Nuoriso- ja liikuntalautakunta 47 16.06.2015 Lappeenrannan keilahalliyrittäjän valinta 307/10.03.02.05/2015 NUOLI 47 Valmistelija/lisätiedot: kunnossapitopäällikkö Juha Rojo, puh. 040 055 0732 Liikuntatoimenjohtaja Ilkka Oksman, puh. 040 075 3504 etunimi.sukunimi@lappeenranta.fi Liitteet Lappeenrannan keilahallin vuokrausta koskeva tarjouspyyntö Lappeenrannan keilahallin vuokratarjousten vertailu Tarjouspyyntö Liikuntatoimi ja hankintapalvelut ovat järjestäneet julkisista hankinnoista annetun lain mukaisen tarjouskilpailun Lappeenrannan keilahallin yrittäjän valitsemiseksi. Tarjouspyyntö on julkaistu Hilmassa 6.5.2015. Hankintamenettelyn muoto on ollut avoin menettely ja tarjousten jättöaika on päättynyt 18.5.2015 klo 15.00. Saadut tarjoukset Tarjoukset saatiin kahdelta tarjoajalta, Lappeenrannan Keilailuliitto ry:ltä ja Keilakolmio Oy:ltä. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan tulee esitellä tarjouksensa johdantona toimintaansa ja yritystään toiminta- ja taloussuunnitelman muodossa. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjous voidaan tehdä perustettavan yhtiön lukuun. Jos tarjouksen tekijä on yritys, edellytetään seuraavaa: Tarjoajan on toimitettava tarjouspyynnössä mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen kohdalla mainittu selvitys tarjouksessa tai sen liitteissä. Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus.
Vaadittavat todistukset Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. Vaatimus 1 Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma, jota yrittäjä on noudattanut säännöllisesti. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: - veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty - työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty - tai muu vastaava selvitys - vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten tapaturmavakuutusmaksujen maksamisesta. Vaatimus 2 Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa keilahallitoiminnan laajuuteen ja riskeihin nähden. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta. Vaatimus 3 Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Ennakkoperintärekisteriotteen tulee olla voimassa maksupäivänä. Tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen mukana seuraavat selvitykset: - kaupparekisterinote - selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakonperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima
- selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä ehdoista. Selvitys voi tarjoajan itsensä laatima. Tarjous voidaan hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä tai allekirjoittamattomana. Keilahalliyrittäjän ja tämän henkilöstön kelpoisuusvaatimuksena on hyvä perehtyneisyys keilaratojen, keilakoneiden ja laitteiden huoltoon, kunnossapitoon sekä korjauksiin. Keilahalliyrittäjällä ja tämän henkilökunnalla on myös oltava hyvä ja perusteellinen tietämys, kokemus ja osaaminen kilpa- ja harrastekeilailusta. Tarvittavan henkilöstönsä hankkii ja kustantaa keilahalliyrittäjä. Henkilöstöön liittyvistä vakuutuksista, palkoista, henkilösivukuluista ja muista henkilöstömaksuista vastaa yrittäjä. Yrittäjä vastaa myös henkilöstönsä työturvallisuusmääräysten noudattamisesta, työasujen ja suojavälineiden hankinnasta. Työkohteessa on jokaisessa työvuorossa oltava vähintään yksi työntekijä, jolla on vähintään 1 vuoden itsenäinen työkokemus keilahallien koneiden, laitteiden sekä ratojen huollosta ja kunnossapidosta ja asiakaspalvelusta lipunmyynti mukaan lukien. Tarjouksessa on myös selkeästi ilmoitettava, kuinka monta vakituista henkilöä kohde työllistää kokopäivätoimisesti ja osa-aikaisesti sekä mille ajoille osa-aikaiset