Kieku-tietojärjestelmä Kirjanpito 1 Tuula Tahvanainen 17.3.2010
Taloushallinnon prosessit Tulojen käsittely: Laskuun perustuvien tulotositteiden käsittely Suoritusten käsittely Saatavien valvonta Ulkoinen ja sisäinen laskutus Asiakasrekisteri Massalaskutus Verkkokauppa Menojen käsittely: Menotositteiden käsittely Menotositteen hyväksymiskierto Maksuaineiston muodostaminen Maksuunpano Toimittajarekisteri Kirjanpito: Ulkoisen laskennan seurantakohderakenteen ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kausien vaihteet Valtuudet Sisäinen laskenta: Sisäisen laskennan seurantakohderakenteen ja sisäisen budjetin ylläpitäminen Sitoumien, toteumien ja ennusteiden ylläpitäminen Analysointi ja raportointi Vyörytysten ylläpito = Kiekun ytimessä = konsernitasoinen ei kuulu Kiekuun, kirjanpitoyksikkötasoinen mahdollista = ei kuulu Kiekuun 2
Kirjanpito Kieku-prosessikartta Kieku Prosessikartta - Taloushallinto Taso 1 Kirjanpito Taso 2 Ulkoisen laskennan seurantakohteiden ylläpito Käyttöomaisuuskirjanpito Pääkirjanpito Kauden vaihde Valtuudet Taso 3 Liikekirjanpidon tilikartan ylläpito Talousarviokirjanpidon vuositilikartan ylläpito Käyttöomaisuuden perustiedot ja hankinta Muutosten tekeminen kohteelle Saapuvien kirjanpitoaineistojen käsittely Muistiotositteen käsittely Käyttöomaisuuden myynti Irtaimistokirjanpito Talousarviokirjanpidon määrärahojen ja alkusaldojen ylläpito 3
Keskeiset määrittelyt kirjanpidossa 1/2 Kaikki yritystunnukset kytketään samaan laskenta-alueeseen 1111 Valtio. Laskenta-alueelle määritellään yhteinen operatiivinen tilikartta. Yritystunnukset perustetaan Kieku-tietojärjestelmässä kirjanpitoyksikkötasolla. Yritystasolla tehdään tilinpäätökset ja tilinpäätöslaskelmat. Talousarvion ulkopuoliset rahastot perustetaan omiksi yritystunnuksiksi, jolloin niiden kirjanpito ja tilinpäätökset voidaan tehdä erillään kirjanpitoyksikön kirjanpidosta. Ryhmittelytekijä segmentti vastaa organisaatiotasoa virasto. Segmentti tuodaan tositteelle tulosyksikön perustiedoista ja sen avulla jaetaan tase-eriä virastotasolle. Tositejako-toiminnallisuuden avulla jaetaan myös reskontratilit segmenteille. 4
Keskeiset määrittelyt kirjanpidossa 2/2 Kumppaniyhtiökoodi otetaan käyttöön sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi. Luotaessa virastoja, laitoksia tai talousarvion ulkopuolisia rahastoja asiakkaiksi tai toimittajiksi, kumppaniyhtiötunnuksena käytetään nelimerkkistä yritystunnusta. Se periytyy kaikille kirjanpitoyksikkötasoista asiakasta tai toimittajaa käyttäville tapahtumille. Kieku-tietojärjestelmähankkeen laajuuteen ei vielä tässä vaiheessa sisällytetä konsolidointi-ominaisuuksia tai sisäisten erien eliminointia. Palkkatapahtumaraportointi tehdään Kiekussa henkilöstöhallinnon puolelta. Tilikausien (12 kuukautta) lisäksi on käytössä neljä erityiskirjauskautta (13-16), joita voidaan käyttää tilinpäätöksessä kirjanpitoyksikön ja palvelukeskuksen yhteisenä välineenä. Kauden vaihteen prosessit yhtenäistyvät. Raportointi yhtenäistyy. Sekä perusjärjestelmän (SAP ECC) että tietovaraston (BI) raportit ovat kaikille virastoille yhteisiä. 5
Liikekirjanpito 1/2 Tilikartasta luodaan kaksi eri versiota, konsernitilikartta ja liikekirjanpidon tilikartta. 5-merkkinen konsernitilikartta palvelee keskuskirjanpidon raportointitasoa ja 8-merkkisellä tilinumerolla varustettu liikekirjanpidon tilikartta mahdollistaa mm. järjestelmätoteutuksen teknisistä syistä vaatimien tilien perustamisen. LKP-tilin lyhyt nimi on 20 mrk ja pitkä nimi 50 mrk. Liikekirjanpidon tilikartan tilit kytketään tilin perustiedoissa konsernitilikartan tileihin. LKP-tilikarttaan ei tehdä kirjanpitoyksikkökohtaisia alajaotteluja. Kirjanpitoyksikön tilitarpeet käydään läpi käyttöönoton yhteydessä. Liikekirjanpidon tilikartan tilit on ryhmitelty tuotto- ja kululaskelman ja taseen mukaisiin ryhmiin. Kirjauskäytännöt yhtenäistetään yhteisen liikekirjanpidon tilikartan ja yhteisten prosessien käyttöönotossa. Perustiedot ylläpidetään keskitetysti palvelukeskuksessa. 6
