Valtiknttri Asiakirja 1 (17) Hallinnn hjaus Valtiknttri 28.9.2011 Tilaustenhallinnan kknaispalvelu 9.2 Tilha-hje timittajille Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 18, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. (09) 77251, Faksi (09) 7725 744, www.valtiknttri.fi
2 (17) Sisällysluettel 1 Jhdant... 3 2 Timittajaprtaali... 5 2.1 Rekisteröityminen Tilhan timittajaprtaaliin... 5 2.2 Mikäli timittaja haluaa tisen kirjanpityksikön asiakkaakseen... 8 3 Punch ut ja hankintasanmat... 9 4 Yleistä tuteluetteln tuttamisesta... 10 5 Tuteluetteln tuttaminen... 11 5.1 Tuteluetteln tuttaminen timittajaprtaalin kautta... 11 5.2 Tuteluetteln tuttaminen XML-mutisena, xcbl 3.5-strandardin mukaisessa mudssa11 5.3 Yhteyspalvelun kautta, UBL 2.0 frmaatissa... 12 5.4 Ulkiset tuteluettelt / markkinapaikat (punch ut)... 12 6 Tuteluettellta ja tutteilta vaadittavat tiedt... 12 6.1 UNSPSC-kdi ja määräyksiköt... 12 6.2 Tuteluetteln paklliset tsikktiedt... 13 6.3 Tuteluetteln tutteiden paklliset tiedt... 13 6.4 Tuteluetteln tutteiden valinnaiset tiedt... 15 7 Tuteluetteliden ylläpitäminen... 16 8 Hansel-tuteluetteln tuttaminen... 16 9 Yhteystiedt... 17 Liitteet Liite 1. Valtin kirjanpityksiköt Liite 2. Tuteluetteln tekeminen timittajaprtaalissa Liite 3. Basware hinnast
3 (17) 1 Jhdant Seuraavassa n kuvattu tämän dkumentin keskeiset sapulet, termit ja lyhenteet. Osapuli, termi, lyhenne Tilha Valtiknttri Hansel Basware Kirjanpityksikkö Asiakas Timittaja Saas-palvelu Timittajaprtaali / prtaali / SP Supplier Prtal Yhteyspalvelu Punch ut UNSPSC Tuteluettel Spimustimittaja Tuteluetteltimittaja Vapaatekstitimittaja Puitespimustimittaja Kuvaus Sähköinen tilaustenhallintapalvelu. Kknaispalvelun tarjaja kirjanpityksiköille. Valtin yhteishankintayhtiö. Tilaustenhallintapalvelun järjestelmätimittaja. Timittajan asiakas. Kirjanpityksikkö. Kirjanpityksikön (tavaran / palvelun) timittaja. Baswaren helpdesk. Kanava sähköisten hankintasanmien välitykseen. Baswaren sanmavälitykseen tarjama palvelu. Liittymä, jnka kautta n mahdllista siirtyä timittajan ekstranet-palveluun. Tilhassa käytettävä tutelukitusstandardi. Timittajan tuttama sähköinen luettel kirjanpityksikön tutteista / palveluista. Timittaja, jnka kanssa kirjanpityksiköllä n vimassa leva spimus. Kirjanpityksikön spimustimittaja, jka timittaa kirjanpityksilölle / Hanselille sähköisen tuteluetteln. Kirjanpityksikön timittaja, jlle tehdään vapaatekstitilauksia. Timittaja, jnka kanssa Hansel n tehnyt puitespimuksen kk valtinhallinnn käyttöön.
