Kysely JHS 176 -suositusluonnoksen pohjaksi

Transkriptio

1 Kysely JHS 176 -suositusluonnoksen pohjaksi 1. Vastaajan taustatiedot 2. Vastaajan tarkemmat yhteystiedot Nimet ja sähköpostiosoitteet poistettu julkisesta versiosta 3. SUOSITUKSEN SISÄLTÖ YLEISESTI. Mitkä ovat keskeisimpiä asioita, joita suosituksen tulisi sisältää? Vastaajien määrä: 7 - Siinä on minusta tilaisuus ohjata yleisellä tasolla tiedonohjausta ja sähköisen säilyttämisen periaatteita sekä painottaa kehittämisessä olennaisia asioita. Sähke2 -normi on tarkalle tasolle viety ja kattava sisällöltään. Siksi tärkeimmät asiat voisi JHS-suosituksessa nostaa korostetummin esiin. Tällaisia reunaehtoja ovat esim. kaikki arkistonhoidossa keskeiset tehtävät, joihin tietojärjestelmien on kyettävä sähköisessä säilyttämisessä. Mistä elementeistä asiakirja koostuu, miten säilytysajat määritellään, miten asiakirjojen hävittäminen toteutetaan jne. Kun pakolliset ominaisuudet on ensin sisäistetty julkisessa organisaatiossa, joka on siirtymässä tiedonohjaukseen, voi ylipäätään olla mahdollista hankkia Sähke2 -normin mukainen järjestelmä. - - Soveltamisohje - Käsitteistö - Ohjeistus asiakirjallisen tiedon käsittelystä ja sähköisen säilyttämisen edellytyksistä ja toteutustavoista - Yksiselitteinen kuvaus pakollisista metatiedoista ja niiden käytöstä (sähköisen säilyttämisen näkökulmasta) - Esimerkinomainen metatietokirjasto kuvauksineen mahdollisista organisaatiokohtaisista metatiedoista - Hankinnan ohjeistus erityisesti vaatimusmäärittelyn näkökulmasta - Käytettävyys ja sen arviointi hankintakriteerinä - Käytännönläheinen kuvaus TOS-työkalun roolista ja käytöstä tiedonohjauksessa - Sähke2-määräyksen asettamien vaatimusten toteuttaminen asiakirjallista tietoa käsittelevissä tietojärjestelmissä. Konkreettiset keinot saavuttaa Sähke2:n kuvaama tavoitetila KAIKISSA tietojärjestelmissä rekisteritietoja lukuunottamatta. Lisäksi integroinnit tiedonohjausjärjestelmään, tai tiedonohjausjärjestelmästä dokumenttienhallintaan, miten tulee toteuttaa. Miten huomioidaan TOJ-vaatimukset uusissa tietojärjestelmähankinnoissa perusvaatimuksena. - Sähköisten asiakirjallisten tietojen käsittelyn, hallinnan ja säilyttämisen tavoitetila tulisi kuvata vielä selkeämmin; eams ohjaus ulotettava kaikkiin tietojärjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa hallitaan, käsitellään tai/ja säilytetään riippumatta siitä onko aineisto SÄHKE2 -määräyksen piirissä olevaa aineistoa. Suosituksessa on toki huomioitava muut JHS suositukset, etenkin kokonaisarkkitehtuurin liittyvät. Olisi toivottavaa laajentaa suosituksen sisältöä sähköiseen asiakirjahallintoon myös yli SÄHKE2 määräykseen. Tulisi selkeästi määritellä mikä on eams ja mikä on TOS ja kumpaa tulisi käyttää milloinkin sekä selkeä määrittely asiakirjalliselle tiedolle. Suosituksessa olevat suositukset (luku 6) ovat ehdottoman hyviä periaatteellisia suosituksia. -. Uudistustyössä kiinnitetään erityistä huomiota monitoimijaprosessien käsittelyyn tietojärjestelmissä. Hyvä tavoite mutta kuhan ensin mahdollistetaan kahdenkin tietojärjestelmän prosessien käsittely.

