JHS 156 suosituksen päivitys Mikael Himanka, Avain Technologies Oy
Sisältö Suosituksen aikataulu Päivityksen taustat Suosituksen tavoitteet Suosituksen avulla saavutettavat edut Suosituksen menetelmät Suosituksen rakenteet
Suosituksen aikataulu Keskustelutilaisuus 10-2009 Lausuntokierros Julkaisu 11/12-2009 12-2009/01-2010
Päivityksen taustat 1/2 Edellinen versio JHS 156 suosituksesta pohjautui Arkistolaitoksen määräykseen asiakirjojen rekisteröinnistä Määräys 6/2003 Suositus 6/2004 Uusi versio pohjautuu Arkistolaitoksen SÄHKE2-määräykseen Määräys 12/2008
Päivityksen taustat 2/2 Suosituksen taustalla oleva määräys on olennaisesti erilainen kuin aikaisemman version. > Suositus on muuttunut paljon > Suosituksen otsikko tulee muuttumaan
Suosituksen tavoitteet Tukea julkishallinnon organisaatioita SÄHKE2-määräyksen asettamien vaatimusten toteuttamisessa Tukea organisaation asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen kehittämistä
Suosituksen avulla saavutettavat edut Sähköisen säilyttämisen ja hävittämisen mahdollistaminen Tietojen käsittelyn tehostaminen Henkilötyön säästäminen Tiedon todistusvoimaisuuden parantaminen Tiedon löydettävyyden parantaminen Asiakirjallisen tiedon käsittelyprosessien tietoturvallisuuden parantaminen
Suosituksen kohderyhmä Julkishallinnon organisaatioiden Tietohallinto Johto Asiakirjahallinto Julkishallinnon organisaatioiden toimeksiannosta toimivat tahot
Suosituksen menetelmät Suosituksessa kuvataan asiakirjahallinnon ympäristö ja nykytila Suosituksessa kuvataan SÄHKE2- määräyksen mukainen tavoitetila Suosituksessa esitetään nykytekniikan mukaisia konkreettisia keinoja edetä nykytilasta kohti tavoitetilaa
Suosituksen rakenteet Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset ominaisuudet Asiakirjan elinkaari Prosessi -> käsittelyvaihe -> asiakirja Nykytila -> Tavoitetila SÄHKE2 tietojärjestelmän kannalta Suositukset
Asiakirjallisen tiedon hallinnan keskeiset ominaisuudet Ominaisuus Tietojen käytettävyys Asiakirjan muodostaminen tai vastaanottaminen Tietojen laatu Käsittelyprosessien tehokkuus ja tarkoituksenmukaisuus Tietosuojan toteutuminen Säilyttäminen ja hävittäminen Kysymykset Miten oikea tieto saadaan luotettavasti ja nopeasti esiin? Missä tietoa säilytetään? Onko tieto ymmärrettävässä muodossa? Onko organisaation julkinen tieto saatavissa? Mihin kokonaisuuteen tieto liittyy? Kuinka asiakirjan metatiedot muodostetaan automaattisesti? Toimivatko kaikki eri asiointikanavat yhdenmukaisesti asiakirjoja vastaanotettaessa? Miten tiedon alkuperä, luotettavuus ja eheys varmistetaan? Mikä asiakirjan kopioista on ensisijainen ja uusin versio? Ketkä kaikki ovat käsitelleet asiakirjaa? Puuttuuko asiakirjasta sivuja tai onko tietosisältöä muutettu? Onko nykyisiä toimintatapoja mahdollista tehostaa? Tehdäänkö samaa tehtävää usealla eri tavalla ja välineellä? Käytetäänkö tehtävän suorittamiseen useampaa kuin yhtä tietojärjestelmää ja siirtyykö tieto järjestelmien välillä luotettavasti ja automaattisesti? Kuka on tiedon omistaja? Miten varmistutaan siitä, että vain ne henkilöt joilla on siihen oikeus, voivat lukea ja käsitellä tietoa? Voidaanko jälkikäteen nähdä ketkä ovat lukeneet ja käsitelleet tietoa? Onko tietojen säilyttäminen toteutettu siten, että käytettävyys vastaa tarpeita? Säilytetäänkö tiedot siten että niiden laatu ei kärsi? Hävitetäänkö tieto kun sen säilyttämiseen ei ole enää perusteita? Hävitetäänkö tiedon kaikki kopiot?
Asiakirjan elinkaari
Prosessi -> käsittelyvaihe -> asiakirja
Nykytila
Tavoitetila
SÄHKE2 tietojärjestelmän kannalta 1/3 Toiminnallisuus Esimerkki Asiakirjaa muodostettaessa tai vastaanotettaessa tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteen eams-metatiedot ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi toimenpiteen tyyppi = vireilletulo laadittu = 2009-08-05 laatija = Lasse Laatija tuottaa keskeiset eams-metatiedot ja liittää ne asiakirjan metatiedoiksi kyselee eams-järjestelmältä keskeisten eams-metatietojen mukaiset muut eams-metatiedot ja liittää nämä asiakirjan metatiedoiksi asiakirjan tyyppi = Ympäristölupa tehtäväluokka = 11 01 00 julkisuusluokka = julkinen säilytysaika = pysyvästi säilytettävä säilytyksen laskentaperiaate = päätöksen ajankohta
SÄHKE2 tietojärjestelmän kannalta 2/3 Toiminnallisuus Esimerkki Asiakirjaa käsiteltäessä tietojärjestelmä tuottaa toimenpiteen eams-metatiedot ja liittää ne toimenpiteen metatiedoiksi toimenpiteen tyyppi = valmistelu muokattu = 2009-08-05 valmistelija = Veera Valmistelija toteuttaa asiakirjan käsittelyn eamsmetatietojen mukaisesti Pääsy asiakirjaan on suojattu julkisuusluokan mukaisesti (julkinen / salassa pidettävä).
SÄHKE2 tietojärjestelmän kannalta 3/3 Toiminnallisuus Esimerkki Asiakirjaa säilyttäessä tietojärjestelmä toteuttaa asiakirjan säilyttämisen ja hävittämisen asiakirjan eamsmetatietojen mukaisesti Asiakirja metatietoineen hävitetään säilytysajan päätyttyä ja hävittämisestä muodostuu hävitysluettelo. toteuttaa pysyvästi säilytettävien tietojen siirron Kansallisarkiston määritysten mukaisesti (yksityiskohtaiset määritykset ovat erilaiset valtionhallinnossa ja kunnallishallinnossa) Tiedonsiirtorakenne on SÄHKE2:n mukainen.
Suositukset Jaettu seuraaviin osa-alueisiin Tietojärjestelmien hankinta ja kehittäminen Asiakirjojen muodostaminen tai vastaanottaminen Käsittely Säilytys
Yhteenveto Suositus SÄHKE2-määräyksen käyttöönottamisesta Suositus on muuttunut paljon edellisestä versiosta