4 (17) Mikä Tilha n? Tilha n valtinhallinnn kirjanpityksiköille tarkitettu sähköinen tilaustenhallintajärjestelmä, jnka kautta jatkssa tullaan tilaamaan kaikki tute- ja palveluhankinnat valtinhallintn. Tavitteena n, että kaikki valtin kirjanpityksiköt käyttävät Tilhaa vuden 2011 lppuun mennessä. Luettel valtin kirjanpityksiköistä n liitteenä (liite 1). Tässä dkumentissa kuvataan kuinka kirjanpityksiköiden timittajat vivat rekisteröityä Baswaren timittaman tilaustenhallintajärjestelmän (Tilha) timittajaprtaaliin. Dkumentissa kerrtaan myös timittajaprtaalista ja sen käytöstä sekä muista vaihtehdista, jilla timittaja vi linkittyä Tilhaan. Mitä Tilha tarkittaa timittajalle? Järjestelmä n tarkitettu kirjanpityksiköiden kaikille timittajille. Timittajat vidaan jakaa pääasiallisesti jk Hansel-timittajiin tai kirjanpityksiköiden miin timittajiin. Hansel-timittajilla tarkitetaan puitespimustimittajia, jtka Hansel n kilpailuttanut ja jita kirjanpityksikkö vi käyttää liityttyään kyseiseen puitejärjestelyyn. Kirjanpityksikön mien timittajien kanssa kirjanpityksiköllä n sura spimussuhde tai muu vakiintunut käytäntö. Tilhassa n kaksi pääasiallista tapaa tehdä hankintja: vapaatekstitilaus ja tuteluetteltilaukset. Vapaatekstitilauksilla hankitaan ei-tuteluettelmutn saatavia tutteita tai palveluja. Tuteluettelhankinnat perustuvat spimuksiin ja niillä tilataan tutteita tai palveluja, jtka vidaan saattaa tuteluettelmutn. Khdassa 5 sekä liitteessä 2 kerrtaan tarkemmin kuinka timittajat pystyvät tuttamaan tuteluettelita järjestelmään. Mitä Tilha edellyttää timittajalta? Tässä dkumentissa määritellään, kuinka timittajien tulisi edetä rekisteröidyttyään timittajaprtaaliin ja tarvittaessa tuttaa sähköisiä tuteluettelita järjestelmään. Timittajan tulee keskustella ja spia kirjanpityksikön tai Hanselin kanssa Tilhaan liittymisestä, mahdllisen tuteluetteln timittamisesta sekä muista timintatavista. Mitä hyötyä Tilhasta n timittajalle? Timittajien näkökulmasta n tärkeää rekisteröityä Tilhaan, kska jatkssa kaikki valtinhallinnn tilaukset tullaan tekemään sähköisesti Tilhajärjestelmän kautta. Valtinhallint edellyttää, että kaikki timittajat siirtyvät sähköiseen tilaussanmien välitykseen vuden 2011 lppuun mennessä. Js spimusten perusteella tai muutin n mahdllista, niin valtinhallinnn kirjanpityksiköt haluavat spimustimittajiensa tuttavan sähköisiä tuteluettelita käyttöönsä.
5 (17) Rekisteröityminen n timittajalle maksutnta ja sen tehtyään Tilha timii tilauskanavana kaikille valtinhallinnn kirjanpityksiköille. Rekisteröidyttyään timittaja vi ttaa vastaan timittajaprtaaliin tilauksia, lähettää laskuja ja muita sähköisiä hankintasanmia. Tilha mahdllistaa myös tilausten ja muiden hankintasanmien käsittelyn autmatisinnin timittajien mien järjestelmien ja Tilhan välillä. 