Perustelumuistio 26.2.2014 SAVON KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN SIIVOUSPALVELUHANKINTA Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat siivouspalvelut n kohteisiin: Savon ammatti - ja aikuisopisto Presidentinkatu 1 70100 Kuopio Savon ammatti - ja aikuisopisto Presidentinkatu 3 70100 Kuopio Savon ammatti - ja aikuisopisto Sammakkolammentie 2 70100 Kuopio Best western hotelli Savonia Sammakkolammentie 2 70100 Kuopio Savon ammatti - ja aikuisopisto Pohjolankatu 70100 Kuopio Savon ammatti - ja aikuisopisto Hermanninaukio 70100 Kuopio Savon oppisopimuskeskus Kauppakatu 23 B 70100 Kuopio Savon ammatti - ja aikuisopisto Sahakatu 2 70800 Kuopio Savon ammatti - ja aikuisopisto Kolmisopentie 7 70780 Kuopio Savon ammatti - ja aikuisopisto Osmajoentie 75 A 78210 Varkaus Savon ammatti - ja aikuisopisto Osmajoentie 28 78210 Varkaus Varkauden lukio Osmajoentie 30 78210 Varkaus Savon ammatti - ja aikuisopisto Käsityökatu 56 78210 Varkaus Savon ammatti - ja aikuisopisto Asevelikatu 24 74101 Iisalmi Hankintamenettely Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Nopeutettu menettely Osatarjoukset ja vaihtoehtotarjoukset Kohteet muodostivat yhden kokonaisuuden. Palveluntuottaja jätti tarjouksen koko kokonaisuudesta. Osatarjouksia ja palvelun sisällöltään vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytty. Hankintailmoitus Ennakkoilmoitus on jätetty 30.10.2013 (2013/S 213-370154) ja hankintailmoitus on jätetty 13.1.2014 (Ted 20147S 011-015368) osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouksen ja tilojen esittely Palvelun tarjoajille järjestettiin tarjouskilpailua koskeva tiedotustilaisuus 20.1.2014 klo 9.00 Kohteiden näyttö tapahtui 20. 22.1.2014.
Lisäkysymysten esittäminen Lisäkysymyksiä ehdokkaat saivat esittää kirjallisesti 31.1.2014 saakka. Tarjoajien lisäkysymyksiin vastattiin 6.2.2013. Esitetyt kysymykset ja vastaukset lähetettiin kaikille tarjoajille samanaikaisesti ja sisältöisesti sähköpostitse. Tarjousten käsittely Tarjousten viimeiseen jättöpäivään 14.2.2014 klo 12.00 mennessä lle, Microkatu 1 saapui viisi (5) tarjousta seuraavilta tarjoajilta: 1. ISS Palvelut Oy 2. RTK-Palvelu Oy 3. SOL Palvelut Oy 4. Coor Service Management Oy 5. Servica Itä-Suomen huoltopalvelut Tarjoukset avattiin 14.2.2014 klo 12.50. Avaajina toimivat hankintapäällikkö Jouni Vehviläinen ja hankintasihteeri Ari Nissinen stä. Avauksesta laadittiin avauspöytäkirja. Tarjoajan soveltuvuus hankinnan toteuttamiseen 1 Taloudellinen tilanne Tarjoajien tuli vakuuttaa tarjouksen liitteellä 1 (tarjouspyynnön liite 3.1) soveltuvuutensa seuraavasti: Tarjoaja on merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin. Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Tarjoaja on suorittanut lainsäädännön mukaisten verojen maksamisen. Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Tarjoaja on suorittanut työntekijän eläkelakien mukaiset maksut. Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Tarjoaja soveltaa henkilöstöönsä työehtosopimusta tai keskeisiä työehtoja Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Tarjoajayritystä tai sen johtohenkilöä tai edustus- tai päätösvaltaa käyttävää henkilöä ei ole tuomittu yritystoimintaan liittyvästä rikoksesta Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Selvitys tarjoajan käyttämästä alihankinnasta Kaikki tarjoaja ilmoittivat tuottavansa kaikki palvelut itse eivätkä käytä alihankintaa
2 Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys Tarjoajan tuli antaa selvitys liitteellä 2 (tarjouspyynnön liite 3.2) yrityksen teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä. Tarjoajalla tulee olla riittävät edellytykset siivouspalvelun tuottamiseksi Kaikki tarjoajat toimittivat vapaamuotoisen esittelyn palveluorganisaatiosta ja sen tarjoamista palveluista. Tarjoajalla tulee olla riittävät edellytykset palveluprosessin suorituskyvyn varmistamiseksi Kaikki tarjoajat esittivät kuvauksen yrityksen laadunhallintajärjestelmästä. Tarjoajan tulee ottaa huomioon ympäristönkuormituksen hallinta palvelun tuottamisessa Kaikki tarjoajat toimittivat riittävän kuvauksen yrityksen ympäristönhallintajärjestelmästä. Tarjoajan työnjohdolla ja heidän varahenkilöillään tulee olla vähintään tarjouspyynnön liitteen 3.3 mukainen koulutus ja työkokemus Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Tarjoajan työntekijöillä tulee olla vähintään liitteen 3 (tarjouspyynnön liite 3.3) mukainen koulutus ja työkokemus. Kaikki tarjoajat vakuuttivat soveltuvuutensa Tarjoajalla tulee olla liitteellä 4 (tarjouspyynnön liite 3.4)ilmoitetut tarkoituksenmukaiset siivous- ja tekstiilinhuoltokoneet sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseksi. Kaikki tarjoajat antoivat riittävän selvityksen siivouskoneista ja tekstiilinhuoltokoneista Todettiin, että kaikkien tarjoajien soveltuvuus eli tilaajan edellytykset taloudellisen tilanteen, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden osalta täyttyivät. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Kaikki tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu tehtiin tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaan. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena käytettiin sopimuksen aikaista toimintaa 40 prosenttia ja kokonaishintaa 60 prosenttia.
