K ymenlaakson Osakunta OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUS 1/2015 PÖYTÄKIRJA

Transkriptio

1 OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUS 1/2015 PÖYTÄKIRJA Aika klo 18:45 Paikka DG Osakuntatilat Läsnä 9 (Joonas Ollila, Jenni-Maria Käki, Sofia Rahikainen, Esa-Pekka Helanne, Pasi Pykälistö, Tiina Heikkilä, Aapo Jussila, Aleksi Leppänen ja Salli Ahtiainen) Kokouksen avaus Kokous avattiin klo Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin muutoksin. Kevään kokouksien ajankohtia ei vielä sovita, koska matkoilla olevan puheenjohtaja Sini Leppäsen aikatauluja ei tiedetä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja kiersi. 4. Hallituksen järjestäytyminen Päätettiin, että mikäli kokouksesta myöhästyy tai kokoukseen ei pääse ja siitä ilmoitetaan liian myöhään (alle puoli tuntia ennen kokousta), seuraa kakkusakko. Ilmoitukset esteistä ja myöhästymisistä hallituksen puheenjohtajalle tai kuraattorille. Päätettiin alustavasti pitää hallituksenvaihtokaronkka perjantaina Pidettiin tutustumisleikki, jossa jokainen sai kuvailla lempiväriään kolmella eri adjektiivilla. 5. Ilmoitusasiat Saapunut posti: Yhteinen vuosijuhlakutsu tuli Savolaiselta ja Karjalaiselta Osakunnalta, lisäksi ÖFN ja Suomen kulttuurirahasto lähettivät vuosijuhlakutsut. Humanisti-lehti Suomen Kulttuurirahaston vuosikertomus Menneet tapahtumat:

2 6. Talous Osakunnan kokous (15 osallistujaa) Pikkujoulut (33 osallistujaa) Saunailta (13 kyolaista) Abi-info Karhulassa (2 esittelijää) HTK:n siivouspäivä ja kokous (siivouspäivässä 2 ja kokouksessa 3 kyolaista) Vuosijuhlakokous (4 osallistujaa) Seniorien glögit (1 kyolainen) KyOOSin tenttikaljat (10 osallistujaa) Tapanintanssit (pohjoisessa 7 ja etelässä 14 osallistujaa) Uudenvuodensitsit (13 osallistujaa) Toinen HTK:n kokous (3 kyolaista) Inspehtorikahvitus (21 osallistujaa) 7. HTK-asiat Kotkan kaupunki varaa osakunnalle 400 euroa (100 e vähemmän kuin vuosi sitten ), tilillä on noin 1225 euroa. HTK kokousti tiistaina 13.1., karjalaisilla täytettynä vain yksi kolmesta paikasta. Palautekysely on käsitelty. Lehtiä ei päätetty lopettaa, koska palautteen perusteella niitä myös luetaan. Pikkujoulut pidetään perjantaina Lattiat vahataan ennen vuosijuhlia ja HTK selvittää, voisiko vahauksen tehdä yhdessä osassa jolloin se olisi edullisempaa. Uusi siivooja on valittu. HTK:n talousarvio pyritään esittelemään osakunnille lokakuussa, jotta osakuntien budjetointi olisi helpompaa. 8. Toimintasuunnitelma Toimintasuunnitelma hyväksyttiin esitettäväksi muutoksin osakunnan kokouksessa vuosijuhla Kutsut ovat pääosin lähteneet, loput odottavat postimerkkejä ja kuoria. Budjetti on hieman miinuksella ja vuosijuhlatoimikunnan kokouksen ajankohtaa pohditaan parhaillaan. SavO-Karjalaiset haluaisivat pitää Kymenlaakson Osakunnan kanssa

3 yhteiset tanssiharjoitukset ja se sopii jos saamme jonkun opettamaan tansseja. Stipendihaku on avattu. 10. Ehdotukset kunniajäseniksi sekä ansiomerkkien ja värienkanto-oikeuksien saajiksi Ei ehdoteta kunniajäsenyyksiä tai ansiomerkkien saajia osakunnan kokoukselle. Värienkanto-oikeuksia ei myönnetä. 11. Kulkuluvat ja avaimet HTK:ssa keskusteltiin ja hallituksessa päätettiin, että 24h lupia annetaan harkiten. Ne myönnettiin HTK:n puheenjohtajalle, kuraattorille, hallituksen puheenjohtajalle, taloudenhoitajalle, molemmille isännille, emännälle ja sihteerille. Lopuille virkailijoille myönnettiin kulkulupa 8-22 ja avainten vaihto tapahtuu torstaina osakunnan kokouksessa. 12. Tulevat tapahtumat Osakunnan kokous torstaina klo Kansalaisten metroajelu Vanhan talousvaliokunnan kuittitarkastus Virkailijainvaihtokaronkka Seuraava hallituksen kokous torstaina klo 18.30, paikkana DG:n osakuntatilat tai Seppele 13. Muut esille tulevat asiat Inspehtorikahvitusten budjetti hyväksyttiin Toiminta-avustushakemuslomake on auennut Ensi tiistaina voi tulla hakemaan haalareissa Helsingin yliopiston metroaseman kunniaksi tehdyn haalarimerkin Kampuskohtaamiset ensi viikon keskiviikkona Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo 20.36

4 Puheenjohtaja Sihteeri 15. Kokouksen päättäminen Kokous päätettiin klo Puheenjohtaja Sihteeri Päätökset: Tähän kasataan kokouksessa päätetyt asiat, eli kaikki kohdat joissa päätettiin. Helpottaa päätösluettelon tekoa vuoden loputtua ja myös toiminnantarkastuksia sekä arkistossa pöytäkirjojen selaamista. Liitteet: Tähän nimetään kaikki kokouksessa käsitellyt dokumentit. Etenkin kaikki taloudelliset ja juridisesti sitovat, tärkeät dokumentit. Esim. talousarviot, taseet, anomukset, valtakirjat, sääntömuutos ehdotukset, äänestysliput suljetussa kuoressa jne. Myös muuta kokouksessa käsiteltyä materiaalia on hyvä liittää liitteiksi, niin myöhemminkin arkistossa ja historiankirjoitusta tehtäessä selviää, mistä oikein on keskusteltu. Kunkin kokouksen esityslista pitää liittää liitteeksi!

5 HUOM! Allekirjoitusten kanssa pitää samalla sivulla olla vähintään yksi kokouksessa käsitelty kohta (käytännössä kohta Kokouksen päättäminen ). Hallituksen pöytäkirjat eroavat siten, että pöytäkirjan tarkastajia ja ääntenlaskijoita ei valita ja osa sihteereistä tykkää myös luetella kaikki paikallaolijat sekä heidän tittelinsä alussa kohdassa Läsnä (tyyliin kuraattori Joonas Ollila sihteeri Tiina Heikkilä ) Voi myös luetella pelkästään kuinka monta ihmistä oli läsnä.