2 Timittajaprtaali Timittajaprtaali n kirjanpityksiköiden ja timittajien välinen maksutn kanava, jnka kautta vidaan timittaa sähköisiä tilauksia ja jnka kautta timittaja vi lähettää sähköisiä tilausvahvistuksia sekä sähköisiä laskuja. Timittajaprtaali tarjaa tilausten käsittelyn lisäksi timittajille mahdllisuuden tuteluetteliden tekn ja ylläpitn. Timittajaprtaalista löytyy tarkempaa tieta prsessista, pääkäyttäjän timintjen hallinnasta, tutteiden ja tuteluetteliden hallinnasta, tilausten hallinnasta, laskujen hallinnasta, tarjuspyyntöjen hallinnasta, tarjusten hallinnasta sekä käyttäjän tietjen mukkaamisesta (kuva 1). Mikäli timittaja haluaa saada sähköisiä hankintasanmia miin järjestelmiinsä sekä lähettää niitä kirjanpityksiköille, niin sekä yhteyksien perustamisesta että sanmanvälityksestä aiheutuu timittajalle kustannuksia (liite 3). Kuva 1. Timittajaprtaalissa kysymysmerkin takaa avautuu timintahjeet. 2.1 Rekisteröityminen Tilhan timittajaprtaaliin Jtta timittajat pääsevät hakemaan tilauksensa timittajaprtaalista, heidän tulee ensin rekisteröityä timittajaprtaaliin. Kirjanpityksikön spimusvastaava pyytää timittajaa rekisteröitymään timittajaprtaaliin. Rekisteröityminen n timittajalle helppa ja maksutnta. Alla n kuvattu rekisteröitymisen vaiheet. 1. Painakaa linkkiä https://tilhasp.basware-saas.cm/supplierprtal/lgin.aspx
6 (17) ja valitse rekisteröityminen. 2. Täyttäkää rekisteröitymislmake, paklliset kentät n merkitty *-merkillä. 3. Valitse asiakas / asiakkaat. (Mikäli let Hansel-puitespimustimittaja, valitse asiakkaaksi ainastaan Hansel)
7 (17) Tietjen täytön jälkeen paina Asiakas khtaan merkittyä keltaista tähteä. 4 4. Painakaa Lähetä-painiketta lähettääksenne rekisteröitymispyynnön asiakkaalle.
8 (17) 5. Kun asiakas n aktivinut teidät timittajakseen, saatte sähköpstiilmituksen, jssa n timittajaprtaalin käyttöön liittyviä hjeita. 2.2 Mikäli timittaja haluaa tisen kirjanpityksikön asiakkaakseen Kun timittaja n j rekisteröitynyt timittajaprtaaliin ja haluaa lisätä uusia asiakkaita, tapahtuu se alla levan kuvauksen mukaan. 1. Kirjautukaa sisään timittajaprtaaliin.
Myyntijärjestelmä Basware yhteyspalvelut Tilha 3 Punch ut ja hankintasanmat 9 (17) 2. Avatkaa "Hallinta"-valiksta "Asiakkaat"-sivu ja etsikää asiakkaita yksitellen käyttäen hakuehtna tilaa "Ei rekisteröity" (lista valittavissa levista asiakkaista). 3. Valitkaa asiakas hakutulksista ja painakaa "Rekisteröidy"-painiketta. 4. Saatte sähköpsti-ilmituksen kun asiakas n aktivinut teidät timittajakseen. Timittajaprtaalin lisäksi n lemassa kaksi muuta tapaa, jilla timittajat vivat linkittyä Tilhaan ja timittaa sisältöä järjestelmään. Tutetiedt punch ut -liittymän kautta Tilhasta n mahdllista mennä timittajan ylläpitämälle ekstranet-sivustlle standardin OCI-rajapinnan kautta. Tällöin tutteet pimitaan sivustlta ja palataan Tilhaan, jssa tilaus tiliöidään ja hyväksytään nrmaalin prsessin mukaisesti. Hyväksynnän jälkeen tilaus menee svitun mukaisesti timittajalle. Rajapinnasta ja tarvittavista tiedista saa lisätieta Baswarelta. Hankintasanmat yhteyspalveluiden