on käytettävissä: - työskentelytila - liityntämahdollisuus kaupungin IT-verkkoon - kopiointimahdollisuus JHTT-pätevyyden lisäksi tilintarkastusyhteisöltä ja tilintarkastajalta edellytetään seuraavia erityisiä soveltuvuusvaatimuksia: - tilintarkastusyhteisöllä tulee olla laadunvarmistusjärjestelmä, joka on dokumentoitu laatukäsikirjassa, prosessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa
3 - tilintarkastajalla tai tilintarkastusyhteisöllä on tarkastuskokemusta ja / tai muulla tavoin hankittua pätevöitymistä EU-hankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. 5. Tarjousten valintaperuste ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Arvioinnissa hinnan merkitys on 50 % ja laadun 50 %. Arviointikriteerit maksimipisteet HINTA - kokonaishinta sopimuskaudella sisältäen matkustuskulut 70 (halvin hinta/ao. tarjouksen hinta x 70 = pisteluku LAATU - vastuullisen tilintarkastajan työn osuus (%) 25 70 % ylittävältä osuudelta (70-85 % 10 pistettä, yli 85 % 25 pistettä) - vastuullisen tilintarkastajan kokemus kuntien tarkastuksesta 20 (arvioidaan pätevyys- ja työkokemustiedoista) Alle 5 vuotta 5 p 5 10 vuotta 10 p yli 10 vuotta 20 p - vastuullisen tilintarkastajan työn osuus tarkastuskohteessa Kiuruvedellä 70 % ylittävältä osuudelta (70 85 % 5 pistettä, yli 85 % 15 pistettä) 15 - vastuullisen tilintarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmis- 10 tukseen Osatarjouksia ei huomioida. 6. Päätöksestä tiedottaminen ja sopimuksen tekeminen Kiuruveden kaupunginvaltuusto suorittaa kaupungin tilintarkastuspalveluiden valinnan alkuvuonna 2013 tarkastuslautakunnan esityksestä. Samassa yhteydessä tarkastuslautakunta vie kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi tilintarkastajan toimikauden pituuden. Hankintapäätös lähetetään tiedoksi kaikille tarjoajille. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus
4 syntyy ja tulee sitovaksi vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. 7. Sopimuskausi ja sopimuksen voimassaolo Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tärkeysjärjestyksessä: 1. sopimus 2. tarjouspyyntö 3. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009, palvelut 4. tarjous liitteineen Sopimus ilman eri irtisanomista koskee vuosien 2013 2016 tarkastusta. Mahdollinen optiovuosi on 2017. 8. Hintojen tarkastaminen sekä laskutus- ja maksuehdot Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjouksen mukaisesti. Hintojen tarkistaminen Tarkistuspäivien ja tuntien yksikköhintojen on oltava kiinteät neljän (4) ensimmäisen vuoden aikana. Mikäli sopimusta jatketaan optiovuosilla, hinnan tarkistuksesta neuvotellaan tilaajan ja toimittajan kesken. Toimittajan on osoitettava hintojen korotusperusteet ja niiden vaikutus kokonaishintaan. Hintaa voidaan korottaa vain, jos muutos kustannuskehityksessä on olennainen. Mahdolliset hinnan tarkistukset tulevat voimaan tilaajan hyväksymisellä. Laskutus ja maksuehdot Maksuehto on 14 vrk netto. Viivästyskorko enintään korkolain mukainen, mikä mainittava tarjouksessa. Laskusta tulee käydä ilmi tehdyt tarkastustunnit/päivät, työnsuorittajan nimi ja tilintarkastuksen aihe. Laskuihin ei saa lisätä tai sisällyttää laskutuslisää, tilinhoitomaksuja tai muita vastaavia kustannuksia. Toimittajalta toivotaan sähköistä laskutusta. 9. Alihankinta Tarjouksesta on käytävä ilmi tehtävät, jotka on tarkoitus suorittaa alihankintana ja keskeisten alihankkijoiden nimet. Tarjoaja vastaa myös alihankintana tehdystä työstä, jonka tulee vastata tarkastuspalvelulle tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia.
