Hei me tiedotetaan! Vinkkejä hankeviestintään Tuettujen hankkeiden koulutus 12.1.2015
Tiedottaminen vs. viestintä Tiedottaminen on tiedon tuottamista lähettäjän näkökulmasta ja viestin yksisuuntaista tuuttaamista Viestintä on monensuuntaista vuoropuhelua, jossa myös kuunnellaan ja ajallaan vastaanottajan tiedontarvetta (tarina, innostavuus, kuuntelu, jaettavuus)
Miksi viestintä on tärkeää? Viestintä auttaa toiminnan tavoitteen saavuttamisessa Hyötyjä: Kokemusten jakaminen -> lisää ihmisiä hankkeiden piiriin Yhteyksien luominen ja ylläpitäminen Hankkeessa mukana olevien sitoutuminen Myönteinen julkisuus, hyvät uutiset Rahoittaja edellyttää hankeviestintä, mutta hankkeen tulokset myös jäävät elämään Tiedotusvälineiden kautta tulokset saadaan nopeasti ja tasapuolisesti laajan yleisön tietoisuuteen
Viestintäsuunnitelma Viestinnän tavoitteet Mitä haluatte hankkeestanne kertoa? Mitä tuloksia tai vaikutuksia haluatte viestinnällä saavuttaa? Viestinnän kohderyhmät Kenen tulisi tietää hankkeestanne? Kenelle suuntaatte viestinne? Viestintäkanavat Miten viesti menee perille? Ketkä voisivat innokkaimmin jakaa viestiä puolestanne? Aikataulut, vastuuhenkilöt ja kustannukset Ketkä tekevät, mitä ja milloin? Mitä maksaa? Onko varaa? Viestinnän tulosten arviointi Mitä jäi käteen hankkeen jälkeen? Mikä onnistui, mikä ei?
Hyvä viestintäsuunnitelma Toimenpiteet mietitään vasta tavoitteiden ja kohderyhmien päättämisen jälkeen Valittujen toimien on oltava realistisesti toteutettavissa (kaikkea ei voi tehdä, suurinta osaa ei saa tehdä) Viestintäsuunnitelma voi olla esimerkiksi yksinkertainen taulukko, jossa on lueteltu tavoite, sitä varten tehty toimenpide, aikataulu ja vastuuhenkilö. Suunnitelma toimii hankekoordinaattorin työkaluna
Viestinnän tavoitteista Viestinnän tavoitteet perustuvat hankkeen tavoitteisiin Tavoitteet voivat olla määrällisiä tai laadullisia, ja niitä on hyvä pystyä mittaamaan Esimerkiksi: saada hankkeen tavoitteelle näkyvyyttä lehdissä, levittää tietoa hanketta edistävästä tapahtumasta, innostaa ihmisiä hankkeen teemasta, herättää keskustelua aiheesta, kysyä, näyttää muutoksen olevan mahdollinen jne.
