Johtaminen ja hallinto -työryhmän kokous

Transkriptio

1 Muistio 1 (5) Johtaminen ja hallinto -työryhmän kokous Aika: klo Paikka: Osallistujat: Tampella-talo, Kelloportinkatu 1C, 4. krs, kh. Kelloportti Erillinen liite

2 Muistio 2 (5) Asia Esittely, keskustelu, jatkotoimenpiteet 1 Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen 2 Maakuntahallinnon organisointivaihtoehdot Liite 1 Puheenjohtaja avasi kokouksen ja antoi tilannekatsauksen uudistusvalmistelun etenemisestä. Esiteltiin kokousdia. Joha-työryhmä käsitteli maakuntahallinnon organisoitumista ja vaihtoehtoja Jatkovalmisteluun tuotiin seuraavia huomioita: Jatkossa on tärkeä määritellä konsernipalvelujen tehtäviä suhteessa palvelutuotannon/liikelaitosten tehtäviin. Työnjaon ja johtosuhteiden tulee olla selkeät. Konsernipalvelujen osalta eräiden tehtävien keskittämistä tai hajauttamista tulee pohtia lisää. Tällaisia ovat esim. Viestinnän, oikeudellisten palveluiden ja projektitoimiston tehtävät Riskienhallinta ja turvallisuus. Turvallisuutta varmistavia tehtäviä ei pidä organisoida vain yhteen yksikköön, koska se vaatii toimintoja kaikilla tasoilla ja toiminnoissa. Tulisiko jossain vaiheessa testata hahmoteltua organisaatiota sekä tehtävä- ja vastuusuhteita häiriötilanteen näkökulmasta (riskitesti)? Todettiin, että maakuntajohtajan tehtäväkenttä on laaja, ja maakuntahallinnon useiden substanssiyksiköiden johtaminen samanaikaisesti muun johtamisen ohella on haasteellista. Tästä näkökulmasta useissa puheenvuoroissa kannatettiin johtamismallivaihtoehtoa, jossa on konsernipalvelujohtaja. Konsernipalvelujen ja järjestämisen tehtäväalojen tehtäviä on nyt tarkennettu niin, että asiakkuuksien ja palvelujen hallinnan, strategisen hankinnan, valinnanvapauden hallinnan sekä tuottajavalvonnan tehtävät on siirretty järjestämisen tehtäväaloille. Edellä mainitut tehtävät ovat järjestämisen ydintehtäviä ja liittyvät pitkälti sote-palveluihin. Asiakkuuksien ja palvelujen hallinnan tehtäviä hoidetaan järjestämisen tehtäväalojen yhteistyönä. Konsernipalveluista on kaksi vaihtoehtoista mallia. Mallissa 1 on yhteensä 6 konsernipalveluyksikköä, joita johtaisi konsernipalvelujohtaja. Mallissa 2 on neljä konsernipalvelukokonaisuutta, jotka on organisoitu toiminnan pääsuunnan ja aikajänteen mukaan. Seuraavassa vaiheessa tarkennetaan konsernipalvelujen resurssit ja tehtävät maakuntahallinnon ja liikelaitosten kesken. Kriteereinä mm. vahvan järjestäjän, kilpailukykyisen tuotannon sekä selkeän ohjauksen periaatteet.