kautta Tilhasta n mahdllista lähettää hankintasanmia suraan timittajan palvelimelle. Kyseistä mallia n kuvattu alla levassa kuvassa. Tilaukset välitetään yhteyspalveluiden / peraattrin kautta timittajan FTP-palvelimelle ja päinvastin takaisin Tilha-järjestelmään. Sanmat välitetään Tilhan tuttamassa UBL 2.0 mudssa. Mikäli timittajalla n tarvetta, heille vidaan tarjta rajapinta, BTS (Business Transactins Sender), jka pystyy välittämään UBL 2.0 mutiset sanmat yhteyspalvelun kautta. Sähköiset sanmat Katalgit Tilaus Timittaja Tilausvahvistus Tilausvahvistuskuittaus Kirjanpit yksikkö Sähköinen lasku Vastaanttkuittaus Timittajien aktivinti 2
10 (17) Halutessaan edetä näiden vaihtehtjen kanssa, timittajan tulee keskustella asiasta VK:n/kirjanpityksikön/Hanselin ja Baswaren kanssa. Kyseisistä vaihtehdista aiheutuu timittajalle kustannuksia ja niiden tas riippuu timittajan edellyttämistä vaatimuksista ja siitä minkä vaihtehdn hän valitsee. 4 Yleistä tuteluetteln tuttamisesta Kirjanpityksikkö ja spimustimittaja spivat tuteluetteliden tekemisestä sähköiseen mutn spimuksessa mainituista tutteista tai palveluista. Baswaren SaaS-palvelu auttaa timittajia tutteiden / palvelujen tuttamisessa ikeaan mutn ja varmistaa, että timittajan tuteluetteliden sisältö n teknisesti ikeellista. SaaS-palvelu vastaa siitä, että tuteluetteliden sisäänlukeminen Tilhaan nnistuu ja että ne vat kirjanpityksikön käytettävissä tutantn hyväksymistä varten. Tuteluetteliden tutantn hyväksyminen tarkittaa, että Hansel / kirjanpityksikkö hyväksyy uuden tai päivitetyn tuteluetteln tutantn. SaaS-palvelu vastaa timittajan tutetietjen ja hintjen muuttumattmasta välittämisestä kirjanpityksikön käyttöön. Timittaja vastaa tuteluetteln tietjen ja tutetietjen sisällön ikeellisuudesta. Timittaja vastaa myös siitä, että tuteluettel täyttää asiakkaan ja timittajan spimuksessa määritellyt vaatimukset. Lisäksi timittaja vastaa käyttämästään tietliikenteestä, jlla timittaja timittaa tuteluettelnsa SaaSpalveluihin. Timittaja timittaa kk tuteluettelsta uuden versin SaaSpalveluihin halutessaan päivittää tutteita, tutetietja tai hintja tuteluettelssaan kirjanpityksikön kanssa spimalla tavalla. Vastuut tuteluetteln tuttamisessa Timittaja: Täyttää kirjanpityksikön kanssa svitun spimuksen vaatimukset. Vastaa svittujen tutteiden / palvelujen tutetietjen ja hintjen ikeudellisuudesta. Vastaa käyttämästään tietliikenteestä. Vastaa katalgien päivityksestä kirjanpityksikön kanssa svitulla tavalla. Vastaa tuteluettelnsa sisällöstä ja ikeudellisuudesta. Spii käytettävistä UNSPSC-kdeista kirjanpityksikön kanssa. Kirjanpityksikkö: Spii tuteluetteln sisällöstä spimustimittajan kanssa. Vastaa tuteluetteln tarkastamisesta ja hyväksymisestä tutantn. Vastaa tuteluetteliden päivityksestä ja tarkastamisesta ja hyväksymisestä. Vastaa Hansel-timittajien tuteluetteliden hyväksymisestä maan käyttöönsä. Spii käytettävistä UNSPSC-kdeista timittajan kanssa.
