1 Thinking Business Tulevaisuus 2 Liiketoimintakriittiset salkunhallinnan soveltamisalueet ja innovaatioiden lähteet tulevaisuudessa Riskienhallinta 3 Riskienhallinta ja sen merkitys strategisessa salkunhallinnassa Tilannekuva 5 Mikä on tämän päivän tilannekuva TOP- 500 organisaatioiden strategisessa salkunhallinnassa Tulevaisuuden strateginen salkunhallinta 2011-2014 Tutkimukseen vastasi 144 Suomen TE- 500 yritystä sekä julkissektorin edustajaa. Nykytilanteessa alle 4% vastaajista arvioi strategia- kytkennän aina selkeästi toteutuvan Organisaation liiketoiminnallisten hyötyjen arviointiin on lukuisia menetelmiä ja mittareita. Pelkkä sijoituksen takaisinmaksuaika (ROI) tai lyhyen aikavälin tuotto on vain yksi näkökulma, jonka seuraaminen ei takaa yrityksen menestyksen kannalta tavanomaista parempaa lopputulosta. Tässä hetkessä ja tulevaisuudessa tarvitaan menetelmiä ja toimintamalleja, jotka ottavat huomioon organisaation liiketoimintamallin ja strategian, muuttuvan liiketoimintaympäristön, avainresurssit ja keskeisen teknologian kehityksen. Yhden hankkeen tai investoinnin näkökulmasta on siirryttävä kokonaisuuden hallintaan. Strateginen salkunhallinta tarjoaa organisaatiolle mahdollisuuden johtaa tuotteiden ja palveluiden, prosessien, konseptien, osaamisen ja tieto-, sovellus-, ja teknologia- arkkitehtuurin muodostamaa kokonaisuutta mitattavaan liiketoiminnalliseen arvoon perustuen. Strategisiin päätöksiin liittyy aina merkittäviä taloudellisia riskejä ja epäonnistumisen mahdollisuudet ovat tunnetusti suuret. Tämän vuoksi kaivataan keinoja tukemaan oikeiden ja oikea- aikaisten strategisten päätösten tekemiseen. Strateginen salkunhallinta on menetelmä, jolla liiketoiminnallisista tarpeista syntyvät ideat, innovaatiot, kehitysohjelmat, hankkeet ja strategiset projektit hallitaan strategisten päämäärien ohjaamana.
Yli 75 % vastaajista arvioi hankesalkun olevan vuonna 2014 heillä vähintään johtamismallina Vastaavan lähtötilantilanteen ollessa vuonna 2011 vielä noin 10% eivät toteudu onganisaation kannalta halutulla tavalla. Salkunhallinta on myös keskeinen viestinnän väline. Haluttaessa viestiä organisaatiolle tärkeiden strategisten linjausten toteutumista ja toteutukseen liittyviä keinoja, on salkunhallinta ja salkkuraportit keskeinen viestinnän keino. Vastaajista lähes kaikki näkivät projektien ja hankkeiden salkuttamisen olevan tärkeä tai jokseenkin tärkeä asia heidän edustamalleen organisaatiolle. Tulevaisuudessa vastaajat näkevät oman organisaationsa kannalta tärkeinä hankkeiden ja projektien hallinnan hankesalkun avulla. Tämän arvion antoi noin 80 % vastaajista. Hankesalkunhallinnan jälkeen seuraavat kiinnostavat salkunhallinnan osa- alueet ovat henkilöstöresurssien ja riskien salkuttaminen. 2 Avainhenkilöresurssien hallinnan tärkeäksi arvio noin 48% vastaajista. Mielestämme yllättävää oli, että vain alle 30% näki toimittajien ja kumppaneiden hallinnan salkkunäkökulmasta tärkeänä. Ilman strategista salkunhallintaa on olemassa merkittävä liiketoiminnallinen riski, että osa- alueiden strategiset linjaukset Hankkeet ja projektit koetaan henkilöresurssien ja riskienhallinnan ohjella keskeisiksi salkunhallinnan soveltamis- alueeksi
Lähes kaikilla osa- alueilla vain noin 1/10 arvioi aina tunnistaneensa riskit liiketoiminnan kannalta Vastaajista 59,7 % oli sitä mieltä, että hankesalkunhallinnan merkitys liiketoiminnalle on tulevaisuudessa (2014) tärkeämpi kuin tällä hetkellä. Tämä tarkoittaa useissa organisaatioissa strategisen hankesalkkujohtamisen aktiivisen kehityksen käynnistämistä. Vastaajien organisaation projektitoiminnan volyymiä kuvaa hyvin se, että yli 50 vuosittaista projektia läpiviedään noin 33,3 % vastanneista yrityksistä. Suurin yksittäinen ryhmä oli noin 26-50 projektia läpivievät yritykset, joita oli noin 35% vastaajista. Hankesalkunhallinnan yhteydessä suositellaan yleisesti myös kehitysideoiden, innovaatioiden ja ehdotusten salkuttamista. Lisäksi tiedetään hankkeiden ja projektien jälkiarvioinnin tuottavan liiketoiminnalle hyötyä ja siksi päättyneiden hankkeiden jälkiarviointi on myös keskeinen osa hankesalkunhallintaan. Riskienhallinnan merkitystä liiketoiminnassa on korostettu erityisesti viime vuosina. Riskit voivat muodostua liiketoimintaan hyvin monesta eri lähteestä. Vastaajista 58,2 % oli ilmoitti tunnistaneensa projektiriskit aina tai lähes aina. Yleensä ottaen riskit ymmärretään tärkeiksi liiketoiminnan kannalta, mutta toimintamallina riskien arviointi ei ole kuitenkaan kuin noin 12,1 % vastaajista. On todettu äärimmäisen tärkeäksi, että hankkeiden ja projektien liiketoiminnalle tuottamat riskit aina arvioidaan ja sekä riskeihin varaudutaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Ottamalla huomioon läpiviedyt hankkeet ja projektit, kehitysideat ja innovaatiot sekä jälkiarviointiin otettavat, aikaisemmin päättyvät hankkeet voidaan arvioida hankesalkussa käsiteltävien tapahtumien määrän olevan 3-5 kertainen. 3