2 Ei tule keskittyä asianhallinnan ( = kuntapuolella päätöksenteon prosessin) tietorakenteisiin vaan kaikkien asiakirjallista tietoa tuottavien tehtävien käsittelyprosesseihin ja rakenteisiin. - Soveltamisalassa tulisi huomioida operatiiviset ja laajasti asiakirjallista tietoa sisältävät järjestelmät. - Nykyinen suositus on pääpiirteissään ok. Operatiivisten järjestelmien näkökulmasta olisi tärkeää kuvata metatiedot (asiaryhmä, toimenpide, asiakirja), jotka pitää olla olemassa, kun asiakirjoja lähdetään siirtämään (TOJ kautta) arkistoon. 4. SUOSITUKSEN SISÄLTÖ YLEISESTI. Miten nämä keskeiset asiat tulisi suosituksessa esittää teknisesti? - Mahdollisimman selkokielisesti ja yksinkertaisesti. - - Metatietoskeemasta käytännönläheisiä ja elävästä elämästä otettuja kuvauksia esim. asiakaskohtaisen metatiedon käsittelystä. - Vaatimusmäärittelyjen osalta hyvin laadittuja esimerkkejä vaatimuksen kuvaamisesta + selitykset, miksi kuvattu juuri kyseisellä tavalla. - Suosituksessa tulisi kuvata mitä tietojärjestelmäpalveluita asiakirjahallinta tuottaa tietojärjestelmille ja kuinka (yleiset asiakirjahallinnan rajapintapalvelut). - Terminologian yhdenmukaistaminen esim. JHS xml-skeemaluonnoksen kanssa (käsittelyvaiheet vrt. toimenpiteet). Prosessikuvauksissa käyttää JHS 152 -suosituksen symboleja. 5. SUOSITUKSEN SISÄLTÖ YLEISESTI. Miten nämä keskeiset asiat tulisi suosituksessa esittää toiminnallisesti ja tietosisällön näkökulmasta? - Mahdollisimman selkokielisesti ja yksinkertaisesti. Konkretiaa myös esim. havainnollistavia esimerkkitapauksia. - Ks edelliset vastaukset. - Mahdollisimman selkesäti kuvin ja prosessikaavioin. Sähke2 asettaa aikamoisia haasteita käyttäjille jo pelkästään käsittelyn aikaisten metatietomuutosten vuoksi. - Asianhallintaprosessin prosessikuvaus ja vaiheittainen sanallinen kuvaus prosessista sekä asianhallinnan liittäminen toimintaprosesseihin. Suosituksessa tulisi kuvata mitkä ovat asiakirjahallinnan palveluita ja mitä palveluita asiakirjahallinta tuottaa muille palveluille/toiminnalle. - Vaatimusmäärittelyt tulisi esittää visuaalisesti mm kaavioina ( prosessikarttoina). - Huomioida muutkin kuin hallinnolliset prosessit. 6. SUOSITUKSEN SISÄLTÖ YLEISESTI. Tulisiko suosituksen sisältää käyttötapausesimerkkejä?