SOPIMUKSEN AIKAINEN TOIMINTA 40 % (400 PISTETTÄ) Tarjoajan tuli antaa liitteellä 4.1 kuvaukset pyydetyistä sopimuksenaikaista toimintaa koskevista asioista. a. Työnjohdon perehdyttäminen 5 % Tarjoajaa pyydettiin toimittamaan kuvaus työnjohdon perehdyttämisestä n kohteisiin. SOLin, RTK:n ja ISS:n kuvaus oli kattava. Solin kuvauksessa perehdytyksen aikataulu oli kuvattu vain hyvin yleisluontoisesti. Coorin kuvauksessa perehdytyksen sisältöä ja perehdyttämistä kiinteistön erityispiirteisiin ei ollut kuvattu riittävästi ja riittävän yksityiskohtaisesti ja kuvaus dokumentoinnista puuttui. Servican kuvauksesta ei ilmennyt työnjohdon tutustumista ja perehdyttämistä asiakaskiinteistöihin paikan päällä. b. Siivoojien perehdyttäminen 5 % Tarjoajaa pyydettiin toimittamaan kuvaus siivoushenkilöstön perehdyttämisestä Savon kulutuskuntayhtymän kohteisiin. SOLin, Servican ja ISS:n kuvaukset olivat kattavia. Coor ja RTK eivät olleet kuvannut siivoushenkilöstön esittelyä asiakkaan yhdyshenkilöille. RTK ei ollut kuvannut myöskään perehdytyksen seurantaa sopimuksen jatkuessa. c. Laadunhallinta ja dokumentointi 10 % Tarjoajaa pyydettiin toimittamaan kuvaus laadunhallinnasta ja dokumentoinnista siivouspalvelutuotannossa. Kaikkien kuvaukset olivat kattavia, joten kaikki saivat 100 pistettä. d. Palvelun käynnistämissuunnitelma 10 % Tarjoajaa pyydettiin toimittamaan kuvaus palvelun käynnistämissuunnitelmasta. Kaikkien kuvaukset olivat kattavia, joten kaikki saivat 100 pistettä. e. Siivoustyön dokumentointi 10 % Tarjoajaa pyydettiin toimittamaan kuvaus siivoustyön dokumentoinnista. Kaikkien kuvaukset olivat kattavia, joten kaikki saivat 100 pistettä. SOPIMUKSEN AIKAINEN TOIMINTA YHTEENSÄ 40 % (400 pistettä) MAX SOL COOR RTK ISS SERVICA A. Siivoojien perehdyttäminen 5% (50 pistettä) Pisteet 50 50 48,08 46,15 50 50 B. Työnjohdon perehdyttäminen 5% (50 pistettä) Pisteet 50 50 40 50 50 47,5 C. Laadunhallinta ja sen dokumentointi 10 % (100 pistettä) Pisteet 100 100 100 100 100 100 D. Palvelun käynnistämissuunnitelma 10 % (100 pistettä) Pisteet 100 100 100 100 100 100 E. Siivoustyön dokumentointi 10 % (100 pistettä) Pisteet 100 100 100 100 100 100 Sopimuksen aikainen toiminta, pisteet yhteensä (max. 400) 400 400 388,08 396,15 400 397,5 Sopimuksen aikainen toiminta, sijoitus 2. 5. 3. 1. 3.
