Terveydenhuollon organisaatioissa toimivien tietohallintojohtajien käsityksiä tehtävistään ja roolistaan Tutkimuspaperi 2014 Ritva Reponen TtM Kaija Saranto Sirpa Kuusisto-Niemi

Sisältö CFIR, Consolidated Framework for Implementation Research tutkimuksen viitekehyksenä Tutkimuksen tarkoitus ja tutkimuskysymykset Aineiston keruu ja analysointi Tulokset Pohdinta 2

Terveydenhuollon teknistyminen KanTa uudistus On arvioitu, että kaksi kolmasosaa organisaatioiden tietoteknologian muutoshankkeista epäonnistuu. Terveyspalvelujen jakelujärjestelmässä epäonnistumisen syyt voivat sijaita potilaiden, palvelujen tuottajan, toimijaorganisaatioiden tai toimintapolitiikan tasolla. Terveyspalvelujen tutkijoiden onkin tunnistettava tarve arvioida tietojärjestelmien muutosprosesseja sekä prosessin aikana että sen jälkeen, jotta epäonnistumisten syihin päästään käsiksi. 3

Tietohallintojohtajuus (1) Tietotekniikan (IT) ammattilaisista noin 20 prosenttia toimii esimiestehtävissä ja viisi prosenttia johtotehtävissä. He johtavat käyttötuen, päivitysten ja jatkuvan arvioinnin toimintoja. Johtajan tulee tuntea ja hallita sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisuus ja sen käsitteistö. Johtamisosaamiseen liittyvät vaatimukset lisääntyvät palvelujärjestelmien muuttuessa. Keskeisiä muutostekijöitä ovat olleet lainsäädännön muuttuminen, korostuva monituottajuus ja vaatimus vahvistuvaan toiminnan vaikuttavuuteen. Johtamisen kannalta on oleellista johtamistoiminnassa tarvittavien menetelmien ja niiden käyttöä edellyttävän osaamisen hallinta. 4

Tietohallintojohtajuus (2) Aikaisemmat tietohallintojohtajia koskevat tutkimukset, tieteelliset artikkelit tai opinnäytetyöt ovat liittyneet lähinnä IT-johtajien tehtäviin, asemaan, rooliin, johtajuuteen ja tietojohtamiseen. Tietohallintojohtajien ja teknologian käyttöönoton väliseen yhteyteen liittyvä tutkimus on vähäistä. Teknologian käyttöönotolla tarkoitetaan tässä työssä tietojärjestelmien, tietoteknisten sovellusten ja tekniikan käyttöönottoa 5

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys Teoreettinen viitekehys tiedonhallinnan tutkimuksen paradigma Toteutuksen perustana metateoreettinen käyttöönottotutkimuksen konsolidoitu eli yhtenäistetty malli ja viitekehys (CFIR, Consolidated Framework for Implementation Research). CFIR-malli koostuu viidestä suuresta pääalueesta Tutkija voi valita CFIR-mallista tutkimuksensa kannalta merkityksellisimpiä konstruktioita, jotka ohjaavat diagnostisia arviointeja Terveyspalvelujen tutkimustulosten käytön edistäminen käytännössä ja käyttöönottotieteen kehittäminen 6

Tutkimuksen tarkoitus ja tutkimuskysymykset tutkimuskohteena tietohallintojohtajien arviot onnistumistekijöistä käyttöönotoissa ja arviot heidän omasta roolistaan ja asemastaan käyttöönotoissa sekä tietohallinnon johtajina. Tarkoituksena kuvata millaisia ovat tietohallintojohtajien rooli, asema ja tehtävät teknologian käyttöönotossa ja tietohallinnossa, tietohallintojohtajan asiantuntijuuden osa-alueita sekä sitä, miten nämä vaikuttavat teknologian käyttöönotoissa. tarkoituksena myös lisätä tietoa tietohallintojohtajan osallisuudesta käyttöönotossa sekä vaikuttamismahdollisuuksista oman asemansa ja osallistumisensa kautta käyttöönoton onnistumiseksi ja kehittämiseksi. 7