työllistyvät. Henkilöstön laatuvertailu suoritetaan kolmen henkilötietolomakkeessa yksilöidyn henkilön osalta. Keilahallissa työskentelevällä henkilökunnalla tulee olla sujuva Suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito. Suotava taito on monipuolinen kielitaito ja tarjoajan on omattava hyvät sähköisen tietojenkäsittelyn taidot. Henkilöstön tiedot tulee eriteltynä kohdittain olla täytettynä oheiselle lomakkeelle, jonka tietoja tullaan käyttämään tarjousten vertailussa laadun osalta. Molemmat tarjoukset täyttävät tarjouspyynnössä asetetut kelpoisuusvaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen
Molemmat tarjoukset on todettu tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjousten vertailu Vuokralaisen valintaperusteena on tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellinen edullisuus tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyillä arviointiperusteilla ja painoarvoilla. Arviointiperusteet ja niiden painoarvot on ilmoitettu tarjouspyynnössä seuraavasti: Vuokralainen valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella kelpoisuusvaatimukset täyttävistä tarjoajista ja tarjouksista. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa käytetään seuraavia painoarvoja: - tarjottu vuokrahinta maksimi 30 pistettä - laatu (henkilöstön osaaminen) maksimi 70 pistettä Laadun arvioinnissa käytetään ohessa olevaa henkilöstölomaketta, joka tulee täyttää erikseen kunkin henkilön osalta. Laatupisteet määräytyvät seuraavilla perusteilla: Henkilö A (työvuorossa oleva vastuullinen keilahallin hoitaja) - maksimipisteet 30 pistettä saa vain jos on vähintään 10 vuoden kokemus AMF-keilakoneiden huollosta sekä ratahuoltokoneiden käytöstä, lisäksi vähintään 1 vuoden kokemus keilahallin lipunmyynnistä ja asiakaspalvelusta - 20 pistettä saa jos on vähintään 5 vuoden kokemus AMF-keilakoneiden huollosta sekä ratahuoltokoneiden käytöstä, lisäksi vähintään 1 vuoden kokemus keilahallin lipunmyynnistä ja asiakaspalvelusta - 10 pistettä saa jos on vähintään 1 vuoden kokemus AMF-keilakoneiden huollosta sekä ratahuoltokoneiden käytöstä, lisäksi vähintään 1 vuoden kokemus keilahallin lipunmyynnistä ja asiakaspalvelusta - jos kokemus on muista kuin AMF-keilakoneista, niin pisteistä vähennetään 50 % Henkilö B (työvuorossa oleva vastuullinen keilahallin hoitaja) - 10 pistettä saa, jos on yli 10 vuoden kokemus keilahallissa työskentelystä - 5 pistettä saa, jos on yli 5 vuoden kokemus keilahallissa työskentelystä - 2 pistettä saa, jos on yli vuoden kokemus keilahallissa työskentelystä
Kaupungin kannalta on tärkeää, että yrittäjä osaa huoltaa, korjata sekä kunnossapitää Lappeenrannan keilahallin keilakoneita, laitteita, keilaratoja ja koko keilahallia. Toiminta keilahallissa vaatii yrittäjältä ja hänen henkilöstöltään erityistä osaamista esimerkiksi keilakoneiden korjauksissa, huolloissa ja ennakoivassa vuosihuollossa sekä ratojen hoidon osaamista. Tämän vuoksi tätä osaamista nimenomaan on tarjouskilpailussa vaadittu tarjoajilta. Henkilön alan erityisosaamisella on erittäin suuri merkitys toimitusvarmuuden, laadukkaiden keilailuolosuhteiden ja keilakoneiden kestävyyden kannalta. Kokonaistaloudellisesti pitkällä aikavälillä tarkastellen se on kaupungin etu ja se varmistaa, että keilailutoimintaa voidaan järjestää Lappeenrannan keilahallissa laadukkaissa ja kestävissä olosuhteissa keskeytyksettä. Tarjousten vertailun yhteydessä tarjouksissa esitettyjä henkilöstön osaamiseen liittyviä tietoja on jouduttu selvittelemään ja tarkistamaan seuraavasti: Lappeenrannan Keilailuliitto ry:n tarjouksessa olleet henkilöstön osaamista koskevat tiedot on tarkistettu henkilön B osalta koskien Lappeenrannan