11 (17) Hansel: Vastaa puitespimustimittajien tuteluetteliden tarkastamisesta ja hyväksymisestä järjestelmään. SaaS-palvelu: Auttaa timittajia tuteluetteliden tuttamisessa ikeaan mutn. Varmistaa, että tuteluetteliden sisältö n teknisesti ikeellista. Tarkistaa, että tuteluetteln tutteille n määritelty paklliset tutetiedt. Vastaa, että katalgien sisäänlukeminen timittajaprtaaliin nnistuu. Vastaa timittajan tutetietjen ja hintjen muuttumattmasta välittämisestä asiakkaan käyttöön. Vastaa, että tuteluettelt vat kirjanpityksikön käytettävissä tutantn hyväksymistä varten. 5 Tuteluetteln tuttaminen Ennen tuteluetteln tuttamista timittajan tulee spia tuteluetteln sisällöstä ja tuttamistavasta asiakkaan (kirjanpityksikkö / Hansel) kanssa. Mikäli timittaja haluaa tuttaa tuteluetteln muutin kuin timittajaprtaalin kautta, niin hänen n tettava yhteyttä Baswaren yhteyspalveluun ja selvitettävä vaihtehdn vaikutukset kustannuksiin ja teknisiin seikkihin. Timittaja vi tuttaa tuteluetteln seuraavilla tavilla: Timittajaprtaalin kautta (viimeisin tuteluettelphja löytyy prtaalista) Suraan XML-mutisena, xcbl-3.5 standardin mukaan SaaSpalveluun. Ohjeen ja apua saa Baswaren SaaS-palvelusta. Yhteyspalvelun kautta; UBL 2.0 frmaatissa. Js timittaja haluaa käyttää tätä vaihtehta, tulee heidän ttaa yhteyttä Baswaren yhteyspalveluun. Ulkisen tuteluetteln eli punch ut liittymän kautta. 5.1 Tuteluetteln tuttaminen timittajaprtaalin kautta Timittajat vivat tuttaa tuteluettelita maksutta suraan timittajaprtaaliin esim. excel- tai csv-mudssa. Timittajalla n mahdllisuus ladata tutevalikima timittajaprtaaliin ja määritellä asiakaskhtainen tuteluettel hintineen, kuvalinkkeineen ja kategriamäärityksineen. Tarkempi hje tuteluetteln tuttamisesta timittajaprtaalissa n liitteenä 2. 5.2 Tuteluetteln tuttaminen XML-mutisena, xcbl 3.5-strandardin mukaisessa mudssa Js timittajalla n tute- ja asiakastietjen ylläpitn sveltuvat järjestelmät, timittaja vi halutessaan tuttaa tuteluettelt suraan mista järjestelmis-
12 (17) tään xcbl 3.5 -mutn rakentamalla tarvittavat svellukset tai liittymät. Tuteluetteln tuttaminen suraan xcbl 3.5-standardin mukaiseen mutn ei le susiteltavaa, js timittajalla ei le aiempaa kkemusta XML:stä. Timittaja vi timittaa tuteluettelnsa sveltuvalla tavalla (esim. sähköpsti) SaaS-palveluihin. SaaS-palvelut tarkastaa tuteluetteln sisällön teknisesti ja lukee tuteluetteln järjestelmään. Tarvittaessa SaaS-palvelut antaa tukea tuteluetteln tuttamisesta xcbl 3.5-frmaattiin. 5.3 Yhteyspalvelun kautta, UBL 2.0 frmaatissa Tilhasta n mahdllista lähettää hankintasanmia suraan timittajan palvelimelle. Tilaukset välitetään yhteyspalveluiden / peraattrin kautta timittajan palvelimelle ja päinvastin takaisin Tilha-järjestelmään. Timittaja vi tuttaa tuteluetteln UBL 2.0 frmaatissa Baswaren yhteyspalvelun kautta. Mikäli tilausten ja tilaussanmien määrä n humattava ja/tai asiakkaina n useita eri kirjanpityksiköitä, niin samaa liittymää ja yhteyttä vidaan käyttää tuteluetteliden (ja muiden hankintasanmien) lähettämiseen. Js timittaja haluaa käyttää tätä vaihtehta, tulee heidän ttaa yhteyttä Baswaren yhteyspalveluun. Tarkemmat kustannukset löytyvät liitteestä 3. 5.4 Ulkiset tuteluettelt / markkinapaikat (punch ut) Ulkiset tuteluettelt sijaitsevat timittajan ekstranetissa tai klmannen sapulen markkinapaikissa, jhn asiakkaan n kirjauduttava Tilhajärjestelmän kautta. Punch ut liittymän kautta asiakas hakee timittajan ekstranetistä halutut tutteet / palvelut ja palaa tekemään niistä hankintaehdtuksen Tilhaan. Tämän vaihtehdn käyttämisestä tulee aina keskustella kirjanpityksikön, Valtiknttrin ja Baswaren kanssa. 6 Tuteluettellta ja tutteilta vaadittavat tiedt 6.1 UNSPSC-kdi ja määräyksiköt UNSPSC (United Natins Standard Prducts and Services Cde) n YK:n ylläpitämä glbaali tutelukitusstandardi, jlla kategrisidaan tutteita ja palveluja. UNSPSC-kdia käytetään maailmanlaajuisesti sähköisessä kaupankäynnissä, hakukneissa sekä stjärjestelmissä. UNSPSC-kdilla tutteet vidaan jatella neljälle taslle. Ylimmän tasn lukittelu n hyvin yleinen, esimerkiksi timisttarvikkeet. Alimmalle taslle tehty lukittelu pulestaan vi lla erittäin yksityiskhtainen kuten esimerkiksi lyijytäytekynä. Tilhassa kaikkien tuteluetteln tutteiden tulee lla UNSPSC-määrittelyn alimman, ns. Cmmdity-tasn mukaisella UNSPSC-kdilla lukiteltuja (www.gs1.fi).