Liikekirjanpito 2/2 LKP-tilien käytön yhtenäistämisellä on vaikutusta kirjanpidon laadun parantumiseen, osaamisen lisääntymiseen ja raporttien vertailtavuuteen. Suurin osa tarvittavista tositelajeista on SAP:n standardeja tositelajeja, joita varataan myös tulevia tarpeita varten. Liittymiä varten luodaan omat tositelajinsa. Valuuttakurssit noudetaan päivittäin maksuliikeohjelmiston välityksellä pankista (Nordea) ja päivitetään liittymän välityksellä Kiekuun. Avoimien erien hallintaan asetetuille tasetileille kirjatut tapahtumat kuitataan joko manuaalisesti tai automaattikohdistusajolla. Oikeellisuustarkistuksia on määritelty sekä kaikille yhteisiksi että yrityskohtaisesti. Yrityskohtaiset tarkastukset määritellään käyttöönottojen yhteydessä. Yhteisiä tarkistuksia ovat mm. D/K tarkistukset, T- tilitarkastukset, tilien voimassaoloaikojen mukaiset tarkistukset ja yrityskohtaisia tiliöintikombinaatiotarkistukset. Kiekun liittymärajapinnassa on sallittua korjata vain ns. teknisiä virheitä, jotka eivät muuta tositteen tiliöintiä. Saldonsiirtoajoilla siirretään edellisen tilikauden saldot tasetileittäin, toimittajittain ja asiakkaittain. 7
Talousarviokirjanpito 1/2 Kieku tietojärjestelmässä kaikki talousarviomäärä rahalaskennan piiriin kuuluvat yritystunnukset kytketään samaan rahoitusalueeseen 1000 - Valtio. Rahoitusalue on ylin taso sekä rahoitusrivi- (TaKP-tili) että budjettivastuualuehierarkioille. Rahoitusriviä käytetään kuvaamaan talousarviokirjanpidon (TaKP) tiliä. Rahoitusrivit (TaKP-tilit) ovat vuosikohtaisia perustietoja, ne perustetaan vuositilikarttana erikseen jokaiselle vuodelle. 6-alkuiset talousarviokirjanpidon tilit perustetaan rahoitusriveinä, jotka ovat kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisiä. TaKP-tilien kirjaustaso on tilijaottelun alin taso, kirjanpitoyksikkökohtaisia alajaotteluja ei enää tehdä. TaKP-tilin lyhyt nimi on 20 mrk ja pitkä nimi 150 mrk. Talousarviokirjanpidon tilit sekä tuloarviot ja määrärahat, mukaan lukien tilijaottelun muutokset, tuotetaan Valtiokonttorin toimesta palvelukeskukseen, joka ylläpitää ne keskitetysti yrityskohtaisesti Kiekutietojärjestelmässä. 8
Talousarviokirjanpito 2/2 Tuloarviot ja talousarviomäärärahat tallennetaan kirjapitoyksikkökohtaisina (=yritys) ylätason budjettivastuualueelle. Budjettivastuualueella kuvataan organisatorista yksikköä. Budjettivastuualuerakenne on sama kuin kustannuspaikka- ja tulosyksikkörakenteet, ne ovat ei-vuosikohtaisina voimassa. Tapahtumatasoiset tiedot johdetaan budjettivastuualueelle käyttämällä automaattista johtamissääntöä kustannuspaikoilta ja tulosyksiköiltä. Palvelukeskus tekee siirrettyjen määrärahojen tilien ja 6-alkuisten TaKPtilien alkusaldojen siirrot edelliseltä vuodelta. Palvelukeskus ylläpitää järjestelmässä jakamattomien määrärahojen jakopäätöksistä aiheutuvat TaKP-tilien ja määrärahojen muutokset kirjanpitoyksiköiden pyyntöjen mukaisesti. 9
Raportointi Kiekutietojärjestelmässä Perusjärjestelmässä (SAP ECC) on käytettävissä Kieku-hankkeen vaatimusten mukaisten räätälöityjen raporttien (ABAP) lisäksi suuri joukko muitakin SAP-järjestelmän vakioraportteja. Raportoitavat tiedot ovat reaaliaikaisia. Pääosa raporteista on siirrettävissä muihin tiedostomuotoihin jatkoanalysointia varten (xls, txt, pdf, ym.) Osa raporteista tulostetaan Rondon arkistoon keskitetysti palvelukeskuksen toimesta. Tietovarastoraportointi (BI) tukee taloustiedon analysoinnin ja johdon tukemisen tavoitteita. Käyttäjät voivat muokata BI-raporttien näkymää tarvitsemaansa muotoon. Tiedot ladataan päivittäin perusjärjestelmästä. Raporteilla on porautuminenominaisuus (tiedot vähintään saldotasolla, rajatuilta osin porautuminen rivitasolle asti). 10