3 Muistio 3 (5) Projektipäälliköt Kristiina Lumme, Tarja Puskala ja Riku Siren esittelivät asiaa. Taustamateriaali (liite 1) löytyy työtilasta. JOHA-työryhmä keskusteli maakuntahallinnon organisoitumisesta ja antoi syötteitä konsernipalvelujen organisointimallien SWOT-analyyseihin. Keskusteltua: MAKU-taseyksikkö. Selvittely VM:n kanssa käynnissä liittyen JHSohjeeseen, jonka mukaan toiminta pitäisi olla vähintään taseyksikkönä, tilinpäätöksessä kirjanpidollisesti yhdistettävä liikelaitokseen. Makutaseyksikkö pidetään toistaiseksi nykyisessä muodossa eli taseyksikkönä. Odotetaan VM:n linjausta asiaan. MAKU-taseyksikössä ELY-tehtävät, jotka eivät ole järjestämisen tehtäviä. Lomittajat yms. Johtokuntien keskinäinen suhde sekä suhde tehtäväaloihin ja valiokuntiin oltava selkeä. Johtosuhteet selvitettävä suhteessa järjestäjään: viranomaistehtäviä voi olla myös liikelaitoksen puolella. Onko harkittu sidosryhmäyhteistyön sijoittamista järjestämisen puolelle? Lähtökohtaisesti ei. Koskee kaikkia toimialoja läpileikkaavasti, ulkosuhteiden hoitaminen on luontevaa olla koordinoidusti konsernipalveluissa. Lisäksi sidosryhmäyhteistyö on sisäänrakennettu toimialojen normaaliin toimintaan. Talouden Controller-toiminto tulee konsernipalveluista ja se tukee järjestämisen substanssivastuualueita. Tehtävänimikkeet (mm. Palvelujohtaja-nimike) tulee koordinoida HR:n toimesta, jotta nimikehierarkiasta tulee selkeä. Liikelaitosvalmistelussa nimikkeet myös suunnittelussa. Kuka esittelee asioita hallituksessa: maakuntajohtaja, järjestämisjohtajat, muut? Tuleeko yhden esittelijän malli? Yhden esittelijän mallissa on riskinsä mm. substanssiasiantuntemuksen puuttumisen suhteen. Asiaa ei ole vielä varsinaisesti käsitelty missään, liittyy hallintosääntötyöhön. Huomioidaan jatkotyössä. Järjestämisjohtajat ovat esillä asioiden johtavina valmistelijoina ainakin valiokuntatyössä. Tarkoitus valiokuntatyöskentelyssä on, että johtavia valmistelijoita olisi useampia. Kuinka paljon tulee kokoaikaisia luottamushenkilöitä? Tällä vaikutusta esittelijäratkaisuihin. ALKE-tehtäväalan 11 htv on alustava ja minimimäärä, jolla järjestämisen tehtäviä hoidetaan. Htv-resurssi tarkennetaan ALKE-tehtäväalan organisoitumisen yhteydessä. ALKE-tehtäväalaa koskevia huomioita ja kommentteja: Kokonaisturvallisuuden-termin käyttö oikeassa yhteydessä ja oikealle tasolle. Kokonaisturvallisuuden yhteensovittaminen on ylimmän johdon asia. Kokonaisturvallisuus on maakuntajohtajan toimialaa.

4 Muistio 4 (5) Konsernitasoinen turvallisuus ja riskienhallinta -tehtävä on konsernipalveluissa. Todettiin, että eri tasojen/toimijoiden tehtävät ja vastuut tulee suunnitella kokonaisuutena, jotta vältetään päällekkäisyydet. Johtajien ja yksiköiden tehtävien hahmottelu esimerkiksi tuloskorttien kautta. Selkiyttää konkreettisesti tehtäviä ja vastuita. Keskusteltiin yleisesti konsernipalvelujen organisointivaihtoehtojen vahvuuksista ja heikkouksista. Työryhmän huomiot erillisessä SWOTtaulukossa (työtilassa). Moni tehtävä tarvitsee vastinparin tuotannon puolelta. Esimerkiksi, hyvin tarkkaan suunniteltava mitä HR-asioita missäkin hoidetaan. Mallissa 2 tulee HYTE-työn paikkaa uudelleen arvioida (tulevaisuustyö vs. ulkosuhteet). Työryhmä koki konsernipalvelujen vaihtoehdoista mallin 2 paremmaksi. 3 Strategiatyön tilannekatsaus Liite 2 Strategiatyö on vaiheessa, jossa maakunnan koestrategia on valmistumassa. Varsinainen strategiaprosessin tarkempi suunnittelu odottaa maakuntavaalipäivän varmistumista. Projektipäällikkö Riku Siren esitteli asiaa. Taustamateriaali (liite 2) löytyy työtilasta. Keskusteltua: Muotoilujen ja lupausten on oltava sellaisia, jotka mahdollistavat tuotannon omat strategiat (esim. realistiset saavutettavuuslupaukset). Toisaalta linjauksien on oltava tavoitteellisia ja ohjaavia. Kieliasussa hallinnon kieltä, jota pyrittävä yksinkertaistamaan. Kunnat vahvemmin näkyviin toteutuslinjauksiin. Myös globaaleja verkostoja toivottiin tuotavan vahvemmin esiin. Palvelujen valvonta esiin toteutuslinjauksiin. Brändin on huomioitava aidosti työntekijät erityisesti siirtymävaiheessa. Toivottiin näkyvän selkeästi strategiassa. 3 Tiedotettavat asiat Työryhmä keskusteli konsernipalvelujen organisointivaihtoehdoista. Työryhmä koki mallin 2 paremmaksi (mallissa konsernipalvelut on jaettu johtamisprofiilien pohjalta: tulevaisuustyö, varmistamisen, konsernin toiminta ja ulkosuhteet). Työryhmä sai tilannekatsauksen strategiatyöhön ja kommentoi strategiaan hahmoteltuja toteutuslinjauksia.

5 Muistio 5 (5) 4 Muut asiat Seuraavat kokoukset: klo klo Klo klo klo Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo