Työsuunnitelma Konsernirakenne ja johtaminen -teemaryhmä 13.12.2016 1 www.pirkanmaa2019.fi
Työsuunnitelman sisältö 1. Kokouskäytännöt 2. Toiminnan tavoitteet 3. Teemaryhmän tehtävät 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet 5. Valmisteluresurssit, työkokonaisuudet ja työnjako 6. Teemaryhmän viestintä 13.12.2016 2 www.pirkanmaa2019.fi
1. Kokouskäytännöt Teemaryhmän puheenjohtajana toimii suunnittelujohtaja Tarja Puskala Tampereen kaupungilta. Varapuheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja Esa Sirviö Mänttä-Vilppulasta. Puheenjohtajien ollessa estyneitä kokous valitsee puheenjohtajan. Teemaryhmän jäsenten varajäsenenä toimii varsinainen jäsenen lähettämä asiantuntija. Kokouksissa sihteerinä toimii Mikko Koponen Pirkanmaan liitosta. Kokouspaikat pyritään järjestämään Tampereen kaupungin virastotalosta. Tarkempi paikka ilmoitetaan aina kokouskutsussa. Kokouksia tai työpajoja pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Kokouskutsu, esityslista ja taustamateriaalit toimitetaan kolme arkipäivää ennen kokousta, mutta asioita voidaan tuoda myös suoraan teemaryhmän kokouksiin. Teemaryhmän kokouksissa laaditaan aina projektiryhmälle tiedotettavat asiat -dia se liitetään kokousmuistioon. Muistioon kirjataan myös aina johtopäätös siitä, mitä ollaan saatu aikaan kokouksessa. Teemaryhmän muistiot ovat lähtökohtaisesti julkisia. Ryhmän julkinen materiaali kootaan pirkanmaa2019.fi-sivuille ja valmistelumateriaali my.pirkanmaa.fi-työtilaan. Virallisesta tiedottamisesta vastaa projektiryhmä (ks. tarkemmin kohta 6). 13.12.2016 3 www.pirkanmaa2019.fi
2. Toiminnan tavoitteet Esivalmisteluvaiheen aikana työryhmien työllä pohjustetaan ja aloitetaan sote- ja maakuntauudistuksen toteutus Pirkanmaalla. Työn on tarkoitus varmistaa, että uudistus tapahtuu järjestelmällisesti, tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Toimintaa johtaa esivalmistelun hallitus ja johtoryhmä. Teemaryhmän työtä ohjaa ja koordinoi Yhteiset asiat -projektiryhmä. Tavoitteena on tehdä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus. Tämä tarkoittaa, että uudistus nähdään mahdollisuutena tehdä asiat paremmin, asiakaslähtöisemmin ja vaikuttavammin. Haasteena on irrottautua nykyrakenteista ja -toimintatavoista ja aidosti uudistaa uuden maakunnan toiminta- ja palvelukokonaisuutta. 13.12.2016 4 www.pirkanmaa2019.fi
3. Teemaryhmien yleiset tehtävät Tarkentaa nykytilan kuvausta tarpeellisessa määrin. Nykytilan kuvaus kertoo toiminnan nykyisen järjestämistavan, siihen käytetyt resurssit sekä keskeiset tulokset ja vaikutukset. Tarkastella toimintojen yhteyspintoja sekä yhteistyötarpeita ja -mahdollisuuksia maakunnassa. Myös maakuntarajojen yli tapahtuva yhteistyötä on tarkasteltava. Kerätä eri organisaatioissa kehitetyt hyvät käytännöt ja laatia suunnitelma niiden hyödyntämisestä ja levittämisestä Hahmottaa toimintojen ja palvelujen tulevaa uudistavaa järjestämismallia ottaen huomioon mahdollisuudet uusiin toimintatapoihin, organisoitumiseen ja yhteistyöhön: miten toimitaan uudessa maakunnassa? Tarkastella teemaryhmiä läpileikkaavia asioita (esim. riskien hallinta) ja järjestää tarvittaessa yhteisiä työpajoja tms. Valmistella materiaalia muutosviestintään sekä tehdä muut projektiryhmän ja projektijohtajan antamat tehtävät Teemaryhmät voivat teettää selvityksiä ja antaa toimeksiantoja pienemmille työryhmille. Se voi järjestää työpajoja, kuulemistilaisuuksia sekä muilla tavoin varmistaa sidosryhmien osallistumisen valmisteluun. 13.12.2016 5 www.pirkanmaa2019.fi
