Suuri teknologiayhtiö lyhensi myyntiprosessin puoleen intranet-myyntiportaalin avulla

Samankaltaiset tiedostot
Pika-aloitusopas. Haku Voit etsiä sivustoja, henkilöitä tai tiedostoja. Sivuston tai uutisviestin luominen

Microsoft Office SharePoint Server 2007

Osoitteena O365. Toimisto ja yhteydet pilvestä

Sähköinen työpöytä Suomen Pankissa

Elisa Toimisto 365. Toimisto ja yhteydet pilvestä

Pikaopas. Viestitehtävien hallinta viestiluettelossa Luokittele, merkitse tai poista viestejä suoraan viestiluettelossa.

Mistä on kyse ja mitä hyötyä ne tuovat?

Google yritysratkaisut motivointia tehokkuuteen. Juha Elonen, kehitysjohtaja, DNA Business

Adobe -määrälisensointi

Wiki korvaa intranetin. Olli Aro

Pilvee, pilvee, pilvee TERVETULOA! Toni Rantanen

Siirtyminen Outlook versioon

asapflow - Yksinkertaistetut työprosessit saumattomalla yhteydellä SharePointiin ja SAP-järjestelmään

Microsoft Dynamics CRM 4.0. Jani Liukkonen

Microsoft Online Portal. Järjestelmänvalvojan perusopas

Pikaopas. Valintanauhan näyttäminen tai piilottaminen Avaa valintanauha napsauttamalla välilehteä, tai kiinnitä se pysyvästi näkyviin.

Hyödynnä DPS- ja SA-setelit Azure hybridipilvi-palveluiden suunnittelussa ja testauksessa!

Esittelemme älykkäitä automaatio- ja valaistusratkaisujamme uudella tavalla: ESYLUXin verkkosivut ovat uudistuneet

Verkkolöydettävyys laajensi asiakaskuntaa CASE Kymppitien Vaihto-osa

Office 365 palvelujen käyttöohje Sisällys

Tämän ohjeen avulla pääset alkuun Elisa Toimisto 365 palvelun käyttöönotossa. Lisää ohjeita käyttöösi saat:

ACCOUNTOR ICT Digitaalinen työympäristö Markkinatutkimus joulukuu 2018

KÄYTTÖTAPAUSLUETTELO. Valitse Yammer sosiaaliseksi työtilaksi, niin yhteistyö, innovaatio ja sitoutuminen sujuvat itsestään.

Liiketoiminnan kokonaiskuva yhdellä silmäyksellä

Uuden etusivun ja uusien toiminnallisuuksien esittelymateriaali

Small Business Server 2003 R2 Microsoftin palvelinohjelmisto pienille ja keskisuurille organisaatioille

Office 365:n käyttäminen Android-puhelimessa

PPG esittelee uuden PaintManager version 4.0

Office ohjelmiston asennusohje

Skype for Business ohjelman asennus- ja käyttöohje Sisällys

Myynnin seuranta ja ohjaus Pikaopas

SharePoint Foundation 2010 perusteet ylläpitäjille

Sonera Microsoft Office 365 -palvelun käyttöönotto-opas pääkäyttäjälle. Microsoft Office 365:n käytön aloittaminen

Markkinoinnin ulkoistamisella liiketoiminnalle arvoa. CASE Tampereen Rakennustiimi Oy

Valintanauhan komentojen selaaminen Jokaisessa valintanauhassa on ryhmiä ja jokaisessa ryhmässä on joukko siihen liittyviä komentoja.

Microsoft Office 365 / SharePoint -pilvipalvelu

Visma Fivaldi -käsikirja Tehtävienhallinta- ohje käyttäjälle

Kiinteistö- ja rakennusalan digitalisaatio: BIM & GIS

MENESTYSTÄ sinulle FÜR DEN GEMEINSAMEN ERFOLG WELTWEIT

Pienyrityksen mobilisointi. Microsoft Office 365:n avulla PIENYRITYKSEN MOBILISOINTI MICROSOFT OFFICE 365:N AVULLA 1

Tietosuojaseloste Espoon kaupunki

Koulutus.fi:n palvelut sivuston käyttäjille

Henkilöstöhallinto haltuun

Doodle-kalenteriohjelma

Standardoitu portaali parantaa mediajätin yhteistyötoimintoja ja tehostaa toimintaa

Directory Information Tree

Office 365:n käyttäminen Windows Phonessa

Tulostimen hallintaohjelmisto MarkVision

TOIMIVA IT TUKEE MYYNTIÄ JA TUOTANTOA

Loikkaa turvallisesti pilveen

Kirjanpitotoimisto Mattilan tarjoaa sähköiset palvelut Helppoa, tehokasta ja ajantasaista. Missä tahansa ja milloin tahansa

1. päivä ip Windows 2003 Server ja vista (toteutus)

Microsoft Surface TM -laitteille suunnitellut IBM Power BI -ratkaisut kuluttajatuotteiden pakkaukseen ja vähittäiskauppaan

POSTI KONSERNIN HANKINTAPORTAALI LYHYT ESITTELY

Uuden etusivun ja toiminnallisuuksien esittelymateriaali Aloittava yritys. Päivämäärä:

SharePoint verkkopalvelualustana

Valintanauhan komennot Valintanauhan välilehdissä on ryhmiä ja kussakin ryhmässä on toisiinsa liittyviä komentoja.

2 Tahtoo henkilötietojen käsittelijänä

Nimi ja yhteystiedot

Miten voin selvittää säästömahdollisuuteni ja pääsen hyötymään niistä?

Myynnin automaation kehityskäyrä

PIKAOPAS LYNCIN KÄYTTÖÖN

Tonttihakemuksen tekeminen

Vine Osoitepalvelu. Smartphone Solutions Oy

ANVIA PILVI. kotimaisia pilvipalveluita yrityksille 24/7

Webforum. Version 17.2 uudet ominaisuudet. Päivitetty:

apollo ajanvaraus- ja asiakashallintajärjestelmä GOLD M A R K E T

Myynnin automaation kehityskäyrä

Verkkolöydettävyys lisäsi asiakkaita CASE HS-Works

TIETOSUOJASELOSTE Yhdistetty rekisteriseloste ja Informointiasiakirja (Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 )

Risk Advisory Services. Ernst & Young Oy. Suomen Riskienhallintayhdistys Seminaari

Oma kartta Google Maps -palveluun

Eläkevakuuttajan tietotulva hallintaan ja. Business Summit 2009, Viestintäjohtaja Arja Lerssi-Lahdenvesi Kuntien eläkevakuutus

Markkinointiautomaation haltuunotto toi lisää liidejä CASE DNA BUSINESS

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Lakewave encore. Lakewave Technologies Oy, Hämeenkatu 7 D, Tampere -

Pikaopas. The New Black. Kesäkuu Datscha Pikaopas The New Black ( ) 1 (14)

Sopimusten Verkkopankki

Risto Pelin Microsoft Project 2002 projekti- ja yritystason järjestelmänä

Analytiikka osana muutosjohtamista ja tiedonhallintaa Kuinka me teimme sen ja mihin olemme menossa? Elintarviketurvallisuusvirasto Evira Erik Semenius

Nomis asiakaspäivät Nomis HelpDesk 2.0 demo

Sosiaalinen teknologia mullistaa työryhmätyöskentelyn pilvessä. Aki Antman / Sulava Oy

ja prosessien tiedoista noin 90 tehty ilman selviä

Pääkäyttäjän käyttöönotto-opas Microsoft Office 365:n käytön aloittaminen

NELJÄ HELPPOA TAPAA TEHDÄ TYÖNTEKIJÖIDEN TYÖSTÄ JOUSTAVAMPAA

TIETOPYYNTÖ. Vaurio- ja onnettomuusrekisteri (VARO) 1 Tietopyynnön tausta ja tavoitteet. 2 Tietopyynnön kohde

ValueFrame. Tilitoimiston toiminnanohjaus

UUDET NETTISIVUT. 09/03/2015 Copyright 2014 by Oriflame Cosmetics Global SA

Health Intelligence - Parempaa informaatiota terveydenhuollon päätöksentekoon. Terveydenhuollon ATK päivät Sibelius Talo, Lahti

Webropol-kyselyt. Tarja Heikkilä

Ravintola Kalatorin tietosuojaseloste

Kilpailuetua viestinnän ratkaisuilla. Jorma Kallio Jouni Keltanen Timo Lillbacka

Tamico Yrityssähköposti

HELPPOUDEN VOIMA. Business Suite

Microsoft Unified Communications

PK.NET Verkosta vauhtia bisnekseen. Aki Parviainen

Kasvua ja näkyvyyttä uudelle yritykselle CASE LVI Lämpöpaja

Intranetin rakentaminen ja käyttöönotto. Pitkästä tavarasta, elementteinä vai avaimet käteen -toimituksena?

REDOFLOW. Kokonaisvaltainen toiminnanohjauksen ja tiedonhallinnan ratkaisu pkyrityksille. Redoflow on kehitetty alusta asti pkyritysten

KIINTEISTÖSALKUN JOHTAMINEN NUMEROILLA. Jukka Aho, Pekka Paaskunta

Transkriptio:

Microsoft Office System Asiakasratkaisu Suuri teknologiayhtiö lyhensi myyntiprosessin puoleen intranet-myyntiportaalin avulla Yleiskatsaus Maa tai alue: Yhdysvallat Toimiala: tietotekniikka Asiakasprofiili CDW on vuonna 1984 perustettu teknisiä ratkaisuja toimittava yritys, jonka liikevaihto on 8,1 miljardia dollaria ja joka työllistää 6 300 henkeä. Sen Microsoft Practice -osastolla työskentelee 125 henkeä. Liiketoiminnan haaste CDW:n työntekijät eivät löytäneet tarvitsemiaan tietoja myyntityön avuksi tarkoitetusta intranet-sivustosta nopeasti ja helposti, minkä vuoksi myyntiprosessit pitkittyivät ja maksoivat enemmän. Ratkaisu Yhtiö loi intranet-myyntiportaalin. Portaali käyttää Microsoft Office SharePoint Server 2007:ää, jonka ansiosta tuote- ja myyntitietoja voi käyttää keskitetysti. Myös tietojen hakeminen helpottui. Edut Jokaiselta myyntiedustajalta säästyy 10 tuntia viikossa Tarjousten tekeminen nopeutuu ja myyntiprosessi lyhenee puoleen Päätöksenteon paraneminen entistä parempien tietojen pohjalta "Voimme laajentaa tuotevalikoimaamme ja nopeuttaa myyntiprosessia paremman intranet palvelun avulla." CDW:n Yhdysvaltain keskiosien ohjelmistojen ja ratkaisujen myyntipäällikkö Jennifer Weis Teknologiayhtiö CDW:n myyntiorganisaation käytössä oli aiemmin pieni intranet-sivusto, josta myyntiin liittyvien tietojen löytäminen ja käyttö oli hankalaa. Tämä hidasti myyntiprosessia ja lisäsi kustannuksia. Yritys ratkaisi ongelman ottamalla käyttöön intranetmyyntiportaalin, joka käyttää Microsoft Office SharePoint Server 2007:ää. Uudessa sivustossa kattavia tuotetietoja, tarjouspohjia ja myyntitilannetietoja voi käyttää keskitetysti. Siinä on myös mahdiollisuus hyödyntää kattavaa hakua, joka hakee tietoa intranetin lisäksi eri liiketoimintajärjestelmistä, sekä raporttinäkymiä ja raportteja, joista saa nopeasti tarkkoja tietoja myynnin onnistumisesta. Jokainen myyntiedustaja säästää nopeamman tiedonhaun ansiosta 10 työtuntia viikossa, myyntisopimukset solmitaan puolet lyhyemmässä ajassa ja esimiehet voivat tehdä nopeampia ja parempia päätöksiä resurssien jaosta, myyntitapahtumien ajoituksesta ja myyntiprosessin ylläpidosta.