3 7. SUOSITUKSEN SISÄLTÖ YLEISESTI. Tulisiko suosituksen sisältää vaatimusmäärittelyesimerkki? 8. TIEDONOHJAUS. Mitkä ovat keskeisimpiä suosituksia tiedonohjauksen toteuttamisessa? Vastaajien määrä: 7 - Pitää keskittyä olennaisiin asioihin, pitää ne jatkuvasti kirkkaina johtotähtinä mielessä ja pyrkiä siihen, että lopputulos on mahdollisimman yksinkertainen. - Tämä on monitulkintainen kysymys, joten tähän on vaikea vastata. Haetteko luetteloa suosituksen liitteistä (JHS/VAHTI/Moreq201+/?) vai suosituksen sisällön tärkeimmästä viestistä? Vastaan siis "lonkalta" eli mitä tulee yleensä mieleen tiedonohjauksen toteuttamisesta: - Tiedonohjauksen toteuttamisessa auttaa merkittävästi hallintamallin mukaisesti käytetty TOS-työkalu - Sisällönhallinnan hallintamalli on sovittava ja kuvattava - Asiakirjatyypin tulisi toimia tärkeimpänä "ankkurina", joka tuottaa TOSin kautta suurimman osan metatiedoista. - Tiedon käsittelyä voi ohjata tehokkaasti vain, jos käsittelyyn käytettyjen järjestelmien käytettävyys (=tehokas ja tarkoituksenmukainen käyttö) on korkealla tasolla. Tämän vuoksi hankinnan ohjeistuksessa tulisi korostaa käytettävyyttä ja sen kuvaamista arviointikriteerinä. - Esimerkein erilaiset vaihtoehdot esittää tos, jos se vain on mahdollista tavoitteena yksinkertaisuus, selkeys ja tehtävänkulun kuvauksen mukainen toimintatapa - Arkistolaitoksen määräys (SÄHKE2), tuleva JHS suositus JHS XXX TOS-rakenne ja xml-skeema, tuleva JHS suositus JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOS-malli - Nykyisen JHS 176 suositukset tiedonohjauksesta ovat hyviä. Nyt vielä useimmiten jääneet pelkäksi suositukseksi, miten saataisiin toimittajat huomioimaan nämä osiot? - SÄHKE2 ja xml-skeemasta JHS-luonnos - Tiedonohjauksen tarkkuus/yksityiskohtaisuus on asia, joka askarruttaa tekijöitä ja johon ei tunnu löytyvän selkeää suositusta. Toisinaan tuntuu, että pedanteilla asiakirjahallinnon tekijöillä itsekriittisyys riittävän laadukkaan eams:n kohdalla on käyttöönoton tai projektin käynnistämisen suurin haaste. Tämä ei varmasti ole keskeisin suositus ja viime kädessä jokaisen organisaation pitää ratkaista asia itse, mutta siitä huolimatta jonkinlaisesta kultaisesta keskitiestä voisi kirjoittaa muutaman rivin. 9. TIEDONOHJAUS. Miten nämä keskeiset tiedonohjauksen toteuttamisen suositukset tulisi esittää teknisesti? - Käytännönläheisesti ja ymmärrettävästi. - Ks edelliset vastaukset. - Suosituksessa tulisi kuvata mitä tietojärjestelmäpalveluita tiedonohjausjärjestelmä tarjoaa tietojärjestelmille. - Viestirajapinnat tulee sisältyä suositukseen. 10. TIEDONOHJAUS. Miten nämä keskeiset tiedonohjauksen toteuttamisen suositukset tulisi esittää toiminnallisesti ja tietosisällön näkökulmasta? - Keskeistä on korostaa taustalla vaikuttavia periaatteita ja tavoitteita tiedonhallinnassa. Kaikki organisaation tarpeet ja odotukset sähköisen säilyttämisen suhteen eivät ole hyvää tiedonhallintaa edistäviä.

4 - - Nykyiset eams/toj-työkalun (=TOS) sertifiointikriteeristö voitaisiin purkaa auki ja kuvata toiminnan ja erityisesti käytön kannalta keskeiset osat yleistajuisesti. - Tietosisällön kuvauksessa metatietoskeeman nykyinen pohja on hyvä, mutta pakollisten metatietoelementtien kuvausta on selkeytettävä ja asiakaskohtaisten metatietotarpeiden kuvauksesta esitemerkkejä voi kuvata vaikkapa erilliseen, jatkuvasti täydennettävään liitteeseen (säilytyspaikkana yhteentoimivuus.fi -portaali?) - Kuvat, prosessikaaviot mallinnuksineen ja selitetekstit - Suosituksessa tulisi