Tilannekuva myös kehitysideoiden, innovaatioiden ja skenaarioiden käsittelylle. Tästä johtuen ei suositella operatiivisen projektitoiminnan ja strategisen hankesalkunhallinnan kytkemistä (integrointi) toisiinsa. Kytkennästä saavutettu hyödyt ovat usein näennäisiä eivätkä tuota varsinaisesti strategista merkitystä. Vastanneiden organisaatioiden haastavaa tilannetta kuvaa hyvin se, että 68,3 % vastaajista ei pääsääntöisesti tee riittävää loppuarviointia päättyneistä hankkeista. Noin 63,4 % mielestä hankkeisiin tarvittavien avainresurssien tilannekuva ei ole riittävä. Samalla 62,7 % vastaajista oli sitä mieltä, että heidän edustamassaan organisaatiossa on liikaa samanaikaisesti käynnissä olevia projekteja. Päätösten todellista kokonaiskustannusta ei 59,9 % mielestä tunnisteta riittävällä tasolla. Vastaajista 46,5 % totesi, heidän olevan tilanteessa, jossa taulukkolaskenta ei ole enää riittävä väline hankesalkun hoitamiseen. Tämä tarkoittaa, että lähes joka toisen organiaation on otettava seuraava kolmen vuoden aikana pohdintaan, miten edetä salkunhallinnan työvälineiden suhteen. Saaduista palautteista kuten myös hyvistä käytännön kokemuksista tiedetään, että erottamalla strateginen salkunhallinta ja operatiivisen toiminnan ohjaus (esim. Projektihallinnan ottaminen erilleen salkunhallinnasta) saadaan salkunhallintaan liiketoiminnan ohjauksen ja raportoinnin kannalta joustavuutta sekä aidosti strategista näkökulmaa. Strategisen hankesalkun ja operatiivinen projektihallinta on usein viisasta erottaa toisistaan. Molemmat ovat tärkeitä mutta niihin liittyvä informaatio, prosessit, roolit ja johtamismallit poikkeavat kuitenkin toisistaan merkittävästi. Always compare apples to apples! Kytkemällä projektitoiminta lähtökohdaksi strategiselle hankesalkunhallinnalle havaitaan strategisen näkökulman rajoittuvan. Samoin on havaittu käyvän 4
(Continued) Kytkennät liiketoiminta- strategiaan, kassavirtaan sekä avainhenkilö- resurssien hallintaan koettiin salkunhallinnassa tärkeiksi johtamisen näkökulmiksi. Tutkimukseen vastasi 144 TE- 500 yritystä sekä merkittävää julkishallinnon toimijaa kuten ministeriötä, sairaanhoitopiiriä, kuntayhtymää, kuntaa tai kaupunkia. Vastaajista vähintään 500 M liikevaihtoon ylsi 30,6 % (N=44) vastaajaa Vastaavasti vähintään 1000 henkeä työllistäviä organisaatioita oli vastaajista 42,4 % (N=61) ja 250 999 henkilöä työllistäviä yrityksiä oli vastaajista 29,2 % (N=42). 5
Salkunhallinnan merkitys strategisessa johtamisessa on vahvistuva trendi seuraavan kolmen vuoden aikana Organisaatiot eivät tyydy pelkästään salkuttamaan hankkeita ja projekteja. Strateginen salkunhallinta tarkoittaa organisaation strategisesti tärkeiden kokonaisarkkitehtuurin osa- alueiden mukaan ottoa. Näitä ovat mm. sovellukset, riskit, henkilöresurssit ja palvelut. Tulevaisuudessa ylimmän johdon ja hallituksen tulee aktiivisesti kiinnostua ja sitoutua strategisen salkunhallinnan hyödyntämisestä. Strategisesta salkunhallinnasta on ulosmitattavissa merkittävää kilpailuetua sekä ennusteita liiketoimintaympäristön muutoksien vaikutuksista Thinking Business Group on asiantuntijayritys, jonka yksi keskeisistä osaamista on strategisen salkunhallinnan neuvonta- ja konsultointipalvelut, josta yhtiön asiantuntijoilla on yhteensä yli 25 vuoden vahva kokemus. Lisäksi yhtiö kehittää Thinking Portfolio salkunhallintaratkaisua, jolla on jo yli 2500 aktiivista käyttäjää 40 eri maassa. Yhtiö on perustettu vuonna 2001 ja se on saannut AAA - luottoluokituksen vuosina 2009 sekä 2010. Yhteistiedot Thinking Business Group Tekniikantie 12 FI- 02150 ESPOO Finland www.thinking- business.net Lisätietoja Esa Toivonen Senior Advisor, Partner, CGEIT, CISA, CRISC Phone +358 40 733 6670 email: esa.toivonen@thinking- business.net Aarni Heiskanen Senior Partner, M.Sc. Phone +358 40 730 4812 email: aarni.heiskanen@thinking- business.net