"Nämä samat tietopyynnöt toistuivat viikosta toiseen, koska meillä ei ollut yhtä ainoaa keskitettyä ja helppokäyttöistä tapaa tietojen tallentamiseen ja käyttöön." CDW:n Yhdysvaltain keskiosien ohjelmistojen ja ratkaisujen myyntipäällikkö Jennifer Weis Tilanne Joitakin vuosia sitten Berbee tuolloin vielä itsenäinen yritys, nyttemmin osa markkinajohtaja CDW:tä toimi teknologiatuotteiden ja -ratkaisujen jälleenmyyjänä, ja yksi sen menestyneimmistä liiketoimintayksiköistä oli Microsoft Practice -osasto. Berbeellä oli pieni intranet-sivusto, jossa julkaistiin tietoja yhtiön myymistä Microsoft -tekniikoihin perustuvista ratkaisuista. Sivustoa käytti noin 250 yhtiön palveluksessa olevaa tekniikan ja myynnin ammattilaista, ja sitä ylläpidettiin Windows SharePoint Services 2.0:lla. Berbeen Microsoft-tiimin menestyksen ansiosta intranet-sivustoon tuli jatkuvasti lisää sisältöä, sivustossa oli koko ajan enemmän liikennettä ja yhä useammat yhtiön työntekijät halusivat käyttöönsä yhteistyö-, sisällönhallinta- ja BI-ominaisuuksia. Sivustosta tuli oman menestyksensä uhri, sillä se ylitti pian alkuperäisen kapasiteettinsa. Sinne tallennettiin suuria määriä asiakirjoja täysin sattumanvaraisesti yhteen valtavaan tiedostokirjastoon. Käyttäjät säilyttivät lisäksi monia asiakirjoja omilla kiintolevyillään, minkä vuoksi niiden käyttö oli rajoitettua, sillä käyttäjät jakoivat niitä vain sähköpostin välityksellä. "Tallensimme sivustoon niin paljon tietoa, että sitä alkoi olla vaikea järjestää", kertoo Jaime Waterfield, CDW:n yhdistetyn viestinnän, suojauksen ja perusinfrastruktuurin ratkaisupäällikkö. "Myyntiedustajamme halusivat käyttöönsä tiettyjä tietoja ja tekniikan toteuttajat toisenlaisia tietoja, mutta meillä ei ollut mitään keinoja tällaisten roolipohjaisten näkymien luomiseen. Työntekijän tarvitsemat tiedot saattoivat olla sivustossa, mutta niiden löytäminen ei ollut helppoa." Tämän seurauksena CDW:n työntekijät eivät aina voineet olla varmoja, että he käyttivät ratkaisujen tai palvelujen toimittamiseen tarkoitetun työn kuvauksen tuoreinta versiota. He eivät myöskään voineet olla varmoja, että heillä oli tuoreimmat tiedot asiakaskontakteista. Useat asiakirjaversiot aiheuttivat yhteensopivuusongelmia ja viivästyksiä, minkä lisäksi vaarana oli epätarkkojen tietojen syöttäminen järjestelmään. Asiakirjojen, kuten asiakkaille tehtyjen tarjousten, hyväksyttäminen oli manuaalinen, aikaavievä ja virheille altis prosessi, joka perustui pitkään sähköpostikirjeenvaihtoon. "Tietopyyntöjä lähetettiin usein sähköpostitse laajoille työntekijäryhmille", kertoo Jennifer Weis, CDW:n Yhdysvaltain keskiosien ohjelmistojen ja ratkaisujen myyntipäällikkö. "Lisäksi nämä samat tietopyynnöt toistuivat viikosta toiseen, koska meillä ei ollut yhtä ainoaa keskitettyä ja helppokäyttöistä tapaa tietojen tallentamiseen ja käyttöön." Minkä tahansa tiedon, esimerkiksi myyntilukujen, analysointi oli yhtä haastavaa. Esimiehet, analyytikot ja muut työntekijät latasivat myyntitiedot taulukoihin ja etsivät haluamansa tiedot suodattamalla ja käsittelemättä tietoja. Sitten he latasivat valmiit taulukot intranetsivustoon toisten käytettäväksi ongelmana oli vain, että muut työntekijät eivät löytäneet näitä tietoja, jos he eivät tienneet taulukon nimeä tai sijaintia. Koska sivustoon ladattiin useita eri taulukoita, tiedoista ei saatu yhtenäistä kuvaa. Lisäksi laskentataulukoiden suuri koko, jopa 12 gigatavua, kuormitti liikaa intranet-sivustoa. Kun CDW yksi Yhdysvaltain suurimmista yksityisistä yrityksistä ja liike-elämän, hallinnon ja koulutuksen teknisten ratkaisujen johtava toimittaja osti Berbeen vuonna 2006, tietojen käytön ongelmat kasvoivat entisestään. Microsoft-ratkaisuja koskevien tietojen piti nyt olla Berbeen 250 työntekijän lisäksi myös CDW:n 3 000 myyntiedustajan saatavilla. Järjestelmän sisällönhallinta-, haku-, yhteistyöja BI-ominaisuuksia oli laajennettava huomattavasti ja nopeasti. Tähän haasteeseen vastaaminen tarjosi yhtiölle myös hyvän tilaisuuden teknisen infrastruktuurinsa optimointiin. CDW:n työntekijät tarvitsivat parhaan mahdollisen portaalitekniikan toisestakin syystä:

Kuva 1. Kuvassa näkyy osa CDW:n portaalin Microsoftin tukikeskuksen sivua, josta saa Microsoftiin liittyvät yleistiedot yhdellä silmäyksellä. he pystyisivät myymään kyseistä tekniikkaa asiakkailleen kaikkein parhaiten, jos he myös käyttäisivät sitä itse. Ratkaisu CDW:n ratkaisu Microsoft-ratkaisujen tietojen tallentamiseen, hakemiseen, yhteiskäyttöön ja analysointiin oli Microsoft Office SharePoint Server 2007:ää käyttävät intranet-portaali. Yritys suunnitteli ja kehitti portaalin neljässä kuukaudessa alkuvuodesta 2007 ja otti sen käyttöön huhtikuussa 2007. Koko prosessin tärkeimmät vaiheet olivat yhtenäisen luokittelujärjestelmän kehittäminen uuden sivuston eri sisältötyypeille, portaali-infrastruktuurin rakentaminen siten, että sekä CDW:n että entisen Berbeen työntekijät voivat käyttää sitä, ja itse sivuston luominen. Koska Microsoft-tekniikan käyttö standardoitiin koko myyntiportaaliin, CDW saavutti myös toisen tavoitteensa eli teknisen infrastruktuurin optimoinnin. CDW:n sivuston rakenne eroaa selkeästi tavanomaisista kirjasto- ja asiakirjaluetteloita sisältävistä portaaleista. Portaali muistuttaa sen sijaan yhtiön yleisen verkkosivuston helposti tunnistettavaa ulkoasua. Tämä ulkoasu valittiin kilpailussa, johon ottivat osaa CDW:n Microsoft-tiimin työntekijät. Kisan voitti kaksi suunnittelijaa, jotka työskentelivät yhtiön puolitoista vuotta kestävässä Microsoft Consultant Associates - koulutusohjelmassa. Voittajat loivat sivuston ulkoasun yrityksen nykyisen sivuston ulkoasun ja Microsoft Office SharePoint Designer 2007:n avulla. Tämän jälkeen kehittäjät käyttävät sivuston toteuttamiseen Office SharePoint Serverin toimintoja, mukaan lukien Web-osia. Ainakin 95 prosenttia sivustosta luotiin valmiista osista ilman mukautettua koodia, mikä ei ainoastaan nopeuttanut kehittämistyötä vaan myös helpottaa tulevien päivitysten ja parannusten toteutusta.

Kuva 2. Kuvassa on osa CDW:n portaalin Microsoftiin liittyvää viitemateriaalisivua, joka sisältää oppaita, diaesityksiä, tapaustutkimuksia ja muuta materiaalia, jonka avulla myyntiedustajat voivat luoda asiakkaiden pyyntöjä järjestelmään ja vastata niihin. Keskitetty sisällönhallinta Sivusto on jaettu sisällön mukaan neljään alueeseen, josta käyttäjät saavat yksityiskohtaisia tietoja yrityksen tuotteista niiden myynnistä. Nämä neljä aluetta ovat tietotyöntekijä, yhdistetty viestintä, perusinfrastruktuuri ja tietoturva. Kukin sisältöalue on jaettu useisiin hallinnollisiin alasisältöihin, joihin jokaiseen liittyy omaa materiaalia. Näitä alueita ovat esimerkiksi tietokanta, joka koostuu asiakastapaamisissa esiin tulleista kysymyksiä ja niiden ratkaisuista, parhaat käytännöt, koulutusmateriaalit ja teknisten ratkaisujen osaamiskeskus. Lisäksi sivustossa on hallinnollista sisältöä, kuten sopimuksia ja työn kuvauksia. CDW tallensi sekä jäsentyneen että jäsentymättömän tiedon eli asiakirjojen, taulukkojen ja muiden tiedostotyyppien sisällön Office SharePoint Server 2007:n vakio-ominaisuuksia hyödyntäen. Yksi portaalin olennaisimmista osista on kuhunkin sisältöalueeseen liittyvä myyntialue, joka sisältää kattavat tiedot kyseisen sisällön tuotteista. Myyntiedustaja voi etsiä myyntialueelta esimerkiksi luettelon kyseisen sisällön tarjoamista ratkaisuista sekä kutakin tarjottavaa tuotetta vastaavat myyntiresurssit, kuten mallit, esitykset, asiakasesimerkit, tekniset raportit, tekniset tiedot ja myyntiprofiilit. Jos myyntiedustaja esimerkiksi valitsee kunnon tarkastusta koskevan osion, näkyviin tulee yrityksen kaikki tähän aiheeseen liittyvä sisältö. Portaali on myös järjestetty siten, että kaikki myyntipuolen työntekijät voivat siirtyä suoraan siihen hallintoalueeseen, jossa on neljän sisältöalueen myyntimateriaali sekä Microsoft-tiimin tarvitsemat yleiset markkinointi- ja käyttöoikeustiedot. Tällä tavoin työntekijät pystyvät käyttämään tarvittavia tietoja entistäkin helpommin ja nopeammin.