Aineisto ja menetelmät Tutkimuksen aineisto hankittiin survey-kyselyllä (33 kysymystä), joka toteutettiin yhteistyössä toisen tutkijan kanssa. CFIR-mallin konstruktioiden eli rakenteiden tarkkojen määritelmien perusteella kysymykset operationalisoitiin mittarina toimivaan kyselylomakkeeseen. Malli toimi myös vastausten analyysikehikkona. Kysely kohdistettiin sekä julkisen (sairaanhoitopiirit, kuntayhtymät ja suurimmat kaupungit ja niiden tietohallintoyksiköt sekä kuntien omistamat ICT-keskukset) että yksityisen terveydenhuollon tietohallintojohtajille ja tietohallinnossa johtotehtävissä toimiville IT-alan ammattilaisille. 8

Tietojen keruu ja analysointi Tutkimuksessa käytettiin harkittua otantaa. Osallistujat rekrytoitiin sellaisten yhdyshenkilöiden avulla, joiden yhteystiedot olivat vapaasti saatavilla organisaatioiden internet-sivustoilla. Kaikkiaan sähköposti lähetettiin 83 henkilölle (N=83), joista 12 ilmoittautui yhdyshenkilöiksi. Vastaajat muodostuivat kahdesta ryhmästä. Ryhmä yksi muodostui yhdyshenkilöiden nimeämistä vastaajista (n=55) ja ryhmä kaksi (n= 54) yhdyshenkilöistä ja samalla vastaajiksi lupautuneista henkilöistä (n=12) sekä henkilöistä, jotka eivät olleet vastanneet yhteydenottoihin yhdyshenkilöiden saamiseksi (n=42). Kaikkiaan potentiaalisten vastaajien joukoksi muodostui 109, kun toistot, kieltäytymiset ja lisäykset otetaan mukaan. Aineisto analysoitiin Webropol -kyselyohjelmalla laadittujen suorien jakaumien avulla 9

Vastaajien taustatiedot Naisia 17, miehiä 17; keski-ikä noin 50 vuotta 16/34 vastaajalla tekninen, 10/34 hoidollinen ja 8/34 kaupallinen koulutus, lisäksi vaihtelevia koulutuskokonaisuuksia koulutustausta vaihteli yliopistollisesta, AMK-tasoisesta opistotasoiseen koulutukseen Työkokemus, ka 16 vuotta Vastaajista (n=34) kolmasosa toimi sosiaali- ja terveystoimessa, samoin kolmasosa keskussairaalassa. Nykyisen organisaation koko n. 2500 henkilöä Tehtävänimikkeenä 10/33 tietohallintopäällikkö, 3/33 tietohallintojohtaja, loput muita nimikkeitä 16 vastaajan organisaatiossa tietohallinto oli omaa toimintaa ja kahdeksan vastaajan organisaatiossa It-palvelut oli ulkoistettu. Tehtävien ja vastuualueen sisältö 29/34 kehittäminen, 27/34 päätöksenteon tukeminen, 23 organisointitehtävät, 21 budjetointi ja valvonta- ja suunnittelutehtävät, 20:lle kuuluu toiminnallinen päätäntävalta sekä muutoksen johtaminen, 17:lle henkilöstö- ja toimintalinjoista sekä menettelytavoista päättäminen ja seitsemälle kuuluu perusbudjetointi. 10