KOKONAISHINTA 60 % (600 PISTETTÄ) Palveluntarjoajat esittivät pyydetyt hinnat ja työtunnit tarjouspyynnön liitteenä 4.2 toimitetussa taulukossa. a. Hotellin huonehintojen keskiarvo 5 % (50 pistettä) Tarjoajat esittivät hotellin huonesiivousten hinnat. Vertailussa käytettiin 1-hh ja 2-hh arki- ja pyhäsiivousten hintojen keskiarvoa. Huonehintojen keskiarvot olivat seuraavat: SOL 5,34 /kpl 50 pistettä COOR 8,67 /kpl 30,78 pistettä RTK 10,65 /kpl 25,05 pistettä ISS 8,26 /kpl 32,30 pistettä SERVICA 14,75 /kpl 18,08 pistettä b. Työnjohdon resurssit 5 % (50 pistettä) Työnjohdon perehdyttämiseen, johtamiseen ja opastamiseen käytössä olevat työajat oli esitetty seuraavasti: SOL 4368 h/v 32 pistettä COOR 2706 h/v 19,83 pistettä RTK 944 h/v 6,92 pistettä ISS 1555,7 h/v 11,40 pistettä SERVICA 6824 h/v 50 pistettä c. Siivoojien työaika 15 % (150 pistettä) Siivoojien työaika oli esitetty seuraavasti: SOL COOR RTK ISS SERVICA ylläpitosiivous 24678,97 h/vuosi perussiivous 4102,92 h/vuosi 98,28 pistettä ylläpitosiivous 30420,96 h/vuosi perussiivous 4073,49 h/vuosi 118,59 pistettä ylläpitosiivous 22832,71 h/vuosi perussiivous 4448,03 h/vuosi 92,62 pistettä ylläpitosiivous 20237,05 h/vuosi perussiivous 3606,62 h/vuosi 81,22 pistettä ylläpitosiivous 38021 h/vuosi perussiivous 5777,07 h/vuosi 150 pistettä d. Ylläpito- ja perussiivouksen kokonaishinta 35 % (350 pistettä) Siivouspalvelun kokonaishinnat ( /v, alv. 0 %) olivat seuraavat: SOL 589423 /v 306,12 pistettä COOR 660979,36 /v 272,98 pistettä RTK 595768,82 /v 302,86 pistettä ISS 515522,48 /v 350 pistettä SERVICA 1185087 /v 152,25 pistettä
KOKONAISHINTA 60 % (600 pistettä) MIN/MAX SOL COOR RTK ISS SERVICA 1. Hotellin huonehinnat 5 % (50 pistettä) Hotelli 1 ja 2 hh arki- ja pyhähintojen ka. (alv 0 %) 5,34 5,335 8,6675 10,65 8,2575 14,75 Pisteet 50,00 50,00 30,78 25,05 32,30 18,08 2. Työnjohdon ja palveluohjaajien resurssit 5 % (50 pistettä) Työnjohdon ja palveluohjaajien yhteenlasketut resurssit* h/vuosi 6824,00 4368,00 2706,00 944,00 1555,691 6824,00 Pisteet 50,00 32,00 19,83 6,92 11,40 50,00 3. Siivoojien työaika 15 % (150 pistettä) Siivoojien yhteenlaskettu työaika ylläpitosiivoukseen h/vuosi (90 % pisteistä) 38021,00 24678,97 30420,958 22832,71 20237,054 38021,00 Siivoojien yhteenlaskettu työaika perussiivoukseen h/vuosi (10 % pisteistä) 5777,07 4102,92 4073,4892 4448,03 3606,6185 5777,07 Pisteet 150,00 98,28 118,59 92,62 81,22 150,00 4. Ylläpito- ja perussiivouksen kokonaishinta 35 % (350 pistettä) Siivouspalvelun (ylläpito- ja perussiivous yhteensä) kokonaishinta /vuosi 515522,48 589423,00 660979,36 595768,82 515522,48 1185087,00 Pisteet 350,00 306,12 272,98 302,86 350,00 152,25 Kokonaishinta pisteet yhteensä 600,00 486,40 442,17 427,44 474,92 370,34 Kokonaishinta sijoitus 1. 3. 4. 2. 5. KOKONAISPISTEET Sopimuksenaikaisen toiminnan ja kokonaishinnan yhteispistemäärät olivat seuraavat: SOL COOR RTK ISS SERVICA 886,4 pistettä 830, 25 pistettä 823,59 pistettä 874,92 pistettä 767,84 pistettä TULOS YHTEENSÄ MAX SOL COOR RTK ISS SERVICA Sopimuksen aikainen toiminta, pisteet yhteensä 400 400,0 388,08 396,15 400 397,50 Kokonaishinta, pisteet yhteensä 600 486,40 442,17 427,44 474,92 370,34 Pisteet yhteensä 1000 886,4 830,25 823,59 874,92 767,84 Sijoitus 1. 3. 4. 2. 5. Kokonaispisteiden mukaan siivouspalvelukilpailutuksen voitti SOL Palvelut Oy, joka sai 886,4 pistettä. Sopimusten voimassaoloaika / hankinnan ajankohta Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva ja siinä on kahdeksan (8) kuukauden irtisanomisaika. Sopimus alkaa 1.8.2014. Sopimus astuu voimaan, kun sopijaosapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Ilmoitukset Tarjoajalle lähetetään hankintapäätöksen jälkeen kirjallinen ilmoitus hankintapäätöksestä postitse. Muutoksenhaku Tarjoajalle lähetetään hankintapäätöksen ilmoituksen liitteenä muutoksenhakuohje hankintapäätökseen. Kuopiossa..2014 Ari Orsjoki kiinteistöjohtaja