5 10. Muut sopimusehdot Osapuolten sitoutuminen Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaisten organisaatio -ym. muutosten johdosta) ilmoitetaan sopijaosapuolelle mahdollisimman pian. Sopimuksen tarkistaminen Sopimuksen erimielisyydet: Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Iisalmen käräjäoikeudessa. Sopimuksen irtisanominen sopimuskauden aikana Sopimus voidaan irtisanoa kuusi (6.) kuukauden irtisanomisajalla. 11. Tarjouksen sisältöä ja esittämistä koskevat vaatimukset Tarjous on annettava tarjouspyynnön kohdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjous on annettava suomen kielellä. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina. Tarjouksesta tulee käydä ilmi seuraavat tiedot: Lakisääteiseen tarkastukseen liittyvät tiedot - tarkastuksen kokonaishinta sisältäen matka- ja muut kustannukset eriteltyinä hinnat kaupungin, Yrityskiinteistöjen ja Kiurunkulman tilintarkastuksista sekä projektien tarkastuksista - laskutuksessa sovellettava tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, joihin tarjottu kokonaishinta perustuu - lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset - tiedot vastuullisen tilintarkastajan ja tilintarkastajaa avustavien auktorisoinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkokemuksesta - myös avustavien tilintarkastajien tulee olla auktorisoituja - selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskokemuksesta ja/tai muulla tavoin hankitusta pätevöitymisestä EUhankkeiden tai muiden tarjouspyynnössä mainittujen, erityisosaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa - JHTT-auktorisoitujen tilintarkastajien työn osuus laskutettavasta työajasta - vastuullisen JHTT-tarkastajan työn osuus lakisääteisestä tarkastuksesta - selvitys tilintarkastusyhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän ohjeistuksen dokumentoinnista
6 - vastuullisen JHTT-tarkastajan osallistuminen JHTT-lautakunnan valvomaan laadunvarmistukseen - tarkastuskohteessa tehdyn työn osuus laskutettavasta työajasta. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 31.5.2013 saakka. Tarjouksen liitteet - vastuullisen JHTT-tarkastajan CV - todistus voimassaolevasta vastuuvakuutuksesta - selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus - todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. 12. Tarjousten jättäminen Tarjoukset pyydetään toimittamaan kirjallisina tarkastuslautakunnalle 31.1.2013 klo 12.00 mennessä. Tarjoukset toimitetaan suljettuna kirjeenä, os., PL 28, 74701 Kiuruvesi. Kuoren päälle merkintä Tarkastustarjous ja mainittu viitenumero 315/2012. 13. Lisätiedot Lisätietoja hankinnasta antavat kaupunginkamreeri Ella Rautio-Kuosku, puh. 040 673 4918, ella.rautio-kuosku@kiuruvesi.fi tai tarkastuslautakunnan sihteeri Arja Remes, puh. 040 040 516 3696, arja.remes @kiuruvesi.fi sekä Kiurunkulman ja Yrityskiinteistöt Oy:n osalta Saara Huttunen, puh.040 501 5340, saara.huttunen@kiuruvesi.fi. 14. Tarjouspyynnön liitteet Liitteet ovat saatavilla osoitteesta http://www.kiuruvesi.fi/suomeksi/ajankohtaista/tarjouspyynnot - Kiuruveden kaupungin tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2011 - Organisaatiokaavio - Hallintosääntö - Palvelukeskusten johtosäännöt
7 TARKASTUSLAUTAKUNTA Eero Tikkanen puheenjohtaja Toivo Karjalainen varapuheenjohtaja KIINTEISTÖ OY KIURUVEDEN KIURUNKULMA Erkki Strömmer hallituksen puheenjohtaja Jukka Linnilä toimitusjohtaja KIURUVEDEN YRITYSKIINTEISTÖT OY Erkki Strömmer hallituksen puheenjohtaja Jukka Linnilä toimitusjohtaja