BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 1 HALLITUKSEN KOKOUS Aika 20.01.2016 klo 18.00 Paikka Kerhohuone, Biokeskus 2, Viikinkaari 5, Helsinki Kokousvirkailijat Laura Laiho Roosa Saarreharju puheenjohtaja sihteeri Läsnä Laura Laiho Roosa Saarreharju Laura Fontell Anna Lehtonen Maritta Räisänen Jenni Tommila Anette Markula Julius Mäkinen Jason Rissanen lähti kohdassa 20 Jaakko Kuurne Ilari Heikkinen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 18.03. 2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Kokous todettiin kutsutuksi koolle sääntöjen määräämällä tavalla ja päätösvaltaiseksi.
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 2 3. Esityslistan hyväksyminen kokouksen työjärjestykseksi 3.1 Lisättiin kohta 18.3 Yhdenvertaisuusvastaavan häiriölomake 3.2 Lisättiin kohta 20.11 Viikki GP 3.3 Lisättiin kohta 20.12. Kevätkokous xx.2. 3.4 Lisättiin kohta 12.6 Molekyylibiotieteiden koulutusohjelman kokous 20.1. Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi ylläolevin muutoksin. 4. Edellisten pöytäkirjojen hyväksyminen 4.1 Pöytäkirjan 1/2016 hyväksyminen Hallitus hyväksyi pöytäkirjan 1/2016. 5. Ilmoitusasiat 5.1 Viikin järjestöjen yhteystietolomake - On hallituksen facebok-ryhmässä, täyttäkää tietonne 5.2 Pj-kokous 15.1. - Biosfäärin jäsenjärjestöjen puheenjohtajien kesken - Puhuttiin Biosfäärin yleisistä suuntaviivoista ja tavoitteista, jäsenjärjestöjen kanssa yhteistyöstä, nettisivun uudesta kalenterista. 5.3 Nimenkirjoitusoikeudet muutettu 5.4 Laura L., Roosa, Jenni ja Maritta kävivät Alina-salin koulutuksen - Tupakointi ainoastaan sisällä tupakointihuoneessa 5.5 Pöytäkirjat lähetetään tästä lähtien jäsenjärjestöjen hallituksille, ei vain puheenjohtajille ***Päätettiin siirtyä kohtaan 6 5.6 Anette tehnyt uuden facebook-ryhmän tiedekuntamme kv-opiskelijoille 6. Menneet tapahtumat ja osallistumiset 6.1 Hallituskaronkka 10.1.
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 3 7. Posti - 15 osallistujaa 6.2 Biosfäärin esittely vaihto-opiskelijoille 13.1. - Anette ja Laura L oli pitämässä Biosfääristä lyhyen esittelyn - Vähän alle 20 meidän tiedekunnan opiskelijoita, kerättiin heidän yhteystiedot 7.1 Kutsu Kymenlaakso Osakunnan 83. vuosijuhliin - Järjestetään 27.2. 7.2 Symbioosilta joululahjaksi sertifikaatti 100 neliömetrin ikimetsän omistamisesta 8. Talous- ja raha-asiat 8.1 Ajankohtainen taloustilanne - Tilillä 1191, kohta saadaan 600 sponsorointina viime vuoden tapahtumista 8.2 Rahahakemusten hyväksyminen - Ei käsiteltäviä hakemuksia 8.3 BiTan tilinpäätös - Ei voi tehdä ennen kuin viime vuoden tilinpäätös tehty 9. Ainejärjestöt 9.1 Symbioosi - 25.2. kevätkokous 10. Tiedekunta ja yliopisto 10.1 Faculty of Life Sciences - Lykätty siihen asti, että saadaan uudet koulutusohjelmat lyötyä lukkoon 10.2 Flaijeri opiskelijoiden tiedotuksen parantamiseksi - Pj-kokouksessa puhuttiin, että voisi laittaa allekirjoitukset kaikkien jäsenjärjestöjen puheenjohtajilta - Käydään toimistossa kysymässä keille kaikille flaijeri kannattaa antaa - Flaijerista tehty valmis versio, käykää katsomassa facebook-ryhmästä