Tutkimustulokset Tietohallintojohtajien tehtävät ovat eniten kehittämistä, työ vaatii organisointi- ja johtamistaitoja ja asiantuntijuus on teknistä ja hoidollista. Tietohallinnon johtamisessa korostuu toiminnan hallinta, ja suurimmat haasteet ovat strateginen johtaminen ja resursointi. Käyttöönotoissa tietohallintojohtaja toimii organisoijana, ja osallisuus ja rooli liittyvät eniten vastuuseen. Vastausten perusteella koulutus ja suunnittelu ovat tärkeimmät haasteet käyttöönoton onnistumiseksi, ja siihen eniten vaikutusta on käyttäjillä. budjettiin liittyvät tekijät vaikeuttavat eniten käyttöönottoa. noin kolmasosan mielestä käyttöönotot ovat yleensä onnistuneita ja useimpien mielestä osittain onnistuneita. Jotkut vastasivat onnistumisen syiksi esimerkiksi riittävän resursoinnin, hyvän ja huolellisen valmistelun, suunnittelun, koulutuksen ja testauksen. 11

Tietohallintojohtaja teknologian käyttöönottoprosessin keskiössä 12

Osallisuus ja rooli onnistuneessa käyttöönotossa 1. Vastuu 2. Rooli 3. Kokemus ja osaaminen 4. resursointi, organisointi, koordinointi 5. Suunnittelu, ohjaus, tiedotus 6. Testaus, tekniikka, integrointi 13

Tärkeimmät haasteet käyttöönoton onnistumiselle 1. Koulutus 2. Suunnittelu 3. Vaatimusmäärittely 4. Resursointi 5. Testaus 6. Johdon tuki ja sitoutuminen 7. Toimittajaan liittyvät 8. Yhteistyö ja tiedotus 9. Projektiin liittyvät 10. Aikataulutus 14

Käyttöönoton onnistuminen 1. Käyttäjät 2. Suunnittelu, resurssit 3. Positiivisuus, hyvä henki 4. Sitouttaminen 5. Projektityöskentely 6. Aikataulu, tiedottaminen 15

Pohdinta (1) Tutkimuksen validiteettia olisi vahvistanut, jos vastaajia olisi saatu enemmän myös kaupungin tai kunnan keskushallinnosta, yliopistollisesta keskussairaalasta ja varsinkin yksityiseltä sektorilta. Vastausprosentti (31,2) jäi varsin alhaiseksi, mutta sähköpostikyselylle tavanomaiseksi. Tähän saattoi vaikuttaa se, että vastaajien kokonaismäärään laskettiin mukaan myös henkilöt (n=42), jotka eivät olleet vastanneet ensimmäiseen sähköpostipyyntöön. Kyselylomakkeeseen oli yleensä vastattu huolellisesti, mutta joitakin kysymyksiä oli ymmärretty väärin. 16

Pohdinta (2) Tietohallintojohtajien tehtävien ja vastuualueiden katsottiin vastauksissa koostuvan ensisijaisesti kehittämisestä ja seuraavaksi tärkeimpinä mainittiin päätöksenteon tukeminen, organisointitehtävät, budjetointi ja valvonta- ja suunnittelutehtävät. Avoimeen kysymykseen käyttöönoton onnistumisesta mainittiin eniten käyttäjiin liittyviä asioita kuten käyttäjäorganisaation tuki, koulutus ja yhteistyö loppukäyttäjien kanssa. Myös suunnittelua ja resursointia pidettiin tärkeänä. Hyvä yhteishenki ja yhteen hiileen puhaltaminen, yhteistyö ja positiivisuus, kaikkien osallisten sitouttaminen, projektityöskentely, aikataulu ja tiedottaminen tulivat myös useassa vastauksessa esille. Koko käyttöönottoprosessia tulisi suunnata näiden tekijöiden mukaisesti. Jatkuvaa arviointia on myös korostettava. 17

Kiitos! Ritva Reponen: Tietohallintojohtajien käsityksiä tehtävistään ja omasta roolistaan tietohallinnossa terveydenhuollon organisaatioissa (2013). http://epublications.uef.fi/organisaatio/yhteiskuntatieteiden_ja_kaup patieteiden_tiedekunta/sosiaali_ja_terveysjohtamisen_laitos/ 18