Eduskunnan tiedon ja tietämyksen hallinta -projekti Olli Mustajärvi olli.mustajarvi@eduskunta.fi Eduskunta www.eduskunta.fi Mistä on kysymys? Case eduskunta Tiedon ja tietämyksen hallinta-projektit tulokset pilotoinnit sähköinen työtila mobiilipalvelut KE:n työprosessit e-tietopalvelut Tulevaisuudessa kaikki on toisin?! Eduskunta 2
Eduskunnan toiminnan ja tietotekniikan jatkuvasti syventyvä vuorovaikutus Vaatimukset Mahdollistavat tekijät Toiminta Toiminta Toiminta IT:n mahdolkiinteä lisuuksien hyödyntäminen vuorovaikutus IT Toiminta IT Luodaan uusia palveluja ja toimintatapoja IT IT Kehitysaallot 1987-91 Perustan rakentaminen 1984-87: Heräämisen aika 1995-99 Eduskunta lasikaappiin 1991-1995 Eduskunta Lainsäädäntötyön ytimeen 2000 --> Verkottuminen3 tietoyhteiskuntaan 1985 Eduskunta 4 2
Ongelma: Tietotulva 500 sivua tulee paperia päivässä ja sähköpostit päälle. Et voi lukea kaikkea!» Kansanedustaja Jyrki Kasvi (HS 18.12.2003) Eduskunta 5 KM-raportit verkossa Avauksia tietämyksen hallintaan loppuraportti (http://fakta.eduskunta.fi /fakta/vk/tuv/tuv12.htm#km) Developing and implementing Knowledge Management in the Parliament of Finland (http://www.eduskunta.fi/fakta/vk/tuv/km_finnish_ Parliament.pdf) Eduskunnan tiedon ja tietämyksen hallinta (http://www.eduskunta.fi /fakta/julkaisut/ekj6_2001.pdf) Eduskunta 6
Tietämyksen hallinnan ulottuvuudet Kulttuuri Johtaminen Organisaatio Toiminnan tavoitteet Tietämysorganisaatio Prosessit Teknologiat Suhteet Oppiminen Eduskunta 7 Eduskunnan kanslian tietämyksen hallinnan visio Eduskunta on osaava ja oppiva, työskentelykultturiltaan Eduskunta on osaava ja oppiva, työskentelykultturiltaan yhteistyöhaluinen ja -kykyinen avoin tietämysorganisaatio. yhteistyöhaluinen ja -kykyinen avoin tietämysorganisaatio. Eduskunta hoitaa sille valtiosäännössä annetut tehtävät pyrkien eri valtioelinten väliseen avoimeen yhteistyöhön. Eduskunta hoitaa sille valtiosäännössä annetut tehtävät pyrkien eri valtioelinten väliseen avoimeen yhteistyöhön. Eduskunnassa Eduskunnassa tehdään tehdään työtä työtä demokratian demokratian edistämiseksi edistämiseksi avoimessa avoimessa ja ja aktiivisessa, aktiivisessa, yhteistyötä ja vuorovaikutusta tukevassa työskentelykulttuurissa. yhteistyötä ja vuorovaikutusta tukevassa työskentelykulttuurissa. Hallinnon Hallinnon tuottamat tuottamat palvelut palvelut kehittyvät kehittyvät valtiosäännöstä valtiosäännöstä ja ja kansanedustajien kansanedustajien tehtävistä tehtävistä lähtien lähtien käyttäjien (asiakkaiden) ja yhteiskunnan muuttuvien tarpeiden mukaan. Palvelujen tuottamiseksi tarvittavaa käyttäjien (asiakkaiden) ja yhteiskunnan muuttuvien tarpeiden mukaan. Palvelujen tuottamiseksi tarvittavaa osaamista kehitetään ja hyödynnetään tehokkaasti yhteistyössä, yhteisiä tavoitteita tukien. osaamista kehitetään ja hyödynnetään tehokkaasti yhteistyössä, yhteisiä tavoitteita tukien. Osaamisen Osaamisen systemaattinen systemaattinen ja ja hyödyntäminen hyödyntäminen Yhteistyön ja Yhteistyön ja vuorovaikutuksen vuorovaikutuksen Palveluiden Palveluiden asiakaslähtöisenä asiakaslähtöisenä kokonaisuutena kokonaisuutena Viestintä- ja Viestintä- ja palvelukanavien palvelukanavien Eduskunta 8