13 (17) UNSPSC-kdien määrittelemisestä n aina keskusteltava kirjanpityksikön kanssa. UNSPSC-kdin lisäksi sekä tuteluettellta että tutteilta vaaditaan alla kuvatut paklliset tiedt. Pakllisten tietjen lisäksi tutteille n mahdllista määritellä valinnaisia tietja, jtka mm. auttavat lppukäyttäjiä tutteiden hakemisessa. Järjestelmään n määritelty seuraavat määräyksiköt: erä, gramma, kappale, kg, kuukausi, kuuti, laatikk, lava, litra, m2, metri, paketti, pari, pull, purkki, pussi, päivä, rasia, riisi, rivi, rulla, sarja, sivu, säkki, tnni, tunti tölkki ja vusi. 6.2 Tuteluetteln paklliset tsikktiedt Tiet Yrityksen (timittajan) nimi Timittajan / sapulen tunnus Tuteluetteln tunnus Tuteluetteln nimi Tuteluetteln vimassalaika Oletusvaluutta Kuvaus Timittajan nimi OVT-tunnus Järjestelmän generima id-tunnus esim. Asiakas-Timittaja-Tutealue- Päivämäärä Vimassa alkaen vimassa päättyen Oletusvaluutta tulee syöttää seuraavassa mudssa EUR, USD jne. 6.3 Tuteluetteln tutteiden paklliset tiedt Tiet Tutteen nimi Vimassa alkaen Vimassa päättyy Määräyksikkö Kuvaus Timittajan ma tutteen tutenimi (enintään 255 merkkiä) Päivämäärä, jsta alkaen tutteen tiedt vat vimassa. Päivämäärä, jhn asti tutteen tiedt vat vimassa. Tutteen määräyksikkö. Esimerkiksi KPL, LTK. Kaikki yksiköiden nimet ilmitetaan aina lyhenteinä (KPL, PKT, RLL, LTK). Js määräyksikkö n laatikk (LTK), rasia (RAS) tai vastaava, myös määrän alayksikkö n ilmitettava, eli se yksikkö, jista laatikn tai rasian sisältö kstuu. Mikäli määräyksikkö n kappale (KPL) ei
14 (17) Timittajan tutekdi Määrän alayksikkö Arvnlisäverprsentti (Alv) UNSPSC-kdi Erän kk määrän alayksikköä tarvitse ilmittaa. Timittajan ma tutteen tutekdi. Js tutteen määräyksikkö n paketti, laatikk tai vastaava, jka kstuu usesista kappaleista, n tutteelle määriteltävä myös määrän alayksikkö. Kaikki yksiköiden nimet ilmitetaan aina lyhenteinä (KPL,PKT,RLL,LTK). Esim. wc-paperipaketin määräyksikkö n paketti (PKT), jka kstuu kahdeksasta rullasta. Tässä tapauksessa määrän alayksikkö lisi rulla (RLL). Tutteen arvnlisäverprsentti (määritellään numerina esim 0, 9, 13 tai 23). 