kuvata mitä ovat tiedonohjauksen palvelut. - Monipuolisin esimerkein 11. TIEDONOHJAUS. Milloin tiedonohjausta ei mielestäsi tarvita? - Jos kertyvän tiedon määrä ja merkitys on vähäinen. - Tiedonohjausta ja hallintamallin mukaista työskentelyä tarvitaan aina. - Tiedonohjausta ei tarvita silloin, jos tietojärjestelmää ei ole tarvetta integroida sähköisen säilyttämisen järjestelmään, esim. tietojärjestelmän sisältämä tiedon säilytysaika on lyhytaikaista eikä sisällä arkaluontoista tai henkilötietoja. - Kun järjestelmä ei sisällä asiakirjallista tietoa - Tiedonohjaus etenee tosi hitaasti ja lukuisien tietojärjestelmien täydellinen integraatio TOJ:ään on valtava ja hidas urakka. Voisiko (edes väliaikaisesti) olla hyväksyttävissä myös kevyempi vaihtoehto? Kun jossain operatiivisessa tietojärjestelmässä syntyy vain 1-2 asiakirjatyyppiä massoittain, voisiko ilman täyttä TOJ-integraatiota tuottaa näille pakolliset Sähke2-mukaiset sähköisen säilyttämisen metatiedot ja siirtää ko. aineiston sähköiseen säilytykseen? TOJ-integraation sijasta operatiivisessa järjestelmässä voisi olla jokin vain ko. asiakirjatyypille ja toimenpiteelle metatiedot tuottava yksinkertainen moduli tms. Esimerkki 1. Rekrytointijärjestelmät, josta tulisi sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen vain valittujen hakemukset. Esimerkki 2: Koulu/oppilashallintojärjestelmät, joista tulisi sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen vain päättö- ja erotodistukset. - Tietyt aineistot, jotka eivät synny ennalta määritellyn prosessin tuloksena. Esim. projektiaineistot. Samoin tiedonohjausta ei tarvita (ainakaan kaikessa laajuudessaan) lyhyen määräajan säilytettävään, julkiseen bulkkitavaraan (esim. tiimimuistiot), joita voidaan säilyttää esim. ryhmätyötiloissa ja joiden elinkaari on suhteellisen helposti hallittavissa. Sähköisessä maailmassa lyhyen määräajan säilytettävien "vähemmän tärkeiden" aineistojen hävittämisestä ei mielestäni kannata kantaa kovin suurta huolta. Vrt "Hävittäminen tulee toteuttaa kaikkiin niihin tietojärjestelmiin, joissa asiakirjallista tietoa on käsitelty." tai "Asiakirjoista työasemiin jäävien kopioiden hävittämisen osalta suositellaan käyttäjien ohjeistusta sekä valvontaa." Mikäli säilyttämistä ei ole erikseen suunnitelut, muuttuvat useimmat aineistot 10 vuodessa käyttökelvottomiksi. Näiltä osin suosituksen painopiste voisi olla jossain muualla. 12. TIEDON ERI MUODOT. Mitkä ovat keskeisimpiä suosituksia tietoon ja tiedon eri muotoihin liittyen? - Keskeistä on vertailla hyväksyttyjä tallennevaihtoehtoja oman toiminnan kannalta ja valita niistä toimivin ja taloudellisesti järkevin. Lisäksi on oltava realisti markkinoiden suhteen ja ymmärrettävä se, että tietojärjestelmien toimittajat noudattavat ehkä erilaisia periaatteita kuin julkinen organisaatio. - (Tämäkin kysymys on hieman tulkinnan varainen: mitä tiedon eri muodoilla tarkoitetaan?) - Pysyvästi säilytettävän sisällön hyväksyttävät formaatit ja kuvaus ko. formaatin muodostamisesta. - Rakenteellisen tiedon hallinnan positiointi suhteessa ei-rakenteelliseen tietoon. - Keskeisin suositus on pyrkiä suosimaan alunperin sähkösyntyisiä asiointijärjestelmiä. Skannattu asiakirja ei ole alkuperäinen sähköinen asiakirja. Tiedon eri muodot mm. säilyvyyden suhteen voisi määritellä uudelleen. Voiko olla vaihtoehtoisia tallennusmuotoja lyhytaikaiselle tiedolle. - SÄHKE2 määrityksessä hyväksytyt tiedostomuodot ok. Tarkistettava kehityksen edetessä. - SÄHKE2 ja xml-skeemasta JHS-luonnos ym.