keilahallissa tehtyjä tarjouksessa ilmoitettuja töitä. Tiedot on ollut aiheellista tarkistaa, koska liikuntatoimen uimahalli-urheilutalon kunnossapitohenkilöstö tai esimies, joka vastaa vuokralaisen edustajana keilahallista, ei ole havainnut ko. henkilön tehneen Lappeenrannan keilahallissa kaikkia niitä keilakoneiden korjaus-, huolto- ja kunnossapitotöitä, jotka tarjouksessa on ilmoitettu. Tarjoajalta on lisäkysymyksin pyydetty tarkemmin kuvaamaan henkilön työtehtäviä ko. kohteessa. Tietojen oikeellisuus on vielä tarkistettu silloiselta työnantajaltaan ja saatu vastaus, että tarjouksessa ilmoitettuja töitä ei monilta osiltaan ole henkilön työhön sisältynyt, nimenomaan ei mm. keilakoneiden huolto- ja korjaustöitä. Samalla on myös ollut aiheellista tarkistaa henkilön B työtiedot tarjouksessa ilmoitetulta ajalta Imatran keilahallissa. Myös sieltä on saatu vastaus, ettei henkilö ole tehnyt siellä keilakoneiden huolto- ja korjaustöitä sillä ajalla, mitä tarjouksessa on ilmoitettu, eikä myöskään ole ollut siellä työssä koko sillä ajalla, mitä tarjouksessa on mainittu. Päätöksenteossa käytetään Lappeenrannan Keilailuliitto ry:n kohdalla edellä mainittuja tarkistettuja ja luotettaviksi arvioituja tietoja henkilön B osalta. Liikuntatoimi on pitänyt edellä kerrottu huomioiden perusteltuna tarkistaa Lappeenrannan Keilailuliiton tarjouksesta tiedot myös ilmoitetun henkilön A:n osalta. Henkilö A on ilmoittanut liikuntatoimelle sähköpostitse asiaa häneltä kysyttäessä, ettei ole tulossa työhön Lappeenrannan keilahallille, jos Keilailuliitto valitaan keilahalliyrittäjäksi. Näin ollen Keilailuliiton tarjouksessa vertailussa
käytetään henkilö A:n osalta edellä mainittua tarkistettua ja luotettavaksi arvioitua tietoa. Liikuntatoimi on tarkistanut myös Keilakolmio Oy:n tarjouksessa esitetyt henkilöstön osaamista koskevat tiedot ja todennut tarjouksessa ilmoitettujen tietojen olevan oikeellisia. Molempien tarjoajien tarjouksissa olevat tiedot on siis edellä esitetyllä tavalla tarkistettu. Tarjousten vertailussa on käytetty edellä mainitulla tavalla tarkistettuja ja luotettaviksi arvioituja tietoja. Tällä menettelyllä on varmistettu tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Tarjoukset on vertailtu oheisena liitteenä olevasta tarjousvertailusta ilmenevästi. Tarjousvertailussa Lappeenrannan Keilailuliitto ry on saanut 45 pistettä ja Keilakolmio Oy 81,3 pistettä. Edellä mainittujen seikkojen ja oheisena liitteenä olevan tarjousvertailun perusteella liikuntatoimi toteaa Keilakolmio Oy:n tarjouksen kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi vaihtoehdoksi. Tarjouskilpailuasiaa on valmisteltu yhteistyössä hankintapalvelujen ja kaupungin lakiasiainyksikön kanssa. Tarjousvertailu on lista-asian liitteenä. Vuokratarjouspyyntöasiakirjat ja vuokratarjoukset ovat nähtävillä kokouksessa. (IO) Ltj Edellä esittelytekstistä ilmenevien seikkojen ja oheisen tarjousvertailun perusteella lautakunta päättää valita keilahalliyrittäjäksi Lappeenrannan keilahalliin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Keilakolmio Oy:n varsinaiselle vuokra-ajalle 1.7.2015 30.6.2018. Hankintaan sisältyy lisäksi optiomahdollisuus ajalle 1.7.2018 30.6.2021. Optiovuosien käytöstä neuvotellaan ja sovitaan erikseen ennen varsinaisen vuokra-ajan päättymistä. Vuokrahinta varsinaisella vuokra-ajalla on 3.900 euroa/kk (alv 0 %) ja koko varsinaisella vuokra-ajalla 140.400 euroa (alv 0 %). Liikuntatoimi oikeutetaan valmistelemaan ja tekemään keilahallista vuokratarjouspyyntöön perustuva vuokrasopimus Keilakolmio Oy:n kanssa. Vuokrasopimus voidaan allekirjoittaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Nuoli Hyväksyttiin.