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 4 11. HYY 11.1 HYYn hallitus on järjestäytynyt 12. Opintoasiat ja hallopedit 12.1 Maisteriohjelmien muutokset - Biotieteiden ja ympäristötieteiden laitokset löivät tänään lukkoon ehdotuksensa - Aloituspaikkojen määrä onkin ohjeellinen, ei pakollinen - Yksi tuleva ongelma voi olla se, että FM katto tulee vastaan - Kandeiksi tulee kaksi biologian, yksi molekyylibiotieteiden ja yksi ympäristötieteiden koulutusohjelma - Maistereiksi tulee ekoevo, neurotiede, kasvibiologia, mole/molecular life sciences, life science informatics, microbial sciences (and solutions), environmental change and policy and global sustainability 12.2 Opintoiltama - Järjestetään 28.1. ja tila yritetään saada biokeskus 3:sta - Päätettiin budjetiksi 50 - Tietoa laitetaan eteenpäin 12.3 Opiskelijajäsenpyynnöt tiedekunnan toimielimiin - Kolme hakemusta tullut - Roosa ja Anna päättää hakijoista - Päätetään, että haku avataan tänään ja sulkeutuu sunnuntaina, jos ei tule riittävästi hakijoita niin Annalla ja Roosalla oikeus jatkaa hakua 12.4 Opintoasia sähköpostilista - Kysytään Jukka T. Lehtoselta miten kannattaa hoitaa ja saadaanko tietää mistään meidän olemassa olevia listoja 12.5 Biotieteiden laitoksen kokous 13.1. - Varaudutaan siihen, että kohta täytyy hakea maisteriohjelmien toimikuntiin opiskelijaedustuksia, varsinkin neurotieteelle hyvin pian - Päätettiin, että aloitetaan haku heti kun saadaan siihen tarvittavat tiedot ***Päätettiin palata kohtaan 3 12.6 Molekyylibiotieteiden koulutusohjelman kokous 20.1. - Jaakko oli paikalla, muttei ollut meille mitään älyttömän tärkeää, enimmäkseen resurssien puutteesta
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 5 13. Työelämäasiat 14. KV-asiat 13.1 Työelämämessut - Mietittiin olisiko mahdollista päästä MMYLin kanssa mukaan ViikkiAreenaan - Odotetaan, että Vilma tulee ja kysytään MMYLin työelämävastaavalta todennäköisyyttä päästä mukaan 14.1 Finland Survivor-passit - Ei saatu tulostettua 13.1., joten jaetaan Suomi Nightissa - Laura L. jatkaa haalarimerkin suunnittelua ***Päätettiin palata kohtaan 5.6 15. Nettisivut ja tiedotus 15.1 Hallituskuvat - Lopuista Roosa ottaa kuvat seuraavassa kokouksessa 15.2 Kuukausitiedote - Tehdään seuraavan kuukauden alussa 15.3 Biosfäärin instagram-tili - Sähköposti vaihdettiin, laitetaan tunnukset kokouksen jälkeen facebookryhmään 15.4 Nettisivut - Kysytään taas asiasta 16. Fuksit ja tuutorit 16.1 Ilmeisesti tuutorisihteeriä ei enää ole, joten Veronican kannattaa ottaa selvää ketä vastaa asiasta tänä vuonna 17. Tilat ja tilatoimikunta 17.1 Turvallisen tilan periaatteet Biosfäärin tiloihin - Anna kysyy Helixin kertsivastaavilta 17.2 Viikki-klusterin käyttökoulutus jäsenjärjestöille
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 6 - Tilatoimikunta kokoontuu kohtapuoliin - Sähköpsotilistalle tuli tietoa mitä koulutuksen täytyy sisältää - Katsotaan sitten seuraavassa kokouksessa lisää 17.3 Biokeskus 2 home-epäily - Käsitellään seuraavassa kokouksessa 18. Biosfäärin kehitystoiminta kevätlukukaudella 18.1 Palautekysely - Käytiin läpi ja yhteenveto tehty - Leffaliput arvottu ja luovutettu voittajalle 18.2 Y-tunnuksen hankinta - Käsitellään seuraavassa kokouksessa 18.3 Yhdenvertaisuusvastaavan häiriölomake - Ideana olisi E-lomake, jonne voisi ilmoittaa häiritsevästä käytöksestä, ja yhdenvertaisuusvastaava vie asian eteenpäin - Luottamuksellinen ja anonyymi - Myös englanniksi - Laura L. puhuu Marian kanssa 19. Käsiteltävät asiat 19.1 Toimintasuunnitelma 2016 - Facebook-ryhmässä pohja - Deadline sunnuntaina 24.1. - Voi ja kannattaa ottaa mallia viime vuoden toimintasuunnitelmasta 19.2 Kurssipalaute-tietokanta - Anu Leppäseltä ei vielä kysytty 19.3 Kokouskutsun lähetysaikataulu - Kokouskutsu lähetetään neljää päivää ennen kokousta 19.4 Lahja 22 v. Matlulle - Ei hankita lahjaa 20. Tulevat tapahtumat ja osallistumiset 20.1 Laskiaisrieha 9.2.