Eduskunnan tiedon ja tietämyksen hallinta Tietämyksen hallinnan tavoitetila Toiminnan tavoitteet ja niiden taustalla olevat yhteiset arvot selkeitä kaikilla tasoilla. Roolit, vastuut, valtuudet. Kannustetaan organisaatiorajat ylittäviä projekteja ja tietämyksen jakamista. Tavoitteiden toteutumista seurataan. Palkitseminen. Rakentava palaute. Olemassaolevan tiedon ja palveluiden hyödyntämistä tuetaan monipuolisin koulutuksellisin keinoin. Uusien palveluiden kokeilua tuetaan. Käyttöliittymät ja työvälineet personoitavissa. Tietotekninen infrastruktuuri piilossa käyttäjältä (portaali tietoon). Yhteistyötä ja tietämyksen jakamista tuetaan myös tietotekniikan keinoin. Yhteiset arvot toiminnan pohjana. Työskentelykulttuuri avoin ja aktiivinen. Yhteistyö, vuorovaikutus, tietämyksen jakaminen. Johtaminen Toiminnan tavoitteet Teknologia Kulttuuri Eduskunnan tietämyksen hallinta Suhteet Organisointi Prosessit Oppiminen Yhteistyö valtioneuvoston kanssa tiivistä. Yhteistyöhankkeet. Tieto ulkopuolisista asiantuntijoista ja heidän osaamisestaan kaikkien käytettävissä. Kansalainen toimii aktiivisesti poliittisena vaikuttajana. Toiminnan ja palveluiden yhteistyössä: asiantuntemus ratkaisee, ei organisatorinen sijainti. Hyviä käytäntöjä, toiminta-tapoja yms. jaetaan ja hyödynnetään avoimesti. Tehokas sisäinen viestintä. Selkeä kuva kansanedustajien tavoitteista ja tehtävistä toimii palvelujen kehittämisen pohjana. Edustajien avustajien rooli ja käytettävissä olevat palvelut selkeästi määritelty. Virkamiesten rooli selkeästi määritelty Osaamisen systemaattista ja koordinoitua. Kehityskeskusteluiden avulla seurataan osaamisen kehittymistä ja tarvetta. Perehdyttämiseen panostetaan. Koko org. Työssä oppimista tuetaan. Tehtävien vaihto, työnkierto. Vuorovaikutus työssä. Eduskunta 9 Eduskunnan tiedon ja tietämyksen hallinta Kehittämisen painopistealueet sosiaalistaminen (socialization) ulkoistaminen (externalization) Yhteistyön ja vuorovaikutuksen Osaamisen hiljainen tietämys hiljainen tietämys näkyvä tietämys näkyvä tietämys Palveluiden Viestintä- ja palvelukanavien sisäistäminen (internalization) yhdistäminen (combination) Eduskunta 10
Tulevaisuusvaliokunnan pilotti yhteistyö vuorovaikutus sähköinen työtila e-government Transacting Informing Involving e-democracy Eduskunta 11 Yhteistyön ja vuorovaikutuksen tukeminen Eri Paikka Chatti, viestinvälitys, videokonferenssi, sovelluksen jakaminen, WEB -lähetykset Kokous- ja äänestysjärjestelmät Sähköposti, keskustelufoorumit, ilmoitustaulut, verkkojulkaiseminen Dokumentinhallinta Työnkulun hallinta Sama Työjärjestyksen hallinta Kalenteri ja resurssien varaaminen Sama Aika Eri Eduskunta 12
Valiokuntatyön vuorovaikutuksen työkaluja?? Valiokunnan esittelymateriaali - arkisto ekirjevaliokuntakirje pikagallup koeäänestys Ilmoitustaulu Eduskunta Asiantuntijakysely keskustelut Asiantuntijaäänestys Asiantuntijaklubin jäsenyys ekirje- valiokuntakirje asiakirjahautomo Tunnetut ulkoiset tahot Asiantuntijat Kansanedustajat Valiokunta Valiokunnanarkisto Valiokunnankalenteri Valiokunnansisäiset tiedotteet Ideahautomo Asiakirjahautomo Valiokuntagallup Valiokunnanjäsenten äänestys Keskustelufoorumit Verkkokokous Virkamiehet EK-ryhmä Eduskunta 13 Sähköinen työtila Eduskunta 14
Mobiilipilotti tietojärjestelmien palvelujen käyttö mobiililaitteilla yhdellä kapulalla kaikki nykyajan paimentolaisia? Eduskunta 15 Kansanedustajien missiot Eduskunta 16
Eduskunta 17 Tiedon metsästä Henkilökohtaisek si tiedon puuksi Eduskunta 18