"Nyt kun käytössä on uusi SharePoint-portaali, pystymme luomaan aiempaa nopeammin entistä parempia tarjouksia." CDW:n tietotyöntekijäratkaisujen päällikkö Drew Jones Tiedonhallintaa etsimässä Asiantuntijapalveluiden tarjoamisen keskeinen edellytys on tiedonhallinta, ja yritys parantaa näitä ominaisuuksia useilla eri tekniikoilla. Myyntiedustajat löytävät nyt helposti etsimänsä tiedot laajasta sisältövalikoimasta. Esimerkiksi käyttäjän Active Directory -palvelun profiilin perusteella luodut roolipohjaiset näkymät antavat myyntiedustajille ja tekniikan toteuttajille heidän työnkuviaan vastaavat erilaiset sisältönäkymät. Office SharePoint Serverin hakutoiminnot varmistavat osaltaan tietojen nopean löytymisen koko intranetistä. Esimerkiksi Parhaat valinnat -toiminto näyttää käyttäjille olennaisimmat hakutulokset. Kun käyttäjä etsii jotain tiettyä ratkaisua, Parhaat valinnat -toiminto antaa hänelle linkit kyseiseen tarjoukseen liittyviin työmalleihin sekä ratkaisun tarjousten aloitussivulle. Asiantuntijahaku tunnistaa ne yrityksen työntekijät, jotka voivat auttaa käyttäjää jonkin tietyn ongelman ratkaisemisessa. Yhteiskäyttötyökalut CDW sisällytti sivustoon useita ominaisuuksia, jotka parantavat yrityksen asiantuntijoiden, esimiesten ja muiden työntekijöiden välistä yhteistyötä. Yritys esimerkiksi automatisoi useita avainprosesseja, kuten työn kuvausten kehittämisen ja hyväksymisen, Office SharePoint Server 2007:ään sisältyvällä työnkulkuominaisuudella. Kaikkien työn alla olevien työn kuvausten tila mukaan lukien tarvittavien toimenpiteiden, kuten työn kuvauksen arvioinnin ja hyväksynnän tila on välittömästi näkyvissä työn kuvauskeskuksessa, ja käyttäjät saavat automaattisesti viestin, kun heidän on osallistuttava työn kuvauksen työstämiseen tai heidän on hyväksyttävä se ennen asiakkaalle toimittamista. Asiantuntijat voivat hyödyntää myös Office SharePoint Serverin wiki-sivustoja ja luoda yhteistyössä muiden parhaita käytäntöjä jokaista sisältöaluetta varten. Asiantuntijat näkevät toistensa mielipiteet ja voivat keskustella niistä verkossa. Kun he pääsevät yksimielisyyteen, lopputulos merkitään hyväksytyksi parhaaksi käytännöksi. CDW luo työntekijöiden henkilökohtaisia sivustoja Oma sivusto -toiminnolla. Työntekijät voivat näissä sivustoissa julkaista ja jakaa blogeja sekä muuta sellaista sisältöä, joka ei sovi portaalin muille sisältöalueille. Toinen CDW:n asiantuntijoiden säännöllisesti käyttämä ominaisuus on diakirjastot. Työntekijöiden on helppo valita uusiin tarjouksiin soveltuvat yksittäiset diat ja yrityksen ei enää tarvitse säilyttää entistä määrää laajoja esityksiä, mikä vapauttaa tallennustilaa verkossa. Työntekijät voivat myös varmistaa Office SharePoint Serverin lähteeseen vievällä linkkitoiminolla, että heidän esityksessään on käytetty uusimpia dioja. Keskitetyt BI-työkalut tehostavat toimintaa Samalla tavoin kuin CDW:n työntekijät saavat käyttöönsä sisältöä keskitetyistä sijainneista sisältöjen hallinta-alueiden avulla, portaalin raportointikeskuksessa on keskitettyjä näkymiä yrityksen ja etenkin myyntitoimintojen tilasta. Raportointikeskuksen raporttinäkymistä näkee välittömästi keskeiset, värikoodatut suorituskyvyn mittarit. Microsoft Office SharePoint Server 2007:n Web-osat, joissa on käytössä Excel Services, tukevat raporttinäkymiä. Web-osat taas saavat myyntitietoja asiakassuhteiden hallinnasta ja muista CDW-ympäristön järjestelmistä, erityisesti Changepointista, joka on kolmannen osapuolen automatisointija asiantuntijapalvelusovellus. Office SharePoint Server 2007:n Business Data Catalog -toiminto hakee tiedot Changepoint-

"Koska tietopyyntöjä ei enää käytännössä lähetä lainkaan sähköpostitse, säästämme niiden työntekijöiden aikaa, jotka olisivat muuten vastaanottaneet näitä pyyntöjä ja vastanneet niihin." CDW:n Yhdysvaltain keskiosien ohjelmistojen ja ratkaisujen myyntipäällikkö Jennifer Weis työkalusta ja tuo ne saataville SharePointsivuston Web-osiin. Myyntiprosessia koskevat BI-tiedot, solmittujen sopimusten määrä, liiketoiminnan kehittäminen, asiakassuhteet ja muu sisältö on integroitu raporttinäkymän kaltaiseen työkaluun jatkuvaa myyntimahdollisuuksien hallintaa varten. Kuten muissakin sivuston osioissa, yritys voi tarjota Active Directory -palvelun ansiosta käyttäjille heidän tehtäviinsä soveltuvaa tietoa. Integrointi laajentaa ratkaisun käyttömahdollisuuksia CDW:n myyntiportaali integroituu moniin yrityksessä jo käytössä olevien Microsofttekniikoiden kanssa. Yrityksessä on jo käytössä 2007 Microsoft Office -ohjelmistopaketit, Office Communications Server 2007, Exchange Server 2007 ja Windows Vista -käyttöjärjestelmä. Esimerkiksi myyntiedustajat koordinoivat Office Outlook 2007:n henkilökohtaiset ja yhteystiedot SharePoint-sivustossa olevien tiimin kalentereiden ja yhteystietojen kanssa. Integrointi Office Communications Serverin kanssa puolestaan mahdollistaa läsnäolotietojen tuomisen Office SharePoint Serverin tiedostokirjastoihin, jolloin asiakirjaan tutustuva myyntiedustaja voi tarkistaa saman tien, onko sen tekijä paikalla, ja aloittaa tarvittaessa puhelin- tai pikaviestikeskustelun asiakirjasta. Edut CDW:n esimiehet ja myyntiedustajat luovat entistä parempia tarjouksia nopeammin ja tehokkaammin sekä tekevät enemmän yhteistyötä. Sen jälkeen kun yrityksessä otettiin käyttöön uusi Office SharePoint Server 2007:llä luotu myyntiportaali, yritys on reagoinut aiempaa paremmin asiakkaiden tarpeisiin ja myyntiprosessi on lyhentynyt puoleen entisestä. Tiedonhaun nopeutuminen säästää myyntiedustajille 10 tuntia viikossa Uuden myyntiportaalin ansiosta CDW:n myyntiedustajat työskentelevät aiempaa tehokkaammin, koska he löytävät nyt helpommin tarvitsemansa tiedot ja tekevät yhteistyötä keskenään. "Nyt kun käytössä on uusi SharePoint-portaali, pystymme luomaan aiempaa nopeammin entistä parempia tarjouksia", CDW:n tietotyöntekijäratkaisujen päällikkö Drew Jones toteaa. Esimerkiksi tuotteen tai palvelun toimittamiseen perustuvan työn kuvauksen luomiseen tarvittavien tietojen etsimiseen, mukaan lukien tietopyyntöjen lähettämiseen työtovereille sähköpostitse, kului aiemmin myyntiedustajalta kolme tuntia yhtä työn kuvausta kohti. Koska tiedot on nyt keskitetty portaaliin, jossa voi suorittaa hakuja, yhteen työn kuvaukseen tarvittava aika on kutistunut viiteen minuuttiin. Jokainen myyntiedustaja luo keskimäärin kolme työn kuvausta viikossa, joten uusi järjestelmä säästää miltei 10 tuntia henkilöä kohti viikossa ja he voivat nyt käyttää tämän ajan uusien myyntimahdollisuuksien etsimiseen. "Ja tämä on säästöistä vähäisin", Weis lisää. "Koska tietopyyntöjä ei enää käytännössä lähetetä lainkaan sähköpostitse, säästämme niiden työntekijöiden aikaa, jotka olisivat muuten vastaanottaneet näitä pyyntöjä ja vastanneet niihin." Tarjousten tekeminen nopeutuu ja myyntiprosessi lyhenee puoleen Sen lisäksi että portaali lyhentää työntekijöiden työn kuvausten luomiseen käyttämää aikaa, Waterfieldin mukaan se myös auttaa CDW:tä solmimaan myyntisopimuksia nopeammin. "Koska portaali helpottaa tietojen käyttämistä, voimme laajentaa tuotevalikoimaamme ja

"Jos voin käyttää internetiä ollessani asiakaskäynnillä, voin vastata heti sellaisiin kysymyksiin, joihin olisin ennen saanut vastaukset vasta palattuani toimistoon. Olemme pystyneet lyhentämään myyntiprosessin ainakin puoleen aiemmasta." CDW:n Yhdysvaltain keskiosien ohjelmistojen ja ratkaisujen myyntipäällikkö Jennifer Weis nopeuttaa myyntiprosessia", Weis kertoo. "Nyt pystymme tekemään yhdessä myyntitapaamisessa saman, mihin aiemmin tarvittiin kaksi tai kolme tapaamista. Voimme vastata asiakkaille yhdessä päivässä, kun aiemmin siihen saattoi kulua viikkokin. Jos voin käyttää internetiä ollessani asiakaskäynnillä, voin vastata heti sellaisiin kysymyksiin, joihin olisin ennen saanut vastaukset vasta palattuani toimistoon. Olemme pystyneet lyhentämään myyntiprosessin ainakin puoleen aiemmasta." Weis ottaa esimerkiksi päivän, jolloin hän palasi asiakastapaamisesta toimistoon kello 10.30. Hän käytti myyntiportaalin valmiita tuote- ja asiantuntijapalvelutarjouksia, mikä nopeutti tarjouksen tekoa niin paljon, että hän sai työn kuvauksen valmiiksi tunnin sisällä. Portaalin automatisoitu työnkulku lähetti ilmoituksen luodusta työn kuvauksesta tarvittaville kolleegoille, jolloin he saattoivat tarkastaa ja hyväksyä sen seuraavan tunnin aikana. Asiakas sai valmiin työn kuvauksen neljän tunnin sisällä Weis arvioi, että aiemmin sen valmisteluun olisi kulunut viikko. Samalla tavoin esimiehet voivat käyttää portaalissa olevia myyntitietoja myyntitapahtumien onnistumisen tarkkailuun ja tehdä sitten näiden tietojen avulla parempia päätöksiä tapahtumien toistamisesta. "Portaalin avulla saamamme liiketoimintaa koskevat tiedot mahdollistavat aiempaa parempien markkinointipäätösten ja henkilöstöpäätösten tekemisen ja resurssien järkevämmän priorisoinnin", Waterfield kertoo. Parempia liiketoimintapäätöksiä parempien tietojen pohjalta SharePoint-portaalin ansiosta CDW:n esimiehillä on aiempaa luotettavampia tietoja, joiden perusteella he voivat tehdä päätöksiä. Esimerkiksi raporttinäkymässä näkyy trendit kuuden viikon ajalta. Esimiehet voivat seurata näitä trendejä ja havaita mahdolliset ongelmat, ennen kuin ne toteutuvat. "Jos näemme myynnin laskevan jollain alueella, voimme päättää lisätä rekrytointia ja palkata lisää työntekijöitä, jotta myyntiluvut saadaan entisenlaisiksi", Weis sanoo. "Voimme myös tarkkailla valmisteilla olevien tarjousten määrää ja nähdä, olemmeko tarpeeksi aktiivisia, jotta tavoitemyynti saavutetaan ja ryhtyä tarpeen vaatiessa toimenpiteisiin."

Lisätietoja Lisätietoja Microsoftin tuotteista ja palveluista saat ottamalla yhteyden Microsoftin paikalliseen tytäryhtiöön: Microsoft Oy Keilaranta 7 02150 Espoo puh. 09-525501 www.microsoft.fi Microsoft Office system Microsoft Office System on yritysmaailmassa käytetty tietotyöympäristö. Se koostuu ohjelmista, palvelimista ja palveluista, joide avulla tiedon voi muuttaa teoiksi. Lisätietoja Microsoft Officesta on osoitteessa www.microsoft.com/office Asiakaspalvelu: Puhelinnumero: 09-8171 0400 Sähköpostiosoite: finland@microsoft.com Lisätietoja on myös osoitteessa www.microsoft.com. Lisätietoja CDW:n tuotteista ja palveluista on osoitteessa www.cdw.com Ohjelmisto ja palvelut Microsoft Office Microsoft Office Communications Server 2007 Microsoft Office Outlook 2007 Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Microsoft Office SharePoint Server 2007 Tekniikat Active Directory Business Data Catalog Microsoft Office SharePoint Server 2007:n Excel Services Tapaustutkimus on tarkoitettu vain tiedoksi. MICROSOFT EI ANNA TÄSSÄ ASIAKIRJASSA MITÄÄN NIMENOMAISIA TAI OLETETTUJA TAKUITA. Asiakirja on julkaistu syyskuussa 2008