3. Konsernirakenne ja johtaminen -teemaryhmän tehtävät Tehtävät: Valmistella esitys/innovatiivisia vaihtoehtoja uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteeksi Arvioida tarkoituksenmukaista toimielinjakoa etsimällä synergiaetuja ja karsimalla päällekkäisyyksiä maakunnalle siirtyvistä tehtäväkokonaisuuksista. Tuottaa sisältöä ja linjauksia uuden maakunnan hallintosääntöön ja konserniohjeeseen (ainakin maakunnan johtaminen, toimielin- ja henkilöstöorganisaatio, toimielinten tehtävät ja toimivalta, konserni- ja omistajaohjaus sekä sopimukset) Pohtia uuden maakuntastrategian roolia keskeisenä johtamisen työvälineenä Hahmotella pirkanmaalaista verkottunutta monituottajamallia (järjestäjäorganisaatio) Mielenkiintoisten eurooppalaisten alueellisten hallinto- ja johtamisratkaisujen benchmarkkaus Seurata kansallista maakuntalain valmisteluryhmää ja maakuntalain valmistelua (hallinnon järjestämisen ja johtamisen osalta) Hahmotella väliaikaishallinnon organisoitumista Tavoite 30.6.2017: Vaihtoehdot uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteesta väliaikaishallinnolle Tavoite 1.3. 31.12.2018: Uuden maakunnan ketterä konserni- ja johtamisrakenne on valmis (valmius itsehallinnolle). Valtuusto on nimennyt käynnistyvän maakunnan toimielimet sekä hyväksynyt hallintosäännön 13.12.2016 6 www.pirkanmaa2019.fi
4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet Teemaryhmän työskentely sovitetaan yhteen projektiryhmän toiminnan ja sen kokousrytmin kanssa. Kokouksia tai työpajoja pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Teemaryhmän kokouksista toimitetaan projektiryhmälle tiedotettavat asiat -tiedote. Teemaryhmän puheenjohtaja osallistuu projektiryhmän kokouksiin ja antaa lyhyen tilannekatsauksen teemaryhmän toiminnasta. Teemaryhmä raportoi välittömästi projektiryhmälle asioista, jotka vaativat johtoryhmän tai hallituksen linjausta. Valmisteluvaiheen välitavoitteet 15.12.2016: Teemaryhmä on järjestäytynyt ja aloittanut työskentelyn. Työsuunnitelma ml. aikatauluja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Konserni- ja johtamisrakenteen hahmottelu, perusaineiston keruu ja tilannekuvausten laadinta on aloitettu. 23.2.2017: Väliraportointi projektiryhmälle. Väliraportissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. Teemaryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin keskeisiin teemaryhmiin. 24.5.2017: Teemaryhmän raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja projektiryhmä on ne käsitellyt. 13.12.2016 7 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit, työkokonaisuudet ja työnjako (1) Kokousten asialistat ja materiaalit valmistelee teemaryhmän tekninen sihteeri ryhmän ja puheenjohtajan esiin nostamien asioiden pohjalta. Teemaryhmän puheenjohtaja vastaa ryhmän keskinäisen ja teemaryhmien välisen toiminnan yhteensovittamisesta sekä toiminnan koordinoinnista projektiryhmän suuntaan. Konsernirakenne- ja johtaminen teemaryhmän esivalmisteluvaiheen työkokonaisuudet: 1. Hahmotelma(t) uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteeksi. Teemaryhmä aloittaa luomalla työpajatyyppisenä työskentelynä hahmotelmaa uuden maakunnan konserni- ja johtamisrakenteeksi ( lakanamalli ). Hahmottelu jatkuu läpi koko valmisteluvaiheen ja siihen lisätään muiden teemaryhmien myöhemmin esiin nostamia toimintamalleja. Myös laajempi yhteistyöalue (ERVA) integroidaan hahmoteltuihin rakenteisiin. Alkuun työssä keskitytään erityisesti järjestäjätehtäväkokonaisuuteen. Työn tueksi selvitetään myös valmistelun lainsäädännöllinen liikkumavara (Vuokko, Mikko ja Kari). 