Tuusulan uusi intranet Kaiku Digipäivä 25.8.2015 Helena Hurri
Intranet-projekti Tuusulassa Projekti käynnistyi elokuussa 2014 ja intranet julkaistiin huhtikuussa 2015 pääkäyttäjien ja ylläpitäjien koulutuksia syksystä 2014 lälhtien käyttöönottoa tukevia tilaisuuksia paljon huhti-toukokuussa käyttöönoton tuki jatkuu edelleen Intranet rakennettiin Tieran pilvipohjaiselle KuntaIntranet-tuotteelle alustana MS:n SharePoint 2013 Tieran valmiiksi kilpailuttama toimittaja Elisa Appelsiini 2
Intranet-projektin tavoitteet 1. Viestinnälliset tavoitteet Nykyaikainen, toimiva, ajantasainen työväline sisäiseen viestintään Yhteisöllisyyden lisääntyminen -> mm. erilaiset juttutyypit, aktiiviset ryhmätyötilat ja vuorovaikutteisuus (kommentointi, keskustelut) 2. Johtamiseen liittyvät tavoitteet Johtamisen ja esimiestyön tukeminen mm. ryhmätyötilojen avulla Parempi tuottavuus ja tehokkaampi työskentely mm. ryhmätyötilojen ja Lyncneuvotteluiden avulla (-> kokousten ja matkustamisen väheneminen) Avoimuus ja läpinäkyvyys -> tieto on kaikkien saatavissa (mm. työtilat rajataan vain tarvittaessa) 3. Työnantajakuvan vahvistamiseen liittyvät tavoitteet Modernit työvälineet, jotka jo ovat yleisesti käytössä monilla työpaikoilla Etätyön parempi mahdollistaminen, mikä on jatkossa iso motivaatiotekijä 4. Muut tavoitteet Tiedon löydettävyys tehokkaan hakutoiminnon avulla Sähköpostin määrän vähentäminen 3
Intranetin tekijät Kasvatus- ja sivistystoimi: toimialasihteeri Pia Visti-Korhonen Sosiaali- ja terveystoimi: toimialasihteeri Päivi Olkkonen Tekninen toimi: toimialasihteeri Kristiina Jyrkkänen, suunnittelija Suvi Niemi Hallintopalvelut: hallintopalvelusihteeri Aila Toivanen, arkistosihteeri Hanna Elomaa Yleisjohto ja viestintä: johdon assistentti Helena Hurri, viestintäpäällikkö Riikka Uusikulku Henkilöstöpalvelut: henkilöstösihteeri Sinikka Aho-Salomaa Tietohallinto: tietohallintopäällikkö Niko Kinnunen Kuntakehitys: asemakaava-arkkitehti Jouni Määttä Projektipäällikkö Heli Hellström Tierasta Johtoryhmä toimii projektin ohjausryhmänä. 4
Käyttöoikeudet Lisenssit Ylläpidon mahdollistavat E1-lisenssit esimiehillä ja kaikilla, jotka tekevät työtä omalla työasemalla Suppeammat K1-lisenssit soten hoitohenkilökunnalla, varhaiskasvatuksen henkilöstöllä ja opettajilla työntekijöillä, joilla ei ole omaa henkilökohtaista työasemaa Käyttäjäryhmät Pääkäyttäjät (omistajat), sisällöntuottajat (jäsenet), lukijat (vierailijat) Kaikilla esimiehillä on sisällöntuottajaoikeudet Lukijoilla aktiivinen rooli -> some-ominaisuudet, työtilat Työtilat Työtilat on pääsääntöisesti kaikille avoimia (ohjausryhmän linjaus). Työtilan omistaja määrittelee, onko työtila avoin vai suljettu. 5
Dokumenttienhallinnasta Tietoa ei viedä kahteen paikkaan Verkkolevy vai Kaiku Intrassa lähinnä aktiivikäytössä olevia dokumentteja -> intra ei ole arkisto (esim. vanhan intran dokumentteja ei automaattisesti tuoda Kaikuun) Kaiussa olevat dokumentit Kaikille yhteiset dokumentit aineistopankissa (esim. ohjeet, lomakkeet) Yksiköiden ja ryhmien dokumentit työtilan kirjastossa Omat työhön liittyvät dokumentit One drivessa (henkilökohtainen tallennustila pilvessä; ei ole vielä markkinoitu) Dokumenttienhallinnan hyödyt Kaiussa: Metadataan perustuva haku Avoimuus ja tiedon löydettävyys 6
Kaiku-tapahtumia käyttöönoton tueksi Viestintäkoulutus sisällöntuottajille 21.5. Kaiku-tori Kaiku-infot Lanseerauksen yhteydessä järjestetyt koulutukset 27.4. Hyrylässä ja 28.5. Jokelassa ja Kellokoskella 22.4. x 3 kpl, 5.5. x 3 kpl 23.4., 24.4., 29.4. Kertauskoulutukset sisällöntuottajille 20.3., 26.3. Kaiku-kahvilat esimiehille 10.2., 13.2. x 2 kpl, 17.2. Sisällöntuottajainfot 12.1. x 3 kpl, 6.2. x 3 kpl Sisällöntuotantotalkoot 24.11., 12.12., 12.1., 6.2. Suunnittelutyöpaja intranetin käyttöönotosta viestintätiimin kanssa 23.1. Pilotointivaiheen koulutukset sisällöntuottajille 3.11., 15.1. Pilotointivaiheen koulutukset pääkäyttäjille 21.10., 28.10. Tukiklinikat sisällöntuottajille ja pääkäyttäjille 13.11., 27.11., 15.1., 23.2., 30.3. Kaiku-esittelyt esimiesten aamukahveilla 4.9., 27.11., 28.5. Projektiryhmän palaverit 18 kpl 7
Mitä maksoi? Kunta-intranet-vakiotoimitus ja työtilojen hallintaominaisuudet Yhteensä 24 750 e + alv. Projektointi (ulkopuolinen projektipäällikkö, Tiera) Yhteensä 16 934,01 e + alv. Koulutukset ja muut työt Yhteensä 12 730,00 e + alv. Lisenssit Yhteensä 90 700,00 e + alv. /vuosi (1500 x K1, 650 x E1) ADFS-integroinnit yms. k.ottotyöt 5 000-10 000 e 8
Mitä tapahtuu seuraavaksi intra-projektissa? Käyttöönoton tuki jatkuu - tukiklinikoita ja infoja yksiköissä - syvällisempiä koulutuksia syksyllä Pääkäyttäjille sovellushallinta Vainukoiran käyttöönotto Intranetiä säädetään Tuusulaan sopivaksi Teknisten ongelmien ratkaiseminen jatkuu Sisällöntuotanto intranetiin jatkuu Työtiloja otetaan käyttöön Vuorovaikutteisia some-ominaisuuksia opetellaan 9
Projektin arviointia Projektissa pysyttiin budjetissa. Projektin aikataulu venyi suunnitellusta. Tuotteeseen täytyi tehdä suunniteltua enemmän muutoksia. Teknisten ongelmien selvittämiseen meni enemmän aikaa kuin alun perin arvioitiin. Projektiryhmä oli erittäin sitoutunut ja välitti viestiä hankkeen ja käyttäjien välillä. Ulkoinen projektipäällikkö -malli ei toiminut. Projekti olisi voitu resurssoida vahvemmin. Iso muutosprojekti - työ vielä kesken. 10
Jatkohaasteet Uudet työtavat, uusi toimintakulttuuri Intranetin käyttökoulutuksia jatketaan -> miten saadaan intranetistä koko kunnan työkalu? Työtilat tehokäyttöön -> uusi tapa tehdä yhteistyötä Office-ohjelmista käyttöön uudet versiot syksyllä Pilvisähköposti käyttöön syksyllä Skype käyttöön syksyllä Ekstranet-alustan hankkimista selvitellään 11
12
13
14
15
16
17
18