5 13. TIEDON ERI MUODOT. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää teknisesti? Vastaajien määrä: 3 - Käytännönläheisesti ja ymmärrettävästi. Lisäksi kustannusten vertailua. - Käyttötapauskuvaus esim. PDF/A-muotoisen sisällön tuottamisesta. 14. TIEDON ERI MUODOT. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää toiminnallisesti ja tietosisällön näkökulmasta? - Paperi, mikrofilmi ja sähköinen säilyttäminen erillisinä osioina. - Konkreettisin esimerkein:kuvat, prosessimallinnus ja käytännön esimerkit - Suosituksessa tulisi kuvata tiedon eri muotojen väliset suhteet (etenkin eri tiedon muotojen suhde asiakirjalliseen tietoon). - Monipuolisin esimerkein 15. TIEDON ELINKAAREN HALLINTA. Mitkä ovat keskeisimpiä suosituksia tiedon elinkaaren hallinnan toteuttamisessa? - Keskeisin asia on hävitystoiminnallisuus ja sen luotettavuus. Myös tiedon suojaaminen on keskeistä eikä turvallista säilyttämistäkään voi unohtaa. - Nykyinen suositus ja kuvaustapa ovat ok. - Tarpeettoman tiedon hävittämisen mahdollistaminen järjestelmistä tiedonohjauksen avulla. Pysyvästi säilytettävän tiedon säilytysmuoto ja sen säilyvyyden turvaaminen - Arkistolaitoksen sähköisen tiedon ohjauksen suositukset ja SFS-ISO : Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinto. Osa 1: Yleistä - SÄHKE2 ja xml-skeemasta JHS-luonnos ym. 16. TIEDON ELINKAAREN HALLINTA. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää teknisesti? Vastaajien määrä: 3 - Lyhyesti ja yksinkertaisesti. - Nykyinen esitystapa on ok. 17. TIEDON ELINKAAREN HALLINTA. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää toiminnallisesti ja tietosisällön näkökulmasta? - Siinä voi esim. verrata perinteistä paperiarkistonhoitoa ja sähköistä arkistointia keskenään. Toimintaperiaatteet ovat samoja, mutta toimintaympäristöt täysin erilaisia. Sama koskee myös riskejä. - Esim. miten toteutetaan tarpeettoman tiedon hävittäminen mahd.automaattisesti, miten toteutetaan tiedon siirtäminen pysyvään sähköiseen säilyttämiseen. Konkreettiset esimerkit ja kuvat. - Suosituksessa voisi kuvata tiedon elinkaareen eri vaiheiden palvelut. - Monipuolisin esimerkein 18. KÄSITTELYPROSESSI. Mitkä ovat keskeisimpiä suosituksia käsittelyprosessin suhteen? - Prosessien kuvaamisessa on keskeistä, ettei niitä viedä liian tarkalle tasolle. Minusta riittävä taso on käsittelyvaihe, jonka yhteydessä asiakirja syntyy. Pitäisin muutenkin ensisijaisesti huolta siitä, että kaikki asiakirjat tulevat mukaan, kaikkia prosesseja ei tarvita. - Toimenpiteen metatietoskeema. Tästä on kentällä paljon erilaisia näkemyksiä. Asianhallinnan järjestelmien näkökulmasta moni asia kulminoituu toimenpiteeseen, joka on kuvattu valitettavan yleisellä tasolla nykyisessä

6 suosituksessa. - Toivomus voiko käsittelyprosessia yksinkertaistaa ilman että sen eheys rikkoutuu. - Käsittelyprosessien suositukset eivät saa olla ideatasoisia vaan käytännössä toteutettavissa - SÄHKE2 ja xml-skeemasta JHS-luonnos ym. 19. KÄSITTELYPROSESSI. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää teknisesti? Vastaajien määrä: 2 - Käytännön esimerkin avulla havainnollistaen. 20. KÄSITTELYPROSESSI. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää toiminnallisesti ja tietosisällön näkökulmasta? Vastaajien määrä: 3 - On syytä painottaa prosessikuvausten välineellistä luonnetta asiakirjojen inventoinnissa. Prosessikuvaus on tapa kuvata toimintaa ja siitä syntyviä asiakirjallisia tietoja, ei tavoite sinänsä. - Arkistolaitoksen SÄHKE2 -määräys - Ei määrämuotoisen prosessin käsittelystä antaa ohjeistusta, esim. miten saadaan tiedonohjauksen piiriin prosessit jotka eivät etene ennaltä määrätyn prosessin mukaan. 21. METATIEDOT JA NIIDEN LUOKITTAMINEN (ESIM. TEHTÄVÄLUOKITUS). Mitkä ovat keskeisimpiä suosituksia metatietojen ja tiedon luokittamisen suhteen? - Tässä kohden kannattaa miettiä, kuinka pienellä määrällä metatietoja tullaan toimeen. Mitä vähemmän niitä on, sen helpompaa käyttäjälle. Toisaalta keskeinen asia on käyttäjille annettava ohjeistus siitä, mitkä ovat käyttäjän vastuulla olevia metatietoja ja kuinka ne järjestelmään tallennetaan. Varsinkin asiakirjan nimeämiseen siten, että myöhemmin tarvittaessa sen löytyminen on varmistettu, on syytä kiinnittää huomiota. - - "pakollisten" ja asiakaskohtaisten metatietotarpeiden tunnistaminen ja kuvaamistapa - Tähän on vaikea vastata, jos ja kun käytössä on kansallinen tehtäväluokittelu. Toki moniportaisuuteen vuosi antaa suosituksen, maks kuinka monelle tasolle tehtäväluokituksen alaluokitukset enimillään voidaan rajata. - Arkistolaitoksen Sähke2 -metatietomalli, ams opas, tuleva JHS suositus JHS XXX Julkisen hallinnon yhteinen tuki- ja ylläpitotehtävien TOS-malli, Moreq2010, Dublin core, SFS-ISO : Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatiedon hallinta. Osa 2: Käsitteelliset ja toteutukseen liittyvät kysymykset, SFS-ISO : Tieto ja dokumentointi. Asiakirjahallinnan prosessit. Asiakirjojen metatieto. Osa 1: Periaatteet - Pakolliset metatiedot tulisi olla arvoiltaan samat eri organisaatioissa. Tehtäväluokkien tulisi olla yhtenäiset tiettyjen yhteisten tehtävien osalta eri organisaatioiden välillä. - SÄHKE2 ja xml-skeemasta JHS-luonnos. 22. METATIEDOT JA NIIDEN LUOKITTAMINEN. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää teknisesti? Vastaajien määrä: 2 - Metatiedot on ohjeistettu Sähke2 -määräyksessä hyvin. Ehkä suosituksessa voisi korostaa käytettävän tehtäväluokituksen vaikutusta tiedonohjaukseen. Tehtäväluokitus voidaan sovittaa joustavasti tiedonohjausjärjestelmään, mutta asiaan on syytä kiinnittää huomiota. 23. METATIEDOT JA NIIDEN LUOKITTAMINEN. Miten nämä keskeiset suositukset tulisi esittää toiminnallisesti ja tietosisällön näkökulmasta? - Käytännön esimerkein havainnollistaen. Tiedonohjaussuunnitelman laatiminen on työläs ja suuressa organisaatiossa aikaavievä projekti, johon ei pidä lähteä suin päin ja ilman projektisuunnitelmaa. - Hierarkinen jaottelu kuvina ja esimerkein - Esimerkkejä käytännön soveltamiseen. Ratkaisuehdotuksia mm laskentaperusteisiin säilytysaika, julkisuus. Jos

7 em toteuttaminen ei ole helppoa on mietittävä onko niitä tarpeen esittää ollenkaan? - Monipuolisin esimerkein. Ohjeita organisaatiokohtaisten metatietojen määrittelyyn. 24. TIETOJÄRJESTELMIEN KÄYTETTÄVYYS. Kuinka suosituksessa tulisi huomioida tietojärjestelmien käytettävyys? Vastaajien määrä: 7 - Korostaisin helppokäyttöisyyttä ja pitäisin käyttäjältä vaadittavat toimenpiteet minimissä. - Ks. edelliset vastaukset. Käytettävyys on nostettava tärkeimmäksi kriteeriksi hankinnassa, mutta sille on samalla myös kuvattava pisteytettävät vaatimukset. Olen lukenut satoja julkisen ja yksityisen sektorin tarjouspyyntöjä ja lyhyesti sanottuna käytettävyysvaatimukset on kuvattu niissä surkeasti, esim. "Järjestelmän tulee olla helposti käytettävä.". Tälle osa-alueelle on kehitettävä vaatimuskuvauskirjasto ohjeistuksineen. Voin osallistua kehitystyöhön. - Sähke 2 asettaa käytettävyydelle valtavasti haasteita ainakin asianhallintajärjestelmien osalta. Siksi kannattaa pohtia suositellaanko integrointia muiden tietojärjestelmien osalta niin, että katselunäkymä käyttäjälle on ns. emätietojärjestelmän näkymä ja esim. toj näkyy vain metatietoa tarjoavana alustana ja ohjaa tiedon käsittelyä ikään kuin piilossa. - Tulisi suosittaa geneeristeen asiakirjahallinnan rajapintapalveluiden käyttöä; ei tehtäisi järjestelmäriippuvaisia rajapintapalveluita, vaan yleiset asiakirjahallinnan rajapintapalvelut, joita tietojärjestelmät voisivat hyödyntää. - Peruslähtökohta on että tietojärjestelmät ovat käytännöllisiä ja tietty toiminnallisuus on niissä ( prosessimoottorit, automatiikkaa) ja tämän JHS:n suositukset tulee huomioida niin että tietojärjestelmän käytettävyys ei kärsi. Käytettävyys on hankintavaiheessa yksi keskeinen vaatimus. - Painotetaan käytettävyyden merkitystä tulevassa suosituksessa. Tulevaisuudessa esim. eams:n ylläpito voi olla hajautettua, jolloin tietojärjestelmien terminologian yhteneväisyys korostuu. - Pitää huomioida - jotenkin. Lähes kaikki asiakirjahallintoon ja arkistointiin liittyvä (toki aineistot pitää aina löytyä välittömästi, jos niitä tarvitaan) on tekijöiden ja operatiivisten järjestelmien kehittäjien näkökulmasta toisarvoista. eams-järjestelmää ja sähköistä arkistointia voisikin ajatella jotenkin niin, että operatiivinen järjestelmä voi ulkoistaa kaikki nämä asiat TOJ:lle ja sähköiselle arkistolle, kunhan se tuottaa asiakirjan ja sen yhteyteen 2-3 keskeistä ohjaustietoa. 25. Muita huomioita - Hyviä kysymyksiä - Kysymykset olivat osittain tulkinnanvaraisia, joten vastaukset voivat tuottaa yllättäviäkin tuotoksia. Joka tapauksessa on hyvä, että tämä kysely on toteutettu. Tsemppiä vastausten työstämiseen! - Suosituksessa tulee ottaa huomioon muissa, TOS:sia ja asianhallintaa koskevissa JHS-hankkeissa tehdyt ja tehtävät linjaukset SÄHKE2:n ohella. Jos tarkoitus on korvata SÄHKE2 tällä uudistetulla JHS 176-suosituksella, niin silloin SÄHKE2:n vaatimuksia tulee tässä suosituksessa keventää ja viedä uudistuksessa määriteltyyn suuntaan eli operatiiviseen toimintaan ja monitoimijaprosessien käsittelyyn sopiviksi. - Hyvää Pääsiäistä ja Vapun aikaa! - Kohdista 6 ja 7; Määritellään pakollisten toiminnallisuuksien minimivaatimukset ( Must, should, may) Tiedoksi. Olemme koonneet vastaukset kaupunkimme asiakirjahallinnan suunnittelijaverkostossa - Tavoitetilan kuvaukset selkeyttää. Helppolukuisuuteen kiinnittää huomiota ja ilmaisu täsmentää (esim. kohta 6.2.6). Korostaa rajapintojen ja standardien merkitystä. Monipuolisemmat esimerkkitapaukset.