Mediatiedote Tavoitteena herättää toimittajien mielenkiinto ja saada heidät kirjoittamaan hankkeesta, tämä vaatii uutisnenää (ajankohtaisen tulokulman) Lähetä tiedote mieluiten sähköpostitse, mutta jos haluat oikeasti saada jutun läpi tulee sinun soittaman perään Joskus tiedote julkaistaan sellaisenaan, joskus sitä lyhennetään, joskus sen pohjalta kirjoitetaan kokonaan uusi juttu tai joskus se säästetään taustamateriaaliksi myöhempää käyttöä varten
Hyvä tiedote sisältää uutisen (uusi asia, muutos, näkökulma); mainos ei koskaan ole tiedote Uutiskynnyksen korkeus riippuu tiedotusvälineestä, tarjolla olevien uutisten määrästä, ajankohdasta ja monesta muusta seikasta Paikallismediassa uutiskynnys on usein matalampi kuin valtakunnallisessa mediassa kertoo itse asiasta, hanke mainitaan leipätekstissä vasta viimeisessä lauseessa on kieleltään ja ulkoasultaan selkeä sisältää maailmankaikkeuden kiinnostavimman otsikon ja ensimmäisen virkkeen: aiheeseen tulee syttyä tunteen palo otsikon ja ensimmäisen virkkeen perusteella sisältää julkaisupäivämäärän ja yhteystiedot lisätietoja varten huomioi kuvatarpeet etukäteen on lyhyt, selkeä ja ytimekäs
Tiedotteen rakenne Päiväys ja julkaisuajankohta Otsikko kertoo varsinaisen uutisen, kuvaa koko tekstin keskeisimmän sisällön Ingressi on uutisen tiivistelmä, joka vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, miksi ja kuka? Leipäteksti taustoittaa asioita ja kertoo mahdollisista jatkotoimenpiteistä Lähettäjä ja lisätietojen antaja sekä hänen yhteystietonsa lisätietojen antajan on oltava tavoitettavissa heti tiedotteen lähettämisen jälkeen Muut yhteystiedot Esim. linkki www-sivuille Liitteet Esim. tilastoja tai valokuvia
Tiedotteen rakenne Tärkein asia alussa, vähemmän tärkeät yksityiskohdat lopussa Asiantuntijan tai hankehenkilökunnan kolmio on yleensä juuri toisin päin
Mikä media? Median valinta on helpompaa, kun on ensin määritelty kenelle ja miten Suuret valtakunnalliset mediat Sanomalehdet, sähköiset viestimet, uutistoimistot Maakuntalehdet Paikalliset mediat Paikallislehdet, paikallisradiot ja televisiot, valtakunnallisten medioiden paikalliset toimitukset Yleisaikakauslehdet Ammatti- ja erikoislehdet Jäsen- ja järjestölehdet Sosiaalinen media Facebook tapahtumamarkkinoinnin tukena, Instagram tapahtumadokumentaation välineenä, Twitter toimittajayhteydenpidon välineenä, some-luotailu hankkeen mediaseurantana, blogi hankeprosessin avaajana, jne
Mikä media? Valtakunnallisilla medioilla on suuri levikki, mutta uutiskynnys on usein korkea ja ajankohtaiseen teemaan liittyvyyden vaatimus suuri Paikallislehdissä uutiset menevät helpommin läpi, voit myös soittaa ja tarjota juttuideaa Muita: näkyvyys pienessä mediassa voi poikia näkyvyyttä isommassa Ammatti- ja erikoislehdillä on hyvin rajattu yleisö, kannattaa hyödyntää jos aihe koskettaa juuri tätä yleisöä
Sosiaalinen media Miettikää 2-3 toistettavaa avainsanaa, perusviesti, tuttuus, kuva Suunnitelkaa / porrastakaa / toistakaa samaa eri kanavissa / etsikää oikeaa kanavaa / markkinoikaa sisäisesti (jokainen ei-hankelaisen jako on enemmän kuin hankeorganisaation tai alkuperäisen viestijän virallinen postaus) Jaetaan tekemistä henkilön, asian, muutoksen tai tapahtuman kautta; ei hankemaisuuden, hallinnan tai tutkimuksen termeillä Liikuntatoimen kehittämisen regionaalisen rakenteen edistämishanke -> Siuntiossa hikoillaan jatkossa enemmän Liikkuvuuden ja kansainvälistymisen positiivisten seuraamusten liiketaloudellista hyötyä lisäävä hanke -> Yrittäjille uusia jippoja ulkomailta
Muista! Medialla on jatkuva juttujen tarve. Toimittajat eivät ehdi seurata kaikkea mitä tapahtuu ota rohkeasti yhteyttä toimitukseen ja kerro kiinnostavasta hankkeestanne! Mieti etukäteen, mikä on asian pihvi eli mikä tekee juuri teidän hankkeestanne ajankohtaisen ja kiinnostavan! Edistämisen kehittäminen vs. inhimillisesti koskettavaa tarina. Seuraa paikallismediaa: ketkä toimittajat tekevät juttuja aiheista, joita hankkeessanne käsitellään? Henkilökohtaiset suhteet edesauttavat tiedotteiden läpimenoa. Viesti aina totuudenmukaisesti!