8-numerinen kdi, jnka mukaan tute lisätään ikeaan tuteryhmään. Tutteille määritellään UNSPSCmäärittelyn alimman, ns. cmmdity-tasn mukainen UNSPSC-kdi. UNSPSCkdien valinnasta tulee spia kirjanpityksikön kanssa. Erän kk tarkittaa sitä, kuinka mnesta kappaleesta erä kstuu. Js tutteen määräyksikkö n kappale, yleisesti ttaen sillin erän kk n 1 (yksi). Js tutteen määräyksikkö n laatikk, niin erän kk määräytyy sen mukaan, kuinka mnta kappaletta myytävää tutetta yhdessä laatikssa n. Kuvaus Valuutta Netthinta Esimerkiksi wc-paperipakkauksen määräyksikkö n paketti, mutta paketti kstuu kahdeksasta rullasta. Tässä tapauksessa erän kk n siis kahdeksan. Tarkempi infrmatiivinen kuvaus tutteesta. Käyttäjä vi hakea tutetta tutteen nimen lisäksi kuvauskentässä määriteltyjen tietjen perusteella. Kuvauskentän tiedt vaikuttavat tutevalinnan tekemisessä, esimerkiksi ympäristöystävällisyys. Kuvauskenttään mahtuu 2000 merkkiä. Kuvauskenttä ei saa sisältää erikismerkkejä, eikä enter- ja tab-painalluksia. Valuutta, jssa hinta ilmitetaan esimerkiksi EUR. Tutteen netthinta eli hinta ilman alv per määräyksikkö, kahden desimaalin tark-
15 (17) Spimusnumer kuudella. Hanselin puitejärjestelynumer tai kirjanpityksikön man timittajan spimusnumer. 6.4 Tuteluetteln tutteiden valinnaiset tiedt Tiet Timitusaika päivinä Valmistaja Tilauksen vähimmäismäärä Kuvaus Tutteen timitusaika kknaisissa päivissä. Järjestelmä laskee kalenterin mukaiset työpäivät. Tutteen alkuperäinen valmistaja. Määrä, kuinka mnesta tutteen määräyksiköstä tilauksen täytyy vähintään kstua. Esim. js tutteen määräyksikkö n kappale, ja tilauksen täytyy kstua vähintään viidestä kappaleesta tutetta, n tilauksen vähimmäismäärä 5 (viisi). Valmistajan tutekdi Tilauksen enimmäismäärä Js tutteen määräyksikkö n laatikk, ja tilauksen täytyy kstua vähintään yhdestä laatiksta, n tilauksen vähimmäismäärä 1 (yksi). Valmistajan ilmittama kdi. Määrä, kuinka mnesta tutteen määräyksiköstä tilaus vi enintään kstua. Esim. js tutteen määräyksikkö n kappale, ja tilaus vi kstua enintään viidestä kappaleesta tutetta, n tilauksen enimmäismäärä 5 (viisi). Js tutteen määräyksikkö n laatikk, ja tilaus vi kstua enintään klmesta laatiksta, n tilauksen enimmäismäärä 3 (klme). Hintayksikkö Oletusarv n aina 1 Liitteen www-sitteet 1, 2 ja 3 Synnyymit Tutteen kuvat ja muut mahdlliset linkit (esim. takuuhjeet) määritellään URLlinkin kautta (https) Tutteen kuvat täytyy määritellä kknaisena URL-sitteena, esimerkiksi https://www.palvelin.cm/tiedst/kuva.jpg Vaihtehtiset nimet tutteelle.
