Eduuni - Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö. Kehityspäällikkö Sami Saarikoski

Transkriptio

1 Eduuni - Sähköisen työskentelyn ja verkostoitumisen palveluympäristö. Kehityspäällikkö Sami Saarikoski

2 Mikä Eduuni? Eduuni on opetus- ja kulttuuriministeriön toimialan ja sidosryhmien yhteinen sähköinen palveluympäristö Eduunin lähtökohdaksi on otettu opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnonalan tietohallintostrategia , jonka keskeiset sanomat ovat sähköinen työskentely ja verkostomainen toimintatapa. Eduunia ylläpitää ja kehittää CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy yhteistyössä OKM:n ja asiakasorganisaatioiden kanssa. OKM:n toimialan tietohallinnon johtoryhmä (OpIT) toimii Eduunin ohjausryhmänä. Työryhmäpalvelu oli ensimmäinen palvelu, joka otettiin käyttöön syyskuussa 2009 hallinnonalan virastoille Virastojen palveluja ovat työryhmäpalvelu (SharePoint), viestintäratkaisu (OCS) ja SALAMA-asianhallinta. Eduuni otetaan käyttöön koko OKM:n toimialalle syksyllä 2011 Eduuni-työtilat on ensimmäinen toimialan yhteinen palvelu. Eduunin omistaa OKM ja sen palvelut tuotetaan in-house periaatteella toimialalle.

3 Miksi Eduuni? Suuri osa organisaatiorajat ylittävästä viestinnästä tapahtuu sähköpostin välityksellä => data sähköpostilaatikoissa vailla versiohallintaa ja keskitettyä hakua Toimialan tietopääoma on hajautumassa helppokäyttöisiin kuluttajapalveluihin (Google Docs, Dropbox jne.) => syntyy varjo IT Hankkeissa, projekteissa, työryhmissä tai verkostoissa on lähes aina laitoksen, organisaation tai luottamusverkoston (Haka tai Virtu) ulkopuolisia jäseniä Toimialan laajuinen verkostomainen työskentelytapa vaatii yhteisen sähköisen palveluympäristön, jonne voidaan luoda organisaatiorajat ylittäviä virtuaaliorganisaatioita palveluineen

4 Eduuni-visio Verkostomainen sähköinen työskentely Sähköiset työtilat toimialan yksityisessä pilvessä (Eduuni-työtilat) Sosiaalisen median palvelut organisaatioidentiteettiin perustuen (Oma Eduuni) Koko toimialan kattava yhteinen asioiden ja asiantuntemuksen haku Itsepalvelutyötilat nopeisiin tarpeisiin (VISIO) Viestintä Tietojen julkaisu työtilaan, blogiin, wikiin jne. toimialalle ja sidosryhmille Vapaaehtoiset sähköposti-ilmoitukset (päivä- tai viikkoraportit muutoksista) Kriittiseen dataan SMS ilmoitukset (VISIO) Pikaviestit, läsnäolo, verkkoneuvottelut (VISIO) Työtilojen julkaisu internettiin (VISIO) Virtuaaliorganisaatioiden identiteettien ja käyttöoikeuksien hallinta Organisaatioidentiteettien hallinta, jossa autentikointi ulkoistettu hyödyntäen luottamusverkostoja sekä kuluttaja ID:itä (Eduuni-ID) Tietosisältöjen käyttöoikeuksien hallinta Palvelu- ja organisaatioriippumaton tietosisältöjen käyttöoikeuksien rajaus ja salaus (VISIO)

5 Eduuni-työtilat Eduuni-työtilat tarjoaa sananmukaisesti työtiloja eri tarkoituksiin. Työtila voi sisältää mm. asiakirjoja, kuvia, tehtäviä, keskusteluja, kalentereita, wikitai blogi-sivuja jne. perustuen SharePoint 2010 ominaisuuksiin. Työtilan voi luoda suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi Työtilojen ominaisuuksia pyritään jatkossa lisäämään ja kehittämään toimialan tarpeiden mukaan. Palvelu toteutetaan Microsoft SharePoint 2010 tuotteella mahdollisimman käyttöjärjestelmä/selain riippumattomasti. Jatkossa tutkitaan muidenkin tuotteiden, kuten Confluence wiki, käytön mahdollisuuksia niin, että voitaisiin tarjota tutut välineet mahdollisimman monelle. Kaikkia käyttäjiä vaaditaan rekisteröimään työsähköpostiosoite ja varmistamaan sen hallinta vahvistus sähköpostiviestin avulla. Palveluun kirjaudutaan hyödyntäen luottamusverkostoja Haka ja Virtu tai kuluttaja ID:itä (Google, LiveID tai Yahoo).

6 Oma Eduuni Oma Eduuni tarjoaa jokaiselle palveluun rekisteröityneelle mahdollisuuden verkostoitua ja käyttää sosiaalisen median ominaisuuksia (vrt. Facebook). Oma Eduuni sisältää mm. Oman profiilin, jossa voi ylläpitää omia tietoja, tunnisteita (tags), muistiinpanoja (notes), verkostoitua jne. Linkkilistan työtilajäsenyyksistä Oma sisältö sivun, jonne voi tallentaa esim. asiakirjoja omaan käyttöön tai jakaa muille. Blogeja tai Wikejä Oma Eduuni palvelussa esiinnytään organisaation edustajana Toimialan laajuisena Oma Eduuni mahdollistaa tietomassojen jäsentymisen sosiaalisen median keinoin

7 Haku Eduuni-työtilojen keskeisimpiä elementtejä on haku. Alustan levittäytyessä koko toimialalle, toimiva hakupalvelu on merkittävä työskentelyn apuväline. Tiedon luokittelua toteutetaan palvelussa kevyellä tasolla, mutta asiakasorganisaatio voi laajentaa sitä vastaamaan tarpeitaan. Hakupalvelu on tarkoitus toteuttaa Microsoft-teknologian päälle, hyödyntämällä sen ominaisuuksia mahdollisimman tehokkaasti. Toimialakohtainen sosiaalinen media Tagging Avainsanat Semanttisuus

8 Kirjautuminen ja rekisteröinti Eduuni-työtiloihin kirjaudutaan pääasiassa Haka- ja Virtu - luottamusverkostojen kautta Kirjautumiseen voi käyttää myös asiakasorganisaation tiloihin asennettavaa Microsoft ADFS 2.0 palvelua. Samaa ADFS 2.0 palvelua voi hyödyntää myöhemmin myös Haka tai Virtu liityntään. Muut työtiloihin valtuutetut käyttäjät kirjautuvat kuluttaja identiteettejä hyödyntäen. Esim. Google, LiveID tai Yahoo Kirjautumistavasta riippumatta kaikkia käyttäjiä vaaditaan rekisteröitymään ja validoimaan sähköpostiosoitteensa. Rekisteröinnissä kysytään sähköpostiosoitteen lisäksi vain perustiedot: Etu- ja sukunimi, organisaatio. Muita tietoja käyttäjät voivat antaa omaan profiiliin. Huom. luottamusverkostojen attribuuteissa tulevia sähköpostiosoitteita ei välitetä palveluun.

9 Työtilan käyttöoikeudet Kaikki Eduuni-työtilojen käyttäjät ovat rekisteröineet validoidun sähköpostiosoitteen, joten helpoin tapa työtilan omistajalle on antaa oikeuksia perustuen sähköpostiosoitteeseen. Työtilan käyttöoikeudet voi antaa jo valmiiksi ennen käyttäjien rekisteröitymistä. Työtiloihin suositellaan annettavaksi mahdollisimman laajat lukuoikeudet esim. kaikille luottamusverkostojen käyttäjille (Haka ja/tai Virtu). Tämä parantaa palvelua tiedonhaun työvälineenä. Asiakirjakirjastoissa luonnosmateriaali voidaan piilottaa lukukäyttäjiltä niin, että ainoastaan julkaistut pääversiot näkyy heille tai työtilaan voidaan luoda alityötila vain jäsenille tarkoitettuun käyttöön. Käyttöoikeuksia voidaan antaa myös suoraan luottamusverkostojen attribuutteihin perustuen. Työtiloissa pyritään ottamaan myös Virtussa tuettu vahva tunnistus käyttöön.

10 Työtilojen hallinta Roolit Pääkäyttäjä koordinoi työtilojen käyttöä Työtilan omistaja vastaa omistamansa työtilan sisällöstä Eduuni-yhteyshenkilö asiakkaan nimeämä henkilö, joka on oikeutettu ottamaan yhteyttä Eduuni-tukeen (usein asiakkaan tekninen asiantuntija) Työtilojen sisällön omistaa asiakas Työtila ei ole virallinen sähköinen arkisto, vaan asiakirjojen rekisteröinnistä ja lopullisesta säilytyksestä tulee huolehtia asiakasorganisaation tai verkoston omien ohjeiden mukaisesti Työtiloja ei ole tarkoitettu salaisen aineiston käsittelyyn Työtilojen hallittu käyttöönotto on tärkeää Kaikkien työtilan käyttäjien on sitouduttava uuden välineen käyttöön Työtilan tulee olla ainoa tallennuspaikka asiaan liittyvälle aineistoille Pelkkä kutsuviesti ei riitä sivuston hallittuun käyttöönottoon

11 Organisaatioasiakkaat Eduuni-työtilat palvelun asiakkaana on organisaatio. Asiakasorganisaatio hallinnoi omistamiaan työtiloja. Asiakasorganisaation työtilat ovat oman URLin takana esim. CSC Asiakasorganisaatio vastaa työtiloihin liittyvästä loppukäyttäjien tuesta. Asiakasorganisaatio nimeää Eduuni-työtilojen pääkäyttäjät koordinoimaan työtilojen käyttöä. Pääkäyttäjille luodaan oma sivusto, jossa eri organisaatioiden pääkäyttäjät voivat käsitellään palveluun liittyviä asioita.

12 Verkostoasiakkaat Eduuni-työtilat palvelun asiakkaana voi olla myös verkosto, hanke, projekti tms. Verkoston työtilat ovat oman URLin takana esim. FUCIO Asiakas hallinnoi omistamiaan työtiloja sekä vastaa loppukäyttäjän tuesta. Eduuni vastaa työtilojen käytön koordinoinnista eli pääkäyttäjäpalveluista

13 Loppukäyttäjän tuen organisointi

14 Pääkäyttäjän tehtäviä Pääkäyttäjä on organisaation yhteyshenkilö työtiloihin liittyvissä tukikysymyksissä. Työtilojen koordinointi. Luo työtilan ja antaa työtilan omistajalle ja täydet oikeudet työtilaan Organisaation pääkäyttäjät ryhmälle annetaan oikeudet kaikkiin organisaation työtiloihin. Huolehtii työtilojen omistajien opastamisesta ja järjestää tarvittaessa organisaatioon koulutusta työtilojen käyttäjille. Avustaa työtilan omistajaa sivuston käyttöoikeuksien hallinnassa.

15 Työtilan omistajan tehtäviä Vastaa sivuston käyttöoikeuksia. Sopii pääkäyttäjän kanssa omasta koulutuksestaan ja työryhmälle annettavasta opastuksesta. Huolehtii työtilan ylläpidosta koko elinkaaren ajan. Tukee työtilan käyttäjiä palvelun käytössä. Vastaa työtilan asiakirjojen rekisteröinnistä ja arkistoinnista organisaation määräysten mukaisesti. Työtilan käytön päätyttyä, huolehtii aineiston jatkokäsittelystä. Huolehtii työtilan poistamisesta käytön päätyttyä.

16 Demo Oma Eduuni

17 Aikataulu Eduuni-työtilat on pilottivaiheessa Tuotantokäyttö alkaa Pääkäyttäjäkoulutus alustavasti Pilotoinnin aikana Eduuni SharePoint farmi on auditoitu Risk and Health Assessment Program for Microsoft SharePoint Server Eduunin käyttöönotosta kiinnostuneita pyydetään ottamaan yhteyttä Palvelun hinnoittelu perustuu asiakasorganisaation henkilöstön lukumäärään ja palvelun käyttöön (levytila). Hinnoittelu julkaistaan asiakaspalvelusivuston yhteydessä myöhemmin kesällä

18 Kiitos