2. Tuotetaan sisältöjä hallintosääntöön. Esivalmistelussa tavoitteena on saada aikaan vähintään hallintosäännön runko keskeisimmiltä osin. Hahmoteltu KoJo-rakenne siirretään hallintosääntöön. Valmistelusta vastaa lakiryhmä, Vuokko toimii vetäjänä. 3. Hahmotellaan maakuntastrategian roolia uuden maakunnan johtamisen välineenä. Mietitään millaisia tulokulmia ja sisältöjä strategia vaatii moninaisten tehtäväkokonaisuuksien integroimiseksi ja ohjaamiseksi? (Marko, Päivi, Mikko) 4. Eri toimijatasojen välisten suhteiden jäsentäminen. Selvitetään, miten työnjako kuntien, maakunnan ja valtion välillä on tarkoituksenmukaisinta järjestää. 13.12.2016 8 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit, työkokonaisuudet ja työnjako (2) Hyvien käytäntöjen kartoittaminen ja hallintomallien benchmarking suoritetaan kevyellä menettelyllä (Mikko laatii ytimekkään selvityksen). Myös nykytilankuvausta on tarve tarkentaa konsernirakenteen ja johtamisen osalta. Tämä tehdään myös kevyellä menettelyllä (Mikko, Tarja). Teemaryhmä voi organisoitua tarvittaessa alaryhmiin tai temaattisiin työpajoihin, joihin kutsutaan jäsenet asiantuntemuksen mukaan. Keskeiset valmisteluvaiheen sidos- ja teemaryhmät ovat ainakin: SOTE- ja MAKU-projektiryhmät kokonaisuudessaan Järjestäjän ja tuottajan roolit -teemaryhmä (yhteiset) Yhteistoiminta-alue -teemaryhmä (yhteiset) Palveluverkko- ja integraatio -teemaryhmä (SOTE) Kaikki teemaryhmät, jotka arvioivat ja hahmottelevat eri toimintojen uudenlaista organisoimista (tunnistavat synergisiä toiminnallisia yhteyksiä) Muutosvoima-hankkeen henkilöstö tukee teemaryhmän työtä, mutta sen työpanos on rajallinen. Teemaryhmään kuuluvien sidosryhmien tarjoama työpanos, tilat ja henkilöresurssit ovat kriittisiä esivalmisteluvaiheen läpiviemiseksi. Muutosvoima-hanke kattaa kohtuullisissa määrin tilavuokrat laajoihin, osallistaviin ja teemaryhmien toimintaa yhteen kokoaviin työpajoihin yms. 13.12.2016 9 www.pirkanmaa2019.fi
6. Teemaryhmän viestintä Projektiryhmä virallisena viestijänä (viestintäryhmä tukee, aktiivinen tiedottaminen). Tiedotteet lähtevät kootusti osoitteesta pirkanmaa2019@pirkanmaa.fi Projektiryhmien yhteydessä olevat teemaryhmät (22 kpl) vastaavat käytännön valmistelusta. Teemaryhmät konkretisoivat tavoitteet ja valmistelevat materiaalia muutosviestintään. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Teemaryhmien tulee pitää toisensa ja muut uudistuksessa olevat tahot tietoisena valmistelusta. Valmistuneet materiaalit (muistiot tms.) toimitetaan: yhteisten ryhmien osalta: mikko.koponen@pirkanmaa.fi Ryhmien kokousajat ja materiaalit laitetaan näkyviin nettisivuille www.pirkanmaa2019.fi. Tulossa myös työtila my.pirkanmaa.fi Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa. Ks. tarkemmin Pirkanmaa2019-viestintäsuunnitelma osoitteessa: http://www.pirkanmaa.fi/wpcontent/uploads/pirkanmaa2019_viestint%c3%a4suunnitelma.pdf