16 (17) Linkitetyt tutteet Tutteille vi lisätä linkityksiä tisiin tutteisiin (esim. kannettava tietkne ja tietkneen laukku). 7 Tuteluetteliden ylläpitäminen Tuteluettelista ja niiden sisällöstä, vimassalsta ja ylläpidsta ja tuttamisesta svitaan yhdessä timittajan ja kirjanpityksikön / Hanselin kanssa. Tuteluettelt vat vimassa spimuksen mukaisesti. Kun tuteluetteln vimassal lakkaa, tutteet pistuvat Tilhan lppukäyttäjien käytettävistä. Päivitetyt tuteluettelt hyväksytään kirjanpityksikön ja/tai Hanselin timesta. Päivitetty tuteluettel kannattaa timittaa mahdllisimman hyvissä ajin (viimeistään 7 päivää ennen tuteluetteln vimassaln alkamista) kirjanpityksikölle / Hanselille. Tällä varmistetaan tutteiden näkyminen Tilhassa jatkuvasti. 8 Hansel-tuteluetteln tuttaminen Hansel-tuteluettelt tutetaan kuten muutkin tuteluettelt. Prsessin erna n se, että ne kpiidaan autmaattisesti kaikille kirjanpityksiköille hyväksyttäväksi. Hanselin spimustimittajat tuttavat Tilhaan samat tuteluettelt (hinnastt), jtka he nytkin timittavat Hanselille ja jtka vat kirjanpityksiköiden nähtävissä Hanselin palvelusivustlla. Hansel-tuteluettel: Hansel hyväksyy kaikki puitespimustimittajat timittajaprtaaliin. Hansel tarkastaa ja hyväksyy timittajan lähettämät tuteluettelt, minkä jälkeen SaaS-palvelu kpii tuteluettelt kirjanpityksiköiden hyväksyttäväksi. Kirjanpityksikön liityttyä haluamaansa puitejärjestelyyn, vivat he puitejärjestelyn pelisääntöjen mukaisesti aktivida Hansel-timittajan ja katalgeja itselleen timittajaprtaalissa. Räätälöity Hansel-tuteluettel: Mikäli kyseessä n kevennetty kilpailutus tai muu timittajavalinta, kirjanpityksikkö vi käydä keskustelua timittajan kanssa man räätälöidyn tuteluetteln timittamisesta. Tällöin prsessi n seuraava: 1. Kirjanpityksikkö liittyy puitejärjestelyyn 2. Kirjanpityksikkö tekee puitejärjestelyn pelisääntöjen mukaisen kevennetyn kilpailutuksen tai muun timittajavalinnan
17 (17) 3. Valituksi tullut timittaja timittaa räätälöidyn tuteluetteln suraan kirjanpityksikölle: a. Kirjanpityksikkö aktivi timittajan itselleen. b. Timittaja lähettää tuteluetteln kirjanpityksikölle. c. Kirjanpityksikön spimusvastaava hyväksyy tuteluetteln kirjanpityksikölle. d. Lppukäyttäjät vivat tehdä tilauksia räätälöidyn tuteluetteln tutteista. Päämies / jälleenmyyjä: Jälleenmyyjien ja alihankkijiden salta n myös hyvä humiida, että Hansel n spimussuhteessa päämiesten kanssa, jtka nimeävät jälleenmyyjänsä / alihankkijansa. Päämiehet lähettävät Hanselille kilpailutuksessa svitun hinnastn (hintakri), jka n nähtävissä Hanselin palvelusivustlla. On myös hyvä humiida, että hinnast n usein vain pieni sa puitejärjestelyyn kuuluvista tutteista ja palveluista. 1. Puitejärjestelyn timintamallin mukaisesti kirjanpityksikkö valitsee kenen kanssa asii (päämies tai jälleenmyyjä). 2. Kirjanpityksikkö spii valitun timittajan kanssa tutteistnsa, tutteita vi lla useasta eri puitejärjestelystä. 3. Valittu timittaja timittaa svitun mukaisen, räätälöidyn tuteluetteln kirjanpityksikölle. 9 Yhteystiedt Lisätietja saa tarvittaessa Baswarelta, Hanselilta ja Valtiknttrilta. Basware: saas.helpdesk@basware.cm, puh. 0600-16996 (2,5 /min +ppm) (esim. timittajaprtaaliin liittyvät asiat, tekniset kysymykset) Hansel: Valtiknttri: Jari Lampinen, jari.lampinen@hansel.fi (esim. Hanselin puitespimuksiin liittyvät asiat) paperitn@valtiknttri.fi (yleistä valtinhallinnn tilaustenhallinnan kknaispalvelusta)