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 7 - Kysytään pj-ryhmässä mielipiteitä yhteislähdöstä jäsenjärjestöjen kanssa - Tehdään yhteislähdölle facebook-eventti - Viikki-klusterilla hengailua ennen laskuhumalaa, varataan nyt mahdollisimman pian - Päätettiin budjetiksi 30 20.2 Laskuhumala 9.2. - Merkit haettu ja juliste piakkoin painoon - Kohtapuoliin viimeinen kokous, jossa jaetaan merkit ja julisteet 20.3 Kokouskäytäntökoulutus - HYYn järjestövastaavaan otettu yhteyttä ja saatu vastaus - HYYn puolesta Viikkiin suunnitteilla koko kampuksen tapahtuma, jossa olisi erilaisia koulutuksia - Ottavat vastaan meidän toiveet siitä, mitä tapahtuma voisi sisältää - Lisää tiedotusta aiheesta myöhemmin 20.4 Suomi Night xx.2. - Anette laittoi tänään viestiä asiasta tiedekunnan kv-vastaaville ja kokoustavat ensi viikolla 20.5 Merkkimarkkinat - Ollaan MMYLin kanssa vastuussa - Järjestetään ennen vappua - Maritta ja Jenni sopivat MMYLin kanssa 20.6 Hallituksen virkistyseksku - Maaliskuun alussa, puhutaan facebookissa 20.7 Poikkitieteelliset sitsit 25.3. - Palautteissa toivottiin enemmän yhteistyötä Viikin tdk-järjestöjen kanssa, joten mietittiin sitsejä YFK:n kanssa - Laura L. ottaa niiden puheenjohtajaan yhteyttä 20.8 Vuoden Opettaja-Gaala xx.4. - Kysytään haluavatko molemmat laitokset lähteä mukaan 20.9 BiTa 21. 24.4. - Bussi varattu, 70 henkilöä - Ilmoja kerätään, sitten kun saadaan hintatietoja
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 8 - Sovitaan ainejärjestöjen puheenjohtajien kanssa mahdollisesta sponsoroinnista sitten kun hintatiedot saatu 20.10 Vappu - Jos pitäisi pienemmän tapahtuman pelkästään MMYLin kanssa - MMYL ollut ihan positiivinen - C-grundi mahdollinen paikka 20.11 Viikki GP - Olisi kiva, jos enemmän meidän ainejärjestöjä mukana - Jos saisi mainostusta aikaisemmin niin ei tulisi järjestöille tietoon yhtäkkiä 20.12 Kevätkokous xx.2. - Päivämääräksi valittiin 22.2. klo 18 - Julius kysyy tilaa samalla kun menee puhumaan opintoiltamasta 21. Hallituksen kokouksen TOP-3 lista 1. Toimikuntahaut 2. Opintoiltama 3. Laskuhumala 22. Muut esille tulevat asiat 22.1 Roosa halusi puhua Helixin antamasta joululahjasta, mutta se olikin jo avattu, ja kaikki nauroi. Roosa oli surullinen. 23 Seuraavan kokouksen ajankohta Päätettiin seuraavan kokouksen ajankohdaksi 2.2.16 klo 18. 22. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.45.
BIOSFÄÄRI RY PÖYTÄKIRJA 2/2016 9 VAKUUDEKSI Laura Laiho Puheenjohtaja Roosa Saarreharju Sihteeri